AUTOR: Lcda. Jacqueline Escalante San Diego, Octubre 2014 · PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y...

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS

FINANZAS PÚBLICAS

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE

BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO

AUTOR: Lcda. Jacqueline Escalante

San Diego, Octubre 2014

UNIVERSITAS VALENTINA

A NIMA

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FINANZAS PÚBLICAS

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE

BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO

Proyecto de Trabajo de Grado presentado para optar al título de Especialista en Gestión y

Control de las Finanzas Publicas

AUTOR: Lcda. Jacqueline Escalante

TUTOR: Lcda. Marielbia Quiñones T.

San Diego, Octubre 2014


A NIMA

ET

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO CONSEJO GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

AUTORIZACIÓN DEL TUTOR

Quien suscribe, MARIELBIA QUIÑONES T., titular de la cédula de identidad No.

V – 12.032.002, en mi condición de tutor (a) del Trabajo Especial de Grado, titulado

(a) PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE

CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BA RIVEN

REGION CENTRO . Adscrito a la línea de investigación Gestión de las Finanzas

Públicas elaborado por el (la) ciudadano (a) Jacqueline Escalante, titular de la

cédula de identidad No. V – 6.468.420, hago constar que he dirigido el proceso de

investigación correspondiente, leído el contenido del informe escrito y considero que

el mismo reúne los requisitos exigidos para ser evaluado por el jurado que se

designe, por lo cual autorizo la entrega de tres ejemplares provisionales ante la

Coordinación del Programa de Especialización / Maestría en Gestión y Control de las

Finanzas Públicas.

En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del 2014.

_____________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero

Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas Profesor Universitario C.I V – 12.032.002


A NIMA

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FINANZAS PÚBLICAS

APROBACIÓN DEL TUTOR ESPECIALISTA

Quien suscribe, Marielbia Quiñones Tortolero, portadora de la cédula de identidad Nº V-

12.032.002, en mi carácter de tutora del trabajo de grado presentado por la ciudadana

Jacqueline Escalante, portador de la cédula de identidad Nº V – 6.468.420, titulado

“PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS P ARA LA

HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATO S DE

BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO” ,

presentado como requisito parcial para optar al título de Especialista en Gestión y Control de

las Finanzas Publicas, adscrito a la línea de investigación Gestión de las Finanzas Públicas

considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la

presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.

En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del año dos mil catorce.

______________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero

C.I. Nº V – 12.032.002 Profesor Universitario

Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas


A NIMA

ET



FINANZAS PÚBLICAS

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR DE METODOLOGÍA

Por la presente hago constar que he leído el Proyecto de Trabajo Especial de Grado,

presentado por la ciudadana Jacqueline Escalante, portador de la cédula de

identidad Nº V – 6.468.420, titulado “PROPUESTA DE UN MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE

CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE BIENES EN L A

UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO” , presentado

como requisito parcial para optar al Grado de Especialista en Gestión y Control de las

Finanzas Públicas adscrita a la línea de investigación, Gestión de las Finanzas

Públicas y acepta la Tutoría del mencionado Proyecto durante su etapa de desarrollo

hasta su elaboración, según las condiciones de la Dirección General de estudios de

Postgrado de la Universidad José Antonio Páez.

En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del año dos mil catorce.

________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero

C.I. Nº V – 12.032.002 Profesor Universitario

Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas


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ET

vi

DEDICATORIA

A mis hijos

Les agradezco mucho el apoyo, tolerancia y por estar a mi lado en este

nuevo reto.

A mi esposo

Gracias por tu ayuda, consejos, paciencia y palabras de aliento.

A mi hermano Raúl

Por su incondicional apoyo.

A mis profesores.

Gracias por su orientación para su confianza y apoyo. Especialmente a la

Prof. Elbia Tortolero Ortega símbolo de constancia y fortaleza.

Y a todos aquellos quienes hicieron posible idealizar y materializar este

proyecto.

A todos gracias

vii

AGRADECIMIENTO

� En especial a Dios Todopoderoso, te doy gracias por estar siempre conmigo, por

tus bendiciones y ser luz en mi vida.

Mi más sincero agradecimiento a:

� Dra. Elbia Tortolero por el apoyo incondicional para el desarrollo de este trabajo.

� A la Universidad José Antonio Páez por brindarme la oportunidad de

desarrollarme como Especialista en el área de estudio

� Y a todas aquellas personas que de una u otra forma me permitieron hacer posible

esta realidad.

viii

ÍNDICE GENERAL

p.p.

DEDICATORIA vi AGRADECIMIENTO viii INDICE GENERAL viii INDICE DE CUADROS Y TABLAS x INDICE DE GRAFICOS xii RESUMEN xiv ABSTRACT xv INTRODUCCIÓN 1

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema 3 Objetivos de la Investigación 8 Objetivo General 8 Objetivos Específicos 8 Justificación de la Investigación 8

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación 12 Antecedentes Históricos 13 Bases Teóricas 16 Bases Legales 27 Definición de Términos Básicos 36

CAPÍTULO III

MARCO METÓDOLÓGICO

Tipo de Investigación 40 Nivel de Investigación 41 Diseño de la Investigación 42 Fases de Investigación 42 Población y muestra 44 Técnicas e Instrumentos de recolección de Datos 44 Validez y Confiabilidad del Instrumento 45

ix

Técnicas de Recolección y Análisis de Datos 47

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Análisis del Cuestionario 48

CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

Presentación de la Propuesta Objetivos de la Propuesta

72 72

Justificación de la Propuesta 72

Factibilidad de la propuesta 76

Estructura del Diseño la Propuesta 77

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones 92 Recomendaciones 94

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 95 ANEXOS

A Cuadro Técnico Metodológico 98 B Instrumento 99 C Validación del Cuestionario 102

x

ÌNDICE DE CUADROS Y TABLAS

Pág.

CUADROS

1 Principales aspectos en relación a los principios en las contrataciones públicas.

21

TABLAS

1 Distribución de Frecuencia de que conoce las normas de los cierres administrativos de contratos.

48

2

Distribución de Frecuencia de que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones.

50

3

Distribución de Frecuencia que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.

51

4 Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.

53

5 Distribución de Frecuencia de que considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden.

54

6 Distribución de Frecuencia de las diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.

56

7 Distribución de Frecuencia de que conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato

57

8 Distribución de Frecuencia de conoce cómo debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.

58

9

Distribución de Frecuencia de que los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar la Evaluación de Desempeño o de Actuación en los cierres administrativos de contratos.

59

xi

10 Distribución de Frecuencia de si facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos

62

11 Distribución de Frecuencia de que debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes.

63

12

Distribución de Frecuencia de que si se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.

64

13

Distribución de Frecuencia de que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.

65

14

Distribución de Frecuencia de que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.

66

15

Distribución de Frecuencia de si con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades.

68

16 Distribución de Frecuencia de si estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.

69

17

Distribución de Frecuencia de si con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro.

94

xii

ÌNDICE DE GRÀFICOS

Pág.

GRÁFICOS

1 Conoce las normas de los cierres administrativos de contratos. 49

2

El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones.

50

3

El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.

52

4 Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.

53

5 Considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden.

55

6 Observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.

56

7 Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato

57

8 Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.

58

9 Los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar la Evaluación de Desempeño o de Actuación en los cierres administrativos de contratos.

60

10 Facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos.

62

11 Debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes.

63

xiii

12 Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.

64

13 Importancia de que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.

65

14 Debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.

67

15 Con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades.

68

16 Estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.

69

17

Con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro.

71

xiv



FINANZAS PÚBLICAS

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATO S DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO Autor: Lcda. Jacqueline Escalante Tutor: Lcda. Marielbia Quiñones T. Fecha: San Diego, octubre 2014

RESUMEN

La presente investigación tiene como objetivo principal, proponer un manual

de normas y procedimientos para la Unidad de Convenios de Bariven en la Gerencia Regional de Procura Centro, con el propósito de homologar los cierres administrativos de contratos de bienes. En este sentido, la implementación de esta propuesta permitirá disminuir las diferencias entre los expedientes al unificar los criterios, promover la mejora continua del proveedor al calcular evaluaciones de desempeño o de actuación confiables, tomar decisiones más objetivas, facilitar la gestión y control en la Unidad de Convenios en Bariven Región Centro.

La investigación se desarrolló en base a un proyecto factible, donde se elaboró una propuesta de un modelo operativo viable que propuso soluciones, se ajustó a un nivel de investigación de campo con base documental y un nivel descriptivo. La población y muestra de la presente investigación estuvo conformada por siete (7) profesionales del área. Para el desarrollo de los objetivos se empleó la encuesta y la observación directa y como instrumento el cuestionario para diagnosticar la situación actual, lo que permitió finalmente diseñar un manual que describe detalladamente las actividades, delimita las funciones, responsabilidades para así lograr mejorar los procesos y el desempeño de los funcionarios integrantes de la Unidad de Convenios.

La línea de investigación está enmarcada en la Gestión de las Finanzas Públicas, como requisito de la Especialización en Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Palabras Claves: Empresas del Estado, Contrataciones públicas, Cierres de Contratos, Homologación de Procesos, Manuales de Procedimientos, Control Interno.


A NIMA

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xv



FINANZAS PÚBLICAS

PROPOSAL OF POLICIES AND PROCEDURES MANUAL FOR ADMINISTRATIVE CLOSURE STANDARDIZATION OF CONTRACTS OF GOODS IN BARIVEN AGREEMENTS UNIT CENTRAL REGION Author: B.B.A. Jacqueline Escalante Supervisor: B.D.A Marielbia Quiñones T. Date: San Diego, October 2014

ABSTRACT

This research has as main objective the proposal of a policies and procedures manual

for Bariven Agreements Unit in the Regional Office of Procurement Center in order to standardize the administrative closure of contracts of goods. In this sense, the implementation of this proposal will reduce the differences between the contract files by unifying the criteria, promote continuous improvement of suppliers when calculating performance and reliability evaluations, allow more objective decisions, facilitate the management and control of Bariven Agreements Unit in the central region.

The research is based on a feasible project, where a proposal for a viable operational model that put forward solutions was developed, adjusted to a documentary research and descriptive field work methodology. The population and sample of this research consisted of seven (7) professionals of the area. To develop the objectives, a survey and direct observation with a questionnaire as the survey instrument was used to diagnose the current situation, which resulted in the development of a manual describing in detail the activities, delineate the roles, responsibilities and thus achieve process and performance improvement of staff members of the Agreements Unit.

The line of research will be framed in the Public Finance Management as a requirement towards the Management and Control of Public Finances Specialization. Keywords: State Enterprises, Public Procurement, Contract Closure, Process Standardization, Procedure Manuals, Internal Control.


A NIMA

ET

1

INTRODUCCIÓN

En estos tiempos donde las instituciones públicas están en la mira en cuanto a

la eficiencia de su gestión administrativa, deben garantizar en todos sus procesos los

principios fundamentales como son la economía, planificación, transparencia,

honestidad, eficiencia, igualdad y competencia.

Uno de los procesos en la administración pública que debe tratarse con más

cuidado son las contrataciones con proveedores en todas sus fases. La presente

investigación está centrada en los cierres administrativos de contratos de bienes parte

fundamental donde se revisa si ambas partes están de acuerdo, es decir, el ente u

órgano contratante recibe conforme a sus especificaciones en el tiempo establecido y

el proveedor recibe el pago solicitado.

Para el mejoramiento de la función pública, se requiere la revisión y constante

actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las

dependencias de la Administración Pública.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan

el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para

la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para

consulta en el desarrollo cotidiano de actividades. Así como facilitar las labores de

auditoría, evaluación del control interno.

Considerando lo anterior, el objetivo fundamental de esta guía consiste en

señalar las bases para la elaboración, presentación de un manual de normas y

procedimientos para homologar los criterios de contenido de los cierres

administrativos de los contratos de bienes que permitan la evaluación y toma de

decisiones, facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno,

sistematización de las actividades aumentando la eficiencia de los analistas de

convenios indicándoles lo qué deben hacer y cómo hacerlo, de esta manera construir

2

una base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos en la

Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.

El proyecto de investigación está estructurado en seis Capítulos:

Capítulo I: El Problema, referido al planteamiento del problema y objetivos

generales y específicos, así como la justificación de la investigación.

Capítulo II Marco Teórico, revisión de antecedentes, bases teóricas y legales de

la problemática planteada, así como también la definición de términos básicos

relevantes.

Capítulo III Marco Metodológico, con una descripción general de las técnicas,

procedimientos e instrumentos a utilizar en la investigación, así como, el tipo, niveles

y diseño de la investigación, además de lo relacionado con población y muestra.

Por otra parte, el Capítulo IV, expone la información obtenida de la aplicación

del instrumento de recolección de datos, el que consistió en un cuestionario

contentivo de 17 preguntas y una guía de observación para ser utilizada en la

evaluación que se realiza.

En el Capítulo V se expone los componentes que sustentan la propuesta sobre el

diseño de un manual de procedimientos para la homologación de los contenidos de

los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes en la Unidad de

Convenios Bariven Región Centro.

Y finalmente en el Capítulo VI se exponen las conclusiones y recomendaciones

derivadas de la investigación realizada, todo lo cual es complementado mediante las

referencias y anexos que han sido citados a lo largo del trabajo. Culminando con las

referencias bibliográficas respectivas.

3

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

El Estado venezolano para su funcionamiento se ha reservado la posesión,

administración y producción de bienes y servicios esenciales o estratégicos para su

desarrollo, dentro de ese concepto se encuentra la Industria Petrolera con sus filiales y

otras empresas afines; sin embargo, es imposible que estas empresas tengan

capacidad de autosuficiencia de manera de producir todos los elementos necesarios

para su funcionamiento, esa imposibilidad obliga a las empresas del estado a contratar

y/o adquirir bienes y servicios producidos o generados por terceras empresas, por

tanto, en la administración pública toda adquisición de bienes, contratación de

servicios o de obras se realiza con proveedores o contratistas, los cuales la mantienen

en el marco de contratos jurídicamente sustentados.

Cuando surge una necesidad de buscar proveedores externos, se inicia un

procedimiento de licitación el cual finaliza al otorgar la buena pro o adjudicación a la

empresa que ofrece mejores condiciones y garantía de cumplir con los requisitos

previamente establecidos.

Estos contratos son administrados por el ente contratante hasta su finalización,

bien sea por terminación o por culminación, el cual consiste en verificar en el tiempo

establecido, si lo entregado corresponde a lo realmente requerido, concluida esta fase

se procede al cierre administrativo de contrato donde se verifica la entrega del

material o el trabajo realizado, así como, la actualización de los registros para que

reflejen los resultados finales y el archivo de toda la documentación para su

utilización futura.

4

Todos estos contratos de acuerdo a la Ley de Contrataciones Públicas y su

Reglamento deben ser cerrados administrativamente con su respectiva Evaluación de

Desempeño o de Actuación y firmado el Finiquito de Contrato entre las partes, con

esta acción se considera terminada la relación comercial existente liberando a ambas

partes de los compromisos y garantías existentes.

Un elemento fundamental dentro de la gestión de cierres administrativos de

contratos de cualquier organización, es la Evaluación del Desempeño o de Actuación

de los proveedores, en donde se determina el grado de cumplimiento de los

parámetros de desempeño esperado y convenido, con ello se otorga un nivel de

cumplimiento para el éxito de las operaciones de la organización. Así como, la

liberación de garantías o fianzas de fiel cumplimiento mantenidas por el ente u

órgano contratante donde el afianzado se obligó a ejecutar en un plazo determinado y

como refuerzo de su prestación y cumplimiento.

Bariven, S.A. como filial suplidora de bienes y servicios de Petróleos de

Venezuela, S.A. (PDVSA), se ocupa de la adquisición de materiales y equipos

necesarios para las actividades de Exploración y Producción, Refinación y Gas

mediante el desenvolvimiento de eficientes estrategias para el manejo de la procura

de materiales y equipos. Por tanto, mediante el diseño de estrategias conducente a la

obtención de insumos y recursos materiales, está en capacidad de realizar la compra

de bienes para consumo general bajo la modalidad de compra puntual, convenio de

suministro, alianza estratégica, o acuerdo comercial específico a conveniencia de su

cliente como empresa del estado, en concordancia a su naturaleza y a las

particularidades del mercado.

De igual manera, también es responsable de la administración y gestión de los

inventarios, almacenes y la venta de activos no utilizados de la Corporación. Sus

objetivos están enmarcados en los planes estratégicos de la nación como brazo

ejecutor de las políticas del Ejecutivo Nacional para impulsar la economía nacional.

5

En un ambiente voluble, con cambios dinámicos en donde la inflación, escasez

de recursos, nuevas regulaciones gubernamentales y tecnología en avance, influyen

en el desempeño de una organización, los ejecutivos reconocen la necesidad de

diseñar planes estratégicos que ayuden a gerenciar en forma eficiente los recursos

asignados, y para ese fin es necesario disponer de proveedores altamente confiables

que contribuyan a materializar los objetivos de la empresa.

.Bariven en sus lineamientos para la adquisición de materiales o equipos de uso

general o común, en los cuales por razón de su naturaleza, de su alta recurrencia de

solicitudes, así como por su bajo costo individual, en donde no se justifica la

realización de procesos de contratación y la elaboración de órdenes de compra cada

vez que son requeridos, aplica como principal estrategia la adquisición de bienes

mediante convenios o contratos marcos.

Dado que esta modalidad de colocaciones bajo convenio, facilitan y optimizan

la gestión de procura de la Empresa, porque disminuyen los costos logísticos por

concepto de inventarios y de almacenaje, de igual manera las horas hombres en la

procura, además de absorber las fluctuaciones en la demanda de los bienes en

escenarios de aprovisionamiento irregulares, es imprescindible mantener relaciones

comerciales fiables que garanticen la procura de materiales y equipos de acuerdo a los

requerimientos y un menor tiempo de entrega.

A nivel nacional existen unidades de convenios en las áreas de Centro,

Occidente, Oriente Sur, Oriente Norte y Centro sur.

Al igual que las demás unidades de convenios, la región centro, atiende como

sus clientes a: Refinería El Palito, Planta de Distribución Yagua, Planta de

Distribución Maporal, Gerencia de Puertos y Aeropuertos, Poliducto Región Centro,

Empresa Nacional de Transporte y Proyecto Autogas, es responsable de todo el

proceso de procura, desde la contratación hasta el cierre administrativo y archivo del

proceso de contratación y contratos.

