Concepto de auditoria

Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada

a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de

acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo

acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.

Se define también la Auditoría como un proceso sistemático, que consiste en obtener y

evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o

eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de

correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego

comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales

calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.

Clasificación de las Auditorías.

· Auditoría Externa, que comprende la auditoría estatal y la auditoría independiente.

· Auditoría Interna.

Auditoría Externa:

Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados

financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento

de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno

contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la

organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Además, examina y evalúa la planificación, organización, dirección y control interno

administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos

humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas

a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.

Fiscal.

Se denomina fiscal a la Auditoría externa que se efectúa por el Ministerio de Finanzas

y Precios, sus dependencias u otras entidades expresamente facultadas por éste, con

el objetivo de determinar si los tributos al fisco, se efectúan en la cuantía debida y

dentro de los plazos y formas, establecidos. (Corresponde a la Oficina Nacional de

Administración Tributaria – ONAT ejercer estas funciones).Auditoría independiente.

LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA

Los programas de Auditoria son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a

realizar y la extensión de las mismas para cumplir con los objetivos y propósitos de la

auditoria. 

Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación, además sirven como

medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

Su elaboración requiere de un amplio conocimiento de la entidad, área, proceso,

cuenta o actividad objeto de examen, por lo que su diseño se realiza con anticipación,

en la etapa de planeación de la auditoria, y debe ser de contenido flexible y sencillo.

Además de tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores

auditorias y experiencias de terceros, entre otras, como: 

– Lo que se examina sea relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de

calidad. 

– Las pruebas que se pretenden realizar sean suficientes en términos de cantidad,

para evitar que se llegue a juicios o conceptos subjetivos o erróneos. 

– Las pruebas solicitadas busquen obtener evidencia sobre la idoneidad del control

interno. 

– Direccionadas a realizar pruebas sustantivas, esto es, examinar las transacciones y

la información producida por la entidad bajo examen, aplicando técnicas de auditoria,

con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales

contenidas en los estados financieros, procesos etc.

– Induzca al auditor a realizar procedimientos de inspección, (documental o física),

observación, indagación mediante entrevistas, confirmación, cálculos, procedimientos

analíticos, comprobación o comparación (Conciliación, circularización, etc.). 

Estos programas no son estáticos y por el contrario deben ser actualizados

permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, las

estructuras, el tipo de entidad, constituyéndose en un documento especializado sobre

la labor objeto a examen. 

Los programas de auditoria y sus resultados se desarrollan y hacen parte integral de

los papeles de trabajo, dada cuenta que a través de marcas y referencias se indica la

ubicación y prueba realizada , proporcionando metodológicamente una organización

sobre los soportes contentivos de los hallazgos. 

Los programas de auditoría, llamados también descripción de los procedimientos paso

a paso del quehacer auditor, deben ir acompañados de cuestionarios de control

interno, los que de alguna manera proporcionan el ambiente de control que la

organización, área, o proceso presenta al momento de la auditoria; cuestionario que

resuelto direcciona de alguna manera la criticidad o normalidad de lo evaluado, lo cual

debe ser corroborado con pruebas sustantivas y de cumplimiento, anotadas en los

programas respectivos. 

ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los

procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y

la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de auditoría se

preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en

la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que

se vayan observando.

El programa de auditoría

1. El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría que

exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría

planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El

programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares

involucrados en la auditoría y como medio para el control y registro de la ejecución

apropiada del trabajo. El programa de auditoría puede también contener los objetivos

de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempos en el que son

presupuestadas las horas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría. [NIA,

1998]

Se acostumbra a elaborar un programa por cada sección a examinar, el cual debe

incluir por lo menos el programa de trabajo en un sentido estricto y el programa

adscrito al personal del trabajo a realizar. Cada programa de Auditoría permite el

desarrollo del plan de trabajo general, pero a un nivel más analítico, aplicado a un área

en particular.

El programa de auditoría contiene prácticamente la misma información que el plan de

trabajo, pero difiere de este en que se le han adicionado columnas para el tiempo

estimado, el tiempo real, la referencia al papel de trabajo donde quedó plasmada la

ejecución del programa, la rúbrica de quien realizó cada paso y la fecha del mismo.

Por medio de cada programa de auditoría, el auditor adquiere control sobre el

desarrollo del examen, pues estos además de ser una guía para los asistentes sirven

para efectuar una adecuada supervisión sobre los mismos, permitiendo también

determinar el tiempo real de ejecución de cada procedimiento para compararlo con el

estimado y así servir de pauta para la planeación de las próximas auditorías, así

mismo, permite conocer en cualquier momento el estado de adelanto del trabajo,

ayudando a la toma de decisiones sobre la labor pendiente por realizar.

Generalmente el programa de auditoría comprenderá una sección por cada área de

los estados financieros que se examinan. Cada sección del programa de auditoría

debe comprender:

Una introducción que describa la naturaleza de las cuentas examinadas y

resuma los procedimientos de contabilidad de la compañía.

Una descripción de los objetivos de auditoría que se persiguen en la revisión

de la sección.

Una relación de los pasos de auditoría que se consideran necesarios para

alcanzar los objetivos señalados anteriormente.

Esta sección debe tener columnas para indicar la persona que efectúa el trabajo, el

tiempo empleado y referencias cruzadas a las planillas o cédulas donde se realiza el

trabajo.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

1. El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos

contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos

correctamente. 

2. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los

conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior. 

3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub-cédulas que incluyan los saldos de las

cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares. 

4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables. 

5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado

de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables

básicos. 

6. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los

recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje

constancia de cualquier irregularidad. 

7. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería: 

8. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo

que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas

administrativas. 

9. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen. 

10. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y

auxiliares. 

11. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad

exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la

recepción. Tome selectivamente movimientos de bancos y: 

12. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de

consignación. 

13. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra

el extracto bancario. 

14. Confronte las consignaciones registradas en el extracto y las del ente público y

concilie. 

15. Investigue las notas de débito y crédito. 

16. Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques

individuales con base en comprobantes debidamente legalizados. 

17. En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por

empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se

encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales. 

18. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el

comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el

nombre del banco y valor neto girado. 

19. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público

y:

20. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente: 

21. Saldo según libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General) 

22. Las partidas conciliatorias débito. 

23. Las partidas conciliatorias crédito. 

24. Saldo según extracto. 

25. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario. 

26. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia. 

27. Examine todas las notas de débito y crédito y compruebe que dichos cargos o

abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la

conciliación. 

28. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (número y valor según

extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al

cierre. 

29. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de

alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre 

30. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e

investigue sus causas. 

Moneda extranjera - Bancos 

31. Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el

ente público en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y

cumplan con las disposiciones administrativas y legales. 

32. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en

soportes que justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma

oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operación. 

33. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda

nacional como extranjera a Diciembre 31. 

ARQUEOS 

34. Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en

la fecha que crea conveniente. 

35. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros

correspondientes e investigue las diferencias. 

36. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a

la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.

Riesgos

Es importante en toda organización contar con una herramienta, que garantice la

correcta evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y

actividades de una entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar

el desempeño de la misma.

Si consideramos entonces, que la Auditoría es "un proceso sistemático, practicado por

los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos,

consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones

contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico,

administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas

afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos." es

aquella encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Por consiguiente, la Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para

agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al

cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y

disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,

control y dirección.

Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias,

efectuada por los auditores, para proporcionar una conclusión independiente que

permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas,

disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso,

subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.

A diferencia de algunos autores, que definen la ejecución de las auditorías por etapas,

somos del criterio que es una actividad dedicada a brindar servicios que agrega

valores consecuentemente en dependencia de la eficiencia y eficacia en el desarrollo

de diferentes tareas y actividades las cuales deberán cumplirse sistemáticamente en

una cadena de valores que paulatinamente deberán tenerse en cuenta a través de

subprocesos que identifiquen la continuidad lógica del proceso, para proporcionar

finalmente la calidad del servicio esperado.

Viendo la necesidad en el entorno empresarial de este tipo de herramientas y teniendo

en cuenta que, una de las principales causas de los problemas dentro de los

subprocesos es la inadecuada previsión de riesgos, se hace necesario entonces

estudiar los Riesgos que pudieran aparecen en cada subproceso de Auditoría, esto

servirá de apoyo para prevenir una adecuada realización de los mismos.

Es necesario en este sentido tener en cuenta lo siguiente:

La evaluación de los riesgos inherentes a los diferentes subprocesos de la

Auditoría.

