BALANCE DE COMPROBACIÓN

El Balance de Comprobación representa las sumas del debe y del haber del libro diario, las cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del debe y del haber del libro mayor, es decir, mediante el balance de comprobación se comprueba o se verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono.

No estarán obligados a presentar el Balance de Comprobación:

a. Las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP:  empresas

bancarias, empresas financieras, empresas de arrendamiento financiero, empresas de

transferencia de fondos, empresas de transporte, custodia y administración de numerario,

empresa de servicios fiduciarios, almacenes generales de depósito, empresas de seguros,

cajas y derramas, administradoras de fondo de pensiones, cajas rurales de ahorro y crédito,

cajas municipales, entidades de desarrollo a la pequeña y microempresa (EDPYMES)y

empresas afianzadoras y de garantías.

b. Las cooperativas.

c. Las entidades prestadoras de salud.

d. Los concesionarios de transporte de hidrocarburos por ductos y de distribución de gas por red

de ductos.

e. Los sujetos que durante el ejercicio gravable 2011 obtuvieron únicamente rentas exoneradas.

f. Las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos sólo por las operaciones registradas

considerando el plan de cuentas del Sistema de Fondos Colectivos.

Procedimiento para el ingreso de información:

El programa tiene dos opciones para el ingreso de la información:   • En forma manual.    • Importando un archivo de texto.

Con el Plan Contable Empresarial se han incorporado nuevas cuentas al Balance de Comprobación, en total 1055 cuentas, algunas con código a 5 dígitos.

Manualmente:Consiste en el ingreso directo de la información de cada casilla. Para ello deberá seleccionar la opción "Detalle", e ingresar al asistente "Registro de Datos Balance de Comprobación". En este asistente se le mostrarán habilitadas, de acuerdo con el tipo de cuenta elegida, todas las casillas en las que deberá consignar información. Es necesario que consigne información en todas las casillas habilitadas. En caso no tener información que declarar deberá consignar "0".

Importando un archivo de texto:Requiere de la preparación previa de un archivo de texto y la ejecución del proceso de importación de datos a través de la selección de la opción "Importar". Para efectos de la preparación del archivo con la información a importar deberá tomar en cuenta el formato del archivo de importación.

Para mayor facilidad, se adjunta una hoja de cálculo Excel, el cual puede ser reemplazado con su información y posteriormente copiarlo a un archivo de texto (bloc de notas) con el nombre que se da en las instrucciones. Donde no tenga importe que declarar consigne cero (0). No ingrese los números con formato de millares.

Solamente debe consignar sus montos en las casillas de:• Saldos iníciales• Movimiento del ejercicio y• Transferencias y cancelaciones.• Las casillas de Sumas del Mayor, Saldos, Cuentas de Balance, Resultados por Naturaleza y el Resultado del Ejercicio, que corresponde a la cuenta 891, se calculan automáticamente.

Es necesario que lea las instrucciones para generar el archivo de texto, que servirá para la importación de la información al Balance de Comprobación del PDT.

El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada.

La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden.

A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración.

A estos Balances se refiere el artículo 28 del Código de Comercio, al señalar que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobación"

En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios.