REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAEDUCACIN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGA.COLEGIO UNIVERSITARIO FRANCISCO DE MIRANDAPROGRAMA NACIONAL DE FORMACINCONTADURA PBLICA.

AUDITORA DE INVENTARIO Y/O EXISTENCIAS.

Caracas, Abril, 2015AUDITORA DE INVENTARIO Y/O EXISTENCIAS.

Resulta evidente que, desde el momento mismo, en el que el ser humano se inici en la vida de relacin y de intercambio, tuvo necesidad de dejar constancia grfica y/o escrita de sus actuaciones, tratos, proyectos, experiencias, ideas y pensamientos. Tambin ha de suponerse que, en la medida en que las interrelaciones crecieron en complejidad y diversificacin, los registros fueron perfeccionndose y especializndose.

Ahora bien, siendo el ser humano tan vulnerable a los errores y a las omisiones, los registros contables distarn mucho de ser infalibles; por lo que result indispensable la creacin de una tcnica comprobatoria, con toda una metodologa procedimental, que permitiese verificar si los registros contables obedecan a las leyes y principios que los rige. Fue esto lo que dio origen a la auditora.

En referencia a lo anterior, Gmez (1993), expresa: la auditora es una revisin, verificacin y anlisis minucioso, con espritu crtico, de los registros y estados financieros de una organizacin; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen, considerando las leyes, principios y usos, que norman a tales registros. (p. 1-2)

La auditora es una actividad profesional, que debe realizarse, haciendo gala de profundos conocimientos acadmicos, y utilizando una serie de tcnicas especializadas, que conduzcan a la prestacin de un servicio con el ms alto nivel de calidad y asumiendo la debida responsabilidad social, no solamente con el cliente, sino tambin con el pblico en general, que tenga que hacer uso del dictamen del auditor para la toma de decisiones.Los inventarios, en la mayora de las empresas comerciales, prestadoras de servicios y manufactureras, suelen representar la cuenta de mayor importancia y cuanta, de entre todos los activos corrientes, de all deriva la atencin con que se debe atender su auditora y su sistema de control interno, para garantizar su adecuado manejo, cuidado, resguardo, valuacin y presentacin en el estado de situacin financiera.

Dentro de este contexto, la Providencia mediante la cual se fijan Criterios Contables Generales para la Determinacin de Precios Justos, emitida por la Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio Econmicos, en el numeral cinco (05) del artculo dos (02),define los inventarios como: activos mantenidos para: ser vendidos en el curso normal de la operacin del negocio; en proceso de produccin para su posterior venta; o en la forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de produccin o en la prestacin de servicios.

De manera similar, Gmez (1993), seala lo siguiente:A todos los efectos contables y de auditora, han de figurar como inventarios todas aquellas partidas con intencin de venderlas en el trascurso de sus actividades propias normales; tambin, todos aquellos renglones que estn en proceso de fabricacin, al igual que todas aquellas materias primas y suministros, que habrn de consumirse en la elaboracin de los productos que la empresa vende, o en los servicios que la empresa ofrece a su cliente y pblico en general. (p. 8-101).

Es evidente entonces, que los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso, transformacin y venta posterior, tales como materias primas, material de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artculos terminados. Estos bienes, generalmente, representan uno de los renglones ms importantes del activo de las empresas, siendo fundamental en la determinacin del costo de ventas y de los resultados de ejercicios.

La auditora de inventarios debe orientarse, primeramente, hacia la correcta valuacin de los mismos, puesto que, una valuacin incorrecta de tales inventarios, no solamente afectara el costo de ventas, sino tambin a la utilidad del ejercicio. En base a las consideraciones anteriores, se define la auditora de inventarios como: la revisin, verificacin y anlisis de las operaciones en las cuales intervienen el o los inventarios, efectuadas de acuerdo a los procedimientos de auditora, con el objeto de determinar el cumplimiento de las normas y procedimientos internos de una organizacin.

Objetivos de la Auditora de Inventario.

