Avancop Cooperativa de Ahorro y Crédito

CODIGO DEL BUEN GOBIERNO

El Consejo de Administración de Avancop en uso de sus atribuciones estatutarias, y

CONSIDERANDO

1. Que el Capitulo V, del documento técnico de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria recomienda a las organizaciones bajo su supervisión que adopten un Código de Buen Gobierno donde plasmen las políticas y metas de la empresa y de cada órgano de administración, vigilancia y control; la asignación de responsables de la ejecución, seguimiento, evaluación y cumplimiento del mismo, encaminados a garantizar el buen gobierno de la organización, lo que redundará en bienestar para los asociados.

2. Que Avancop estima de vital importancia elaborar su Código de Buen Gobierno Corporativo que contendrá en forma organizada los preceptos de carácter legal y ético que serán aplicados en sus negocios y actuaciones para que estos sean transparentes.

RESUELVE:

CAPITULO PRIMERO

ASPECTOS GENERALES:

ARTÍCULO 1º. OBJETIVO DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO: El Código de Buen Gobierno define el sistema a través del cual Avancop es dirigida y controlada. Establece la distribución de derechos y responsabilidades entre los diferentes órganos e integrantes y dicta las reglas y los procedimientos relativos a la toma de decisiones en asuntos corporativos. Adicionalmente busca el manejo transparente y ético de la institución a través del mejoramiento progresivo de las prácticas empresariales bajo el sistema de autorregulación.

ARTÍCULO 2º. DESTINATARIOS DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO: Las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno reflejan el compromiso de la Cooperativa de continuar el mejoramiento progresivo de sus prácticas corporativas.

Son de obligatorio cumplimiento para todos los administradores, directivos y empleados de Avancop.

ARTÍCULO 3º. PRINCIPIOS DEL CÓDIGO MARCO DE BUEN GOBIERNO: Avancop dentro de sus prácticas de buen gobierno corporativo, actuará con sujeción a los principios y valores cooperativos, las sanas costumbres administrativas y financieras, la rendición de cuentas al mercado, las normas y el Estatuto vigente a fin de lograr un proceso caracterizado por la transparencia, la

Coherencia, la equidad y la integridad entre la naturaleza cooperativa y la gestión empresarial de la intermediación financiera.

La autorregulación y el autocontrol facilitarán que Avancop esté dispuesta de manera clara y definida para asegurar interna y externamente, el correcto control y divulgación de los riesgos y para prevenir, manejar y divulgar la eventual presencia de conflictos de interés u otras situaciones que interfieran las relaciones entre administradores, asociados, ahorradores, proveedores, las autoridades y la comunidad en general. La información entregada a los diferentes grupos de interés deberá ser completa, exacta y oportuna y se regirá por los siguientes principios:

1. Todas las decisiones adoptadas por la Administración de la Cooperativa deben proteger los derechos de los Asociados.

2. Todos los Asociados tendrán un trato equitativo por parte de los Administradores y empleados.

3. La Cooperativa reconocerá los derechos de las demás entidades del gremio y alentará una sana cooperación entre ellas para el cumplimiento de sus objetivos sociales y empresariales.

4. Toda información entregada deberá ser precisa y que refleje realmente los resultados, situación financiera y demás resultados afines y necesarios.

5. Los órganos colegiados de dirección y control deberán estar siempre prestos para determinar y vigilar las directrices estratégicas de la Cooperativa.

6. El personal de la Cooperativa y sus directivos deberán adoptar las decisiones únicamente en aras del interés de ésta, nunca actuarán a fin de obtener ningún beneficio para sí, para su familia o para un tercero.

7. En Avancop primará el principio del mérito en todas sus elecciones.

8. El personal de la Cooperativa y sus directivos son responsables de las decisiones y actos que afecten la entidad y debe de someterse a cualquier tipo de control que se considere necesario por parte de la organización.

9. El personal de la Cooperativa y sus directivos deberán ser transparentes respecto a las decisiones y actos que adopten; deberán motivar y explicar sus actuaciones cuando les sea solicitado.

10. Los empleados de la Cooperativa se esforzarán en asegurar el adecuado, efectivo y eficiente uso de dineros o bienes que estén bajo su control.

11. Los empleados no harán uso de su posición o de la información adquirida en el desarrollo de sus deberes para sus propios intereses particulares o los de otros.

12. Los empleados de la Cooperativa no recibirán ningún tipo de beneficio de terceros que puedan comprometer su integridad o juicio personal.

13. Los empleados sin autorización no revelarán información oficial que les haya sido transmitida confidencialmente dentro de la Cooperativa y recibida confidencialmente de otros. No podrán malograr las políticas, planes o acciones mediante la desautorizada, impropia o prematura revelación fuera de la empresa de cualquiera información a la que haya tenido acceso en calidad de empleado.

14.

15. Cuando un empleado considere que se le está obligando a actuar de manera ilegal, impropia, no ética o incumpliendo una norma constitucional o legal, que pueda implicar una mala administración, o que por el contrario vaya en contra de lo establecido en el presente Código o se trate de un tema fundamental de consciencia, deberá informar del asunto con los procedimientos establecidos en las normas de conducta institucional.

16. Cuando un empleado haya informado de un asunto, como los contenidos en el inciso anterior, de acuerdo con los procedimientos establecidos en las normas de conducta de la organización y considere que la respuesta no es razonable, podrá informar de dicho asunto por escrito a los órganos de control o al Consejo de Administración.

ARTÍCULO 4º. COMPOSICIÓN DEL CODIGO MARCO DE BUEN GOBIERNO: El presente Código de Buen Gobierno se dividirá en ocho secciones:

1. Derechos y trato equitativo a los asociados.

2. Funciones y responsabilidad del Consejo de Administración.

3. Transparencia, fluidez e integridad de la información.

4. De los Sistemas de Control

5. Los grupos de interés de la Cooperativa y la Responsabilidad Social.

6. El Gerente General.

7. Reglas de conducta y conflictos de interés.

8. Administración y resolución de controversia.

CAPITULO SEGUNDO

DERECHOS Y TRATO EQUITATIVO DE LOS ASOCIADOS

ARTÍCULO 5º. DERECHOS DE LOS ASOCIADOS: Los asociados de Avancop tendrán los siguientes derechos:

1. Ejercer el Sufragio Cooperativo.

2. Utilizar los servicios de Avancop y realizar con ella las operaciones propias de su objeto social.

3. Elegir y ser elegidos delegados a la Asamblea General.

4. Participar en las actividades de Avancop y en su administración, pudiendo ser elegido para desempeñar cargos en los órganos de dirección y control: Consejo de Administración y Junta de Vigilancia, de conformidad con las calidades exigidas por la ley y el Estatuto y ser nombrado para integrar los comités asesores contenidos en el Estatuto.

5. Proponer proyectos e iniciativas al Consejo de Administración, sobre las actividades que Avancop puede desarrollar en beneficio de la base social y del sector solidario en general.

6. Presentar ante el Consejo de Administración, con anticipación no inferior a un mes a la fecha establecida para la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, las reformas estatutarias que a bien consideren.

7. Ser informados de la gestión de Avancop.

8. Percibir la participación correspondiente a los excedentes cooperativos repartibles.

9. Fiscalizar la gestión de Avancop directamente o a través de los órganos de control: Junta de Vigilancia y Revisoría Fiscal y reclamar ante las instancias pertinentes cuando sus derechos sean vulnerados.

10. Retirarse voluntariamente de Avancop, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto en el Estatuto y en los Reglamentos.

CAPITULO TERCERO

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

ARTÍCULO 6º. CARACTER DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: El Consejo de Administración es el órgano permanente de administración subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea.

ARTÍCULO 7º. INTEGRACIÓN: El Consejo de Administración estará conformado por nueve (9) principales y tres (3) suplentes numéricos.

ARTÍCULO 8°. PERIODO: Principales nueve (9):

Tres para tres años

Tres para dos años

Tres para un año

Tres suplentes para un año

ARTICULO 9º. CALIDADES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Para ser nominado y elegido miembro del Consejo de Administración, los asociados de Avancop deberán cumplir con los requisitos que establece de manera especial el Estatuto, en cuanto a calidades, capacidad, aptitudes, conocimientos, destreza y ética y no haber sido sancionado ni por la Superintendencia de Economía Solidaria ni estar incurso en un proceso de investigación judicial.

ARTÍCULO 10º. RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

1. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando el derecho y trato equitativo de los Asociados.

2. Garantizar la efectividad de los sistemas de revelación de información.

3. Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones.

4. No manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, la información confidencial de uso interno a la que tengan acceso.

5. Garantizar la aplicación de las políticas de buen gobierno corporativo adoptadas por la Cooperativa.

6. Verificar el cumplimiento de la ley.

7. Orientar a los nuevos miembros del Consejo de Administración, sobre las decisiones adoptadas hasta el momento de su designación, la situación financiera de la Cooperativa y las normas sobre gobierno corporativo.

8. Elaborar acta donde se deje constancia sobre las decisiones del Consejo de Administración.

ARTICULO 11º. FUNCIONES: Las funciones del Consejo de Administración son las designadas por el Estatuto de Avancop.

CAPÍTULO CUARTO

TRANSPARENCIA, FLUIDEZ E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12°. ADOPCIÓN DE MECANISMOS: Avancop adoptará los mecanismos que le permitan asegurar que la información se presentará de manera precisa y regular e incluirá todas las cuestiones que se consideren relevantes en la Cooperativa, incluidos los resultados obtenidos, la situación financiera, los riesgos eventuales, los conflictos de interés y el gobierno corporativo.

Avancop se compromete a revelar información material y no aquella que pueda poner en peligro su posición competitiva o violar la reserva financiera.

ARTÍCULO 13°. DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN: Serán destinatarios de la información los asociados, los miembros del Consejo de Administración, el Revisor Fiscal y el mercado (incluidos los analistas, medios de comunicación, las bolsas de valores, superintendencias y el público en general).

ARTÍCULO 14°. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA.

1. Balances y estados de resultados: Los estados financieros deberán incluir cuando menos el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo en efectivo, el estado de cambios en la situación financiera y las notas a los estados financieros. Los balances y el estado de resultados deben ser acompañados de un informe narrativo por parte de la Gerencia General y el Consejo de Administración.

2. Información Eventual: Cuando exista algún movimiento financiero extraordinario tal como la necesidad de nueva inversión, pérdidas repentinas, indemnizaciones excesivamente onerosas, gastos de litigios, necesidad de una destinación de fondos, de disponer de las reservas legales o voluntarias y la enajenación de activos representativos, la Gerencia General deberá revelar dicha información al Consejo de Administración y a los asociados en tiempo oportuno y de forma integral. Avancop establecerá además mecanismos para poner a disposición del mercado en tiempo oportuno, dicha información.

3. Control y participaciones: Avancop revelará en sus estados financieros las situaciones de control que tenga sobre otras Cooperativas; el cambio de control de la Cooperativa, la adquisición de más del 1% del total del capital social de la Cooperativa y demás información que exijan las leyes.

ARTÍCULO 15°. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN NO FINANCIERA: La Cooperativa revelará información a sus asociados y al mercado sobre temas que no tenga contenido financiero, cuando menos sobre los asuntos relacionados a continuación:

- Objetivos, misión y visión de la Cooperativa.

- Estructura de Gobierno Corporativo.

- Derechos y procedimientos de votación.

- Información eventual no financiera: procesos de reorganización empresarial; cambios en la imagen corporativa; riesgos no financieros; cambios en la estrategia corporativa; conflictos laborales de alto impacto.

- Sistemas de control interno y auditoría.

ARTÍCULO 16°. MECANISMOS DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN AL MERCADO: Avancop adoptará mecanismos idóneos para divulgar la información, tales como la utilización de portales de Internet y las comunicaciones por medios telemáticos.

ARTÍCULO 17°. MECANISMOS SOBRE REVELACIÓN SIMULTÁNEA DE INFORMACIÓN: La Cooperativa adoptará mecanismos para que la información revelada, sea allegada a los agentes del mercado en tiempo oportuno y en forma simultánea.

ARTÍCULO 18°. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Avancop adoptará mecanismos para revelar y administrar los riesgos de conformidad con lo establecido por el Comité de Basilea1.

