CATEDRÁTICO:

PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ

ANTOLOGÍA DE:

Tema 5.CREACIÓN Y APLICACIÓN DE MACROS

Tema 9.DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS

Tema 10.CONSTRUCCIÓN EN FORMATO TABLA O FORMULARIO DE

UNA BASE DE DATOS

INTEGRANTES DEL EQUIPO

ÁNGELES CRUZ HILDA ALICIACANO TOLEDO ARIADNA VANESSAGARCÍA LÓPEZ TERESA DE JESÚS

HERNÁNDEZ MARTÍNEZ EVALOAEZA SANTOS DIANA LAURALÓPEZ ESPINOSA LUZ BRENDA

PELÁEZ VELASCO YAZMÍN MAGDALENAVICENTE GONZÁLEZ YURIDIA

Oaxaca de Juárez, Oax., a 13 de abril de 2015

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ” DE OAXACAFACULTAD DE CONTADURÍA Y

ADMINISTRACIÓNLICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

INFORMÁTICA II

INTRODUCCIÓN

Siendo alumnos del segundo semestre de la universidad autónoma Benito Juárez de Oaxaca en la Licenciatura de Administración.

Cumpliendo requerimientos de la materia de informática II, les expondremos una antología para que ustedes apreciables lectores, conozcan un poco más acerca de la Base de Datos en Excel, los cuales son de mucha ayuda para sus trabajos en la escuela, en la oficina o en cualquier ámbitos que ustedes lo requieran, ya que en estos tiempos las cosas se hacen a base de la tecnología.

En la actualidad todos nos podemos dar cuenta de que la tecnología y por consecuente el uso de la computadora se ha vuelto un recurso indispensable en la vida del ser humano pero que sirve tenerla y no saber cómo utilizar las maravillas que nos proporciona, por lo que en este trabajo podrás información sobre EXCEL ya que es una herramienta que no puede ser de gran utilidad, con tal programa podemos crear bases de datos, realizar cálculos tales como son las nóminas, en una empresa puede tener muchos trabajadores, siendo laborioso estarla realizando de manera manual con Excel podemos realizar ese tipo de documentos es lo que aborda este tema. Sin duda es un programa muy práctico ya que cuenta con una variedad de funciones que nos hacen menos complicados los cálculos.

La estructura de esta investigación está dividida en subtemas para una mejor comprensión, y cada uno de ellas añadimos la fuente de donde fue tomada.

Esperando sea de su agrado el contenido de esta investigación.

JUSTIFICACIÓN

Dentro del ámbito laboral, es muy importante contar con un 80% de conocimientos y habilidades, en los programas operativos. (Word, PowerPoint, Excel).Para poder cubrir con los requisitos que la empresa te proporciona. Se ha demostrado que la administración, junto con los programas operativos funcionan es decir va de la mano. Toda empresa cuenta con programas operativos, una de ellas es la más famosa “Excel” es por ello la elaboración de este trabajo ya que se hablara de los temas básicos que nos podrá orientar y nos abrirá a un mayor conocimiento dentro del campo laboral.

El programa Excel ha buscado la manera de trabajar con operaciones de la forma más sencilla, desde la calculadora o algún otro medio para la obtención de resultados, es por ello que Excel te brinda su mejor herramienta. Este programa trabaja también con algunas herramientas de Word. Sea demostrado que en una empresa la mayor parte de elaborar los trabajos es con ayuda de estos, ya que en contabilidad es experto este programa. Muchas veces se han preguntado ¿Para qué sirve una el programa de Excel?, simple y sencillamente para reducir las actividades de las empresa considerando un tiempo y un trabajo de calidad.

La antología no es más que contener temas principales que te podrán auxiliar para el manejo de dicho programa, estos temas son: Conceptualización de las hojas de cálculo o tablas como bases de datos.

Desarrollo de bases de datos en una hoja de Excel. Valoración del entorno Excel como herramienta de ayuda en el manejo de las bases de datos.

Curiosidad por investigar las posibilidades de los funciones para bases de  datos por encima de las prestaciones estándar.

Valoración crítica de las aportaciones del computador al desarrollo de la sociedad y de sus aspectos discutibles.

Cada tema es un análisis de conocimiento, eso es lo que logra esta antología, abrir una capsula de ideas, donde el ser humano sea capaz de adquirir o ponerlo en práctica. Es muy necesario que como administrados sepamos utilizar este programa y si todavía no sabemos utilizar no se preocupen esta antología, se desglose con dos temas importantísimos que serán aptas para tu formación y desempeño.

TEMA 5: CREACIÓN Y APLICACIÓN DE MACROS

¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?

Las macros son una serie de comandos y funciones que se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para aplicaciones, las cuales se almacenan para su uso posterior. Excel proporciona un entorno de programación para crear o editar macros que aceleren las tareas rutinarias, apliquen formatos o ejecuten otras macros. Posteriormente pueden ser asignadas a objetos gráficos o botones. El uso de macros permite automatizar tareas complejas y reduce el número de pasos necesarios para ejecutar tareas frecuentes.

(Ortiz Osornio, 2013)

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

(Ortíz, Excel total, 2011)

PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL

¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

Automatización de tareas

Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.

De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos  y en la toma de

decisiones.

¿Cómo se ve una macro en Excel?

Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a

utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes  dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.

Creación de una macro

Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.

Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.

(Ortíz, Excel Total, 2012)

MOSTRAR LA FICHA PROGRAMADOR

Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.

Mostrar la ficha Programador en Excel 2010

Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.

En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.

Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.

Grupos de la ficha Programador

El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA.

El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.

El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel. El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos. Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.

LA GRABADORA DE MACROS

Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.

La grabadora de macros en Excel 2010

La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.

En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de teclas especificadas.

La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro.

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.

También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.

CREAR UNA MACRO

En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación.

Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

El código de la Grabadora de macros

Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.

Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear. Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.

Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado. Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo  Macro que enlista todas las macros que hemos creado. Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro. Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace

referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.

Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del camino a seguir.

ESTABLECER SEGURIDAD DE MACROS

La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.

Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.

Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.

Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles.

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable.  Los lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.

Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.

Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.

Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios permanentes.

(Ortíz, Excel Total, 2012)

DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS

1.- VALORACIÓN DEL ENTORNO EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AYUDA EN EL MANEJO DE LAS BASES DE DATOS.

ANÁLISIS

Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar en la aplicación y base de datos. Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.

A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión del mundo real bajo unos determinados objetivos.

1. MODELO ENTIDAD / RELACIÓN (E/R)

Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la conceptualizan del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de implementación.

Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas extremadamente largas…

El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o aplicación.Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado por Peter P. Chen. Con él podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la información, siendo capaz de representar toda la semántica del mundo real por medio de entidades y relaciones.

2. MODELO RELACIONAL

Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la maquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es una operación de cierta complejidad.

El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones, haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-.Presenta beneficios como:

Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.

Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su aplicación.

Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos no influye en su manipulación lógica.

LENGUAJE SQL Y BASE DE DATOS FINAL

Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en lenguaje SQL el modelo relacional expuesto anteriormente. Para ello necesitaremos de:

LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las distintas tablas de la base de datos.

LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar: consultas, adiciones, eliminaciones de registros.

(BLOG AUREA, 2015)

TEMA 9: DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS

BASE DE DATOS EN EXCEL

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas. Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se

asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés  en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago.

Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

CONSULTAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja Ordenes contiene una tabla llamada Órdenes y la Hoja. Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer

algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

EXCEL NO ES UN DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger c

CONCEPTO

Una base de datos es una colección de información ordenada que está relacionada entre sí, la cual se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas. Por ejemplo: una lista de empleados, de precios, directorio telefónico, nómina, etc.

En una base de datos las filas se conocen como registros y las columnas como campos.

CAMPOS

F No. Código Descripción Cantidad Costo

I 1 AP-112A Desarmador 200 40.00

L 8 AR-100B Martillo 300 15.00

A 10 AP-090A Tenazas 100 45.00

S 12 AR-500A Brocas 300 23.50

Cada columna corresponde a un campo, de forma que existen 5 nombres de campo y cada fila es un registro compuesto por 5 campos, existiendo así 4 registros.

Al involucrar los conceptos de campo y de registro podemos definir de una manera más precisa el concepto de base de datos:

Una BD es un conjunto de datos organizados y almacenados en registros, en donde cada registro está compuesto por uno o más campos.

Existen 5 operaciones importantes que se hacen con una base de datos:

• Consultar información

• Altas

• Bajas

• Modificaciones

• Estructurar reportes

Para operar las bases de datos existen los manejadores de bases de datos, los cuales agilizan las operaciones en las bases de datos y no son otra cosa que un conjunto de programas que permiten hacer uso de estos para poder organizar y manipular la información. Por ejemplo: DBASE, FOX PRO, ORACLE, PARADOX, SUPERBASE,

ACCESS.

Existen programas que tienen las posibilidades de manejar bases de datos, como Excel considerando dicho recurso como Listas, y Word, que utiliza las bases de datos en la combinación de correspondencia.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS (LISTA)

Los pasos para crear una lista son los siguientes:

Elegir el comando Nuevo del menú Archivo

Teclear los nombres de los encabezados de cada columna en el rango donde se desea colocar la base de datos, es conveniente que se usen fuentes diferentes para los encabezados

Introducir los registros (es decir la información que se requiere), ésta debe ser colocada inmediatamente después de los encabezados de columna y no se pueden dejar espacios en blanco

MODIFICAR, AÑADIR Y BORRAR REGISTROS

Una manera más cómoda de capturar la información es usando la opción Ficha del menú Datos, este comando nos

Permite añadir registros, observar los que se tienen, buscar algún registro o extraer registros.

Al usar el comando se despliega el cuadro de diálogo que se muestra a continuación y en donde se pueden hacer las diferentes operaciones con los registros.

Búsqueda y filtro de registros

Un filtro nos permite seleccionar un subconjunto de datos en la lista, al usar los filtros automáticos o avanzados, excel muestra sólo las filas que cumplen una o varias condiciones llamadas criterios.

La filtración oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterio especificado.

Cuando el filtro está activado, muchos comandos y características de excel sólo funcionan en las filas visibles, para identificar que se está en el modo de filtración, basta con observar los indicadores de fila porque cambian de color o en la barra de fórmula se indica MODO FILTRO.

Existen algunos trabajos que se pueden ejecutar con las listas filtradas y son:

Imprimir Los comandos celdas, borrar, copiar y eliminar del menú edición se ejecutan con las

celdas visibles El botón autosuma Crear gráficos Ordenar una lista

Búsqueda de registros usando el filtro automático

Los pasos que deben seguirse para realizar una búsqueda mediante el filtrado automático son los siguientes:

1. Seleccionar una celda en la lista que se quiere filtrar2. Activar Filtro automático, al seleccionar la opción filtros del menú datos3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos que se deseen seleccionar4. Seleccionar la opción que permita filtrar los registros a ser mostrados

Vacías visualiza celdas sin contenido.

No vacías muestra celdas que contienen cualquier valor. Personalizadas filtra la lista usando uno o más criterios de comparación.

Hacer clic sobre la flecha del primer recuadro y seleccionar el operador de comparación que se desee utilizar.

Escribir o seleccionar el valor que se desea usar con el operador de comparación, en el segundo recuadro.

Si se desea añadir un segundo criterio, se hace clic sobre el botón Y u O, para seleccionar las filas que cumplan ambos criterios o uno de ellos.

Repetir los pasos 2 y 3 para especificar el segundo criterio en los dos recuadros siguientes

Repetir los pasos 3 y 4 para filtrar una lista con diferentes criterios.

Ordenar la base de datos

Para ordenar una lista deben seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar una celda de la lista que se quiere ordenar2. Elegir el comando ordenar del menú datos3. Aparece un cuadro de diálogo donde se deben indicar los criterios de ordenación4. Especificar el primer, el segundo o el tercer criterio que se va a usar así como el tipo de

ordenación es decir, si ésta es Descendente o ascendente.5. Si la primera fila contiene rótulos de columna hacer clic en la opción existen filas de

encabezados6. Hacer clic en acepta

(COLMICH.EDU, 2015)

BASES DE DATOS EN EXCEL

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros.

Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.

Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema de gestión de bases de datos.

CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS

Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos).

