B Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo Ence [email protected] MODELOS PARA EL...

B

Benigno Prieto Valero Responsable Sistemas de Gestión Grupo [email protected]

MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO

AGENDA

GRUPO EMPRESARIAL ENCE

PRESUPUESTO TRADICIONAL VS PRESUPUESTO ESTRATEGICO

VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE

GRUPO EMPRESARIAL ENCEIndustrias basadas en el bosque

GRUPO EMPRESARIAL ENCE Líneas estratégicas

ServicioEstudios

Com. DirecciónDir. de Fábricasy de Forestal

PlanificaciónY Control

Div. Celulosa

Dir. ComercialDir. Financ.

RR.HHDepart. Centrales

Estimación variables Macroeconómicas

y sectoriales

Estimacionesde organismosy analistas

ReflexiónEstratégica

SimuaciónCTA. RDOS

RellenarPrecio, IPC

Paridad

Pl. Ventas x MercadoCostes Comerciales

Dato de Descto Comercial

Control Balance

Cta. Rdos matriz.

Pl. Amortiz.y Capitaliz

Costes personal

Gastos Admon

Sist. Inform.SS.GG. y DIT

InversionesDesinvers.

Div. ForestalFMA

Pl. Ajustesy Cta. Rdosconsolidada

Todos

Compras RellenarPl. Precio

consumibles

Com. Seguim.(Celulosa/ Forestal) Aprobación Aprobación

ConsejoAprobación

Acuerdo Cortes, Precio Madera,

Mix y Producción

PresupuestaciónFMA

PresupuestaciónFMI

PresupuestaciónFab. Celulosa y CENER

PresupuestaciónNeg. Comp.

FMI

Neg. Comp

Aprobación

Mensualización

UPASeptiem

Seguimiento

CONTROL DE GESTIONFlujo presupuestario

OrderManagement

DemandPlanning

OPMQuality

OPMInventory

OPMFinancials

TransportationAdvance SupplyChain Planning

Purchasing

CRMSupport

ORACLE FINANCIALS

Account Receivables(AR)

ORACLE

OFICINAS CENTRALES

XXXXXXMantenimiento

XXXXX(PeopleNet)

XXXXX

XXXX

XXXX

Marcadora

FÁBRICAS CELULOSA

XXXX

Account Payables (AP)

General Ledger (GL)

DIRECCIÓN FOR.MADERERA

XXXX

Cash Management (CM)

XXXXXX

HERRAMIENTAS TESORERÍA

RRHH

Báscula

SPEC/iTIME

eCommerce Projects

Fixed Assets (FA)

Inventory

iReceivables(AR)

XXXXX

CONTROL PRESUPUESTARIO Y CONSOLIDACIÓN

REPORTING

XXXXXXX

XXXXXXX

OPMManufacturing

OPMCosting

Costing

ControlDistribuido

XXXX

CONTROL DE GESTION TRADICIONALMapa de sistemas

ComercialProducción Compras FinancieroLogística RRHH

? ? ?

¿Los resultados …?

• Diferentes visiones del presupuesto• Ineficiente utilización de la financiación• No existe coordinación en los recursos

Presupuesto1

Presupuesto2

Presupuesto3

CONTROL DE GESTION TRADICIONALActores del presupuesto

“El calendario marca el presupuesto”

Horizonte temporal de los forecast

22.2%

3.7%

7.4%

3.7%

63.0%

Otro horizonte de rolling

Rolling 8 trimestres

Rolling seis trimestres

Rolling cuatro trimestres

Año fiscal actual

Fuente : Hackett Benchmarking & Research

ENCE

• Rompamos con el calendario

– El presupuesto es un proceso que debe desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio

– La mayoría de las entidades únicamente piensa en el presupuesto del año siguiente a Octubre-Noviembre

JulioAgosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Enero

Reunión Alta Dirección

Fijación Variables

MACRO

Extensión a las Filiales

Reevaluación/Revisión

En paraleloDefinición

del Proceso de este año

ÉxitoFracaso

del Proceso

EneroFebrero

….Junio

Reflexiones iniciales

• La definición del proceso no debe ser un ANÁLISIS DE LABORATORIO

Si queremos que el seguimiento del presupuesto aporte información VALIDA, no puede desarrollarse de espaldas al usuario

