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BASE DE DATOSPasos para crear una base de datos:

1- Ir a Correspondencia, hacer clic en la opción Seleccionar Destinatarios y luego hacer clic en Escribir Nueva Lista.

2-

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3- Una vez que se ingreso información en la Base de Datos hay que guardarla.4- Lugo si se quiere cambiar o agregar información a la Base de Datos hay que ir a Correspondencia

> Seleccionar Destinatarios > Usar lista existente.

5- Se va a abrir la base de datos que se había guardado antes.6- Hay que ir a Correspondencia y hacer clic en Editar lista de Destinatarios.

7- Seleccionar la base de datos y hacer clic en Edición.

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Nueva Entrada: Insertar nuevos registros (información o datos). Registros: es un conjunto de campos.

Eliminar Entrada: Elimina las entradas que se han ingresado anteriormente.

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9- Se puede buscar información o datos en la base de datos haciendo clic en Buscando…

10- También en la opción Personalizar Columnas… se pueden agregar campos, quitar campos, cambiar el nombre a los campos y ordenarlos.

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Se puede escribir el nombre del dato o información especifica ya ingresada en al algún campo.

Aquí se puede cambiar información o ingresar información nueva.

Se puede buscar en todos los campos o en algún campo en particular.

Se pueden ingresar más campos.

Elimina campos.

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11- Si se quiere relacionar la información de la base de datos con información de otro documento hay que ir a Correspondencia, Insertar campo combinado y seleccionar el campo.

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Se puede cambiar en nombre del algún campo.

Se puede cambiar el orden de los campos.

Ordena los campos. Se pueden ordenar en forma ascendente o descendente.

Compara los campos. (Es igual a…, etc.)

Busca entradas duplicadas.

Busca información o datos en campos.

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12- Así quedaría en la hoja.

13- Para poder ver los campos combinados hay que ir a Correspondencia > Vista Previa de Resultados.

14- Y así quedaría en la hoja:

15- Una vez que se guardo la base de datos, si se quiere volver a abrir la base de datos una vez que se cerro Word hay que ir a Correspondencia > Seleccionar Destinatarios > Usar Lista Existente.

16- Para crear sobres o etiquetas hay que ir a Correspondencia > Crear > Sobres o Etiquetas.

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17- Se completan todos los espacios y opciones. En las Etiquetas hay que hacer clic en Nuevo Documento. En los Sobres hay que hacer clic en Agregar al Documento.

Sobre:

Así quedaría un sobre:

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Etiquetas:

Así quedarían las Etiquetas:

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Se puede combinar correspondencia con una base de datos en Excel y se puede usar con documentos de Word. Siempre la información se va a actualizar en los dos documentos automáticamente.

Cuando se quiere crear una base de datos se puede ingresar los contactos de Outlook. Para ello hay que tener un perfil.

En la opción Finalizar y Combinar se pueden editar documentos individuales e imprimir documentos individuales. Y además se pueden enviar mensajes de correo electrónico con las bases de datos creadas.

En Word una tabla puede ser usada como Base de Datos. Se pueden resaltar los campos combinados.

Errores que pueden ocurrir:

Si se cambia el nombre a una base de datos cuando se quiere abrir el documento de Word no lo reconoce.

Si a una base de datos se la cambia de lugar al abrir Word no se actualiza.

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Combinar Correspondencia sirve para poder enviar el mismo documento (cartas-sobres-etiquetas) a todos los contactos sin necesidad de escribir uno por uno. Es muy usado para enviar invitaciones, comunicados, etc.

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