Cada elemento de la lista se denomina registro. Todos los registros tienen la misma estructura.La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

UNA BASE DE DATOS

Trabajaremos con una lista de ventas de consumibles informáticos:

Una base de datos Sin filas en blanco. Los nombres de campos ocupando una sola celda. La primera fila en blanco indica el final de la lista. Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios,

Esta base de datos es muy sencilla. Tan sólo contiene una tabla. Las bases de datos a menudo contienen varias tablas, con la información distribuida entre esas tablas. La información de las tablas puede estar relacionada. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten manejar cómodamente grandes listas de registros.

Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado. La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos:

1. Fecha, Nombre (del cliente), 2. Apellidos (del cliente), 3. Artículo, Precio y Unidades.

OPERACIONES SOBRE LA BASE DE DATOS

Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: 9 Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado. 9 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente.

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

ORDENACIÓN DE LA BASE DE DATOS

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

De menor a mayor o de mayor a menorComo se ve, se puede ordenar por hasta tres campos.

Ordenado por apellidos (de la Z a la A). Para iguales apellidos, por nombres de artículos. Para iguales artículos, por fechas.

Ordenado por artículos. Para iguales artículos, por fechas. Para iguales fechas, por apellidos.

FILTRADO DE LA BASE DE DATOS

Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)

Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas).

Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se vean los registros con ese valor. (UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID, 2015)

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que permite enumerar y categorizar información a lo largo de varias hojas dentro de un documento llamado "libro de trabajo". Además de crear listas, también puedes hacer tablas y gráficos con la información que se encuentra en la hoja.Sin embargo, para obtener funciones de datos más avanzadas, tendrás que importar la hoja de cálculo de Excel en Access, en constructores de bases de datos como Ragic o en un programa de datos diferente.

MÉTODO 1: EN MICROSOFT ACCESS

1. Crea una hoja de cálculo en Excel.

Guarda la hoja de cálculo en una ubicación de tu disco duro. También puedes usar una hoja de cálculo ya existente.

2. Abre Microsoft Access. 

Abre una base de datos de Microsoft Access ya existente o crea una nueva y en blanco. Microsoft Access está diseñado para usarse con Microsoft Excel y viene incluido junto con Excel en el paquete de Microsoft Office Professional.

También puedes comprar Access por separado para descubrir cómo crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo.

3. Haz clic en la pestaña "Datos externos" y selecciona el ícono "Excel".

4. Haz clic en el botón "Examinar" para dirigirte a la ubicación de la hoja de cálculo.

También puedes escribir la ruta del archivo en el campo de al lado, por ejemplo: c:/users/<nombre de usuario>/documents/direcciones.xls (o direcciones.xlsx).

5. Especifica cómo te gustaría transferir la información a la base de datos al seleccionar una de las siguientes opciones:

Importar los datos de origen a una tabla nueva en la base de datos actual: selecciona esta opción si vas a usar una base de datos completamente nueva sin tablas o si quieres agregar una tabla nueva a una base de datos existente.

Anexar una copia de los registros a la tabla: selecciona esta opción si vas a usar una base de datos existente y quieres añadir la información a una de sus tablas. Al anexar una tabla existente, puedes editar la información en Access.

Vincular a la fuente de datos creando una tabla asociada: selecciona esta opción para crear un hipervínculo en la base de datos, el cual abrirá la base de datos en Excel. Con este método, no puedes editar la información en Access.

Haz clic en "Aceptar" después de seleccionar tu método de transferencia.

6. Selecciona la hoja que quieres importar de la lista.

Por defecto, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo llamadas "Hoja 1", " Hoja 2" y " Hoja 3". Puedes eliminar, agregar o editar los nombres de estas hojas en Excel y cualquier cambio que hagas aparecerá en Access.

Solo puedes transferir una hoja a la vez. Si tienes información en las tres hojas, debes completar la transferencia con una, luego volver a la pestaña "Datos externos" y repetir todos los pasos para las hojas restantes.

Haz clic en "Siguiente" después de seleccionar la hoja de cálculo.

7. Deja marcada la opción "La primera fila contiene los encabezados de columna", si ese es el caso. Si no, desmárcala y Access creará sus propios encabezados de columna.Haz clic en "Siguiente".

8. Si lo deseas, edita el tipo de campo o indica si quieres importarlo.

Si vas a importar todos los campos de una hoja de cálculo tal cual, no realices ningún cambio en esta pantalla y haz clic en "Siguiente".

Si quieres cambiar la naturaleza de alguno de los campos, haz clic en el encabezado de la columna que quieres cambiar y edita el nombre del campo, el tipo de datos o si está indexado o no. Luego haz clic en "Siguiente".

Si quieres omitir ese campo, ponle una marca al lado de "No importar campo (omitir)" y luego haz clic en "Siguiente".

9. Establece la clave principal para la base de datos.

Para lograr mejores resultados, deja que Access establezca la clave. También puedes establecer la tuya propia al escribir en el campo junto a esa opción o puedes seleccionar "Sin clave principal", el cual no te recomendamos. Haz clic en "Siguiente".

10. Escribe el nombre de la hoja en el campo "Importar a una tabla" o deja el predeterminado.

Haz clic en "Terminar" y marca la casilla "Guardar estos pasos importantes" para usar los mismos pasos en importaciones futuras.

Haz clic en "Cerrar" para crear tu base de datos.

MÉTODO 2: CON EL PROGRAMA DE BASE DE DATOS CON HOJAS DE CÁLCULO RAGIC

1. Crea una hoja de cálculo en Excel.

2. Ve a tu cuenta de Ragic (si no tienes una, créate una, que es gratis) y haz clic en el botón "Crear nueva hoja de base de datos" ubicado en la parte superior derecha para crear una nueva hoja de base de datos.

3. Ingresa el nombre de tu formulario de base de datos y recuerda marcar "Crear nueva hoja con mi archivo Excel".

4. Sube tu archivo. Ragic es compatible con archivos .xls .xlsx y .csv.

5. Determina si la primera fila es el encabezado. De ser así, Ragic determinará automáticamente cómo se asignan los datos de esta fila a sus campos para el siguiente paso.

6. Ragic determinará automáticamente el tipo de cada uno de los campos, pero puedes cambiarlos si no te gustan los sistemas predeterminados.

7. Solo haz clic en "Importar" y Ragic creará tu base de datos.

8. Ahora has creado una base de datos en línea directamente de tu hoja de cálculo de Excel en Ragic.

9. Puedes usar el motor de búsqueda de texto completo en la parte superior para buscar los registros.

10. Si no, usa la barra de búsqueda para buscar los registros con cualquier combinación de campos.

MÉTODO 3: EN PROGRAMAS DE BASES DE DATOS DIFERENTES

1. Crea una hoja de cálculo en Excel. Guarda el documento como un libro de trabajo Excel en una ubicación que puedas encontrar fácilmente más adelante.

Guarda el original como un archivo de Excel para tener una copia maestra a la mano.

2. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Guardar como". Haz clic en el menú desplegable "Tipo" y selecciona el formato de archivo que tu programa de base de datos pueda leer.

Por ejemplo, algunos programas utilizan el formato CSV (valores separados por comas) mientras que las aplicaciones basadas en web podrían usar XML. Consulta el manual de tu programa de base de datos para determinar el formato adecuado.

3. Sal de Excel y abre tu programa de base de datos.

4. Importa la hoja de cálculo en tu programa de base de datos siguiendo las instrucciones en tu manual.

(WIKIHOW, 2015)

Se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y cuáles son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es específica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables a todos los productos de bases de datos. 

La base de datos ACCESS y la hoja de cálculo EXCEL

Base de datos Accesss Hoja de cálculo Excel

Se trata de programas de Microsoft que complean un conjunto de programas de amplia utilidad para el campo administrativo y empresarial y que tembién tienen utilidad en el ámbito educativo.

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de

versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Base de datos Access

Una base de datos es un instrumento que nos permite almacenar una gran cantidad de datos para luego poder consultarlos y recuperarlos cuando lo necesitemos. Algunos ejemplos de bases de datos:

Bases de datos bibliográficas. Textos históricos Artículos Direcciones Datos de alumnos. En general, cualquier gran conjunto de datos que nos interese ordenar.

La base de datos de Microsoft se denomina ACCESS. No es muy utilizada, por lo que en este curso nos vamos a limitar a ver por encima la base de datos de ejemplo y la forma de introducir datos.

La base de datos de ejemplo, denominada NEPTUNO, nos permite ver como una base de datos completa cuenta con:

Tablas, donde se incluyen los datos. Consultas realizadas sobre esos datos: Todos los libros de Delibes, todos los alumnos con

la Geografia de 3º, etc. Los formularios son una forma más atrativa de introducir datos Los informes, macros y modulos son funciones y presentaciones avanzadas de los datos.

Para crear una base de datos, activamoa el MENÚ ARCHIVO, Nueva base de datos y Crear.

La primera operación es crear una tabla de datos (TABLAS, NUEVO), en Vista de Diseño. Nos permite dar un título a los campos (por ejemplo, autor, año, título,...) y dterminar el tipo de datos (texto, numérico...). Una vez completado el diseño, guardamos el archivo y pasamos a introducir datos, que luego podremos consultar.

Por supuesto, las funciones y posibilidades de ACCESS son mucho más amplais que las vistas en esta introducción a su manejo.

Con Access, puede:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una

intranet o Internet.

Partes de una base de datos de Access

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica:

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.

(Microsoft, 2015)

CÓMO USAR EXCEL COMO BASE DE DATOS

Mucha gente utiliza Excel como una base de datos. El Excel puede ser una forma conveniente para almacenar información como una base de datos, siempre y cuando la información no seas demasiado engorrosa para ser contenida en un formato de hoja de cálculo.

Dado que MicrosoftOffice viene con Excel, utilizar Excel como una base de datos es menos costoso que la compra de software adicional para alojar una.

CÓMO CONFIGURAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL COMO BASE DE DATOS

Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar el seguimiento.

Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre, dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila 1.

Formato de filas 1. Cambia el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos en tu base de datos. Para ello, haz clic en el número al lado de la fila 1, que pone de relieve a toda la fila. Añade su formato, como negrita, centrado y un fondo gris.

Congela la fila del encabezado. Utiliza la característica de panel de congelación por lo que los títulos aparecerán siempre en la parte superior de la base de datos. En el Excel 2007, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. Haz clic en la pestaña Vista. Haz clic en Inmovilizar paneles y luego congela la fila superior. En el Excel 2003, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. En la barra de menú, haz clic en Ventana> Inmovilizar paneles.

Escribe los datos. Utiliza una fila por cada entrada de la base de datos, introduce la información para que coincida con la información del encabezado.

Ordena los datos en la base de datos. Después de introducir la información en la base de datos, puedes ver los datos en diferentes maneras. Consulta la sección siguiente para obtener instrucciones sobre cómo ordenar los datos en una base de datos de Excel.

CÓMO ORDENAR LOS DATOS EN EXCEL 2007

Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por el apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.

Resalta los datos en la base de datos. Haz clic en la celda superior izquierda que está a la izquierda de A y por encima de 1. Esto resalta la hoja de cálculo.

Abre la ventana de Orden. Haz clic en la pestaña de Datos. A continuación, haz clic en el botón ordenar en la sección de ordenar y filtrar. Esto abre la ventana de ordenar.

Selecciona los datos que desees filtrar. En la columna, selecciona los datos que desees ordenar al lado de "Ordenar por". Si deseas incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), a continuación, selecciona el título de una segunda clasificación junto a "Luego por."

Elige el orden de clasificación. Por defecto se ordena alfabéticamente (A a Z) o de menor número a mayor. Para hacer lo contrario, selecciona de Z a A en ese orden.

Haz clic en OK. La información de la base de datos estará organizada en la forma que indicaste.

CÓMO ORDENAR LOS DATOS EN EXCEL 2003

Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.

Remarca los datos en la base de datos. Haz clic en el número 2 al lado de la fila 2 para resaltar la fila completa. Manteniendo pulsada la tecla Mayús, haz clic en el siguiente número de la última fila con datos para resaltar todos los datos sin incluir el título.

Abre la ventana Ordenar. En la barra de menú, haz clic en Datos > Ordenar.

Selecciona los datos que desees filtrar. En "Ordenar por", selecciona los datos que deseas ordenar. Si quieres incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), entonces, selecciona el título en "Después de" por una clasificación secundaria.