6

Los cierres administrativos son la base fundamental para próximas

contrataciones y es responsabilidad administrativa de las comisiones velar por su

cumplimiento.

Una de las grandes debilidades que se observan en los procesos de

contrataciones públicas, es la ausencia del cierre administrativo de los contratos bien

sea por terminación o culminación del mismo.

La etapa se inicia con la entrega de bienes o la ejecución de las obras o la

prestación de un servicio solicitado por parte del proveedor y el contratante le realiza

el pago correspondiente, hasta la firma de finiquito y entrega de las garantías donde

exime a la fiadora de responsabilidad, respecto a la obligación principal por el buen

cumplimiento de ella por parte del afianzado.

Una vez otorgados generan contratos que son administrados por el personal de

la Unidad de Convenios. Bariven, por ser una empresa del estado, debe acogerse y

cumplir las leyes que regulan las contrataciones públicas.

Los cierres administrativos están regidos por la Ley de Contrataciones

Públicas y su Reglamento, Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Ley

contra la Corrupción, entre otras leyes e internamente por el Manual de Contratación

de PDVSA y sus filiales, y los Manuales de Procedimientos Operacionales, BRV-

MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País, donde

señala los procedimientos para la Administración de Contratos, y el BRV-MO-CO-

015-PR Evaluación de Proveedores Nacionales, en donde se establecen los criterios

necesarios para lograr el cierre administrativo, así como, la evaluación de los

proveedores que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios,

ambos documentos permite a futuro contribuir a la selección de proveedores

confiables además de generar información importante que se transmite al Servicio

Nacional de Contrataciones. Lineamientos para los Cierres Administrativos de

7

Contratos DEF-GCC-10-018 donde indica que debe presentarse ante la Comisión de

Contrataciones.

Sin embargo, a pesar de la importancia del cierre administrativo en el proceso

de contratación, se evidencia que en los procedimientos y lineamientos relacionados

al tema, solo se menciona la necesidad de realizarlos, para cumplir con las leyes,

pero, sin entrar en detalle del “Cómo” debe realizarse estos cierres y el contenido

cierto del expediente, cómo debe presentarse el balance del contrato, así de cómo

aplicar la evaluación de desempeño o de actuación o la entrega de las fianzas de fiel

cumplimiento. Esto conlleva a que cada analista de la región centro use la

información dada en los procedimientos a su criterio y presente a la Comisión de

Contrataciones el expediente con contenidos diversos, balances y Evaluaciones de

Desempeño calculadas de maneras diferentes, lo que los resultados de tan importante

instrumento dependerán de quien los realice.

De mantenerse este escenario, donde prevalecen criterios diferentes al momento

de evaluar a los proveedores, son inevitables los resultados distintos, perdiendo

consistencia y sentido al no medir a todos los proveedores bajo un mismo criterio y

no mantener un mismo “cómo” aplicar los parámetros de medición. Estos resultados

pueden resultar significativos cuando estas Evaluaciones de Desempeño o de

Actuación son enviadas al Servicio Nacional de Contrataciones generando inclusive

penalidades a los proveedores. Así como criterios diferentes al balancear el contrato

con todas las modificaciones realizadas a lo largo del tiempo de vigencia.

Cuando los contenidos de los expedientes no están homologados, se dificulta el

seguimiento y control para las auditorías internas y externas. De allí la necesidad de

proponer un manual de normas y procedimientos donde describa las actividades que

deben seguirse en la realización de los cierres administrativos de la Unidad de

Convenios y se precisen responsabilidades y participaciones de todas las partes que

intervienen en el proceso.

8

Del problema planteado surge la siguiente interrogante a investigar: ¿De qué

manera se podría desarrollar una propuesta para generar un manual de normas y

procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes que permita la

homologación de los expedientes en la Unidad de Convenios de Bariven Región

Centro?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación

de los contenidos de los expedientes para el cierre administrativo de contratos

de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual con relación a los contenidos de los expedientes

de cierres administrativos de contratos de bienes de la Unidad de Convenios de

Bariven Región Centro.

Determinar los aspectos normativos de los cierres administrativos en los

contratos de bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.

Diseñar un manual de normas y procedimientos que permita homologar el

contenido de los cierres administrativos de los contratos de bienes en la Unidad

de Convenios de Bariven Región Centro.

Justificación de la Investigación.

El cierre administrativo de contrato es la parte final y fundamental del proceso

de contratación, y es la menos atendida en la Administración Pública, de allí la

importancia del tema a desarrollar.

En la Unidad de Convenios de Bariven en la Región Centro si bien se realizan

los cierres administrativos de contratos, se presentan los expedientes con diferentes

9

criterios y contenidos ante la Comisión de Contrataciones, lo que ocasionan

devoluciones de expedientes por no incluir los soportes correctos de las Evaluaciones

de Desempeño o los cálculos presentados ligeramente fundamentados lo que puede

llevar a diferentes resultados dependiendo del criterio de quien aplica estos cálculos,

esto puede resultar impactante al proveedor cuando estas evaluaciones son

transmitidas al Servicio Nacional de Contrataciones, afectando sus históricos y

futuras contrataciones con otros entes y organismos del Estado y para Bariven

contratar con empresas cuyas Evaluaciones de Desempeño no tienen la certeza de la

veracidad de la información evaluada, es lo mismo que contratar con contratistas

pocos confiables aun cuando en su evaluación indique una excelente actuación de

desempeño.

Igualmente, la presentación de expedientes con balances de los contratos

incompletos o con poca o ninguna información de las modificaciones realizadas.

Contratos sin finiquito y sin liberación de las garantías de fiel cumplimiento por parte

del ente u órgano contratante son aspectos presentes.

De continuar con esta situación, los expedientes de cierres administrativos de

contratos podrían contener información diferente según criterio de quien lo realiza y

ser inconsistentes o incompletos, dificultando el seguimiento y control del proceso.

La importancia de desarrollar la presente investigación radica en disminuir

estas diferencias y unificar criterios al implementar un manual para el procedimiento

de cierre administrativo de contrato para bienes y lograr junto con el instructivo

homologado de evaluación de desempeño, unificar “cómo” debe realizarse el cierre

administrativo de contratos, con un contenido veraz sobre la actuación del proveedor

en la ejecución de los contratos, lo que permitirá la mejora continua del proveedor,

una toma de decisiones más objetiva, la presentación del balance del contrato con

todas las modificaciones de manera de facilitar la gestión y control en la Unidad de

Convenios en Bariven Región Centro.

10

Los Manuales de Normas y Procedimientos son una de las mejores

herramientas administrativas modernas, pues permiten homologar sus operaciones. Es

decir, los manuales permiten a los trabajadores de un organización conocer

detalladamente lo que deben hacer y el cómo hacerlo. La normalización es la

plataforma sobre la que se sustenta su crecimiento y desarrollo, los cuales confieren

confiabilidad, estabilidad y efectividad.

La línea de investigación del presente trabajo está orientada a la gestión y

control de las finanzas públicas con relación a diseñar las normas y procedimientos

para el adecuado funcionamiento y desempeño en la Unidad de Convenios Región

Centro con la finalidad de mejorar y unificar los criterios en el contenido de los

expedientes y contabilizar los puntajes logrados por el proveedor en las evaluaciones

de desempeño, así como mostrar todas las modificaciones realizadas al contrato a

través del balance administrativo y financiero, hasta el documento de finiquito y

liberación de garantías en los cierres administrativos de los contratos de bienes.

Por otra parte, también contribuirá como orientación a los analistas de

convenios y como antecedente a futuras investigaciones que se realicen relacionadas

al tema.

11

CAPÍTULO II

MARCO TEORICO

En el presente capítulo se realiza una revisión documental para identificar y

seleccionar la información relacionada para conceptuar la investigación. Según

Méndez (2001) el marco teórico es la descripción de los elementos de los elementos

teóricos planteados por uno o por diferentes autores que permiten al investigador

fundamentar los procesos de conocimientos.

Por una parte, permite ubicar el tema objeto de investigación dentro de las

teorías existentes, y de esta manera precisar en cual corriente de pensamiento se

orienta y en qué medida significa algo nuevo o complementario. Y por la otra, brinda

una descripción detallada de cada uno de los elementos de la teoría que serán

directamente manejados en el desarrollo de la investigación.

Este capítulo incluye cuatro importantes elementos: Antecedentes de la

Investigación, donde se hace referencia al conocimiento previo del área donde se

desarrolla y sirve de soporte a la investigación. Igualmente, se desarrollan las Bases

Teóricas de la Investigación, según Bavaresco (2001), son las teorías que le brindan

al investigador el apoyo inicial dentro del conocimiento. Así como, la Definición

Conceptual y Operacional de la Variable, donde la definición conceptual se enmarca

en lo que se quiere evaluar como variable y operacional a aquellos elementos a través

de los cuales se estudiará la variable dentro de la concepción teórica. Y por último se

encuentra, las Definiciones de Términos las cuales son básicamente un glosario de

conceptos relacionados en el tema de investigación.

12

Antecedentes de la Investigación.

Los antecedentes de la investigación muestran todos los estudios presentados

con anterioridad, los cuales de alguna manera están relacionados con esta

investigación. Los estudios encontrados son investigaciones que aportan un valor y

permiten aclarar información básica relacionada con las variables y con el objeto de

estudio.

A continuación, algunos de los estudios en forma cronológica, que por sus

alcances y contenidos, representan antecedentes importantes para desarrollar este

trabajo de investigación. Con el fin de realizar la presente investigación, se hace

referencia a algunos estudios realizados con anterioridad, los cuales aportaron valor y

brindaron información relacionada con las variables y objeto de estudio.

Entre ellos, se señalan los estudios más relevantes por sus alcances y

contenidos, los cuales fueron referencia importante para iniciar el proceso

investigativo.

Para ello, se revisó el informe de pasantía realizado por Méndez, L. (2011) para

obtener el título de Licenciado en Administración de Empresas presentado ante la

Universidad José Antonio Páez titulado “Manual de normas y procedimientos

administrativos para la gestión de las compras de la empresa Industrias El Manantial”

la investigación de tipo descriptiva se enfoca en la necesidad de elaborar un manual

de normas y procedimientos para lograr las actividades que se encomiendan y

mejorar la gestión de la organización. Esta investigación se toma como referencia

dada la importancia de unificar los contenidos a través de un manual de

procedimientos para facilitar el control en la organización.

También se tomó en cuenta el informe de pasantía de Bonetti, O. (2009) para

optar el título de Licenciado en Administración de Empresas en la Universidad José

Antonio Páez, el cual lleva por título “Propuesta de un manual de normas y

procedimientos del área de administración de la empresa Radicall”, donde propuso el

13

diseño de un manual de procedimientos para lograr óptimos resultados y lograr la

realización de las tareas. Este trabajo está enmarcado en la modalidad de proyecto

factible.

Otro aporte relevante es el presentado por Mucci, P. (2008), en su informe de

pasantía para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad

José Antonio Páez, el cual lleva por nombre “Manual de normas y procedimientos

para el proceso de compras de la empresa Panadería Reina del Mar 66, C.A.”, donde

se propuso implementar un Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de

compras para mejorar la gestión a través de lograr obtener una información oportuna

de calidad y consistente.

Se relaciona con el presente trabajo ya que busca lograr a través de un manual

de procedimientos estandarizar los procesos para lograr agilizar el trabajo y cumplir

con los objetivos del departamento y por ende de la empresa.

Antecedentes Históricos.

En la organización Bariven, está disponible el procedimiento BRV-MO-CO-

010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País, abarca desde las

actividades comprendidas para el análisis de la demanda para determinar la

conveniencia de establecer un contrato hasta el cierre administrativo del mismo.

Igualmente, se encuentra el Manual de Procedimientos Operacionales, uno

específicamente indicado como el BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores

Nacionales donde se establece los criterios necesarios para la evaluación de los

proveedores que participan en los procesos de adquisición de bienes de manera que al

aplicarse los resultados contribuya a la selección de proveedores confiables.

Para lograr un criterio se han establecido lineamientos para cubrir algunos

vacios de los procedimientos a través de lineamientos dictados por la Gerencia

14

Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas estableciendo los

parámetros a evaluar.

Visión

Ser la organización líder en el proceso de procura de bienes y servicios

asociados, la administración de inventarios de materiales y la venta activos no

productivos, reconocida por la atención al cliente, su aporte y participación al

desarrollo socialista del país, agregándole el máximo valor a los procesos, trato justo

a los clientes y proveedores, con el compromiso social de su gente enfocado en la

sociedad y el ambiente.

Misión

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, garantizando la procura

oportuna nacional e internacional de bienes y servicios asociados y la administración

de inventarios de materiales para PDVSA, negocios y filiales, instituciones

gubernamentales y no gubernamentales, así como la venta de activos no productivos,

con la excelencia de su gente, calidad, seguridad, al menor costo total, cumpliendo el

marco legal vigente, en armonía con el ambiente e impulsando el desarrollo

socialista.

Valores

Dirigido con la perspectiva de cumplir la visión y misión fundamentados en

los valores siguientes:

Honestidad

Ética

Justicia

Equidad

Integridad

15

Fuente: Plan Estratégico de Negocios (2009 – 2015) Bariven

16

Objetivos Estratégicos.

• Asegurar la procura oportuna nacional e internacional de bienes y servicios

asociados a los proyectos del Plan Siembra Petrolera y la continuidad operativa

de los negocios, filiales de PDVSA.

• Contribuir al apalancamiento y fortalecimiento de las empresas estatales,

mixtas y redes de economía social para la consolidación del modelo productivo

endógeno y el desarrollo del nuevo tejido industrial nacional, con énfasis en el

incremento de las compras de bienes y servicios asociados de fabricación

nacional.

• Desarrollar estrategias eficientes para el manejo de la procura, la optima

administración de los inventarios y la venta de activos no productivos.

• Asegurar eficiencia en el servicio, mejorando continuamente los procesos para

lograr la satisfacción de nuestros clientes y la transparencia en la rendición de

cuentas.

• Asegurar en el personal las competencias requeridas, desarrollando

conocimiento en mejores prácticas, uso de tecnologías avanzadas,

responsabilidad social, ética, trabajo creador y productivo.

Bases teóricas.

Para el desarrollo de la presente investigación fue necesario desarrollar una

serie de conceptos, los cuales guardaron estrecha relación con los objetivos

propuestos, orientados a explicar conceptualmente el problema planteado. A lo que

Arias (2006) señala “Las bases teóricas implican un desarrollo de los conceptos y

proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o

explicar el problema planteado” (p.106).

17

Las bases teóricas usadas en esta investigación sirvieron de soporte para la

ejecución del presente trabajo, las cuales se centraron principalmente en la

Administración Pública en la figura de los organismos o entes del estado, en qué

consisten las Contrataciones Públicas, funcionalidad de los Manuales de Normas y

Procedimientos y la importancia de los mismos para el Control Interno de las

empresas.

Contrataciones Públicas.

Para lograr la satisfacción de la población y ejecutar los recursos financieros a

través de la adquisición de bienes, contratar un servicio o ejecutar una obra, se

planifica un proyecto que solvente la necesidad existente con las especificaciones

técnicas detalladas.

La normativa que regula las compras públicas es la Ley de Contrataciones

Públicas, y el organismo encargado de regular y fiscalizar es el Servicio Nacional de

Contrataciones (SNC). Cada organismo del Estado se encarga de realizar su plan de

compras particular y ejecutarlo, debe informar a la SNC los resultados.

Existe un Registro Nacional de Contratistas que depende del SNC y tiene como

propósito centralizar, organizar y suministrar información acerca de las empresas

proveedoras del Estado.

Las medidas específicas de protección industrial, incluidas en la normativa bajo

la denominación de Promoción de Desarrollo Económico, comprenden márgenes de

preferencias, categorías o montos de contratos reservados, programas de contratación

que incluyan bienes con valor agregado nacional, transferencia de tecnología,

incorporación de recursos humanos y programación de entregas que favorezcan tanto

a la pequeña y mediana industria como a las empresas que fomenten el trabajo en el

país (Reig Lorenzi y Torres Ledezma, 2009).

18

Las empresas y cooperativas proveedoras del Estado son beneficiadas con el

anticipo y el pronto pago. El anticipo implica la entrega por parte de los organismos

contratantes del 50% del valor del contrato en un lapso de cinco días desde la

suscripción del contrato. El pronto pago hace referencia a la entrega del otro 50% del

contrato en un lapso máximo de cinco días hábiles para bienes y servicios, y 20 días

hábiles para obras. Para facilitar la participación de estas empresas en las licitaciones

públicas, se les permite asociarse y presentar ofertas en forma conjunta (Reig Lorenzi

y Torres Ledezma, 2009).

Una vez diseñado el proyecto y asignado los recursos se inicia el proceso de

contratación enmarcado en la Ley de Contrataciones Públicas y el Reglamento.

El objeto de la aplicación de la Ley de Contrataciones Públicas y su

Reglamento consiste en regular la actividad del Estado y asegurar los principios de

transparencia, eficiencia, igualdad, competencia entre otros a lo largo de todo el

proceso que se inicia desde la planificación hasta el cierre administrativo del contrato.

Los sujetos a los cuales les aplica la Ley de Contrataciones Públicas son:

órganos del poder público nacional, estadal y municipal, central y descentralizado,

Universidades públicas, Banco Central de Venezuela, Asociaciones civiles y

sociedades donde la República tenga 50% o más de patrimonio, Fundaciones

constituidas por personas a que hacen referencia los numerales anteriores o aquéllas

en cuya administración éstas tengan participación mayoritaria, Consejos comunales o

cualquier otra organización comunitaria de base que maneje fondos públicos.

Se exceptúan los acuerdos internacionales, servicios financieros, prestación de

servicios profesionales y laborales, adquisición de obras artísticas, literarias, o

científicas, servicios básicos indispensables para el funcionamiento del ente

contratante, adquisición y arrendamiento de bienes, adquisición de bienes, prestación

de servicios y ejecución de obras encomendados a entes de la administración pública.

19

La Ley de Contrataciones Públicas es un instrumento legal fundamental para

fomentar la eficiencia de la inversión pública.

Principios de las Contrataciones Públicas.

