5.4. AUDITORIA INTERNA OPERACIONAL

5.4.1. DEFINICION

“Auditoría Interna Operacional”, corresponde al área dependiente

de la Gerencia General de DLI encargada de definir, desarrollar y

ejecutar todos aquellos procesos formales que permiten revisar,

conocer y validar el estado de los procesos productivos

operacionales, los procedimientos y la información vigente.

5.4.2. OBJETIVO

Velar y asegurar la validez de la información relacionada con el

inventario y gestión operacional de DLI – físico, sistema y

documental – en lo que respecta a cada uno de sus ítems como en

cada una de sus áreas operacionales.

5.4.3. FUNCIONES

Administrar y controlar los stocks de DLI y velar por la adecuada

realización de cada inventario Semestral.

Emitir informes de gestión operacional de DLI

Auditar toda la documentación de recepción (facturas), verificando la

correcta relación físico, de sistema y documental.

Controlar y autorizar la emisión de Guías de Despacho manuales,

previo V°B° de jefe de área solicitante.

Gestionar el cobro de mermas a transportistas

Auditar todos los elementos que se le defina (embalajes, productos

de mayor valor)

Auditar e informar respecto del servicio de distribución de

mercaderías que realiza DLI, a través de terceros, en cada sucursal

de la cadena.

Realizar “reposición forzada”, lo que implica apoyar y formalizar la

reposición esporádica de productos faltantes en zonas de Picking

Realizar proceso de Sloting

Realizar ajustes

Auditar el ingreso y recepción de proveedores en forma aleatoria o

dirigida

Auditar embalajes

Desarrollar estadísticas dirigidas al servicio de distribución DLI en las

sucursales de la cadena, informando a las distintas áreas las fallas o

alcances detectados en terreno.

Luego, para cumplir con el objetivo y funciones trazadas para el área

de Auditoría Interna Operacional, se hace la subdivisión funcional que

se muestra en el siguiente esquema:

Auditoría Interna Operacional

Auditoría Operacional

Control de Stock Estadísticas

5.4.4. CONCEPTOS

5.4.4.1. AUDITORIA OPERACIONAL

“Auditoría Operacional”, se refiere al control aleatorio o programado

que debe realizar el área sobre todas las actividades que impliquen

desplazamiento de productos y materiales. Equivale a la inspección

“rutinaria” de cantidades y calidades, en terreno; corrige

inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Auditar el efectivo ingreso de productos (calidad y cantidad) en el

área de Recepción. Auditoría debe velar por los productos (calidad y

cantidad) una vez que el personal del área de Recepción ha dado

por recibida la mercadería; Auditoría no debe participar en el

rechazo de productos defectuosos, pues esto debe ser garantizado

por las áreas de Recepción y Control de Calidad.

Controlar y visar el ingreso y salida de materiales y bienes de DLI.

Controlar el despacho efectivo de productos en el área de Despacho

DLI.

Auditar 10 % de bandejas en Despacho DLI.

Controlar bandejas en sucursales.

Control de Procedimientos.

5.4.4.2. CONTROL DE STOCK

“Control de Stock”, se refiere a la administración y control del

inventario DLI, corrige inmediatamente; emite informes. Esto incluye:

Programar y ejecutar Inventario cíclico

Coordinar Inventario Semestrall

Creación de direcciones para nuevos productos

Generar rotación de productos respecto de las direcciones según

estacionalidad u otros motivos

Realizar ajustes

Controlar inventario aleatorio (diario)

Auditar las medidas de longitudes y pesos de los productos

inventariados en DLI (aleatoria o programadamente). La medición

normal la realiza el área de control de calidad

5.4.4.3. ESTADÍSTICAS

“Estadísticas”, corresponde a la administración de la información para

la emisión de informes estadísticos periódicos.

En el recuadro adjunto se citan los informes emitidos por el área de

Auditoría DLI y sus frecuencias.

N° Informe Destino PeriodicidadDía Sem Mes Año

1 Stock por Sectores 1 – 2 – 3

2 Informes de Recepción 1 – 2 – 3

3 Nivel de Ocupación 1 – 2 – 3

4 Reposición 1 – 2 – 3

5 Estadística de Preparación 1 – 2 – 3

6 Preparación por Sectores 1 – 2 – 3

7 Tasa de Servicio DLI 1 – 2 – 3

8 Nivel de Servicio por Sucursal 1 – 2 – 3

9 Despacho a Regiones 1 – 2 – 3

10 Estadística de Embalajes Preparados DLI 1 – 2 – 3 – 4

11 Estadística de Embalajes Despachados Valorizado (Cubicaje)

3 – 5 – 6

12 Estadística de Errores de Picking 1 – 3 – 5 – 6

13 Valorización Errores de Picking 1 – 3 – 5 – 6

14 Estadística de Errores Sobrantes 1 – 3 – 5 – 6

15 Estadística de Errores Faltantes 1 – 3 – 5 – 6

16 Rancking de Errores por Persona 1 – 3 – 5 – 6

17 Informe de Canjes y Mermas Ingresados desde DLI 1 – 3 – 5 – 6

18 Informe de Embalajes, Unidades y Mts3 por Local 1 – 3 – 5 – 6

19 Informe de gestión Gerencial para comité 1

20 Informe de Ajustes 1 – 3 – 5 – 6

21 Cuadratura Check-In y Check-Out SAP 1 – 3 – 5 – 6

22 Reclamos de Locales 1 – 3 – 5 – 6

Notación:1 = Gerente General 4 = Supervisor de Tráfico y Distribución2 = Subgerencia de Logística 5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno3 = Jefe de Operaciones 6 = Supervisor de Preparación

N° Informe Destino PeriodicidadDía Sem Mes Año

23 Auditoría de Embalajes 1 – 3 – 5 – 6

24 Auditoría de Locales 1 – 3 – 5 – 6

25 Auditoría de foliado documentos recepción 1 – 3 – 5 – 6

26 Auditoría de valija recepción 1 – 3 – 5 – 6

27 Revisión Productos no Asignados 1 – 3 – 5 – 6

28 Envío Cobro Transportes 1 – 3 – 5 – 6

29 Seguimiento a Transportes 1 – 3 – 5 – 6

30 Informe General de Gestión Anual 1 – 3 – 5 – 6

31 Informe Embalajes Pendientes por Local (SAP) 1 – 3 – 5 – 6

Notación:1 = Gerente General 4 = Supervisor de Tráfico y Distribución2 = Subgerencia de Logística 5 = Jefe de Servicio al Cliente Interno3 = Jefe de Operaciones 6 = Supervisor de Preparación

5.4.5. PROCEDIMIENTOS

5.4.5.1. PLAN DE INVENTARIOS

GENERAL

Orden General del Centro de Distribución

Planificación de Actividades por Areas

Responsables por Areas

Designación de Equipos de Trabajo

Diseño y Puesta en Marcha de Software Control Stock

Planificación de Tomas Aleatorias de Inventarios

Inventario Selectivo

Control de Diferencias Negativas y Positivas

INVENTARIOS DIARIOS POR PASILLO

De acuerdo a programación mensual.

AUDITORIA DE RECEPCIÓN

Este procedimiento se realiza diariamente y considera varios tipos de

auditoria al área de recepción

Auditoria a proveedores

Auditoria a la calidad de recepcionista.

AUDITORIA A EMBALAJES DE PREPARACIÓN

Este procedimiento se realiza diariamente y su objetivo es el de

controlar la calidad de preparación, actualmente se audita el 9 % del

total de unidades que se preparan diariamente.

CONTROL TRÁFICO

Este procedimiento se realiza diariamente y considera el control de las

operaciones de trafico.

Control y solución de embalajes pendientes.

Control de cuadratura de jaulas.

Control aleatorio de bandejas en jaulas de despacho.

Control aleatorio de vehículos de transporte.(Revisión de candados

del vehículo y embalajes aleatorios).

Control de horarios

Control de empresas de transportes

DIFERENCIAS DE STOCK

Este es un procedimiento el que consiste en verificar y controlar todas

aquellas diferencias de stock que se producen en DLI. Es un proceso

diario y analizado por medio de un informe que indica los ajustes que

se realizan, este informe es revisado cada dos hora.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Con respecto a las medidas de seguridad se indican las siguientes.

Rotación completa de Guardias

Ingreso de personal competente en control y detección por cámaras

Plan de rotación trimestral de guardias

Propuesta de un cargo formal de seguridad interna

Análisis de contingencias

Responsables

CONTROL POR MEDIO DE DETECTOR DE METALES.