La evaluación de las amenazas o causas de los riesgos.

Los controles utilizados para minimizar las amenazas o riesgos.

La evaluación de los elementos del análisis de riesgos.

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de

las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control

Interno. Normas, directivas, NAGA

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su

revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno. No hacer la

Circularización bancaria y de las cuentas por pagar. No considerar puntos importantes.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del

Sistema de Control Interno. Sin sustento válidos en los EE.FF. asientos sin sustento.

Sin embargo, los Riesgos están presentes en cualquier sistema o proceso que se

ejecute, ya sea en procesos de producción como de servicios, en operaciones

financieras y de mercado, por tal razón podemos afirmar que la Auditoría no está

exenta de este concepto.

En cada Subproceso, como suele llamársele igualmente a las etapas de la misma, el

auditor tiene que realizar tareas o verificaciones, en las cuales se asumen riesgos de

que esas no se realicen de la forma adecuada, claro que estos Riesgos no pueden

definirse del mismo modo que los riesgos que se definen para el control Interno.

El criterio del auditor en relación con la extensión e intensidad de las pruebas, tanto de

cumplimiento como sustantivas, se encuentra asociado al riesgo de que queden sin

detectar errores o desviaciones de importancia, en la contabilidad de la empresa y no

los llegue a detectar el auditor en sus pruebas de muestreo. El riesgo tiende a

minimizarse cuando aumenta la efectividad de los procedimientos de auditoría

aplicados.

El propósito de una auditoría a los Estados Financieros no es descubrir fraudes, sin

embargo, siempre existe la posibilidad de obtener cifras erróneas como resultado de

una acción de mala fe, ya que puede haber operaciones planeadas para ocultar algún

hecho delictivo. Entre una gran diversidad de situaciones, es posible mencionar las

siguientes:

Omisión deliberada de registros de transacciones.

Falsificación de registros y documentos.

Proporcionar al auditor información falsa.

A continuación se exponen algunas situaciones que pueden indicar la existencia de

errores o irregularidades.

Cuando el auditor tiene dudas sobre la integridad de los funcionarios de la empresa; si

la desconfianza solamente es con relación a la competencia y no con la honradez de

los ejecutivos de la compañía, el auditor deberá tener presente que pudiera

encontrarse con situaciones de riesgo por errores o irregularidades en la

administración.

Cuando el auditor detecte que los puestos clave como cajero, contador, administrador

o gerente, tienen un alto porcentaje de rotación, existe la posibilidad de que los

procedimientos administrativos, incluidos los contables, presenten fallas que pueden

dar lugar a errores o irregularidades.

El desorden del departamento de contabilidad de una entidad implica informes con

retraso, registros de operaciones inadecuados, archivos incompletos, cuentas no

conciliadas, etc. Esta situación como es fácil comprender, provoca errores, tal vez

realizados de buena fe, o inclusive con actos fraudulentos. La gerencia tiene la

obligación de establecer y mantener procedimientos administrativos que permitan un

control adecuado de las operaciones.

EVIDENCIA DE AUDITORIA

La evidencia de auditoría es necesaria para corroborar o contradecir las afirmaciones

que contiene los estados financieros y proporcionar así al auditor una base para

expresar su opinión, se obtiene diseñando y aplicando pruebas de auditoría.

Los tipos de evidencia son:

1. Examen Físico: es la inspección o conteo que hace el auditor de un activo tangible.

El examen físico, es un medio directo para verificar que en realidad existe un activo, se

considera como uno de los tipos más confiables y útiles de evidencias de auditoría.

Ejemplo: inventarios, arqueo de dinero, arqueo de documentos.

2. Confirmación: es la recepción de una respuesta oral o escrita de una tercera parte,

independiente, que verifica la precisión de la información que ha solicitado el auditor.

Ejemplo: confirmación bancaria, confirmación de abogados, confirmación de clientes.

3. Documentación: es el examen que hace el auditor de los documentos y archivos

del cliente para apoyar la información que es o debe ser incluida en los estados

financieros. Ejemplo: facturas, contratos, escrituras.

4. Observación: es el uso de los sentidos para evaluar ciertas actividades. Es

necesario hacer un seguimiento de las impresiones iniciales

5. Consulta: es obtener información escrita o verbal del cliente en respuesta a

algunas preguntas del auditor. Por lo general no puede considerarse como

concluyente. Ejemplo: entrevistas.

