FUNDAMENTOS DEL

CONTROL INTERNO

• AUTORREGULACIÓN

• AUTOCONTROL

• AUTOGESTIÓN

AUTORREGULACIÓN

Capacidad institucional para

reglamentar los asuntos propios de su

función

AUTOCONTROL

Capacidad de cada servidor público de

considerar el control como inherente e

intrínseco a sus responsabilidades,

acciones, decisiones, tareas y

actuaciones.

AUTOCONTROL

Control realizado por uno mismo.

Implica dirigir la mirada hacia nosotros mismos, hacia

nuestros comportamientos y actitudes, dejar atrás la

tendencia de atribuir a las circunstancias externas, a las

demás personas, al destino y al azar de las causas de

nuestras decisiones, acciones y de los resultados que

alcanzamos.

Podría definirse el autocontrol como toda acción

operativa ejecutada por los funcionarios, en el marco

de la ética, la legalidad y la efectividad, tendiente a

garantizar el cumplimiento de las políticas y

estrategias de una organización

Es un compromiso que deben tener

todos los funcionarios para mejorar

el trabajo y los resultados

AUTOCONTROL

• Evaluar la propia gestión

• Detectar desviaciones

• Efectuar correctivos

• Mejorar

• Solicitar ayuda, si es necesario

CARACTERÍSTICAS PERSONALES PARA EL AUTOCONTROL

• CONCIENCIA

• COMPETENCIA

• RESPONSABILIDAD

• COMPROMISO

EL AUTOCONTROL

Genera convivencia

Regula y mejora los resultados

Es trabajar con responsabilidad

Es disciplina, organización y excelencia.

Genera calidad de vida personal y laboral

EL AUTOCONTROL

Es hacer las cosas bien para no tener que repetirlas.

Es el sello personal que usted le coloca a su trabajo.

Nos hace ser dueños y responder por nuestros actos.

Es el resultado de la aplicación de los principios y valores.

Es una filosofía de vida enmarcada en una actitud positiva y

permanente para hacer las cosas bien.

Es el mejoramiento continuo en la forma de realizar

nuestra labor diaria.

Implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar

los objetivos propuestos

EL AUTOCONTROL

La cultura del control promueve:

Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y

Participación.

Mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria.

Desarrollo del talento humano.

La Protección del Patrimonio Público.

Legitimar el estado.

Respeto por las nomas.

Crecimiento y desarrollo personal.

Manifestaciones del autocontrol

en las entidades

Cumplimiento de las metas

•Talento humano participativo y proactivo

•Ambiente laboral en armonía

•Comunicación fluida y oportuna

•Respeto a las ideas de los demás

•Prestación de un buen servicio

CARACTERÍSTICAS DEL AUTOCONTROL

Es voluntario

Personal

Requiere de herramientas y medios para ejercerlo

Requiere parámetros de comparación

Promueve el mejoramiento y autoevaluación

REGLAS DE CONVIVENCIA PARA EL

AUTOCONTROL

Hable por usted

Escuche a los demás

No subestime las ideas de los demás

Ocúpese de usted mismo

Sea respetuoso

Aprenda a dialogar

FACTORES NEGATIVOS QUE AFECTAN EL

AUTOCONTROL

PERSONALES:

Pereza

Desconocimiento

Preocupación

Desorden

Incompetencia

Falta de metas

ORGANIZACIONES:

Improvisación

Carencia de objetivos

Incoherencia

administrativa

Ausencia de S.C.I.

Inadecuadas practicas

institucionales

Activismo

Falta de sentido de

pertenencia

COMO COMENZAR A TRABAJAR EL TEMA DEL

AUTOCONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

Dando a conocerlo en la institución (Inducción y reinducción)

Generando espacios para la reflexión

Creando conciencia positiva (motivación, estímulos,

reconocimiento)

Siendo realistas (mi trabajo es lo que tengo ahora, aceptar las

condiciones)

Estableciendo metas claras (participar en el proceso de

planeación)

Estableciendo parámetros de rendimiento (trabajar con

indicadores)

Disciplina (establecer parámetros de autorregulación)

Los valores institucionales son base del

autocontrol

¿Qué valores facilitan la cultura del autocontrol?

Compromiso

Pertenencia

Responsabilidad

Solidaridad

Lealtad

Confianza

Participación

Honestidad

CICLO P.H.V.A

Consultores Asociados. A. Sierra G

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

“Las empresas son sistemas vivos, comunidades

humanas en las que todos construyen y en las que todos

toman decisiones.”

Peter Senge

PLANEAR

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

Consultores Asociados. A. Sierra G

1. Definir el Objetivo

• Recolección de datos

• Definir las gráficas de

control

• Definir la capacidad del

sistema.

• Definir metas.

PLANEAR

2. Definir el Proceso

•Normalizar el proceso: Cómo se

hace.- Identificar el Producto-Insumo-

Secuencia. Diagrama de flujo de

procesos

- Escribir las norma

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

Insumo Proceso Producto

Materiales

Máquinas

Métodos

Personas

Medio ambiente

Especifica-

ciones.

Consultores Asociados. A. Sierra G

DEFINICIÓN DE PROCESO

•Qué es un ProcesoEs la interacción dinámica de las Variables de Entrada y de los elementos del

sistema que generan la transformación de unos elementos en un resultado (Producto

o Servicio).

• Variables de Entrada:•Materia prima Medio ambiente Maquinaria y Herramientas

•Métodos Información personas.

