Autofiltros 1ginger

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UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALAFACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUDESCUELA DE ENFERMERIA

INFORMATICA II

GINGER MONTAO ORDOEZ

Lic. DIANA GOMEZ

3ER SEMESTRE B

20 DE AGOSTO 2014

AUTOFILTROSLoas filtros sirven para obtener una lista mas simple a partir de otra mas compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

podra interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70% por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio.Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaa "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el cono sealado por la flecha (que se pone de color anaranjado)

automticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un men desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan

para nuestro objetivo nos interesa la seccin recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificacin a la izquierda, para nuestro propsito, deberemos destildar todos los porcentajesdistintos al 70%

despus de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:1. AutofiltrosSon del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un men desplegable..2. Filtros avanzadosEn estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en forma diferente

Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspeccin de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

se puede ver que las filas no estan en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas en realidad estan ocultas y si, por ejemplo, quisiramos contarlas con la funcinCONTARel resultado dara la totalidad de las filas pues se contaran las ocultas tambin, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con losFiltros Avanzadosya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con lo criterios.FILTROS AVANZADOSINTRODUCCION:Vamos a explicar el funcionamiento de losFiltros avanzadosutilizando la misma tabla que se empleo paraAUTOFILTROS .

En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.En la cinta de opciones debemos ir a la pestaa "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botn "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar:se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.2. Copiar a otro lugar:la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de clculo.3. Rango de la lista :automticamente Excel coloca el rango done esta la lista4. Rango de criterios:es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.5. Copiar a:esta opcin queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarn los rtulos.6. Slo registros nicos:en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.

Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introduccin deAUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificacin deFiltrar la lista sin moverla a otro lugary luego elegimos 2 celdas, una para el rtulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)

el panel queda como se muestra

al aceptar nos queda la tabla filtrada

en este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

aqu se puede ver que las filas estn en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiremos contar el nmero de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaramos la funcin CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condicines. Supongamos que queremos saber cuantos alumnos tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condicines, por lo que necesitaremos una celda mas en el rango de criterios y el panelFiltro avanzadose configura como sigue

al aceptar obtenemos la tabla

donde al aplicar la funcin CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.

FORMATO CONDICIONALEl Formato Condicional es un herramienta muy til como informacin grfica adicional para los datos numricos que estn en celdas o en rangos, con mas razn si hablamos de Excel 2007, que ha mejorado enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato tiene un comportamiento similar al de la funcinSIya que otorga un formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condicin, que es en definitiva, el cumplimiento de una proposicin lgica.Los formatos condicionales mas novedosos son:1. Barra de datos:Es semejante a un grfico de barras proporcional al numero en la celdas.2. Escala de color:Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.3. Conjunto de conos:permite segn el valor de un celda compararla con otro de referencia y aadirle un cono.Aunque hay muchas mas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los nmeros.Se puede tambin aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condicin cambia el tamao de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas condiciones , tambin se aplicaran ambos formatos.La tabla1 que se ve a continuacin contiene simultneamente los formatos Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de conos

Para aplicar estos formatos el mtodo es muy parecido.En la cinta de opciones vamos a la pestaa "Inicio" y luego al panel "Estilos"

al pulsar en este aparece otro panel tambin llamado "Estilos"

donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un men de opciones, donde estn destacados en rojo los formatos mencionados al principio mas otros dos en la parte superior

Los triangulitos negros nos indican que hay mas opciones de formato como se puede ver al oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"

Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato

para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la columna donde estn los datos y se pulsa en el modelo sealado por la flecha roja

quedando como la columna VENTAS de la tabla1

El formato condicional tiene muchas aplicaciones interesantes las que veremos en sucesivos tutoriales.

TABLAS DINAMICASINTRODUCCIN:Las Tablas Dinmicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.El nombre Tabla Dinmica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posicin y tambin pueden ser filtrados.Con las Tablas Dinmicas tambin podremos preparar los datos para ser utilizados en la confeccin de grficos.La comprensin cabal de este tema se obtiene con la prctica y es as como se ver que es uno de los tpicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.Empezaremos con un ejemplo:Una empresa de exportacin de mquinas agrcolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1 trimestre del ao.

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaa "insertar" panel "Tablas"

en el que pulsamos en "Tabla dinmica", al hacer esto aparece un men en el que tenemos las opciones de "Grfico dinmico" y "Tabla dinmica" , pulsaremos en este ltimo como se puede ver

a continuacin aparece el panel "Crear tabla dinmica"

en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automticamente seleccionado, incuyendo los rtulos, tambin seleccionamos "Nueva hoja de clculo" y pulsamos en aceptar y automticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinmica"

2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinmica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectngulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rtulos de la tabla de origen, tambin hay cuatro rectngulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores" donde irn apareciendo los rtulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectngulo a otro aunque los rtulos que tienen valores numricos, siempre aparecen en rectngulo "Valores".

como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificacin de rtulos sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD"lo debemos hacer en el prximo paso

Observar que aparecen automticamente 2 botones.Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y as obtenemos la siguiente tabla

luego de aplicar el filtro.Este es un ejemplo didctico para hacer una introduccin, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta.Podemos querer saber el detalle de las mquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rtulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinmica"

se ve que en los rectngulos, mas precisamente en el llamado Rtulo de fila, aparece un nuevo botn, el botn VENDEDOR en forma simultnea a la la seleccin de la casilla de verificacin VENDEDOR.La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botn VENDEDOR al rectngulo "Rtulo de columna"

y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Pea vendi 16 fertilizadoras y un tractor.Sera interesante saber el nmero de maquinarias exportadas a que pas y por cual vendedor.Para hacer lo , verificamos la casilla "Pas" y filtramos MAQUINA

y se genera la tabla

donde se puede ver que Chuan le vendi 30 mquinas a China.Hasta ahora nuestra tabla dinmica efecta sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, mximos, mnimo y otras mas que iremos viendo.Podemos preguntarnos cual fue la mxima cantidad de maquinarias que vendi Pea. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botn derecho del mouse aparece el siguiente men emergente

en el que pulsamos en "Configuracin de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel tambin llamado "Configuracin de campo de valor"

en el que si vamos a la pestaa "Resumen por"estn las opciones de resumen en las que elegiremos Mx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

que nos dice que la cantidad Mxima de maquinarias que vendi Pea es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)Este resultado se puede ver con una simple inspeccin de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del clculo de un mximo.MACROSINTRODUCCION:Excelsa es programable, lo que puede sorprender a muchos, y si las funciones y el anidamiento de funciones por ellas mismas le dan mucha potencia, esta nueva cualidad le agrega mucha mas, toda la potencia que el conocimiento y la habilidad que un programador pueda darle. Los programas que se realizan en Excel se llaman MACROS y estos van desde simples instrucciones de una o dos lneas de cdigo hasta cosas mucho mas complejas. Lo interesante de todo esto es que para hacer MACROS no hace falta saber programar y aun as se pueden generar macros muy tiles y que nos pueden ahorrar mucho tiempo y trabajo. Este tipo de MACROS es la que se puede generar con la GRAVADORA DE MACROS.

Es muy comn, en el trabajo diario , tener que hacer tareas repetitiivas como por ejemplo hacer una plantilla con un cierto formato, ttulo, encabezamientos ,etc y sera muy conveniente poder realizarla apretando un botn, bueno, pues esto se pude realizar con la grabadora de macros, la cual grava estas acciones y las traduce a cdigo (programacin VBA)Supongamos que todos los dias tengo que generar una lista con el movimiento de un comercio de computadoras, para organizar los datos que iremos ingresando, es conveniente escribir los encabezados de cada columna, supongamos que estos encabezados son

y quiero que esten como se ve en la figura de arriba, tambin quiero que estos encabezados aparezcan automticamente todas las maanas(al apretar un botn por ejemplo). Como no se nada de programacin VBA voy a utilizar la grabadora de macros. Hay tres formas de poner en funcionamiento la grabadora de macros:1. Vamos a la pestaa Vista y en la seccin Macros desplegamos el submen Macros y dentro de este submen seleccionamos la opcin Grabar macro

2. Pulsando el botn que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de Excel( barra de estado)

de cualquiera de estas dos formas aparece el cuadro de dialogo Grabar Macro

donde podemos dar un nombre a la macro, sin dejar espacios en blanco.En Mtodo abreviado: elegimos una combinacin de la tecla CTRL + "una tecla del teclado", para ejecutar la macro, cuidando de no poner una combinacin utilizada por Excel en alguno de sus atajos.En Guardar macro en: podemos elegir guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.En Descripcin: podemos describir que hace de la macro o cualquier otro comentario.Finalmente pulsamos en aceptar y el botn que estaba en la barra de estado se transforma en el que est marcado por la flecha en la figura, comenzando la grabacin.