Las metas principales que se persiguen en el examen de inventarios, son:

a) Precisar las cantidades de mercancas fsicamente existentes, en la fecha del cierre del ejercicio que se audita.b) Verificar la correcta valuacin de las partidas que lo integran.c) Comprobar precisin de los clculos aritmticos.d) Investigar si las mercancas se encuentran en condiciones normales de mercado.e) Confirmar la propiedad y posesin legal por parte de la empresa.f) Presentar y clasificar la partida adecuadamente en el estado de situacin financiera.

Procedimientos de la Auditora de Inventario.

Con la idea precisa de que el monto de los inventarios repercute indefectiblemente no slo en el estado de situacin financiera sino en la utilidad y por lo tanto en el estado de resultados, se debe prestar especial atencin a su verificacin. Por otra parte, Los inventarios representan un costo actual por cargarse a operaciones futuras. Una mala presentacin de este rubro compromete la posicin financiera de la empresa, los costos de ejercicios subsecuentes hasta su extincin. Queda fuera de duda que la presencia y verificacin del auditor en la toma de inventario fsico es el mejor procedimiento para tener confianza, certeza moral, en la cuantificacin de su monto, clasificacin y adecuada presentacin en los estados financieros.

De acuerdo con lo anterior, y debido a la complejidad de los procedimientos que en ocasiones es necesario utilizar para determinar los costos en las entidades, as como los problemas de prdida de valor a que pueden estar sujetos los inventarios por obsolescencia, adelantos tecnolgicos, cambios en la moda y estacionales, entre otros, es de vital importancia usar todo juicio y diligencia profesional al revisar el control interno y determinar los procedimientos de auditora que se aplicarn.

La toma de los inventarios fsicos es un procedimiento que requiere organizacin y personas con experiencia. Es lgico suponer que las empresas utilicen, para los recuentos fsicos a empleados que conozcan las calidades, cantidades y condiciones de las mercancas, y que sean dirigidos y supervisados por funcionarios de responsabilidad.

La intervencin del auditor en este acto es una especie de atestiguamiento de que tales inventarios se realizan correctamente. Es necesario que los programas para los inventarios fsicos se hagan por escrito y con la intervencin del auditor. Estos programas o instrucciones deben referirse a los preparativos en las bodegas, asignacin de personal, suspensin de operaciones de recibo y embarque, control de formas de recibo y entrega de mercancas y, en fin, a los problemas peculiares que deban afrontarse en el recuento, segn el conocimiento y experiencia de los funcionarios que dirijan la toma de los inventarios.

Es preciso dejar claramente establecido que el auditor independiente no determina o supervisa el inventario. Esta funcin es emprendida por la administracin para determinar, en primer trmino, la cantidad, condicin y valor de sus mercancas. El auditor asume la responsabilidad de observar y efectuar pruebas sobre los procedimientos utilizados por la empresa, pero no se hace ni debe hacerse la determinacin original.

La toma fsica de inventarios, se considera un procedimiento indispensable a efectuar por los Contadores Pblicos, o por personas a su servicio, para tener la seguridad de que las cifras presentadas en los estados financieros son razonablemente correctas. Por inventario fsico, entendemos el recuento, el peso, la medida, la anotacin y la valuacin peridica.. Con las consideraciones anteriores, sta tarea se iniciar con la preparacin de las tarjetas de inventario. Esa preparacin consistir en llenar los espacios correspondientes a nombre del artculo, nmero y descripcin; as como su localizacin. Llegado el momento de contar los artculos, se har en la unidad de medida correspondiente y se verificar con el conteo anterior y se determinaran las diferencias correspondientes en el caso de que las hubiere. La toma fsica de inventarios se ha considerado un procedimiento esencial; faltando ste, el Contador Pblico no puede dictaminar a menos que haga una salvedad en su dictamen.

Aspectos a Considerar en la Auditora de Inventario.

En la actualidad uno de los rubros que realmente requiere de importancia es todo aquello que envuelve al inventario. Actualmente el Auditor Externo y/o Interno, considera cumplido su objetivo cuando:

a) Tom un inventario fsico,b) Realizo la correcta valuacin del mismo a costos segn los determine la compaa,c) Realiz una conexin entre la fecha de toma fsica de inventarios y el cierre.d) Verific los inventarios obsoletos y la reserva de los mismo

Pero hay otros aspectos de mayor relevancia que se deben considerar y la hora de revisar, verificar y analizar los inventarios, entre ellos tenemos:

I. Inventario en consignacin,II. Verificar lugar de recepcin de la mercanca,III. Anlisis de los movimientos de almacn de entradas y salidasIV. Anlisis de mermas,V. Anlisis de destruccin de inventarios,VI. Prdida de valor de los inventarios en el proceso de las operaciones de la empresa,VII. Anlisis de costos de reposicin oportunos para determinar nuevos precios de venta,VIII. Convenios y/o contratos a futuro donde le precio de venta se ha determinado previamente, penalizaciones, incumplimiento,IX. Pagos anticipados a proveedores y agentes aduanales,X. Volmenes de produccin,XI. Costos de agentes adunales, as como de impuestos de importacin,XII. Obsolescencia en la maquinaria que ocasiona incremento en los costos del inventario por mercanca defectuosa o reprocesada,XIII. Capacidad instalada no usada,XIV. Restriccin de importaciones o exportacionesXV. Logstica de almacenes y clientes,XVI. Anlisis de los procedimientos para la determinacin de costos directos o indirectos, entre otros.XVII. La Ley Orgnica de Precios Justos.

Control Interno de Inventarios.

El conocimiento, estudio y evaluacin del control interno en que se basa el inventario de cada empresa es lo que permite fijar el alcance y profundidad de las pruebas de auditora que se aplicaran. El adecuado control interno constituye un buen pilar no slo de la informacin sobre las cantidades en existencia y su valuacin sino de su localizacin, clase y la eficiente utilizacin del capital invertido.

Las prdidas por la excesiva acumulacin de inventarios y su deterioro por haber estado almacenados largo tiempo pueden ser consecuencia de mal control de materiales, y propiciar, por otra parte, nuevas compras del todo innecesarias para las necesidades urgentes. Si la administracin no es informada en forma regular y precisa sobre las cantidades y localizacin de los bienes en existencia, el desperdicio e insuficiencia resultantes de esta situacin, pueden ser mayores que las prdidas generadas por robos.

Un buen control interno, constituye un medio por el cual se proporciona informacin precisa para la valuacin de los inventarios, as como la correcta informacin respecto a las cantidades en existencia. Controles internos deficientes pueden ocasionar prdidas, propiciar que la administracin utilice informacin errnea en cuanto a costos para establecer precios de venta y tomar decisiones basadas en los mrgenes de utilidad reportados.

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. Un adecuado sistema de control interno para los inventarios, tiene las siguientes ventajas:

1. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios.2. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.3. Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas.4. Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.5. Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

La evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del rea de existencias, con el fin de determinar los puntos dbiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en prctica para cumplir los objetivos establecidos por la auditora, en funcin del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales u objetivos del control interno:

1. Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje y embarque de las existencias.2. Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de mercancas, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios fsicos peridicos.3. Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las existencias.4. Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias.

CONCLUSIONES.

El inventario es uno de los rubros ms importantes de la mayora de las empresas, es por eso que requiere de mucho cuidado en su manejo de control en todas sus fases, ya que cualquier deficiencia por pequea que se vea puede repercutir de una manera importante en los estados financieros de la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

Gmez, F. (1993). Auditora I Edicin Ampliada. Caracas: Ediciones FraGor.

Ley Orgnica de Precios Justos (2014). Gaceta Oficial No. 40.340. Enero, 23, 2014.

Providencia mediante la cual se fijan Criterios Contables Generales para la Determinacin de Precios Justos (20014). Gaceta Oficial No. 40.351. Febrero, 07, 2014.