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INFORME No. AUD-024-16 19 DE DICIEMBRE DE 2016

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

AUDITORÍA INTERNA

INFORME ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA

AUDITORÍA INTERNA

2016


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CONTENIDO

Página

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 4 1.1 Origen del estudio................................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio................................................................................ 4 1.3 Alcance..................................................................................................... 4 1.4 Marco normativo………………………………………………………………………………. 5 1.5 Aspectos normativos a considerar........................................................... 5

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO............................................................................ 6

3. CONCLUSIONES……......................................................................................... 24

4. RECOMENDACIONES...................................................................................... 24

5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS……………………………………………………………. 24


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INFORME ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA

RESUMEN EJECUTIVO

Este seguimiento se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría

Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo

Anual de esta Auditoría para el período 2016.

El objetivo de este estudio es el de determinar el grado de cumplimiento (cumplida, parcialmente

cumplida, en proceso o incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y el

alcance incluye las recomendaciones que la Auditoría Interna registraba como pendientes de su

implementación, de acuerdo con el detalle incluido en el apartado 1.3 de este Informe.

El seguimiento evidenció que de las 28 recomendaciones que la Auditoría Interna registraba

como pendientes de dar seguimiento a su implementación, cuatro se encuentran cumplidas, tres

parcialmente cumplidas, cinco en proceso de implementación y 16 recomendaciones se mantienen

en estado de incumplidas.

Lo anterior obedece principalmente a que cada dos años aproximadamente la Institución cambia

de Dirección y Subdirección y eso conlleva a que se tomen nuevas decisiones sobre cómo

implementar las recomendaciones que se encuentran pendientes de su implementación como es el

caso del SEVRI y de los manuales de procedimientos, no se da seguimiento a lo que se venía

trabajando o a los cambios que se han presentado en la coordinación del Área Financiero-

Contable.

Con el propósito de que se implementen las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna,

derivadas de los diferentes informes de auditoría, se recomienda a la Junta Administrativa del MAC

solicitar a la Administración su implementación, así como un cronograma que incluya plazos y

responsables.

Los resultados de este seguimiento fueron previamente presentados a la Dirección y Subdirección

del MAC.


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INFORME ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

Este seguimiento se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2016. 1.2 Objetivos del estudio

Determinar el grado de cumplimiento (cumplida, parcialmente cumplida, en proceso o incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

1.3 Alcance El estudio consistió en determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones que se encuentran pendientes de su implementación, las cuales se derivan de los siguientes informes de auditoría: 1. Oficio No. AUD-023-12 del 08 de agosto de 2012, recomendación originada del

Informe Estudio Auditoría Operativa – Colección Obras de Arte No. AUD-008-09, recomendación No. 1.

2. Oficio No. AUD-020-13 del 26 de junio de 2013, Informe estudio sobre Recurso

Humano del Museo de Arte Costarricense, recomendaciones No. 1, 3 y 4.

3. Oficio No. AUD-025-13 del 26 de agosto de 2013, Primer Informe parcial estudio sobre Presupuesto, recomendaciones No. 2 y 3.

4. Oficio No. AUD-035-13 del 16 de diciembre de 2013, Informe estudio sobre

Presupuesto, recomendaciones No. 5 y 7. 5. Oficio No. MAC-AUD-006-14 del 21 de febrero de 2014, Informe revisión de gastos

realizados por medio del fondo de caja chica y del arqueo realizado, recomendación No. 2.

6. Oficio No. MAC-AUD-007-14 del 27 de febrero de 2014, recomendaciones originadas

del Informe de auditoría sobre los resultados del estudio relacionado con el cumplimiento de directrices emitidas por la Contraloría General de la República, No. AUD-002-09, recomendaciones No. 1, 2 y 3.


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7. Oficio No. MAC-AUD-009-14 del 04 de marzo de 2014, recomendación originada del Informe Estudio Auditoría Operativa-Escuela Casa del Artista, No. AUD-003-10 y del oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012, recomendación No. 1.

8. Oficio No. MAC-AUD-001-15 del 11 de febrero de 2015, Informe auditoría de la ética, recomendación No. 4.1.

9. Oficio No. MAC-AUD-021-15 del 12 de noviembre de 2015, Primer Informe parcial

estudio sobre Planificación – Presupuesto, recomendaciones No. 1 y 2. 10. Oficio No. MAC-AUD-023-15 del 17 de diciembre de 2015, Segundo Informe parcial

estudio sobre Planificación – Presupuesto, recomendaciones No. 1, 2 y 3. 11. Oficio No. MAC-AUD-003-16 del 04 de mayo de 2016, Informe Revisión Liquidación

Presupuestaria 2015, recomendaciones No. 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4. 12. Oficio No. MAC-AUD-004-16 del 28 de abril de 2016, Informe de arqueo y revisión de

los documentos que sustentan los pagos realizados por medio de los fondos fijos de cajas chicas del Museo de Arte Costarricense, recomendaciones No. 2, 3 y 4.

13. Procesos que se encuentran pendientes de resolución El estudio abarcó el período del 01 de enero al 08 de diciembre de 2016, debiendo extenderse en los casos que se consideró necesario.

1.4 Marco Normativo

Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091 y su Reglamento

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

Normas Técnicas sobre Presupuesto Público2

1.5 Aspectos normativos a considerar Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles 1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009.

2 No. N-1-2012-DC-DFOE, publicado en el Alcance Digital No. 39 a La Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012.


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responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero:

“Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si

incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras

causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Oficio No. AUD-023-12 del 08 de agosto de 2012, recomendación originada del

Informe Estudio Auditoría Operativa – Colección Obras de Arte No. AUD-008-09.