Los principios son los pilares fundamentales que rigen el sistema de

contrataciones, es decir, son los ejes transversales que tienen que estar presentes tanto

en la puesta en marcha de los procedimientos administrativos como en la ejecución

del contrato.

No obstante, aunque la Ley de Contrataciones Públicas señala en detalle los

principios, a la hora de abordarlos, parece concentrarse en la etapa procedimental, en

la que se lleva a cabo la escogencia “del oferente idóneo”, ya que éste se convertirá

en el contratista con quien el Estado establecerá una relación jurídica a través del

contrato, más que en la etapa de ejecución del mismo.

A continuación se detallan los principios en materia de contrataciones

administrativas:

Principio de eficiencia. Los organismos y entidades del sector público deben

planificar, programar, organizar, desarrollar y supervisar las actividades de

contratación administrativa que realicen, de modo que sus necesidades se satisfagan

en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y calidad.

Principio de publicidad. Los organismos y entidades del sector público, con el

objeto de garantizar la transparencia de la actividad administrativa, deben dar a

conocer los procedimientos de los procesos de contratación, así como permitir el

acceso de la ciudadanía a la información relacionada con dichos procesos.

Principio de transparencia. Toda contratación administrativa deberá realizarse

sobre la base de criterios y calificaciones objetivas de las ofertas. El acceso a la

información únicamente podrá ser restringido, cuando la información solicitada

pueda colocar a un oferente en posición de ventaja respecto de otros o cuando los

20

documentos hayan sido definidos como confidenciales en los respectivos pliegos de

bases y condiciones.

Principio de igualdad y de libre concurrencia. En los procedimientos de

contratación administrativa se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la

más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de

proveedores potenciales.

Principio de vigencia tecnológica. Los bienes, servicios o ejecución de obras deben

reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológica necesarias para cumplir

con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en

que son adquiridos o contratados, y por un determinado y razonable tiempo de

duración, con posibilidad de adecuarse, integrarse y actualizarse, si fuera el caso, con

los avances científicos y tecnológicos.

Principio de control. La actividad de contrataciones será fiscalizada por la

Contraloría General de la República y el control jurisdiccional será realizado por el

Poder Judicial.

Principio de debido proceso. Todas las personas, naturales o jurídicas, que

participen en el procedimiento de contratación administrativa, lo harán en igualdad de

condiciones, dispondrán del tiempo y los medios necesarios para su defensa y podrán

formular los recursos y peticiones que la ley establece.

Principio de integridad. Los actos referidos a las contrataciones administrativas

deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia, imparcialidad

y probidad. El sector público y proveedores deben observar normas éticas y apegarse

a lo establecido en las leyes y reglamentos que regulan los procesos de contratación

administrativa, con el fin de no incurrir en prácticas corruptas y fraudulentas.

Existe una estrecha relación entre todos los principios contenidos en la Ley. La

publicidad de las contrataciones es un elemento indispensable para garantizar la

transparencia del proceso.

21

Cuadro N° 1 Principales aspectos en relación a los principios en las

contrataciones públicas

Transparencia: Deben utilizarse reglas claras que reduzcan lo máximo posible la discrecionalidad de la Administración. Deben ser conocidas por los participantes y la sociedad en general, para comprobar que fueron cumplidas a cabalidad. Publicidad: Acceso de los oferentes, efectivos o potenciales, a toda la información relacionada con la actividad y el procedimiento de contratación administrativa, con las excepciones jurídicas correspondientes. Eficiencia: Las adquisiciones deben planificarse, programarse, organizarse, desarrollarse y supervisarse para satisfacer las necesidades considerando tiempo, costo y calidad. Libre competencia: Deberá promoverse la participación del mayor número de oferentes calificados, para que el contratante pueda obtener mejores condiciones en el mercado. Igualdad: Todo interesado podrá participar sin restricciones y en igualdad de condiciones. Se evitará cualquier tipo de preferencias o medidas discriminatorias que puedan favorecer o perjudicar a ciertos participantes en beneficio o detrimento de otros. Vigencia tecnológica: Adquirir bienes y servicios que permitan su adaptabilidad tecnológica. Incorporar un sistema electrónico en las contrataciones, lo cual permite la difusión y gestión de la información. Control: La actividad contractual está sometida a un control interno por parte de la Administración (recursos administrativos) y a un control externo como el que realiza la Contraloría General de la República, o el Poder Judicial (amparo, contencioso – administrativo) Debido proceso: Implica que todas las personas, podrán utilizar en igualdad de condiciones, en los tiempos de ley, los medios necesarios para su defensa y podrán formular los recursos y peticiones correspondientes. Integridad: La actividad contractual de los proveedores, así como el proceder de las entidades administrativas deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia, imparcialidad, probidad y estar regidas por estrictas normas éticas y de comportamiento que eviten la corrupción, las prácticas fraudulentas y la burocratización. �

Fuente: Elaboración propia a partir de principios señalados en la Ley

22

El Impacto en la Administración Pública.

La Administración Pública puede entenderse desde dos puntos de vista, uno

formal como la entidad que administra, que tiene la competencia y los medios para

satisfacer los intereses de la comunidad. Y otro del punto de vista material, dirigido a

la actividad administrativa relacionada a la gestión y relaciones con otros organismos

del estado y con particulares.

Puede decirse que, la administración pública está compuesta por el conjunto

de áreas del sector publico del Estado, la cual ejerce una función administrativa,

presta servicio público, ejecuta obras públicas y realiza actividades socioeconómicas

de interés público para lograr los fines del Estado.

A través de la Administración Pública, el Estado canaliza las demandas sociales

y busca satisfacerlas transformando los recursos públicos mediante la producción de

bienes y servicios a la comunidad.

Por otra parte, El Estado satisface las necesidades a través de las instituciones

públicas, y cada una de las cuales tiene definidas sus competencias en las leyes

orgánicas respectivas.

Las contrataciones públicas favorecen la libre competencia, por cuanto

permiten que varios proveedores puedan presentar sus ofertas, siempre y cuando

puedan competir en igualdad de condiciones. A través del procedimiento de

contratación se determinará al “oferente idóneo” a partir de la base de que este

presentó la oferta más conveniente, aquella que cumple con las mejores condiciones

de calidad, costo y celeridad, es decir, tiempo de entrega. Esto último, también

permite una mejor eficiencia en el manejo de los recursos públicos, que siempre son

escasos frente a las innumerables necesidades que se presentan.

23

Las buenas prácticas en las contrataciones públicas contribuyen a que exista

más transparencia y menos corrupción. La transparencia, de la mano con la

publicidad, permite mostrar los pormenores de la actividad de contrataciones y

colocarlos “en la vitrina” de lo público. Asimismo reduce la posibilidad de que se den

actos de corrupción, ya que las actuaciones de los funcionarios se encuentran

sometidas en mayor medida al escrutinio público, la vigilancia ciudadana y a los

mecanismos de control; por el contrario cuando lo que existe es opacidad, en vez de

transparencia, la posibilidad de corrupción aumenta.

Las contrataciones públicas requieren un alto nivel de profesionalización, en

vista que para lograr mejores resultados en la contratación, los equipos asignados a

las áreas de adquisiciones deben estar capacitados en el manejo del marco normativo

en la materia, tanto nacional como internacional. En este sentido, cabe destacar que el

reciente cambio de la Ley de Contrataciones Públicas le ha dado más funciones a las

áreas de adquisición, a la vez que ha planteado a los funcionarios que las integran, la

necesidad de adaptarse a los cambios normativos.

Impacto económico

El hecho de establecer procedimientos de contrataciones permite, como ya se

indicó, que se utilicen los recursos públicos con mayor eficiencia, ya que se contrata

con el proveedor que brinda la oferta más conveniente, tomando en cuenta los

criterios de precio, calidad y tiempo, lo que a su vez genera ahorro de recursos.

En las contrataciones públicas se establece la fase de ejecución, la cual permite

que se cumpla con el objeto de la contratación, sea ésta el suministro de un bien, un

servicio o una obra. A la par de la ejecución de la contratación se realizan los

desembolsos de recursos, que deben estar asegurados por la entidad contratante, lo

cual disminuye la posibilidad de endeudamiento.

Con el desarrollo de las contrataciones se fortalece el sector privado, que es el

que brinda la mayoría de los bienes, servicios y obras que el Estado requiere.

24

Asimismo para algunos empresarios, el Estado se convierte en su principal y más

importante comprador.

La actividad de contrataciones implica establecer coordinación y crear

relaciones de interdependencia tanto a lo interno de las instituciones como a lo

externo, con el órgano rector de las contrataciones.

La coordinación a lo interno se da porque el área o la oficina que establece la

necesidad en la que se origina la contratación, envía su requerimiento al área de

adquisiciones y ésta a su vez realiza una serie de coordinaciones con otras áreas y

dependencias. Por ejemplo, se establecen coordinaciones a lo interno para verificar la

disponibilidad de recursos en el presupuesto para hacer frente al requerimiento o para

solicitar la resolución administrativa que dará inicio al procedimiento administrativo

de contratación. El procedimiento implica la intervención de varias instancias y

actores en diferentes momentos y trabajando de manera coordinada.

Para las relaciones con otros sectores, o sea a lo externo, el marco regulador en

materia de contrataciones establece el seguimiento que debe brindar el ente rector a

las diversas instancias públicas con las que deben coordinarse. Por ejemplo, el

intercambio de información para alimentar los registros como el de proveedores o el

de información que a la vez contiene el de sanciones.

Otra coordinación que aplica a lo externo tiene que ver con el pago del precio

fijado para la adquisición. En este sentido, es importante determinar la fuente de

financiamiento, nacional o externa.

Por último, es importante considerar la coordinación que se debe establecer con

la instancia encargada de la fiscalización de los recursos públicos, en este caso con la

Contraloría General de la República, que debe velar para que éstos se ejecuten de

manera eficiente.

25

Impacto social

La actividad de contrataciones juega un papel clave para el logro de los

objetivos gubernamentales, porque permite satisfacer las necesidades de la

colectividad a las que el gobierno quiere dar respuesta. Por ejemplo, a través de los

servicios de salud y la entrega de medicamentos o con la construcción de una

carretera o la reparación de una escuela.

Cada institución del Estado tiene como finalidad dar respuesta a las demandas

ciudadanas, de manera directa o indirecta. En la medida en que estas demandas son

atendidas a través de la actividad de contrataciones, las instituciones obtienen un

mayor valor público, que consiste en una mejor percepción de parte de la población

acerca del cumplimiento del rol que le fue encomendado. El reconocimiento de la

ciudadanía guarda una estrecha relación con el principio de legalidad en la realización

de los procedimientos administrativos.

La Ley de Contrataciones Públicas establece de forma muy clara la

incorporación en el contrato de cláusulas que permiten en primera instancia utilizar

los métodos alternos de solución de conflicto (mediación y arbitraje) para resolver las

controversias que se pudiesen dar en la ejecución del mismo entre el contratista y el

contratante; sin embargo, estos métodos en materia de contrataciones no son muy

utilizados

Manual de Normas y Procedimientos

Los manuales son una herramienta importante para el manejo de los recursos en

una organización y contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. Así

mismo, mejora la calidad de la información minimizando los errores o la omisión de

aspectos importantes al ofrecer una guía para la ejecución de los trabajos.

26

Los manuales son una fuente de información escrita para toda la organización

y un instrumento de control, son importantes para lograr mayor eficacia los objetivos

o metas propuestas.

Los manuales contienen detalladamente los procedimientos que se realizan en

una organización, así como las normas específicas que se aplican. Según Catacora

(1997; p.101), "Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las

normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados

en la organización".

Un manual indica las actividades que deben ser cumplidas y como deben

realizarse, así lo expresa Alonzo (1988; p.25), "Son libros organizados para promover

un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su

propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la

función exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Es por ello, que se dice que son instrumentos de control interno, ya que al estar

establecido los procedimientos, se pueden comprar y controlar las actividades

realizadas. El uso de los manuales ofrece importantes ventajas entre las cuales se

pueden mencionar:

• Establece continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del

tiempo o durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en

particular.

• Uniforma y controla las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.

• Sirve como herramienta de capacitación del personal.

• Establece las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando las

actuaciones de cada uno.

27

• Facilita la coordinación del trabajo, ahorra tiempo a la organización, ya que

evita repetir información, explicaciones o instrucciones similares y duplicidad

de funciones.

• Contribuye al trabajo de auditoría al mostrar los detalles del sistema y sirve de

medio para verificar el procedimiento correcto a seguir.

Control Interno

El Control Interno comprende el conjunto de normas, procedimientos

integrados a los procesos de una organización con la finalidad de salvaguardar sus

activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. Tiene como objeto

promover la eficiencia en el uso de los recursos públicos, acatamiento de las normas

legales, confiabilidad de la información que genere y se divulgue. Así como,

promover la eficiencia y calidad de sus operaciones y lograr el cumplimiento de su

misión, objetivos y metas.

Su importancia radica precisamente en la evaluación de resultados, medir la

eficiencia y eficacia de las operaciones y asegurar una información administrativa,

financiera y operativa útil y confiable para garantizar la rendición de cuentas.

Bases Legales

A continuación se detallan las bases legales que fundamentan la mencionada

investigación:

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009), donde se

señala que le corresponde:

Del Poder Público. Sección Segunda: De la administración pública

Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y

ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,

28

eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el

ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

Artículo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e

informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de

las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las

resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a

los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro

de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a

investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley

que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o

secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias

públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad.

Del Poder Ciudadano. Sección Cuarta: De la Contraloría General de la

República.

Artículo 287. La Contraloría General de la República es el órgano de control,

vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes nacionales,

así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía funcional,

administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección de

los organismos y entidades sujetas a su control.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 38.983 de fecha 30 de julio de 2008.

Del control interno.

Artículo 35. El control interno es un sistema que comprende el plan de

organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados

dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos,

verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,

promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la

29

observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión,

objetivos y metas.

Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las

normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas,

manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás

instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control

interno.

De igual modo la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta

Oficial N` 2818 de fecha 01 de julio 1985 señala en su artículo:

De la Actividad Administrativa. Disposiciones Generales.

Artículo 32. Los documentos y expedientes administrativos deberán ser

uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características.

El administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime

necesarios para la aclaración del asunto.

La administración racionalizará sus sistemas y métodos de trabajo y vigilará

su cumplimiento. A tales fines, adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Gaceta

Oficial N 39.164 de fecha 23 de abril de 2009.

Artículo 5. El sistema de control interno del sector público, cuyo órgano rector

es la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, comprende el conjunto de

normas, órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la

administración financiera así como la auditoría interna. El sistema de control interno

actuará coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la Contraloría

General de la República, tiene por objeto promover la eficiencia en la captación y uso

de los recursos públicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del

Estado, la confiabilidad de la información que se genere y divulgue sobre los mismos;

30

así como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos

del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligación de los

funcionarios de rendir cuenta de su gestión.

Artículo 134. Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o

entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno

adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá

los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y

en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así corno la

auditoría interna.

Los aspectos revisados van en línea con lo dispuesto en el marco legal vigente

de la Ley de Contrataciones Públicas de fecha 24 de abril de 2009 publicada en la

Gaceta Oficial N. 39.165 en lo relacionado al Cierre Administrativo de Contratos, en

especial en los siguientes artículos:

Expediente de la Contratación

Artículo 14. Conformación y Custodia del Expediente

Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban,

generen o consideren en cada modalidad de selección de contratistas establecidos en

la presente Ley, deben formar parte de un expediente por cada contratación. Este

expediente deberá ser archivado, por la unidad administrativa financiera del órgano o

ente contratante, manteniendo su integridad al menos tres años después de ejecutada

la contratación.

En cuanto a la Evaluación de Actuación o de Desempeño se hace referencia a

los siguientes artículos:

Artículo. 31. Información de Actuación y Desempeño.

Los órganos o entes contratantes deben remitir al Registro Nacional de

Contratistas información sobre la actuación o desempeño del contratista, dentro de los

31

treinta días hábiles siguientes a la notificación de los resultados en la ejecución de los

contratos de obra, adquisición de bienes o prestación de servicios.

Artículo. 35. Actuación o Desempeño del Contratista.

Como mecanismo para el mejoramiento continuo de la calidad, los órganos o

entes contratantes deben evaluar la actuación o desempeño del contratista en la

ejecución de las categorías de contratos que se establezcan en el Reglamento de la

presente Ley. La unidad contratante del órgano o ente, dentro de los veinte días

hábiles siguientes a la finalización de cada contrato, notificará al contratista los

resultados de la evaluación, quien podrá ejercer los recursos administrativos

señalados en la Ley que regula la materia de Procedimientos Administrativos.

Control del Contrato

Artículo 95. Los órganos o entes contratantes, una vez formalizada la

contratación correspondiente, deberán garantizar a los fines de la administración del

contrato, el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, estableciendo

controles que permitan regular los siguientes aspectos:

1. Cumplimiento de la fecha de inicio de la obra o suministro de bienes y servicios.

2. Otorgamiento del anticipo, de ser aplicable.

3. Cumplimiento del compromiso de responsabilidad social.

4. Supervisiones o inspecciones a la ejecución de obras o suministro de bienes y servicios.

5. Modificaciones en el alcance original y prórrogas durante la ejecución del contrato.

6. Cumplimiento de la fecha de terminación de la obra o entregas de los bienes o finalización del servicio.

7. Finiquitos.

8. Pagos parciales o final.

9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.

32

Artículo 120. Entrega de bienes, servicios y obras.

El órgano o ente contratante velará por el cumplimiento de las obligaciones por parte

del contratista, particularmente de la fecha de entrega de la ejecución de las obras, de

lo cual deberá dejar constancia que permita soportar el cierre administrativo del

contrato. Esta disposición también es aplicable en los casos de suministro de bienes y

prestación de servicios.

Artículo 126. Pagos y liberación garantías.

Efectuada la recepción definitiva, el órgano o ente contratante deberá realizar los

pagos restantes al contratista, a la devolución de las retenciones que aún existieren y a

la liberación de las fianzas que se hubiesen constituido. A estos efectos, la Dirección

competente del órgano o ente contratante realizará, cumplidos los requisitos

correspondientes, el finiquito contable.

También se regirá por el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas,

Gaceta Oficial N 39.181 de fecha 19 de mayo de 2009 en los artículos:

Artículo 2. Definiciones.

