AUDITORIAS INTERNAS EN SISTEMAS DE CALIDAD

NORMA ISO-19011:2002 NORMA ISO-19011:2002

BIENVENIDOSBIENVENIDOS.

1.1. Nombre:Nombre:

2.2. Empresa que Empresa que representa y puesto.representa y puesto.

3.3. Expectativas del curso.Expectativas del curso.

Al terminar el curso, el participante conocerá los lineamientos para la realización de una auditoría del sistema de gestión de calidad, así como su utilidad en el desarrollo de la organización.

Al terminar el curso, el participante conocerá los lineamientos para la realización de una auditoría del sistema de gestión de calidad, así como su utilidad en el desarrollo de la organización.

OBJETIVOOBJETIVO

AUDITORIAS INTERNAS EN SISTEMAS DE CALIDAD.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍAEVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de la auditoria y que son verificables

NOTA- La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de la auditoria y que son verificables

NOTA- La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

PROGRAMA DE AUDITORIAPROGRAMA DE AUDITORIA

Conjunto de una o más auditorías planeadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico .

Conjunto de una o más auditorías planeadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico .

HALLAZGO DE LA AUDITORIAHALLAZGO DE LA AUDITORIA

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

•Auditado:

Organización que es auditada•Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría• Equipo auditor

Uno o mas auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si es necesario•Conclusiones de la auditoría:Resultado de una auditoría, proporcionado por el equipo auditor

DefinicionesDefiniciones

COMPETENCIACOMPETENCIA

Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

CRITERIO DE AUDITORIACRITERIO DE AUDITORIA

Política, procedimiento o requisito utilizado como referencia. Política, procedimiento o requisito utilizado como referencia.

NO CONFORMIDADNO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito. Incumplimiento de un requisito.

ACCION CORRECTIVAACCION CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion indeseable.

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion indeseable.

CORRECCIONCORRECCION

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.Es directa al efecto y no a la causa.

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.Es directa al efecto y no a la causa.

ACCION PREVENTIVAACCION PREVENTIVA

Acción para eliminar las causas potenciales de no conformidades, defectos u otra situación a fin de prevenir su ocurrencia.

Acción para eliminar las causas potenciales de no conformidades, defectos u otra situación a fin de prevenir su ocurrencia.

PROCESOPROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

IMPORTANCIA DE LAS IMPORTANCIA DE LAS AUDITORÍAS DE CALIDADAUDITORÍAS DE CALIDAD

* Lleva a corrección de problemas ydefinición de acciones preventivas

* Requisito mandatorio

•Determinan el grado deDeterminan el grado de avance del sistema de calidadavance del sistema de calidad

* Identificar áreas de mejora

PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍAPRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA

• Principios de los auditoresPrincipios de los auditores:• a.   Conducta ética• b. Presentación imparcial • c.   Debido cuidado profesional

• Principios de la auditoría:Principios de la auditoría:• a.  Independencia• b.  Enfoque basado en las

evidencias

TIPOS DE AUDITORIAS.

De calidad.

Ambientales.De Seguridad.Otros.

SISTEMAS.Producto.Servicio.Proceso.

INTERNAS.(de 1a. Parte).

EXTERNAS.Por parte de un cliente (de 2a. Parte).Por parte de un organismo de certificación (de 3era. Parte).AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO

AUDITORIAS

AUDITORIASDE CALIDAD(ALCANCE)

AUDITORIAS DE SISTEMAS DE CALIDAD(MÉTODO EMPLEADO)

Fiscales.

TIPOS DE AUDITORIAS.

Sistema de

Calidad

Aquellas que abarcan a todas las áreas que conforman el sistema, a todos los niveles jerárquicos, y a todos los requerimientos de la norma .

Aquellas que abarcan a todas las áreas que conforman el sistema, a todos los niveles jerárquicos, y a todos los requerimientos de la norma .