Recomendación No. 1 Estado: Incumplida

“1. Para contribuir con el mejoramiento del sistema de control institucional, se

recomienda emprender las acciones necesarias dirigidas a elaborar los

correspondientes manuales de procedimientos, en este caso es urgente la necesidad de

contar con un manual de procedimientos que regule el ingreso, salida, préstamo,

custodia, condiciones de mantenimiento y almacenamiento de las obras de arte que

conforman la Colección del MAC. En ese sentido se recomienda implementar una

política de autorización de salida de obras de arte, que permita establecer de acuerdo

con ciertos parámetros, cuáles obras requieren la autorización de la Junta

Administrativa, Dirección, Curaduría o Registro y Catalogación, según sea el caso.”

De conformidad con el informe de fin de gestión del 15 de diciembre de 2014, presentado por la señora Lilliana Acuña, quien hasta esa fecha se desempeñó como encargada del Acopio de la Colección de obras de arte y del Centro de Documentación, se elaboraron los procedimientos para la operación del Acopio (entradas y salidas de obras de arte), donación de obras y suscripción de convenios de préstamos temporales, sin embargo, la anterior Directora del Museo, señora Alma Fernández informó que dichos procedimientos se encontraban en proceso de revisión y aprobación por parte de la Dirección, para posteriormente someterlos a aprobación de la Junta Administrativa. De acuerdo con la información revisada, los procedimientos aprobados por la Junta Administrativa, el 14 de julio de 2015, en la sesión ordinaria No. 13, Acuerdo 5.2, fueron únicamente los correspondientes a las áreas de Historia, Diseño Gráfico, Educación y Museografía. Ante consulta realizada por esta Auditoría Interna, mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó que con respecto a los manuales de procedimientos, éstos forma parte de la contratación con el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP),


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Contratación Directa No. 2016CE-000011-000980001, la cual incluye entre otros temas, los manuales de procedimientos y se espera concluir en junio de 2017. 2.2 Oficio No. AUD-020-13 del 26 de junio de 2013, Informe estudio sobre Recurso

Humano del Museo de Arte Costarricense.

Recomendación No. 1 Estado: Parcialmente cumplida

“Se recomienda que la Institución cuente con un sistema automatizado de control de

vacaciones que proporcione seguridad razonable sobre la efectividad y la eficiencia de

esta actividad, confiabilidad de la información, así como el cumplimiento de la

normativa aplicable, a fin de evitar errores u omisiones como las señaladas en el

apartado 2.1 de este informe. Dicho sistema se recomienda para que lleve el control

de todo el personal de la Institución y no como actualmente, que se lleva

separadamente el control de vacaciones de los funcionarios de la ECA.”

De acuerdo con información suministrada por la señora Yadira Vidal, encargada del control de vacaciones, mediante el correo del 08 de diciembre de 2016: El control de vacaciones se lleva en forma manual por medio de tarjetas. El sistema de información financiera (BOS) cuenta con el módulo de control de

vacaciones, sin embargo, la señora Vidal considera que no recibió la suficiente capacitación por lo cual no lleva el control de vacaciones en este módulo.

La señora Vidal es la encargada del control de vacaciones de todos los funcionarios del Museo de Arte Costarricense (MAC), incluyendo los funcionarios de la Escuela Casa de la Artista (ECA).


“En este nuevo estudio de auditoría se evidencia una vez más, la necesidad de que la

Institución cuente con manuales de procedimientos y que tal y como lo establece la

Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta “documentación debe

estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos,

para su uso, consulta y evaluación.”

En el informe de seguimiento del 2015, la entonces Subdirectora del MAC, señora María Otárola comunicó que esta tarea se estaba ejecutando por medio de estudiantes universitarios que realizaron su Trabajo Comunal Universitario (TCU) en la Institución, el cual consistía en la elaboración de los manuales de procedimientos, sin embargo, como se mencionó anteriormente los procedimientos aprobados por la Junta Administrativa el 14 de julio de 2015, en la sesión ordinaria No. 13, Acuerdo 5.2, fueron únicamente los correspondientes a las áreas de Historia, Diseño Gráfico, Educación y Museografía.


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Como se indicó anteriormente, los manuales de procedimientos forman parte del objeto contractual de la Contratación Directa No. 2016CE-000011-000980001, adjudicatario el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), contratación que consta de dos fases y se espera concluir en junio de 2017 (oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016 suscrito por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC).


“Es necesario fortalecer el control interno en el pago de las planillas, ya que esta

actividad está concentrada en el Área Financiero-Contable, también responsable de

emitir las órdenes de pago, realizar las conciliaciones bancarias y los registros

contables, por lo que convendría valorar, dentro de las posibilidades presupuestarias

y legales, el contar con un encargado (a) de recursos humanos en la Institución, quien

además de otras funciones, asumiría la preparación de la planilla, de tal forma que se

dé una adecuada separación de funciones y supervisión.”

En el informe de seguimiento del 2015, la entonces Subdirectora del MAC, señora María Otárola indicó que realizarían el trámite ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) para la aprobación de dos plazas, una para un asesor (a) legal y la otra para un encargado (a) de recursos humanos, quien asumiría la elaboración de la planilla. Mediante el oficio MAC-SUB-156-2015 la señora Otárola informa a la Junta Administrativa lo siguiente: “(…) nuestra intención de solicitar a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria

la aprobación de dos plazas, una para el asesor legal y otra para el encargado de recursos

humanos, no obstante luego de una primera gestión ante dicha secretaría recibimos

indicaciones de que con base a la directriz N°023-h, no se aceptarían solicitudes de

creación de plazas por lo cual tuvimos que desistir con el trámite (…)”

Sin embargo, de acuerdo con la información recopilada, solamente se tramitó ante la STAP la autorización para utilizar las plazas que se encontraban vacantes en ese momento: Curador, dos Oficiales de Seguridad, Proveedor y Archivista, de conformidad con el oficio No. MAC-DIR-198-2015 del 21 de mayo de 2015, suscrita por la entonces Directora del MAC, señora Alma Fernández Tercero. 2.3 Oficio No. AUD-025-13 del 26 de agosto de 2013, Primer Informe parcial estudio

sobre Presupuesto.