- Evaluación del riesgo de crédito

- Evaluación de riesgos de mercado

- Evaluación de riesgo operacional

CAPÍTULO QUINTO

DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

LA JUNTA DE VIGILANCIA

1 Acuerdos de Basilea. Consisten en recomendaciones sobre la legislación y regulación bancaria y son

emitidos por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea. El propósito de Basilea II, publicado

inicialmente en junio de 2004, es la creación de un estándar internacional que sirva de referencia a los

reguladores bancarios, con objeto de establecer los requerimientos de capital necesarios, para asegurar

la protección de las entidades frente a los riesgos financieros y operativos.

ARTÍCULO 19°. CARÁCTER DE LA JUNTA DE VIGILANCIA: La Junta de Vigilancia es el Órgano encargado del control social de Avancop.

ARTÍCULO 20°. INTEGRACIÓN: La Junta de Vigilancia estará conformada por tres principales y dos suplentes numéricos.

ARTÍCULO 21°. PERIODO: Principales, Uno para tres años, uno para dos años, uno para una año y dos suplentes para un año.

ARTICULO 22º. CALIDADES PARA SER MIEMBRO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA: Para ser nominado y elegido miembro de la Junta de Vigilancia, los asociados de Avancop deberán cumplir con los requisitos que establece de manera especial el Estatuto, en cuanto a calidades, capacidad, aptitudes, conocimientos, destreza y ética.

ARTICULO 23º. FUNCIONES: Las funciones de la Junta de Vigilancia son las designadas en el Estatuto de Avancop.

EL REVISOR FISCAL

ARTÍCULO 24°. CARÁCTER DEL REVISOR FISCAL: La fiscalización general de Avancop, la revisión y vigilancia en los términos de ley corresponderá a un Revisor Fiscal que tendrá su respectivo Suplente.

ARTÍCULO 25° ELECCIÓN: La Revisoría Fiscal será elegida por la Asamblea de Delegados para un período de un (1) año. Quien ejerza la Revisoría Fiscal no podrá ser asociado y/o empleado de Avancop.

ARTICULO 26º. FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL: Las funciones del Revisor Fiscal son las establecidas en el Estatuto de Avancop.

CAPÍTULO SEXTO

LOS GRUPOS DE INTERÉS Y LA RESPONSABILIDAD SOCIAL

ARTÍCULO 27°. RECONOCIMIENTO A LOS GRUPOS DE INTERÉS: Avancop reconocerá los derechos de los grupos de interés social estipulados por la ley y de aquellos que aporten directa o indirectamente al desarrollo del objeto social. La Cooperativa promoverá la consolidación de sinergias activas entre ella y distintos grupos de interés con miras a asegurar la creación de riqueza, empleo y lograr que sea financieramente sólidas

ARTÍCULO 28°. ENUNCIACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS: Los grupos de interés están constituidos por la comunidad de influencia de la Cooperativa, atendiendo a su actividad económica y su ubicación geográfica.

Entre los grupos de interés se encuentran:

1. Los consumidores de servicios: Avancop propenderá por establecer mecanismos que permitan a los consumidores de sus servicios,

2. obtener productos que los beneficien, pagando un precio justo por su adquisición

3. Los proveedores de bienes y servicios: La Cooperativa adoptará un procedimiento para la contratación objetiva de bienes y servicios, cuyos principios generales serán calidad, precio y cumplimiento.

4. La Superintendencia de Economía Solidaria y los demás organismos de control y vigilancia del Estado que tengan competencia sobre la actividad económica de Avancop adoptará mecanismos para verificar el cumplimiento de las normas que regulan su actividad económica para brindar información suficiente, integral y oportuna a los organismos de control y vigilancia.

5. Los competidores: La Cooperativa adoptará mecanismos para evitar incurrir en prácticas restrictivas de la libre competencia.

6. Empleados de la Cooperativa: Se crearán mecanismos para garantizar el trato justo a sus empleados, evitar la fuga del talento humano, promover una sana conducta de los mismos y establecerá políticas de incentivos.

7. La localidad donde está ubicada Avancop: La Cooperativa adoptará mecanismos para retribuir a la comunidad de influencia donde se encuentra ubicada, beneficios, crecimiento y empleo según sus posibilidades financieras y las necesidades de dicha comunidad.

ARTÍCULO 29°. RESPONSABILIDAD SOCIAL: Avancop adoptará mecanismos que le permitan responder a las exigencias de los procesos de globalización, con miras a lograr mayor competitividad.