De Proceso se refieren a una sola parte del sistema o a un sólo procedimiento. Por ejemplo, al proceso de compras o al procedimiento de evaluación de subcontratistas .

se refieren a una sola parte del sistema o a un sólo procedimiento. Por ejemplo, al proceso de compras o al procedimiento de evaluación de subcontratistas .

TIPOS DE AUDITORIAS.

Al servicioSe refieren a los servicios que recibimos; como mantenimiento a los medios de producción, equipos o instalaciones; o a los servicios que proporcionamos posteriores o anexos a la venta .

Se refieren a los servicios que recibimos; como mantenimiento a los medios de producción, equipos o instalaciones; o a los servicios que proporcionamos posteriores o anexos a la venta .

De Productose realizan a la materia prima, generalmente en las instalaciones del subcontratista, o bien al producto terminado al final de nuestras líneas de producción o en nuestros almacenes

se realizan a la materia prima, generalmente en las instalaciones del subcontratista, o bien al producto terminado al final de nuestras líneas de producción o en nuestros almacenes

CIRCULO DE CONTROL.

I. PLANEAR

II. HACERIII. VERIFICAR

IV. ACTUAR

ENFOQUE DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO

(“manera especificada de llevar a cabo un-Proceso” puede o no estar documentado

PRODUCTO(“Resultado de un

proceso”)

OPORTUNIDADES DE MONOTOREOY MEDICION

(Antes, durante y despues del proceso)

SalidasEntradas PROCESO(“Conjunto de actividades

Interrelacionadas”

EFFECTIVENESSOF PROCESS =Ability to achievedesired results(Focus of ISO 9001:2000)

EFICACIADE PROCESOS =Habilidad de alcanzar

Los resultados deseados(Enfoque de ISO

9001:2000)

EFFICIENCY OF PROCESS =

Results achieved vs resources used

(Focus of ISO 9004:2000)

EFICIENCIA DELOS PROCESOS=

Resultados Alcanzadosvs recursos usados

(Enfoque de9004:2000)

(IncluyeRecursos

* Nota – Esta es la definicion de proceso dada en ISO 9000Esto no necesariamente significa uno de los 6“procedimioentos documentados” requeridos por ISO 9001:2000

PROCEDIMIENTO

(“manera especificada de llevar a cabo un-Proceso” puede o no estar documentado

PRODUCTO(“Resultado de un

proceso”)

OPORTUNIDADES DE MONOTOREOY MEDICION

(Antes, durante y despues del proceso)

SalidasEntradas PROCESO(“Conjunto de actividades

Interrelacionadas”

EFFECTIVENESSOF PROCESS =Ability to achievedesired results(Focus of ISO 9001:2000)

EFICACIADE PROCESOS =Habilidad de alcanzar

Los resultados deseados(Enfoque de ISO

9001:2000)

EFFICIENCY OF PROCESS =

Results achieved vs resources used

(Focus of ISO 9004:2000)

EFICIENCIA DELOS PROCESOS=

Resultados Alcanzadosvs recursos usados

(Enfoque de9004:2000)

(IncluyeRecursos

* Nota – Esta es la definicion de proceso dada en ISO 9000Esto no necesariamente significa uno de los 6“procedimioentos documentados” requeridos por ISO 9001:2000

ENFOQUE DE PROCESOS

Ayuda a controlar, mantener y manejar el sistema. Asigna recursos y mejora el comportamiento de la organización. Desarrolla la confianza del personal. Es una base para la mejora continua.

Ayuda a controlar, mantener y manejar el sistema. Asigna recursos y mejora el comportamiento de la organización. Desarrolla la confianza del personal. Es una base para la mejora continua.

LA AUDITORIA INTERNA COMOLA AUDITORIA INTERNA COMO HERRAMIENTA DE LA ALTA DIRECCIONHERRAMIENTA DE LA ALTA DIRECCION

NORMAS DE REFERENCIANORMAS DE REFERENCIA

ISO-9000-2000 / NMX-CC-9000-2000 IMNC Sistema de gestión de la calidad vocabulario y fundamentos

ISO 19011:2000 / NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS.

Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de gestión de la calidad con los criterios de auditoria.