“Es urgente contar con los manuales de procedimientos y de funciones, que permitan

establecer claramente el funcionamiento interno en cuanto a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución, tal y como lo

establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml


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“documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios

previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”.

Como se ha indicado anteriormente los procedimientos aprobados por la Junta Administrativa el 14 de julio de 2015, en la sesión ordinaria No. 13, Acuerdo 5.2, fueron únicamente los correspondientes a las áreas de Historia, Diseño Gráfico, Educación y Museografía. Ante consulta realizada por esta Auditoría Interna, mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó que con respecto a los manuales de procedimientos, éstos forma parte de la contratación con el el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), Contratación Directa No. 2016CE-000011-000980001, la cual incluye entre otros temas, los manuales de procedimientos y se espera concluir en junio de 2017.

Recomendación No. 2 Estado: Parcialmente cumplida.

“Como parte de sus funciones y responsabilidades establecidas en la Ley General de

Control Interno y en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, se recomienda

que la Junta Administrativa participe en la formulación del presupuesto institucional,

para lo cual es necesario que la Administración involucre a la Junta Administrativa en

la planificación estratégica. Una forma de llevarlo a cabo sería mediante la

realización de sesiones de trabajo donde la Administración exponga a la Junta

Administrativa las metas, objetivos e indicadores contemplados en la planificación

anual, la cual debe estar vinculada con la planificación de mediano y largo plazo, en

concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo (PND) y el Plan Operativo

Institucional (POI); de manera que los miembros de la Junta tengan la oportunidad de

consultar, emitir lineamientos, políticas, aportar ideas o hacer correcciones a la

formulación del presupuesto, previo a su aprobación.”

Para la aprobación del Presupuesto Ordinario correspondiente al período 2016, las unidades que conforman el MAC expusieron y justificaron ante la Junta Administrativa la propuesta de presupuesto elaborada para dicho período, lo cual se realizó en varias sesiones de trabajo. En cuanto al Presupuesto Ordinario 2017, éste fue expuesto a la Junta Administrativa por la Dirección del MAC en la sesión ordinaria No. 18, Acuerdo 4.1, realizada el 27 de setiembre de 2016. En ambos casos los miembros del Órgano Colegiado tienen la oportunidad de consultar, aportar ideas o solicitar correcciones a la formulación del presupuesto, sin embargo, no se cuenta con una metodología o procedimiento formalmente establecido y tampoco se realiza con la suficiente antelación de tal forma, que la Junta Administrativa como Jerarca de la Institución y responsable de la aprobación del presupuesto pueda tener una participación como la que establece la Norma 2.1.3 de las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos:


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“2.1.3 Actores y responsabilidades en el Subsistema de Presupuesto. Participarán en el

subsistema de Presupuesto, el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios

institucionales quienes serán responsables, además de cumplir con el bloque de legalidad

atinente a su respectivo puesto, de llevar a cabo las siguientes funciones:

a) Jerarca. Es responsabilidad del jerarca procurar que exista un ambiente de control

propicio para el desarrollo efectivo del Subsistema de Presupuesto Institucional, por lo

que debe emprender las medidas pertinentes para su establecimiento, mantenimiento,

funcionamiento, control, perfeccionamiento y evaluación, de manera que se logre cumplir

con sus objetivos.

En el cumplimiento de esa responsabilidad debe:

i. Garantizar la aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el

Subsistema de Presupuesto y en forma específica a cada una de las fases del proceso

presupuestario en todos los niveles institucionales.

ii. Emitir los lineamientos y las políticas que orienten el establecimiento,

mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del

Subsistema.

iii. Establecer las unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los

ingresos que financiaran el presupuesto institucional y las plurianuales de recursos, así

como los mecanismos de control interno para garantizar la validez de dichas

estimaciones.”

iv. (…) (El destacado no corresponde al original) Con respecto a este tema, el cual está relacionado con la Recomendación 1, del punto 2.9 de este informe, mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó que “la recomendación la tenemos en análisis, en el momento que apliquemos el modelo de planificación propuesto, se lo haremos llegar”.


“Es urgente que la Institución cuente con un Sistema Específico de Valoración de

Riesgo (SEVRI), no solo porque a la fecha se incumple con lo establecido en la Ley

General de Control Interno, lo cual conduce a responsabilidad administrativa, de

acuerdo con lo indicado en los artículos 19 y 39 de la citada Ley, sino que además es

una herramienta gerencial que permite la identificación, catalogación y

administración de los riesgos y es un insumo más a considerar en la fase de

formulación presupuestaria.”

La Institución no cuenta con un Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) principalmente porque cada dos años aproximadamente que se realizan nombramientos en los niveles de Dirección y Subdirección, surgen nuevas propuestas sobre cómo implementar dicho Sistema: Capacitar a funcionarias para que posteriormente realizaran su implementación (Administración 2010-2012), realizar una contratación para su elaboración e implementación (Administración 2012-2014) o que fuera implementado directamente por la Subdirección, propuesta que fue presentada por la entonces Subdirectora, señora María Otárola Luna y para lo cual la Junta Administrativa aprobó el


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“Plan de Trabajo SEVRI 2015”, en la sesión ordinaria No. 09 realizada el 12 de mayo de 2015, Acuerdo No. 6.1. Posteriormente, esta propuesta fue archivada por el señor Francisco Quesada, cuando asumió en el 2015 la Subdirección, según consta en el correo del 03 de setiembre de 2015. Mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó con respecto a la implementación del SEVRI lo siguiente: “Luego de analizar las unidades administrativas en que se clasifica al MAC y a solicitud de los Miembros de Junta Administrativa, se solicitó una proforma al ICAP, para ver si podemos implementar un SEVRI, por lo que estaremos informando en su momento”. 2.4 Oficio No. AUD-035-13 del 16 de diciembre de 2013, Informe estudio sobre

Presupuesto.