A los efectos de este Reglamento, se entiende por:

Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la

contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el

contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en

la contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de

obras en las modalidades de selección de Contratistas previstas en la Ley de

Contrataciones Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las

modalidades de selección.

Evaluación del Contratista.

Artículo 8. La evaluación de actuación o desempeño del contratista debe

efectuarse a todos los proveedores y contratistas que hayan obtenido la adjudicación

33

para el suministro de bienes y prestación de servicios por un monto superior a cuatro

mil Unidades Tributarias (4.000 U.T) y para la ejecución de obras por un monto

superior a cinco mil Unidades Tributarias (5.000 U.T).

Independientemente del monto de la adjudicación, los órganos o entes sujetos

a la Ley de Contrataciones Públicas deben realizar la evaluación de actuación o

desempeño a los proveedores y contratistas que incumplan con las condiciones u

obligaciones derivadas de la contratación, y deben someter sus recomendaciones ante

el órgano o ente competente para solicitar la aplicación de las sanciones

correspondientes.

A los contratistas excluidos de las modalidades de selección, de acuerdo a lo

establecido en el Artículo 5 de la Ley, que no requieren su inscripción en el Registro

Nacional de Contratistas, debe aplicarse la evaluación de desempeño, cuando

incumplan con las condiciones u obligaciones derivadas de la contratación, a los fines

que el Servicio Nacional de Contrataciones pueda aplicar las sanciones

correspondientes por incumplimiento.

Responsabilidades de la Comisión de Contrataciones:

Artículo 16. Atribuciones de la Comisión de Contrataciones.

15. Aprobar el cierre del contrato y la evaluación sobre la actuación o desempeño del

contratista, en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras

de contrataciones que hayan sido recomendadas por la Comisión, antes de su envío al

Servicio Nacional de Contrataciones.

18. Conocer y emitir recomendación acerca de la adquisición de bienes, prestación de

servicios y ejecución de obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la

infraestructura, hábitat, salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de

proyectos productivos sustentables, aplicando los recursos financieros provenientes

de los aportes en dinero u ofertas sociales, en marcados dentro de los compromisos de

responsabilidad social que asumen los contratistas.

34

Contenido de los expedientes.

Artículo 32. Los expedientes deben contener los siguientes documentos:

1. Solicitud de la unidad usuaria o requirente.

2. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar.

3. Pliego de condiciones o condiciones de la contratación.

4. Actos motivados

5. Llamado o invitación a los participantes.

6. Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones, si las hubiere.

7. Acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas.

8. Ofertas recibidas.

9. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta.

10. Documento de adjudicación.

11. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes, si fuere el caso.

12. Contrato generado por la contratación.

13. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.

Así mismo, en la administración del contrato se deben incorporar los

documentos que se relacionen con:

1. Garantías.

2. Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso.

3. Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere el caso.

4. Formularios para el pago o valuaciones.

5. Aprobaciones de pago.

6. Pagos realizados.

7. Finiquito.

35

8. Liberación de garantías.

9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.

10. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior.

Providencia Nº FSAA-001618, de fecha 30 de mayo de 2012, publicada en

Gaceta Oficial N 39.941 el 11/06/2012. CONDICIONES GENERALES DE

CONTRATO DE FIANZA CON ORGANISMOS DEL ESTADO, del Ministerio del

Poder Popular de Planificación y Finanzas y la Superintendencia de la Actividad

Aseguradora, Clausula 2:

Las fianzas emitidas por Empresas de Seguros para garantizar el

cumplimiento de contratos públicos en cualquiera de sus modalidades, estarán

vigentes hasta que el Órgano o Ente Contratante dicte el acto administrativo de

liberación de las fianzas, una vez que efectúe la recepción definitiva del objeto de

contratación, otorgue el finiquito contable, la evaluación del desempeño, certifique el

cumplimiento del compromiso de responsabilidad social, cuando aplique, o cualquier

otra obligación que al contratista imponga la legislación que regula la materia de

contrataciones públicas o el contrato.

Así como las normativas internas:

Manual de Contratación de PDVSA y sus filiales de fecha 23/07/2007. Manual de

Procedimientos Operacionales de Bariven.

BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País,

última revisión 06/07/2009

BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales, última revisión

18/10/2011

BRV-MOCO-012-PR Archivo de documentos generados en el proceso de compras,

última revisión 22/09/2008

36

Lineamientos de la Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva

de Finanzas, Elaboración y Contenido del Expediente de Contratación DEF-GCC-09-

048 de fecha 26/06/2009


de Finanzas, Evaluación de desempeño del contratista DEF-GCC-10-058 de fecha

24/08/2010


de Finanzas, Cierre administrativo de contratos DEF-GCC-10-018 de fecha

19/02/2010

Guía Administrativa Elaboración de la evaluación de actuación o desempeño del

contratista de fecha 05/03/2007

Instructivo para el Sistema de Evaluación de Desempeño del contratista por el

Servicio Nacional de Contrataciones de mayo 2010.

Definición de Términos Básicos.

Administración de Contratos: La administración de contratos controla y hace el

seguimiento de la ejecución de la obra, prestación de los servicios o entrega de

los bienes objeto del contrato, así como la recepción, el cierre administrativo

con la firma del finiquito.

Cierre Administrativo por culminación: Cierres por efecto del vencimiento de su

vigencia o el consumo de sus cantidades o monto asociado.

Cierre Administrativo por terminación: Cierres por solicitud de alguna de las

partes o por causales de terminación establecidos en el contrato.

Comité de Evaluación. Órgano colegiado, con al menos tres integrantes, nombrados

por la máxima autoridad de la entidad del sector público que tiene como

37

responsabilidad primordial la calificación y evaluación de las ofertas que se

presentan ante procesos de contrataciones.

Contenido: Objetivo: Define el fin o propósito que persigue el procedimiento

descrito. Alcance: A quienes está dirigido este procedimiento. Disposiciones:

Incluye los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en

forma explícita, para facilitar la cobertura de responsabilidad de los diferentes

participantes en los procedimientos. Responsabilidades: Son todas aquellas

personas que se relacionan directamente con la ejecución del procedimiento

descrito. Descripción de Actividades: Es la descripción detallada del

procedimiento, que se presenta por partes. Registro: Son todos aquellos

documentos relacionados y necesarios para la ejecución del procedimiento que

sirven de base y que complementan la ejecución del procedimiento, además

sirven de apoyo a la realización de las labores. Glosario: Definición de

términos. Referencias: Procedimientos y lineamientos relacionados al

procedimiento. Anexos: Cualquier documento que amplíe la información.

Contratante. Es la entidad del sector público que contrata a una persona natural o

jurídica para que ésta le proporcione bienes, servicios u obras, para el bien

común.

Contratista. Es la persona, natural o jurídica, con la que la entidad del sector público

establece una relación jurídica a través de un contrato por el cual el primero

brinda un bien, servicio, consultoría u obra a cambio de un precio pactado que

paga el segundo.

Contrato de consultoría. Se refiere a la prestación de un servicio profesional

intelectual. Son prestados por personas naturales o jurídicas, que reúnen

calificaciones y aptitudes especiales, derivadas de sus conocimientos técnicos,

profesionales y científicos.

38

Contrato de obra. Es aquel contrato por el cual una entidad encarga a un tercero,

persona física o jurídica, la ejecución de una obra pública o inmueble, a cambio

de un precio pactado.

Contrato de servicios generales. Es aquel contrato en virtud del cual, un tercero

denominado prestatario se obliga a prestar un servicio a una entidad del sector

público, a cambio de un precio, para la satisfacción de una necesidad de la

población.

Contrato de suministro. Es el contrato en el cual un proveedor, persona natural o

jurídica, a cambio de un precio se obliga ante una entidad del sector público a

suministrar periódicamente, según fechas y cantidades fijadas, cosas muebles.

Contrato Marco: Es un documento de compra a través del cual se establecen

condiciones con un proveedor ó contratista tales como entrega, cantidad y

precios para la contratación de obras, prestación de servicios y adquisición de

bienes a largo plazo. El objetivo es lograr/alcanzar mejores precios y

condiciones como consecuencia del volumen contratado, agilizar el proceso

licitatorio y acercar el usuario al proveedor, reduciendo el tiempo de procura y

suministro de los materiales y obras ó servicios. El documento está asociado a

un número que identifica unívocamente a un contrato marco.

Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación

de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y

ordenes de servicio, que contendrán al menos a las siguientes condiciones:

precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones

contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario.

Convenio de Suministros / Contratos: Acuerdo o contrato de compra -efectuado

con el (los) proveedores (es) que presentó (aron) la (s) oferta (s) ganadora (s) de

la adjudicación en la respectiva licitación, fundamentado en volúmenes

aproximados de consumo de materiales para un período determinado.

39

Convocatoria. Es el llamado que realiza la entidad de manera pública o direccionada

a proveedores para que participen como oferentes en un procedimiento de

contratación que ha iniciado. Las convocatorias deben publicarse en el portal

electrónico u otros medios como la Gaceta, diario oficial o diarios de

circulación nacional.

Evaluaciones de Desempeño o de Actuación: Es la evaluación que se realiza a los

proveedores nacionales para medir su desempeño en la ejecución de los

contratos establecidos con PDVSA Bariven, con el fin de mejorar

continuamente la calidad del proceso de compra. Se consideran los siguientes

parámetros: Tiempo de entrega, Técnico /Calidad y Compromiso de

Responsabilidad Social.

Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye los puestos de trabajo

o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y

participación.

Proceso de Contratación: Comprende actividades técnicas, económicas y legales

que se realizan desde que se determina la necesidad de contratar o adquirir un

bien, hasta la firma del contrato o la colocación del pedido.

40

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Esta sección del proyecto está referida a la aplicación de procedimientos y

métodos técnicos contenidos en todo el proceso de investigación. De esta manera,

obtener resultados confiables necesarios para el cumplimiento del objetivo de la

investigación, como es, el de proponer un Manual de Normas y Procedimientos que

permita unificar el contenido de los cierres administrativos de contratos en la Unidad

de Convenios de Bariven Región Centro.

Tipo de Investigación

Según Hurtado y Col (1997), “La investigación cuantitativa es objetiva,

particularista y orientada a la obtención de resultados a través de métodos y técnicas

confiables que pueden ser medidas y comprobadas a través de herramientas

matemáticas y estadísticas; siendo este modelo de investigación propia de las

disciplinas científicas.” Este proceder se ajusta al Modelo Cuantitativo, ya que la

presente investigación tiene como objetivo proponer un manual de procedimientos

para unificar los contenidos de los expedientes administrativos de los contratos de

bienes.

Para tal fin, se hace necesario, recoger y analizar datos cuantitativos obtenidos

de los usuarios quienes presentaron sugerencias para la elaboración de este manual.

Esta investigación se desarrolló bajo los lineamientos metodológicos de un

proyecto factible, ya que se elaboró una propuesta de un modelo operativo viable y

con soluciones posibles a una situación determinada.

Lo anteriormente se soporta por el concepto definido en El Manual de Normas

para la Elaboración, Presentación y Evaluación de los Trabajos Especiales de Grado

41

de la Universidad Santa María en relación al concepto de la investigación aplicada

como Proyecto Factible bajo la modalidad de formulación de lineamientos o políticas,

“Consiste en elaborar una propuesta viable que atienda a necesidades en una

institución, organización ó grupo social que se han evidenciado a través de una

investigación documental o de una investigación de campo”.

Así también lo define el concepto de proyecto factible en el Manual de Trabajos

de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales, de la Universidad

Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2005), como “la investigación,

elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para

solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organización o grupos

sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías,

métodos o procesos”.

Nivel de la Investigación

Así mismo, el presente estudio se ajusta a un nivel de investigación de campo

con base documental, ya que permite confeccionar un Manual de Normas y

Procedimientos en donde se especifica el procedimiento a seguir para elaborar los

expedientes administrativos de los contratos de bienes.

En ese sentido, se extrae la data y se registra directamente de la realidad, sin

intervenir en su contexto, trabajándose sobre los conocimientos y experiencias del

personal quienes tienen bajo su responsabilidad la administración de los contratos.

Así mismo lo señala: “Se caracteriza porque los problemas que estudia surgen de la

realidad y la información requerida debe obtenerse directamente de ella.” (p.42).

El diseño de la presente investigación es de tipo descriptivo. Al respecto Van

Dalen (1974), plantea….” El objetivo de la investigación descriptiva consiste en

llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la

descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se

42

limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones

que existen entre dos o más variables. “

Diseño de la Investigación.

Para la elaboración del manual, fue necesario observar el procedimiento que

actualmente es realizado y simultáneamente recoger de los usuarios sus sugerencias,

esta recolección de los datos se realizó en forma directa sin manipulación de las

variables y en una sola ocasión, este proceder se ajusta a una investigación de un

Diseño No Experimental Transeccional, según lo especifica Santa Palella en su libro

Metodología de la Investigación Cuantitativa (pág 96) “Es el que se realiza sin

manipulación en forma deliberada ninguna variable”.

El investigador no sustituye intencionalmente las variables independientes. Se

observan los hechos tal y como se presentan en su contexto “así mismo, al recoger los

datos en un único momento. Cumple con las características de una investigación

transeccional, según lo refiere el Manual de Normas para la Elaboración.

Presentación y Evaluación de los Trabajos especiales de Grado de la Universidad

Santa María (pág 43). “. . .se realizan las observaciones en un único momento en el

tiempo”.

Fases de Investigación.

Con el propósito de alcanzar los objetivos y dar repuesta a las interrogantes de

la investigación, se siguieron las siguientes fases:

Fase 1 Diagnóstico de la situación actual:

- Revisión de fuentes bibliográficas y documentales relacionadas con la

investigación: reseñas relacionadas con el tema de estudio, bibliografía y

revistas especializadas en el tema, publicaciones, entre otras;

43

- Elaboración del Marco Teórico: Recolección de antecedentes relacionados

con la investigación y aquellos aspectos teóricos que sustentan el estudio.

Fase II Determinar los aspectos normativos:

- Selección del diseño, tipo y nivel de la investigación.

- Diseño preliminar del Instrumento de Recolección de Datos.

- Entrevista a los usuarios, a quienes se les explicó previamente los objetivos de

la investigación

- Determinación de la validez y confiabilidad del instrumento.

- Corrección del Instrumento de Recolección de Datos.

- Determinación de la Población y de la Muestra objeto de análisis.

- Aplicación del cuestionario a los usuarios de la aplicación de las

contrataciones.

Fase III Diseñar el procedimiento e instructivo:

- Análisis e Interpretación de los Resultados: Aplicado los instrumentos, se

procedió a ordenar, clasificar, tabular, gráficas e interpretar los datos

obtenidos, avaladas con el conocimiento científico encontrados, seguidamente

se realizó un análisis del procedimiento utilizado y se comparó con las

sugerencias emitidas por los encuestados.

- Elaboración de Conclusiones y Recomendaciones: Posteriormente se

realizaron las conclusiones y se procedió a elaborar las recomendaciones

necesarias tomando como base los resultados obtenidos, y con las

modificaciones sugeridas por los usuarios consultados, sustentados en los

conceptos referidos en el Marco Teórico de este trabajo, e interconsulta con

profesionales en el área.

44

- Elaboración del manual de normas y procedimientos para el establecer el

cómo y el qué contienen los expedientes administrativos de cierres de

contratos.

Población y Muestra.

En todo estudio se determina el tamaño poblacional y muestral para su

ejecución. De acuerdo a Palella, S. (2006) “la población de una investigación es el

conjunto de unidades en las que se desea obtener información y sobre las que se van a

generar conclusiones.” (p. 115) y la muestra la define Arias, F. (2006) como “un

subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible”

En la presente investigación, la población está constituida por siete (7)

profesionales analistas de convenios. Debido al pequeño tamaño de la población, el

número de la muestra será igual al de la población.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.

Como se establece previamente, para la recolección de los datos que

posteriormente se convirtió en información útil al presente estudio, se consultaron a

las personas quienes están en contacto directo con la realidad objeto de la presente

investigación, y para alcanzar el primer objetivo específico, aplicándose la

observación directa estructurada utilizando una (01) lista de cotejo que se usó como

base comparativa, según Arias, F. (2006; p.70) “es un instrumento en el que se indica

la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada” .

Sucesivamente, para alcanzar los siguientes objetivos específicos, se realizó una

consulta escrita a los usuarios, esta forma de actuar se ajusta a la Técnica de la

Encuesta, la cual según Palella Santa (2006; p.134) establece lo siguiente “La

encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones

interesan al investigador”

45

En concordancia al párrafo anterior, como instrumento de la encuesta se utilizó

el Cuestionario, cuya estructura de preguntas de respuestas dicotómicas, permitió

recoger informaciones alusivas a opiniones y juicios sobre los factores con mayor

impacto en la ocurrencia de la desviación estudiada, el cual abarcó todos los aspectos

internos o externos que podrían afectar el problema.

En ese sentido, Pardo (1997; p.243), refiere que el cuestionario “representa

unos de los instrumentos científicos para recolectar datos en forma sistemática.”

Instrumentos.

En ese sentido, se elaboró el respectivo Cuestionario de preguntas cerradas

dicotómicas y de selección simple, el cual consistió en diecisiete (17) preguntas

agrupadas en tres (03) Áreas de evaluación:

Área 1, Elementos constitutivos para determinar el procedimiento actual para

presentar los cierres administrativos de contratos de bienes.

Área 2, Elementos para determinar aspectos que inciden en los cierres

administrativos de contratos de bienes.

Área 3, Elementos sugeridos para homologar el procedimiento para los cierres


Validez y Confiabilidad del Instrumento.

La validez según Hernández, R. (1997) la refiere como “al grado en que un

instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 201), y Palella, S.

(2006) indica que “representa la relación entre lo que se mide y aquello que realmente

se quiere medir” (p. 172). De acuerdo a los autores existen tres tipos de validaciones:

las de contenido, determina hasta donde este representa el universo que se desea

medir: la de criterio, permite saber si el instrumento pronostica lo que debe

46

pronosticar y por último el de constructo, refleja la definición teórica para conocer su

coherencia.

En el presente trabajo la validez del instrumento a aplicar se sometió a la

evaluación de un panel de siete (7) expertos que conocen el proceso de contratación y

administrativos de los contratos y sólidos conocimientos de metodología, con el

objeto de revisar si la estructura y contenido cubre los objetivos planteados.

Asimismo, de acuerdo al autor Hernández, R. (1997) “La confiabilidad de un

instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo

sujeto u objeto, produce iguales resultados.”(p. 200) y puede aumentar mientras más

preguntas contenga el instrumento sobre una misma variable. También Palella, S.

(2006) la define como “la ausencia de error aleatorio en un instrumento de

recolección de datos” (p. 176).

La confiabilidad de los cuestionarios se calculó usando el coeficiente Alfa de

Cronbach. El cual según Hernández (2003), sólo se requiere una sola administración

del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1, donde 0

representa nula confiabilidad y 1 representa un máximo de confiabilidad o total

confiabilidad. Cuando la medición de la confiabilidad por cualquier método se acerca

a 1, hay un menor error en la medición. La fórmula para calcular el coeficiente Alfa

de Cronbach es la siguiente:

α = N (N-1) [1-Σs2(Yi)/s2x]

En donde:

α = Coeficiente de confiabilidad Alfa de Cronbach

N = es número de ítems

Si2

= es la varianza de cada ítems

STotal2

= es la varianza total de los ítems.

α = 0.98

47

El valor de Alfa de Cronbach obtenido para el cuestionario aplicado a los

encuestados, fue de 0.98; lo que indica alta confiabilidad del instrumento.

Técnicas de Recolección y Análisis de Datos.

Para el análisis de los datos obtenidos en la presente investigación como

resultado de la técnica aplicada, se realizó a través del análisis cuantitativo y

cualitativo, respectivamente; los cuales son fundamentales para interpretar toda la

información recolectada en la presente investigación.

48

CAPÍTULO V

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

En este capítulo se presentan los resultados obtenidos previa aplicación del

instrumento de recolección de datos tipo cuestionario, la cual se estructuró con

preguntas cerradas. Según Ceballos (2007) en este proceso “se detallan los resultados

obtenidos en la encuesta aplicada, seguidamente se desarrolla el modelo matemático

de inferencia difusa para la selección de propuestas de conceptos de diseño y se

realizan pruebas al mismo.” (p.12). En función de lo expuesto se analizan e

interpretan los resultados obtenidos del cuestionario aplicado para dar cumplimiento a

los objetivos de la investigación.

Análisis del Cuestionario

Objetivo Especifico N° 1. Diagnosticar la situación actual con relación a los

contenidos de los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes de la

Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.

PREGUNTA Nº 1. ¿Conoce la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento así

como los lineamientos emitidos por la Gerencia de Finanzas relacionados a los cierres

administrativos de contratos?

TABLA Nº 1

Distribución de Frecuencia de que conoce las normas de los cierres administrativos

de contratos.

VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 6 86% NO 1 14%

TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)

49

GRÁFICO Nº 1

Conoce las normas de los cierres administrativos de contratos

Autor: Escalante (2014)

Análisis e Interpretación de la Tabla N° 1

En el análisis de esta tabla referente a los conocimientos del personal

relacionados a las leyes y reglamentos vigentes, así como los lineamientos emitidos

por la Gerencia de Finanzas para los cierres administrativos de contratos de bienes,

los resultados cuantitativos de la encuesta otorgó una ponderación de ochenta y seis

por ciento (86 %) al SI y un catorce por ciento (14%) al NO.

Esto traduce que la mayor parte del personal de la Unidad de Convenios está en

conocimiento de la existencia y aplicabilidad de leyes, reglamentos y lineamientos

relacionados directamente a los cierres administrativos de contratos.

50

PREGUNTA Nº 2. ¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales

BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos describe en

forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para

presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de

Contrataciones?

TABLA Nº 2

Distribución de Frecuencia de que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-

MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las

actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato

de bienes ante la Comisión de Contrataciones.

VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 2 29 NO 5 71


GRÁFICO Nº 2

El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en

forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para

presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de

Contrataciones.


51


En el análisis de esta tabla sobre el Procedimiento Operacional BRV-MO-CO-

010-PR Establecimiento y Administración de Contratos, indica que un setenta y un

por ciento (71%) respondió que este procedimiento NO describe sistemática y

secuencial cada una de las actividades para presentar un cierre administrativo de

contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones, y un veintinueve por ciento

(29%) señala que SI describe las actividades.

PREGUNTA Nº 3. ¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales

BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales describe en forma

sistemática y secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de

Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de

contratos de bienes?

TABLA Nº 3

Distribución de Frecuencia que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-

MO-CO-015-PR describe realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los

proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.

VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 2 29

NO 5 71

TOTAL 7 100

Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)

52

GRÁFICO Nº 3

El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo

realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los

cierres administrativos de contratos de bienes.



En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto al procedimiento

BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales, señala que el setenta y

un por ciento (71%) de los encuestados opina que NO describe en forma sistemática y

secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de Desempeño o de

Actuación a los proveedores y un veintinueve por ciento (29%) opina que SI la

describe.

53

PREGUNTA Nº 4. ¿Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de

bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos para ello?

TABLA Nº 4

Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de

contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.



GRÁFICO Nº 4

Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un

manual de normas y procedimientos


54


En el análisis de esta tabla referente al manejo de los cierres administrativos

siguiendo un manual de normas y procedimientos específico para ello, la mayoría

representada por el cincuenta y siete por ciento (57%) señala que NO utiliza un

manual específico para ello y un cuarenta y tres por ciento (43%) indica que SI lo

realiza.

PREGUNTA Nº 5. ¿Ud. considera que todos los expedientes archivados de cierres

administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden?

TABLA Nº 5

Distribución de Frecuencia de que considera que todos los expedientes archivados de

cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo

orden.


SI 1 14

NO 6 86

TOTAL 7 100


55

GRÁFICO Nº 5

Considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes

contienen la misma información y en un mismo orden.



En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto al contenido de los

expedientes, señala que el ochenta y seis por ciento (86%) opina que NO presentan la

misma información y tampoco mantienen un mismo orden y un catorce por ciento

(14%) opina que SI contienen la información en un mismo orden.

56

PREGUNTA Nº 6. ¿Usted observa diferencias entre los expedientes de cierres

administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área?

TABLA Nº 6

Distribución de Frecuencia observa diferencias entre los expedientes de cierres

administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.


TOTAL 7 100


GRÁFICO Nº 6

Observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los

analistas de convenio de la misma área.


57


En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto a las diferencias de

contenido de los expedientes entre los analistas de contratos de una misma área, se

encontró que un ochenta y seis por ciento (86%) opina que SI presentan diferencias

marcadas y un catorce por ciento (14%) opina que NO hay diferencias.

PREGUNTA Nº 7. ¿Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre

administrativo de contrato?

TABLA Nº 7

Distribución de Frecuencia de que Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto

cierre administrativo de contrato.



GRÁFICO Nº 7

Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato.


58


Los resultados cuantitativos de la encuesta otorgó una ponderación de setenta y

un por ciento (71 %) al SI y un veintinueve por ciento (29%) al NO. Esto se traduce

en que la mayor parte del personal de la Unidad de Convenios si está en conocimiento

de los pasos para realizar un cierre administrativo de contratos.

PREGUNTA Nº 8. ¿Conoce cómo debe presentarse un expediente ante la Comisión

de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato?

TABLA Nº 8

Distribución de Frecuencia de que conoce cómo debe presentarse un expediente ante

la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.



GRÁFICO Nº 8

Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones

para el cierre administrativo de contrato.


59


En el análisis de esta tabla referente a la presentación de los expedientes, indica

que el cincuenta y siete por ciento (57%) SI conoce como debe presentarse los

expedientes ante la Comisión de Contrataciones a diferencia de un cuarenta y tres por

ciento (43%) que NO tiene claro como presentarlos.

PREGUNTA Nº 9. ¿Todos los analistas de Convenios usan los mismos formatos con

sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación en los cierres

administrativos de contratos?

TABLA Nº 9

Distribución de Frecuencia de que los analistas de Convenios usan los mismos

formatos con sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación

en los cierres administrativos de contratos.


SI 1 14

NO 6 86

TOTAL 7 100


60

GRÁFICO Nº 9

Los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar

la Evaluación de Desempeño o de actuación en los cierres administrativos de

contratos.



En el análisis de los resultados del cuestionario sobre las fuentes o formatos

para realizar los cálculos para las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación de los

proveedores, indica que el ochenta y seis por ciento (86%) piensa que NO usan los

mismos formatos con iguales variables y un catorce por ciento (14%) respondió que

SI lo aplica.

Estas primeras nueve preguntas están orientadas a responder el objetivo

específico N° 1, de la investigación al diagnosticar la situación actual de los

contenidos de los expedientes.

61

Objetivo Especifico N° 2. Determinar los aspectos normativos de los cierres

administrativos de contratos de bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región

Centro.

PREGUNTA Nº 10. ¿Cree que facilitaría el seguimiento y control de los expedientes

administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos?

TABLA Nº 10

Distribución de Frecuencia de que facilitaría el seguimiento y control de los

expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de

los mismos.


SI 7 100

NO 0 0

TOTAL 7 100


62

GRÁFICO Nº 10

Facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un

modelo para homologar los contenidos de los mismos.



En el análisis de esta tabla referente a la homologación de contenidos de los

expedientes de administración de contratos, el cien por ciento (100%) señala que SI

facilitaría el seguimiento y control de estos expedientes.

63

PREGUNTA Nº 11. ¿Considera que debe incluirse el balance del contrato detallado

en los cierres administrativos de contratos de bienes?

TABLA Nº 11

Distribución de Frecuencia de si debe incluirse el balance del contrato detallado en

los cierres administrativos de contratos de bienes.



GRÁFICO Nº 11

Debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de

contratos de bienes.


64

Analisis e Interpretación de la Tabla N° 11

En el análisis de esta pregunta sobre la presentación detallada del balance del

contrato, el cien por ciento (100%) de los encuestados señaló SI está de acuerdo con

incluir el balance en los cierres administrativos de los contratos.

PREGUNTA Nº 12. ¿Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la

Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres

administrativos de contratos de bienes?

TABLA Nº 12

Distribución de Frecuencia de si se encuentran normalizados los cálculos para

elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres




GRÁFICO Nº 12

Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o

de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.


65


En el análisis de esta pregunta relacionada con los cálculos para la Evaluación

de Desempeño o de Actuación de los proveedores, el ochenta y seis por ciento (86%)

indica que NO están normatizados y un catorce por ciento (14%) señala que SI lo

están.

PREGUNTA Nº 13. ¿Ud. cree que es importante que las Evaluaciones de

Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de

la Unidad de Convenios?

TABLA Nº 13

Distribución de Frecuencia que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o

de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de

Convenios.



GRÁFICO Nº 13

Importancia que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo

unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.


66


En el análisis de esta tabla referente a la importancia de calcular las

Evaluaciones de Desempeño o de Actuación bajo unos mismos parámetros, el cien

por ciento (100%) de los encuestados en la Unidad de Convenios de la Región Centro

señaló estar de acuerdo con homologar estos parámetros.

PREGUNTA Nº 14. ¿Considera que debe incluirse un paso a paso de los cálculos

para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de

homologar los mismos?

TABLA Nº 14

Distribución de Frecuencia de que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para

la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de

homologar los mismos.


SI 7 100

NO 0 0

TOTAL 7 100


67

GRÁFICO Nº 14

Debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de

Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.



En el análisis de esta pregunta sobre los cálculos para la Evaluación de

Desempeño o de Actuación del proveedor, el cien por ciento (100%) indicó SI estar

de acuerdo en incluir un paso a paso para homologar criterios.

68

PREGUNTA Nº 15. ¿Ud. Considera que con la aplicación de un manual de normas y

procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a

prevenir o detectar errores e irregularidades?

TABLA Nº 15

Distribución de Frecuencia de que con la aplicación de un manual de normas y


prevenir o detectar errores e irregularidades.



GRÁFICO Nº 15

Con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres

administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e

irregularidades.


69


En el análisis de esta tabla referente sobre la aplicación de un manual de normas

y procedimientos en la Unidad de Convenios de la Región Centro, el cien por ciento

(100%) de los analistas coincidió en que la aplicación de un manual de normas y


prevenir o detectar errores e irregularidades.

PREGUNTA Nº 16. ¿Ud. estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y

procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes?

TABLA Nº 16

Distribución de Frecuencia de que estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y

procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.



GRÁFICO Nº 16

Estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para

los cierres administrativos de contratos de bienes.


70


En el análisis de esta tabla se observa que el cien por ciento (100%) de los

encuestados SI está de acuerdo en trabajar bajo normas y procedimientos claramente

establecidos para ello.

PREGUNTA Nº 17. ¿Considera usted que con la creación de un Manual de

Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se

lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios

de la Región Centro?

TABLA Nº 17

Distribución de Frecuencia de que con la creación de un Manual de Procedimientos

del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las

funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios de la Región Centro.


SI 7 100

NO 0 0

TOTAL 7 100


71

GRAFICO Nº 17

Con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de

cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y

control en la Unidad de Convenios de la Región Centro.



En el análisis de esta tabla referente a la necesidad de diseñar un manual de

normas y procedimientos, indica que el cien por ciento (100%) de los analistas

respondió que SI creen necesario para optimizar las funciones de seguimiento y

control en la Unidad de Convenios de la Región Centro el diseño de un manual de

normas y procedimientos.

Como análisis e interpretación de los resultados de la pregunta Nº 10 a la

Nº17 relacionados al diseño de un manual de normas y procedimientos en las

respuestas del cuestionario se pudo observar que la mayoría del personal encuestado

creen necesario la elaboración de un manual de normas y procedimientos que permita

homologar la aplicación de las herramientas para calcular la Evaluación de

72

Desempeño o de Actuación, así como los contenidos en su orden e información de

manera de optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de

Convenios de la Región Centro.

Objetivo Especifico N° 3. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos que

permita homologar el contenido de los cierres administrativos de los contratos de

bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.

Está basado en el diseño de la propuesta propiamente dicho apegado a la Ley

de Contrataciones Públicas en sus artículos 120 y 126 su Reglamento en el artículo 16

principalmente y Lineamientos internos, se desarrolla en el cómo realizar los cierres

administrativos de contratos para homologar así el contenido de los expedientes.

73

CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITA LA

HOMOLOGACIÓN DE LOS CONTENIDOS DE LOS EXPEDIENTES P ARA

EL CIERRE ADMINISTRATIVO DE CONTRATOS DE BIENES EN LA

UNIDAD DE CONVENIOS REGIÓN CENTRO

Presentación de la Propuesta

Con la investigación realizada se conduce a los resultados de obtener un manual de

normas y procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los

expedientes para el cierre Administrativo de contratos de bienes en la Unidad de

Convenios Región Centro.

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación

de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de contratos

de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.

Objetivos Específicos

Presentar un manual de normas y procedimientos con sus instructivos que

permita la homologación de los contenidos de los expedientes de cierres

administrativos de los contratos de bienes en la Unidad de Convenios de la

Región Centro.

74

Capacitar a los analistas de contratos en el manejo y uso del manual de

procedimientos propuesto para evitar diferencias en los contenidos de los

expedientes de cierres de contratos.

Justificación de la Propuesta

Después de haber realizado el análisis de los resultados se evidencia, que las

bases fundamentales con la que se justifica la presente propuesta se encuentra en el

marco jurídico de las Contrataciones Públicas y los cierres de contratos, donde una de

las grandes debilidades que se observan en los procesos de contrataciones públicas, es

la ausencia del Cierre Administrativo del Contrato, tal como lo expresa el artículo

120 de la Ley de Contrataciones Públicas, el cual expresa:

Artículo 120

Entrega de bienes, servicios y obras

El órgano o ente contratante velará por el cumplimiento de las obligaciones por parte

del contratista, particularmente de la fecha de entrega de la ejecución de las obras, de

lo cual deberá dejar constancia que permita soportar el cierre administrativo del

contrato. Esta disposición también es aplicable en los casos de suministro de bienes y


En este sentido vale la pena recordar cuál es el procedimiento del cierre

administrativo del contrato, en los procesos de contrataciones públicas.

Para entender mejor esta situación es importante recordar las responsabilidades, tal es

el caso de:

Responsabilidades de La Unidad usuaria:

Artículo 2

Definiciones

A los efectos de este Reglamento, se entiende por:

75

Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la

contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el

contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en

la contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de

obras en las modalidades de selección de Contratistas previstas en la ley de

Contrataciones Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las

modalidades de selección.

Responsabilidades de La Comisión de Contrataciones: Artículo 16 del

reglamento del la Ley de Contrataciones Públicas

Atribuciones de la Comisión de Contrataciones

15. Aprobar el cierre del contrato y la evaluación sobre la actuación o desempeño del

contratista, en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras

de contrataciones que hayan sido recomendadas por la Comisión, antes de su envío al

Servicio Nacional de Contrataciones.

18. Conocer y emitir recomendación acerca de la adquisición de bienes, prestación de

servicios y ejecución de obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la

infraestructura, hábitat, salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de

proyectos productivos sustentables, aplicando los recursos financieros provenientes

de los aportes en dinero u ofertas sociales, en marcados dentro de los Compromisos

de Responsabilidad Social que asumen los Contratistas.

La Unidad Usuaria, como responsable de administrar el contrato, procede a

comunicar y presentar a la Comisión de Contrataciones, responsable de la

aprobación del cierre del cierre administrativo del contrato, lo siguiente:

• Notificación escrita de la Contratista sobre la terminación o

culminación de la obra o el servicio.

76

• Acta de Terminación suscrita entre las Partes, en caso de ejecución de obra o


• Constancia de devolución de materiales sobrantes, emitida por el responsable

operacional del Ente Contratante, en caso de ser aplicable.

• Acta de Recepción, suscrita entre las Partes Involucradas del proyecto u obra

social, en caso de ser aplicable; así como la certificación de cumplimiento del

resto de las condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social, asumido

por la Contratista de conformidad con lo establecido en el contrato, los

pliegos de condiciones o las condiciones de participación, según sea el caso.

• Balance financiero y administrativo del contrato, especificando los montos,

modificaciones del contrato, pagos realizados y pendientes, retenciones, entre

otras.

• Modelo del Documento de Finiquito a ser suscrito entre las Partes, en caso de

obra o servicios, tal como lo establece el artículo 126 de la Ley de

Contrataciones Públicas

Artículo 126

Pagos y liberación garantías

Efectuada la recepción definitiva, el órgano o ente contratante deberá realizar los

pagos restantes al contratista, a la devolución de las retenciones que aún existieren y a

la liberación de las fianzas que se hubiesen constituido. A estos efectos, la dirección

competente del órgano o ente contratante realizará, cumplidos los requisitos

correspondientes, el finiquito contable.

Además debemos tomar en cuenta la clausula 2 de Providencia Nº FSAA-001618, de

fecha 30 de mayo de 2012, sobre las condiciones generales de contrato de fianza con

organismos del estado, del Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas y

77

la Superintendencia de la Actividad Aseguradora, en el que expresa en su Clausula

2 lo siguiente:

Las fianzas emitidas por Empresas de Seguros para garantizar el cumplimiento de

contratos públicos en cualquiera de sus modalidades, estarán vigentes hasta que el

Órgano o Ente Contratante dicte el acto administrativo de liberación de las fianzas,

una vez que efectúe la recepción definitiva del objeto de contratación, otorgue el

finiquito contable, la evaluación del desempeño, certifique el cumplimiento del

compromiso de responsabilidad social, cuando aplique, o cualquier otra obligación

que al contratista imponga la legislación que regula la materia de contrataciones

públicas o el contrato.

• Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista, debidamente

aprobada por la Unidad Usuaria, con copia de la Minuta de Reunión sobre

Notificación de dicha Evaluación a la Contratista.

En resumen, para aprobar el Cierre Administrativo del Contrato, la Comisión de

Contrataciones debe revisar y aprobar:

- Acta de Recepción, así como la certificación de cumplimiento del resto de las

condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social.

- Balance financiero y administrativo del contrato.

- Modelo del Documento de Finiquito a ser suscrito entre las Partes.

- Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista.

Si la Comisión de Contrataciones no ha aprobado el cierre administrativo del

contrato, estaría incurriendo en responsabilidad administrativa, por el incumplimiento

de una de sus atribuciones.

En esta propuesta, se están utilizando dos formatos ya creados uno por el

Servicio Nacional de Contratistas como lo es el llamado Evaluación de Desempeño o

de Actuación de Contratistas y otro denominado Finiquito de Contrato por la

78

Consultoría Jurídica Corporativa. Con la aplicación de la propuesta de este manual de

normas y procedimientos se pretende homologar los contenidos al indicar como debe

hacerse los cierres administrativos se emplean los formatos ya creados para ello y los

propuestos en esta investigación, con el fin de lograr transparencia en los procesos de

cierres administrativos de los contratos, buscando mayor eficiencia en la utilización

de los recursos disponibles, asegurando una información administrativa y financiera

confiable que garantice y facilite la rendición de cuentas.

Factibilidad de la Propuesta

Para determinar la factibilidad de esta propuesta se tomaron en cuenta los siguientes

recursos:

Recursos Humanos: Está relacionado con todas las personas que realizan las

administraciones de los contratos y que intervienen en el Proceso de homologación de

los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de contratos de bienes

en la Unidad de Convenios Región Centro.

Recursos Institucionales. Se contará con la autorización de la Superintendencia de la

Unidad de Convenios y con la colaboración de todo el personal del área de la

organización en pro del éxito de los objetivos y metas planteados, para la puesta en

marcha del manual aquí propuesto.

Recursos Materiales y Técnicos. Cuenta con el adecuado recurso para la

elaboración de la propuesta, ya que posee materiales de oficina, computadora,

internet, teléfono, material bibliográfico, entre otros, todos necesarios para la

culminación de la presente investigación.

79

Estructura del Diseño de la Propuesta

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES

ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO

A continuación se presenta del manual de normas y procedimientos que permitirá la

homologación de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de

contratos de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR

FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE

CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

80

HOJA DE CONTROL

REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO

POR: APROBADO

POR:

0

Emisión original

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

81

1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones y acciones administrativas para realizar los cierres

administrativos de contratos de bienes por parte de PDVSA Bariven.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica cuando el contrato realizado entre PDVSA Bariven y el

proveedor haya finalizado o culminado. Abarca todas las actividades comprendidas

desde el momento de culminación o terminación del contrato, realización de la

evaluación de desempeño o de actuación del proveedor, notificaciones, balance del

contrato, presentación a la Comisión de Contrataciones, finiquito, entrega de

garantías, cumplimiento de aporte social, pagos, hasta el archivo del proceso.

3. DISPOSICIONES

Los cierres administrativos de contratos de bienes se rigen por las disposiciones

legales establecidas en el marco legal vigente, lineamientos de PDVSA Bariven,

Manual Corporativo de Contratación de PDVSA y sus Filiales, Normas Corporativas

dictadas por la Gerencia de Finanzas de PDVSA.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Analistas de Convenios

4.1.1. Revisan si el contrato ha culminado bien sea por vigencia o por

agotamiento de las cantidades o monto otorgado, o si el contrato ha

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

82

terminado por solicitud de alguna de las dos partes o por alguna de las

causales establecidas en el contrato.

4.1.2. Realizan el cierre del contrato con el formato CO-012-IN se incluyen

las modificaciones al contrato.

4.1.3. Realizan la Evaluación de Desempeño o de Actuación formato CO-

011-IN

4.1.4. Coordinan reunión con el proveedor para notificar los resultados de la

Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor, el proveedor

debe firmar como constancia de estar informado, podrá incluir

comentario referente a situaciones presentadas durante la vigencia del

contrato.

4.1.5. Redactan el finiquito de contrato.

4.1.6. Entregan las garantías dadas para la ejecución del contrato en caso de

que todas las posiciones hayan sido entregadas conformes y no presenten

reclamos aun pendientes por resolver.

4.1.7. Realizan el acta de cierre de contratos.

4.1.8. Presentan el expediente para cierre de contrato ante la Comisión de

Contrataciones del área.

4.1.9. Preparan expediente para Consultoría Jurídica con el siguiente

contenido: finiquito de contrato, constancia de cumplimiento del

compromiso social, copia del acta de cierre de contrato visto por la

Comisión de Contrataciones, copia de la Evaluación de Desempeño

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

83

firmada por el proveedor, Notificación de Cierre del Contrato al

proveedor.

4.1.10. Reciben Finiquito de Contrato visado por Consultoría Jurídica y

convocan al proveedor para la firma, entrega la fianza de fiel

cumplimiento en ese acto.

4.1.11. Archivan el expediente administrativo de acuerdo al procedimiento

BRV-MO-CO-001-IN verificando que todos los documentos estén

presentes en el orden así establecido.

4.2. Analistas de Servicios Técnicos

4.2.1. Reciben y revisan la solicitud de Evaluación de Desempeño o de

Actuación del contrato.

4.2.2. Califican al proveedor en cuanto al parámetro técnico calidad en base a

las posiciones rechazadas del contrato en el formato Evaluación de

Actuación o Desempeño Factor Técnico Calidad.

4.2.3. Envían formato de Evaluación de Actuación o Desempeño Factor

Técnico-Calidad al Analista responsable del proceso de cierre.

4.3. Supervisores del Almacén

4.3.1. Reciben y revisan la solicitud de Evaluación de Desempeño o de


4.3.2. Califican al proveedor en cuanto al parámetro técnico calidad del

pedido en base a las posiciones devueltas del contrato en el formato

Evaluación de Actuación o Desempeño Factor Técnico-Calidad

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

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CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

84

4.3.3. Envían formato de Evaluación de Actuación o Desempeño Factor

Técnico-Calidad al Analista responsable del proceso de cierre.

4.4. Comisión de Contrataciones del área

4.4.1. Reciben el expediente.

4.4.2. Revisan toda la documentación

4.4.3. Recomiendan el cierre administrativo

4.5. Consultoría Jurídica

4.5.1. Revisan el finiquito del contrato, condiciones y términos.

4.5.2. Visan el finiquito del contrato

4.6. Superintendencias de Convenios

4.6.1. Bloquean el contrato en el sistema para las modificaciones pertinentes.

4.7. Gerencias Regional

4.7.1. Velan por la aplicación de este procedimiento

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1. Revisión y balanceo del contrato:

Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:

5.1.1. Revisan si el contrato ha culminado bien sea por vigencia, por

agotamiento de las cantidades, monto otorgado, o si el contrato ha

terminado por solicitud de alguna de las dos partes o por alguna de las

causales establecidas en el contrato.

LOGO DE LA

EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

85

5.1.2. Verifican a través del query MM-COPO-003 que el contrato no tiene

material pendiente por entregar. Se deja registro de esta transacción en el

expediente

5.1.3. Chequean a través de la transacción ZMCO fechas de creación,

terminación, monto otorgado, monto ejecutado, monto disponible, monto

entregado, monto facturado, monto pagado. Solo puede procederse al

cierre administrativo si el monto ejecutado, entregado, facturado y

pagado son iguales. Así como el monto descontado por aporte social

corresponde al porcentaje establecido en el contrato.

5.1.4. Verifican a través de la transacción ZMBC con el número de contrato

como dato único. Esta transacción dará información completa de los

pedidos atados, fecha, entregas, facturados y pagados. Todos los totales

deben coincidir.

5.1.5. Revisan si hay diferencias entre los montos indicados anteriormente,

en ese caso utilizar la transacción ZMBC, con el número de contrato

como dato único, esta transacción dará información completa de los

pedidos atados, facturados y pagados, fecha y entregas. En el caso de

presentarse diferencias entre:

Diferencias entre el monto ejecutado y el monto entregado, en el caso

que el monto ejecutado sea mayor que el monto entregado, se debe

verificar las fechas de entrega del material pendiente, en caso de estar

vencidas, se le exigirá a la empresa la entrega del material pendiente por

entregar. Si en la transacción anterior indica que no tiene material

pendiente por entregar y sin embargo presenta diferencia entre lo

LOGO DE LA

EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

86

ejecutado y lo entregado, deberá verificar las posiciones de los pedidos

que indican esta diferencia y verificar si presentan marcado de entrega

final aun cuando no se haya entregado completo el material, esta

condición retiene el monto ejecutado pero indica que no será entregado

el material. Se deja constancia en el expediente de estos casos. En el

caso que el monto entregado sea mayor que el ejecutado, se debe

verificar los pedidos no considerados, pueden ser pedidos cancelados

después de haber sido entregados, pedidos con tolerancias, pedidos con

ajustes cambiarios. Dejar constancia en el expediente de las razones de

estas diferencias.

Diferencias entre el monto entregado y el monto pagado, cuando el

monto entregado es mayor que el monto pagado, aun tiene facturas por

pagar. Si el monto facturado es mayor que el monto entregado, revisar

las posiciones con diferencias puede deberse a ajustes cambiarios, pagos

mayores a lo indicado en el pedido. Dejar constancia en el expediente.

Nota: No puede practicarse un cierre administrativo de contrato si tiene

posiciones pendientes por entregar, si no se ha pagado la totalidad de las

facturas o si no se ha ejecutado completamente el aporte social

5.1.6. Modifican en SAP el monto original del contrato a la cantidad

ejecutada y se deja constancia en notas Bariven de la modificación

realizada. Imprimir e incluir en el expediente

5.1.7. Consolidan la información anterior y presentar el balance del contrato

en el formato Cuadro de Cierre de Contrato CO-012-IN allí se incluirá el

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

87

monto original aprobado, todas las modificaciones, el monto ejecutado

(tomar del ZMCO) y el monto disponible.

5.1.8. Colocan el símbolo de barril a todas las posiciones.

5.2. Evaluación de Desempeño:


5.2.1. Realiza la Evaluación de Desempeño o de Actuación formato del

Servicio Nacional de Contratistas para ello se realiza de acuerdo al

instructivo para la Evaluación de Desempeño o de Actuación de

Contratista CO-011-IN.

Analistas de Servicios Técnicos realizan las siguientes actividades:

5.2.2. Recibe y revisa la solicitud de Evaluación de Desempeño o de


5.2.3. Analiza la información, identifican las posiciones con rechazo o

movimiento 124 y califica al proveedor en cuanto al parámetro técnico

calidad del pedido

5.2.4. Envía formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación Factor

Técnico-Calidad con los datos de la posición rechazada, motivo por el

cual fue rechazada y puntaje al Analista responsable del proceso de

cierre.

Analistas de Almacén realizan las siguientes actividades:

5.2.5. Recibe y revisa la solicitud de Evaluación de Desempeño o de


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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

88

5.2.6. Analiza la información, identifica las posiciones con rechazo o

movimiento 122 y califica al proveedor en cuanto al parámetro técnico

calidad del pedido

5.2.7. Envía formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación Factor

Técnico-Calidad con los datos de la posición devuelta, motivo por el

cual no fue aceptada y puntaje al Analista responsable del proceso de

cierre.

5.3. Presentar expediente ante la Comisión


5.3.1. Prepara el Acta de Cierre de Contrato

5.3.2. Revisa el contenido del expediente en el siguiente orden: Evaluación

de Desempeño o de Actuación firmada por el proveedor con los soportes

de cumplimiento de entrega, técnico calidad, reporte de cumplimiento

del aporte social, Cuadro de Cierre del Contrato y Balance del Contrato

en SAP con la transacción, ZMCO, y ZMBC en los casos que presenten

diferencias a justificar entre los montos previstos, efectivos, entregados y

pagados, modelo de Finiquito del Contrato, Notificación de Cierre del

contrato firmada por el proveedor, Constancia de entrega de la fianza de

fiel cumplimiento si fuese el caso,

5.3.3. Carga el expediente en el SICAC para la agenda

5.3.4. Solicita la firma del Acta de Cierre a la Gerencia Regional.

5.3.5. Presenta el expediente de Cierre de Contrato a la Comisión de

Contrataciones. Una vez visto por la Comisión de Contrataciones, incluir

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EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

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CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

89

en Cabecera, Texto, Notas de Seguimiento, el pronunciamiento con el

número de acta y fecha de presentación del cierre.

Comisión de Contrataciones del área realiza las siguientes actividades:

5.3.6. Revisa el expediente, balance del contrato, cumplimiento del aporte

social.

5.3.7. Transmite a través del portal web del Servicio Nacional de

Contrataciones el resultado de la Evaluación de Desempeño o de

Actuación del proveedor.

5.3.8. Remite a la Unidad de Convenios el expediente con la recomendación

respectiva.

5.4. Visado de finiquito de contrato


5.4.1. Prepara envío del Finiquito del Contrato, el cual contiene:

Memorándum solicitando el visado del Finiquito del contrato firmado

por la Gerencia Regional, dos ejemplares del finiquito de contrato, copia

del Acta de Cierre con el pronunciamiento de la Comisión de

Contrataciones, copia de la Evaluación de Desempeño, Copia del

Cumplimiento del Aporte Social.

5.4.2. Envía el expediente a Consultoría Jurídica

5.4.3. Envía por correo electrónico el finiquito de contrato para cualquier

modificación pertinente.

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EMPRESA

REVISION: 0


CODIGO:

XXX-XX-CO-020-PR


CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

90

Consultoría Jurídica realiza las siguientes actividades:

5.4.4. Revisa el modelo de Finiquito de Contrato enviado por el Analista de

Contrato responsable.

5.4.5. Solicita al analista las correcciones pertinentes, si las hubiere.

5.4.6. Visa el finiquito del contrato

5.4.7. Envía el finiquito del contrato al Analista responsable del proceso.

5.5. Firma de finiquito


5.5.1. Revisa el finiquito de contrato enviado por Consultoría Jurídica.

5.5.2. Contacta al representante legal para la firma del finiquito del contrato.

5.5.3. Revisa si la fianza de fiel cumplimiento fue entregada o por entregar al

proveedor.

Proveedor realiza las siguientes actividades:

5.5.4. Firma ambos originales del finiquito del contrato.

5.5.5. Recibe uno de los originales del finiquito del contrato.

5.6. Archivo del expediente

Analistas de contrato realiza las siguientes actividades:

5.6.1. Revisa por el formato BRV-MO-CO-001-IN el contenido del

expediente.

5.6.2. Completa el formato de Archivo de Documentos Generales en el

proceso de Compras en original y copia, archiva para sus registros el

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CONTRATOS DE BIENES

PAGINA:

91

original de la constancia de entrega del expediente administrativo al

archivo.

Analistas de archivo realiza las siguientes actividades:

5.6.3. Recibe el expediente por parte del analista de contrato.

5.6.4. Entrega acuse de recibo del expediente

5.6.5. Archiva el expediente administrativo junto al del proceso de

contratación.

6. REGISTRO

Documento del contrato y sus modificaciones, si las hubiere.

Actas de Inicio, Acta de Otras Consideraciones, Acta de Cierre de Contrato.

Reporte del ZMCO y ZMBC

Transacción MM-CO-PO-003 Seguimiento de Proveedores

Evaluación de Desempeño o de Actuación con sus soportes.

Cuadro de Cierre de Contrato.

Balance del contrato en SAP.

Finiquito del contrato firmado por las partes.

Constancia de Entrega del Aporte Social.

Notificación de Cierre del Contrato.

Constancia de entrega de fianzas de fiel cumplimiento.

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CONTRATOS DE BIENES

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92

7. GLOSARIO

Movimientos de almacén:

Movimiento 122 se le da este movimiento a las posiciones rechazadas después

de inspeccionadas por la Unidad de Servicios Técnicos del área.

Movimientos 124 se le da este movimiento a las posiciones devueltas o

rechazadas después por el almacén al momento de la recepción del material.

Cuadro de Cierre de Contrato:

Es un balance administrativo y financiero del contrato, donde se refleja el

monto original y todas las modificaciones por aumento o disminución,

variaciones de los montos o precios unitarios, prorrogas, reclamos y todo

aquello que haya impactado en costo, tiempo o calidad durante la vigencia

del contrato.

Finiquito del Contrato:

Es aquel mediante las partes contratantes (ente contratante y contratista)

liberan sus deberes y responsabilidades contractuales.

SICAC:

Sistema Integrado de Control y Administración Comercial, usado para

consolidar y controlar los procesos de contrataciones en PDVSA.

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CONTRATOS DE BIENES

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93

8. REFERENCIAS

Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal.

BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el

País.

BRV-MO-CO-012-PR Archivo de Documentos Generados en el Proceso de

Compras.

BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de Proveedores.

SNC Servicio Nacional de Contratistas.

Manual Corporativo de Contratación de PDVSA y sus Filiales.

Normas Corporativas dictadas por la Gerencia de Finanzas de PDVSA.

Lineamientos sobre el Cierre Administrativo de Contratos.

9. ANEXOS

No se requieren anexos para completar este documento.

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FECHA:

INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE

ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA

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94


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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FECHA:



PAGINA:

95

1. Tomar el formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación del

contratista del Servicio Nacional de Contratista.

2. Completar la información del proveedor, número del contrato,

descripción o nombre del contrato, tiempo de vigencia y monto del contrato.

Este formato tiene cuatro aspectos:

• Parámetro Calidad de acuerdo a los rechazos y reclamos

• Parámetro Responsabilidad o Aporte Social

• Parámetro Conocimiento del Trabajo para bienes se toma el mismo valor

del parámetro de calidad.

• Parámetro Oportunidad o Cumplimiento de Entrega

La sumatoria de los cuatro parámetros será el resultado total

ponderado de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor, el

cual de acuerdo al rango de puntuación obtendrá la descripción de la

evaluación:

ESCALA DE PUNTUACION

RANGO DE PUNTUACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA EVALUACIÓN

0 - 50 DEFICIENTE

51 - 70 REGULAR

71 - 80 BUENO

81 - 90 MUY BUENO

91 - 100 EXCELENTE

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FECHA:



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96

3. Calcular la puntuación de los parámetros de la siguiente manera:

Parámetro Calidad:

a) Tomar todos los pedidos del query MM-RG-001 y bajar el query MM-RG 003

Detalles de Movimientos de Almacén con las siguientes variables: pedidos y

centros. Este indicara todas las posiciones con movimientos de rechazo o

reclamo. En el caso de no tener movimientos 122 y/o 124 se dará la mayor

puntuación. En el caso de tener movimientos 122 se enviara correo al

Supervisor del almacén que corresponda para el envío del reporte de rechazo y

su puntuación. En el caso de tener movimientos 124 se enviara correo a la

Unidad de Servicios Técnicos para que envíen el reporte de rechazo y su

puntuación.

b) Verificar si el contrato presenta algún reclamo por parte de usuarios del

contrato.

c) Incluir en el expediente constancia de las transacciones MM-RG-001 y MO-

RG-003 con sus resultados.

d) Tomar el total de posiciones y restar las posiciones con rechazos y/o reclamos.

A estas últimas se le coloca la puntuación enviada por el supervisor del

almacén o por servicios técnicos sea el caso y a las demás se les da 100 puntos.

A esta sumatoria se divide entre la cantidad de posiciones para calcular una

media.

e) Convertir el valor calculado a factor.

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FECHA:



PAGINA:

97

Parámetro Responsabilidad o Aporte Social:

a) Realizar la transacción Z9FSOC, con las siguientes variables: sociedad, fecha

contable con “mayor o igual que” e indicar fecha de inicio del contrato, numero

del contrato, tipo de partidas “compensadas”. El total del monto de pedido debe

coincidir con el monto ejecutado o con el monto real ejecutado, las diferencias

presentadas deberán justificarse.

b) Verificar que el porcentaje de deducción sea el indicado para el contrato y así

como el monto descontado. En caso de haber diferencias debe solicitarse al

Departamento de Finanzas la retención a través de comunicación escrita

fundamentada por la Gerencia de Bariven respectiva.

c) Incluir el registro de esta transacción en el expediente como soporte de la

Evaluación de Desempeño o de Actuación.

d) Convertir el valor calculado a factor.

Parámetro Oportunidad o Cumplimiento de Entrega:

a) Tomar los resultados del query MM-RG-045 Cumplimiento de Entrega en

cuanto a las posiciones entregadas a tiempo versus a las posiciones entregadas.

Calcular el cumplimiento de entrega del contrato.

b) Incluir el registro de esta transacción en el expediente como soporte de la

Evaluación de Desempeño o de Actuación.

c) Convertir el valor calculado a factor.

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XXX-XX-CO-011-IN

FECHA:



PAGINA:

98

4. Completar la información de la empresa, duración y monto del

contrato en el formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación del

Servicio Nacional de Contratista. Este formato consta de dos páginas, una

cuantitativa y otra de notificación de resultados.

5. Completar con la información cuantitativa calculada donde se indica

el resultado total ponderado. El peso es un valor fijo ya determinado en la

tabla. El factor es el valor a calcular y viene de hacer la conversión del valor

obtenido a factor.

6. Convocar a una reunión al representante legal para informarle sobre su

desempeño o actuación durante el contrato como mecanismo de mejoramiento

continuo de la calidad, en el formato Notificación de Resultados se deja

constancia de la reunión con el contratista, la cual debe firmar como recepción

de la misma. Por el Contratista, el representante legal y por el ente contratante,

quien elabora la evaluación y la gerencia.

7. Incluir el registro de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del

Contratista y Notificación de Resultados en el expediente a presentar ante la

Comisión de Contrataciones y a Consultoría Jurídica.

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CODIGO:

XXX-XX-CO-011-IN

FECHA:



PAGINA:

99

NOMBRE DE LA CONTRATISTA

N° RIF

DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO

N° DEL CONTRATO

MONTO DEL CONTRATO

FECHA DE INICIO /

TERMINACIÓN /

RESULTADO DE LA EVALUACION DE ACTUACION DEL CONTRAT ISTA EN FORMATO SNC

PARÁMETRO O CRITERIO DESCRIPCIÓN PESO

(FIJO) FACTOR TOTAL OBSERVACIÓN

CALIDAD

MIDE EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARÁMETROS Y ESPECIFICACIONES EXIGIDAS, TOMANDO EN CONSIDERACIÓN LA DISPOSICIÓN DE PERSONAL CAPACITADO / CALIFICADO, DISPONIBILIDAD OPORTUNA Y CONFIABLE DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS E INFRAESTRUCTURA ADECUADOS, PROCURA (COMPRA, MANEJO Y ALMACENAJE), RESPUESTA EFICIENTE A RECLAMOS TÉCNICOS, ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS.

7

RESPONSABI LIDAD

CUMPLIMIENTO DE LEYES, DECRETOS Y CLÁUSULAS RELATIVAS AL CONTRATO, RESPUESTA OPORTUNA A DEMANDAS O RECLAMOS DE PROVEEDORES / SUBCONTRATISTAS.

5

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CODIGO:

XXX-XX-CO-011-IN

FECHA:



PAGINA:

100

RESULTADO DE LA EVALUACION DE ACTUACION DEL CONTRAT ISTA EN FORMATO SNC

PARÁMETRO O CRITERIO DESCRIPCIÓN PESO

(FIJO) FACTOR TOTAL OBSERVACIÓN

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO

APLICACIÓN DE LAS NORMATIVAS TÉCNICAS, CUMPLIMIENTO DE PRÁCTICAS DE TRABAJO SEGURO, PROGRAMAS DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE (SHA), HERRAMIENTAS Y EQUIPOS, CONDICIONES DEL ÁREA DE TRABAJO ADECUADAS, ADIESTRAMIENTO Y MOTIVACIÓN AL PERSONAL, SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE (SHA) DE SUBCONTRATISTAS, RESPUESTA Y CONTROL DE EMERGENCIAS, ENTRE OTRAS.

2

OPORTUNIDAD

CORRESPONDE AL PERÍODO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN DE LA OBRA, PRESTACIÓN DEL SERVICIO O SUMINISTRO DE BIENES.

6

RESULTADO TOTAL PONDERADO

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CODIGO:

XXX-XX-CO-011-IN

FECHA:



PAGINA:

101

NOTIFICACION DE RESULTADOS

EVALUACION DE DESEMPENO O DE ACTUACION DE CONTRATIS TA DE BIENES/ OBRAS/ SERVICIOS En cumplimiento a lo establecido en el artículo 35 de la Ley de Contrataciones Públicas publicada en Gaceta Oficial N° 39.503, de fecha 06/09/2010, la U nidad Usuaria ó Contratante de PDVSA, Filiales o empresas Mixtas, procederá dentro de los veinte dí as hábiles siguiente a la finalización del contrat o a extender la respectiva notificación al contratista o proveedor de los resultados de la evaluación de actuación o desempeño elaborada de acuerdo con los formatos previstos.

REUNIÓN DE NOTIFICACIÓN Período

Evaluación. DESDE:

HASTA FECHA:

FILIAL

UBICACIÓN

ORGANIZACIÓN

Nº DEL CONTRATO: NOMBRE DEL CONTRATISTA / AGRUPACIÓN: No. RIF:

Nota: Sólo se comunicaran los resultados cualitativ os de los distintos criterios o parámetros de Evaluación

OBSERVACIONES DE LA CONTRATISTA

OBSERVACIONES DEL ENTE CONTRATANTE

Represent. Contratista Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma

Represent. Ente

Contratante Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma

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CODIGO:

XXX-XX-CO-012-IN

FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO

CIERRE DE CONTRATO

PAGINA:

102


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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CODIGO:

XXX-XX-CO-012-IN


CIERRE DE CONTRATO

PAGINA:

103

1. Elaborar el balance administrativo y contable del contrato.

2. Completar la siguiente información en el formato Cuadro de Cierre del

Contrato:

a) Monto original del contrato: monto aprobado originalmente para el contrato.

En el caso de contratos con dos tipos de monedas, en la columna TOTAL se

calcula el monto del contrato en bolívares considerando la tasa de cambio

del momento de la aprobación (TASA CAMBIARIA).

b) Más modificaciones por aumentos: monto(s) aprobado(s) para aumentar el

monto originalmente aprobado para cubrir las necesidades del cliente.

c) Más modificaciones por variaciones en aumento: monto(s) aprobado(s) por

ajustes debido al aumento en los precios unitarios originalmente aprobados

por aplicación de las formulas escalatorias, así como también variaciones

por aumento debido a tolerancias de los materiales y desviaciones. En los

casos por ajuste cambiario debe indicarse la tasa cambiaria en el espacio

correspondiente por separado.

d) Más plazo de ejecución: monto(s) aprobado(s) por cambio de alcance por

prorroga en el plazo de ejecución con erogación.

e) Subtotal: sumatoria de b + c + d

f) Menos modificaciones por disminuciones: monto(s) aprobado(s) para

disminuir el monto originalmente aprobado.

g) Menos modificaciones por variaciones en disminuciones: monto(s)

aprobado(s) por ajustes debido a rebajas de los precios unitarios

originalmente aprobados por aplicación de las formulas escalatorias, así

como también variaciones por disminución debido a tolerancias de los

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CODIGO:

XXX-XX-CO-012-IN


CIERRE DE CONTRATO

PAGINA:

104

materiales y desviaciones. En los casos por ajuste cambiario debe indicarse

la tasa cambiaria en el espacio correspondiente por separado.

h) Subtotal: sumatoria de f + g

i) Monto del contrato: monto resultante de la suma del monto original del

contrato (a) al subtotal (e) y restar el subtotal (h).

j) Monto ejecutado: monto total ejecutado del contrato.

k) Monto disponible: resultado de restar el monto ejecutado (j) al nuevo monto

del contrato (i).

l) Antecedentes: incluir toda modificación que tuvo impacto en el costo,

tiempo o calidad durante la vigencia del contrato.

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-012-IN


CIERRE DE CONTRATO

PAGINA:

105

LOGO DE LA EMPRESA

COMISIÓN DE CONTRATACIONES

CUADRO DE CIERRE DEL CONTRATO

Contrato N°: X-X-XXX-XX-XX-X-XXX / 46200XXXXX

Unidad Contratante:

Título de Contrato:

Objeto del Contrato:

Monto Original de Contrato:

Fecha Firma de Contrato:

Plazo de Ejecución:

Tipo de Contrato:

Régimen Laboral Aplicable:

CONCEPTO VEF USD

TASA CAMBIARIA TOTAL

a. Monto Original del Contrato

b. Más: Modificaciones por aumento aprobados

c. Mas: Modificaciones de variaciones

por aumento

d. Mas: Plazo de ejecución

e. Subtotal b + c + d

f. Menos: Modificaciones por disminución aprobados

g. Menos: Modificaciones de variaciones por disminución

h. Subtotal h + i

i. Nuevo monto del Contrato a + e -h

j. Monto ejecutado

k. Monto disponible i - j

l. Porcentaje de ejecución

ANTECEDENTES:

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-013-IN


BALANCE DEL CONTRATO

PAGINA:

106


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-013-IN



PAGINA:

107

a) Usar la transacción ZMCO para revisar los montos del Valor Previsto, Valor

Neto, Valor Efectivo, Valor Disponible, Valor Entregado, Valor Facturado,

Valor Pagado.

b) Hacer una impresión de pantalla y guardar la imagen del contrato con la

transacción ZMCO.

c) Modificar el Valor Previsto al Valor Entregado, de esta manera el Valor

Disponible será “cero”. Y el Valor Previsto, Valor Efectivo y Valor

Entregado serán iguales y estará balanceado el contrato de acuerdo al

Lineamiento para Cierres de Contratos.

d) Hacer una impresión de pantalla y guardar la imagen junto a la del contrato

original del contrato modificado con la transacción ZMCO.

e) Explicar cualquier discrepancias en los Valores cuando la disponibilidad no

sea igual a “cero”

f) Imprimir e incluir en el expediente.

g) Incluir en el contrato en SAP en cabecera del contrato, notas de seguimiento

del contrato, la modificación realizada.

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-013-IN



PAGINA:

108


Numero de Contrato:

Contrato original.

IMAGEN DE LA PANTALLA DEL CONTRATO ZMCO

Contrato Balanceado de acuerdo a Lineamientos sobre el Cierre Administrativo

de Contratos XXXXXXXXX

Se igualaron los montos del valor previsto, del valor efectivo y del valor entregado.

IMAGEN DE LA PANTALLA DESPUES DEL BALANCEO DEL CONTRATO

ZMCO

Observaciones:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-014-IN


FINIQUITO DEL CONTRATO

PAGINA:

109


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-014-IN



PAGINA:

110

a) Una vez visto el caso por la Comisión de Contrataciones del área y

recomendado el cierre administrativo del contrato, se prepara el expediente

para enviar a Consultoría Jurídica para su revisión y visado del mismo.

b) Solicitar al proveedor el Registro Mercantil y sus modificaciones,

especialmente donde indica el nombre del representante legal y sus

atribuciones, copia de la cedula de identidad del representante legal, RIF,

datos del registro de la empresa.

c) Verificar el nombre del representante legal en la página web del Servicio

Nacional de Contrataciones.

d) Verificar el nivel de autoridad administrativa financiera que corresponde

firmar por parte de “LA COMPANIA”

e) Completar la información del documento de finiquito.

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-014-IN



PAGINA:

111

LOGO DE LA EMPRESA

FINIQUITO DE CONTRATO Entre XXXXXXXXXXXXXX, Sociedad Mercantil, RIF N° JXXXXXXXXX, domiciliad a en XXXXXXXXXXXXX, República Bolivariana de Venezuela, debidamente inscrita por ante el Registro Mercantil XXXXXXX de la XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX Circunscripción Judicial del XXXXXXXXXXXXXXXXXX, en fecha XX de XXXXXX de XXX, bajo el N° XX Tomo XXXX, cuya última modifi cación aparece inscrita en la citada oficina de Registro, en fecha XX de XXXXXX de XXXX, bajo el N° XX, Tomo XXX XX, en lo adelante denominada “LA COMPAÑIA” , representada en este acto por XXXXXXXXXXX, venezolana, mayor de edad, de este domicilio, titular de la cédula de identidad Nº V- XX.XXX.XXX, en su carácter de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, quien actúa según XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX, por una parte; y por otra parte XXXXXXXXXXXXX., bajo el Registro de Información Fiscal N° J- XXXXXXX, domiciliada en XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX, nombre de la ciudad, estado XXXXXXXXXX, inscrita ante el Registro Mercantil XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, bajo el N° XX, Tomo XXX, de fecha XXXXXX, la cual en lo adelante se denominará EL PROVEEDOR, representada por el ciudadano XXXXXXXXXXXXXXXXX, de nacionalidad XXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, titular de la cédula de identidad Nro. X- XXXXXXXX, debidamente facultado para realizar este acto en su carácter de XXXXXXXX; en virtud que EL PROVEEDOR ha concluido la ejecución y la entrega de los bienes y trabajos asociados al CONTRATO Nº XXXXXXXXXXX denominado “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”, suscrito entre las PARTES en fecha XXXXXXXXX, y por cuanto se ha efectuado satisfactoriamente el recibo de EL MATERIAL, no existiendo reclamos, demandas y/o causas de acción que hayan surgido con ocasión de la ejecución del aludido CONTRATO por parte de “LA COMPAÑÍA”, o de cualesquiera terceros, incluidos los trabajos de EL PROVEEDOR, sus sub-contratistas, proveedores y aquellos que en alguna forma le hubiesen trabajado o prestado servicios, las PARTES declaran que nada se adeudan recíprocamente en virtud de la ejecución de tal CONTRATO, y por lo tanto han convenido en suscribir el presente FINIQUITO. En caso que LA COMPAÑÍA, según se le define en el mencionado CONTRATO, posteriormente a la firma de este Finiquito, se viese obligada a pagar alguna cantidad de dinero, desprenderse de alguna propiedad, o cualquier interés inherente, asumir cualquier obligación y/o estar sujeta a

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-014-IN



PAGINA:

112

cualquier requerimiento judicial u otro particular, por causa de o relacionado con el señalado CONTRATO, debido a hechos y/o omisiones imputables a EL PROVEEDOR, este deberá reembolsarle a LA COMPAÑIA de inmediato la totalidad de los pagos en que LA COMPAÑIA incurrieriese por tales motivos, siendo responsable EL PROVEEDOR ante LA COMPAÑIA, y ante terceros, por daños y perjuicios que pudieran ocasionárseles, y sin perjuicio de que LA COMPAÑÍA decida ejecutar la Fianza de Fiel Cumplimiento que EL PROVEEDOR haya contratado para asegurar el cumplimiento del CONTRATO, la cual mantendrá su plena validez durante el plazo de vigencia que en ella se haya pactado. Del mismo modo, EL PROVEEDOR conviene por este documento que quedan a salvo cualesquiera otros derechos de LA COMPAÑIA derivados del CONTRATO, que puedan permanecer vigentes después de la fecha de la firma del presente documento. EL PROVEEDOR declara y acepta asimismo, que LA COMPAÑIA nada queda a deberle por la ejecución de los Bienes a que se refiere el mencionado CONTRATO, ni por ningún otro concepto relacionado con el mismo. Igualmente, renuncia EL PROVEEDOR a cualquier acción que con motivo de la terminación del CONTRATO Nº: X-X-XXX-XX-XX-X-XXX / XXXXXXXXXX, pudiera tener en contra de LA COMPAÑIA.