Determinar la efectividad del sistema de gestión de la calidad implantado para cumplir los objetivos de calidad especificados.

Dar la oportunidad al auditado de mejorar el sistema de gestión de la calidad.

Cumplir con requisitos reglamentarios.

Obtener el registro del sistema de gestión de la calidad.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOSPERSONAJES CLAVES DE UNA AUDITORIA

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOSPERSONAJES CLAVES DE UNA AUDITORIA

En auditorías de 1a. Parte.En auditorías de 2a. Parte.En auditorías de 3a. Parte.

EL CLIENTE.

EL AUDITADO

LOS AUDITORES DE CALIDAD

El auditor líder.Los auditores.Auditores expertos especializados.Auditores en entrenamiento.

EL CLIENTE.

SUS RESPONSABILIDADES:

Determinar el objetivo de la auditoría e iniciar el proceso. Determinar quién hará la auditoría. Determinar el alcance general de la auditoría. Determinar qué norma o documento será la referencia para conducir la auditoría. Determinar, en su caso, cuáles acciones de seguimiento se tomarán e informar sobre esto al auditado.

ES LA PERSONA U ORGANIZACIÓN QUE SOLICITA LA AUDITORÍA.

EL AUDITADOES EL ORGANISMO A SER AUDITADO.LA ADMINISTRACIÓN DEL AUDITADO TIENE LAS SIGUIENTES RESPONSABILIDADES:

Informar a los empleados involucrados sobre el objetivo y alcance de la auditoría. Asignar a los miembros del personal responsables de acompañar al equipo auditor. Proveer todos los recursos necesarios. Permitir el acceso a las instalaciones y al material evidencial. Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. Determinar e iniciar las acciones correctivas.

EL AUDITOR LIDER.ES LA PERSONA CALIFICADA PARA DIRIGIR UNA AUDITORIA DE CALIDAD Y ES RESPONSABLE DE TODAS LAS FASES DE LA AUDITORÍA.

OTRAS RESPONSABILIDADES COMPRENDEN:

Ayudar en la selección de los demás miembros del equipo auditor. Preparar el plan de auditoría. Representar el grupo auditor. Presentar el informe de auditoría.

LOS AUDITORES.

SUS RESPONSABILIDADES SON: Cumplir con los requisitos aplicables a la auditoría (objetividad, ética y eficiencia). Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría. Planear y ejecutar las responsabilidades designadas. Documentar las observaciones y las no conformidades. Informar los resultados de la auditoría. Mantener y salvaguardar los documentos de la auditoría. Cooperar y apoyar al auditor líder.

PERSONAS CALIFICADAS PARA REALIZAR AUDITORIAS DE CALIDAD.

GESTIÓN DEL PROGRAMA

Autoridad para el programa

Definición del programa

-objetivos y extensión-responsabilidades.-recursos-procedimientos

Implementación del programa de auditoría-evaluación de los auditores

-asignación de los equipos -dirección de actividades -registro

Seguimiento y revisión del programa

- identificación de las oportunidades de mejora

Competencia de los auditores

Actividades de auditoría

Mejora del programa de

auditoría

ADMINISTRACION DE LAS AUDITORIAS.

Determinar las normas aplicables para auditar. Determinar las normas de referencia que sirvieron de base para establecer el sistema de calidad. Contar con auditores calificados y su evaluación continua, de acuerdo con lo que establece la norma ISO- ISO-19011:2002. Contar con los procedimientos para asegurar que se dispone de los recursos adecuados para cumplir con los objetivos del programa de auditoría. Contar con planes y programas de auditoría. Contar con un código de ética. Definir a un responsable de la administración del plan y programa de auditoría.

PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

Se debe contar con un procedimiento del programa que contenga:

a.        la planificación y calendario de las auditorías;

b.        asegurar la competencia de los auditores

c.        realización de las auditorías

d.        seguimiento de la auditoria, si es aplicable

e.        mantenimiento de los registros

f.          seguimiento del programa y medición de su eficacia

g.        informar a la alta dirección de los logros

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Inicio de la auditoría-designación del auditor jefe-definición de los objetivos, alcance y los criterios de auditoría-determinación de la viabilidad de la auditoría-establecimiento del equipo auditor-establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

Realización de la revisión de la documentación- revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros y la determinación de su adecuación

Preparación de las actividades de auditoría in situ-preparación del plan de auditoría-asignación de tareas al equipo auditor-preparación de los documentos de trabajo

Realización des las actividades de la auditoría in situ-realización de la reunión de apertura-comunicación durante la auditoría-funciones y responsabilidades de los guías y los observadores-recopilación y verificación de la información-generación de los hallazgos de la auditoría-preparación de las conclusiones de la auditoría-realización de la reunión final

Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría-preparación del informe de auditoría-aprobación y distribución del informe de auditoría

Culminación de la auditoría-conservación de los documentos-final de la auditoría

Realización del seguimiento de la auditoría

LAS ETAPAS DE UNA AUDITORIA PUEDEN DIVIDIRSE EN:

INICIO

REVISIÓN DOCUMENTAL

PREPARACIÓN

AUDITORIA IN-SITU

INFORME

FIN

EL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

LA DIRECCIONO LOS ACCIONISTAS

AUDITORLIDER

AUDITORES AUDITADOS(personal de la empresa)

REUNION DE APERTURA DE LA AUDITORIA

SE LLEVA A CABO LA AUDITORIA

REUNION DE CIERRE DE AUDITORIA

ELABORACION DEL INFORME

DISTRIBUCION DELINFORME

RECIBE EL INFORMEDE AUDITORIA

DECIDE AUDITORIAY LIDER AUDITOR

FIJA OBJETIVO

INFORMA ALPERSONAL

FIJA ALCANCE, PROFUNDIDAD Y FECHASCON LA ASESORIA DEL AUDITOR LIDER

SELECCIONA ALGRUPO AUDITOR

ANALIZAN LA DOCUMENTACION DELSISTEMA DE CALIDAD

ELABORA EL PLANDE AUDITORIA

SE LES NOTIFICA EL PLAN DE AUDITORIA

ELABORAN LOS DOCUMENTOS DE TRABAJOPARA LLEVAR A CABO LA AUDITORIA

PLANEACION

EJECUCION

INFORME

1

2

APRUEBAAL GRUPOAUDITOR

APRUEBAEL PLAN DEAUDITORIA

SON NOTIFICADOSDE LA AUDITORIA

PLANEACION DE UNA AUDITORIA

Determinación del objetivo de la auditoría. Alcance de la auditoría. Selección del equipo auditor. Identificación, obtención y análisis de la documentación del Sistema de Calidad. Elaboración de la documentación para llevar a cabo la auditoría. Elaboración del plan y programa de la auditoría. Notificación.

ESTA ETAPA INCLUYE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES:

OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA.

Evaluar si el Sistema de Calidad está implantado y listo para recibir una auditoría de certificación de acuerdo a ISO 9000.

Evaluar el funcionamiento del área de inyección de plásticos de la gerencia de producción.

PARA UNA EMPRESA DE MANUFACTURA, LOS OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA PUEDEN SER:

OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA.

Evaluar si el Sistema de Calidad está implantado y listo para recibir una auditoría de certificación de acuerdo a ISO 9000:2000.

Evaluar la satisfacción de los clientes respecto al servicio prestado por la empresa.

PARA UNA EMPRESA DE SERVICIOS, LOS OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA PUEDEN SER:

PREPARACION

•Recabar la documentación relacionadacon la auditoría,•La norma en la que se basa la auditoría,•Las secciones del manual quecorrespondan,•Leer la documentación,•Prepara el material de auditoría,• Listas de verificación,• Los formatos de no conformidad,•Cuaderno de notas,•Plumas, lápices, borrador, etc;•Logística.

FORMATO PARA UNA LISTA DE VERIFICACION.