Debería utilizarse como EXCUSA para definir con los responsables de Negocio cuáles son las variables génesis

Creación Modelos

PresupuestariosPresupuestación

Seguimiento que aporta

VALOR

Bases de los Modelos PresupuestariosResponsa-

bles Negocio/Área

Planificación y Presupuestación

Magnitudes a seguir

Identificación variables génesis

Reflexiones iniciales

Simulación ProyeccionesPlanes de

Negocio

Presupuestos

Planificación Estratégica

Alineamiento estratégico de

los presupuestos

Posibilidades de Simulación y Proyecciones

Alcance del Modelo Presupuestario

No existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que sea mejor que el resto - son una traslación de los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito presupuestario

Características básicas en los modelos de Presupuestación

Análisis y comparación entre el modelo analítico del ERP y el modelo presupuestario

ERP MODELO PRESUPUESTARIO

Empresa

Dependen-cia

Centro Coste

Cuenta

Auxiliar 1

Auxiliar 2

1.Oficinas centrales2.Fábricas (3)3.DIT4.Servicios Centrales FM5.Viveros

Empresa

1.Algunos deptos fábrica2.Valores SSCC y FM3.Pples dptos/activ. Forestal

1.Financiero (1 a 7)2.Analítica (9)

1.Productos celulosa2.Destino-pto forestal3.Bancos4.Conceptos coste Celulosa

1.Coste fijo celulosa2.Coste variable celulosa3.Actividades forestal4.Gastos venta celulosa

1.Empresa2.Direcciones3.Destinos4.Fábricas5.Dep. RRHH (*)

Centro Coste

1.Pto Celulos y Energía2.Actividad y pto forestal3.CV y CF celulosa

Producto

Cuenta

1.Financiero (1 a 2)2.Analítica (3)3.G (4 – Estadísticos)4.Carta analítica5.Actuación Patrimonial6.Margen de

Contribución

Mercado AjustesInterco DivisiónProyecto

GESTION DEL CAMBIOCoherencia del modelo

Planificar + Medir + Decidir

Vis

ión

Débil =Acertada

Visión Estratégica

Mala Implantación

Empresas de Alto Empresas de Alto RendimientoRendimiento

Perdedor =

Mala Visión Estratégica

Mala Implantación

Ganador =

Buena Implantación

Conservador =

Mala Visión Estratégica

Buena Implantación

Gestión del desempeño

AcertadaVisión Estratégica

¿Qué distingue a las compañías de éxito?

Plan Estratégico Presupuestos

• Variables fundamentales

• 3 años

• Más extenso• A 1 año

Que suelen hacer bien las organizaciones...

• Definición de la Alta Dirección de la evolución esperada de las magnitudes fundamentales del negocio

• Transmisión “hacia abajo” de esos objetivos• Asegurar que los presupuestos responden en el corto plazo con esos

objetivos a medio y largo plazo

Que no hacen tan bien ...

• Trasladar sus planteamientos estratégicos a un conjunto de variables que integren toda la organización

• Muy centrados en la Evolución de Negocio y menos en Procesos de Gestión Interna, Cliente y formación

• No todas las áreas de responsabilidad están alineadas

Alineamiento estratégico de los Presupuestos

• Falta de control

• Fuentes de datos inconsistentes

• Doble captura de los datos

• Díficil colaboración multi-usuario:

– Análisis

– Modelización

– Planificación

• Ciclo de presupuestación largo

• Mantenimiento elevado

Hoja de cálculo

Económico-Finanicero

Ventas &Marketing

RRHH Producción ORACLE

ReportingModeliza-

ciónAnalisis Planning

CONTROL DE GESTION TRADICIONAL“Exceldependientes“

Información Pública

Información Común

Información Divisiones

Negocio

Resultados

Indicadores de Gestión y proceso

SeguimientoPresupuestario

INFORMES A MEDIDA ALERTAS

Sector

Cuota de mercado

Grupo Referencia

BALANCE GESTION

Individuales /consolidado

CTA. RDOS. GESTION

D. G. Financiera

División B

División A

D. G. Com./Logística

MIS

Mercado

Cliente

Producto/

Servicio

Centro

de

Coste

D. G. RRHH

Individuales /consolidado

Indicadores homogeneos

PRESUPUESTACION

Total Divisiones

I+D

Materia

s Primas

D.G. Planif. y Control

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADODiseño conceptual del MIS

INFORMES

Mensuales

INFORMES

Semanales

Oracle DW SCMMeta4 CRM

BusinessModeling

BusinessModeling

PlanningBudgeting

Forecasting

PlanningBudgeting

Forecasting

ConsolidationsReporting

&

FinancialManagement


&

FinancialManagement

TailoredApplications


Cuadro de mandoCuadro de mando

Consolidación

Contabilidad

Auditorías

Consolidación

Contabilidad

Auditorías

PlanificaciónModelización

POAsUPAs

Reporting


POAsUPAs

Reporting

Resultados

Presupuestación

Resultados

Presupuestación

Desarrollosa medida

Desarrollosa medida

Base de datos ÚnicaBase de datos Única

Planificación y Control


ComercialComercial Compras . . .Compras . . .CSACSA

AplicacionesBusiness

PerformanceManagement

AplicacionesBusiness

PerformanceManagement

PlataformaBI

PlataformaBI

Arquitectura

• Una “versión de la realidad”

• Captura única de los datos

• Soporte multi-usuario

• Control centralizado

• Work flow del proceso presupuestario

• Ciclo de planificación y forecast más corto

• Mantenimiento más reducido

Económico-Finanicero

Ventas &Marketing

RRHHDATA

WAREHOUSEORACLE

Base de Datos

ReportingModeliza-

ción

“Los usuarios”

Análisis Planning

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADOExcel es una herramienta más…

Modelo básico Modelo actualizado

Basado en hoja Excel (aprox. 250-300 hojas básicas de imput/reporting y 10-15 versiones)

Sin Work-flow del proceso presupuestario

Información agregada por unidades de negocio

Cálculos complejos con-tenidos en hojas Excel no centralizados y difícil simulación

Presupuesto (3 meses)

RESULTADOS EN ENCEComparativa de los modelos

Tecnología web y reporting Excel (aprox. 50 plantillas web de entrada datos, 50 hojas Excel de reporting y 3 versiones oficiales)

Work-flow con fijación de responsabilidades

Información escalar desde datos individuales a consolidados

Cálculos controlados centraliza-damente y utilización de funcio-nalidades estándar para repartos

Presupuesto más fiable y accesible

Aplicaciones de usuarioAplicaciones de usuario

Servicios de la plataformaServicios de la plataformaServicios de la plataformaServicios de la plataforma

ComercialProducción FinancieroLogísticaCompras RRHH

LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA

¿Los resultados …?

• Todos los departamentos discuten las mismas cifras• Los fondos son utilizados eficientemente • Los recursos están coordinados, a lo largo de toda la cadena corporativa

Capacidad fijada

Incremento

ventasRespuesta a

las necesidadesCumplir demanda

Contrataciónpersonal

Mayor cash flow

Datos en tiempo

real

Real-TimeData

Datos en tiempo

real

Datos en tiempo

real

Datos en tiempo

real

Datos en tiempo

real

CONTROL DE GESTION ACTUALIZADOActores más implicados

1. Único entorno de trabajo para resolver problemáticas varias (real –conso-,

presupuesto –conso-, semanal) con acceso personalizado vía web a una base

de datos única

2. Aseguramos la consistencia del modelo Real/POAPM/Semanal al utilizar los

mismos indicadores compartidos en los tres escenarios

3. Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios de datos con seguridades.

Curva de aprendizaje rápida dentro del Grupo

4. Workflow que facilita la monitorización del proceso de cierre y presupuesto

5. Multidimensionalidad que permite analizar la información desde todos los

puntos de vista que necesitemos

6. Reporting que nace de una única fuente. Posibilidad de enriquecer el

reporting de cada sociedad además de cumplir las exigencias de Grupo

7. Interface de datos procedentes de Oracle

Valor que aporta a Ence

Aplicación diseñada para el seguimiento de los datos reales, incluyendo la conversión de divisa,

consolidación según PGC y ajustes IAS

BusinessModeling

BusinessModeling

PlanningBudgeting

Forecasting

PlanningBudgeting

Forecasting


&

FinancialManagement


&

FinancialManagement



Cuadro de MandoCuadro de Mando

Consolidación

Contabilidad

Auditorías

Consolidación

Contabilidad

Auditorías


POAsUPAs

Reporting


POAsUPAs

Reporting

Resultados

Presupuestación

Resultados

Presupuestación

Desarrollosa medida

Desarrollosa medida

Base de Datos ÚnicaBase de Datos Única



ComercialComercial Marketing . . .Marketing . . .CSACSA

Oracle

Entorno único

Entorno único


Planificación y Control ComercialComercial Compras…Compras…CSACSA

Aplicación diseñada para la gestión del POAPM

Aplicación que recoge los indicadores operativos del reporting de Ence

Aplicación que recoge la evolución

semanal de los indicadores más significativos del

Grupo

BusinessModeling

BusinessModeling

PlanningBudgeting

Forecasting

PlanningBudgeting

Forecasting


&

FinancialManagement


&

FinancialManagement




Consolidación

Contabilidad

Auditorías

Consolidación

Contabilidad

Auditorías


POAsUPAs

Reporting


POAsUPAs

Reporting

Resultados

Presupuestación

Resultados

Presupuestación

Desarrollosa medida

Desarrollosa medida

Oracle

Evolución Futura- Ejemplo de Comercial

ComercialComercial

Aplicación para seguimiento presupuestario por cliente así como variables económicas, logísticas

(puerto, incoterm,..),…


Planificación y Control ComercialComercial Compras…Compras…CSACSA

BusinessModeling

BusinessModeling

PlanningBudgeting

Forecasting

PlanningBudgeting

Forecasting


&

FinancialManagement


&

FinancialManagement




Consolidación

Contabilidad

Auditorías

Consolidación

Contabilidad

Auditorías


POAsUPAs

Reporting


POAsUPAs

Reporting

Resultados

Presupuestación

Resultados

Presupuestación

Desarrollosa medida

Desarrollosa medida

Base de datos ÚnicaBase de datos Única

DW

ConsistenciaVisibilidad evolutiva en la misma pantalla

Dato único, bloqueo de cierre mensual,...

Diferentes estados dentro del ciclo de reporting que permiten a los usuarios que se

encuentran en las cabeceras estar informados de los avances de sus entidades

dependientes

Estados del

Work-flow1. Not started

2. Work in progress

3. Incomplete

4. Ready

5. Locked

Workflow

Reporting

€/MWh

€/MWh

97,64

49,0049,00

99,31

48,30

63,51

40

50

60

70

80

90

100

110

PR

EC

IOS

VE

NT

A S

EM

AN

AL

PRECIO TURB GAS

PRECIO TURB VAPOR

POA TURB VAPOR

POA TURB GAS

41,24

36,04

36,61

20

25

30

35

40

45

Sem. I Sem. II Sem. III Sem. IV

CO

ST

E G

AS

SE

MA

NA

L

COSTE GAS

POA GAS

Ver Cuadro

REAL ACUMULADO

MENSUALSem. II

PRODUCCIÓN TURBINAS 26.367,90

PRECIO MWh TURBINA GAS 49,00

PRECIO MWh TURBINA VAPOR 98,47

PRECIO MEDIO 74,49

COSTE GAS 38,62

COSTE TOTAL VARIABLE 43,44

AMORTIZACIÓN 3,91

RESTO COSTE FIJO 4,91

COSTES TOTALES 52,27

MARGEN DE EXPLOTACION UNITARIO 22,22

Reporting

Trazabilidad Ppto. consoDatos individuales Datos agregados PGC Datos agregados IAS

Ajustes IAS Detalle para cada IAS de los ajustes realizados desde PGC a nivel de

Grupo (preparado el desarrollo para hacerlo por cada División)

Conversión En una plantilla indicamos

los tipos de cierre y medios

por entidad y período

Además indicaremos por

sociedad y período los tipos

de adiciones de inmovilizado

y fondos propios

Controles

Expectivas de los Accionistas

Resultados PublicadosCumplimiento

Buen Gobierno CorporativoNIC 2005

…….

Monitorizar el Rendimiento

Monitorizar el Rendimiento

Planificación Dinámica

Planificación Dinámica

Alinear Estrategia y Acción

Alinear Estrategia y Acción

GESTION DEL CAMBIOObjetivo Final

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