AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012 Presentado por :
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AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012
Presentado por:John Francisco Cuervo Alonso
CONTENIDO:
REFERENTENORMATIVO
NORMATIVA APLICADA
ESTRUCTURA DEL ESTADO
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO - IGA
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS – SNA
RETOS DE LA NUEVA REGULACION
OBJETIVOS
• Presentar los aspectos más relevantes de los avances del proceso que reglamentó la valoración (evaluación) documental en Colombia, hasta el año 2012.
• Resolver las inquietudes relacionadas con el proceso expuesto.
REFERENTE NORMATIVO
ANTES.La política
archivística se basó en el cuidado de
los documentos de carácter histórico.
A PARTIR.1. Modernización del Estado.2. Transparencia Administrativa.3. Lucha Contra la Corrupción.
Ley 80 de 1989 Regula el manejo
documental para disponer de la documentación en
forma organizada.
* Recuperación de la información institucional para uso de la administración y para el uso del ciudadano.* Como fuente de la historia.* Políticas que permiten al ciudadano y al Estado el acceso a la información.
Ley 594 de 2000
REFERENTE NORMATIVO
1995 1996 2000 2002 2004 2012 2013
Decreto 1382Obligat. TRDAcuerdo 09
Reglam. TRD Acuerd 12Cómit. Eval
Docs.
Acuerd 02Integrac. CEDD
Acuerd 06Integra.
CED AGN
Ley 594Art. 24
Obligator. TRD
Acuerdo 039Acuerdo 042
Decreto4124SNA
Decreto 2578 (SNA)
Decreto 2609 (PGD)
Acuerdo 04TRD
ORDEN NACIONAL
SENADO
CAMARA
ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO
CONGRESO
ORDEN NACIONAL
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
ÓRGANOS DE
CONTROL
1
1
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
16
10
1CORTE
CONSTITUCIONAL
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
CONSEJO DE ESTADO
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
11
Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana
ORDEN NACIONAL
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
MINISTERIOS
SUPERINTENDENCIAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
ENTIDADES DESCENTRALIZADAS
ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
ESTADO
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA
137
163
5
3
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL
TERRITORIO NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO
ÓRGANOS DE CONTROL
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
ORGANISMOS DE CONTROL
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
CONSEJO NACIONAL
ELECTORAL
AUDITORIA GR
ORDEN NACIONALORDEN NACIONAL
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
ORDEN NACIONAL
ORGANISMOS INDEPENDIENTES
BANCO DE LA REPÚBLICA
COMISIÓN NACIONAL DE
TELEVISIÓN
ENTES UNIVERSITARIOS
AUTONOMOS
COMISIÓN NACIONAL DE DEL SERVICIO
CIVIL
2Orden nacional
1
1
6
MINISTERIO PUBLICO
CONTRALORÍA
PROCURADURÍA
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
11
1
ENTIDADES X VERIFICAR
1
1
1
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO
1
10
126Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO
EL TERRITORIO NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO
ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES
ORDEN TERRITORIAL
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
32
1101
2852
TRIBUNALES ADMINISTRTIVOS, TRIBUNALES ECLESIASTICOS, TRIBUNALES SUPERIORES
DEL DISTRITO JUDICIAL, TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR, (se excluyen SALA
PENAL, juzgados de circuito, municipales, administrativos, consejos seccionales y
fiscalías delegadas)
ÓRGANOS DE
CONTROL
CONCEJOS MUNICIPALES
32
1101
ORDEN TERRITORIAL
GOBERNACIONES
ENTIDADES DESCENTRALIZADAS
ALCALDÍAS
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
ESTADO
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA
ORDEN TERRITORIAL
66
3985
1133
1133
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO
ÓRGANOS DE CONTROL
ORGANISMOS DE CONTROL
ORGANISMOS INDEPENDIENTES
ENTES UNIVERSITARIOS
AUTONOMOS
COORPORACIONES AUTOMAS
REGIONALES 39
15
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO
CONTRALORÍAS DELEGADAS
83
1101
29
CONTRALORÍAS MUNICIPALES
858
REGISTRADURÍAS DELEGADAS
1133
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL
PROCURADORES DELEGADOS
PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES
2071
1213 + 858
ORDEN TERRITORIAL
ENTIDADES X VERIFICAR
Por determinar
54
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL
SNA – AMBITO DE APLICACION
ÁMBITO DE APICACIÓNRama Ejecutiva del
Poder Público
Orden Nacional, Departamental,
Distrital, Municipal,
Entidades Territoriales Indígenas, Territorios Especiales
Biodiversos y Fronterizos y demás
que se creen por Ley. Entidades privadas
que cumplen funciones públicas
Entidades del Estado en las distintas
Ramas del Poder.
Demás organismos regulados por la Ley
594 de 2000.
Región No. 2: PACÍFICO Y CENTRO - 7 Departamentos
-232 Municipios
Región No. 3: ANDINA- 7 Departamentos
-580 Municipios
Región No. 4:ORINOQUÍA
- 5 Departamentos-60 Municipios
Región No. 5:AMAZONICA
- 5 Departamentos-38 Municipios
Región No. 1: CARIBE E INSULAR - 8 Departamentos
-193 Municipios
ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES 1ATLANTICO 23BOLIVAR 47CESAR 21CORDOBA 30GUAJIRA 15MAGDALENA 30SUCRE 26
193
CALDAS 27CAUCA 42CHOCO 31NARIÑO 64QUINDIO 12RISARALDA 14VALLE DEL CAUCA 42
232
ANTIOQUÍA 125BOYACA 125CUNDINAMARCA 117HUILA 37NORTE DE SANTANDER 42SANTANDER 87TOLIMA 47
580
ARAUCA 7CASANARE 19GUAINIA 1META 29VICHADA 4
60
AMAZONAS 2CAQUETA 16GUAVIARE 4PUTUMAYO 13VAUPES 3
38
SNA – ORDEN TERRITORIAL CENTRAL
NUMERO DE ENTIDADES
SECTORES
RAMA EJECUTIVA 165 24RAMA LEGISLATIVA 3RAMA JUDICIAL 5ORGANISMOS DE CONTROL 5ORGANIZACIÓN ELECTORAL 2ORGANISMOS INDEPENDIENTES 10POR VERIFICAR 123TOTAL 313 24
ORDEN NACIONAL SECTOR ENTIDADES
1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 162 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 93 SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 104 SECTOR CULTURA 45 SECTOR DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA 16 SECTOR DE ESTADÍSTICAS 37 SECTOR DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN 68 SECTOR DE INTERIOR 69 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL DERECHO 5
10 SECTOR DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 211 SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 512 SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL 1213 SECTOR DE PLANEACIÓN 414 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES 315 SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES 516 SECTOR DEFENSA NACIONAL 1517 SECTOR DEL DEPORTE 118 SECTOR DEL TRABAJO 519 SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL 1120 SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO 1621 SECTOR INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA 222 SECTOR MINAS Y ENERGÍA 1323 SECTOR TRANSPORTE 524 SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO 4
TOTAL 163
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL
NUMERO DE ENTIDADES
SECTORES
RAMA EJECUTIVA 3.985 RAMA LEGISLATIVA 1.133 RAMA JUDICIAL 66 ORGANISMOS DE CONTROL 2.071 ORGANIZACIÓN ELECTORAL 1.101 ORGANISMOS INDEPENDIENTES 15 COORPORACIÓN AUNTONOMA REGIONAL 39 POR VERIFICAR
TOTAL 8.410
ORDEN TERRITORIAL
SNA – ENTIDADES QUE LO CONFORMAN
NORMATIVA APLICADA
Ley 80
de 1989.
Ley 594 de 2000
Artículos: 5° y 6°.
Decreto 4124 de
2004Decreto 2578 de
2012
NORMATIVA APLICADA
Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos
Asistencia Técnica
Aprobación de TRD y TVD de su ente territorial
Crear el Comité Evaluador de Documentos
Inspección y Vigilancia
Informe semestral al AGN
DEC
RETO
412
4 D
E 20
04
Presentar los avances normativos de los CTA en cumplimiento de la Ley 594/ 2000, Ley General de Archivos y su relación con la estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA); inscrita en el proyecto estratégico de la PGN: sistema de monitoreo del cumplimiento de normas anticorrupción en la gestión pública territorial.
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
Almacenamiento de la información
• Indicador: Nivel de implementación de la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000): Número de variables implementadas sobre el número de variables totales.
• Ponderación: 20%• Descripción: Este indicador se basa en las siguientes 7 variables: Existencia del Consejo de Archivos,
Existencia del Comité Evaluador de Documentos, Existencia del Comité de Archivos, Aprobación de Tablas de Valoración Documental (TVD), Aplicación de TVD, Aprobación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Aplicación de TRD.
• Modo de captura de información: A través de los informes enviados al AGN por los Consejos Territoriales de Archivos; y de visitas de seguimiento realizadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN.
• Fecha de corte: 2 veces al año, Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año. A su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada (Circular Externa No. 001-2006 del AGN).
• Normatividad: Ley 594 de 2000; Circular DAFP 004 de 2004; Circular DAFP 012 de 2004 Decreto 4124 de 2004 Circular PGN 032 de 2009.
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
DENOM. Consejo Depart.
De Archivos
Consejo Municipal
de Archivos
Comité Evaluador de Documentos
Comité de Archivos
Tabla de Valoración
Documental
Tabla de Retención
Documental
Archivo General del
Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo Histórico
SIGLA CDA CMA CE CA TVD TRD AGD AGM AH
VALOR 07-2012
32 746 376 554 20 383 22 191 24
VALOR 12- 2012 32 804 451 639 29 432 22 256 26UNIVERSO 32 1101 1133 1133 1133 1133 32 1101 1133
Cálculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen parte de los Consejos Territoriales de Archivos
(Gobernaciones – Alcaldías)
TRD 281TVD 48
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
7
26
6054
36
8 811
17
10 8
22
62
6
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADAS POR AÑO 1998 - 2012
CANTIDAD
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
11
65 5
11
6
1
3
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL APROBADAS POR AÑO 2005 - 2012
CANTIDAD
TRD – TVD ORDEN NACIONAL
Desarrollar los Decretos 2609 y 2578 de 2012 respecto de la Gestión Documental del Estado y Reglamentación del Sistema Nacional de Archivos, con miras a incrementar el avance y la cobertura del SNA, en relación con la elaboración y aplicación de los instrumentos para la evaluación y disposición final de la documentación en el país.
RETOS DE LA NUEVA REGULACION
• Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de
Archivo. • Elaboración y aprobación de
las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental. • Planes de Acción de los
Archivos Generales. • Inventarios de documentos. • Eliminación de documentos.
EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVORETOS DE LA NUEVA REGULACION
METAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SNA
Apoyar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) de la Procuraduría General de la Nación en sus tareas de medición de Normas Anticorrupción en lo particular en lo relacionado con disposición de la Información no sólo a nivel territorial sino a nivel Nacional.
RETOS DE LA NUEVA REGULACION
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
John Francisco Cuervo Alonso - ColombiaBogotá calle 54 No. 73ª - 31
Móvil: (57) 3002644102 [email protected]
GRACIAS!
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