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Procedimiento de Auditoras Internas

Autorizacin:Julio / 2012

Revisin:V1 / 20-Julio-12

Pertenece a: SGAC

Nivel del documento: ProcedimientoNo. hoja:11de14

REVISO

PuestoPersona que ocupa el PuestoFirma

Instructor del SGACLic. Luis Enrique Cruz Soriano.

APRUEBA

PuestoPersona que ocupa el PuestoFirma

Representante Legal TEC S.A. de C.V.Ma. Esther Hernndez Romn

AUTORIZA

PuestoPersona que ocupa el PuestoFirma

Gerente Administrativo TEC S.A. de C.V.Arq. Jos Domingo Castro Jurez

MEMORIA DE CAMBIOS

Revisin FechaDescripcin

XX

DD/MM/AA

7/03/201212/04/201212/05/2012

15/07/2012 Se modifico el nombre de coordinador del SGAC. Se elimino el cdigo de documento del manual de SGAC. Se cambio el logotipo de documento del manual de SGAC. Se modifico fecha de revisin y autorizacin.

1.0 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la planeacin, desarrollo, cierre, reporte y seguimiento de las auditorias realizadas al Sistema de Gestin y Aseguramiento de la Calidad (SGAC) implementado en Terraceras, Estudios y Construcciones S.A. de C.V. (TEC S.A. de C.V.), con el fin de proporcionar la informacin acerca de las reas de oportunidad detectadas durante las auditoras, asegurndose la eficaz aplicacin y mejora del Sistema de Gestin y Aseguramiento de la Calidad.2.0 ALCANCE

Aplicable a todos los procesos del SGAC de Terraceras, Estudios y Construcciones S.A. de C.V. (TEC S.A. de C.V.).3.0 RESPONSABILIDADES ASIGNADAS

Director GeneralGerente Administrativo

Jefe de rea

Supervisor/ Coordinador de rea

Tcnico de rea

Auxiliar Especializado (solo los que apliquen)

Auditores Internos4.0 DEFINICIONES

SGAC: Sistema de Gestin y Aseguramiento de la Calidad.

Manual de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato especfico.

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.

Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.

Auditado: Organizacin que es auditada.

Cliente de la Auditoria: Organizacin o persona que solicita una auditoria.

Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. (SAC) Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. (SAP)

5.0 DESARROLLO

Para administrar las auditoras, se realiza un Programa de Auditoras Internas (ver anexo 1), que una vez que es aprobado por el Director General se lleva a cabo retroalimentando el avance de manera mensual a travs de e-mail emitido por Representante de la Direccin con la informacin que le proporcionan los equipos auditores.

Los criterios de auditoria se limitan a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008 con las exclusiones indicadas en el Manual de Gestin de Calidad. Y la metodologa para llevarlas a cabo se cubre con las actividades indicadas en el presente procedimiento.

Las auditoras internas son realizadas por auditores internos quienes laboran en Terraceras, Estudios y Construcciones S.A. de C.V. (TEC S.A. de C.V.) y que han sido capacitados para tal fin.

El Director General y los dueos de los procesos son los responsables de recibir la auditoria, as como de que se tomen acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, en caso de ser encontradas, a travs de fechas que son definidas y cumplidas en tiempo y forma.

La planeacin, realizacin de auditoras, verificacin, seguimiento, responsabilidades y requisitos desde su inicio hasta el informe de resultados as como el mantenimiento de sus registros se definen a continuacin en las siguientes actividades:

5.1 INICIO DE LA AUDITORIA.

5.1.1 El Representante de la Direccin.

5.1.1.1 De acuerdo con el Programa de Auditoras autorizado por el Director General (Anexo1), inicia la realizacin de la auditoria interna y define las herramientas, sin embargo si un cliente de auditoria solicita ser auditado o el Gerente de planta solicita una auditoria antes de la programada, se agrega al programa de auditoras internas.

5.1.1.2 Coordina a los Auditores Lideres (Ver Anexo 2) para llevar a cabo la auditoria correspondiente, reunindose con ellos de manera anticipada a la Reunin de apertura.

5.1.1.3 Notifica la realizacin de la Reunin de apertura, especificando a los involucrados la realizacin de la auditoria interna, as como su alcance.

5.1.1.4 Realiza la Reunin de apertura de la auditoria a los involucrados dando a conocer, entre otros: los objetivos, el alcance y criterios de la auditoria, estableciendo la comunicacin entre el (los) auditor(es) y lo(s) auditado(s).

5.1.1.5 Al mismo tiempo informa al Equipo Auditor y el rea que le corresponde auditar, solicitando se brinden las facilidades necesarias.

5.1.1.6 Durante la realizacin de la auditoria mantiene comunicacin con los Lderes de los equipos auditores para dar seguimiento a la realizacin de la misma.

5.1.1.7 Al final de la auditoria lleva a cabo la Reunin de cierre de auditoria dando a conocer las no conformidades que se encuentren al sistema y solicitando a los responsables las fechas compromiso en las que se llevara a cabo la correccin necesaria. Estableciendo un mximo de 30 das hbiles para las no conformidades menores y mayores., Para acciones que tengan que ver con autorizaciones, compras, finanzas, inversiones, costos, etc., la fecha compromiso la define el Director General.

5.1.1.8 En conjunto con los Lderes auditores da seguimiento al cumplimiento de las fechas.

5.1.1.8.1 Cuando una fecha compromiso no es cumplida, solicita al dueo del Proceso y/o responsable de la accin una nueva fecha de realizacin y el motivo del no cumplimiento (sea o no justificado el atraso), informando al representante de la Direccin el cul a su vez le reporta al Gerente de Planta para involucrarlo en el seguimiento y cumplimiento.

5.2 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN: 5.2.1 Los Equipos Auditores:

5.2.1.1 Revisan la disposicin e integridad de la documentacin necesaria para la Auditoria a realizar y determina si es posible continuar al siguiente paso. De lo contrario el lder auditor del equipo que encuentre dificultad se lo hace saber al Representante de la Direccin y al responsable del rea auditada para que le proporcione la documentacin que haga falta.

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA.

5.3 REUNIN DE APERTURA: 5.3.1 El Equipo Auditor. (Solicita)

5.3.1.1 Al Representante de la Direccin, realice la convocatoria a la Reunin de Apertura, a la cual deben asistir todo el personal que intervenga en el SGAC, as como el Director General de TEC S.A. de C.V., Dueos de los procesos, Representante de la Direccin, Equipo auditor, entre otros.

5.3.1.2 El Representante de la Direccin informa la fecha de auditoria, as como el rea a ser auditada, y las actividades que realizar el equipo auditor, se establece la comunicacin y se aclaran las dudas entre los asistentes. Todos los presentes deben firmar el formato de Reunin de Apertura / Cierre de Auditoria Interna. (Ver anexo 3)

5.4 REALIZACIN DE AUDITORIA:

5.4.1 Una vez terminada la reunin de apertura, el equipo auditor procede a realizar las actividades de auditoria. El equipo auditor puede realizar visitas a las diversas reas del proceso, entrevistas al personal, recopilacin y verificacin de informacin, observacin de actividades, revisin de documentos, etc. La persona responsable de recibir y guiar a los auditores es el Representante de la Direccin, cuya funcin es la de proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la informacin, pero no interfiere ni influye en la realizacin de la auditoria. Apoyndose en la carpeta que incluye una copia controlada de todos los documentos del Sistema de Gestin y Aseguramiento de Calidad, y de la Lista de Verificacin de Auditoria Interna (ver anexo 4).

5.5 HALLAZGOS DE AUDITORIA: 5.5.1 El Equipo Auditor.

5.5.1.1 Genera los hallazgos de auditoria, los cuales son revisados e informados en el momento con el auditado y registrados debidamente, utilizando para ello la lista de verificacin antes citada. (Ver anexo 4).

5.6 CONCLUSIONES DE AUDITORIA: 5.6.1 El Equipo Auditor.

5.6.1.1 Elabora las Conclusiones de Auditoria Interna en el formato establecido, clasificando las no conformidades en menores y/o mayores, dependiendo de la afectacin al sistema.

5.6.1.2 Elabora adems el formato de Solicitud de Acciones Preventiva/Correctiva, en el cual se detallan la no conformidad y se indica la afectacin al sistema.

5.6.1.3 Entrega original al Representante de la Direccin y/o Instructor SGAC as mismo les entrega un juego de copias al gerente del rea auditada el mismo firma en los originales de recibido y enterado.

5.6.2 El Lder Auditor junto con el Representante de la Direccin e Instructor SGAC.

5.6.2.1 Elaboran el resumen de la auditoria (Ver anexo 5), el cual sirve para determinar el % de cumplimiento a nivel empresa en cada uno de sus puntos establecidos en la norma.

5.7 REUNION DE CIERRE: 5.7.1 El Equipo Auditor. (Solicita)

5.7.1.1 Al Representante de la Direccin, realice la convocatoria a la Reunin de Cierre, en la que deben estar presentes, las mismas personas que en la reunin de apertura de preferencia o designen un representante de su rea y/o proceso que est presente.

5.7.1.2 El equipo auditor presenta sus conclusiones junto con los hallazgos de auditoria en la Reunin Final de Cierre de Auditoria (ver anexo 3). Todos los presentes deben firmar el formato de apertura / cierre de auditoria interna.

FINALIZACION DE LA AUDITORIA. 5.8 INFORME DE AUDITORA: 5.8.1 El Equipo Auditor.

5.8.1.1 Prepara, aprueba y entrega para su visto bueno el Informe de Auditoria Interna al Representante de la Direccin, y finalmente, dicho informe se presenta en las reuniones de revisin por las Gerencias.

5.8.1.2 Se entregan el informe y los formatos de acciones correctivas y preventivas para su resguardo al Instructor SGC.

5.8.1.3 El Representante de la Direccin convoca a una junta a los Gerentes de cada rea, para analizar los hallazgos encontrados.

REALIZACION DE ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA. 5.9 SEGUIMIENTO: 5.9.1 En esta etapa de seguimiento, se realiza teniendo reuniones peridicas el auditor con el auditado, convocadas previamente notificndole la fecha, hora, lugar de la reunin (es), que sean necesarias, para verificar el avance, sin sobre pasar la fecha lmite de cumplimiento indicado en el punto 5.1.1.7

5.9.2 Las solicitudes de acciones concluidas satisfactoriamente se dan a conocer a los Jefes de rea. Si se encuentra que la solicitud de accin preventiva y/o correctiva, no cumple con los requerimientos de la norma, el Auditor, en conjunto con Lder Auditor, se renen con el Representante de la Direccin y el Director General, quienes le darn seguimiento a esta solicitud de accin, hasta que sea concluida.

6.0 REGISTROS

Nombre del formatoResponsable de resguardoTiempo de resguardo

Programa Anual de Auditora InternaInstructor SGAC1 aos

Reunin de Apertura / Cierre de Auditoria InternaInstructor SGAC1 aos

Lista de verificacin de Auditoria InternaAuditores lideres / Auditores1 aos

Formato de resumen de AuditoraInstructor SGAC1 aos

7.0 DIAGRAMAS

Flujo grama de Auditoras Internas

Anexo 1

Formato de Programa Anual de Auditoria Interna

Formato Programa Anual de Auditoras Internas del SGAC

Autorizacin:Mes / Da

Revisin:Vx / Da-Mes-Ao

Nivel del documento: FormatoNo. hoja:1de1

Revisin No. Fecha de revisin

PROCESO A AUDITARENEFEBMARABRMAYJUNJULAGOSEPOCTNOVDIC

DIRECTOR GENERAL

CALIDAD

INGENIARA INDUSTRIAL

RECURSOS HUMANOS

COMPRAS

SEGURIDAD E HIGIENE

MES DE AUDITORIA

AREA AUDITADA

Elaboro: Lic. Luis Enrique Cruz Soriano Instructor SGAC

Reviso: Arq. Jos Domingo Castro Jurez Representante de la direccin

Autorizo: Ma. Esther Hernndez Romn Director General

Anexo 2Formato de Reunin de Apertura y Cierre de Auditora Interna

Registro de asistencia (Reunin de Apertura y Cierre de Auditoras Internas)

Autorizacin:Mes / Da

Revisin:Vx / Da-Mes-Ao

Nivel del documento: FormatoNo. hoja:1de1

rea Auditada:

Fecha de apertura: Hora de inicio:

AperturaA

CierreC

Fecha de cierre:

Lugar de Reunin:

APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIANOMBREFUNCINFIRMA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Anexo 3Formato de Lista de Verificacin de Auditora Interna

Lista de Verificacin de Auditoras Interna

Autorizacin:Mes / Da

Revisin:Vx / Da-Mes-Ao

Nivel del documento: FormatoNo. hoja:1de1

Fecha de Auditora: rea Auditada:

Descripcin de lo que se va a auditar del apartado de la normaCumpleNo CumpleHallazgos

Nombre y Firma del Auditor: Hoja: 1 de

Anexo 4Formato de Resumen de Auditora

Formato de Resumen de Auditora

Autorizacin:Mes / Da

Revisin:Vx / Da-Mes-Ao

Nivel del documento: FormatoNo. hoja:1de1

Numero de auditoraProceso / Actividad / DepartamentoTOTAL DE NO CONFORMIDADES (Por punto de la Norma)

Exclusiones / Justificaciones

Turnos auditados: Marque los que apliquen

PrimeroSegundoTercero

Fecha:

Periodo (am / pm)

Descripcin

4.1Requisitos Generales0

4.2Requisitos de Documentacin0

4.2.1Generalidades0

4.2.2Manual de Calidad0

4.2.3Control de los Documentos0

4.2.4Control de Registros0

5RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN0

5.1Compromiso de la Direccin0

5.2enfoque al Cliente0

5.3Poltica de calidad0

5.4Planificacin0

5.4.1Objetivos de Calidad0

5.4.2Planificacin del SGAC0

5.5Responsabilidad, autoridad y comunicacin0

5.5.1Responsabilidad y Autoridad0

5.5.2Representante dela direccin0

5.5.3Comunicacin Interna0

5.6Revisin por la direccin0

5.6.1Generalidades0

5.6.2Informacin de la Entrada para la revisin0

5.6.3Resultados de la Revisin0

6GESTIN DE LOS RECURSOS0

6.1Provisin de Recursos0

6.2Recursos Humanos0

6.2.1Generalidades0

6.2.2Competencia0

6.3Infraestructura0

6.4Ambiente de trabajo0

7REALIZACIN DEL PRODUCTO0

7.1Planificacin de la realizacin del producto0

7.2Procesos relacionados con el cliente0

7.2.1Identificacin de los requisitos relacionados con el producto0

7.2.2Revisin de los requisitos relacionados con el producto0

7.2.3Comunicacin con el cliente0

7.3Diseo y desarrollo0

7.4Compras0

7.4.1Proceso de compras0

7.4.2Informacin de las compras0

7.4.3Verificacin de los productos comprados0

7.5Produccin y prestacin del servicio0

7.5.1Control de la Produccin y de la prestacin del servicio0

7.5.2Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio0

7.5.3Identificacin y trazabilidad0

7.5.4Propiedad del cliente0

7.5.5Preservacin del producto0

7.6Control delos dispositivos de seguimiento y medicin0

8MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA0

8.1Generalidades0

8.2Seguimiento y medicin0

8.2.1Satisfaccin del cliente0

8.2.2Auditora Interna0

8.2.3Seguimiento y medicin de los procesos0

8.2.4Seguimiento y medicin del producto0

8.3Control del producto no conforme0

8.4Anlisis de datos0

8.5Mejora0

8.5.1Mejora continua0

8.5.2Accin Correctiva0

8.5.3Accin Preventiva0

Total de NC (por rea)

Reviso: Lic. Luis Enrique Cruz SorianoAprob:Ma. Esther Hernndez RomnAutoriz:Arq. Jos Domingo Castro Jurez

Puesto:Instructor SGACPuesto:Representante Legal TEC S.A. de C.V. Puesto:Gerente Administrativo TEC S.A. de C.V.

Vo. Bo.:Iliana Patricia Cruz SorianoFecha de revisin de Formato:20/07/12