6. Desempeño, re cálculo: como lo indica el término, implica verificar de nuevo una

muestra de los cálculos y transferencia de información que hace el cliente durante el

período que se está auditando.

7. Procedimientos analíticos: se utilizan comparaciones y relaciones para determinar

si los saldos de las cuentas u otros datos son razonables. Ejemplo: comparar los

márgenes

AUDITORÍA FINANCIERA

La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las

operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una

opinión técnica y profesional.

Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contraloría

General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así:

"Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras

evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo,

efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad

con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera,

los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el

cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios,

conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos

relativos a la gestión financiera y al control interno".

Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y

profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le

permitan obtener una certeza razonable sobre:

1. La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.

2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y

reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos.

3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Contabilidad y la

normativa de contabilidad gubernamental vigente.

Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de

acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance

que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de

trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.

2. Objetivos

2.1 General

La auditoría financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad

de los estados financieros preparados por la administración de las entidades.

2.2 Específicos

1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o de un

programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los

recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable.

2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de

servicios o la producción de bienes, por los entes y organismos de la administración

pública.

3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos públicos.

4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas

aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por los entes públicos.

5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de información de los entes públicos, como

una herramienta para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría.

6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al

fortalecimiento de la gestión pública y promover su eficiencia operativa.

5. Proceso de la Auditoría Financiera

El proceso que sigue una auditoría financiera, se puede resumir en lo siguiente: inicia

con la expedición de la orden de trabajo y culmina con la emisión del informe

respectivo, cubriendo todas las actividades vinculadas con las instrucciones impartidas

por la jefatura, relacionadas con el ente examinado.

Las Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental determinan que: "La autoridad

correspondiente designará por escrito a los auditores encargados de efectuar el

examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión

técnica y de la jefatura del equipo".

5.1 Planificación

Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá la

eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos

estrictamente necesarios.

Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más

apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa,

creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los

miembros más experimentados del equipo de trabajo.

La planificación de la auditoría financiera, comienza con la obtención de información

necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de

las tareas a realizar en la fase de ejecución.

5.2 Ejecución del trabajo

En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas

de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con

las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de

condición, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviación o problema

identificado.

Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán sustentados en papeles de

trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la

opinión y el informe.

Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicación continua y

constante con los funcionarios y empleados responsables durante el examen, con el

propósito de mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas a fin de que

en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas

pertinentes.

5.3 Comunicación de resultados

La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la auditoría, sin

embargo ésta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditoría.

Está dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que

presenten la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados.

Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del informe borrador, el que

será elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el último día de trabajo

en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la lectura

del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables de las

operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente.

El informe básicamente contendrá la carta de dictamen, los estados financieros, las

notas aclaratorias correspondientes, la información financiera complementaria y los

comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditoría.

Como una guía para la realización del referido proceso, en cuadro adjunto se

establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relación al número de

días/hombre programados.

PAPELES DE TRABAJO Y EVIDENCIAS

La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los

hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia,

relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y claridad de los Papeles

de Trabajo, atendiendo a que la información de aquí se recoge está escrita siempre a

terceros que son los clientes de nuestro servicio.

En este artículo presentamos la importancia de ambos elementos, los requisitos de los

mismos, sus propósitos y elementos más importantes a tener en cuenta en su

confección para que demuestren las afirmaciones del auditor.

Evidencias

Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca

de la exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión.

El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos

del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad

de las manifestaciones financieras de la dirección y/o de la adecuación de las

actividades del Control Interno.

Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar

los juicios y conclusiones que formule el auditor.

Las evidencias se clasifican en:

Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las

actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de

documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la

evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la Auditoría Interna, debe ser

confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser

externas o internas a la organización.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores,

contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de

terceros.

Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros,

registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo,

planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relación con

los objetivos de la Auditoría Interna.

Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones

hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe

obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas.

Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la:

— confirmación por escrito del entrevistado;

— el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos

analizados; y

— comprobación posterior en los documentos.

Evidencia analítica: surge del análisis y verificación de los datos.

El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias

reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes

que pueden ser utilizadas.

También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios

del sector al que pertenece la organización.