Recomendación No. 5 Estado: En proceso

“Es importante que la Administración realice un análisis y presente a la Junta

Administrativa una propuesta de una estructura organizacional que permita una mejor

coordinación entre las diferentes unidades, se establezcan claramente las relaciones

de autoridad y de dependencia, las actividades, responsabilidades e incluya a todas las

unidades que conforman la Institución y que no se incluyen en la actual estructura

organizacional (Planificador, Archivista, Auditoría Interna, etc.)”

La actual Dirección y Subdirección del MAC se dieron a la tarea de tramitar una contratación con el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), dentro de la cual se incluye un estudio de la estructura del MAC (Oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, suscrito por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC).


“Es urgente que la Institución cuente manuales de procedimientos y de funciones, que

permitan establecer claramente el funcionamiento interno en cuanto a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución, tal y

como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta

“documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios

previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”, así como en el área de

contratación administrativa se recomienda gestionar un reglamento institucional que

de igual forma delimite los deberes y responsabilidades de las diferentes unidades, así

como el detalle de los requerimientos necesarios para tramitar un proceso de

contratación administrativa.”

Los procedimientos aprobados por la Junta Administrativa el 14 de julio de 2015, en la sesión ordinaria No. 13, Acuerdo 5.2, fueron únicamente los correspondientes a las áreas



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de Historia, Diseño Gráfico, Educación y Museografía, los cuales fueron elaborados por estudiantes como parte de su TCU. Los manuales de procedimientos forman parte del objeto contractual de la Contratación Directa No. 2016CE-000011-000980001, adjudicatario el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), contratación que consta de dos fases y se espera concluir en junio de 2017 (oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016 suscrito por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC). 2.5 Oficio No. MAC-AUD-006-14 del 21 de febrero de 2014, Informe revisión de gastos

realizados por medio del fondo de caja chica y del arqueo realizado.

Recomendación No. 2 Estado: Cumplida

“Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 22 del “Reglamento de

gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos” de la Contraloría General

de la República, se recomienda la elaboración y aprobación, por parte de la Junta

Administrativa, de una normativa interna que regule el pago del servicio de taxi y que

se ajuste a las necesidades institucionales; como referencia se incluye como anexo el

Reglamento del Teatro Melico Salazar.”

La Junta Administrativa aprobó la propuesta del Reglamento para el pago del servicio de transporte a servidores del Museo de Arte Costarricense, en la Sesión No. 006-2014 del 25 de marzo de 2014. Posteriormente, fue publicado en La Gaceta No. 101 del 27 de mayo de 2015.

2.6 Oficio No. MAC-AUD-007-14 del 27 de febrero de 2014, recomendaciones originadas

del Informe de auditoría sobre los resultados del estudio relacionado con el cumplimiento de directrices emitidas por la Contraloría General de la República, No. AUD-002-09.


“Importancia de que la Institución diseñe e implemente un Sistema de Valoración de

Riesgo Institucional (SEVRI), en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la

Ley General de Control Interno y del oficio No. 1741 del 08 de febrero de 2006 de la

Contraloría General de la República.

Mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó con respecto a la implementación del SEVRI lo siguiente: “Luego de analizar las unidades administrativas en que se clasifica al MAC y a solicitud de los Miembros de Junta Administrativa, se solicitó una proforma al ICAP, para ver si podemos implementar un SEVRI, por lo que estaremos informando en su momento”.


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Importancia de que la Institución realice por lo menos una vez al año una

autoevaluación de su sistema de control interno, en cumplimiento de lo establecido en

el artículo 17, inciso b, de la Ley General de Control Interno.

De conformidad con el correo del 03 de setiembre del 2015, dirigido por la señora María Otárola al entonces Subdirector del MAC, señor Francisco Quesada, el proceso de Autoevaluación del Control Interno que se inició a mediados del mes de junio del 2015 se iba a replantear, por lo cual se procedió al archivo de los documentos que a la fecha se habían elaborado.

Recomendación No. 3 Estado: Cumplida parcialmente

Importancia de que la Institución implemente las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de Información”, en cumplimiento de lo establecido en la

Resolución No. R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República, publicada

en La Gaceta No. 119 del 21 de junio de 2007.”

Dado que el MAC no cuenta con un profesional en informática, en el 2015 la Dirección decidió adoptar las Políticas de Tecnologías de la Información emitidas por el Departamento de Informática del Ministerio de Cultura y Juventud, de conformidad con lo establecido en la Circular No. DI-047-2015 del 20 de febrero de 2015, suscrita por la señora Catalina Cabezas Bolaños, Jefe de dicho Departamento, sin embargo, mediante correo del 09 de abril de 2015, la entonces Subdirectora del MAC, señora María Otárola, remitió a los funcionarios del MAC las Políticas para su “acatamiento obligatorio” sin que mediara ningún tipo de capacitación, inducción o presentación. Tema que fue discutido en la sesión ordinaria No. 008 del 28 de abril de 2015, por lo que la Junta Administrativa tomó el siguiente acuerdo: “Acuerdo 7.1

(…)

Suficientemente discutido y analizado la Junta Administrativa instruye a la Administración

para que contacte a los encargados en el Departamento de Informática del Ministerio de

Cultura y Juventud para que se realice una charla o una circular con un resumen de los

lineamientos del uso del internet y de los alcances de la normativa”

Acuerdo que no fue cumplido ya que no se realizó la charla solicitada ni tampoco se circuló un resumen de los lineamientos emitidos por el Departamento de Informática del Ministerio de Cultura y Juventud. En lo que interesa se transcribe lo correspondiente de la Circular No. DI-047-2015:


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“Esta Política contiene información sobre asignación de responsabilidades por Recursos

Tecnológicos, Monitoreo del uso de los sistemas y Recursos Informáticos y de Información,

Inventario y clasificación de Recursos Informáticos, Aseguramiento de Activos, Aseguramiento

de activos informáticos, De los Incidentes de Seguridad, Protección del hardware, Protección

del software.

