Autofiltros veronica individual

34
FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD ESCUELA DE ENFERMERIA ALUMNA: VERONICA CADA DOCENTE: LCDA.DIANA GOMEZ CURSO: TERCER SEMESTRE “B” TEMA: AUTOFILTROS Y FILTROS AVANZADOS. FORMATO CONDICIONAL. TABLAS DINÁMICAS. MACROS. BASES DE DATOS. FORMULARIOS. MACHALA - EL ORO - ECUADOR

Transcript of Autofiltros veronica individual

FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD

ESCUELA DE ENFERMERIA

ALUMNA:

VERONICA CADA

DOCENTE:

LCDA.DIANA GOMEZ

CURSO: TERCER SEMESTRE “B”

TEMA:

AUTOFILTROS Y FILTROS AVANZADOS.

FORMATO CONDICIONAL.

TABLAS DINÁMICAS.

MACROS.

BASES DE DATOS.

FORMULARIOS.

MACHALA - EL ORO - ECUADOR

AUTOFILTROS

Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja,

esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o

criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia

del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con

ese criterio.

Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007,

seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el

panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que

se pone de color anaranjado)

Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que

nos permite establecer los criterios que nos interesan

Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los

porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para

nuestro propósito, deberemos des tildar todos los porcentajes distintos al 70%

Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo

agregaremos que hay dos tipos de filtros:

FILTROS AVANZADOS

En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también

funcionan en forma diferente

Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple

inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

Se puede ver que las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que

las supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo,

quisiéramos contarlas con la función CONTAR el resultado daría la totalidad de las

filas pues se contarían las ocultas también, en algunos problemas puede ser un

inconveniente que se supera con los Filtros Avanzados ya que con estos se filtran

realmente (y no se ocultan)las filas que cumplen con los criterios.

.

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este

caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos

cómo se procede.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar

y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro

avanzado"

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar

donde se encuentra la tabla.

Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de

la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.

Rango de la lista: automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista

Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de

filtrado.

Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en

cuyo caso deberemos especificar el lugar donde queremos que aparezca la tabla

filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.

Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno

de ellos.

Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de

AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se

filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto

marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y

luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como

se muestra en el recuadro rojo (%D%1:%D%2)

El panel queda como se muestra

Al aceptar nos queda la tabla filtrada

En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para

solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al

rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

Aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden

aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un

porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se

puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos saber

cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias, en este

caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más en el

rango de criterios

Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

Al aceptar obtenemos la tabla

Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los

criterios son 6.

FORMATO CONDICIONAL

El Formato Condicional es una herramienta muy útil como información gráfica

adicional para los datos numéricos que están en celdas o en rangos, con más

razón si hablamos de Excel 2007, que ha mejorado enormemente las

posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato tiene un comportamiento

similar al de la función SI ya que otorga un formato a una celda o rango,

dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en definitiva, el

cumplimiento de una proposición lógica.

Los formatos condicionales más novedosos son:

Barra de datos:

Es semejante a un gráfico de barras proporcional al número en las celdas.

Escala de color:

Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.

Conjunto de íconos:

Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un

ícono.

Aunque hay muchas más opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que

cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los números.

Se puede también aplicar más de un formato a una celda, o sea, si una condición

cambia el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo,

cuando se cumplan ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.

La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra

de datos, Escala de colores y Conjunto de íconos

Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.

En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"

Al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"

Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú

de opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al

principio más otros dos en la parte superior

Los triangulitos negros nos indican que hay más opciones de formato como se

puede ver al oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"

Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato

Para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la

columna donde están los datos y se pulsa en el modelo señalado por la flecha roja

Quedando como la columna VENTAS de la tabla1

El formato condicional tiene muchas aplicaciones interesantes las que veremos

en sucesivos tutoriales.

TABLAS DINAMICAS

Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos

de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.

El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la

lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.

Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser

utilizados en la confección de gráficos.

La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se

verá que es uno de los tópicos más potentes de Excel, principalmente en las

versiones más recientes.

Empezaremos con un ejemplo:

Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una

Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad

de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en

cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"

en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que

tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en

este último como se puede ver

A continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

En este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente

seleccionado, incluyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de

cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se

destacan:

Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de

Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los

campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte

inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila"

y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los

seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que

tienen valores numéricos, siempre aparecen en

rectángulo "Valores".

Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin

marcar, pues bien, es justamente seleccionar las

casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el próximo paso

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

Si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se

exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior

y así obtenemos la siguiente tabla

Luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar

mucho más el jugo a esta herramienta.

Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por

cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo

VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos

de tabla dinámica"

Se ve que en los rectángulos, más precisamente en el llamado Rótulo de fila,

aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la

selección de la casilla de verificación VENDEDOR.

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto

arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

Y la tabla queda como la que está abajo , luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un

tractor.

Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por

cual vendedor.

Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA

y se genera la tabla

Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras

operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos

viendo.

Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió

Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba

y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente

En el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha,

con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"

En el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en

las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como

se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue

vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)

Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este

caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del

cálculo de un máximo.

MACROS

Excelsa es programable, lo que puede sorprender a muchos, y si las funciones y el

anidamiento de funciones por ellas mismas le dan mucha potencia, esta nueva

cualidad le agrega mucha más, toda la potencia que el conocimiento y la habilidad

que un programador pueda darle. Los programas que se realizan en Excel se

llaman MACROS y estos van desde simples instrucciones de una o dos líneas de

código hasta cosas mucho más complejas. Lo interesante de todo esto es que

para hacer MACROS no hace falta saber programar y aun así se pueden generar

macros muy útiles y que nos pueden ahorrar mucho tiempo y trabajo. Este tipo de

MACROS es la que se puede generar con la GRAVADORA DE MACROS.

