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Contenido
FUNCIONES LOacuteGICAS 3
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo 6
FUNCIONES ESTADISTICAS 7
REFERENCIAS 9
COMO GENERAR SUBTOTAL 12
FORMATO CONDICIONAL 18
FILTRAR DATOS 21
CONSOLIDAR DATOS 25
GRAFICOS AVANZADOS 28
CREACION DE TABLAS DINAMICAS 32
PROTEGER CELDAS EN EXCEL 35
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH 38
MACROS EN EXCEL 41
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL 44
3
COMPETENCIA BAacuteSICA
Aplicar tecnologiacuteas de la informacioacuten teniendo en cuenta las necesidades de la unidad
administrativa de acuerdo con las poliacuteticas de la organizacioacuten
Elemento de competencia 02
Operar herramientas ofimaacuteticas teniendo en cuenta los procesos y procedimientos
establecidos por la organizacioacuten y los estaacutendares de calidad
Logros de aprendizaje
Aplica adecuadamente funciones condicionales simples y anidadas
Utiliza significativamente las funciones condicionales en una variedad de situaciones de
solucioacuten de problemas
FUNCIONES LOacuteGICAS La mayoriacutea de las funciones loacutegicas utilizan pruebas condicionales para determinar si una
condicioacuten especificada es verdadera o falsa
LA FUNCIOacuteN SI Devuelve un valor loacutegico si una condicioacuten especificada se evaluacutea como verdadera y otro
valor si se evaluacutea falsa La forma es
=SI(prueba loacutegica valor_si_es_verdaderovalor_si_es_falso)
Prueba loacutegica es cualquier valor o expresioacuten que pueda evaluarse como verdadero o
falso
Valor si es verdadero Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es verdadero
Valor si es falso Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es falso
LAS FUNCIONES Y O NO Ayudamos a desarrollar pruebas loacutegicas compuestas Estas funciones funcionan junto con
los operadores loacutegicos simples = gt lt gt= lt= y ltgt Las funciones Y O loacutegicas pueden tener
hasta 30 argumentos loacutegicos cada uno y toma las formas
=Y(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
=O(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
4
La funcioacuten NO soacutelo tiene un argumento y toma la forma =NO(Valor loacutegico)
Las formulas condicionales se dividen en simples y anidadas
Ejemplo 1
=SI(F4gt=30rdquoAPROBOrdquordquoREPROBOrdquo)
Ejemplo 2
Vamos hacer que en una factura nos haga un descuento del 10 solo en el caso de pagar
al contado La formula es la siguiente
=SI(C1=rdquoCONTADOrdquoB3100)
Ejemplo 3
Supongamos que desea calificar con letras los nuacutemeros de referencia con el nombre
promedio
Si el promedio es La funcioacuten devuelve
Menor que 60 F
De 60 a 69 D
De 70 a 79 C
De 80 a 89 B
Mayor que 89 A
=SI(PROMEDIOlt=60rdquoFrdquoSI(PROMEDIOlt=69rdquoDrdquoSI(PROMEDIOlt=79rdquoCrdquoSI(PROMEDIOlt=89
rdquoBrdquordquoArdquo))))
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Elabore una factura en la cual existiraacuten las siguientes condiciones para un
descuento Si el total de la venta es mayor o igual a $100000 entonces descuente
el 3 de dicha venta si la venta es mayor a $300000 entonces descuente el 5 si
la venta es mayor a $800000 entonces descuente $50000 pero si la venta fue
menor a $100000 entonces no haga descuento
5
2 Realice un formato en donde aparezcan los siguientes datos nombre de la
empresa nombre del empleado total de la venta y sueldo para liquidar
comisiones de la siguiente manera
3 Si el empleado tuvo una venta mayor a $2rsquo000000 paacuteguele el 2 de la venta y
suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a $3rsquo000000 paacuteguele el
5 de la venta y suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a
$10rsquo000000 entonces paacuteguele el 10 de la venta pero si el empleado tuvo una
venta menor o igual a $2rsquo000000 entonces paacuteguele el 025 de la venta
EJERCICIO DE CONDICIONALES En un libro nuevo introducir la siguiente informacioacuten
NOMBRE APELLIDO EDAD SALARIO FECHA INGRESO HIJOS DEPARTAMENTO
JUAN PEREZ 45 1350000 04062006 3 CONTABLE
RAFAEL GOMEZ 23 1250000 12012000 4 FINANCIERO
ANDREA MEJIA 35 850000 25072003 2 ADMINISTRATIVO
DAVID ROJAS 43 1350000 01012006 0 FINANCIERO
ROCIacuteO DIAZ 29 1250000 03041998 1 ADMINISTRATIVO
ALBERTO CASAS 32 650000 04032001 2 CONTABLE
LAURA ACERO 27 600000 01052000 3 FINANCIERO
CAMILO FAJARDO 42 725000 04071995 4 ADMINISTRATIVO
SARA LOPEZ 38 1750000 12102005 2 PRODUCCIOacuteN
FANNY HOYOS 22 2850000 25072003 3 CONTABLE
JUAN CUEVAS 18 3720000 01102006 4 FINANCIERO
RAFAEL GIRALDO 25 655000 03111998 3 ADMINISTRATIVO
ANDRES MORALES 33 900000 04052001 2 FINANCIERO
DAVID RIVERA 38 2890000 01081990 1 ADMINISTRATIVO
ROCIacuteO SALAS 43 3500000 04062000 5 CONTABLE
ALBERTO PEREZ 52 635000 12012004 4 PRODUCCIOacuteN
LUIS DAZA 49 2800000 25062007 2 PRODUCCIOacuteN
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
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Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
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Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
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- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
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En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
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Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
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Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
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20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
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Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
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7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
2
Contenido
FUNCIONES LOacuteGICAS 3
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo 6
FUNCIONES ESTADISTICAS 7
REFERENCIAS 9
COMO GENERAR SUBTOTAL 12
FORMATO CONDICIONAL 18
FILTRAR DATOS 21
CONSOLIDAR DATOS 25
GRAFICOS AVANZADOS 28
CREACION DE TABLAS DINAMICAS 32
PROTEGER CELDAS EN EXCEL 35
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH 38
MACROS EN EXCEL 41
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL 44
3
COMPETENCIA BAacuteSICA
Aplicar tecnologiacuteas de la informacioacuten teniendo en cuenta las necesidades de la unidad
administrativa de acuerdo con las poliacuteticas de la organizacioacuten
Elemento de competencia 02
Operar herramientas ofimaacuteticas teniendo en cuenta los procesos y procedimientos
establecidos por la organizacioacuten y los estaacutendares de calidad
Logros de aprendizaje
Aplica adecuadamente funciones condicionales simples y anidadas
Utiliza significativamente las funciones condicionales en una variedad de situaciones de
solucioacuten de problemas
FUNCIONES LOacuteGICAS La mayoriacutea de las funciones loacutegicas utilizan pruebas condicionales para determinar si una
condicioacuten especificada es verdadera o falsa
LA FUNCIOacuteN SI Devuelve un valor loacutegico si una condicioacuten especificada se evaluacutea como verdadera y otro
valor si se evaluacutea falsa La forma es
=SI(prueba loacutegica valor_si_es_verdaderovalor_si_es_falso)
Prueba loacutegica es cualquier valor o expresioacuten que pueda evaluarse como verdadero o
falso
Valor si es verdadero Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es verdadero
Valor si es falso Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es falso
LAS FUNCIONES Y O NO Ayudamos a desarrollar pruebas loacutegicas compuestas Estas funciones funcionan junto con
los operadores loacutegicos simples = gt lt gt= lt= y ltgt Las funciones Y O loacutegicas pueden tener
hasta 30 argumentos loacutegicos cada uno y toma las formas
=Y(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
=O(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
4
La funcioacuten NO soacutelo tiene un argumento y toma la forma =NO(Valor loacutegico)
Las formulas condicionales se dividen en simples y anidadas
Ejemplo 1
=SI(F4gt=30rdquoAPROBOrdquordquoREPROBOrdquo)
Ejemplo 2
Vamos hacer que en una factura nos haga un descuento del 10 solo en el caso de pagar
al contado La formula es la siguiente
=SI(C1=rdquoCONTADOrdquoB3100)
Ejemplo 3
Supongamos que desea calificar con letras los nuacutemeros de referencia con el nombre
promedio
Si el promedio es La funcioacuten devuelve
Menor que 60 F
De 60 a 69 D
De 70 a 79 C
De 80 a 89 B
Mayor que 89 A
=SI(PROMEDIOlt=60rdquoFrdquoSI(PROMEDIOlt=69rdquoDrdquoSI(PROMEDIOlt=79rdquoCrdquoSI(PROMEDIOlt=89
rdquoBrdquordquoArdquo))))
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Elabore una factura en la cual existiraacuten las siguientes condiciones para un
descuento Si el total de la venta es mayor o igual a $100000 entonces descuente
el 3 de dicha venta si la venta es mayor a $300000 entonces descuente el 5 si
la venta es mayor a $800000 entonces descuente $50000 pero si la venta fue
menor a $100000 entonces no haga descuento
5
2 Realice un formato en donde aparezcan los siguientes datos nombre de la
empresa nombre del empleado total de la venta y sueldo para liquidar
comisiones de la siguiente manera
3 Si el empleado tuvo una venta mayor a $2rsquo000000 paacuteguele el 2 de la venta y
suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a $3rsquo000000 paacuteguele el
5 de la venta y suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a
$10rsquo000000 entonces paacuteguele el 10 de la venta pero si el empleado tuvo una
venta menor o igual a $2rsquo000000 entonces paacuteguele el 025 de la venta
EJERCICIO DE CONDICIONALES En un libro nuevo introducir la siguiente informacioacuten
NOMBRE APELLIDO EDAD SALARIO FECHA INGRESO HIJOS DEPARTAMENTO
JUAN PEREZ 45 1350000 04062006 3 CONTABLE
RAFAEL GOMEZ 23 1250000 12012000 4 FINANCIERO
ANDREA MEJIA 35 850000 25072003 2 ADMINISTRATIVO
DAVID ROJAS 43 1350000 01012006 0 FINANCIERO
ROCIacuteO DIAZ 29 1250000 03041998 1 ADMINISTRATIVO
ALBERTO CASAS 32 650000 04032001 2 CONTABLE
LAURA ACERO 27 600000 01052000 3 FINANCIERO
CAMILO FAJARDO 42 725000 04071995 4 ADMINISTRATIVO
SARA LOPEZ 38 1750000 12102005 2 PRODUCCIOacuteN
FANNY HOYOS 22 2850000 25072003 3 CONTABLE
JUAN CUEVAS 18 3720000 01102006 4 FINANCIERO
RAFAEL GIRALDO 25 655000 03111998 3 ADMINISTRATIVO
ANDRES MORALES 33 900000 04052001 2 FINANCIERO
DAVID RIVERA 38 2890000 01081990 1 ADMINISTRATIVO
ROCIacuteO SALAS 43 3500000 04062000 5 CONTABLE
ALBERTO PEREZ 52 635000 12012004 4 PRODUCCIOacuteN
LUIS DAZA 49 2800000 25062007 2 PRODUCCIOacuteN
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
3
COMPETENCIA BAacuteSICA
Aplicar tecnologiacuteas de la informacioacuten teniendo en cuenta las necesidades de la unidad
administrativa de acuerdo con las poliacuteticas de la organizacioacuten
Elemento de competencia 02
Operar herramientas ofimaacuteticas teniendo en cuenta los procesos y procedimientos
establecidos por la organizacioacuten y los estaacutendares de calidad
Logros de aprendizaje
Aplica adecuadamente funciones condicionales simples y anidadas
Utiliza significativamente las funciones condicionales en una variedad de situaciones de
solucioacuten de problemas
FUNCIONES LOacuteGICAS La mayoriacutea de las funciones loacutegicas utilizan pruebas condicionales para determinar si una
condicioacuten especificada es verdadera o falsa
LA FUNCIOacuteN SI Devuelve un valor loacutegico si una condicioacuten especificada se evaluacutea como verdadera y otro
valor si se evaluacutea falsa La forma es
=SI(prueba loacutegica valor_si_es_verdaderovalor_si_es_falso)
Prueba loacutegica es cualquier valor o expresioacuten que pueda evaluarse como verdadero o
falso
Valor si es verdadero Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es verdadero
Valor si es falso Es el valor que se devolveraacute si prueba loacutegica es falso
LAS FUNCIONES Y O NO Ayudamos a desarrollar pruebas loacutegicas compuestas Estas funciones funcionan junto con
los operadores loacutegicos simples = gt lt gt= lt= y ltgt Las funciones Y O loacutegicas pueden tener
hasta 30 argumentos loacutegicos cada uno y toma las formas
=Y(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
=O(Valor loacutegico1 Valor loacutegico2 hellipvalor loacutegico30)
4
La funcioacuten NO soacutelo tiene un argumento y toma la forma =NO(Valor loacutegico)
Las formulas condicionales se dividen en simples y anidadas
Ejemplo 1
=SI(F4gt=30rdquoAPROBOrdquordquoREPROBOrdquo)
Ejemplo 2
Vamos hacer que en una factura nos haga un descuento del 10 solo en el caso de pagar
al contado La formula es la siguiente
=SI(C1=rdquoCONTADOrdquoB3100)
Ejemplo 3
Supongamos que desea calificar con letras los nuacutemeros de referencia con el nombre
promedio
Si el promedio es La funcioacuten devuelve
Menor que 60 F
De 60 a 69 D
De 70 a 79 C
De 80 a 89 B
Mayor que 89 A
=SI(PROMEDIOlt=60rdquoFrdquoSI(PROMEDIOlt=69rdquoDrdquoSI(PROMEDIOlt=79rdquoCrdquoSI(PROMEDIOlt=89
rdquoBrdquordquoArdquo))))
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Elabore una factura en la cual existiraacuten las siguientes condiciones para un
descuento Si el total de la venta es mayor o igual a $100000 entonces descuente
el 3 de dicha venta si la venta es mayor a $300000 entonces descuente el 5 si
la venta es mayor a $800000 entonces descuente $50000 pero si la venta fue
menor a $100000 entonces no haga descuento
5
2 Realice un formato en donde aparezcan los siguientes datos nombre de la
empresa nombre del empleado total de la venta y sueldo para liquidar
comisiones de la siguiente manera
3 Si el empleado tuvo una venta mayor a $2rsquo000000 paacuteguele el 2 de la venta y
suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a $3rsquo000000 paacuteguele el
5 de la venta y suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a
$10rsquo000000 entonces paacuteguele el 10 de la venta pero si el empleado tuvo una
venta menor o igual a $2rsquo000000 entonces paacuteguele el 025 de la venta
EJERCICIO DE CONDICIONALES En un libro nuevo introducir la siguiente informacioacuten
NOMBRE APELLIDO EDAD SALARIO FECHA INGRESO HIJOS DEPARTAMENTO
JUAN PEREZ 45 1350000 04062006 3 CONTABLE
RAFAEL GOMEZ 23 1250000 12012000 4 FINANCIERO
ANDREA MEJIA 35 850000 25072003 2 ADMINISTRATIVO
DAVID ROJAS 43 1350000 01012006 0 FINANCIERO
ROCIacuteO DIAZ 29 1250000 03041998 1 ADMINISTRATIVO
ALBERTO CASAS 32 650000 04032001 2 CONTABLE
LAURA ACERO 27 600000 01052000 3 FINANCIERO
CAMILO FAJARDO 42 725000 04071995 4 ADMINISTRATIVO
SARA LOPEZ 38 1750000 12102005 2 PRODUCCIOacuteN
FANNY HOYOS 22 2850000 25072003 3 CONTABLE
JUAN CUEVAS 18 3720000 01102006 4 FINANCIERO
RAFAEL GIRALDO 25 655000 03111998 3 ADMINISTRATIVO
ANDRES MORALES 33 900000 04052001 2 FINANCIERO
DAVID RIVERA 38 2890000 01081990 1 ADMINISTRATIVO
ROCIacuteO SALAS 43 3500000 04062000 5 CONTABLE
ALBERTO PEREZ 52 635000 12012004 4 PRODUCCIOacuteN
LUIS DAZA 49 2800000 25062007 2 PRODUCCIOacuteN
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
4
La funcioacuten NO soacutelo tiene un argumento y toma la forma =NO(Valor loacutegico)
Las formulas condicionales se dividen en simples y anidadas
Ejemplo 1
=SI(F4gt=30rdquoAPROBOrdquordquoREPROBOrdquo)
Ejemplo 2
Vamos hacer que en una factura nos haga un descuento del 10 solo en el caso de pagar
al contado La formula es la siguiente
=SI(C1=rdquoCONTADOrdquoB3100)
Ejemplo 3
Supongamos que desea calificar con letras los nuacutemeros de referencia con el nombre
promedio
Si el promedio es La funcioacuten devuelve
Menor que 60 F
De 60 a 69 D
De 70 a 79 C
De 80 a 89 B
Mayor que 89 A
=SI(PROMEDIOlt=60rdquoFrdquoSI(PROMEDIOlt=69rdquoDrdquoSI(PROMEDIOlt=79rdquoCrdquoSI(PROMEDIOlt=89
rdquoBrdquordquoArdquo))))
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Elabore una factura en la cual existiraacuten las siguientes condiciones para un
descuento Si el total de la venta es mayor o igual a $100000 entonces descuente
el 3 de dicha venta si la venta es mayor a $300000 entonces descuente el 5 si
la venta es mayor a $800000 entonces descuente $50000 pero si la venta fue
menor a $100000 entonces no haga descuento
5
2 Realice un formato en donde aparezcan los siguientes datos nombre de la
empresa nombre del empleado total de la venta y sueldo para liquidar
comisiones de la siguiente manera
3 Si el empleado tuvo una venta mayor a $2rsquo000000 paacuteguele el 2 de la venta y
suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a $3rsquo000000 paacuteguele el
5 de la venta y suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a
$10rsquo000000 entonces paacuteguele el 10 de la venta pero si el empleado tuvo una
venta menor o igual a $2rsquo000000 entonces paacuteguele el 025 de la venta
EJERCICIO DE CONDICIONALES En un libro nuevo introducir la siguiente informacioacuten
NOMBRE APELLIDO EDAD SALARIO FECHA INGRESO HIJOS DEPARTAMENTO
JUAN PEREZ 45 1350000 04062006 3 CONTABLE
RAFAEL GOMEZ 23 1250000 12012000 4 FINANCIERO
ANDREA MEJIA 35 850000 25072003 2 ADMINISTRATIVO
DAVID ROJAS 43 1350000 01012006 0 FINANCIERO
ROCIacuteO DIAZ 29 1250000 03041998 1 ADMINISTRATIVO
ALBERTO CASAS 32 650000 04032001 2 CONTABLE
LAURA ACERO 27 600000 01052000 3 FINANCIERO
CAMILO FAJARDO 42 725000 04071995 4 ADMINISTRATIVO
SARA LOPEZ 38 1750000 12102005 2 PRODUCCIOacuteN
FANNY HOYOS 22 2850000 25072003 3 CONTABLE
JUAN CUEVAS 18 3720000 01102006 4 FINANCIERO
RAFAEL GIRALDO 25 655000 03111998 3 ADMINISTRATIVO
ANDRES MORALES 33 900000 04052001 2 FINANCIERO
DAVID RIVERA 38 2890000 01081990 1 ADMINISTRATIVO
ROCIacuteO SALAS 43 3500000 04062000 5 CONTABLE
ALBERTO PEREZ 52 635000 12012004 4 PRODUCCIOacuteN
LUIS DAZA 49 2800000 25062007 2 PRODUCCIOacuteN
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
5
2 Realice un formato en donde aparezcan los siguientes datos nombre de la
empresa nombre del empleado total de la venta y sueldo para liquidar
comisiones de la siguiente manera
3 Si el empleado tuvo una venta mayor a $2rsquo000000 paacuteguele el 2 de la venta y
suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a $3rsquo000000 paacuteguele el
5 de la venta y suacutemelo al sueldo si el empleado tuvo una venta mayor a
$10rsquo000000 entonces paacuteguele el 10 de la venta pero si el empleado tuvo una
venta menor o igual a $2rsquo000000 entonces paacuteguele el 025 de la venta
EJERCICIO DE CONDICIONALES En un libro nuevo introducir la siguiente informacioacuten
NOMBRE APELLIDO EDAD SALARIO FECHA INGRESO HIJOS DEPARTAMENTO
JUAN PEREZ 45 1350000 04062006 3 CONTABLE
RAFAEL GOMEZ 23 1250000 12012000 4 FINANCIERO
ANDREA MEJIA 35 850000 25072003 2 ADMINISTRATIVO
DAVID ROJAS 43 1350000 01012006 0 FINANCIERO
ROCIacuteO DIAZ 29 1250000 03041998 1 ADMINISTRATIVO
ALBERTO CASAS 32 650000 04032001 2 CONTABLE
LAURA ACERO 27 600000 01052000 3 FINANCIERO
CAMILO FAJARDO 42 725000 04071995 4 ADMINISTRATIVO
SARA LOPEZ 38 1750000 12102005 2 PRODUCCIOacuteN
FANNY HOYOS 22 2850000 25072003 3 CONTABLE
JUAN CUEVAS 18 3720000 01102006 4 FINANCIERO
RAFAEL GIRALDO 25 655000 03111998 3 ADMINISTRATIVO
ANDRES MORALES 33 900000 04052001 2 FINANCIERO
DAVID RIVERA 38 2890000 01081990 1 ADMINISTRATIVO
ROCIacuteO SALAS 43 3500000 04062000 5 CONTABLE
ALBERTO PEREZ 52 635000 12012004 4 PRODUCCIOacuteN
LUIS DAZA 49 2800000 25062007 2 PRODUCCIOacuteN
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
6
CAMILA RIBEROS 53 450000 01011995 1 PRODUCCIOacuteN
SAUL LOPEZ 47 2000000 03042005 0 PRODUCCIOacuteN
FREDDY PENtildeA 42 700000 04032001 6 PRODUCCIOacuteN
JAVIER JIMENEZ 35 450000 08042008 2 PRODUCCIOacuteN
1 Calcular despueacutes de la uacuteltima fila la sumatoria el promedio el maacuteximo el miacutenimo
para la edad y el salario
2 Teniendo en cuenta que el salario miacutenimo es de $______________ Asignar en la
columna H el Subsidio de Transporte es de $_________________para aquellos
empleados cuyo salario es menor de 2 salarios miacutenimos
3 En la columna I calcular la Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si el salario se
encuentra entre el miacutenimo y $700000 esta es del 15 sobre el salario si esta
entre $700001 y $900000 la bonificacioacuten es del 12 sobre el salario si esta entre
$900001 y 1rsquo000000 es del 8 si es superior a $1rsquo000000 es del 7
4 En la columna J calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que si tiene
menos de 3 hijos recibe $18000 por cada uno si tiene 3 o maacutes hijos recibe $9000
por cada uno
5 5Empleando la siguiente tabla calcular el subsidio por hijo en la columna siguiente
Nuacutemero de Hijos Valor del Subsidio por Hijo
1-2111 $5800 3-4 $10000 maacutes de 4 $15000
6 Calcular la sumatoria de cada una de las columnas de subsidio y bonificacioacuten
7 En la columna L calcular una nueva Bonificacioacuten teniendo en cuenta que los
empleados de produccioacuten reciben $50000 los de Financiero reciben $65000 los
del departamento Administrativo $75000 y los de Contable $85000
8 Aplicar formato moneda sin decimales a todos los valores a que se refieran a
pesos
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
7
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis para la solucioacuten de problemas a partir de los diferentes
enfoques de las funciones estadiacutesticas
Describe las caracteriacutesticas baacutesicas de funcionamiento de las funciones CONTARSI Y
SUMARSI
FUNCIONES ESTADISTICAS
FUNCIOacuteN CONTARSI Cuenta las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La forma es
=CONTARSI(Rango de celdasrdquoCondicioacutenrdquo)
Ejemplo 1
En una lista de estudiantes con nombres apellidos y notas de 1 a 5 contar los que
aprobaron y luego los que reprobaron
Aprobaron =CONTARSI(C3C16rdquogt=30rdquo)
Reprobaron =CONTARSI(C3C16rdquolt30rdquo)
FUNCIOacuteN SUMARSI
Suma las celdas de rango seleccionado que cumplen la condicioacuten La sintaxis es
=SUMARSI(Rango de celdas de la condicioacutenrdquoCondicioacutenrdquorango de celdas a sumar)
Ejemplo 2 En la misma lista agregar una columna Sexo y Valor pensioacuten y llenarlas sumar
el valor total de pensioacuten de las mujeres y el valor total de la pensioacuten de los hombres
Total sueldo de las mujeres =SUMARSI(D3D16rdquoFrdquoE3E6)
Total sueldo de los hombres =SUMARSI(D3D16rdquoMrdquoE3E6)
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN Se tiene las siguientes columnas APELLIDOS NOMBRES DIRECCION BARRIO SEXO EDAD
SALARIO y llenarlo con 10 registros Se requiere
Contar el nuacutemero de personas que viven en BOSA
Contar el nuacutemero de personas que viven en SOACHA
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
8
Contar el nuacutemero de mujeres
Contar el nuacutemero de hombres
Sumar los sueldos de las personas que viven en BOSA
Sumar los sueldos de los apellidos que empiezan por G
Mostrar el sueldo miacutenimo
Mostrar el sueldo maacuteximo
Calcular el salario de los nombres que empiezan por J
Sumar los sueldos que tienen edades mayores o iguales a 28 antildeos
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
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Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
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Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
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1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