Por lo tanto, se les informa que la misma está ubicada en el sitio web del Ministerio en el

siguiente link

http://www.mcj.go.cr/ministerio/documentacion.aspx

Adicionalmente en la misma ubicación, encontrarán los siguientes documentos:

DI-PO01 Política de Gestión de Soporte Técnico

DI-PO-02 Política integral de Seguridad

DI-PO-03 Política para el uso de Internet

DI-PO-04 Política de Clasificación de la Información

DI-PO-05 Política de uso y resguardo de Información

DI-PO-06 Política sobre el control de acceso a los recursos de tecnología

DI-PO-07 Política de disposición o eliminación de activos de tecnología

DI-PO-08 Política Gestión de la Infraestructura Tecnológica

DI-PO-10 Política de acceso remoto

DI-PO-11 Política para el control de contraseñas

DI-PO-12 Política sobre el uso del antivirus

DI-PO-13 Política de acceso de recursos de tecnológica por parte de terceros

El Departamento está trabajando en una estrategia de atención a los órganos desconcentrados

y Programas que no cuentan con personal especializado en el área de TI, por lo tanto, estamos

en el proceso de implementación de una mesa de servicios para que puedan tramitar sus

solicitudes y atenderles de manera efectiva.

El objetivo de brindar esta información es que sus instituciones adopten nuestra metodología,

para optimizar los servicios y así cumplir con lo dispuesto en la Normas técnicas para la

gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) y la Ley de

Control Interno.”

2.7 Oficio No. MAC-AUD-009-14 del 04 de marzo de 2014, recomendación originada del

Informe Estudio Auditoría Operativa-Escuela Casa del Artista, No. AUD-003-10 y del oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012.


“Realizar una propuesta del monto a cobrar por concepto de matrícula de los cursos

que se imparten en la ECA, para posteriormente someterlo a aprobación de la Junta

Administrativa, así como que se solicite la elaboración de un reglamento o


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procedimiento que establezca las condiciones necesarias para que sea otorgada parcial

o totalmente una beca, así como la determinación del mecanismo mediante el cual se

aprobarán este tipo de becas.” (AUD-003-10)

Adicionalmente, mediante el oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012, la Auditoría Interna atendió una consulta relacionada con el tema del cobro de los servicios que brinda la ECA, el cual incluía el criterio externado por la Presidencia de la República, mediante el oficio No. DP-1118-2011 del 19 de octubre de 2011, en atención de la Directriz No. 22-H, la cual instaba a las entidades y órganos desconcentrados que tienen la capacidad legal, para “cobrar por los servicios que prestan, mediante el cobro directo a quienes los reciben…” En lo que interesa se transcribe parte del oficio No. AUD-008-12:

“El oficio DP-1118-2011 indica lo siguiente con respecto al Museo de Arte

Costarricense:

“De acuerdo con el artículo 13 de la Ley 6091 del 07 de octubre de 1977 y sus

reformas, denominada “Ley de Creación del Museo de Arte Costarricense”, el

Museo solamente percibirá ingresos producto de la venta de las publicaciones del

Ministerio de Cultura y Juventud. Cabe mencionar que la normativa no establece la

metodología para la fijación de precios y/o tarifas, ni un destino específico para

estos ingresos”.

Con base en lo antes expuesto, queda claro que el Museo solamente tiene la capacidad

legal para recibir ingresos por la venta de publicaciones.

No obstante lo anterior, esta Auditoría Interna recomienda consultar el criterio de la

Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud, tal y como se sugirió en el correo

del 02 de diciembre de 2011, mediante el cual se atendió una consulta planteada sobre

este mismo tema por el señor José Edwin Araya, Director Artístico de la ECA, en el que

se indicó que se estaba a la espera de la consulta realizada a la Autoridad Presupuestaria

sobre el informe que señala la Directriz No. 13-H antes indicada y que previo a remitir a

la Junta Administrativa una propuesta de modificación al Decreto No. Ejecutivo 27988-

C, mediante el cual la Escuela Casa del Artista se constituyó como un programa del

Museo de Arte Costarricense, se solicitara el criterio legal a esta Asesoría Jurídica.

(…)”

2.8 Oficio No. MAC-AUD-001-15 del 11 de febrero de 2015, Informe auditoría de la ética

Recomendación No. 4.1 Estado: Incumplida

“Solicitar a la Dirección del Museo de Arte Costarricense la definición, implementación y

seguimiento de un Marco institucional en materia ética, de tal forma que en el corto plazo la


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Institución cuente con sus tres componentes: Programa ético, Ambiente ético e Integración de

la ética en los sistemas de gestión institucionales.

En cuanto a la definición del Programa ético es indispensable que se incluya la participación

activa del jerarca institucional, los titulares subordinados y todos los demás funcionarios de

la Institución, así como que se considere el impacto de sujetos interesados externos, como es

el caso de: proveedores, clientes, instituciones relacionadas, ciudadanía en general, entre

otros.

Asimismo, es necesario que el Programa ético contenga los factores formales que en materia

ética se establezcan para el Museo de Arte Costarricense, tales como:

1. Declaración de valores

2. Código de ética

3. Visión y misión

4. Indicadores de gestión ética

5. Estrategia de implementación (compromisos, políticas y programas regulares para

actualizar y renovar el compromiso de la organización con la cultura ética). Las

políticas contempladas en la estrategia de implementación están referidas, al menos, a

los siguientes temas:

a) Divulgación del marco ético

b) Acciones y responsables

c) Revisión, actualización y seguimiento del programa

d) Manejo de fraude y corrupción

e) Tratamiento de conflictos de interés

f) Manejo de conductas presuntamente antiéticas

g) Gestión del recurso humano

h) Compromiso con el control interno

i) Responsabilidad social

j) Planeación de acciones para minimizar el impacto de factores que podrían

obstaculizar las acciones relacionadas con la ética.

De conformidad con lo que señala la “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la

ética”, emitida por la Contraloría General de la República, una vez que el programa haya

sido establecido, debe ser comunicado, con suficiente claridad y en forma regular, a todos los

miembros de la institución y a los sujetos interesados que así corresponda, debiendo estar

disponibles para consulta aquellos elementos más tangibles como lo es el código de ética,

declaraciones de valores, reglamentos, descripciones de procedimientos, entre otros.

