CONTROL DE AVANCE.

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Arq. Alfonso Zermeo del Vado Director Operativo

Revisin Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Arq. Martin Amezcua Ortiz Ing. Sergio Flores Diaz

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1. OBJETIVO.

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Establecer los lineamientos que aseguren la efectiva planeacin, ejecucin y control de los procesos de avance de obra. 2. ALCANCE. Estos requerimientos son aplicables al control de todos los proyectos que tiene Grupo Prodemex. 3. RESPONSABILIDADES. DIRECTOR OPERATIVO. Aprueba los documentos. Monitorea Avances de obra y aprueba. Revisa y Aprueba el finiquito de las estimaciones. DIRECTOR DE CONSTRUCCION. Revisa y aprueba los documentos. Revisa avances de obra de proyectos asignados. Gestin de todos los proyectos asignados. SUPERINTENDENTE DE OBRA. Revisa generadores y estimaciones. Gestin de todos los elementos, actividades de los proyectos asignados. ADMINISTRADOR DE OBRA. Gestiona los recursos e informacin contable que las diferentes funciones requieran para la operacin y control de la obra. Control del estado que guardan los anticipos de clientes y las cuentas por cobrar. CONTROL DE OBRA. Mantener actualizado el control de facturacin, generadores. estimaciones elaboradas y nmeros

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4. DEFINICIONES. Produccin: Es el proceso en el cual insumos y servicios se integran o transforman para crear un desarrollo o bien inmueble, conforme a los requerimientos establecidos por el cliente, normativos y particulares de Prodemex Con la finalidad de evaluar la produccin o avance se consideran lo siguiente: Facturacin Estimaciones Generadores Obra Ejecutada No Estimada Pagada, autorizada y en revisin. En revisin y en elaboracin. Obra ejecutada en proceso de documentacin Obra En proceso no documentada.

Estimaciones: Documentos que amparan los trabajos ejecutados, aplicando los precios pactados en el contrato correspondiente por el volumen de obra, efectivamente realizada. Las estimaciones se presentan de forma peridica: semanal, mensual o deacuerdo a lo pactado con el cliente. Por precios unitarios, por conceptos al avance de obra ejecutada durante dicho periodo o bien, el porcentaje de avance en relacin al precio alzado. Estos documentos son la base para que se proceda a la elaboracin de las facturas para el cobro correspondiente. Estimaciones por Anticipos: Documento que soporta un pago anticipado que requiere una factura para su cobro No se representa en los ingresos y no se toma en cuenta para el concepto de produccin, solo forma parte de esta cuando se amortiza. Estimaciones facturadas y pagadas por el cliente: Estimaciones revisadas y aprobadas que fueron facturadas y pagadas al proyecto por el cliente. Estimaciones facturadas no pagadas por el cliente: Estimaciones que aun cuando han sido facturadas para su pago por el cliente, no han sido saldadas. Nota: Previamente a la documentacin de estimaciones se elaboran para respaldo de las mismas los generadores de obra, mismos que sern integrados y en su caso aprobados por el cliente. Estimaciones en revisin: Estimaciones que se encuentran en poder del cliente para su revisin y aprobacin. Estimaciones en elaboracin: Son aquellas que se encuentran en elaboracin dentro de la obra, por parte del personal de Prodemex.

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Generadores de obra en elaboracin: Son documentos, croquis, planos o esquemas, que manifiestan ubicacin, operaciones y/o caractersticas (especificaciones) de los trabajos, en los cuales se obtienen las cantidades realizadas de los mismos y quedan plasmados como evidencia y soporte de estimaciones. Obra ejecutada no estimada: Son aquellos trabajos realizados que no han sido evaluados con nmeros generadores y por lo tanto no han sido estimados.

5. DESARROLLO.Para determinar la produccin de cada obra debemos considerar, deacuerdo al formato Produccin de Obra los siguientes rubros y nomenclatura: Produccin fase 1 = INGRESOS (Obra Facturada) SIN IVA. Se compone de: Estimaciones facturadas y pagadas Estimaciones facturadas y en proceso de pago. Estimaciones facturadas en proceso de autorizacin. Cifras o valores que se obtienen de las cuentas contables: 49999999 40000001 40000002 40000003 40200010 Ingresos aos anteriores Ingresos gravados obra por Administracin Ingresos gravados obra precio Alzado Ingresos gravados obra precio Unitario Otros Ingresos

Produccin fase 2 = INGRESOS PRESTIMADOS (Obra no Facturada) SIN IVA. Se compone de: Estimaciones en revisin Estimaciones en elaboracin Generadores en elaboracin Obra ejecutada no estimada Estas Cifras o valores se obtienen de los datos generados por control de obra a la fecha de corte. Son representados y cargados en SAP con el proceso que se muestra en el instructivo denominado Carga de Avance de Obra. 40000001 Ingresos prestmanos

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Mtodo para obtener la Produccin por obra: La Produccin se obtiene de: La sumatoria siguiente (Estimaciones facturadas + estimaciones en proceso de autorizacin + estimaciones en revisin + estimaciones en elaboracin + generadores en elaboracin + obra ejecutada no estimada.).

Ver formato anexo: Produccin de Obra Nota: Las transacciones requeridas para obtener la produccin de cada proyecto desde SAP se identifican en el instructivo: Carga de Avance de Obra

6. ACTUALIZACION DE L SISTEMA.En La fase 2 o INGRESOS PREESTIMADOS es responsabilidad de control de obra mantener estos datos actualizados semanalmente deacuerdo al calendario contable vigente. Se requiere de la autorizacin de la superintendencia ya que este dato representa una obligacin de cobro por parte de la obra. Los datos de los ingresos preestmados se debern actualizar con respecto al reporte generado por control de obra previamente y lo que pase de estimaciones no facturadas a estimaciones facturadas se cancelara de esta fase2 Los datos cargados debern estar debidamente soportados con la documentacin y numero de estimaciones correspondientes. En el caso de la obra en proceso la superintendencia se compromete a tenerla, en generadores y estimaciones a la brevedad. Este reporte se debe presentar semanalmente, en conjunto con el informe semanal (Biblia). Mensualmente se tomara como base de tiempo, la ltima semana del mes ya que despus de esto no habr modificaciones. Este reporte se presenta de la siguiente forma Produccin en el periodo anterior Produccin en el periodo: Produccin acumulada. Semana anterior Semanal / mensual actual. Suma total de produccin.

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Nota: El formato anexo no ser modificado ni en su contenido ni en su forma Este documento entra en vigor a partir del da 05 de noviembre 2007

7. ANEXO. 1.FORMATO: Produccin de Obra

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Pgina: PROMOTORA Y DESARROLLADORA MEXICANA S.A. DE C.V.

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PRODUCCION DE OBRAO BRA DIRECTO DE CON R STRUCCION SUPERIN TEN DEN TE PERIO DONUM ERO DE FACTURA

CO DIGO DE OBRA FECHA DE IN ICIO FECHA DE TERM O IN SEM A AN IM RTES SINIVA PO PERIO DO AN TERIO R ESTE PERIO DO ACUM ULADO

PRODUCCIO N FASE 1 (IN GRESOS EN SAP) CUEN TAS CO TABLES N 4999 9999 , 4000, 4001 4 0 0 0 ,4 0 0 0 , 4002 4003 4 000 02 0 1 1 ESTIM .ACIONES PAGADAS ESTIM 01 OBRA CIVIL ESTIM 02 OBRA CIVIL ESTIM 03 INSTALEJ EMPLO 44444

100,000.00 50,000.00 150,000.00

33333 55555SUM A

50,000.00 50,000.00 50,000.00 150,000.00 50,000.00 50,000.00

150,000.00 50,000.00 100,000.00 300,000.00 50,000.00 50,000.00 100,000.00 50,000.00 50,000.00 4 0 0 .0 5 ,0 0 0

2 ESTIM .ACIONES FACTURADAS Y EN PROCESO DE PAGO ESTIM 04 OBRA CIVIL ESTIM 05 INST

EJ EMPLO

SUM A

-

100,000.00 50,000.00

3 ESTIM .ACIONES FACTURADAS EN PROCESO DE AUTORIZACION ESTIM 06 OBRA CIVIL

EJ EMPLO

SUM A

SUM FASE 1 A PRODUCCIO N FASE 2 (IN GRESOS CUEN TAS CO TABLES 4 0 0 0 N 4000 4 ESTIM .ACIONES EN REVISION ESTIM 07 OBRA CIVIL ESTIM 08 OBRA CIVILSUM A

1 0 0 .0 5 ,0 0 0

50,000.00 3 0,0 0 0 0 0 .0

PRESTIM ADO S

SAP)

EJ EMPLO

50,000.00 50,000.00 100,000.00 50,000.00

50,000.00 50,000.00 100,000.00 50,000.00 50,000.00 25,000.00 25,000.00 10,000.00 10,000.00 20,000.00 1 5 0 .0 9 ,0 0 0 6 5 0 .0 4 ,0 0 0 7 1 5 .0 4 ,7 0 0

5 ESTIM .ACIONES EN ELABORACION ESTIM 09 OBRA CIVIL

EJ EMPLO

SUM A

-

50,000.00 25,000.00

6 GENERADORES EN ELABORACION .-

EJ EMPLO

SUM A

-

25,000.00 10,000.00 10,000.00

7 OBRA EJ ECUTADA NO ESTIM .ADA (EN PROCESO) MUROS DE TABIQUE ACABADOS EN PLANTA BAJ A

EJ EMPLO

SUM A

SUM A TOTAL SINIVA TOTAL PRODUCCIONCO IVA N

1 0 0 .0 5 ,0 0 0 1 2 0 .0 7 ,5 0 0

20,000.00 1 5,0 0 0 9 0 .0 4 5,0 0 0 9 0 .0 5 9,2 0 0 6 5 .0

2.-

INSTRUCTIVO Carga de Avance de Obra en SAP

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CARGA DE AVANCE DE OBRA: DESDE LA PANTALLA INICIAL DE SAP SOLICITAMOS LA TRANSACCION FB01 COMO SE MUESTRA.