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3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
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Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
9
Logros de aprendizaje
Desarrolla ejercicios utilizando eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas
Relaciona datos mediante formulas absolutas relativas y mixtas
REFERENCIAS Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacioacuten de caacutelculos resulta interesante
poder escribirlo una sola vez en una celda para despueacutes referenciarlo en varias foacutermulas
Las referencias indican la posicioacuten de las celdas en las que se deben buscar datos Para
introducir una referencia en una foacutermula deberaacute introducir el nombre de la columna y de
la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos
Una referencia a una celda es por ejemplo A3 Una referencia a un rango de celdas es A3
B5 Existen tres tipos de referencias
RELATIVAS Indicaraacuten la posicioacuten de la celda de datos como un desplazamiento apartir de la celda
actual en la que se estaacute introduciendo la foacutermula Si las celdas referenciadas cambian de
posicioacuten Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situacioacuten Un ejemplo de
referencia relativa seriacutea la celda A3
ABSOLUTAS Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de caacutelculo Una referencia absoluta
se indica antildeadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el nuacutemero de columna Por
ejemplo $B$3 indicaraacute siempre la celda de la columna B en la fila 3 aunque se inserten
filas o columnas delante de esta celda
MIXTAS Este tipo de referencia es una combinacioacuten de los dos tipos de referencia anteriores Para
indicar que se trata de una referencia mixta deberaacute poner el siacutembolo $ delante del
nombre de fila o de columna de la celda a referenciar Por ejemplo referencias relativas
seriacutean A$3 $B4
En una foacutermula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nuacutemero para indicar
formato moneda sino que deberaacute elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato Celdas
Relativa (D1) Absoluta ($D$ 1) Mixta ($D1) Mixta (D$1)
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
10
Ejemplo 1 En el siguiente ejercicio aplica referencias absolutas relativas
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN En la siguiente tabla se desea calcular el cambio del precio de pesos a doacutelares
La operacioacuten es muy sencilla una simple divisioacuten Pero iquestqueacute sucede cuando esa foacutermula
se copia hacia abajo
Arregle la foacutermula y haga lo mismo para el precio en Euros
Elabore la siguiente tabla escribiendo uacutenicamente los dos unos (1) que aparecen en las
celdas A2 y B1 Los demaacutes nuacutemeros deben realizarse con series y foacutermulas
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
11
Esta fila elaboacuterela
con series
Esta columna
elaboacuterela con series
Esta fila elaboacuterela
con series
Los demaacutes nuacutemeros
deben ser
calculados con
foacutermulas
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
12
Logros de aprendizaje
Formula analiza y resuelve problemas a partir de situaciones cotidianas para ser
atendidos con el uso de subtotales
Utiliza significativamente las funciones y propiedades de los subtotales
COMO GENERAR SUBTOTAL
Excelente Herramienta de Excel que devuelve un subtotal (suma promedio maacuteximo
etc) por cada cuenta que pertenece al campo de la tabla Por ejemplo Calcular el total de
ventas por artiacuteculo calcular el promedio de ventas por sede etc
Para poder aprender a usar esta herramienta se pide analizar la siguiente tabla
Suponga que se pide hallar el total de ventas por artiacuteculo Es decir cuaacutento sumoacute las
ventas de los discos duros de las memorias de los monitores de las caacutemaras y las
impresoras
La forma como la herramienta subtotales puede hallar el total de ventas por artiacuteculo es la
siguiente
Pasos
13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
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En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
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Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
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Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
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11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
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artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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13
- Lo primeros que se debe hacer es ordenar la tabla por la columna en que se desea
realizar la consulta (Artiacuteculo) Recuerde que una tabla se ordena ubicaacutendose en el campo
de la columna que se desea Ordenar y se cliquea en el botoacuten (A- Z) ndash (Z-A)
-Datos subtotales
(Tabla ordenada por la columna artiacuteculo)
El asistente de subtotales tiene las siguientes secciones que son
- Para cada cambio en
- Usar funcioacuten
- Agregar subtotal a
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En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
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NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
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Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
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Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
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20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
14
En la seccioacuten ldquoPara Cada Cambio Enrdquo se debe seleccionar de la lista el nombre de la
columna por la que se ordenoacute Es este caso se escoge el campo artiacuteculo
En la seccioacuten ldquoUsar Funcioacutenrdquo se selecciona de la lista la funcioacuten suma pues se pide
hallar el total de ventas
En la seccioacuten ldquoAgregar Subtotal Ardquo se cliquea en el campo sobre el cual se debe aplicar
la funcioacuten suma Se escoge la campo ldquototal ventasrdquo
El asistente se lee de la siguiente manera Para cada cambio de artiacuteculo se debe sumar
los valores del campo total ventas
Cuando se da clic en el botoacuten aceptar la herramienta subtotales muestra el total de las
ventas por artiacuteculo y ademaacutes se observa que a la parte izquierda aparecen unas liacuteneas
verticales a ellas se les llaman los niveles de los subtotales(Nivel 1 nivel 2 y nivel 3)
Los subtotales se muestran por defecto en el nivel 3 Este nivel deja ver cada una de las
ventas realizadas y su total Si se pica en el nivel 2 se puede ver el consolidado de ventas
por artiacuteculo y si se cliquea en el nivel 1 se ve la venta total de la tabla
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
15
NIVEL 3
NIVEL 2
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
16
NIVEL 1
Si se desea quitar los subtotales se pica nuevamente en datos subtotales y al final del
asistente se cliquea en el botoacuten ldquoquitar todosrdquo
EJERCICIO DE APLICACIOacuteN A partir del libro de trabajo de productos cree subtotales mediante la cual pueda definir
subtotales de todos los productos por cajas
MES PRODUCTO CAJAS
Enero Manzanas 450
Febrero Manzanas 310
Marzo Peras 120
Abril Uvas 320
Enero Peras 152
Febrero Uvas 212
Mayo Mandarinas 145
Marzo Mandarinas 121
Mayo Manzanas 32
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
17
Realice el siguiente resumen de ventas y aplique un autoformato
Ordene la tabla ascendentemente por CODIGO
Realice la foacutermula para la columna TOTAL y coacutepiela para las demaacutes filas
Saque subtotales para cada uno de los coacutedigos
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
18
Logros de aprendizaje
Practica procedimientos en los datos para aplicarles formato condicional
Explora flexiblemente diferentes opciones que se aplican en un formato condicional
FORMATO CONDICIONAL
Es una excelente herramienta que permite cambiar de color los datos cuando cumplen
con una condicioacuten
Ej En un listado de estudiantes poner de color rojo las notas inferiores a 65
Suponga que se le solicita a un consultor de Excel diferenciar mediante colores las ventas
que cumplan con las siguientes condiciones
a) Si las ventas estaacuten entre 0 y 350000 deben salir de color rojo
b) Si las ventas estaacuten entre 350001 y 700000 deben salir de color verde
c) Y las ventas mayores de 700000 no cambia de color
La tabla es la siguiente
Se empieza por seleccionar la columna ventas (B2B8) luego se cliquea en el menuacute inicio y
se escoge la opcioacuten formato condicional
En la lista de seleccioacuten que dice ldquoentrerdquo se cliquea sobre el ascensor y eacuteste despliega los
distintos tipos de comparacioacuten (entre mayor que menor que etc) En primera instancia
se desea cambiar el color de las ventas que estaacuten entre 0 y 350000 por lo tanto se escoge
la opcioacuten ldquoentrerdquo y se procede a colocar los liacutemites Para poder cambiar el color a los datos
que estaacuten entre estos rangos se debe dar clic en el botoacuten formato se escoge el color
deseado (rojo) y luego clic en aceptar
19
20
Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
21
Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
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b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
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Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
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11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
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1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
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3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
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b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Para cumplir con la segunda condicioacuten que consiste en cambiar el color a verde de las
ventas que oscilan entre 350001 y 700000 se debe dar clic en el botoacuten agregar El
asistente de formato condicional muestra un formato adicional que hace referencia a la
condicioacuten 2 Se repite el procedimiento anterior es decir se escoge la opcioacuten entre y los
liacutemites van desde 350001 y 700000 Se pica en el botoacuten formato se escoge color
asignado para la segunda condicioacuten (verde) y clic en aceptar
Excel puede para esta versioacuten cambiar la apariencia de los datos hasta en tres
oportunidades No solo se puede cambiar el color del texto sino tambieacuten la textura (color
de fondo)
Se observa como los datos han cambiado de color seguacuten el valor Si algunos de eacutestos
cambia formato condicional validaraacute en que rango se encuentra y lo cambiaraacute de color
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
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Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
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Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
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5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
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7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
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11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
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1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
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3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
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Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
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artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Logros de aprendizaje
Desarrolla competencias cognoscitivas como problema-solucioacuten causa-consecuencia a
traveacutes de filtros en una hoja de caacutelculo
Desarrolla habilidades en el uso de los filtros en una tabla de datos
FILTRAR DATOS
Un filtro es la forma maacutes praacutectica de seleccionar visualizar manipular datos de una lista
que cumplan cierta condicioacuten Existen dos tipos de filtros
Filtros automaacuteticos Esta opcioacuten provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los tiacutetulos de
las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista Al
pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen
en una misma columna Si se selecciona uno de estos valores en una columna
determinada se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podraacute restringir todaviacutea maacutes la lista eligiendo otro criterio de otra
columna
Con el autofiltro podraacute especificar criterios personalizados para cada columna Por
ejemplo para introducir criterios de seleccioacuten doble o mostrar filas con valores
pertenecientes a un rango Para introducir criterios personalizados deberaacute seleccionar de
la lista de opciones de un campo la opcioacuten Personalizar y apareceraacute el siguiente cuadro de
diaacutelogo
22
Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Ejemplo 1 Con la siguiente lista de datos filtrar los siguientes datos
Visualizar uacutenicamente los productos cuyo valor es 20000
Listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 3000 y menor que
8000
Mostrar los productos que empiezan con la letra L
Mostrar los productos que empiezan con la letra C
Filtros avanzados La opcioacuten Autofiltro auacuten permitiendo introducir criterios personalizados no ofrece la
posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente maacutes de dos condiciones para
una misma columna Para especificar criterios maacutes complejos deberaacute seleccionar las
opciones de Datos Filtro Avanzado
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro pero no
muestra las listas desplegables de las columnas Para introducir los criterios en este tipo
de filtrado es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de caacutelculo
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado deberaacute crear el rango de criterios se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos
cuando se filtre la lista A continuacioacuten deberaacute seleccionar una celda de lista y seleccionar
la orden Filtro avanzado Y aparece la siguiente ventana
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
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EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
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Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
23
Ejemplo 2 Con la lista de datos anterior aplicar filtros avanzados
Mostrar los productos que empiezan por la letra C cuyo valor sea mayor a 7000
Mostrar los productos que empiezan por la letra L cuyo valor sea menor a 9000
Puede guiarse por el siguiente pantallazo
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
24
EJERCICIOS DE APLICACIOacuteN
1 Un ejemplo que usa tres O en una columna Visualizar una lista de empleados
cuyos apellidos empiezan por A F o M y que pertenezcan tambieacuten al grupo de
empleados con 40 antildeos o maacutes
Apellidos Edad
A gt=40
F gt=40
M gt=40
Se tiene una tabla con los siguientes campos Apellidos nombres Fecha contrato Fecha
Nacimiento Cargo Sexo Salario y Edad llenarlo con 10 registros que cumplan con las
especificaciones de las preguntas formuladas
2 Mujeres que sean secretarias
3 Hombres que tengan edades mayores o iguales a 30 antildeos
4 Apellidos que empiezan por G y sean hombres
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
25
Logros de aprendizaje
Relaciona los datos mediante formulas para consolidar la informacioacuten entre varias tablas
Utiliza significativamente los procedimientos para consolidar datos
CONSOLIDAR DATOS
Consolidar los datos de dos o maacutes archivos consiste en resumir la informacioacuten en otro
libro de trabajo Para ello los archivos que se van a consolidar deben ser ideacutenticos en lo
referente a su estructura no tener contrasentildea (o tener la misma contrasentildea) y ser libros
compartidos
Ejemplo 1 Consolidar datos en un mismo libro de trabajo
1 Elabore en EXCEL una noacutemina completa con la metodologiacutea de la guiacutea anterior
(utilizando formulario para la entrada de datos) pero con un miacutenimo de 25
empleados en la Hoja1
2 Cambie el nombre de la Hoja1 por Enero
3 Copie y pegue la noacutemina de la hoja Enero en cinco hojas maacutes y a cada una y en su
respectivo orden asiacutegnele el nombre de cada mes del antildeo
4 Para garantizar movimientos dinaacutemicos soacutelo cambie el nuacutemero de los diacuteas
trabajados de cada empleado Ver la graacutefica siguiente con los primeros tres meses
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
26
5 Adicione una nueva hoja para guardar los datos de consolidacioacuten como la que se
muestra a continuacioacuten
6 Ubiacutequese en la celda desde donde desea que aparezcan los datos consolidados por
alguna operacioacuten (Suma Promedio etc)
27
7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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7 Digite alliacute la siguiente funcioacuten para que de manera automaacutetica se sumen todos los
valores que corresponden a este rubro en cada una de las hojas anteriores
=SUMA(EneroJunioF7) y luego pulse la tecla Enter
8 Genere la foacutermula para las demaacutes celdas y finalmente asigne un formato
condicional para los que durante estos seis meses ganaron maacutes de 6000000 A
cada cifra agreacuteguele el signo $
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Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
28
Logros de aprendizaje
Construye graacuteficos avanzados a partir de diferentes funciones polinoacutemicas y
trigonomeacutetricas
Identifica errores y fracasos los acepta y construye desde ellos nuevos procedimientos
acertados
GRAFICOS AVANZADOS
GRAFICAS DE FUNCIONES POLINOacuteMICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones polinoacutemicas
utilizando Excel como herramienta para ello es fundamental que lea
cuidadosamente cada uno de los pasos que se indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) = 3x ndash 8 cuya
representacioacuten graacutefica en un plano cartesiano es una recta
2 En las celdas A8 y A9 digite -15 y -14 respectivamente
3 Seleccione con el cursor del Mouse las dos celdas anteriores
4 Ubique el cursor del Mouse en la parte inferior derecha de dicha seleccioacuten de tal
modo que la forma del cursor cambia al de una cruz ( + ) de inmediato haga clic
sostenido y hale el Mouse hasta alcanzar el valor de 15 en la lista de nuacutemeros
generados
5 En la celda B8 digite la formula de la funcioacuten (F(x) = 3x ndash 8 ) de la siguiente
manera =3A8-8 Como se puede notar la x de la forma matemaacutetica
convencional es reemplazada por la referencia a la celda A8 ya que Excel no
reconoce el formato natural de las matemaacuteticas
6 Pulse la tecla Enter y genere de manera similar al de la columna A los valores de la
columna B
7 Seleccione las dos columnas de nuacutemeros (sin texto o tiacutetulo alguno)
8 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
9 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
10 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
29
11 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias
que por lo general permanece activo Ver figura 3
12 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 1
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
1 15 Hale hacia abajo la graacutefica de
modo que proporcione simetriacutea
en cuanto al tamantildeo de las
distancias referenciadas por los
ejes
2 16 Seleccioacuten Cada elemento del
graacutefico (fondo liacuteneas curvas
ejes) y con clic derecho
seleccione los respectivos
formatos para cada uno
3 17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes
funciones
F(x) = x + 10
F(x) = -5x + 10
F(x) = 3x2 ndash 8x +12
F(x) = -6x2 + 18x F(x) = x2 ndash 16
F(x) = 2x3 ndash 18x2 +12x + 25
F(x) = -x3 + 18x2
F(x) = x4 ndash 18x2 + 5
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A8
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
30
GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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GRAFICAS DE FUNCIONES TRIGONOMETRICAS EN EXCEL En la siguiente guiacutea se pretende elaborar la graacutefica de funciones trigonomeacutetricas utilizando
Excel como herramienta para ello es fundamental que siga cada uno de los pasos que se
indican a continuacioacuten
1 Como ejemplo preliminar se haraacute el graacutefico de la funcioacuten F(x) =SENOX donde X es
el valor del aacutengulo en grados sexagesimales
2 En las celdas A1 B1 y C1 digite los roacutetulos RADIANES GRADOS SENO
respectivamente
3 Ubique el cursor en la celda B2 y genere nuacutemero de 5 en 5 comenzando desde 0
hasta 360
4 Ubique el cursor en la celda A2 y digite alliacute la siguiente foacutermula = B2PI()180 La
funcioacuten PI() es la equivalente a la letra griega del mismo nombre (π=314156) pero
con un margen de precisioacuten de hasta quince (15) diacutegitos decimales se debe hacer
la divisioacuten entre 180deg ya que al hacer la conversioacuten de grados a radianes PI
radianes = 180 grados sexagesimales
5 Ubique el cursor en la celda C2 y digite la funcioacuten =SENO(A2) pulse Enter y genere
los respectivos valores Como es de notar la funcioacuten SENO de Excel trabaja con los
valores de la columna A es decir en radianes y no en grados
6 Seleccione las columnas B y C
7 Haga clic en Insertar y seleccione alliacute Graacuteficohellip
8 De la ventana que aparece a continuacioacuten seleccione XY (Dispersioacuten) y la opcioacuten
sombreada a la derecha como se muestra en la Figura1
9 Asigne los respectivos roacutetulos de la forma como lo muestra la Figura 2
Figura 1
Figura 2
Figura 3
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1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
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Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
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3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
31
1 Haga clic en liacuteneas de divisioacuten y desactive desde alliacute Liacuteneas de divisioacuten secundarias que por lo general permanece activo Ver figura 3
2 El resultado es una graacutefica como la que se muestra en la figura 4
Figura 4
15 Hale hacia abajo la graacutefica de modo
que proporcione simetriacutea en cuanto al
tamantildeo de las distancias referenciadas
por los ejes
16 Seleccioacuten Cada elemento del graacutefico
(fondo liacuteneas curvas ejes) y con clic
derecho seleccione los respectivos
formatos para cada uno
17 De manera similar elabore las
graacuteficas para las siguientes funciones en
una hoja respectiva
F(x) = COS X
F(x) = TAN X
F(x) = SENOX -COSX
F(x) = SENO3X + COS2X
F(x) = SENO(X+PI2)
F(x) = SENO2 X+COS2 X
Recuerde que las formulas se digitan no
con el nombre de la variable ( x ) si no
con la referencia a la celda como A2
Para una potencia use el operador
