BALANZA DE COMPROBACIÓN

La Balanza de comprobación es un estado financiero auxiliar de la contabilidad, por virtud del cual se presentan los movimientos y saldos de cada periodo, de la cual resulta la balanza de saldos ajustados.

La Balanza de Comprobación se puede entender también como un estado auxiliar o secundario que se formula periódicamente, esta periodicidad varia dependiendo de la organización de la empresa, sin embargo en la mayoría de ellas se realiza cada mes, esto es con la finalidad de verificar que las operaciones registradas sean correctas, ya que la balanza de comprobación sirve esencialmente para comprobar que los asientos registrados en el Diario hayan sido pasados íntegra y correctamente al Mayor.

La Balanza de Comprobación contiene registradas todas las cuentas de mayor y en ella se van registrando los movimientos periódicamente, por lo que sus saldos son fácilmente determinados.

En lo que respecta a los movimientos, dentro de la Balanza se persigue el que se respete la Teoría de la Partida Doble, ya que los cargos y los abonos efectuados en las diferentes cuentas al sumarse deberán darnos sumas

iguales71

. Comprobando con ello que los movimientos están "Balanceados", de ahí su nombre de Balanza de Comprobación.

Como ya se dijo, en la Balanza de Comprobación se encuentran registradas las cuentas del libro mayor, respetando en todo momento que su orden y acomodo sea el mismo que el que se presentó en el Estado de Situación Financiera y en el Estado de Resultados, que sabemos se clasifican en: a. Cuentas de Activo. b. Cuentas de Pasivo c. Cuentas de Capital. d. Cuentas de Resultados. El Balance contiene las cuentas de Activo, Pasivo y Capital, y el Estado de Pérdidas y Ganancias (o Estado de Resultados) contiene las cuentas de Resultados.

OBJETO DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN. Por medio de la Balanza de Comprobación, es factible tener una idea clara de cuáles serán las cifras que nos arrojarán los Estados financieros de una entidad económica. Sin embargo, es preciso conocer una serie de fenómenos que influyen en la situación financiera y los resultados de una entidad, sin cuyo reflejo en la contabilidad no es posible obtener información financiera útil y confiable. Antes de cerrar los libros de Contabilidad y formular los estados financieros definitivos, es necesario modificar algunos saldos que muestra la balanza de comprobación, con el fin de actualizarlos a la fecha de los Estados Financieros. Dicha actualización, que implica una revisión previa de todas las cuentas que se muestran en la Balanza de Comprobación, se efectúa por medio de ajustes. Por lo que concluimos que los asientos de ajuste son las anotaciones que se registran en las cuentas para modificar sus saldos, cuando es necesario apegarlos a la realidad. Las cuentas que suelen sufrir ajustes al término de cada ejercicio contable son: 1.- Caja: por diferencias de arqueos, diferencias cambiarias y por reposición al 100%. 2.- Bancos: por conciliaciones. 3.- Inversiones en valores: por bajas de valor. 4.- Clientes: por cuentas incobrables. 5.- Documentos por cobrar: por documentos incobrables. 6.- Deudores diversos: por deudas incobrables. 7.- IVA por acreditar: para determinar el pago de IVA neto. 8.- Mercancías: por bajas de valor y diferencias en inventarios físicos. 9.- Pagos anticipados: por aplicaciones de los devengados. 10.- Activos Fijos: por depreciaciones. 11.- Activos Diferidos: por amortizaciones. 12.- Gastos por pagar: por devengados acumulados. 13.- IVA por pagar: por pagos de IVA e IVA acreditable. 14.- Cobros anticipados: por aplicaciones. LA BALANZA DE SALDOS AJUSTADOS: Una vez registrados los asientos de ajustes en el Diario, estos deberán pasarse al Mayor, estos asientos se plasmarán

en la Balanza de saldos ajustados72

: 2. El número de la cuenta de acuerdo al catalogo de cuentas. 3. El concepto 4. Movimientos deudores 5. Movimientos acreedores 6. Saldos ajustados deudores 7. Saldos ajustados acreedores

Se llega a los saldos ajustados sumando o restando según el caso, el importe del ajuste al saldo que muestra la Balanza de Comprobación

CONFORMACIÓN.

Como todos los estados financieros, la Balanza de Comprobación debe reunir en su cuerpo y en su estructura los datos que se detallan a continuación: Nombre del Negocio. Mención de ser Balanza de Comprobación. Fecha en que se practica. Folio o número del mayor correspondiente dentro del catálogo para cada cuenta. Nombre de las cuentas. Movimientos de las cuentas (tanto en el debe, como en el haber) Saldos de las cuentas (tanto en el debe, como en el haber) Firma de quien elaboró la balanza. Firma del contador público que la autoriza como correcta.