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NOS DA LA SIGUIENTE PANTALLA Y TENDREMOS QUE LLENAR LOS DATOS DE CABECERA DE NUESTRA POLIZA COMO SE MUESTRA:

1

2

1.-

FECHA DEL DOCUMENTO: FECHA EN QUE SE ELABORA LA POLIZA. CLASE DE DOCUMENTO: TIPO DE DOCUMENTO QUE EN ESTE CASO SERA AV. DOCUMENTOS QUE SE APLIACAN PARA AVANCE. SOCIEDAD : SOCIEDAD A LA QUE PERTENECE EL CARGO. FECHA CONTABLE PERIODO MONEDA / T/C REFERENCIA : : : FECHA EN LA QUE SE AFECTA DENTRO DE LA CONTABILIDAD. PERIODO CONTABLE (MES). : MONEDA EN QUE SE AFECTA EN ESTE CASO PESOS (MXN) (AVANCE SEPT )

TEXTO CORTO DE EN ESTE CASO

2.ClvCT CUENTA

EN LA PARTE BAJA DE LA POLIZA SE ENCUENTRA LA PRIMERA PARTE DE LA CONTABILIZACION DE LA POLIZA QUE ES COMO A CONTINUACION SE INDICA : : CLAVE DE CONTABILIZACION QUE PARA ESTE CASO ES ( 40 ) QUE SIGNIFICA CARGO.

CUENTA CONTABLE DE LA OBRA POR PRORRATEO 11800000 PRESTIMACIONES POR COBRAR

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DESPUES DE ESTO DAR LA TECLA ENTER Y NOS PASA A LA SIGUIENTE PANTALLA

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Pgina:AQU PODREMOS CAPTURAR LO QUE RESTA DE NUESTRA POLIZA DONDE LOS DATOS A LLENAR SON LOS SIGUIENTES

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DONDE EL ELEMENTO PEP DEBE SER ESENCIAL PARA EL CARGO DENTRO DE LA OBRA.

EN LA PARTE BAJA DE LA POLIZA SE ENCUENTRA LA SEGUNDA PARTE DE LA POLIZA O CONTRAPARTIDA QUE ES COMO A CONTINUACION SE INDICA ClvCT CUENTA : CLAVE DE CONTABILIZACION QUE PARA ESTE CASO ES ( 50 ) QUE SIGNIFICA ABONO.

: CUENTA CONTABLE DE OFICINA CENTRAL 44000000 INGRESOS PRESTIMADOS

DESPUES DE ESTO DAR LA TECLA ENTER Y NOS PASA A LA SIGUIENTE PANTALLA DONDE TERMINAREMOS EL LLENADO DE NUESTRA POLIZA

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QUEDANDO COMO A CONTINUACION SE MUESTRA:

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DESPUS DE HABER DADO LOS DATOS CORRECTOS SOLO VAMOS AL MENU GENERAL : MENU / SIMULAR / ENTER.

DANDONOS LA POLIZA COMO SE MUESTRA DONDE PODREMOS VERIFICAR EL MOVIMIENTO.

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UNA VEZ VERIFICADO SOLO DAMOS SALVAR CON EL ICONO RESPECTIVO

NOS DA EL NMERO DE DOCUMENTO COMO SE VE EN LA PARTE BAJA DE LA PANTALLA

DEBEMOS IMPRIMIR LA PLIZA CONTABLE DESDE LA TRANSACCION FB03 Y SOPORTARLA CON LA DOCUMENTACIN QUECORRESPONDA

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POLIZA CONTABLE IMPRIMIBLE: TRANSACCION FB03

LLENAMOS LOS DATOS QUE SE INDICAN, NOS PERMITE VER LA SIGUIENTE PANTALLA DONDE PODREMOS IMPRIMIR

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LA CLASE DE DOCUMENTO PARA SER UTILIZADO EN LOS AVANCES DE OBRA ES IMPORTANTE

VISTA GENERAL DESDE LA FBL3N CUENTAS DE OBRA Y OFICINA CENTRAL QUE FUERON AFECTADAS

ES IMPORTANTE DEFINIR CON EL SUPERINTENDENTE DE OBRA ESTE IMPORTE YA QUE ESTO ES LO QUE LA OBRA TIENE DERECHO Y SE COMPROMETE A COBRAR. ASI MISMO ESTA INFORMACION RECAE EN LA DIRECCION TECNICA Y DEFINE DATOS DE COBRANZA Y TOMA DE DECISIONES. ASI COMO APLICACIONES FISCALES DELICADAS E IMPORTANTES PARA LA EMPRESA,

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YA QUE SE REFLEJA EN EL ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL.