Banquetes & Eventos

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Banquetes & Eventos. Enrique Denis Nelson Rancel. Funciones del Departamento. - PowerPoint PPT Presentation

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Banquetes & Eventos

Banquetes & EventosEnrique DenisNelson Rancel

Funciones del DepartamentoLa funcin del departamento de banquetes es organizar y coordinar la realizacin de eventos en un hotel, utilizando todos los recursos y locaciones que este tenga disponibles, dndole satisfacciones a cliente y creando un vinculo de confianza y de seriedad.

Los eventos pueden dividirse en dos grandes grupos los eventos corporativos los cuales con congresos, charlas, meetings ejecutivos, simposios, foros, etc. Y por otra parte nos encontramos los eventos sociales los cuales bodas, bautizos, primeras comuniones, cumpleaos, y celebraciones de mbito social y/o familiar.

Tipos de MensCoffe BreaksDesayunosMen Fijo EmplatadoMen BuffetMen De BocadilloMen TemaNFunciones del PersonalLa funcin del personal del departamento de banquetes es organizar y coordinar la realizacin de eventos en el hotel, as como conseguir la perfecta coordinacin entre todos ellos para conseguir el xito del departamento y la satisfaccin del cliente, algunas de sus funciones especificas son:

Atencin al cliente bien sea por telfono, email, fax o personalmente.La organizacin y negociacin del evento requerido por parte del cliente.Realizacin de presupuestos y cotizaciones.Redaccin y firma del contrato por ambas partes interesadas.Solicitud y tramite de pagos, adelantos, anticipos, autorizaciones a cargo de tarjeta de crdito etc.Generacin de reportes hacia las distintas reas del dpto tal y como cocina, Matres y capitana de banquetes.

NFunciones del PersonalGerente de banquetes:Coordina con el rea de venta las adquisiciones del cliente, es el contacto directo con los dems departamentos, cocina, audio eventos, etc.Es responsable de todas las operaciones a nivel administrativo y operativo del rea, realiza varios precios para los eventos en toda el rea de Alimentos y Bebidas. Maitre:Se encarga de toda la parte operativa de los eventos con vocacin del personal, ajustes directamente con el cliente al da del evento, coordinacin del mismo.Capitn: Se ocupa directamente de un evento en especfico, asignando rango y coordinando todo acerca de los mesoneros, y se ocupa solo del evento. Mesonero: Prestan el servicio del rea independientemente en que servicio este asignado

OrganigramaAsistente deA&BCoordinadorede BanquetesDirector de Alimentos y BebidasAsistenteAdministrativoMatre deBanquetesChef EjecutivoCapitanes de RestaurantesRestaurantesGerente de BanquetesJefe deBaresJefe de UtileraJefe de Room ServiceJefe de MinibarMesoneros yAzafatasSupervisoresUtilerosMinibaristasBarman

Ayudant.Mesoneros y AyudantesCapitanes yMesoneros

NOrganigrama

Maitre CapitnEjecutivosMesonerosGerente de BanquetesRelacin InterdepartamentalEl rea banquetes tiene relacin con una buena cantidad de departamentos en un hotel :

Ama de Llaves: Banquetes entrega un informe detallado de la lista de eventos programados para la semana para poder as coordinar la limpieza de los baos y las reas publicas necesarias para el disfrute de los asistentes al evento.Steward o Utilera: La conexin de ambos departamentos se lleva a cabo con la finalidad de programar el procesamiento de toda la utilera necesaria para el montaje del evento, platos vasos, copas y utensilios.Ventas: En este caso dicha fusin entre estos departamentos ocurre cuando se trata de un evento corporativo el cual incluir el alojamiento en habitaciones de un grupo de asistentes de dicho evento, es comn en los grandes congresos de sociedades y gremios del pas.Reservaciones: El departamento de reservas presta apoyo a banquetes al momento de realizar alguna reserva particular para asistentes de un evento social, siempre y cuando sean menos de 10 habitaciones, esto suele ocurrir con invitados a bodas, as como las reservaciones para la luna de miel de los novios etc.Administracin: En el momento de procesar pagos, recibir cartas de garantas de empresas, anticipos de presupuesto, cheques, etc, el dpto de banquetes trabaja en conjunto con administracin para asegurarse que todas las cuentas estn perfectamente cerradas.A&B: Siendo este el socio directo del dpto de banquetes y en algunos hoteles trabajar de manera paralela el dpto de A&B es el encargado de manejar todo el inventario de las comidas y bebidas que a continuacin van a ser ofrecidas en el evento.Cocina: La cocina juega un papel fundamental en la prestacin de un servicio en cuanto a la organizacin de un envento ya que sern los encargados de preparar toda la comida que ser servida en dicha cita.

KTipos de montaje

KTipos De Montaje

Proceso de CotizacinPara cotizar un evento en el Hotel Eurobuilding & Suites Caracas :

Se Pauta la cita con el ejecutivo de BanquetesSe definen los detalles generales, tipo de banquete, cantidad de invitados y fecha.Segn la Disponibilidad de salones se coordina la locacin para la fecha y el aforo predeterminado.El cliente cancela el 30% del monto total del presupuesto, para garantizar la reservacin.2 semanas antes del evento el cliente procede a cancelar el 100% restante del presupuesto del evento al departamento de banquetes.

* Todo Esto sujeto a disponibilidad y dependiendo del tiempo de previa reservacion al evento.

KProceso de Cotizacin

Para el ltimo trimestre del ao ya tienen un cotizado un estimado precios (tomando como referencia, los aumentos que se dieron en el transcurso del ao), y en el primer trimestre del prximo ao hacen un nuevo ajuste, de acuerdo a como se encuentre la economa del pas. Por otra parte la cotizacin va a depender de lo que desee el cliente. Si el cliente no tiene crdito con el hotel se paga todo una semana antes del evento. Anexos

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