Esta medida se realiza diariamente y considera a todo el personal de

DLI que haga abandono de la instalación, este control se hace en los

dos puntos de salida. Primero a la salida del interior de la operación y

luego a la salida del recinto

CONTROL POR MEDIO DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN.

Cobertura en un 100 % del DLI las 24 horas del día.

Domos

Zoom

Vídeo 24 horas

Zonas perimetrales

Zonas Baldas

Zonas de tráfico

Zonas de Recepción

Zonas de Controlados

Incorporación de personal especializado en control de cámaras

PLAN DE CONTINGENCIA

Planificación en conjunto con áreas de informática Fasa y DLI para

evitar pérdidas de información por caídas de sistema:

Puesta en Marcha de UPS

Puesta en Marcha de Grupo electrógeno propio

Designación de responsables por pasillo, sector y áreas de control

Determinación de diferencias en el menor plazo posible para

solucionar

Selección del personal adecuado a estas responsabilidades

Coordinación con Operaciones DLI

5.4.5.2. PROCESOS QUE EVENTUALMENTE PUEDEN AFECTAR EL INVENTARIO DE DLI

RECEPCIÓN

Ingreso por unidad: Durante el ingreso de los artículos puede

existir el riesgo de ubicar los productos en pallet que corresponden a

almacenamiento.

Minimizar el riesgo: Demarcación en la recepción de los artículos

que ingresan por los distintos conceptos (layaut)

Estudio de mercado: Aprobación por más de una vez la misma

recepción.

Genera duplicidad de stock.

Minimizar el riesgo: Control de las aprobaciones de estudio de

mercado (planilla de cierre de aprobaciones).

Ingreso de productos:

(a) Mal conteo de los artículos al hacer la recepción.

(b) Digitación erronea al realizar la recepción.

(c)Olvido en la validación en la factura ( tiquet).

(d) Desorden en el ingreso de los artículos ( físico).

Minimizar el riesgo. Capacitación permanente a los recepcionistas.

Control a facturas de recepción verificando físico / sistema /

documento.

REPOSICIÓN

Reposición de artículos por medio del sistema “reposición”

(a) Recolección de artículos en almacenamiento.

(b) Traslado de artículos desde sectores de almacenamiento a

picking (vía sistema)

(c)Ajustes

Reposición de Pallet de los grúas horquilla.

(a) Traslado desde la recepción a almacenamiento.

(b) Traslado de reposición por sistema.

Reposición por ajuste.

(a) Reposición pre-proceso físico / sistema – sistema / físico.

Minimizar el riego. Revisión del ajuste contra la reposición física.

SLOTTING

(a) Error en el traslado de los productos desde una ubicación a otra.

(b) Error en la digitación de los movimientos.

Minimizar el riesgo. Controlar la digitación en forma diaria, y controla

los movimientos en forma diaria.

SERVICIO A CLIENTES

Solicitud de productos para las distintas filiales.

DEVOLUCIONES

La aprobación de los procesos debe ser diaria.

PREPARACIÓN

Error al realizar la preparación - PTL.

(a) Envío de productos sobrantes en los embalajes.

(b) Envío de productos faltantes a locales.

Embalajes pendientes.

(a) Embalaje no se encuentra en la jaula al momento de cuadrar.

(b) Desorden en el área de pulmones de trafico.

Minimizar el riesgo. Auditoria permanente y diaria a los embalajes

de preparación. Orden permanente en los sectores de preparación y

trafico.

5.4.5.3. CONTROL DE STOCK

OBJETIVO

Controlar y administrar el inventario en forma eficiente, evitar y

controlar mermas producidas en el centro de distribución por mal

manejo de los artículos.

TAREAS DIARIAS

Control de mermas de DLI.

Auditoria a los embalajes de preparación.

Auditoria a diferencias de despacho.

Control reposición.

Inventario a sectores de preparación según programa mensual.

Control de productos críticos.

Inventario de artículos críticos.

Mantenimiento de máximos en sector de preparación.

Control de diferencias de stock con casa matriz.

Reclamo de locales por diferencias de stock.

Control de embalajes en área de trafico.

Auditoria a vehículos de trafico.

Mantenimiento de maestro de factores.

5.4.5.4. PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTOS DE PROVEEDORES

OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es controlar la recepción de los

artículos al DLI.

PROCEDER

Para este efecto se procederá de la siguiente forma:

Todo documento recepcionado debe ser fotocopiado; el original

debe ser enviado a Casa Matriz y la copia debe quedar en DLI, para

ser revisada por el área de recepción, validando el área de Auditoria

sus correspondientes folios.

Es el registro diario del ingreso de productos a través de Recepción.

Cualquier diferencia será notificada al área de Recepción y Auditoria

Casa Matriz.

Cualquier anomalía presentada será solucionada en conjunto por

Recepción y Auditoria DLI

5.4.5.5. CONTROL OPERACIONAL DE RECEPCIÓN

Se entiende como concepto general de “Recepción” a todo aquel

proceso formal que permite el ingreso de cualquier producto definido

por la compañía proveniente desde un proveedor o desde otro origen

establecido. Bajo este esquema el área de Auditoria, audita y controla

los procesos críticos que en definitiva forman parte del ingreso directo

de productos a DLI. Los cuales se detallan a continuación.

Recepción de proveedores.

Recepción de productos críticos.

Calidad de los recepcionistas.

RECEPCIÓN DE PROVEEDORES

Una vez ingresado proveedores y recepcionados por el operario del

área, el auditor en forma aleatoria audita un proveedor en particular en

un 100% en el siguiente orden.

Ingreso del producto (chek-in) contra el físico (unidades).

Ingreso del producto (chek-in) contra factura.

Estado de los artículos.

Fecha de vencimiento de los artículos.

CALIDAD DE LOS RECEPCIONISTAS

El auditor al terminar la auditoria debe realizar la siguiente labor.

Generar informe de la auditoria (indicando las observaciones que se

encuentran).

Medir la calidad de la recepción en términos cuantificables

Unidades solicitadas/unidades recepcionadas.

Calidad de la palletización

El buen uso de este procedimiento es de absoluta responsabilidad del

área de Auditoria DLI.

5.4.5.6. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PRODUCTOS NUEVOS

Los siguientes puntos son los requisitos fundamentales para que

un producto sea ingresado en forma correcta al Centro de

Distribución:

Recepción debe informar al Departamento de Auditoría DLI,

Slotting el ingreso de productos nuevos.

Luego de esto Recepción debe solicitar a Slotting la

clasificación del producto.

Auditoría DLI se encarga de ingresar la clasificación al MP2,

a los productos solicitados.

Después de la asignación de la categoría al producto

solicitado, el Slotting debe crear la ubicación (ual) al producto,

tomando en cuenta su categoría.

Finalmente Auditoría y Slotting deben verificar la correcta

ubicación del producto para su despacho.

Para un buen resultado en la operación de creación de

categorías se deben seguir al 100% los puntos anteriores, como

procedimiento de ingreso de productos nuevos.

5.4.5.7. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA DE SUCURSALES

OBJETIVO

El Objetivo del presente procedimiento es el de Auditar la

preparación de pedidos en términos de calidad y exactitud realizados

por DLI.

Auditar la documentación que es enviada por DLI a las sucursales.

Auditar la calidad del servicio de transporte en las sucursales.

OBJETIVO DEL CONTROL

Asegurar al local que los envíos de mercadería que realiza DLI es

los que ellos han solicitado

Que la documentación que envía DLI sea la correcta.

Que el servicio del transporte este de acuerdo a lo establecido por

DLI.

Tomar medidas preventivas con respecto a los puntos anteriores

PROCEDIMIENTO

Se establece que DLI envíe auditores a revisar los pedidos que son

entregados a las diferentes sucursales de la cadena.

Responsable Actividad

Operativo de Servicio al Cliente Interno

1) Generar un informe en el que se indique cuales son las sucursales que tienen mayor cantidad de reclamos y bajo este criterio serán revisados en un 100 % las unidades, la documentación, y la calidad del servicio de transporte.

Operativo de Auditoría Interna DLI

2) Emitir un informe, una vez terminada la Auditoría, en el que se indique todas las novedades que se pudieran haber encontrado, a la vez se entregará una copia del informe al administrador de la Sucursal.

Si existiesen productos faltantes durante la Auditoría:3) Los artículos que están faltando en el pedido serán ajustados al local

con cargo a DLI.4) El envío de estos ajustes lo hará el área de auditoria de DLI al

departamento de existencias de Casa Matriz.Si existiesen productos sobrantes durante la auditoría:5) Ajustar a la Sucursal los artículos que sobran en el pedido.6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa

Matriz.

5.4.5.8. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PRODUCTOS A DLI

OBJETIVO

Normar y reglar cualquier requerimiento y movimiento de productos de

DLI, hacia las distintas áreas de Farmacias Ahumada S.A. con el

propósito de controlar y administrar de una manera óptima los stocks

A continuación se detalla los pasos a seguir, para la solicitud:

Responsable Actividad

Sólo las personas autorizadas

1) Hacer la Solicitud de Productos a DLI a través de e-mail, con copia a: Director Técnico DLI Jefe de Auditoría Coordinador de Auditoría

Operativo de Control de Calidad DLI

2) Recibir la Solicitud de Productos a DLI3) Chequear los stocks y preparar las solicitudes4) Enviar los productos al área de Canje y Devoluciones DLI.Si existiesen productos faltantes durante la Auditoría:5) Los artículos que están faltando en el pedido serán ajustados al local

con cargo a DLI.Si existiesen productos sobrantes durante la auditoría:6) Enviar los ajustes hacia el Departamento de Existencias de Casa

Matriz.

Operativo de Canje y Devoluciones

7) Realizar la salida de los productos a la parte solicitante, mediante guía computacionalNota: Solamente se emite una solicitud por día

Operativo de Auditoría DLI

8) Mantener en su poder una copia de la guía emitida por el área de Canje y Devoluciones como medida de supervisión y control de los movimientos realizados

Auditoría Casa Matriz 9) realizará la correspondiente facturación al área solicitante de los productos

5.4.5.9. PROCEDIMIENTO PARA PALLETIZACION

Es el proceso operativo a través del cual ciertos productos son

trasladados desde una ubicación de origen a una de destino, con el

propósito de generar una mayor disponibilidad de espacios en el centro

de distribución.

Este proceso tiene como objetivo optimizar los espacios del centro de

distribución en función de los requerimientos y necesidades de las

áreas de recepción, reposición y preparación.

El proceso operativo de palletización se desarrolla a través de tareas

de compactación, que le indican al operativo del área las ubicaciones

(o casillas) desde las cuales debe retirar productos para dejar espacios

libres y luego las ubicaciones en las que debe almacenar esos mismos

productos que retiró. Con el retiro de productos desde ciertas

ubicaciones, el sistema, a través del Operativo, libera espacios físicos

de aquellas direcciones que presentaban una subutilización del mismo

Para cumplir eficientemente con lo anterior, la realización de este

proceso es generado informáticamente por el sistema y ejecutado por

los trabajadores de DLI. Para esto el sistema requiere

permanentemente la información de las medidas de peso y volumen de

cada uno de los productos inventariados en DLI, permitiéndose con ello

cubicar y hacer los cálculos necesarios para generar los movimientos

de productos entre las distintas direcciones.

La compactación de productos se puede generar por sistema a través

de los volúmenes de los productos y el porcentaje de llenado de los

pallets. Conforme a los puntos anteriores, se generan tareas por

sistema. También se generan compactaciones por medio de procesos

forzados ó compactaciones forzadas, en donde por medio de ajustes

se cargan y descargan productos y así generar espacios disponibles.

El operativo y generador de tareas de compactación revisa los

porcentajes de llenado de los pallets de almacenamiento, y en base a

este análisis direcciona el trabajo a realizar; al Operador de grúa le

genera tareas para bajar pallets de almacenamiento que presentan

poco porcentaje de llenado. Luego el operativo toma la tarea y

reagrupa los productos.

5.4.5.10. PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO

CONTROL DE RECEPCIÓN

Objetivo:

El control a la recepción tiene como objetivo final el de poder asegurar

que todos los artículos ingresados al DLI se hagan en forma correcta

física y sistémicamente.

Tareas de control de recepción.

Auditoria de artículos protegidos.

Auditoria a proveedores.

Auditoria a operarios de chek-in

ALMACENAMIENTO

Objetivo:

Disponer y habilitar espacio físico y sistemático para cualquier

requerimiento del centro de distribución.

Tareas diarias:

Optimización de los espacios (palletización)

Orden de los sectores de almacenamiento.

Inventarios de acuerdo a programación.