En seguimiento a esta recomendación, la Auditoría Interna recibió copia de la nota No. MAC-SUB-162-2015 del 03 de julio de 2015 dirigida a la Junta Administrativa por la entonces Subdirectora del MAC, Sra. María Otárola, mediante la cual indicaba lo siguiente:

“El pasado 7 de abril del 2015, estuvimos en reunión en la asesoría jurídica del Ministerio

de Cultura y Juventud con ocasión del interés de aprobar un Reglamento de ética para los

funcionarios del Museo de Arte Costarricense, esta asesoría nos indica que existe normativa

en nuestro ordenamiento jurídico de carácter general. Entre éstos el Manual de ética de la


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función pública, elaborado por la Dirección de Servicio Civil, para los funcionarios

amparados al Régimen del Servicio Civil, así como la Resolución D-2-2004, denominado

Directrices Generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los

Jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República,

auditorías internas y servidores en general.

De esta manera lo que recomienda la asesoría jurídica es que se implemente la normativa

antes mencionada y se haga de conocimiento a todo el personal.”

No obstante lo anterior y dado que el Índice de Gestión Institucional (IGI), herramienta que utiliza la Contraloría General de la República todos los años para calificar a las instituciones del Sector Público, incluye varias preguntas relacionadas con la Ética, se solicitó información a la actual Administración, mediante el oficio No. MAC-AUD-017-16 del 02 de setiembre de 2016, el cual fue atendido mediante el oficio No. MAC-DIR-470-2016 del 12 de diciembre de2016, suscrito por la señora Directora, Sofía Soto Maffioli, en el que se indica que se solicitó “las asesorías respectivas a los departamentos de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica del Ministerio y Juventud con el fin de contar con un marco normativo y de procedimiento que nos permita acatar el acuerdo del Jerarca” (Oficios MAC-DIR-467-2016 y MAC-DIR-468-2016 ambos de fecha 12 de diciembre de 2016). 2.9 Oficio No. MAC-AUD-021-15 del 12 de noviembre de 2015, Primer Informe parcial

estudio sobre Planificación – Presupuesto


“Es urgente que la Administración implemente una metodología o modelo de

planificación que permita llevar a cabo un proceso de planificación estratégico

participativo, documentado, oficializado y divulgado, que parta de un diagnóstico que

oriente su formulación y que a su vez sirva de parámetro o línea base para su

seguimiento y evaluación que involucre a toda la Institución (Junta Administrativa-

Dirección-unidades), de tal forma que se generen planes internos de corto, mediano y

largo plazo (plan operativo institucional y plan estratégico), orientados al

cumplimiento de su misión, visión y objetivos y que además facilite la delimitación de

las tareas de las unidades que conforman los diferentes programas presupuestarios,

así como sus responsabilidades en materia presupuestaria y de planificación. Esta

metodología o modelo deben incluir el diseño de los mecanismos o parámetros

necesarios para medir el cumplimiento y la rendición de cuentas de los recursos

asignados a la Institución, las unidades responsables de su cumplimiento y los

resultados alcanzados, los cuales deben establecerse en función de los fines para los

cuales fue creada la Institución y con criterios de eficacia, eficiencia, economía y

ética.” Mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó lo siguiente con respecto a esta


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recomendación: “la recomendación la tenemos en análisis, en el momento que apliquemos el modelo de planificación propuesto, se lo haremos llegar”.


“Es urgente que la Institución cuente con un Sistema Específico de Valoración de

Riesgo (SEVRI), no solo porque a la fecha se incumple con lo establecido en la Ley

General de Control Interno, lo cual conduce a responsabilidad administrativa, de

acuerdo con lo indicado en los artículos 19 y 39 de la citada Ley, sino porque además

es una herramienta gerencial que permite la identificación, catalogación y

administración de los riesgos y es un insumo más a considerar en la fase de

formulación presupuestaria.”

Mediante el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, informó con respecto a la implementación del SEVRI lo siguiente: “Luego de analizar las unidades administrativas en que se clasifica al MAC y a solicitud de los Miembros de Junta Administrativa, se solicitó una proforma al ICAP, para ver si podemos implementar un SEVRI, por lo que estaremos informando en su momento”. 2.10 Oficio No. MAC-AUD-023-15 del 17 de diciembre de 2015, Segundo Informe parcial

estudio sobre Planificación – Presupuesto


“Es urgente que la Institución cuente manuales de procedimientos y de funciones, que

incluyan las disposiciones técnicas y legales a considerar en el proceso de

formulación, aprobación, ejecución y evaluación presupuestaria, que permitan

conocer el funcionamiento interno en cuanto a descripción de tareas, ubicación,

cumplimiento de requisitos técnicos y legales y los puestos responsables de su

ejecución, tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público

No. 4.2, esta “documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a

criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”. La

Administración tiene previsto ejecutar en el 2016 un proceso cuyo objetivo es el de

“Establecer las principales líneas de acción a seguir en el corto y mediano plazo

para que el Museo de Arte Costarricense implemente las herramientas necesarias

para contar con un adecuado Sistema de Control Interno”, dentro de estas

herramientas se encuentran los manuales de procedimientos. Este proceso con los

objetivos, normativa, fases de ejecución y productos esperados fue expuesto a la

Junta Administrativa del Museo de Arte Costarricense en la sesión ordinaria No. 24-

2015 realizada el 16 de diciembre de 2015.”

Los manuales de procedimientos forman parte del objeto contractual de la Contratación Directa No. 2016CE-000011-000980001, adjudicatario el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), contratación que consta de dos fases y se espera concluir



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en junio de 2017 (oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016 suscrito por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC).


“Instruir a la Administración para que sean corregidas las situaciones descritas en el

apartado 2.2 de este Informe, de tal forma que la información que quede como datos

históricos para el período 2015 en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, no

presente diferencias con respecto a los informes generados.”

Por medio del oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, la Dirección informó lo siguiente: “mediante oficio No. MAC-DIR-201-2106, se giraron instrucciones a las compañeras

Dayhana Delgado y la excontadora; sin embargo, debido a la renuncia presentada, se le

recargó el trabajo a la Sra. Delgado y aún no se ha hecho.

Esperemos que a partir del 9 de enero del 2017, cuando ingrese la nueva Contadora,

podamos solucionar la situación.”


“Se recomienda a la Administración tomar las medidas necesarias que permitan

mejorar sustancialmente el porcentaje de ejecución presupuestaria para el próximo

período presupuestario (2016), ya que el promedio de ejecución (presupuesto

ordinario vrs ejecutado) del período 2011-2015 (al 30/9/15) es de 64.38%.”

Con respecto a esta recomendación se solicitó información a la actual Dirección, relacionada con las acciones ejecutadas para la implementación de la misma, mediante el oficio No. MAC-AUD-014-16 del 02 de setiembre de 2016, la cual fue atendida con el oficio No. MAC-DIR-478-2016 del 16 de diciembre de 2016, en el que se indica lo siguiente: “La ejecución es producto de que las compras de bienes y servicios se puedan tramitar,

según lo programado en el Presupuesto, POI y Plan de Compras.

En enero 2017, el funcionario Álvaro Vargas y su equipo darán una capacitación sobre

contratación administrativa a los funcionarios de los 3 Programas, de manera que se

puedan planificar las compras y las licitaciones se ingresen en los primeros meses.

Considero que la capacitación nos va a ayudar a entender que es la contratación

administrativa, para que los carteles sean bien elaborados y logremos el 100% en

trámites.”


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2.11 Oficio No. MAC-AUD-003-16 del 04 de mayo de 2016, Informe Revisión Liquidación Presupuestaria 2015

Recomendación No. 4.1 Estado: En proceso

“Girar instrucciones a la Administración para que se implementen los

procedimientos y controles necesarios que permitan detectar oportunamente errores

y omisiones en el registro de las transacciones ejecutadas, de tal forma que los

mismos sean corregidos antes de someter los informes a aprobación de la Junta

Administrativa y su posterior remisión a los entes externos fiscalizadores (MCJ,

STAP y CGR).”


“Se recomienda la elaboración trimestral del estado financiero “Reporte de

Ejecución Presupuestaria”, el cual consiste en conciliar los registros de Presupuesto

y Contabilidad, si bien es cierto la Contabilidad Nacional comunicó a las

instituciones del Sector Público que dicho estado al igual que otros estados

financieros se deben utilizar cuando se apliquen las Normas Internacionales de

Contabilidad del Sector Público (NICSP), según correo del 11 de marzo de 2016,

este Reporte permitiría detectar errores y omisiones como los mostrados en este

informe de auditoría.”


“Es imprescindible determinar el origen de todas las diferencias entre Presupuesto y

Contabilidad, detalladas en el apartado 2.1 de este Informe, para proceder a realizar

las correcciones que correspondan y posteriormente, de ser necesario, ajustar el

superávit determinado para el período 2015, el cual se definió en ¢20.4 millones. Vía

justificación se deben realizar las correcciones ante la Contraloría General de la

República y comunicarlo a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y al

Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud. Asimismo,

el Área Contable del MAC debe realizar las reclasificaciones de las cuentas

contables correspondientes.”


“Asimismo, es necesario que los datos correspondientes al período 2015 incluidos en

el Módulo de Presupuesto del Sistema de Información BOS sean corregidos, de

conformidad con los resultados de las diferencias determinadas en los apartados 2.1

y 2.2 de este Informe, ya que como se dijo anteriormente esta información se

constituye en los datos históricos de la Institución, información importante para la

toma de decisiones y la rendición de cuentas.”


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En atención de las recomendaciones incluidas en el Informe Revisión Liquidación Presupuestaria 2015, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, solicitó a las encargadas de Contabilidad y de Presupuesto la implementación de las mismas, mediante el oficio No. MAC-DIR-201-2016 del 30 de junio de 2016, sin embargo, la Institución no cuenta con encargado (a) de la Contabilidad desde el 08 de agosto de 2016, por lo cual la implementación de dichas recomendaciones se encuentra pendiente hasta que nuevamente se cuente con un Contador (a). 2.12 Oficio No. MAC-AUD-004-16 del 28 de abril de 2016, Informe de arqueo y revisión

de los documentos que sustentan los pagos realizados por medio de los fondos fijos de cajas chicas del Museo de Arte Costarricense


“Girar instrucciones a los funcionarios responsables para que sean corregidas las

situaciones descritas en el apartado 2.2 de este Informe y se tomen las medidas

necesarias para que en el futuro no se repitan.”

Se giró instrucciones para la implementación de la recomendación mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-170-2016 del 28 de setiembre de 2016, suscrito por la señora Xinia Carmona, así como por el oficio MAC-DIR-409-2016 del 12 de octubre de 2016, remitido por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC. Se toma nota de la información incluida en el oficio MAC-SUB-DIR-170-2016, relacionada con la contratación de servicios de mantenimiento de equipo de cómputo y de los servicios de impresión.


“Cumplir con lo señalado en el Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de

Arte Costarricense, en cuanto a la realización de arqueos periódicos por parte de un

funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo, a fin de que se

atiendan oportunamente las discrepancias que se detecten, se actualicen los registros,

se mejoren los controles del caso u otros.”

Se giró instrucciones para la implementación de la recomendación mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-170-2016 del 28 de setiembre de 2015, suscrito por la señora Xinia Carmona, así como por el oficio MAC-DIR-409-2016 del 12 de octubre de 2016, remitido por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC. Se verificó que la señora Sianny Arroyo, Jefe Financiero/Planificación, realizó arqueos a los fondos de caja chica del MAC y la ECA los días 17 de agosto y 14 de octubre respectivamente.


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“Solicitar a los encargados de los fondos fijos de caja chica de la Institución atender

lo establecido en el artículo 32 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo

de Arte Costarricense, en cuanto a suscribir una póliza de fidelidad.”

Se giró instrucciones para la implementación de la recomendación mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-170-2016 del 28 de setiembre de 2015, suscrito por la señora Xinia Carmona, así como por el oficio MAC-PRE-006-2016 del 12 de octubre de 2016, remitido por la señora Sianny Arroyo, sin embargo, a la fecha las funcionarias encargadas de los fondos de caja chica no cuentan con la respectiva póliza de fidelidad.


“Es recomendable que una copia de la llave de la caja que se utiliza para guardar el

dinero y los documentos que conforman el fondo de caja chica, así como del mueble

donde se ubica la caja, se encuentren en poder de la jefatura del Encargado del fondo

de caja chica, en un sobre sellado.”

Se giró instrucciones para la implementación de la recomendación mediante el oficio No. MAC-SUB-DIR-170-2016 del 28 de setiembre de 2015, suscrito por la señora Xinia Carmona, así como por el oficio MAC-DIR-409-2016 del 12 de octubre de 2016, remitido por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, la señora Sianny Arroyo informa en el oficio MAC-PRE-006-2016 que tiene bajo su custodia una llave de la caja donde se guarda el dinero. El día 08 de diciembre de 2016 se procedió a verificar dicha información, la señora Arroyo tiene bajo su custodia copia de la llave de la caja y del mueble donde se ubica el fondo de caja chica en un sobre cerrado y por motivo de la mudanza de las Oficinas Administrativas al nuevo edificio, está a la espera de contar con una copia de la llave de la oficina. 2.13 Procesos que se encuentran pendientes de resolución A continuación se detallan los procesos que se originaron de informes de esta Auditoría Interna y que a la fecha se encuentran pendientes de resolución: 1. Proceso: Denuncia presentada el 03/10/11 ante el Juzgado Especializado de Cobro del

II Circuito Judicial de San José-Sede Goicoechea, contra Inversiones Comerciales Valor de los Cinco S.A. por ¢20.167.094.55. No. Expediente: 11-311154 Informe de Auditoría: Informe Relación de Hechos No. 02-2010, Oficio de Auditoría No. AUD-024-10 del 05/11/10.

2. Proceso: Denuncia interpuesta el 24/02/12, ante la Fiscalía de Probidad, Transparencia y Anticorrupción del I Circuito Judicial de San José, relacionada con dos


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contrataciones directas adjudicadas a la empresa Inversiones Comerciales Varol de los Cinco S.A. No. Expediente: 12-003852-0042-PE Informe de Auditoría: Informe Relación de Hechos No. 03-2011, Oficio de Auditoría No. AUD-024-11 del 19/10/11.

3. Informe de Auditoría: Informe Relación de Hechos No. 01-2015 sobre la emisión de certificaciones de contenido presupuestario y pagos realizados sin contar con el debido recurso presupuestario, Oficio de Auditoría No. MAC-AUD-010-15 del 25/05/15.

4. Informe de Auditoría: Informe Relación de Hechos No. 02-2015 sobre la adquisición

de servicios de impresión prescindiendo del procedimiento de contratación correspondiente, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Oficio de Auditoría No. MAC-AUD-011-15 del 08/06/15.

En cuanto a los puntos 3 y 4 anteriores, la Junta Administrativa mediante el Acuerdo 3.1 de la Sesión Extraordinaria No. 04, realizada el 15 de junio de 2015, acordó solicitar a la señora Ministra de Cultura y Juventud, la constitución de un órgano director para dar inicio al correspondiente procedimiento administrativo. Mediante el oficio No. MAC-AUD-009-16 del 03 de agosto de 2016, dirigido a la Junta Administrativa, se solicitó información sobre el estado de dichos procesos, sin que a la fecha se haya recibido respuesta.

5. Proceso: Denuncia interpuesta el 05/08/16 ante la Fiscalía de Probidad, Transparencia

y Anticorrupción del I Circuito Judicial de San José, la cual posteriormente fue trasladada a la Fiscalía de Pavas. No. Expediente: 16-000073-1218-PE Informe de Auditoría: Denuncia Penal No. 01-2016 sobre desvío de fondos de una cuenta bancaria a nombre del Museo de Arte Costarricense, Oficio de Auditoría No. MAC-AUD-010-16 del 05/08/16.

6. Informe de Auditoría: Informe Relación de Hechos No. 01-2016 correspondiente al desvío de fondos de una cuenta bancaria a nombre del Museo de Arte Costarricense (MAC), Oficio de Auditoría No. MAC-AUD-018-16 del 09/09/16.


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3. CONCLUSIONES De 28 recomendaciones que la Auditoría Interna registraba como pendientes de dar seguimiento a su implementación, se concluye que cuatro se encuentran cumplidas, tres parcialmente cumplidas, cinco en proceso de implementarse y 16 recomendaciones se mantienen en el estado de incumplida. Lo anterior obedece principalmente a que cada dos años aproximadamente la Institución cambia de Dirección y Subdirección y eso conlleva a que se tomen nuevas decisiones sobre cómo implementarlas como es el caso del SEVRI, no se da seguimiento a lo que se venía trabajando o se han presentado cambios en la coordinación del Área Financiera-Contable. 4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

4.1 Se recomienda girar instrucciones a la Administración para que se proceda con la

implementación de las recomendaciones que aún se encuentran en estado de parcialmente cumplida, en proceso o incumplida y solicitar la presentación de un cronograma con plazos y responsables de su implementación.

4.2 Se recomienda dar seguimiento a los procesos detallados en el punto 2.13 de este

Informe, ante la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud o ante quien corresponda para asegurarse la resolución final de los mismos.

5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO Los aspectos contenidos en este informe fueron expuestos a las señoras Sofía Soto Maffioli y Xinia Carmona Valverde, Directora y Subdirectora respectivamente del Museo de Arte Costarricense, en reunión efectuada en las Oficinas Administrativas el día 16 de diciembre de 2016, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo

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