La Cooperativa adoptará las siguientes políticas:

1. Política ambiental: Propiciando una administración ambiental sana y ayudando a controlar el impacto de sus actividades y servicios sobre el medio ambiente, para lo cual tendrá en cuenta la planeación, prevención, el uso eficiente de recursos, la educación y promoción.

2. Protección a la propiedad intelectual: Avancop establecerá mecanismos para asegurar el cumplimiento de las normas y convenciones internacionales sobre derechos de autor, propiedad industrial e intelectual.

3. Políticas antisoborno: La Cooperativa en los eventos de contratación con el Estado, adoptará mecanismos para minimizar los focos de corrupción y garantizar al público la buena destinación de los recursos públicos.

4. Políticas de inversión social: Avancop desarrollará programas de mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades donde está ubicada y promoverá y estimulará la participación de las personas vinculadas con la Entidad en proyectos de interés general.

5. Políticas sobre altos estándares de confidencialidad e integridad en la información: La Cooperativa en la transmisión de la información observará los siguientes principios:

- Integridad: Se procurará que en todas las operaciones que se realicen por medios electrónicos se identifique a los sujetos principales, se mantenga la integridad de las comunicaciones emitidas y se conserve la confidencialidad en la información.

- Intimidad: Se respetará el derecho a la intimidad y se protegerán los datos personales de todas las personas, definiendo una

- política de privacidad y manejo de información reservada de los asociados.

- Homologación: Se establecerán sistemas que permitan cumplir con las obligaciones de registro y archivo de la información.

- Autorregulación: Se creará marcos regulatorios para las relaciones con terceras personas a través de sitios Web.

ARTÍCULO 30°. RESPONSABILIDAD DE COOPINEM: Avancop se hará acreedora o deudora ante sus asociados y terceros por las operaciones que activa o pasivamente efectúe el Consejo de Administración, el Gerente General o quien actúe con poder para representarla, dentro de la órbita de las atribuciones que les concede el Estatuto, los Reglamentos o el poder conferido.

ARTÍCULO 31º. RESPONSABILIDAD PERSONAL DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Los Miembros del Consejo de Administración serán responsables de manera personal frente a los asociados, terceros y organismos de vigilancia y control por las decisiones que tome el Consejo violando la Ley, el Estatuto y los Reglamentos. Serán eximidos de responsabilidad por no haber asistido a la reunión, previa excusa fundamentada o por haber salvado expresamente su voto.

ARTÍCULO 32º. RESPONSABILIDAD PERSONAL DEL GERENTE GENERAL: El Gerente General responderá personalmente frente a los asociados, terceros y organismos de vigilancia y control, por las obligaciones contraídas para Avancop, excediendo el límite de sus atribuciones o violando el Estatuto.

ARTÍCULO 33°. RESPONSABILIDAD DE LOS ASOCIADOS: La responsabilidad de los asociados frente a los acreedores de la Cooperativa y terceros, se limita al monto de los Aportes Sociales pagados o que estén obligados a pagar. Comprende las obligaciones existentes al momento de su ingreso y las contraídas hasta la fecha de su retiro.

CAPÍTULO SÉPTIMO

REGLAS DE CONDUCTAS Y CONFLICTOS DE INTERÉS

ARTÍCULO 34°. Avancop como Entidad del sector cooperativo desarrollará una política empresarial acorde a los valores éticos de nuestra Cooperativa y a los constitucionales vigentes en el país.

Las normas que se relacionan a continuación serán permanentemente desarrolladas y actualizadas a través del Código de Ética.

ARTÍCULO 35º NORMAS ESPECÍFICAS PARA ASOCIADOS, DELEGADOS Y DIRECTIVOS

Los asociados y delegados acatarán estrictamente los siguientes lineamientos de conducta:

1. Cumplir permanentemente con las obligaciones derivadas de la relación social y de la utilización de los servicios de Avancop.

2. Ser veraz en los informes y documentos que suministren a la Cooperativa.

3. Actualizar los datos personales, laborales, familiares y comerciales cuando Avancop lo requiera.

4. Ser diligente en el desempeño de las funciones que le sean asignadas dentro de la Cooperativa.

5. Cumplir las normas vigentes en materia de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

6. Ser leal con los asociados competidores, el público en general y con la entidad misma.

7. Poner en conocimiento de los directivos de Avancop de manera oportuna toda la información relacionada con transacciones cuestionables o ilegales desarrolladas por clientes o funcionarios de la entidad, o con situaciones en que la Cooperativa sea utilizada como instrumento para el manejo de operaciones delictivas o a las que pretendan darle apariencia de legalidad.

8. Suministrar la información que sea requerida por la autoridad competente, dentro de las formalidades exigidas por la ley.

9. Prestar toda la colaboración posible en caso de siniestro o de riesgo inminente que afecte o amenace las personas o los bienes de Avancop.

10. Estar dispuesto a recibir la formación y capacitación necesaria en temas financieros, legales, contables, administrativos, de control y de operación de la Cooperativa, para el efectivo cumplimiento de sus funciones como directivo o de sus deberes como asociado.

ARTÍCULO 36º. REGLAS DE CONDUCTA Y OBLIGACIONES LEGALES: Avancop, sus administradores, directores, representante legal, revisor fiscal y funcionarios, deben obrar no sólo dentro del marco de la ley sino dentro del principio de la buena fe y de servicio al interés público de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Política, para lo cual tienen la obligación legal de abstenerse de incurrir en las siguientes conductas:

1. Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales;

2. Celebrar o ejecutar, en cualquier tiempo, en contravención a disposiciones legales, operaciones con los asociados, o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales;

3. Utilizar o facilitar recursos captados del público, para realizar operaciones dirigidas a adquirir el control de otras Cooperativas o asociaciones sin autorización legal;

4. Invertir en otras Cooperativas o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley;

5. Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito u efecto la evasión Fiscal;

6. Facilitar, promover o ejecutar transacciones para beneficio propio y no para beneficio de la Cooperativa lo que conllevaría a detrimento patrimonial.

7. No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia deba entregarse a los asociados y al público en general, para que éstos tomen decisiones debidamente ilustradas y conozcan cabalmente el alcance de sus derechos y

Obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o pueden llegar a vincular con aquellas;

8. Ejercer actividades o desempeñar cargos sin haberse posesionado ante la Superintendencia cuando la ley así lo exija;

9. No llevar la contabilidad de la entidad vigilada según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia información contable falsa, engañosa o inexacta;

10. Obstruir las actuaciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia, o no colaborar con las mismas;

11. Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva;

12. Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia, y

13. En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones, impedimentos o inhabilidades relativas al ejercicio de sus actividades.

ARTÍCULO 37º. OPERACIONES CON ASOCIADOS, ADMINISTRADORES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y LA JUNTA DE VIGILANCIA Y SUS PARIENTES: Las operaciones de crédito que realice Avancop con las siguientes personas o entidades requerirán de un número de votos favorables, que en ningún caso resulte inferior a las cuatro quintas (4/5) partes de la composición del Consejo de Administración:

1. Asociados titulares del cinco por ciento (5%) o más de los aportes sociales.

2. Miembros del Consejo de Administración.

3. Miembros de la Junta de Vigilancia.

4. Las personas jurídicas de las cuales los anteriores sean administradores o miembros de Junta de Vigilancia.

5. Los cónyuges y parientes hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil de las personas señaladas en los numerales anteriores.

En el acta de la correspondiente reunión se dejará constancia, de haberse verificado el cumplimiento de las normas sobre límites al otorgamiento de crédito o cupos máximos de endeudamiento o de concentración de riesgos vigentes en la fecha de aprobación de la operación.

En los créditos que se otorguen a los administradores de Avancop no podrán convenirse condiciones diferentes a las que generalmente utiliza la Cooperativa para con sus asociados, salvo las que tengan por objeto atender las necesidades de salud, educación, vivienda y transporte, las cuales se regirán por los Reglamentos que para tal efecto previamente determine el Consejo de Administración.

PARÁGRAFO: Serán personal y administrativamente responsables los miembros del Consejo de Administración que aprueben operaciones en condiciones contrarias a las disposiciones legales y estatutarias sobre esta materia.

ARTÍCULO 38º. POLÍTICAS INSTITUCIONALES:

1. Los administradores, empleados y asociados estarán libres de la influencia de intereses personales que interfieran o puedan interferir con sus deberes y responsabilidades para con Avancop.

2. Los Administradores, empleados y asociados de la Cooperativa reportarán a la entidad inmediatamente y por escrito, cualquier hecho que implique la posibilidad de un conflicto de interés.

3. Los asociados, administradores y empleados se abstendrán de participar en cualquier etapa de un proceso de decisión, cuando ésta involucre sus intereses personales o los de su cónyuge, compañero permanente o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o de afinidad y único civil.

4. Las operaciones financieras, administrativas y de gestión social de la Cooperativa contarán con procedimientos que segreguen adecuadamente las funciones de aprobación, ejecución, seguimiento y finalización.

5. Los procedimientos de operación de la Cooperativa establecerán formatos de declaración para asociados, empleados y administradores sobre los vínculos que puedan derivar en conflictos de intereses.

6. La documentación que soporte las operaciones de la Cooperativa dará cuenta de la transparencia de las mismas y evidenciará cualquier posible conflicto de interés de las personas que en ellas intervienen.

7. Avancop en sus reglamentaciones establecerá límites máximos a los cuales se acogerán los administradores y empleados en el desarrollo de sus facultades.

8. Los reglamentos de la Cooperativa establecerán políticas sobre topes máximos en operaciones buscando evitar que se originen conflictos de interés.

9. Los empleados de Avancop dependen directamente del Gerente General.

10. Ningún asociado podrá ser simultáneamente miembro del Consejo de Administración y miembro de la Junta de Vigilancia y cuando desempeñe alguno de estos cargos, no podrá tramitar asuntos de la entidad en ejecución de contratos de prestación de servicios.

11. Los cónyuges, compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad o único civil en relación con los miembros de la Junta de Vigilancia, del Consejo de Administración, con el representante legal, o con cualquier empleado, no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la Cooperativa.

ARTÍCULO 39º. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE SITUACIONES GENERADORAS DE CONFLICTOS DE INTERÉS: Cuando un directivo, administrador o empleado de la Cooperativa, se encuentre en una situación que constituya un conflicto de interés, deberá hacerlo saber inmediatamente a la instancia competente y en todo caso se abstendrá de participar en la toma de la decisión que corresponda.

La instancia competente se define así:

1. Los directivos deben declararse impedidos frente al Consejo de Administración o al Comité del que sean parte, según corresponda.

2. Los empleados harán la manifestación ante el superior inmediato.

En todos los casos la persona o instancia a quien corresponda finalmente la adopción de la determinación, deberá efectuar un análisis objetivo de la respectiva operación verificando según el caso, la viabilidad, rentabilidad, conveniencia de la misma y si es pertinente autorizarla lo hará en condiciones normales, sin establecer privilegios o preferencias de ninguna índole, acogiéndose para todos los efectos a lo prescrito en las normas vigentes.

CAPÍTULO OCTAVO

ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERCIAS

ARTÍCULO 40°. SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERCIAS: La Cooperativa adoptará este sistema como mecanismo para promover la inversión, las relaciones comerciales y facilitar la convivencia entre los asociados, grupos de interés y administración.

El sistema se aplicará a las controversias en los siguientes casos:

1. Frente a terceros aportantes de recursos: La Cooperativa adoptará mecanismos para resolver las controversias generadas en las relaciones con los grupos de interés, designando para ello empleados, estableciendo oficinas de servicio al cliente, programas de negociación directa y mecanismos de conciliación.

2. Resolución interna de conflictos en la Cooperativa: Avancop adoptará mecanismos para prevenir, atender y resolver las controversias surgidas entre los empleados y la Gerencia General; este mecanismo velará por la sana convivencia.

3. Solución de controversias derivadas del Gobierno Corporativo: Avancop adoptará cláusulas compromisorias para la resolución de controversias derivadas de la aplicación y el cumplimiento de los preceptos de Gobierno Corporativo adoptados.

Los mecanismos alternativos de solución de conflictos (negociación, conciliación y arbitraje) deberán constituirse en herramientas fundamentales para ser efectiva toda reclamación derivada de la inobservancia de estos preceptos.

El presente código rige a partir de la fecha de su aprobación.

Aprobado el 22 de octubre de 2009, según acta del Consejo de Administración No 550.

LUIS EMILIO BUITRAGO CASTILLO OFIR ARBELAEZ MONSALVE

Presidente Consejo de Administración Secretaria Consejo de Administración