Logotipo de la

empresa

LISTA DE VERIFICACION Hoja____de______

Area de la empresa Personal entrevistado Auditor

Cumplimiento

de la actividadCriterio

NúmeroRequisito

NE E D C I NA Cal

Comentarios

Y

Observaciones

4.3 Revisión de contrato

1) Muestre si se han

establecido procedimientos

documentados para la

revisión del contrato.

NE=No existe E= Existe D=Documentado C=Documentado y conocido I=Documentado e

implantado NA=No aplica Cal=Calificación

FORMATO PARA NO CONFORMIDADES.Logotipo de la empresa Informe de no conformidad y

acción correctivaFecha:

Documento de referencia Criterio de la norma.

Descripción de la no conformidad:

Auditor(Nombre y firma)

Representante de la empresa(Nombre y firma)

Acción correctiva tomada por la empresa

Descripción de la acción correctiva:

Fecha de terminación de laacción correctiva:

Representante de la empresa:(Nombre y firma)

La Dirección:

Descripción de la acción emprendida para evitar que se repita la no conformidad:

Fecha para concluir la acción Representante de la empresa:(Nombre y firma)

La Dirección.

FORMATO PARA INFORME DE AUDITORIA.

Compañía:INFORME DE AUDITORIA

Inf. No._________

Hoja: X de XX

Tipo de Auditoría:___________________________________Fecha de Auditoría:____________________________

Equipo Auditor:____________________________________________

Area o Departamento Auditado:_______________________________

Personal Contactado:________________________________________________________________________________________________________________

Fecha de la Auditoría Anterior:_______________________

Referencia de la Auditoría Anterior__________________________

Resumen de la Auditoría:______________________________

EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA.

ACTIVIDADES EN EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA:

Reunión de apertura. Auditoría. Preparación del informe de no conformidades. Reunión de cierre.

OBJETIVOS DE LA REUNION DE APERTURA.

LOS OBJETIVOS DE ESTA REUNION SON:

Confirmar el objetivo y alcance de la auditoría. Revisar el programa y las reglas del juego. Establecer los canales de comunicación entre el equipo auditor y los auditados. Confirmar que los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor están disponibles:

Acompañantes. Lugar para reunión de auditores. Horarios de comida.

Confirmar las horas y fechas para la reunión de cierre y para las reuniones intermedias del equipo auditor y la alta gerencia del auditado. Aclarar dudas.

EJEMPLO DE UNA AGENDA.

Presentación de los asistentes. Explicación del objetivo y alcance de

la auditoría. Revisión y aprobación del programa

propuesto y sus responsables. Identificación de los guías de los

auditores. Aclaración de dudas.

TECNICAS DE AUDITORIA

Entrevista personal.

Revisión documental.

Rastreo.

Observación directa.

Punto profundo (microcosmos).

TECNICAS DE AUDITORIA

Entrevista personal.Esta técnica consiste en hacer cuestionamientos directos al auditado sobre el tema que corresponda.

En la formulación de las preguntas, generalmente se inician con un verbo en segunda persona o con los términos: qué, quién, cómo, cuándo, dónde.

Ejemplo:

¿Quién autoriza la liberación del producto fuera de especificación?

¿Tiene un procedimiento escrito para el control de producto no conforme?

¿Dónde conserva los registros de calidad?

¿Cómo interpreta la política de calidad?

¿Qué hace cuando la temperatura supera los 30° C?

Propósito

Es una guía o recordatorio de las actividades a ser auditadas.

Asegura el alcance de la auditoria.

Facilita al auditor líder la identificación del objetivo y las áreas que cada auditor debe auditar.

Mantiene la continuidad de la auditoria.

Ayuda al auditor líder, para seguir o cambiar el curso de la auditoria cuando se vuelve improductiva.

Es un documento que contiene por escrito datos o preguntas de soporte basadas en la estructura documental del sistema de calidad, que permiten al auditor obtener información sobre las áreas o actividades a auditar (auditoria interna) y en las auditorias externas, las preguntas son acordes a las cláusulas de la norma ISO vigente.

Es un documento que contiene por escrito datos o preguntas de soporte basadas en la estructura documental del sistema de calidad, que permiten al auditor obtener información sobre las áreas o actividades a auditar (auditoria interna) y en las auditorias externas, las preguntas son acordes a las cláusulas de la norma ISO vigente.

LISTA DE VERIFICACION

Contenido

Objetivo de la auditoria

Organización u organismo que se audita.

Nombre y área de la persona auditada.

Fecha de auditoria.

Número de auditoria.

Puntos específicos a auditar (preguntas).

Calificación de la respuesta.

Observaciones (anotar la evidencia objetiva que se revisó y los comentarios acerca de la entrevista).

LISTA DE VERIFICACION

PREGUNTAS PARA UNA LISTA DE VERIFICACION.

ISO 9001-2000/NMX-CC-9001-2000 IMNCCriterios Preguntas

5.0 Responsabilidad de la Dirección.5.3 Política de Calidad.La alta dirección debe asegurarse de que

la política de la calidad:a) es adecuada al propósito de la

organización;b) incluye el compromiso de cumplir con los

requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad;c) proporciona un marco de referencia para

establecer y revisar los objetivos de la calidad;d) se comunicada y entendida dentro de la

organización; ye) es revisada para su continua

adecuación.

5.0 Responsabilidad Directiva.5.3 Política de Calidad.1. ¿Se ha asegurado la alta dirección de que la política de calidad es adecuada al propósito de la organización?2. ¿Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad?3. ¿Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad?4.- ¿Es comunicada y entendida dentro de la organización?5.- Preguntar a 2 personas de cada área para saber si conocen y entienden la política de calidad

Documento(s) de referencia: Código y nivel de revisión: Fecha:Nombre del auditado: Ubicación:Auditor(es): Líder auditor: Pág. ____ de ___

Elemento Requisito / pregunta E NE NA Observaciones ----

No. de preguntas por columna

Calificación = ________ / _______ * 100 = ______% Implant.

Lista De Verificación

NE =No existe.

E = Existe.

NA = No aplica

FORMATO PARA UNA LISTA DE VERIFICACION

TECNICAS DE AUDITORIA

Revisión documental.

Esta técnica es empleada para corroborar que el documento analizado, está cumpliendo con lo establecido por el de mayor nivel que él, o por la legislación o reglamentación al respecto.

Ejemplo, se revisa el manual de calidad para verificar si está descrito el alcance del sistema, la justificación de las exclusiones, que estén contenidos los procedimientos requeridos o por lo menos referencia de los mismos y la descripción de la interacción entre los procesos.

TECNICAS DE AUDITORIA

Rastreo.

Esta es una técnica empleada para reconstruir la historia de algo, o de alguien. Consiste en revisar los registros que se tienen, relativos a lo que se quiere revisar y puede irse hacia delante o hacia atrás o hacia el lado en donde está aquello que quiera evaluarse.

Ejemplos:

•Revisar la lista de auditores calificados y los requisitos para su calificación, solicitar los expedientes de los auditores y revisar si están las evidencias de todos los requisitos.

•Tomar una queja de un cliente y revisar los registros de las acciones tomadas hasta el cierre de la problemática.

•Tomar un pedido y revisar todos los registros hasta la entrega del producto al cliente.

•Revisar en los equipos de inspección, medición o prueba la etiqueta de vigencia de su calibración así como su reporte de calibración.

TECNICAS DE AUDITORIA

Observación directa.

Esta técnica consiste en observar o ver con profundidad y determinar en las áreas auditadas: ¿Cómo se hacen las cosas?, ¿Cómo están? o ¿Cómo se hace?

Ejemplos:

•Recorrer los almacenes y observar las estibas.

•Que se tomen las muestras en la forma y cantidad consignadas en le método de trabajo.

•Observar a un operador de una línea de producción y apreciar las actividades que realiza y si existe un procedimiento, instrucción o cualquier otro tipo de documento, hacer la confrontación.

•Ir a las áreas de cuarentena y verificar que existan las marcas en el piso y los rótulos de identificación que por escrito se establezcan.