Es muy común, en el trabajo diario , tener que hacer tareas repetitivas como por

ejemplo hacer una plantilla con un cierto formato, título, encabezamientos ,etc y

sería muy conveniente poder realizarla apretando un botón, bueno, pues esto se

pude realizar con la grabadora de macros, la cual grava estas acciones y las

traduce a código ( programación VBA) Supongamos que todos los días tengo que

generar una lista con el movimiento de un comercio de computadoras, para

organizar los datos que iremos ingresando, es conveniente escribir los

encabezados de cada columna, supongamos que estos encabezados son

y quiero que estén como se ve en la figura de arriba, también quiero que estos

encabezados aparezcan automáticamente todas las mañanas(al apretar un botón

por ejemplo). Como no sé nada de programación VBA voy a utilizar la grabadora

de macros. Hay tres formas de poner en funcionamiento la grabadora de macros:

Vamos a la pestaña Vista y en la sección Macros desplegamos el submenú

Macros y dentro de este submenú seleccionamos la opción Grabar macro

Pulsando el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de

Excel( barra de estado)

de cualquiera de estas dos formas aparece el cuadro de dialogo Grabar Macro

Donde podemos dar un nombre a la macro, sin dejar espacios en blanco.

En Método abreviado: elegimos una combinación de la tecla CTRL + "una tecla

del teclado", para ejecutar la macro, cuidando de no poner una combinación

utilizada por Excel en alguno de sus atajos.

En Guardar macro en: podemos elegir guardar la macro en el libro activo, en el

libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir que hace de la macro o cualquier otro

comentario.

Finalmente pulsamos en aceptar y el botón que estaba en la barra de estado se

transforma en el que está marcado por la flecha en la figura, comenzando la

grabación.

(Con este botón también se puede detener la grabación.)

En estas circunstancias, empezando por una celda cualquiera vamos luego a la

celda A1, escribimos los encabezados con mayúsculas los centramos, hacemos

los recuadros correspondientes y detenemos la grabación ( no olvidarse), esto va

a generar un código VBA en forma automática

No tenemos por qué entender este código, solo dire que se puede hacer lo mismo

con un código más reducido o dicho de otra manera, la grabadora de macros

genera un código redundante, que se puede reducir aprendiendo Programación

VBA Para que la macro haga su tarea, se puede:

utilizar el método abreviado, que en nuestro caso es CTRL+ r .

Ir a las pestaña Programador, sección Código y luego pulsar en Macros

Luego aparece el cuadro de diálogo Macro, donde aparece la macro creada, para

luego apretar el botón ejecutar

También con este cuadro de diálogo podemos eliminar macros.

3. La tercera manera de que una macro grabada se manifieste, es creando un

botón.

Para crear un botón vamos a la pestaña Programador, sección controles y luego

pulsamos en el icono Insertar

En los Controles de formulario pulsando donde señala la flecha aparece un

puntero en forma de cruz que nos permite colocar el botón en un lugar cualquiera

y automáticamente aparece la ventana Asignar macrodonde se puede seleccionar

la macro a la que le queremos asignar el botón

Aceptamos y le damos un nombre; en nuestro caso podría ser Encabezados.

Veremos que cuando el mouse pasa por el botón, este se transforma en una

mano, luego hacemos clic y se dispara la macro con el resultado esperado

BASE DE DATOS EN EXCEL

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo

contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier

momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas,

productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están

compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de

columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se

asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y

filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas

personas, como un repositorio de datos.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel

podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión

hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en

Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un

catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las

órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por

crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de

datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar

las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de

la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner

atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos

que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales

son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada

una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos

ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN,

el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente

manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición

para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o

negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual

hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo

anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los

registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria

ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho

número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número

consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información

de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por

ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro

que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes

con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de

compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas

tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de

datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para

identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones

adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o

más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el

nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que

almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través

de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se

evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con

nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por

ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha

comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con

estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa

es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada

registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para

resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los

libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho

tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el

espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al

momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de

la siguiente manera:

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente

en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de

utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de

nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en

su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si

colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o

redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan

entre sí. Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los

datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información

de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera

las siguientes dos tablas:

La Hoja. Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja. Clientes contiene

la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del

cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para

obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer

uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla

Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla.

Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el

cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el

mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las

diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función

BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos

permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de

trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este

artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de

datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de

gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más

rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de

un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década

de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de

datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el

almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la

información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo

pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL

y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información

solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los

datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de

datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de

datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL

Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para

almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de

datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los

datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos

son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.

Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran

manera.

No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger

ciertos datos de ciertos usuarios.

FORMULARIOS EN EXCEL

Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y

son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de

información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios

impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a

alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy

hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes

escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya

que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos.

Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de

formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto,

listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos

crear tres tipos diferentes de formularios:

Formulario de datos.

Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Formularios de usuario en VBA.

A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.

Formulario de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de

una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la

información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier

tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es

que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante

el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder

editarlo.

Para saber más sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de

Excel.

Hoja de cálculo con controles de formulario

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información,

podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si

agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de

entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un

control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de

verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios

avanzados.

Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son

cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar

información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual

Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los

controles que están disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario básico en VBA, sigue los pasos descritos en el

artículo Formularios en VBA.

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya

que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras

personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

BIBLIOGRAFIA

http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/traba

jar_con_tablas_y_graficos_dinamicos/1.do

http://exceltotal.com/tablas-en-excel/"

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/ahorrar-tiempo-creando-y-

ejecutando-macros-en-excel-2010-RZ102337714.aspx

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_en_los_negocios/a/Filtro-En-

Excel-De-Una-Base-De-Datos.htm