Respecto a la presentación de la Balanza de comprobación tenemos que existen de dos tipos: A. Balanzas de Comprobación que constan de seis columnas, las cuales contienen: 1. Folio de la cuenta de mayor 2. Nombre de la cuenta 3. Movimientos deudores 4. Movimientos acreedores 5. Saldos deudores 6. Saldos acreedores

B. Balanzas de comprobación de ocho columnas, a estas se les incrementan las columnas correspondientes a:

• Saldos iniciales deudores • Saldos iniciales acreedores

Al utilizar la Balanza de Comprobación de seis columnas se puede saber fácilmente el monto de las afectaciones en los cargos y los abonos efectuados durante el mes. Este tipo de Balanza es adecuada para verificar los registros del primer mes (considerando que la empresa se hacen cierres mensuales), sin embargo al transcurrir más de un mes, estas balanzas resultan poco inadecuadas porque sus movimientos se van acumulando lo que impide en caso de existir un error, saber con facilidad en donde radicó el error en cuestión. En la Balanza de Comprobación de ocho columnas encontramos los siguientes beneficios: a) Al transcurrir más de un mes podemos conocer a simple vista los saldos iniciales acumulados; b) Al preparar la información contable de un mes determinado, se especifican claramente los movimientos deudores y acreedores de dicho mes; c) Sus saldos finales nos reflejan con sencillez el importe acumulado que tienen nuestras cuentas de mayor.

Como ya se dijo, la forma en que se presenta la Balanza de Comprobación será de acuerdo al tipo de necesidades que el Licenciado en Contaduría Pública tenga, de ahí que unas empresas requieran balanzas únicamente con movimientos y saldos finales, mientras que otras manejen siempre Balanzas con Saldos iniciales, Movimientos y Saldos finales, lo que les dará a éstas últimas mayor control en cuanto a información para la toma de decisiones. La Balanza de Comprobación se elabora antes de realizar un Estado de Situación Financiera, y aunque la balanza de comprobación se origina del libro mayor y es base para la elaboración del balance, no debemos confundirla con este, es cierto que contiene similitudes con el balance, sin embargo, es muy diferente a él.

Cuando ya se tiene completamente elaborada y verificada la Balanza de Comprobación y cuando a través de esta tenemos la seguridad de que todos los asientos fueron correctamente pasados al libro mayor y de que por ende los saldos de las cuentas que componen son los correctos, procedemos a la elaboración de los estados financieros.

El Estado de Situación Financiera no se puede elaborar con todos los saldos que nos arroja la Balanza de Comprobación, sin que antes se tenga la certeza de que no se cometieron errores en su elaboración, debido a que los saldos de muchas de ellas no coinciden con la realidad al terminar el ejercicio. Por lo que se debe proceder al análisis de estas cuentas para tomar las medidas adecuadas dependiendo del caso.

BALANZA DE COMPROBACIÓN DE DOS COLUMNA

El encabezado, es el primer elemento del balance de comprobación y comprende lo siguiente:a) Nombre de la empresa.b) Nombre del documento (Balance de Comprobación).c) Fecha de su preparación (a una fecha determinada)d) Expresado en Bs (históricos).

El cuerpo, es el segundo elemento del balance de comprobación y comprende varias columnas:a) Una columna denominada cuentas, para escribir las cuentas que presenten saldos en el libro mayor.b) Una columna denominada debe, para escribir el saldo de las cuentas deudoras.c) Una columna denominada haber, para escribir el saldo de las cuentas acreedoras.d) Una columna denominada referencia (REF) para escribir la referencia correspondiente, ejemplo el folio del libro mayor

Es importante señalar, que aunque el Balance de comprobación totalice sus columnas iguales puede existir uno o varios errores. Entre ellos: Localización de Errores Cuando las columnas del balance de comprobación (debe y haber) no totalizan iguales se considera que existe uno o varios errores. No obstante, la diferencia detectada entre las dos columnas (debe y haber) se tiene que analizar, para determinar si procede un ajustes o sólo es error de suma. Procedimiento para localizar errores en el balance de comprobación:

a) Verificar que todas las cuentas que están registradas en el libro diario se encuentren registradas en el libro mayor.

b) Verificar que todos los valores estén correctamente registrados; es decir, verificar que no exista error por transposición de números (números diferentes). c) Verificar que todas las transacciones estén registradas. Los errores pueden suceder por diferentes causas, entre ellas: a) Cuando se ha registrado en el libro diario o en el libro mayor un asiento incompleto, en sus cuentas o en sus valores. b) Cuando se ha registrado (pasado) en el libro mayor un asiento con cifras incompletas o incorrectas. c) Cuando se ha pasado al libro mayor un asiento con transposición de cifras (números cambiados).

d) Entre otros errores.

Corrección de errores Al momento de localizar los errores, los mismos se deben analizar, para asegurarse si ameritan ajustes o sólo es error de suma. Para tal efecto, el artículo 37 del Código de Comercio (1955), expresa: los errores y omisiones que se comentan al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distinto, en la fecha en que se detecte la falta

Ejemplo