(Con este botn tambin se puede detener la grabacin.)En estas circunstancias, empezando por una celda cualquiera vamos luego a la celda A1, escribimos los encabezados con maysculas los centramos, hacemos los recuadros correspondientes y detenemos la grabacin ( no olvidarse), esto va a generar un cdigo VBA en forma automtica

No tenemos porque entender este cdigo, solo dire que se puede hacer lo mismo con un cdigo mas reducido o dicho de otra manera, la grabadora de macros genera un cdigo redundante, que se puede reducir aprendiendoProgramacin VBAPara que la macro haga su tarea, se puede:1. utilizar el mtodo abreviado, que en nuestro caso es CTRL+ r .2. Ir a las pestaa Programador, seccin Cdigo y luego pulsar en Macrosluego aparece el cuadro de dilogo Macro, donde aparece la macro creada, para luego apretar el botn ejecutar

Tambin con este cuadro de dilogo podemos eliminar macros.3. La tercera manera de que una macro grabada se manifieste, es creando un botn.Para crear un botn vamos a la pestaa Programador, seccin controles y luego pulsamos en el icono Insertar

En los Controles de formulario pulsando donde seala la flecha aparece un puntero en forma de cruz que nos permite colocar el botn en un lugar cualquiera y automticamente aparece la ventana Asignar macrodonde se puede seleccionar la macro a la que le queremos asignar el botn

aceptamos y le damos un nombre; en nuestro caso podra ser Encabezados.

Veremos que cuando el mause pasa por el botn, este se transforma en una mano, luego hacemos clic y se dispara la macro con el resultado esperado

Base de datos en ExcelUnabase datoses un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya informacin est almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar informacin sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.Una base de datos organiza la informacin relacionada en tablas las cuales estn compuestas por columnas y filas. Una tabla tendr un nmero especfico de columnas, pero tendr cualquier nmero de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notars que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual tambin est dividida en columnas y filas. Por esa razn Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.Diseo de bases de datos en ExcelSi diseas y organizas adecuadamente la informacin dentro de tu libro de Excel podrs consultar tus datos de una manera fcil y eficiente, as que en esta ocasin hablaremos sobre las mejores prcticas paracrear una base de datos en Excelque te permitirn organizar y estructurar adecuadamente la informacin.Como ejemplo analizaremos el caso de una pequea librera que desea crear un catlogo de sus libros en Excel as como tener una lista de sus clientes y las rdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseo siguiendo los pasos descritos en el artculoDiseo de bases de datos.Paso 1: Identificar las tablas de la base de datosNuestro primer paso en el diseo de una base de datos en Excel ser identificar las tablas que ocuparemos para organizar la informacin. Para nuestro ejemplo de la librera podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atencin en las agrupaciones naturales de la informacin, es decir, en los sujetos que interactan en la problemtica analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las rdenes.Paso 2: Determinar los campos de las tablasUna vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deber ser descriptivo y nos ayudar a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.Por ejemplo, para cada libro en venta en la librera guardaremos su cdigo ISBN, el ttulo, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedar definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependern de la informacin que est a tu disposicin para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrn inters en capturar ms informacin sobre sus clientes lo cual har que su tabla de Clientes tenga ms campos que los mostrados en el ejemplo anterior.Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tablaUna llave primaria nos permitir identificar de manera nica cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN ser la llave primaria ya que es un cdigo nico internacional para cada libro publicado por lo que dicho nmero jams se repetir.