Evidencia informática: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones,

instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la

confiabilidad de la evidencia informática, el Auditor Interno:

— Puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas

automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que

incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y

— si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o

comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales

o emplear otros procedimientos

Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a la suficiencia, competencia y

relevancia.

La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias

pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos

revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.

La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o

verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad.

Papeles de Trabajo

La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se

realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y

relevante mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como

base de la opinión del auditor.

Por consiguiente, la opinión del auditor depende de la obtención y evaluación de

evidencia suficiente, competente y relevante.

El estudio de las declaraciones de la administración y las características esenciales

para considerar válidos los datos y la información como evidencia de auditoría. Los

diversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la

administración, se evalúan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otras

características esenciales.

Son las diferentes técnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de

auditoría, la que se hará documentar en los procedimientos de auditoría con la

información revisada, bajo la forma de papeles de trabajo.

Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de

evidencia acumulada por el auditor.

Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos

utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los

papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos

aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones

pertinentes a que se llegó en el trabajo.

Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoría, los análisis,

los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de documentos

de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor.

Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada

en cintas películas u otros medios.

El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y

circunstancias de cada compromiso de auditoría.

Además, cada auditor, o Unidad de Dirección de Auditoría, tiene por lo general ciertas

preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo.

El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o

del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos

generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía para el trabajo,

en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y características de cada

trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar.

Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo

entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto

deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones que se presentan en el informe.

Los requisitos principales a tener en cuenta son:

expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la

Auditoría Interna;

incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para

la ejecución de la Auditoría Interna;

ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los

hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el

alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá

sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel;

suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no

haya mantenido una relación directa con la Auditoría Interna, esté en

capacidad de funda-mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su

revisión. No deben requerir de explicaciones orales;

ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como

evidencia. Deben contener índices y referencias adecuados; contener la

identificación del significado de las marcas de revisión utilizadas por los

Auditores Internos, en los casos en que éstas no estén establecidas

centralmente; y

contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean

pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de

trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por

la Ley.

Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva Auditoría Interna,

los papeles de trabajo deben conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la

que se analizará la conveniencia de conservar o no todos o una parte de éstos.

Propósitos de los papeles de trabajo

Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la

auditoría, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales de

estos son:

Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoría.

Proporcionar información que será incluida en el informe de auditoría.

Servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales,

fuente de información para futuras declaraciones y otros informes especializados,

solicitados por otros órganos de competencia y como guía para exámenes de auditoría

posteriores.

Opinión Del Auditor

“El dictamen debe contener la expresión de una opinión sobre los estados financieros

tomados en su integridad, o la aseveración de que no puede expresarse una opinión.

En este último caso, deben indicarse las razones que lo impiden. En todos los casos,

en que el nombre de un auditor esté asociado con estados financieros el dictamen

debe contener una indicación clara de la naturaleza de la Auditoría, y el grado de

responsabilidad que está tomando”.

Recordemos que el propósito principal de la Auditoría a estados financieros es la de

emitir una opinión sobre si éstos presentan o no razonablemente la situación financiera

y resultados de operaciones, pero puede presentarse el caso de que a pesar de todos

los esfuerzos realizados por el auditor, se ha visto imposibilitado de formarse una

opinión, entonces se verá obligado a abstenerse de opinar.

Por consiguiente el auditor tiene las siguientes alternativas de opinión para su

dictamen.

Opinión limpia o sin salvedades

Opinión con salvedades o calificada

Opinión adversa o negativa

Abstención de opinar

Etapas de la Auditoría

CONCEPTO DE ARCHIVO PERMANENTE

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se

dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de

baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que

han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica

en el tiempo.

Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histórica o continua relativos a la

presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de

información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. Este tiene

por objeto tener disponible aquel tipo de información que se requiere para conocer y

mantener un conocimiento permanente y actualizado sobre las distintas actividades o

hechos de la empresa auditada, que directa o indirectamente se relacionan con el

examen de sus estados financieros. Este archivo incluye todos aquellos datos y todos

los papeles que retengan por más de dos años, y por lo general esta información no es

preparada por el auditor, si no que se obtiene directamente del cliente, cada año debe

revisarse críticamente su información a fin de contener información de interés actual,

aquella que no sea necesaria examinar para la revisión de los años futuros deberá

transferirse a un archivo permanente inactivo