circunflejo ^ o con Alt 94
32
Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
34
Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Logros de aprendizaje
Desarrolla la capacidad de anaacutelisis de los datos de diferentes maneras
Identifica la naturaleza y relacioacuten de los datos en una tabla dinaacutemica
CREACION DE TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinaacutemica resume o ejecuta una comprobacioacuten cruzada de grandes voluacutemenes
de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras Al crear una tabla dinaacutemica
se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes resuacutemenes de los datos
originales filtrar los datos mostrando diferentes paacuteginas o ver en pantalla los detalles de
determinadas aacutereas de intereacutes Se puede afirmar que una tabla dinaacutemica permite realizar
en forma combinada las operaciones de autofiltro filtro avanzado subtotales y tablas de
resumen
Para ello digite la siguiente informacioacuten hasta la fila 45
1 Seleccione todos los datos digitados
2 En la opcioacuten Insertar escoja la opcioacuten Tabla dinaacutemica
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3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
33
3 En el paso 1 el asistente seleccione los botones de opcioacuten lista o base de datos de
Microsoft Excel y tabla dinaacutemica
4 Note que en aacuterea rango aparece seleccionada la totalidad del aacuterea de la lista
$A$1$F$45
5 Observe la zona Disentildeo para asignar los campos de las filas y de las columnas
6 Oprima el botoacuten ZONA y arraacutestrelo hasta el aacuterea Fila PRODUCTO Columna
TONELADAS al aacuterea Datos
7 La tabla se generaraacute en una nueva hoja de la manera como se muestra en el
graacutefico
Ejercicio de aplicacioacuten Introduzca la siguiente tabla
MES OBRA CONCEPTO IMPORTE
Marzo Atabanza Albantildeileriacutea 500000
Febrero Unilago yeso 800000
Marzo Sao pintura 2000000
Febrero Atabanza carpinteriacutea 350000
Abril Unilago pintura 1500000
Abril Sao yeso 385000
Febrero Sao albantildeileriacutea 852000
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Seriacutea interesante saber
Cuanto se le pago a cada proveedor por cada obra
Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en
una obra especifica
Realizar la siguiente tabla de datos utilice valores de millones de pesos
CIUDAD ALMACEacuteN ELECTRODOMESTICO VIVERES TEXTILES
Cali Gonzo 45rsquo 25rsquo 65rsquo
Medelliacuten El rebajanon 50rsquo 10rsquo 70rsquo
Bogotaacute Bodegazo 78rsquo 11rsquo 80rsquo
Pasto Gonzo 51rsquo 8rsquo 12rsquo
Armenia Superganga 25rsquo 14rsquo 16rsquo
Cali Bodegazo 32rsquo 17rsquo 19rsquo
Con base en la anterior informacioacuten cree las siguientes tablas dinaacutemicas
Ventas totales por ciudad
Ventas totales por almaceacuten
Ventas totales de electrodomeacutesticos por ciudad
Ventas totales de viacuteveres por ciudad
Ventas totales de textiles por ciudad
Ventas totales de electrodomeacutesticos por almaceacuten
Ventas totales de viacuteveres por almaceacuten
Ventas totales de textiles por almaceacuten
Realice un graacutefico que compare las ventas de electrodomeacutesticos viacuteveres y textiles
Realice un graacutefico que compare las ventas por ciudad
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
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La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
35
Logros de aprendizaje
Establece criterios para asignar niveles de seguridad en la informacioacuten que se maneja en
una hoja de caacutelculo
Describe las caracteriacutesticas y funciones en la proteccioacuten de celdas
PROTEGER CELDAS EN EXCEL Excelente herramienta para darle seguridad a los datos en Excel
Se tiene la siguiente estructura
La intencioacuten del ejercicio es que el usuario solo pueda digitar en las celdas B2 B4 Y B6
Para desbloquear las celdas B2 B4 Y B6 se deben seleccionar y luego se cliquea en inicio
y formato de celdas alliacute se escoge la pestantildea llamada PROTEGER
36
Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Se observa que las celadas seleccionadas se encuentran BLOQUEADAS Para evitar que
sigan en ese estado deshabilite la opcioacuten BLOQUEADA (quitar chulo) Ahora esas tres
celdas son las uacutenicas de la hoja de caacutelculo que presentan la propiedad desbloqueada Para
que estaacute propiedad entre a funcionar debe proteger nuevamente la hoja (clic contrario
en la hoja - proteger ndash proteger hoja)
Ubiacutequese en al celda B2 o B4 o B6 y digite algo alliacute Observe como Excel permite que la
celda sea editada auacuten con la hoja protegida Si quiere mejorar la seguridad de la hoja
Excel permite que el usuario solo se ubique en las celdas que se encuentran
desbloqueadas Es decir que no se permitiraacute ubicarse en celdas distintas a B2 B4 y B6
Para ello haga lo siguiente
Desproteja la hoja de caacutelculo (clic contrario en la hoja - proteger ndash desproteger hoja)
Vuelva a proteger Y en el asistente verifique que soacutelo esteacute habilitada la opcioacuten que dice
ldquoseleccionar celdas desbloqueadasrdquo
37
Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Ahora Excel solo permitiraacute que el usuario pueda ubicarse en cualquiera de las celdas pero
que se encuentren desbloqueadas
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Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
38
Logros de aprendizaje
Establece criterios para la aplicacioacuten de las funciones BUSCARV y BUSCARH
Reconoce la utilidad de las funciones BUSCARV y BUSCARH en la buacutesqueda de la
informacioacuten
LAS FUNCIONES BUSCARV Y BUSCARH
Buscarv y Buscarh son funciones casi ideacutenticas que buscan informacioacuten almacenada en
tablas que ha construido Cuando busque informacioacuten en una tabla utilice normalmente
un indicador de fila y columna para localizar una celda concreta
Estas funciones toman la formas
=Buscarv(Valor buscado matriz a buscar indicador de columnas de buacutesqueda ordenado)
El argumento valor buscado Es un valor a buscar en la tabla para encontrar el primer
indicador
La matriz a buscar Es una matriz o nombre de rango que define la tabla
Indicador de columnas Es donde se seleccionara el resultado
Ordenado Valor loacutegico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada
Ejemplo de factura
En este ejemplo vamos a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente
Artiacuteculos Esta hoja contendraacute un listado de artiacuteculos
Factura Modelo de factura con foacutermulas que buscaraacuten artiacuteculos en la anterior hoja
La primera hoja tiene la siguiente lista de artiacuteculos
39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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39
La segunda hoja tendraacute el siguiente aspecto
Evidentemente cada uno disentildearaacute su formato de factura como mejor le convenga pero lo
importante son las foacutermulas que vamos a utilizar Observa la hoja Las formulas las
introduciremos en las celdas grises
Escribiremos un coacutedigo de artiacuteculo de la hoja anterior y nos apareceraacute su descripcioacuten
automaacuteticamente en la celda de la derecha Tambieacuten nos apareceraacute el precio unitario
Luego introduciremos la cantidad deseada y Excel nos calcularaacute el total de cada fila y el
total de toda la columna En la celda E12 puede aparecernos un descuento de la factura
soacutelo si en la celda B13 escribimos la palabra CONTADO En ese caso la foacutermula de la celda
E13 efectuaraacute un 5 de descuento del total de la celda E11
Veamos
CELDA FOacuteRMULA COMENTARIO
B6 =SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$B$62) Buscamos el coacutedigo en la
Hoja1 y nos sale su
descripcioacuten Pero si la
celda se deja en blanco