En el caso de las tablas para rdenes y Clientes crearemos un nmero consecutivo que identificar de manera nica cada una de las filas.Paso 4: Identificar las relaciones entre tablasEste paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la informacin de las tablas a travs de la relacin que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el ttulo del libro que ha sido vendido, bastar con relacionar la columna ISBN de la tabla rdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el ttulo.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deber seguir la relacin indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.Paso 5: Identificar datos repetidos en tablasAun cuando pensemos que hemos terminado con el diseo de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podramos tener uno o ms ttulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaramos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repeticin de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la informacin de los autores y hacer referencia a dicha tabla a travs de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repeticin en el nombre de los autores y tambin se evitar la captura de un sin nmero de variantes del mismo. Para seguir con nuestro anlisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra nmero 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo ttulo. El problema con estos datos es que se repite el nmero de orden y eso no sera posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Adems para cada registro se repite la Fecha, as como las columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenar los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es as como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisin de agregar tablas adicionales a nuestro diseo para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que ser de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseo final queda de la siguiente manera:

Crear la base de datos en ExcelUna vez que tenemos el diseo de la base de datos podemos crearla fcilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones: Cada tabla del diseo ser una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen mltiplesbeneficios de utilizar tablasentre los cuales estn los filtros y el reconocimiento automtico de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razn por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrs que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamao y se sobrepongan entre s.Consultar la base de datos en ExcelUna vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrars con la necesidad de relacionar la informacin de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha informacin. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de lasreferencias estructuradas, por ejemplo:=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)Esta frmula buscar el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolver la columna 5 de esta ltima tabla. Observa el resultado de la frmula:

El resultado de la frmula es correcto ya que la orden nmero 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la informacin de las diferentes tablas en tubase de datos en Excel, ya sea utilizando la funcin BUSCARV o la combinacin de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crearfrmulas para buscar datos.Si quieres practicar un poco ms con este tipo de frmulas,descarga el libro de trabajoque contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artculo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre lasbases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestin de bases de datos.Sistemas de gestin de bases de datos (DBMS)Varias dcadas atrs, cuando las computadoras comenzaron a hacerse ms rpidas y eficientes en el manejo de informacin, se hizo necesaria la creacin de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la dcada de los aos sesenta se crearon los primerossistemas de gestin de bases de datos(DBMS por sus siglas en ingls), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificacin y extraccin de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la informacin y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y elsistema de gestin de bases de datosse encargar de devolver la informacin solicitada ya que el usuario, o aplicacin, jams tiene contacto directo con los datos.Es muy comn que en el campo de la informtica se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido comoSQL Serverque es un motor de base de datos diseado para el ambiente empresarial.Excel no es un DBMSAunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar informacin, eso no lo convierte en unsistema de gestin de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la insercin o eliminacin de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicacin.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes: Solo un usuario puede acceder a la informacin al mismo tiempo. Excel comenzar a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.Formularios en ExcelLosformularios en Excelson un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de informacin. Podemos comparar losformularios de Excel con los formularios impresos en papel.Qu es un formulario en Excel?Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trmite, as que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.Losformularios en Excelno son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos comocontroles de formularioque son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opcin entre otras cosas ms.Tipos de formularios en ExcelCuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes de formularios: Formulario de datos. Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX. Formularios de usuario en VBA.A continuacin describir brevemente cada uno de ellos.Formulario de datosA travs de unformulario de datospodemos mostrar al usuario la informacin de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edicin de la informacin e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automticamente unformulario de datospara cualquier tabla.Un detalle importante que debes saber sobre losformularios de datoses que si una celda contiene una frmula no podrs modificar dicha frmula mediante el formulario sino que solamente se mostrar el resultado del clculo sin poder editarlo.Para saber ms sobre este tema consulta el artculo:Agregar filas a una tabla de Excel.Hoja de clculo con controles de formularioYa que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir informacin, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamoscontroles de formularioa nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy tiles.Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la seleccin de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificacin y otros controles ms que nos ayudarn a crear formularios avanzados.Formulario de usuario en VBALosformularios de usuario en VBA, tambin conocidos comoUserForm, son cuadros de dilogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar informacin al usuario. Estos formularios son creados desde elEditor de Visual Basicy administrados desde cdigo VBA.

Una vez que se ha creado elformulario de usuariopodemos arrastrar y soltar los controles que estn disponibles desde elCuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario bsico en VBA, sigue los pasos descritos en el artculoFormularios en VBA.Los diferentes tipos deformularios en Excelnos evitarn dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.