TECNICAS DE AUDITORIA

Punto profundo (microcosmos).Esta consiste en acudir a cada área de la empresa y en ella evaluar todos los requisitos de la norma que tiene que ver con ella.

Ejemplos: En el área de calidad preguntar y pedir evidencia de:

•La satisfacción de los requisitos del cliente , legales y reglamentaros.

•Como interpreta la política de calidad.

•La información con que participa en las revisiones de la dirección.

•Cómo supervisan, miden y analizan los procesos.

•Se tiene alguna participación en la evaluación de proveedores.

•Los registros de las inspecciones y pruebas.

Una vez identificado el hallazgo:Una vez identificado el hallazgo:

Debe ser:- Concisa-No dar nombres para evitar asignación de culpas- Evitar sarcasmosDebe al menos contener:- Fecha- Número de no conformida (consecutivo)- Indicar el área auditada

RedacciónRedacción de la no conformidad de la no conformidad

RedacciónRedacción de la no conformidad de la no conformidad

- Requisito que se audito - Detallar las evidencias encontradas- Indicar la discrepancia- Si se tomo un documento/procedimiento como base indicarlo.- Firma del auditor/auditor líder

• Al finalizar la auditoría el auditor líder reúne la información recabada por cada auditor y redactará, firmará y entregará el reporte de la auditoría

EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA.

REUNION DE CIERRE.

DESARROLLO DE LA REUNION:

Agradecimiento. Enfatizar que no fue un examen total. Presentación de no conformidades. Solicitud del plan de acciones correctivas. Fecha compromiso de la entrega del informe de la auditoría.

INFORME DE LA AUDITORIA.

ESTA ETAPA DE LA AUDITORIA TIENE COMO PROPOSITO, LA ELABORACION Y EMISION FORMAL DEL INFORME DE LA AUDITORIA REALIZADA.

Contenido del informe.

Distribución.

Terminación de la auditoría.

CONSISTE DE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES:

CONTENIDO DEL INFORME.• Alcance y objetivo de la auditoría.• Detalles del plan de auditoría.• Identificación del equipo auditor y de los representantes del auditado.• Identificación de la organización auditada.• Fecha de auditoría.• Identificación de los documentos de referencia (norma de referencia, manual de calidad).•La lista de distribución del informe de auditoría.•Resultados de la auditoría, tales como: No conformidades.

Apreciación del equipo auditor sobre la extensión de cumplimiento del auditado con los documentos de referencia.La capacidad del sistema para lograr los objetivos.

En esta fase se inicia cuando se detectan no conformidades en una auditoría:–  El auditado elabora un plan

de acciones correctivas para subsanar las no conformidades detectadas. Este plan podrá no ser aceptado.

Seguimiento

Seguimiento– El plan de acciones correctivas,

deberá contener las fechas de la puesta en práctica de cada acción.

– Si las acciones puestas en práctica, no corrigieron de raíz la problemática antes detectada, se hará necesario otro seguimiento

SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS.

Proceso de seguimiento de acciones correctivas (auditorías internas)

DIRECCION OACCIONISTAS

GERENTE DEASEGURAMIENTO

DE CALIDADAUDITOR LIDER AUDITORES DEPARTAMENTOS

AUDITADOS

Recibe el informe y cierrede la operación

Determina accionescorrectivas y fecha de

terminación

Acciones para corregir yevitar su no recurrencia

Recibe el informe y cierrede la operaciones

Determina acciones defondo

2

2

1

FIN

FIN

Informe final de auditoría

Solicitud de accionescorrectivas

Recibe informe decorrección

Solicitud de accioneseficaces

Solicita respaldo

Reciben informe

Reciben informe

Reciben informe

Recibe solicitud derespaldo y actúa

SI

NO

SI

NO

¿se cumple?

¿Se cumple?

Auditoría de seguimiento

CONTROL DE LOS INFORMES DE AUDITORIA.

CONTROL DE LOS INFORMES DE AUDITORIA

Informe deAuditoría

No.

Tipo deAudito-

ríaAuditorLíder

FechaAuditoría

Crite-rios

audita-dos

Fechaentrega

deinforma-

ción

Noconfor-

midades

Compañía,Depto. o

Areaauditada

PROGRAMA DE AUDITORIAS.

OBJETIVO: ALCANCE: CRITERIOS:AÑO

PROCESOS POR AUDITAR MES

S/T 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 5 12 19 26SEMANA NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Revisión de la direcciónControl de documentos y registrosComprasControl de productos fabricadosServicioInspección y PruebaGestión de los recursosMedición y análisisGestión de los recursosAcciones correctivas y preventivasAlmacenamiento y entrega

Programa de auditoría aprobado: _________________________________________AUDITORIA EXTERNA

Fecha de revisión del programa: _______ _______ ________

(Gerente del Aseguramiento de Calidad)

FIGURA 1. PROGRAMA DE AUDITORIAS.

ENERO2007

DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDADPROGRAMA DE AUDITORIA

NOVIEMBRE DICIEMBRE2006

FEBRERO

COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES.

Calidad

Conocimientos y habilidades específicos de calidad

Conocimientos y habilidades genéricos

Educación Experiencia Formación Experiencia Laboral como auditor en auditorías

Atributos personales

COMPETENCIA

CUALIDADES PERSONALES

•Ético: imparcial, sincero, honesto y discreto;

•De mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

•Diplomático: con tacto en las relaciones con las personas

• Observador: activamente consciente del entorno físico y las actividades

•Perceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;

•Versátil: se adapta fácilmente a diferentes situaciones

•Tenaz: persiste, orientado hacia la consecución de los objetivos;

•Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos

•Seguro de sí mismo: actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

CUALIDADES PERSONALES

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Genéricos

1. Principios, procedimientos y técnicas de auditoría

2. Documentos del sistema de gestión y de referencia.

3. Situaciones de la organización.

4. Leyes, códigos, reglamentos y otros requisitos aplicables

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS LIDERES AUDITORES

1. Planificar y hacer uso eficaz de los recursos

2. Organizar y dirigir a los miembros del equipo

3. Liderar con el fin de alcanzar las conclusiones

4. Prevenir y resolver conflictos

5. Preparar y completar el informe de la auditoría

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ESPECÍFICOS.

1. Métodos y técnicas relativas a la calidad

(terminología; principios de gestión y herramientas de gestión).

Procesos y productos, incluyendo servicios

terminología específica; características técnicas de los procesos y productos; procesos y prácticas del sector)

EDUCACIÓN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR.

Educación.- suficiente para tener los conocimientos y habilidades descritas.

Experiencia laboral.- Se sugiere en áreas técnicas, de gestión o profesional que hayan implicado ejercicio del juicio, resolución de problemas y comunicación. Preferente en un puesto donde se desarrolle conocimiento y habilidades en gestión de la calidad.

Entrenamiento teórico.- formación como auditor.

Experiencia práctica- tener experiencia, bajo la guía de un auditor competente

COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES.

Criterio Auditor Auditor jefe

Educación Secundaria Secundaria Experiencia laboral 5 años 5 años Experiencia laboral en Gestión de la Calidad

Al menos 2 años de 5 total Al menos 2 años de 5 total

Formación como auditor

40 horas de formación en auditoría

40 horas de formación en auditoría

Experiencia en auditorías

4 auditorías completas con un total de al menos 20 días de experiencia en auditoría como auditor en formación. Las auditorías deberían ser dentro de los últimos 3 años consecutivos

3 auditorías completas con un total de al menos 15 días de experiencia en auditoría como auditor en formación.

Las auditorías deberían ser dentro de los últimos 2 años consecutivos

ETAPAS DE LA EVALUACIÓN DE AUDITORES .

INFORMESINFORMES

Teléfono: 53 22 07 00

Ext. 3043

Fax: 53 22 07 35

LADA sin costo 01-800-216-9125

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Correo electrónico:

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GRACIAS POR SU PARTICIPACION