aparece una casilla vaciacutea
D6 =
SI(ESBLANCO(A6)rdquordquoBUSCARV(A6Hoja1$A$2$D$64)
Igual que aparezca el
precio unitario
E6 =SI(ESERROR(C6D6)rdquordquoC6D6) Calculamos el precio del
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
40
artiacuteculo seguacuten la cantidad
Si no se digita ninguacuten
coacutedigo la casilla aparece en
blanco
E11 =SUMA(E6E10) Sumamos la columna de
los datos inmediatamente
superiores
B13 (Escribir o no) Aquiacute podemos escribir la
palabra CONTADO o no
(opcional)
E12 =SI(B13=rdquoCONTADOrdquoE1150) Que hay en E11 En caso
de que en B13 no esteacute la
palabra CONTADO en la
celda actual apareceraacute un
cero
E13 =(E11-E12)16 Se calcularaacute el 16 de IVA
de la diferencia del precio
menos el descuento
E15 =E11-E12+E13 Caacutelculo del precio total
Ejercicios de aplicacioacuten Proteger la hoja de factura de tal manera que uacutenicamente se pueda ingresar
informacioacuten en las celdas necesarias y no se registren dantildeos de resultado debido al
mal ingreso de informacioacuten por parte del usuario
Aseguacuterese que no puedan ingresar valores menores que 1 ni mayores a 5 en la
hoja factura de la columna coacutedigo
41
Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
47
Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Logros de aprendizaje
Especifica las opciones de Excel que facilitan la creacioacuten y el manejo de las macros
Utiliza las macros como nuevas opciones para trabajar en Excel
MACROS EN EXCEL Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel puede automatizarla mediante
una macro Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan
en un moacutedulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea Por ejemplo si suele escribir cadenas largas de texto en las
celdas puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto
Grabar macros Al grabar una macro Excel almacena informacioacuten sobre cada paso dado
cuando se ejecuta una serie de comandos A continuacioacuten se ejecuta la macro para que
repita los comandos Si se comete alguacuten error mientras se graba la macro tambieacuten se
graban las correcciones que se realicen
Elaboracioacuten de una macro en Excel Siga de manera detallada los siguientes pasos
a) Digite la siguiente lista de calificaciones de 10 a 50
42
b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
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B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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b) Seleccione la opcioacuten Grabar Macro del menuacute Programador
c) Aparece el cuadro de diaacutelogo Grabar macro en el cual puede especificar el nombre
de la macro el meacutetodo abreviado y una breve descripcioacuten
d) Asigne como nombre ProcesarCalificaciones en la cuadricula pequentildea digite e
Guardar macro en Este libro En el cuadro Descripcioacuten digite Calcula el promedio
notas miacutenima y maacutexima nuacutemero de notas aprobadas y no aprobadas y muestra un
graacutefico
e) Pulse el botoacuten aceptar y apareceraacute la barra Detener grabacioacuten que indica que la
macro ya se encuentra grabando la secuencia de instrucciones que realizaraacute
a Veamos
DESCRIPCIOacuteN FORMULAS
CELDA ESCRIBA CELDA ESCRIBA
B3 PROMEDIO C3 =PROMEDIO(A2A15)
B4 APROBARON C4 =CONTARSI(A2A15rdquogt=30rdquo)
B5 NO APROBARON C5 =CONTARSI(A2A15rdquolt30rdquo)
B6 NOTA MAacuteXIMA C6 =MAX(A2A15)
B7 NOTA MIacuteNIMA C7 =MIN(A2A15)
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
43
B8 NOTA MAacuteS REPETIDA C8 =MODA(A2A15)
f) Realice un graacutefico en columnas
g) Pulse el botoacuten detener grabacioacuten
h) Ejecucioacuten de una macro Luego de grabar la macro puede ejecutarla sobre otra
serie de datos en la hoja de caacutelculo A continuacioacuten se mostraraacute coacutemo ejecutar la
macro ProcesarCalificaciones sobre otro conjunto de calificaciones
i) Seleccione la opcioacuten Macro en el cual puede elegir la macro que se ejecutaraacute
Ejercicio de aplicacioacuten La organizacioacuten del campeonato establece tres categoriacuteas dependiendo de la edad de los
participantes asiacute categoriacutea A de 10 a 15 antildeos categoriacutea B de 15 a 17 antildeos y categoriacutea C
de 17 antildeos en adelante Para seleccionar la categoriacutea a la cual pueden ingresar los
participantes y las edades cree una macro en Excel que evalueacute la edad del alumno y
muestre su respectiva categoriacutea
44
COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
46
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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COMO CREAR FUNCIONES EN EXCEL Excel ofrece muchas funciones (fx) clasificadas en distintas categoriacuteas (estadiacutesticas
financieras loacutegicas base de datos etc) pero tambieacuten nos ofrece la posibilidad de crear
nuestras propias funciones a traveacutes del editor de visual Basic
Suponga que deseamos calcular el aacuterea de un triangulo (base altura 2) Esta funcioacuten no
existe en Excel por lo tanto aprenderemos cual es el procedimiento para crearla
Lo primero que se debe hacer es entrar al editor de visual Basic (Lugar donde programan
las sentencias que intervienen en una macro) Para poder entrar al editor existen tres
formas
1) Menuacute Programador ndash Visual Basic
2) La combinacioacuten de teclas Alt + F11
Cuando se entra al editor se muestra la siguiente ventana
45
El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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El editor se divide en dos partes La seccioacuten de la izquierda se llama explorador de
proyectos y la seccioacuten de la derecha se llama el cuerpo del editor En esta uacuteltima seccioacuten
es donde se empiezan a colocar las sentencias de visual Basic
Si la seccioacuten de la izquierda no se ve en pantalla (explorador de proyectos) se puede
visualizar cliqueando en el menuacute ver ndash la opcioacuten explorador de proyectos o en el botoacuten de
la barra de herramientas que lleva este nombre Si la seccioacuten de la derecha no sale
(cuerpo del editor) se debe cliquear en el menuacute insertar ndash y escoger la opcioacuten moacutedulo
Para crear una funcioacuten se empieza con la sentencia Function luego el nombre de la
funcioacuten el cual no debe llevar espacios en blanco y entre pareacutentesis se deben colocar los
argumentos (variables necesarias para poder despejar el valor buscado) Toda funcioacuten
finaliza con al sentencia End Function Esta es la sintaxis
Function nombre_de_la_funcioacuten (argumento1 arguemento2 hellipargumenton)
Sentencias
End function
Retomando el ejercicio se nos pide hacer una funcioacuten que nos permita hallar el aacuterea de
un triangulo Que datos se debe conocer para poder hallar el aacuterea de un triaacutengulo Estos
son la base y la altura Por lo tanto estas variables se conocen como argumentos y van
separados por comas
La funcioacuten queda de la siguiente manera
Function Triangulo (base altura)
Triangulo = (base altura) 2
End Function
La variable triaacutengulo guarda el valor de las operaciones
Para poder invocar esta funcioacuten regresamos a la hoja de caacutelculo ejecutamos el asistente
de funciones (fx) y en la categoriacutea definidas por el usuario aparece la funcioacuten creada
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
48
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Ahora existe una nueva funcioacuten en nuestro Excel
Ejercicios de aplicacioacuten Crear las siguientes funciones en Excel
Aacuterea del triangulo cuya foacutermula es a=pir2
Calculo de las horas extras diurnas y nocturnas utilice las siguientes formulas
HEN=Valor sueldoNHEN175240
HED=Valor sueldoNHED125240
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