Este Finiquito se extiende en dos (02) ejemplares de un mismo tenor y aun solo efecto y se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República Bolivariana de Venezuela.

En la ciudad de _________, a los ___ días del mes de ___________ de 20XX.

LA COMPAÑÍA

EL PROVEEDOR

______________________

XXXXXXX XXXXXXXXXXX

C.I. X- XX.XXX.XXX

___________________________

XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

C.I. X – XX.XXX.XXX

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CODIGO:

XXX-XX-CO-015-IN


RESUMEN DEL APORTE SOCIAL

PAGINA:

113


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-015-IN



PAGINA:

114

a) Llenar encabezado, número de contrato, nombre de la empresa, fecha.

b) Monto pagado: se tomara el monto indicado en la transacción ZMCO.

c) Monto a descontar por aporte social: de acuerdo al porcentaje de descuento se

calculara este valor.

d) Porcentaje a descontar: porcentaje señalado en el contrato para el aporte

social.

e) Monto pagado transacción Z9FSOC: monto total indicado en la transacción

Z9FSOC en la columna MONTO PEDIDOS COLOCADOS.

f) Monto descontado aporte social transacción Z9FSOC: monto total indicado en

la transacción Z9FSOC en la columna MONTO TOTAL APORTE SOCIAL.

g) Monto descontado de acuerdo al porcentaje: calcular el monto descontado de

acuerdo al porcentaje dado.

h) Diferencia entre el monto pagado ZMCO y el monto pagado query Z9FSOC:

se resta al monto pagado según la transacción Z9FSOC (e), al monto pagado

ZMCO (b),

i) Diferencia entre el monto a descontar y el monto descontado query Z9FSOC:

se restan al monto descontado query Z9FSOC (f), al monto a descontar por

aporte social (c).

j) Observaciones: indicar todas las desviaciones de los montos presentados, así

como también la justificación de las diferencias entre el monto pagado ZMCO

y el monto pagado query Z9FSOC y/o el monto a descontar y el descontado

query Z9FSOC. En el caso que hubiera diferencia esta deberá tramitarse a

través de un memo firmado por la Gerencia y los soportes que detallen la

diferencia al Departamento de Finanzas del área.

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CODIGO:

XXX-XX-CO-015-IN



PAGINA:

115

LOGO DE LA EMPRESA

RESUMEN APORTE SOCIAL

CONTRATO:

EMPRESA: FECHA:

PORCENTAJE A DESCONTAR PORCENTAJE DESCONTADO QUERY

MONTO PAGADO ZMCO MONTO A DESCONTAR POR APORTE SOCIAL

MONTO PAGADO QUERY Z9FSOC MONTO DESCONTADO APORTE SOCIAL QUERY

Z9FSOC

DIFERENCIA ENTRE MONTO PAGADO ZMCO Y

EL MONTO PAGADO QUERY Z9FSOC

DIFERENCIA ENTRE MONTO A DESCONTAR Y EL

DESCONTADO QUERY Z9FSOC

OBSERVACIONES:

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CODIGO:

XXX-XX-CO-016-IN

FECHA:

INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE

CONTRATO

PAGINA:

116


POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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CODIGO:

XXX-XX-CO-016-IN

FECHA:


CONTRATO

PAGINA:

117

a) Completar los datos del contratista: nombre de la empresa, RIF,

representante legal.

b) Completar los datos del contrato: numero del contrato, monto otorgado.

c) Indicar razón por la cual finaliza la relación laboral: por culminación o

por terminación.

d) Indicar la puntuación de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del

Contratista.

e) Convocar al representante legal a una reunión para notificar el cierre de

contrato y hacer entrega de la fianza de fiel cumplimiento.

f) Dejar registro de la notificación al proveedor en el expediente.

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-016-IN

FECHA:


CONTRATO

PAGINA:

118

NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE CONTRATO

Lugar y fecha: ____________________ Señores: Nombre de la empresa RIF: Dirección

CONTRATO N° __________________________

La Gerencia Regional de Procura Centro, notifica que se procederá con el cierre administrativo y financiero del “DESCRIPCION DEL CONTRATO” , cuyo motivo es: (razón de la culminación o terminación), por lo que se requiere informar con relación a las deudas contractuales que tenga PDVSA con su representada y los soportes respectivos, en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles, destacando el hecho que de no consignar dichos documentos en el lapso establecido se entenderán cumplidas las obligaciones contractuales asumidas, de conformidad con los artículos 1.206 y 1.210 del Código Civil.

Por otra parte, se informa que su representada ha obtenido como resultado de la Evaluación de Desempeño o de Actuación Final del contrato, una calificación de _______________ puntos calificando como “__________”.

Agradecemos sirvan firmar esta carta y remitir a la atención de nombre del analista responsable, al correo electrónico: (correo electrónico de la analista responsable), adicionalmente enviar a la dirección de la Unidad de Convenios Región Centro, por cuanto forma parte del expediente del proceso de Contratación.

__________________________________ Gerencia

Empresa:

_________________________________

Nombre: __________________________

C.I.: _____________________________

Lugar y Fecha: _____________________

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-017-IN


ENTREGA DE CAUCIÓN

PAGINA:

119

REV FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO ORIGINADO

POR: APROBADO

POR:

0 Emisión original

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-017-IN


ENTREGA DE CAUCIÓN

PAGINA:

120

a) Completar lugar y fecha de la entrega de la fianza de fiel

cumplimiento.

b) Completar los datos del contratista: nombre de la empresa, RIF.

c) Completar la siguiente información: número de contrato, nombre

de la compañía aseguradora, número de fianza, monto.

d) Completar los datos de la persona autorizada para retirar la

fianza: nombre de la persona autorizada, numero de cedula,

cargo.

e) Adjuntar a la constancia de entrega de la fianza, autorización de

la empresa para retirar la fianza, indicando el nombre de la

persona autorizada, copia de la cedula o carnet de la empresa de

quien retira y copia de la fianza.

f) Entregar fianza original.

Importante: Las fianzas solo podrán ser entregadas una vez que

el contratista haya entregado a conformidad todos los pedidos,

así como el monto correspondiente al compromiso social

acordado

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EMPRESA

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CODIGO:

XXX-XX-CO-017-IN


ENTREGA DE CAUCIÓN

PAGINA:

121

Fecha:

Lugar y Fecha: ___________________________

ENTREGA DE CAUCIÓN

Por medio de la presente se hace constar la entrega de la fianza por Fiel Cumplimiento por concepto de caución del proceso de contratación: __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

N° PROCESO NOMBRE BANCO o

SEGURO

N° FIANZA MONTO

Persona autorizada.

NOMBRE C.I.

EMPRESA FECHA FIRMA

122

CAPITULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Se pudo evidenciar como resultado de la aplicación del instrumento sobre el

primer objetivo especifico de la investigación sobre el diagnóstico de la situación

actual de los contenidos de los expedientes de cierres administrativos de los contratos

de bienes, que el ochenta y seis por ciento (86%) de los analistas conocen la leyes

relacionadas al tema como la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento entre

otras y lineamientos relacionados a los cierres administrativos de contratos de bienes,

el setenta y un por ciento (71%) está de acuerdo que los manuales que existen al

respecto como el de Establecimiento y Administración de Contratos de bienes y el de

Evaluación de Proveedores no contienen un procedimiento sistemático y secuencial

para hacer los cálculos, por lo tanto el ochenta y seis por ciento (86%) indica que

presentan diferencias entre los expedientes administrativos de los contratos de bienes,

ya no contienen la misma información y cada analista usa variables diferentes para

obtener la evaluación de desempeño. Es importante señalar que aun cuando el setenta

y un por ciento (71%) conoce los pasos a seguir, solo el cincuenta y siete por ciento

(57%) dice conocer cómo debe presentarse los cierres ante la Comisión de

Contrataciones a pesar de no manejar los cierres siguiendo un manual o instructivo,

por lo que se deduce que cada analista hace su propio procedimiento para cumplir con

el cierre administrativo de contrato.

Con respecto al segundo objetivo especifico de la presente investigación de

determinar los aspectos normativos de los cierres administrativos de contratos de

bienes, los resultados mostraron que el cien por cien (100%) de los analistas son de la

opinión que un manual de normas y procedimientos para homologar los cierres

123

administrativos de contratos de bienes, facilitara el trabajo de los analistas y evitará

devoluciones de expedientes por no incluir los soportes correctos o por cálculos

ligeramente fundamentados por no estar normatizados como indica el ochenta y seis

por ciento (86%) de los encuestados que sucede, es por ello que el cien por cien

(100%) de los analistas son de la opinión que en el manual debe incluirse cómo

realizar el balanceo administrativo y financiero de un contrato, un instructivo con el

paso a paso de los cálculos para obtener el total promedio ponderado de la actuación

o desempeño del proveedor durante la vigencia del contrato. El cien por cien (100%)

también está de acuerdo que la aplicación de un manual de normas y procedimientos

ayudará a prevenir errores de cálculos en las evaluaciones y en el balance

administrativo y financiero del contrato homologando su contenido y así optimizar

las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro

Para finalizar con el desarrollo del tercer objetivo específico que consiste en el

diseño de un manual de normas y procedimientos para homologar el contenido de los

cierres administrativos de los contratos de bienes en Bariven Unidad de Convenios de

la Región Centro, de manera general se puede concluir que actualmente no existe un

manual de normas y procedimientos que regule los contenidos de los expedientes de

cierres de contratos de bienes por lo que se diseño un manual apegado a la Ley de

Contrataciones Públicas y su Reglamento y Lineamiento para el cierre administrativo

de contratos de la Gerencia de Finanzas como base para diseñar el cómo realizar los

cierres y homologar los contenidos de los expedientes de cierres administrativos.

Tomando en consideración lo antes expuesto y considerando el objetivo general

de la presente investigación, se propone un manual de normas y procedimientos para

homologar el contenido de los expedientes de cierres administrativos de contratos de

bienes, el cual incluye sus respectivos instructivos donde indican las actividades que

deben ser cumplidas por cada uno de los partes involucradas y cómo deben realizarse

con la finalidad de mejorar el proceso existente, controlar las actividades relevantes,

124

permitir la evaluación de los resultados y facilitar el control interno, todo apegado a

las leyes y normativas vigentes relacionadas al tema.

RECOMENDACIONES

En base al análisis de los resultados presentados cuyo objetivo general es la

propuesta de un manual de normas y procedimientos para homologar los expedientes

de cierres administrativos de los contratos de bienes, se sugieren las siguientes

recomendaciones:

• Solicitar el apoyo de la Gerencia Regional Centro para lograr la

aprobación de esta propuesta.

• Divulgar la propuesta a los niveles administrativos correspondientes.

• Instruir a los administradores y analistas de contratos sobre las leyes y

reglamentos relacionados al tema.

• Hacer seguimiento del proceso de cierres administrativos y contenidos

de los expedientes.

125

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Arias, F. (2006) El Proyecto de Investigación. Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.

Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-010-PR. Establecimiento y Administración de Contratos en el país. Caracas, Venezuela

Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-015-PR. Evaluación de proveedores nacionales. Caracas, Venezuela

Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-012-PR. Archivo de documentos generados en el proceso de compras. Caracas, Venezuela

Continolo, G. (1977) Dirección y Organización del trabajo. Deusto Ediciones. Bilbao. España.

Decanato de Postgrado y Extensión. Universidad Santa María. Normas Para La Elaboración, Presentación y Evaluación de los Trabajos Especiales de Grado.

Hernández, R. Fernández, C. y Baptista, P. (1997) Metodología de la Investigación. Editorial Mc Graw Hill, D.F., México

Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nª. 39.503, del 6 de Septiembre de 2010, Caracas, Venezuela

Palella, S. y Martins, F. (2006) Metodología de la Investigación Cuantitativa. Fedupel, Caracas, Venezuela.

PDVSA. (2007) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Guía Administrativa Elaboración de la Evaluación de Actuación o Desempeño del contratista. Caracas, Venezuela.

PDVSA. (2009) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Lineamientos para la Elaboración y Contenido del Expediente de Contratación DEF-GCC-09-048. Caracas, Venezuela

PDVSA. (2010) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas, Lineamientos para la Obtención de la Evaluación Final de Actuación o Desempeño del contratista o proveedor y su respectiva carga en el SNC. DEF-GCC-10-058. Caracas, Venezuela

126

PDVSA. (2010) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Lineamientos para los Cierres Administrativos de Contratos DEF-GCC-10-018. Caracas, Venezuela

Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial No. 39.181 del 19 de Mayo de 2009, Caracas, Venezuela.

Servicio Nacional de Contratista (2010). Instructivo para el Sistema de Evaluación de Desempeño del contratista por el Servicio Nacional de Contrataciones. Caracas, Venezuela.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2005) Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales, Reimpresión 2005, Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Caracas, Venezuela

Van Dalen (1974) Manual de técnica de la investigación educacional, Biblioteca del educador Contemporáneo, Buenos Aires, Argentina

127

ANEXO

128

CUADRO TECNICO METODOLOGICO

Objetivo General: Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los

expedientes para el cierre Administrativo de Contratos de Bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.

Objetivos Dimensión Indicadores Ítems Instrumento Fuente

Diagnosticar la situación actual con

relación a los contenidos de los

expedientes de cierres administrativos

de contratos de bienes de la Unidad de

Convenios de Bariven región centro.

Determinar los aspectos normativos

de los cierres administrativos

contratos de bienes en la unidad de

convenios de Bariven región centro.

Diseñar un manual de normas y

procedimientos que permita

homologar el contenido de los cierres

administrativos de los contratos de

bienes en la Unidad de Convenios de

Bariven región centro.

Situación actual de los expedientes de cierres administrativos de contratos de

bienes

Instrumentos legales y normativos que regulan los cierres administrativos.

Manual de normas y procedimientos que homologuen los contenidos de los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes en Bariven Centro

Situación actual. Características

Registro Control

Aplicabilidad

N/A

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17

Observación directa. Lista de Cotejo Cuestionario Cerrado conformado por nueve (09) preguntas. Cuestionario Cerrado conformado por ocho (08) preguntas. Este objetivo se cumplirá a través del diseño de la propuesta.

Siete (07) Analistas de Convenios pertenecientes a la Gerencia de Procura Centro Siete (07) Analistas de Convenios pertenecientes a la Gerencia de Procura Centro Documento basado en los resultados de los cuestionarios aplicados.

FUENTE: Escalante (2014)

129

ANEXO B

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS

PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS P ARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE

CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BA RIVEN REGION CENTRO

Objetivo: Proponer un procedimiento para los cierres administrativos de

contratos de bienes con la finalidad de homologar los criterios y las fuentes de

información para promover la mejora continua de los procesos, una toma de

decisiones más objetiva, facilitar la gestión y control en la Unidad de Convenios en

Bariven Región Centro.

Dirigido a: Analistas de Convenios de Bariven Región Centro.

INSTRUCCIONES

A continuación se presenta un instrumento, constituido por diecisiete (17)

preguntas, a las cuales usted responderá marcando con una equis (X), la alternativa de

su elección:

• Si. • No.

Lea cuidadosamente cada pregunta y responda según su criterio.

Por favor responda todas las preguntas, sus respuestas son importantes.

MUCHAS GRACIAS


A NIMA

ET

130

CUESTIONARIO

Nro. PREGUNTA SI

NO

1 ¿Conoce la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento así como los lineamientos emitidos por la Gerencia de Finanzas relacionados a los cierres administrativos de contratos?

2

¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones?

3

¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes?

4 ¿Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos para ello?

5 ¿Ud. considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden?

6 ¿Usted observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área?

7 ¿Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato?

8 ¿Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato?

9 ¿Todos los analistas de Convenios usan los mismos query con sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación en los cierres administrativos de contratos?

10 ¿Cree que facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos?

131

Nro. PREGUNTA SI

NO

11 ¿Considera que debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes?

12 ¿Se encuentran normalizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes?

13 ¿Ud. cree que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la unidad de convenios?

14 ¿Considera que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la evaluación de desempeño o de actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos?

15 ¿Ud. Considera que con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades?

16 ¿Ud. estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes?

17

¿Considera usted que con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la unidad de convenios región centro?

Cargo que desempeña: _______________________________________________

Fecha: _____________________________

132

ANEXO C

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS

VALIDACION DEL INSTRUMENTO

Estimado Experto

Con la finalidad de recabar información para “Proponer un manual de normas y

procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los expedientes

para el cierre Administrativo de contratos de bienes en la unidad de convenios región

centro”; la cual se inscribe en las líneas de investigación de la Universidad José

Antonio Páez. Se aplica un instrumento a los encuestados de la unidad objeto de

estudio contentivo de 17 ítems.

El mismo será de gran importancia en el desarrollo de la investigación que se

lleva a cabo en la Dirección General de Postgrado de la Universidad José Antonio

Páez para optar al título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas

Públicas.

El siguiente formato de validación describe su evaluación de acuerdo a los

siguientes aspectos; coherencia con los objetivos de la investigación, correspondencia

de los ítems con el propósito planteado, redacción de las instrucciones, presentación y

longitud.

Por su amplia experiencia y conocimiento, se requiere de su validación y/o

observación, para su posterior aplicación.

Gracias…


A NIMA

ET

133

FORMATO DE VALIDACIÓN

Investigación: “Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la

homologación de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de

contratos de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro”.

Ítems La relación de los

Ítems es clara Los Ítems tiene

coherencia interna El Ítems mide lo que

se pretende Aspectos

relacionados con los Ítems

SI NO SI NO SI NO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Aspectos generales SI NO Observaciones El Instrumento contiene instrucciones para su solicitud

El Numero de Ítems es Adecuado Los Ítems permiten el logro de los objetivos Los Ítems están presentados en forma lógica – secuencial El Nº de Ítems es suficiente para recoger la información, en caso de ser negativa su respuesta sugiera el ítems que falte

Observaciones: _______________________________________________

_____________________________________________________________ Validado por: _______________________

VALIDEZ No Aplica

Aplica

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