Objetivo

MáquinasMateriales

Medio AmbientePersonasMétodo Consultores Asociados. A. Sierra G

LO ESENCIAL

CONTROL VISUAL

Gráfico de control

Consultores Asociados. A. Sierra G

Descripción del flujo

del proceso

1. Materiales

2. Maquinaría

3. Métodos

4. Personas

5. Medio ambiente

Lista de Control

HACER

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

Consultores Asociados. A. Sierra G

1. Capacitar y Entrenar:•Conocer y Entender el objetivo.

•Conocer y desarrollar habilidad

en el procedimiento

2. Ejecutar el Trabajo•De acuerdo con las normas.

•De acuerdo con lo entrenado

•En forma voluntaria: Con ganas

de hacerlo.

LO ESENCIAL

DISCIPLINA

Consultores Asociados. A. Sierra G

VERIFICAR

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

Consultores Asociados. A. Sierra G

1. Puntos de Control

• Verificar por medio de efectos y

resultados no los resultados mismos.

•Variaciones en el resultado llevan a

mirar causas.

2. Puntos de Inspección•Tomar datos sobre los insumos tal

como se previó en la planeación

•Tener en cuenta la estratificación en la

recolección de datos.

LO ESENCIAL

LA CONFIABILIDAD

DE LOS DATOS

ACTUAR

P

Objetivo

ProcesoP

HV

A

Ejecución

Entrena-

mientoPuntos de

control

Lista de

control

Análisis de

causas

Nuevos

procesos

QUE?

CÓMO?

Consultores Asociados. A. Sierra G

1. Análisis de CausasIdentificar causas de la variación

• Establecer prioridades de Acción.

• Ir a la raíz del problema.

2. Nuevos ProcesosDefinir las modificaciones al proceso.

•Definir la implementación del

Proceso: Qué, Cómo, Cuándo, Dónde,

Cuánto, Porqué?.

•Oficializar el cambio y reiniciar el

ciclo PHVA

MANTENIMIENTO

ESTANDARIZACIÓN•Cuando el resultado es igual al

esperado.

• Cuando no se estandariza, el

proceso

corre el riesgo de deteriorarse.

SEGUIMIENTO

• Al proceso estandarizado y

a los resultados

Consultores Asociados. A. Sierra G

P H V A

Estandarización

Seguimiento

SI

CORRECCIÓN

Cuando los resultados no son los esperados, se debe tomar medidas

para prevenir que el problema se repita. • Encontrar causas

• Establecer prioridades

• Definir modificaciones al proceso y hacer un plan de acción

Consultores Asociados. A. Sierra G

P H V A

NO

Evitar que el

problema se

repita

METODOS

• Diagrama

causa-efecto

• Gráfico de

Pareto

• Los cinco

Por Qué.

MEJORAMIENTO

• La situación está bien pero se necesita mejorarla, por ejemplo: en

Calidad, Costos y Cumplimiento.

• Los problemas a mejorar se hacen mediante el análisis de:• Cuál es la situación actual y Qué es mejorable

• Qué quiere o necesita la empresa

• Qué quiere o necesita el cliente.

Consultores Asociados. A. Sierra G

P H V A

Nuevo

Objetivo

Mantenimiento

Mejoramiento

METODOS

Diagrama

causa-efecto

• Gráfico de

Pareto

• Los cinco

Por Qué.

ACTUAR: Establecer un plan de acción y las

modificaciones al proceso

Por Qué ?

Qué (se tiene que hacer)

Cómo( Se va a hacer)

Quién (Lo va a

hacer).

Dónde ( se va a Hacer)

Cuánto (vale

hacerlo)

Cuándo (se va a

hacer)

LO ESENCIAL

ESTABLECER

PRIORIDADES

Consultores Asociados. A. Sierra G

P-H-V-A

Objetivo

Proceso

Ejecución

Entrena-

miento

Puntos

de

Control

Lista de

Control

Análisis de

Causas

Nuevos

Procesos

Consultores Asociados. A. Sierra G

.

P

HV

A

AUTOGESTIÓN

Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.

Mirando por un agujero en la pared

el ratón ve a un granjero que está

colocando algo

Descubrió que era una trampa para ratones.

FÁBULA DEL RATÓN

Fue corriendo al patio de la granja a advertir a todos: -¡Hay una

ratonera en la casa,! La gallina, que estaba cacareando y escarbando,

levanto la cabeza y dijo: - Discúlpeme Sr. Ratón, yo entiendo que es

un gran problema para usted, más no me perjudica en nada, no me

incomoda.

El ratón fue hasta el cordero y le dice: - ¡Hay una ratonera en

la casa, una ratonera! - Discúlpeme Sr. Ratón, mas no hay

nada que yo pueda hacer, solamente pedir por usted. Quédese

tranquilo que será recordado en mis oraciones.

El ratón se dirigió entonces a la vaca, y la vaca le

dijo: - Pero acaso, ¿estoy en peligro? Pienso que no

dijo la vaca

Aquella noche se oyó un gran barullo, como el de una ratonera

atrapando su víctima. La mujer del granjero corrió para ver lo que

había atrapado. En la oscuridad, ella no vio que la ratonera atrapó

la cola de una serpiente venenosa. La serpiente veloz picó a la

mujer. El granjero la llevó inmediatamente al hospital. Ella volvió

con fiebre alta.

Todo el mundo sabe que para reconfortar a alguien con fiebre,

nada mejor que una nutritiva sopa. El granjero agarró su cuchillo

y fue a buscar el ingrediente principal: la gallina. Como la

enfermedad de la mujer continuaba, los amigos y vecinos fueron

a visitarla. Para alimentarios el granjero mató el cordero

La mujer no mejoró y acabó muriendo. El granjero

entonces vendió la vaca al matadero para cubrir los

gastos del funeral.

MORALEJA: La próxima vez que escuches que

alguien tiene un problema y creas que como no

te afecta no es tuyo y no le prestas atención,

piénsalo dos veces...