Elige el orden de clasificación. El valor predeterminado (Ascendente) es ordenar alfabéticamente o del menor número al más alto. Para hacer lo contrario, haz clic en el botón de radio para seleccionar Descendente.

Haz clic en OK. Los datos de la base de datos se clasificarán en la forma que tú has indicado.

(WIKIHOW, 2015)

¿QUÉ SON LAS BASES DE DATOS?

CONCEPTO DE BASE DE DATOS: Es Un conjunto o Colección de Datos, que se encuentra organizada por campos y registros, almacenados en forma de lista.

En Excel podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.

Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten manejar cómodamente grandes listas de registros. Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples.

Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado.

(Madrid)

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

CARACTERÍSTICAS

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar: Independencia lógica y física de los datos. Redundancia mínima. Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoría. Respaldo y recuperación. Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.

Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

(MESTROS DE WEB, 2007)

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

CONTROL SOBRE LA REDUNDANCIA DE DATOS:

Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos.

Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.

CONSISTENCIA DE DATOS:

Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente.

Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.

COMPARTIR DATOS:

En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.

MANTENIMIENTO DE ESTÁNDARES:

Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de acceso.

MEJORA EN LA INTEGRIDAD DE DATOS:

La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.

MEJORA EN LA SEGURIDAD:

La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.

MEJORA EN LA ACCESIBILIDAD A LOS DATOS:

Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.

MEJORA EN LA PRODUCTIVIDAD:

El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.

El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel.

MEJORA EN EL MANTENIMIENTO:

En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicación que los manejan.

Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.

Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.

AUMENTO DE LA CONCURRENCIA:

En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad.

La mayoría de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo.

MEJORA EN LOS SERVICIOS DE COPIAS DE SEGURIDAD:

Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.

En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.

DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

COMPLEJIDAD:

Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.

COSTE DEL EQUIPAMIENTO ADICIONAL:

Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.

VULNERABLE A LOS FALLOS:

El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).

TIPOS DE CAMPOS

Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:

Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin decimales” y reales “decimales”.

Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.

Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados.

Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.

Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).

Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

TIPOS DE BASE DE DATOS

Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:

MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.

PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.

Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram Entity relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.

CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES

El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:

Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.

Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.

Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.

En el siguiente ejemplo mostramos una tabla “comentarios” que contiene 4 campos.Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:

Tablas Campos Registros Lenguaje SQL

El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.A continuación veremos un ejemplo de ellos:

Mostrar: para mostrar los registros se utiliza la instrucción Select. Select * From comentarios.

Insertar: los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción Insert. Insert Into comentarios (titulo, texto, fecha) Values ('saludos', 'como esta', '22-10-2007')

Borrar: Para borrar un registro se utiliza la instrucción Delete. En este caso debemos especificar cual o cuales son los registros que queremos borrar. Es por ello necesario establecer una selección que se llevara a cabo mediante la cláusula Where. Delete From comentarios Where id='1'.

Actualizar: para actualizar los registros se utiliza la instrucción Update. Como para el caso de Delete, necesitamos especificar por medio de Where cuáles son los registros en los que queremos hacer efectivas nuestras modificaciones.

Además, tendremos que especificar cuáles son los nuevos valores de los campos que deseamos actualizar.

En Excel podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.

Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten manejar cómodamente grandes listas de registros. Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples.

Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado.

(Madrid)

ACCESS 2000

    Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos:

Crear una base de datos en blanco. Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datos existente

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Crear una base de datos en Access

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access.

Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo.

Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de características mejoradas que simplifican el proceso de creación de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de datos con anterioridad, probablemente apreciará estas características por su capacidad de agilizar el proceso de creación.

Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una descripción detallada de algunas técnicas que puede utilizar para incluir información en la nueva base de datos.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se

incluirán las tablas, formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.

Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga

clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de

archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga

clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.

5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrará una gran variedad de plantillas.

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic en Plantillas.

La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.

2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente.

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear.

Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en

Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.Si, de

momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

Importante   Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Nota   Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.

2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de

la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseño     En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a

continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

Nota   Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en

la Vista Diseño . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Crear una tabla mediante una plantilla    Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

o Para eliminar una columna    

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a

continuación, haga clic en Eliminar columna .

o Para agregar una nueva columna    

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo

campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Guarde la tabla:

o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño    Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Descripción

Tamaño del campo

Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.

FormatoEsta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Máscara de entrada

Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para

obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Valor predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado.

RequeridoEsta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla.

o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos.

3. Guarde la tabla de nuevo.

Nota   Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.

1. en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones

guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.

Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a Access, vea los vínculos de la sección Vea también.

Abrir una base de datos de Access existente

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.3. Siga uno de estos procedimientos:

o Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

o Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.

o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".

o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir    

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en.

2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.

3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base de datos.

4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de datos se

abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

Nota   Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos

recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Para obtener más información sobre cómo abrir bases de datos de Access existentes, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

Crear una plantilla personalizada en blanco

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de

datos en blanco. Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir datos, pero no crea ningún otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la próxima vez que cree una nueva base de datos, ya contendrá los objetos incluidos en la plantilla. Además de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas previamente rellenadas con datos, así como cualquier configuración especial, propiedad de base de datos o código que desee tener en todas las bases de datos nuevas.Por ejemplo, supongamos que tiene una colección de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que cree. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo. Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho. Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access 2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.

Si el formato de archivo predeterminado está configurado en el formato de Access 2000 o Access 2002-2003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 2002-2003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003.

Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa En_blanco.accdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco.

¿Cómo se cambia el formato de archivo predeterminado?

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Más frecuentes.3. En Creando bases de datos, seleccione el formato que desee en la lista desplegable

Formato de archivo predeterminado.

Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre temporal) y, a continuación, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla.

Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la plantilla y, a continuación, elimine los objetos que no desee incluir.

Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deberá guardarla en una ubicación específica.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.

2. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la plantilla.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea

una plantilla en una versión anterior) y, a continuación, haga clic en Guardar.

Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicación, los objetos de la plantilla se incluirán de forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en blanco sin plantilla.

Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access).

(Microsoft, 2015)

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Tablas: unidad donde se crea el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales.

Consultas: Definir preguntas que se formulan a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formularios: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informes: Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada paraimprimirlos.

Macros: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulos: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una Base de datos.

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona

Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Base de datos: conjunto de registros total.

(Cica)

Las bases de datos a menudo contienen varias tablas, con la información distribuida entre esas tablas. La información de las tablas puede estar relacionada. La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos: Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25 registros.

Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

(Madrid)

 Para crear una tabla sigue estos pasos:

1. Pulsa Click en el botón Nuevo situado a la derecha de la ventana Aparece una ventana con varias opciones:

Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos Vista diseño: para definir los campos y sus características Asistente para tablas: un programa nos guía automáticamente en la creación de

los campos de la tabla Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

2. Escoge la opción Vista diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

3. Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratón.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre) servirá para introducir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o números.

Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numérico, nos aseguramos que posteriormente sólo podremos introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las siguientes: 

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico: para introducir números

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características.

Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la Base de Datos. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios.

INTRODUCIR DATOS

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulación o un clic en la siguiente casilla.

Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es auto numérico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.

Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos métodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes.

CAMPOS Y REGISTROS 

Los campos representan a Las Generales características, SE Encuentra Representado Por Columnas. Ejemplo: Nombre, Apellido, Edad, Estado Civil, etc.los registros hijo los Datos Específicos de Cada campo, SE Encuentra Representado Por Filas.Example: Andrés Carrasco, de 20 años, soltero.

ESTRUCTURA O SINTAXIS

Microsoft Excel agrupa 12 funciones en la categoría BASE DE DATOS, las mismas que poseen la siguiente estructura:

Nombre_función(origen_bd;campo;condición)

En donde:origen_bd: son todos los datos incluyendo las cabeceras de la lista de datos.

 Campo: es el nombre de la columna (va entre comillas “”) o se puede indicar el número de columna. 

Condición: es el rango de las condiciones o criterios que debe cumplir incluyendo las cabeceras. Para las condiciones se puede hacer uso de los operadores AND / OR.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

BDCONTAR DCOUNT Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

El argumento campo es opcional. Si se pasa por alto,BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos quecoinciden con los criterios.

BDCONTARA DCOUNTA Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

El argumento campo es opcional. Si se pasa por alto,BDCONTARA cuenta todos los registros de la base de datosque coinciden con los criterios.

BDDESVEST DSTDEV Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDDESVESTP DSTDEVP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDEXTRAER DGET Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.

BDMAX DMAX Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDMIN DMIN Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.

BDPRODUCTO DPRODUCT Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDPROMEDIO DAVERAGE Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDSUMA DSUM Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.

BDVAR DVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDVARP DVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

(EXCELTOTAL, 2007)

CONTROL DE UNA BASE DE DATOS EN EXCEL (REGISTRAR, EDITAR, ELIMINAR): 

La mejor manera de administrar una base de datos es a través de un formulario o userform  ya que nos permite con sus diferentes opciones interactuar con la información.

(Negocios)

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

1.-Crear la Base de datos.Para crear la base de datos se debe identificar los campos, e ingresar los registros.

2.-copiar las cabeceras (campos).Después de crear la base de datos (campos y registros), se debe copiar todos los nombres de los campos a otro lugar.

3.-escribir las condiciones o criterios de búsqueda, y aplicar la función.Las condiciones o criterios de búsqueda deben ser escritas en la parte inferior de lascabeceras que fueron copiadas. (paso2).

(Molina, 2007)

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

1.- Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos se debe poner atención en las agrupaciones naturales de la información.

2: Determinar los campos de las tablas

Una vez identificadas las tablas se debe indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos.

3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.

4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos.

5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información, hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave, de esta manera evitaremos la repetición en el nombre y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo.

Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden. El haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan.

CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas.

Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

CONSULTAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. La Hoja Ordenes contiene una tabla llamada Órdenes y la Hoja.

De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

(Total)

SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos.

Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

EXCEL NO ES UN DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos

de ciertos usuarios.

(Total)

OPERACIONES SOBRE LA BASE DE DATOS

Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: 9 Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado. 9 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente.

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

(Madrid)

ORDENACIÓN DE LA BASE DE DATOS

A veces puede ser muy útil ordenar alfabéticamente, o de mayor a menor los datos de un listado. Existen dos formas de llevar a cabo esta tarea, la primera, más rápida, es también la más limitada. Siguiendo este proceso sencillo, deberemos seguir estos pasos:

Situaremos el cursor sobre cualquier celda de la columna que vamos a ordenar. Atención: Es muy importante que no selecciones esa columna, puesto que si lo haces, sólo se ordenará ella, y quedarán desligados esos datos de los demás. Recuerda, debes situar el cursor en cualquier casilla de esa columna, pero no selecciones nunca la columna entera.

A continuación, pulsaremos alguno de estos dos botones:

El primero ordenará de forma ascendente los datos, y el segundo lo hará de forma descendente. Como podrás comprobar, además de esa columna, los datos de las adyacentes también se han movido, para que las filas no pierdan relación.

El otro procedimiento que te comentá- bamos es más complejo, pero permite realizar ordenaciones imposibles con el anterior, por ejemplo, ordenar por más de una columna al mismo tiempo (tal vez deseemos ordenar los datos a partir de la columna “1er. Apellidos”, y en caso de repetidos, por la columna “2º Apellido”.

Para resolver problemas tan comunes como este, nos dirigiremos al menú Datos y la opción Ordenar.

Tenemos tres casillas para establecer diferentes criterios de ordenación alfabética. Junto a cada uno de ellos, podemos determinar que sea ascendente o descendente.

(Excel, 2000)

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Ordenado por apellidos (de la Z a la A). Para iguales apellidos, por nombres de artículos. Para iguales artículos, por fechas.

FILTRADO DE LA BASE DE DATOS

Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas

condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)

Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas).

Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se vean los registros con ese valor.

FILTROS

Para quitar todos los filtros de una vez se puede usar la opción Mostrar todo del menú Datos. Con la base de datos filtrada se puede trabajar de la misma forma que con la base de datos al completo.

Se imprimirá sólo el grupo de registros que se ven, se crearán gráficos sólo teniendo en cuenta esos registros, se ordenarán sólo ellos, etcétera.

El filtrado también sirve para extraer subconjuntos de registros de la base de datos, bien para proporcionar a otro sólo esos datos o bien para crear otra base de datos con sólo esos registros.

Aunque el subconjunto se puede obtener con Autofiltro, para esta tarea Excel proporciona un Filtro avanzado (menú Datos).

(Madrid)

FILTROS AUTOMÁTICOS

Los filtros automáticos permiten mostrar un subconjunto dentro de una lista con tan solo hacer clic en el botón del mouse. Cuando seleccionamos el comando Filtro en el menú Datos, y luego Autofiltro Excel colocará flechas desplegables directamente en los rótulos de columnas de la lista.

Si hacemos clic en una flecha aparecerá una lista con todos los elementos únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento de la lista de una columna específica, ocultará automáticamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

Situaremos el cursor en alguna celda dentro de la tabla para que la aplicación pueda identificarla. Dirigiremos el cursor al menú Datos, y dentro de éste, a la opción Filtros y Autofiltro. Hecho esto, junto a los encabezados de cada una de las columnas de datos de nuestra tabla habrá aparecido un pequeño botón con una flecha que apunta hacia abajo.

Si pulsamos cualquiera de esas flechas se desplegará un pequeño menú cuyo contenido serán los valores contenidos en esa columna una sola vez. Basta con escoger un valor de esa lista para que la tabla pase a mostrar únicamente las entradas que hacen referencia al valor seleccionado (en nuestro ejemplo hemos escogido el nombre de un vendedor).

Truco: las columnas que se encuentran filtradas tienen el botón con una flecha en su interior de color azul. Haciendo clic sobre ella, desplegando la lista, y escogiendo la opción Todas retiraremos los filtros aplicados.

Podemos combinar diferentes filtros, para ir concretando cada vez más el objeto de nuestra búsqueda, así como deshacer las cribas ya realizadas (basta con escoger la opción todas en el menú 3 – Nivel Avanzado Excel desplegable del filtro aplicado, o Mostrar todas del menú Datos-Filtros). Para cancelar el autofiltrado, basta con acudir de nuevo al menú Datos, Filtros, y quitar la marca de la opción Autofiltro haciendo clic sobre ella.

Haciendo uso de la opción Personalizar que encontramos en todos los filtros podremos establecer criterios más complejos, donde intervengan, por ejemplo, criterios de comparación, creando enunciados del estilo Mostrar todos aquellos que contengan una cifra mayor que 500.

Configurar el filtro personalizado es sencillo: en el cuadro de diálogo Personalizar seleccionaremos, primero, el criterio de comparación en el menú desplegable, y a continuación, escribiremos el valor buscado.

En las dos casillas podemos establecer otro criterio de filtrado: por ejemplo, si en la superior escogemos mostrar las filas que tengan un valor superior a 500, en la inferior podemos pedir que sean visibles las que tengan un valor inferior a 1000. Veremos las que están entre 500 y 1000. Justo entre las dos filas de criterios hay un par de botones de opción representadas por las conjunciones O e Y.

La opción Y está activada por defecto: para que una fila sea mostrada deberán cumplirse necesariamente los dos criterios de filtrado.

Si sólo una falla, no aparecerá en la lista. En cambio, si activamos la opción “O”, simplemente con que se cumpla una de las dos condiciones la fila será mostrada. Por ejemplo, podemos seleccionar que sean mostrados los que tengan escrita en la celda la palabra “Barcelona” o bien las que tengan “Girona”.

FILTRO AVANZADO

Podemos recurrir a los filtros avanzados cuando los automáticos se muestran insuficientes para resolver los problemas que se nos puedan plantear: por ejemplo, para aplicar más de dos criterios a una sola columna, o crear criterios que resulten de una fórmula, o simplemente, para copiar el listado filtrado en un lugar diferente al listado original.

Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. En su lugar, se especifica el criterio en un rango de criterios en la hoja de cálculo. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, deberemos cambiar los valores del rango de criterios y volveremos a aplicar el filtro a los datos.

(Excel, 2000)

El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de condiciones más complejas. Las condiciones se colocan en otras celdas de la hoja de cálculo, de forma que tenemos mucha más flexibilidad. Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de campos en otro lugar de la hoja: En las filas siguientes se escribirán las condiciones. En cada fila una condición alternativa (O). Dentro de la fila se pueden incluir varias condiciones necesarias (Y); basta con poner algo en varios campos.

Registros con Apellidos = Hernández Pérez Y Precio < 50 O con Artículo comenzando por CD Y Unidades > 30 Para aplicar el filtro avanzado se elige la opción en el menú Datos: Filtro avanzado Por defecto, la lista entera Celdas que contienen ¿Sin duplicados? las condiciones.

(Madrid)

Varias condiciones en una sola columna Si deseas incluir más de una condición en una columna, debem Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, deberemos insertar los criterios en filas independientes. os escribirlas en filas distintas.

AUTOFILTRO

Las listas permiten aplicar rápidamente otros filtros. Los filtros se acumulan, de forma que si estando aplicado el filtro de Apellidos seleccionamos algún Artículo, sólo se verán los registros con esos apellidos y ese artículo.

SUBTOTALES

Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios,...) para los campos de la base de datos. Primero ordenamos por el campo sobre el que queramos obtener los totales (la fecha aquí).

La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una lista. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos.

Al usar los grupos de datos elegidos, Excel automáticamente calcula los valores del subtotal y del total general, inserto y rotula las filas de totales y esquematiza la lista.

Para usar subtotales automáticos, los datos deben estar organizados en columnas rotuladas. Por ejemplo, una lista de registros de ventas puede incluir una columna llamada vendedor, que contiene nombre y una columna llamada Precio que indica el precio unitario del producto.

Antes de insertar subtotales automáticos deberemos agrupar las filas de los elementos cuyo subtotal vamos a calcular. Una manera fácil de hacerlo es ordenando la lista alfabéticamente con el comando Ordenar del menú Datos, como hemos visto en el apartado anterior.

Para calcular subtotales seguiremos el siguiente proceso: Como en los ejemplos anteriores, partimos de una sencilla hoja de cálculo con este aspecto (hay que observar que en esta hoja de cálculo los nombres de vendedores, que será el campo en función del cual crearemos los subtotales están ordenados).

Para crear los subtotales dirigiremos el cursor al menú Datos y ejecutaremos la opción Subtotales. Se abrirá un pequeño cuadro de diálogo en el que podremos configurar los siguientes parámetros:

Para cada cambio en... En esa casilla indicaremos la columna que va a servir para agrupar los subtotales. En nuestro ejemplo agruparemos las ventas en base a los vendedores que las han efectuado.

Usar la función Podemos escoger entre un amplio catálogo de funciones. En nuestro caso sumaremos. Agregar subtotal a... Finalmente indicaremos a qué campo debemos agregar el subtotal.

En el ejemplo que estamos siguiendo agregaremos el subtotal de cada vendedor al campo precio total para saber qué han vendido por separado. Este parámetro siempre deberá recoger alguna columna que contenga números.

Una vez establecidos todos estos criterios pulsaremos el botón Aceptar. Nuestra tabla cambiará de aspecto para convertirse en algo similar a esto. Para cada vendedor se calculará el importe total de sus ventas, mostrándose en negrita, y al final de la tabla aparecerá el total general de las ventas de todos ellos. Podemos cambiar la forma en que se presentan los datos.

Pulsando los botones + y – que aparecen en estos casos en la parte izquierda de la hoja de cálculo haremos aumentar o disminuir el grado de detalle de la tabla (eliminando de la pantalla las ventas individuales y dejando sólo los subtotales, por ejemplo).

(Excel, 2000)

FORMULARIOS DE DATOS

Para añadir nuevos registros o modificar los existentes de forma más cómoda. También para buscar registros fácilmente.

TABLAS DINÁMICAS

Para analizar los datos de la base de datos por dos campos a la vez. La tabla dinámica se construye con un campo para las filas y otro campo para las columnas. En la intersección el valor de otro campo numérico, el correspondiente a los otros dos. Datos= Informe de tablas y gráficos dinámicos.

GRÁFICOS DINÁMICOS

Igual que con la tabla dinámica, se pueden cambiar los campos que usa el gráfico dinámico arrastrando hacia o desde la barra de herramientas Tabla dinámica. Y se pueden establecer todas las características del gráfico de la misma forma que con cualquier otro gráfico. Al pulsar otra vez el botón del Asistente para gráficos.

(Madrid)

MANEJO DE UN ARCHIVO DE BASE DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL 2013

Describir los diferentes ordenamientos que existen para el manejo de datos en una tabla. 

Usar los diferentes filtros que existen para la extracción de datos en una tabla. Introducción. na tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados.

Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 16384 campos y 1048576 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: 

Ordenar la los registros.  Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una

tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o

por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

(EMPREMATICA , s.f.)

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que permite enumerar y categorizar información a lo largo de varias hojas dentro de un documento llamado "libro de trabajo". Además de crear listas, también puedes hacer tablas y gráficos con la información que se encuentra en la hoja.

Sin embargo, para obtener funciones de datos más avanzadas, tendrás que importar la hoja de cálculo de Excel en Access, en constructores de bases de datos como Ragic o en un programa de datos diferente.

CREAR UN MODELO DE DATOS EN EXCEL

IMPORTANTE    Está característica no está disponible en Office en equipos con Windows RT. ¿Desea saber qué versión de Office está usando?

Un modelo de datos es un nuevo método para integrar datos de varias tablas y generar de forma efectiva un origen de datos relacional en un libro de Excel.

En Excel, los modelos de datos se usan de forma transparente y proporcionan datos tabulares utilizados en tablas y gráficos dinámicos, así como en informes de Power View.

En la mayoría de los casos, ni siquiera se dará cuenta de que el modelo está ahí. En Excel, un modelo de datos aparece como una colección de tablas en una lista de campos. Para trabajar directamente con el modelo, necesitará usar el complemento PowerPivot en Microsoft Excel 2013 de Microsoft Office.

Al importar datos relacionales, se crea automáticamente un modelo cuando se seleccionan varias tablas.

1. En Excel, use Datos > Obtener datos externos para importar datos de una base de datos relacional de Access (o de otro tipo) que contiene varias tablas relacionadas.

2. Excel le solicitará que seleccione una tabla. Active Habilitar selección de varias tablas.

3. Seleccione dos o más tablas, haga clic en Siguiente y en Finalizar.

4. En Importar datos, elija la opción de visualización de datos que desee, por ejemplo, una tabla dinámica en una nueva hoja, y genere el informe.

Ahora dispone de un modelo de datos que contiene todas las tablas que importó. Como seleccionó la opción Informe de tabla dinámica, el modelo se representa en la lista de campos que utilizará para generar el informe de tabla dinámica.

¿Qué puede hacer con este modelo? Puede usarlo para crear informes de tablas dinámicas, gráficos dinámicos y Power View en el mismo libro. Puede modificarlo si agrega o quita tablas y, si usa el complemento Power Pivot, puede extender el modelo si agrega columnas calculadas, campos calculados, jerarquías y KPI.

Al crear un modelo de datos, la opción de visualización es importante. Es conveniente elegir Informe de tabla dinámica, Gráfico dinámico o Informe de Power View para la visualización de datos.

Estas opciones permiten trabajar con todas las tablas en conjunto. Si seleccionara Tabla en su lugar, cada tabla importada se colocaría en una hoja independiente.

En esta organización, se pueden usar las tablas individualmente, pero utilizar todas las tablas juntas requiere una tabla dinámica, un gráfico dinámico o un informe de Power View.

NOTAS:

• Los modelos se crean de forma implícita al importar dos o más tablas a la vez en Excel.

• Los modelos se crean explícitamente cuando se usa el complemento Power Pivot para importar datos. En el complemento, el modelo se representa en un diseño con pestañas, en el cual cada pestaña contiene datos tabulares. Consulte Obtener datos con el complemento PowerPivot para conocer los conceptos básicos de la importación de datos con una base de datos de SQL Server.

• Un modelo puede contener una tabla única. Para crear un modelo basado en solo una tabla, seleccione la tabla y haga clic en Agregar al modelo de datos en Power Pivot. Puede hacer esto si desea usar las características de Power Pivot, como conjuntos de datos filtrados, columnas calculadas, campos calculados, KPI y jerarquías.

• Las relaciones de la tabla pueden crearse automáticamente si se importan tablas relacionadas que tienen relaciones de clave principal y externa. Excel puede usar normalmente la información importada de la relación como base para las relaciones de la tabla en el modelo de datos.

• Para obtener sugerencias sobre cómo reducir el tamaño de un modelo de datos, vea Crear un modelo de datos eficiente en cuanto a memoria con Excel 2013 y el complemento PowerPivot.

• Para obtener información más detallada, vea Tutorial: Análisis de datos de tabla dinámica con un modelo de datos en Excel 2013.

(OFFICE, 2015)

LA IMPORTANCIA DE LA BASE DE DATOS

En la actualidad la recopilación de datos es fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante crecimiento de la misma.

Es importante que la base contenga ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo sus teléfonos (fijos, móviles o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal. Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos.

Las bases de datos han sido para las organizaciones una herramienta de uso indispensable, pues esta permite almacenar un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto, para así ofrecer un alto rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Las bases de datos se originaron desde mitad de los años sesenta, pero en 1970, Edgar Frank Codd propuso Un modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos y hasta el momento este ha sido el modelo que se ha mantenido.

A muchos de nosotros y organizaciones utilizamos las bases de datos, como método de encontrar información de forma más rápida y con menos riesgo de pérdidas. Entre más datos sean almacenados en una base de datos se convierte más útil; esta puede llegar a proporcionar a las personas y organizaciones el acceso de datos, donde podemos visualizar, ingresar o actualizar información.

Las bases de datos no solo proporcionan un sin número de facilidad, rapidez y actualidad en nuestra información, pues estas también nos proporcionan una cantidad de funciones con un alto nivel de ventajas a nuestro favor, como por ejemplo, una de las funciones básicas de las bases de datos es permitir el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que tanto

las personas como las organizaciones puedan tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos por este nuevo sistema.

Niveles de abstracción:

1.- En el Nivel Interno. Este esquema se especifica mediante un modelo físico y describe todos los detalles para el almacenamiento de la base de datos, así como los métodos de acceso. Es el nivel más cercano al almacenamiento físico de los datos.

Permite escribirlos tal y como están almacenados en el ordenador. En este nivel se diseñan los archivos que contienen la información, la ubicación de los mismos y su organización, es decir se crean los archivos de configuración.

2.- En el Nivel Conceptual. Este esquema oculta los detalles de las estructuras de almacenamiento y se concentra en describir entidades, atributos, relaciones, operaciones de los usuarios y restricciones. En este nivel se representan los datos que se van a utilizar sin tener en cuenta aspectos como lo que representamos en el nivel interno.

3.- En el Nivel Externo. Se describen varios esquemas externos o vistas de usuario. Cada esquema externo describe la parte de la base de datos que interesa a un grupo de usuarios determinados y ocultos a ese grupo el resto de la base de datos.

LOS TIPOS DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS

Son usuarios no sofisticados que interactúan con el sistema mediante un programa de aplicación con una interfaz de formularios, donde puede rellenar los campos apropiados del formulario. Estos usuarios pueden también simplemente leer informes generados de la base de datos.

Usuarios Sofisticados: Interactúan con el sistema sin programas escritos, usando el lenguaje de consulta de base de datos para hacer sus consultas. Los analistas que envían las consultas para explorar los datos en la base de datos entran en esta categoría, usando ellos las herramientas de procesamiento analítico en línea o herramientas de recopilación de datos.

Usuarios Especializados: Son usuarios sofisticados que escriben aplicaciones de bases de datos especializadas y adecuadas para el procesamiento de datos tradicional. Entre estas aplicaciones están los sistemas de diseño asistido por computadora, sistemas de base de conocimientos y sistemas expertos, sistemas que almacenan datos de tipos de datos complejos (como gráficos y de audio) y sistemas de modelado de entorno.

Usuario Guest: Cuando se crea una base de datos, ésta incluye de forma predeterminada un usuario guest. Los permisos concedidos al usuario guest se aplican a todos los usuarios que no disponen de una cuenta en la base de datos. No se puede quitar el usuario guest, pero se puede deshabilitar revocando su permiso CONNECT. El permiso CONNECT se puede revocar ejecutando REVOKE CONNECT FROM GUEST dentro de cualquier base de datos que no sea máster ni tempdb. Ingenuo:

Es el usuario más básico o aquel que interactúa con el sistema a través de las interfaces que proveen las aplicaciones.

Ejemplo: un cajero de un banco. Usuario Final: Es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos convertidos en información, Desarrollador de Aplicaciones: Es la persona que desarrolla los sistemas que interactúan con la Base de Datos. DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia, seguridad consistencia, redundancia, seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien se encarga de realizar el mantenimiento diario o periódico de los mantenimiento diario o periódico de los Datos.

Programadores de aplicación: son aquellos con un amplio dominio del DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos datos en el sistema.

(slideshare, 2014)

1.-- CURIOSIDAD POR INVESTIGAR LAS POSIBILIDADES DE LOS FUNCIONES PARA BASES DE  DATOS POR ENCIMA DE LAS PRESTACIONES ESTÁNDAR.

FUNCIÓN BDCONTAR (RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el recuento.

Ejemplo: BDCONTAR (A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

¿Cómo se forman las condiciones?

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).

En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculo. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

FUNCIÓN BDCONTARA(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos los registros tienen completos sus datos.

FUNCIÓN BDMAX(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el

cálculo.

rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDMAX (A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123

FUNCIÓN BDMIN(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el

cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que deben cumplir los registros

que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105

FUNCIÓN BDPRODUCTO(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el

cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200

FUNCIÓN BDPROMEDIO(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDPROMEDIO (A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33

FUNCIÓN BDSUMA(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDSUMA (A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566

FUNCIÓN BDEXTRAER(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que debe cumplir el registro

buscado.

Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.

Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automóvil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4

Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo automóvil con rentabilidad 9.

FUNCIÓN BDVAR(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es

el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33

FUNCIÓN BDVARP(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88

FUNCIÓN BDDESVEST(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el

cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10

FUNCIÓN BDDESVESTP(RANGO_DATOS;NOMBRE_CAMPO;RANGO_CRITERIOS)

Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el

cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los

registros que entran en el cálculo.

Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15

(Aulaclic, 2010)

FUNCIONES BASE DE DATOS EN EXCEL

Escribiendo las notas sobre Filtro Avanzado me acordé de un tema que parece haber caído en desuso en Excel: las funciones Base de Datos (Database Functions, DBase Functions).

Estas funciones permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Tal vez uno de los motivos de la pérdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de usar tablas dinámicas (pivot tables) y fórmulas matriciales (array formulas).

Sin embargo en la mayoría de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las fórmulas matriciales.

Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen un gran inconveniente: producen problemas de recálculo. El uso intensivo de fórmulas matriciales hace que los archivos tarden en recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.

Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común:Función BD(base_de_datos, campo ,criterios).

El argumento base_de_datos es la tabla/lista que contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos..

Las funciones base de datos son fáciles de usar, una vez que hemos entendido la sintaxis básica. Son muy flexibles y permiten hacer cálculos que con más facilidad y velocidad que las funciones matriciales

La lista completa de funciones base de datos es:

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida cn los criterios

especificados BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de

datos que coinciden con los criterios especificados BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas

seleccionadas de la base de datos BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las

entradas seleccionadas de una base de datos. BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos

que coincidan con los criterios especificados BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de

una base de datos BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas

seleccionadas de una base de datos IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica

(BLOG EXCEL EN CASTELLANO , 2007)

FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS

Esta sección trata de funciones utilizadas con datos organizados como una fila de datos para un registro.

Datos de ejemplo: En algunos de los ejemplos de descripción de las funciones se utilizarán los datos siguientes: El área A1:E10 contiene los niños invitados a la fiesta de cumpleaños de Toni. Cada entrada contiene la información siguiente: la columna A contiene el nombre; la columna B, el curso; a continuación están la edad en años, la distancia al colegio en metros y el peso en kilogramos.

La fórmula de la celda B16 es =BDCONTAR(A1:E10;A1:E10;A13:E14)

Parámetros de las funciones de base de datos:

A continuación se indican las definiciones de los parámetros de las funciones de base de datos:

Base de datos es el área de celdas que define la base de datos.

Campo de base de datos indica el campo utilizado que se utiliza como referencia, si procede, en una función de base de datos. Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

Criterios es el área de celdas que contiene los criterios de búsqueda. Si escribe varios criterios en una fila, estos se conectan con AND. Si escribe los criterios unos debajo de otros, en filas diferentes, entonces se conectan con OR. Las celdas vacías del intervalo de criterios de búsqueda se omitirán.

BDPROMEDIO

En una base de datos, BDPROMEDIO calcula el promedio del contenido de todas las celdas (campos de base de datos) en todas las filas (registros de datos) que cumplen los criterios de búsqueda empleados. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDPROMEDIO(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDCONTAR

En una base de datos, BDCONTAR calcula la cantidad de filas (registros de datos) que coinciden con los criterios de búsqueda aplicados que contengan valores numéricos.

Sintaxis BDCONTAR(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

El parámetro Campo de base de datos puede ser la base de datos entera o el número cero; sin embargo, el parámetro no se puede dejar vacío. Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDCONTARA

En una base de datos, BDCONTARA calcula el número de filas (registros de datos) que coinciden con los criterios de búsqueda empleados y contienen los valores numéricos o alfanuméricos. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDCONTARA(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDEXTRAER

En una base de datos, BDEXTRAER proporciona el contenido de una celda referenciada por los criterios de búsqueda empleados. En caso de error, la función muestra #VALOR! si no se ha detectado ninguna celda y, en caso de que haya detectado más de una, Err502. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDEXTRAER(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDMAX

En una base de datos, BDMAX devuelve el contenido máximo de una celda, eso es, de un campo de datos, en todas las filas, o registros de datos, que cumplen los criterios de búsqueda empleados. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDMAX(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDMIN

Devuelve el contenido mínimo de una celda (campo) de una base de datos que coincida con el valor buscado especificado. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis DBMIN(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDPRODUCTO

BDPRODUCTO multiplica todas las celdas de un campo de una base de datos en todas las filas (registros de datos) que cumplen los criterios de búsqueda empleados. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis DBPRODUCTO(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDDESVEST

Calcula la desviación estándar de una población a partir de una muestra, mediante el uso de las cifras de una columna de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Los registros se tratan como una muestra de los datos.

Es decir, los niños del ejemplo representan una sección transversal de todos los niños. Tenga en cuenta que no es posible obtener un resultado representativo con una muestra de menos de mil individuos. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDDESVEST(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDDESVESTP

Calcula la desviación estándar de una población a partir de todas las celdas de un área de datos que cumplan los criterios de búsqueda. Los registros del ejemplo se tratan como la población total.La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDDESVESTP (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

DSUMA

En una base de datos, DBSUMA calcula la suma de todas las celdas de un campo de base de datos en todas las filas (registros de datos) que cumplen con los criterios empleados. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDSUMA(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDVAR

Devuelve la variación para todas las celdas de un campo de base de datos en todos los registros que cumplan los criterios de búsqueda especificados. Los registros del ejemplo se tratan como una muestra de los datos. Tenga en cuenta que no es posible obtener un resultado representativo con una muestra de menos de mil individuos. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDVAR(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

BDVARP

Calcula la variación para todas las celdas de un campo de base de datos en todos los registros que cumplen los criterios de búsqueda especificados. Los registros del ejemplo se tratan como la población total. La función de búsqueda admite expresiones regulares.

Si ya se ha especificado texto, puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido por cualquier carácter.

Sintaxis BDVARP(Base de datos; Campo de base de datos; Criterios) Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su cabecera, escriba dicho nombre entre comillas.

(LOTUS, 2009)

2.- VALORACIÓN CRÍTICA DE LAS APORTACIONES DEL COMPUTADOR AL DESARROLLO DE LA SOCIEDAD Y DE SUS ASPECTOS DISCUTIBLES

APORTES A LA COMPUTACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO EN LA HISTORIA NACIONAL

Pionera en el desarrollo computacional, la Universidad de Chile a través de su Departamento de Ciencias de la Computación recordará los hitos de la Empresa Nacional de Computación, a cuatro décadas de su formación como entidad generadora de nuevas tecnologías destinadas al avance del país. La invitación a este interesante recorrido histórico es para el 18 de diciembre a las 19:00 horas en dependencias de la Facultad de Ciencia Físicas y Matemáticas.

Desde la llegada de los primeros computadores a nuestro país en 1962, el Estado, a través de sus universidades e instituciones, jugó un rol fundamental en el uso y la difusión de la tecnología computacional. 

Las primeras experiencias, y la necesidad de compartir recursos y de coordinar iniciativas, condujeron a la creación de la Empresa de Servicio de Computación en 1968. Su primer gerente general fue Efraín Friedmann, entonces Director del Departamento de Matemáticas y del Centro de Computación de la Universidad de Chile. Posteriormente, en 1970, la organización se transformó en la Empresa Nacional de Computación e Informática (ECOM).

Considerando que este año se cumplen 40 años de la creación de esta importante entidad el Departamento de Ciencias de la Computación (DCC) de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM) organizará el encuentro Historia de la Computación en Chile, con el propósito de conmemorar su aniversario, registrando colectivamente los principales hitos de los primeros años de esta empresa pionera.

El evento se realizará el jueves 18 de diciembre a las 19:00 horas en el Auditorio DCC, ubicado en Av. Blanco Encalada 2120, tercer piso.

VÍNCULOS CON EL DESARROLLO

El Profesor Juan Álvarez, Ingeniero de Ejecución en Procesamiento de la Información de la Universidad de Chile y Master en Ciencia de Computación de la Universidad de Waterloo, Canadá explicó a Uchile.online la vinculación que ha tenido nuestra Casa de Estudios en el desarrollo de la computación.

"La Universidad de Chile fue la primera institución en el país que incorporó un computador a su quehacer académico y administrativo: el ER-56, que el profesor Guillermo González trajo desde Alemania en 1962. Muy poco tiempo después se creó el Centro de Computación y en 1969 se ofreció la primera carrera profesional en el país: Ingeniería de Ejecución en Procesamiento de la Información.

Posteriormente, en 1975 se creó el Departamento de Ciencias de la Computación y el primer Magíster en el área", detalló.

Actualmente el Profesor Álvarez junto al académico Claudio Gutiérrez participan en el proyecto Historia de la Computación en Chile,orientado a "registrar los hitos y los procesos de incorporación de tecnología, ingeniería y ciencia de la disciplina de computación e informática en Chile".

El proyecto comenzó en 2007, sostuvo Juan Álvarez, y en 2008 se han agregado elementos metodológicos de investigación histórica. "Hoy se está trabajando en los orígenes de la computación en Chile, etapa que comprende desde comienzos de los sesenta hasta mediados de los setenta", comentó.

La creación de la Empresa Nacional de Computación, en 1968, fue la culminación de una serie de iniciativas de coordinación de las experiencias computacionales en las instituciones del Estado.

El Gobierno de la época nombró al entonces del Departamento de Matemáticas y del Centro de Computación de la U. de Chile Efraín Friedmann, como el primer gerente general de la entidad. Junto con él, varios académicos e ingenieros de la Universidad se trasladaron a la empresa que desarrolló una importante labor de uso y de difusión de la disciplina en los setenta, terminando sus actividades en 1990", contó el académico.

(UNIVERSIDAD DE CHILE , 2008)

EFECTOS DEL ACELERADO DESARROLLO DE LA TECNOLOGÍA SOBRE LA EDUCACIÓN

LA VISIÓN TECNOLÓGICA.

Uno de los avances tecnológicos más espectaculares de nuestra época es, sin lugar a duda, la tecnología de las comunicaciones. Esto vino a revolucionar la velocidad del intercambio de información, dando la razón (finalmente) a Marshall Mc Luhan en su anticipado concepto de la “Aldea global” aunque no gracias a la T.V. (como lo preveía), sino a las “supercarreteras de la información” y las redes mundiales (Internet, por ejemplo).

El constante cambio de las nuevas tecnologías, ha producido efectos significativos en la forma de vida, el trabajo y el modo de entender el mundo, por parte de las personas. Estas tecnologías, también están afectando a los procesos tradicionales de enseñar y aprender, es decir, están modificando profundamente conductas individuales, pautas de relación familiares y roles sociales.

Aunado a lo anterior, las aplicaciones computacionales en el ámbito educativo están teniendo un prodigioso auge y han significado un gran impacto en la construcción y oferta de herramientas para el proceso de transmisión de información, que no del proceso de enseñanza-aprendizaje, el que sigue siendo, a pesar de todo, el producto de la interacción intelectiva y emocional de personas.

La información tecnológica, como una importante área de estudio en sí misma, está afectando los métodos de enseñanza y de aprendizaje a través de todas las áreas del currículo, lo que crea expectativas y retos.

Por ejemplo, la fácil comunicación mundial, proporciona el acceso instantáneo a un vasto conjunto de datos, de modo que despierta nuestro sentido de la curiosidad y de la aventura, obligándonos, al mismo tiempo, a hacer un mayor esfuerzo de asimilación y discriminación. 

La rapidez en las comunicaciones aumenta más el acceso a las nuevas tecnologías en la casa, en el trabajo y en los centros escolares, lo cual significa que el aprendizaje pasa a ser una actividad real de carácter permanente, en la que el recorrido del cambio tecnológico, fuerza a una evaluación constante del mismo proceso de aprendizaje.

LAS TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN (TIC’S) EN LA EDUCACIÓN Y EN LA FORMACIÓN.

El uso de las tecnologías de la comunicación, como el correo electrónico, el fax, la computadora y la videoconferencia, además de los servicios prestados por los satélites, reduce las barreras del espacio y del tiempo.

El uso de esas tecnologías, va en aumento y ahora es posible conjuntar a una audiencia muy dispersa, con videos y audios, así como obtener otros datos, por medio de los cuales se pueden evaluar los trabajos de los alumnos.

En el futuro próximo, es probable que en video de doble banda se pueda transmitir información por todas las redes terrestres.

Las escuelas, cada vez usan más medios como Internet, a través del cual pueden conectarse, por ejemplo, con un computadora de la National Aeronautics and Space Administration (NASA) en

Florida y obtener información actualizada sobre la exploración en el espacio, bien en texto, bien en imagen fija o video.

Quienes aprenden, deben considerar a las computadoras, como un herramental que puede utilizar en todos los aspectos de sus estudios. En particular, las nuevas tecnologías multimedia coadyuvan en la comulación de ideas, para describir objetos y para procesar, de manera eficiente y muy rápida, otras informaciones en su trabajo.

Esto les exige seleccionar el mejor medio para trasladar su mensaje, para estructurar la información de una manera ordenada y para relacionar información, que permita la producción de un documento multidimensional.

Además de ser un tema en sí mismo, las nuevas tecnologías tienen incidencia sobre la mayor parte de las áreas del conocimiento. En las ciencias se usan computadoras con sensores para ordenar y manejar los datos; para realizar modelos en las matemáticas, la geometría y el álgebra; en el diseño y en la tecnología, los computadoras son fundamentales en los niveles de la premanufactura; en las lenguas modernas, las comunicaciones electrónicas dan acceso a las retransmisiones extranjeras y otros materiales, y en la música la computadora permite a los alumnos componer y estudiar, sin tener que aprender a tocar los instrumentos tradicionales.

Para quienes requieren atenciones educativas especiales, proporciona el acceso a los materiales más útiles y permite a los estudiantes, a pesar de sus dificultades, expresar sus pensamientos en palabras, dibujos y actividades.

LÍNEAS FUTURAS EN LA TECNOLOGÍA Y EN EL APRENDIZAJE

Los radicales desarrollos tecnológicos en la miniaturización, las comunicaciones electrónicas y los multimedia, confirman la promesa de convertir a las computadoras en algo cercano, verdaderamente personal y móvil.

El paso a la tecnología digital, está eliminando las barreras entre la difusión, las publicaciones y el teléfono, al hacer que todos estos medios, sean accesibles, gracias a los programas de computadora y de las televisiones. Estos desarrollos, no sólo darán a los estudiantes acceso a amplias bibliotecas y recursos multimedia, sino también, el acceso directo a tutores y a los fenómenos naturales en todo el mundo, en tiempo real.

La creciente renovación y disponibilidad de la tecnología en las escuelas, dicen los diseñadores y aplicadores de TIC’s, permitirá una enseñanza más individualizada, lo que provocará muchas consecuencias en el sistema educativo.

Dado que la tecnología proporciona un fácil acceso de los estudiantes a los materiales previamente preparados por los profesores, el papel del profesor, pasará a ser más el de un mentor o animador del aprendizaje y no sólo la fuente de los conocimientos. El acceso de los estudiantes a la información, hará que la orientación y la evaluación, pasen a ser procesos más positivos y cercanos, gracias al uso de este tipo de herramientas.

Puesto que dicha tecnología, puede ayudar a los estudiantes a trabajar en diferentes niveles y contenidos, se podrán atender mejor los aprendizajes diferenciados, lo que permitirá desarrollar las capacidades individuales de todos y cada uno de los alumnos. La simplicidad y rigor de la tecnología, para evaluar continuamente los avances de los estudiantes individualmente, permitirá al sistema medir la calidad del aprendizaje real.

El uso de la tecnología, para proporcionar acceso a la información y al monitor, así como la posibilidad de evaluar el aprendizaje, significa que éste puede realizarse en cualquier momento y lugar. El desarrollo en la tecnología de la comunicación y el incremento en la práctica personal de la tecnología, permitirán que lo aprendido en las escuelas, se integre con lo que se aprende en cualquier otro lugar.

Se asiste, en la actualidad, a una autodenominada “revolución tecnológica”, en la que se producen cambios rápidos y bruscos, en la forma como la gente vive, trabaja y se divierte. Como el ritmo del avance tecnológico, no parece que vaya a frenarse, pareciese que el reto está en aprender a adaptarse a los cambios con el mínimo de esfuerzo físico o mental y, para conseguirlo, los sistemas de aprendizaje y aquellos que los manejan deben preparar a las personas a trabajar con las nuevas tecnologías, con seguridad y de forma adecuada y a superar, con solvencia, los cambios constantes en las nuevas formas de trabajar, haciendo del aprendizaje un proceso natural permanente.

Sin embargo, este “esfuerzo de ajuste”, tiene otras implicaciones, muchas de ellas realmente graves. Es indiscutible que cada ser humano posee sus propios ritmos para el aprendizaje, dado que éste no es lineal, sino que obedece a una compleja red de factores internos y externos al individuo, es decir, es un proceso dialéctico.

ACERCA DE INTERNET Y LA VIRTUALIDAD.

La vida cotidiana, se está viendo cada vez más orillada hacia lo virtual, como si este espacio fuese propio para la acción y la interacción, es decir, lo virtual, busca reproducir la experiencia de lo real e, incluso, pareciese que la tendencia se mueve hacia la sustitución de la realidad y no sólo a su reproducción.

Lo virtual, sin embargo, puede al mismo tiempo, hacer perder lo concreto y la materialidad de lo real; es decir, la recreación de lo real en lo virtual desvirtúa, con frecuencia, a la propia realidad.

Lo virtual no siempre ofrece alteridad y, como consecuencia, tampoco deja lugar a la singularidad del individuo. Además, resulta en una paradoja que la ciencia, anclada a la tecnología, en su afán de llegar al conocimiento verdadero, es decir verídico y verificable, no hace otra cosa que reinventar, o mejor dicho, “virtualizar“ la realidad.

Dicho sea en otros términos, el rigor científico se recrea y se pierde, al mismo tiempo, debido a la constante reinvención de realidades alternas, que pretenden explicar la realidad de manera virtual.

Es bien sencillo deducir de lo hasta aquí expuesto, que ello trae aparejado un cambio de mentalidad y de actitud en los involucrados (profesores, alumnos, administrativos, personal de apoyo, padres de familia y vecinos, etc.).

De cierto modo, podemos decir que implica la adopción de una visión inversa, es decir, ya no concebir la generación de conocimientos con una base de sustento en una realidad inexistente y de manera idealizada sino, por el contrario, convertir la escuela en una estructura abierta y permeable, en la que fluyan las “altas y bajas mareas” del conjunto de las cotidianas relaciones sociales.

Los amantes del Internet y, en sentido genérico, de la vida virtual, se auguran a ellos mismos que, dentro de no mucho tiempo, el ser humano tendrá la posibilidad de vivir en el vasto y cada vez más denso mundo de la tecnología virtual, es decir, en el llamado ciberespacio, tal y como si se tratase de un océano, en el que podrá navegar con libertad absoluta.

En tal sentido, Michel Serres (“Atlas”. Madrid, Esp. Cátedra) dice que la ciencia y la técnica, en esta óptica, se ocupan más bien de las posibilidades tecnológicas, incluso con una visión prospectivista, añadiríamos nosotros, que de la realidad concreta misma.

Finalmente, este movimiento tecnológico o tecno-científico, en relación con su plano “natural” de expresión, o sea, la esfera de lo virtual, contiene una surte de “metavirtualidad” (de acuerdo con la definición de José de Jesús Hernández Velasco, investigador de la U. Autónoma de Querétaro, Méx. Mayo del 2006 en “La metavirtualidad de la realidad virtual”. www.odiseo.com.mx), en el sentido de poseer una intención intelectual, es decir, conlleva una intencionalidad ideológica y una intencionalidad política estructuradas, deliberadas y con fines de ejercer un control sobre las personas, que trasciende el, aparentemente neutro, plano de expresión y de actuación de la posesión y uso de instrumentos tecnológicos sofisticados.

La sociedad global y su pretenciosa carrera, en pos de la apropiación y control de la información y el conocimiento, en tanto medio de poder, desvirtúa y tuerce el camino de la educación, que debe respeto a la integralidad del ser humano como individuo, aún en el medio del o los colectivos en que se desenvuelve y pervierte las jerarquías y prioridades, asignando a la tecnología, alcances y virtudes que no le corresponden.

Asimismo, una postura crítica, implica el poder definir de manera sencilla, pero clara, en qué estriba la diferencia entre la mera transmisión-recepción de información (caso típico del uso de Internet y medios similares) y el real procesamiento de la misma para transformarla en conocimiento.

Desde este punto de vista, se hace necesario precisar ciertos conceptos básicos.

a) El individuo se caracteriza por la singularidad de sus procesos internos, es decir, “aprende” en tiempo, ritmo, fondo y forma diferente a los demás.

b) Cada individuo, en tanto parte de una organización socialmente determinada, influye y es influido por ella en su percepción gnoseológica y axiológica del conocimiento en general, en grados variables y con matices difícilmente identificables.

c) El desarrollo tecnológico de sistemas de almacenaje y de transmisión de la información, implican un creciente esfuerzo de ajuste del individuo ante la complejidad cuantitativa y la reducción cualitativa correspondiente, para realizar la transferencia interna de la información recibida hacia la estructuración de nuevos conocimientos.

Si estamos de acuerdo con lo anterior, la introyección aleatoria e indiscriminada de información, sin que el individuo pueda tener el control, tanto de entrada, como de distribución y de clasificación primaria de la misma, estará dando por resultado un “aprendizaje” falto de coherencia (tanto formal, como estructural) y, desde este punto de vista, carente de significación.

En este sentido, la caracterización cualitativa del proceso enseñanza-aprendizaje recae, en la adquisición/desarrollo de habilidades diversificadoras y selectivas del aprendizaje. 

Para ejemplificar, podemos decir que, finalmente, el fenómeno llamado aprendizaje ocurre sólo cuando el individuo ha hecho un esfuerzo de ajuste, es decir, cuando ha realizado una transferencia de la información recibida hacia su estructuración significativa.

Este proceso, ocurre cuando un grupo de individuos interactúan en función de intereses comunes o, al menos, afines y el producto de tal intercambio, será el conocimiento socializado.

LA REALIDAD DE LA VIRTUALIDAD.

 Un hecho incontrovertible es que, gracias a la tecnología de la información, se plantea un modo diferente de percibirnos a nosotros mismos, desde y a través de instrumentos electrónicos. De la mano con este cambio de percepción, viene todo un discurso de poder (político, económico, cultural, social y, por supuesto, educativo), como parte fundamental de la posmodernidad, que impulsa y explica la aparente inevitabilidad de la globalización, es decir, tal como la conciben los globalizadores.

Parte de esta concepción del mundo, se aparta de la visión economicista imperante hasta ahora del mundo, es decir, la centenaria lucha entre el trabajo y el capital, para pasar a una nueva economía de la fuerza intelectual, traducida a su materialización tecnológica.

Al respecto, el binomio poder/saber, aparentemente, se funde en una unidad indisoluble y, en la conjunción del conocimiento y la información, surge una tendenciosa y supuesta posesión de la verdad, que conjuga una infinidad de intereses de todo tipo, (creados e impulsados por los globalizadores, claro) y se soslaya, de manera igualmente deliberada, el interés primordial por excelencia: propiciar una humanidad más humana, que busque un profundo respeto por la construcción de sí mismo y de los otros, de manera integral, solidaria y armoniosa. Dicho de otro modo, la construcción del hombre nuevo.

Para entrar en ello, cabe hacerse una serie de preguntas para la reflexión y, quizá, las primeras serían algo así como: ¿Realmente sabemos los educadores, qué terreno estamos pisando, en relación con las aplicaciones tecnológicas en la educación?, ¿Existe, entre los maestros, la preocupación por no reproducir ciertos discursos, encaminados a la “construcción” de un determinado tipo de persona, es decir, que se corresponde con ciertos intereses de las clases dominantes en el poder?

Para un buen número de maestros, puede resultar evidente observar que el “nuevo” estandarte de la práctica educativa actual, es el uso cada vez más extenso de las TIC’s, particularmente el Internet; en ese hilo de ideas, también puede ser relativamente fácil deducir que, de ahí provienen, un gran número de problemas, como son la simple descarga de información, el “empacado” y distribución de conocimientos o la poca o nula interacción personal, entre muchos otros. 

Lo que no resulta tan evidente, es evitar caer en la trampa de la simplificación del problema, es decir, la influencia de la informática que, en su conjunto, no se reduce al “hardware” y al “software” de la computadora, o sea, a la parte que de manera superficial provoca la “tecnologización” y la “virtualización” de la educación.

La dificultad tampoco se encuentra en los cientos de millones de páginas “almacenadas” en la Web, es más, ni siquiera se ubica en la dependencia cibernética, que trae consigo el fenómeno telemático en general, con todo y los trastornos de personalidad o de deterioro de las relaciones familiares y sociales que implica. 

No. Internet es, ante todo, un instrumento de dominación y de poder, así como de regulación deliberada de personalidades. Aquí se pierden no solamente la intimidad y la privacidad, al configurarse como un verdadero instrumento ideológico, o mejor dicho, en el vehículo de transmisión de una ideología determinada, orientada a la construcción de un tipo determinado de personalidad, un ser humano que se construye en función de un modelo o patrón establecido de antemano, que conviene a los intereses de los que detentan el poder económico, sí, pero también el intelectual: Los globalizadores.

LOS EFECTOS EN LA SOCIEDAD.

En el campo educativo, de manera específica, el uso del Internet, además de proveer información, de agilizar la comunicación y de prestar innegables servicios pedagógicos, se erige como un ente

que modela el comportamiento, afectivo e intelectual, de las personas y se arroga y usurpa, de modo grosero, el papel de ordenador de la experiencia de la construcción de sí mismo del ser humano, tal vez la experiencia (antes exclusivamente humana) por excelencia.

En este sentido, se puede hablar de que la “realidad virtual” puede, quizá, allanar el camino de la autogestión y autoformación de la persona, pero bien puede, por el contrario, convertirse en un obstáculo infranqueable para nuestra formación autonómica.

La “realidad virtual”, nos permite acceder o conocer ciertas representaciones de realidades ajenas y lejanas que, por nuestros medios o nuestros sentidos, no podríamos jamás alcanzar, sin embargo, también nos puede orillar a una pasividad constante, que nos evade de los avatares de la lucha cotidiana por la construcción de sí y para sí, al mismo tiempo que sirve como agente desactivador de la movilización colectiva.

Una parte importante de la visión que, del mundo nos impone la globalidad, es la idea fija de que vivimos en una nueva era, la “era del conocimiento”, sin embargo estamos viviendo en una era de tráfico vertiginoso de INFORMACIÓN.

En nuestras desiguales sociedades, existen personas de las clases dominantes, que tienen más fácil acceso a los medios de información de alta tecnología que, sin embargo, son solamente eso: medios de información, no de conocimiento y ahí existe una enorme diferencia.

El ámbito educativo es, literalmente, tomado por asalto, en tanto área fundamental en la que se suscitan respuestas críticas a las tendencias neoliberales de la educación actual y, es claro, que se puede o, incluso, se debe pensar con, sin, gracias o a pesar del Internet, siempre que se formule la experiencia humana de manera crítica y responsable de sí y comprometerse, al mismo tiempo, con el conocimiento liberador y desenajenante y desarrollar la capacidad de elección del uso/abandono oportuno de tal tecnología o, al menos, de sus aspectos más obscuros.

El núcleo significante de esta visión, estriba en fomentar que el individuo pueda desarrollar ciertas habilidades complementarias para el aprendizaje, de tal manera que pueda contar con un bagaje multifactorial y plurifuncional, que le permita ser capaz de una mayor selectividad en la información que le interesa introyectar, así como una mejor dosificación y jerarquización de lo que realmente desea transformar en nuevos conocimientos, minimizando la resistencia al cambio y manejando adecuadamente la tensión que el proceso conlleva intrínsecamente.

Esto sólo es factible, con la presencia física, interactuante (por tanto, simultánea) con uno o más profesores, en su nuevo papel de facilitadores del proceso y, por supuesto, con más individuos que comparten intereses, anhelos y expectativas afines.

Este proceso, solamente puede llevarse a cabo en un ambiente propicia para el constante intercambio de vivencias y experiencias, realizadas de manera interpersonal, conciente y profundamente crítica.

En efecto, la mal llamada “Sociedad del Conocimiento”, es una manifestación de carácter ideológico, que promueve la visión utilitarista acerca del saber, entendido este, en función de los intereses de los globalizadores, los que traducen y simplifican las categorías del conocimiento a solamente si les es útil o si es funcional y si se corresponde con sus intereses.

Dicho de otra manera, para ellos el saber sólo es útil si beneficia a la economía y subordina la educación, en su conjunto, a las prácticas empresariales. La aculturación que ha venido imponiendo la globalización, vista desde la óptica neoliberal, ha ido modificando la conciencia de lo que somos y la memoria de lo que hemos sido, así como los límites de lo que definimos como deseable y posible, de manera conciente y crítica, para evitar caer en las garras de los que, como

se menciona en líneas anteriores, prefiguran la educación como un juego de complicidades del mercado, puestas en el escenario cibernético del Internet y del que cada vez más somos meros espectadores pasivos o actores inconscientes.

El sistema de pensamiento integral y crítico, que implica las dimensiones ética y política y que engloba al conocimiento científico debe, por supuesto, seguir buscando explicaciones, pero habría que agregarle el conocimiento cultural, que busca significados.

LAS TIC’s Y EL DESARROLLO SOCIAL AUTÓNOMO.

Como colofón, debemos decir que habría que revisar, con mucho detenimiento, el aspecto moral y ético de la exposición deliberada e indiscriminada de la sociedad, al avasallador trasfondo mercantil y utilitarista de las TIC’s, (no sólo, pero especialmente al Internet), como pretenden los sectores más conservadores de nuestra sociedad, dado que, en este ámbito, es decir, en la esfera de lo social, el gobierno ha emprendido, en contra de las organizaciones sociales populares, por ejemplo, de un lado, métodos convencionales de represión (desarraigos forzados, descomposición del tejido social de las comunidades y su aislamiento, el permanente hostigamiento hacia éstas por medio de grupos de paramilitares protegidos, etc.) y, por otro, con una intensa y agresiva campaña mediática de control de la información, de alianzas perversas con los dueños de loos medios de comunicación ( es decir, de los detentadores y administradores globales de las TIC’s), empero, han ido encontrándose con su contraparte, en las formas tradicionales de resistencia activa y pasiva de, entre otras organizaciones, de la Asociación Popular de los Pueblos de Oaxaca (APPO), de los pobladores de Sn. Salvador Atenco y del movimiento indígena de Chiapas, por citar sólo algunos (dispersión de los focos de oposición armada, mimetización con la población civil, conformación de sólidas bases de apoyo dentro y fuera de los perímetros de acoso, etc.) y, sobre todo, el imaginativo manejo, a través de los más modernos medios de comunicación, del inteligente discurso de lucha del neozapatismo, que le ha atraído el apoyo y simpatía generalizados, particularmente en el ámbito internacional.

Estos y otros factores, han impedido, hasta ahora, una salida de fuerza (de “fuerza letal”, dirían los militares). La disyuntiva parece aclararse; no es estar en contra del uso de las TIC’s, sino de este uso de las mismas.

El peligro de fondo que significan, tanto el neozapatismo, como las diversas formas de resistencia civil de diferentes organizaciones sociales para el régimen, es el hecho de que, al igual que el zapatismo de principios del siglo XX, más allá del justo reclamo popular por fraude electoral del 2006, por el reconocimiento pleno a los derechos fundamentales, a la libre determinación y a la autonomía, las organizaciones sociales (entre ellos, el neozapatismo, desde luego) del nuevo milenio está construyendo nuevas estructuras sociales que, partiendo de la recomposición del tejido social tradicional con la incorporación de nuevas formas de convivencia comunal y, sin apartarse de sus estructuras ancestrales originarias, están edificando una sociedad igualitaria desde abajo y prueba de ello, es que se han dado a la tarea de forjar un sistema educativo propio. 

Esto demuestra, de manera indirecta, que las nuevas estructuras autonómicas y sus formas autogestivas de gobierno y convivencia social, están lo suficientemente desarrolladas en su concepción y maduras en su concreción como para pasar a la fase de sustentabilidad y reproducción. En este sentido, se fundamentan nuevos y más amplios espacios sociales, particularmente para la atención a la propia niñez, con estricto respeto a los derechos individuales de las niñas y los niños, dentro del marco de lo colectivo.

Muestra de lo anterior, es la reciente creación, en zonas de influencia neozapatista en Chiapas, de "Los Caracoles", espacios que, en total apego a la evolución de sus bases de apoyo, se han ido arraigando como focos estratégicos de divulgación y diseminación de formas innovadoras de

convivencia entre las comunidades  indígenas, dotadas de estrategias para el desarrollo en claro estado de maduración.

En resumidas cuentas, no están, las comunidades indígenas pugnando por acceder a los “beneficios de la red”, sino por utilizarlo en su favor en la construcción del tejido social y su entramado político. Para lograr esto, es necesario, poseer la necesaria claridad ideológica y el compromiso profundo, por comprender y hacer comprender a los demás las maneras y los modos de defender sus causas. La educación toma, entonces y una justeza dimensional impresionante.

No basta con que su escolaridad, con todo y sus insuficiencias y carencias, sea obligatoria, sino que, además, adquiere la dimensión de la conciencia liberadora, junto con el conocimiento útil, construido y reconstruido en el seno de las familias y las comunidades.

Desde este punto de vista, es realmente difícil pensar en la existencia de una sociedad del futuro mejor que la actual, gracias solamente al impulso de la tecnología y al desarrollo de las innovaciones producto de la ciencia y la ingeniería, si antes no nos detenemos a reflexionar cómo debe ser la sociedad a la que aspiramos y qué debemos hacer para edificarla, es decir, una sociedad justa, igualitaria y verdaderamente democrática, en una nación libre, independiente y soberana, más allá de las consideraciones de los globalizadores y de su visión única del mundo.

(REVISTA ODISEO, 2008)

LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO: LAS TIC, SU INFLUENCIA SOCIAL:

Hoy por hoy la sociedad, la nuestra, se  caracterizada por el uso generalizado de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en todas las actividades humanas y por una fuerte tendencia a la mundialización económica y cultural (ver exige de todos los ciudadanos nuevas competencias personales, sociales y profesionales para poder afrontar los continuos cambios que imponen en todos los ámbitos los rápidos avances de la Ciencia y la nueva “economía global”.

El impacto que conlleva el nuevo marco globalizado del mundo actual y sus omnipresentes, imprescindibles y poderosas herramientas TIC, está induciendo una profunda revolución en todos los ámbitos sociales que afecta también, y muy especialmente, al mundo educativo.

Estamos ante una nueva cultura que supone nuevas formas de ver y entender el mundo que nos rodea, que ofrece nuevos sistemas de comunicación interpersonal de alcance universal e informa de “todo”, que proporciona medios para viajar con rapidez a cualquier lugar e instrumentos tecnificados para realizar nuestros trabajos, y que presenta nuevos valores y normas de comportamiento. Obviamente todo ello tiene una fuerte repercusión en el ámbito educativo:

Ante la efervescente y cambiante sociedad actual, las necesidades de formación de los ciudadanos se prolongan más allá de los primeros estudios profesionalizadores y se extienden a lo largo de toda su vida.

La formación continua resulta cada vez más imprescindible, tanto por las exigencias derivadas de los cambios en los entornos laborales como también para hacer frente a los cambios que se producen en los propios entornos domésticos y de ocio.

Crece la importancia de la educación informal a través de los medios de comunicación social y muy especialmente Internet. Aunque los conocimientos adquiridos ocasionalmente a través de estos medios muchas veces resultan desestructurados y poco precisos, la cantidad de tiempo que las personas les dedican y las infinitas posibilidades de acceso a atractivas informaciones multimedia

que proporcionan (periódicos y revistas, películas, programas TV, informativos de actualidad, reportajes, todo tipo de páginas web, juegos…) hacen de ellos una de las principales fuentes de información y formación de los ciudadanos.Todo se revisa, todo cambia: los objetivos y los programas de las instituciones formativas (que entre otras cosas incluye la alfabetización digital), las infraestructuras físicas y tecnológicas, la organización y gestión de los centros, los materiales formativos y las metodologías que se utilizan… Se va perfilando un nuevo modelo de escuela y de instituciones formativas en general.

Aparecen nuevos entornos formativos en el ciberespacio, que liberan a los estudiantes y profesores de la exigencia de coincidencia en el tiempo y en el espacio, y facilitan así el acceso a la formación en cualquier circunstancia a lo largo de toda la vida. Los nuevos sistemas de formación on-line (aprovechando los recursos informáticos y el ciberespacio) mejoran con mucho las prestaciones de la enseñanza a distancia tradicional, que solamente disponía del correo, el teléfono y la radiotelevisión como canales de comunicación y difusión de los recursos didácticos audiovisuales y en papel.

(Sociedad del conocimiento, s.f.)

TEMA 10: CONSTRUCCIÓN EN FORMATO TABLA O FORMULARIO DE UNA BASE DE DATOS

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un

informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Una persona imaginándose un informe de inventario de productos

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Elementos de información escritos a mano y agrupados en temas

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Lista de elementos de información durante el proceso de diseño

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede elegir la clave principal de cada tabla.

Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves

principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

Crear relaciones entre las tablas. Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.

¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas, Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre, PVP, Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

(microsoft, 2015)

CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo. 

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:

histogramas

curvas

cuadros de sectores

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

(kioskea.net)

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado. Hoja de cálculo. (Cont.) La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la información es un área de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un número determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo. El programa EXCEL. Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software más utilizado en cuanto a hoja de cálculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro, Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolución de la informática y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interacción entre sus diferentes aplicaciones, pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo, o introducir imágenes, crear gráficos y hasta insertar hipervínculos. Elementos básicos. • Hoja y libro. La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo, como ya hemos dicho.

En el caso de Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256 columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV. Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3 hojas por libro, pero eso no impide que podamos reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro, según las necesidades e inclusive darle un nombre determinado o cambiárselo. Barra de títulos Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de

abrir, aparecerá Libro 1. A la derecha aparece la opción de minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar ventana, que son los típicos del Windows. Cuando se trabaja con otras aplicaciones puede resultar muy útil reducir el tamaño de la ventana a una ventana flotante, ya que se puede variar su tamaño y no ocupa toda la pantalla Barra de menús Situada debajo de la barra de títulos. Contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?).

Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar. Barra de herramientas o iconos. En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen botones que proporcionan un acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente. Cuando se ejecuta por primera vez este software se visualizan, bajo la barra de menús, la barra de herramientas estándar y la barra de herramientas formato. Barra de herramientas estándar: contiene botones con las opciones más utilizadas para manejar los archivos, imprimirlos, etc. Barra de herramientas formato: Contiene los botones para elegir el tipo de fuente, tamaño, tipo de letra, alineación, bordes y sombreados, etc. Barra de fórmulas. Está situada bajo la de formato, es la barra donde se van a editar los datos introducidos en la hoja de cálculo. En caso de que no se visualice esta barra, se activará desde VER/BARRA DE FORMULAS.

Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de referencia que recoge la dirección de la celda u objeto activo; botón con la flecha hacia abajo, que abre la lista con los nombres asignados a celdas o grupos de celdas (rangos). Barra de fórmulas (Cont.) Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos primeros solo se muestran si se están introduciendo o modificando datos. El botón cancelar (x) que se utiliza para anular los datos introducidos. El botón introducir (√ ) que se utiliza para aceptar la entrada.

El botón introducir/modificar fórmula (=) que sirve para acceder a la paleta de fórmulas que asiste al usuario en la construcción de las mismas. El cuadro de edición, que muestra el contenido de la celda activa con independencia de su formato.

Área de trabajo de la hoja de cálculo. Es la zona que va a contener los modelos de hojas de cálculo, que incluye la ventana de edición de los libros de trabajo, la cual contendrá, a su vez, diferentes hojas de cálculo, gráficos, etc. Para activar una hoja basta pulsar sobre su pestaña y la hoja pasará a primer plano (hoja activa) apareciendo en la etiqueta de su pestaña su nombre en negrita. Barra de estado. Está situada en la parte inferior de la pantalla de edición, muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Si no se visualiza esta barra, se activará desde la orden VER/BARRA DE ESTADO. En esta barra aparecen tres áreas diferentes: Área modo de trabajo: que muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular).

Área de autocalcular: muestra cuando se tiene seleccionada más de dos celdas (y al menos dos de ellas con algún valor) la suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre varias opciones (pulsando el botón derecho del ratón encima). Área de estado del teclado: indica si determinadas teclas están o no activadas. Por ejemplo, aparecerá el letrero NUM cuando se activa la tecla de números; MAY, cuando esté activada la tecla de mayúsculas, etc. Terminología utilizada "Hacer click: pulsar una vez el botón izquierdo del ratón "Doble click: pulsar dos veces seguidas y rápidamente el botón izquierdo del ratón. “Editar: Hacer cambios, correcciones, etc. Se utiliza en relación a los comandos de edición. "Configurar: Se refiere al ajuste de funciones del programa y el uso de periféricos. Ej. Configurar páginas, configurar impresora, scanner, etc.

(Nacimiento)

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras, estadísticas, contables entre otras.¿Cómo diseñar una base de datos? Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos, es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir, no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

(Mera Callejas, 2011)

LA HOJA DE CALCULO EXCEL.

La Hoja de calculo es un programa de uso común por parte de matemáticos, economistas, etc. pero también nos sirve a nosotros, aunque hay que hacer una observación importante: es una herramienta realmente potente y compleja. Por este motivo, aquí vamos a ver exclusivamente las funciones imprescindibles para su uso en Geografía e Historia.

Ejemplo 1. CLIMOGRAMAS.

Cuando abrimos EXCEL, nos encontramos con una inmensa tabla de datos dividida en filas y columnas. De momento, vamos a incluir una tabla de datos de precpitaciones y temperaturas, de la siguiente forma: en A1, tecleamos meses; en B1, temperaturas y en C1 precipitaciones y, a contnuación los datos.

Para hallar la media de las temperaturas, nos situamos en B14 y activamos el MENÚ INSERTAR - FUNCIÖN - PROMEDIO y ACEPTAR. El resultado debe ser:17,7666667.

Para hallar la suma de las precipitaciones, nos situamos en C 14 y activamos el MENÚ INSERTAR - FUNCIÖN - SUMA. El resultado es 451.

A continuación, vamos a hacer un climograma. La forma más sencilla y rápida es la siguiente:

1º. Seleccionamos, arrastrando con el ratón los datos de la tabla, excepto las medias que acabamos de hallar.

2º. Activamos el MENÜ INSERTAR GRÁFICO y vamos a TIPOS PERSONALIZADOS. Seleccionamos LÍNEAS Y COLUMNAS 2. Aceptamos las opciones del Asistente de Gráficos con SIGUIENTE y TERMINAR.En la fase 3, podemos poner título al climograma y a los ejes y tamién indicar si queremos que aparezcan los datos.

3º. La opción por defecto de EXCEL no respeta la proporción 1T=2P. Para modificar esta opción, ns situamos encima de uno de los ejes, por ejemplo el IZQUIERDO de TEMPERATURAS y pulsamos el botón derecho del ratón para activar el MENÜ de FORMATO DE EJES. Activamos Escala y señalamos un valor máximo correspondiente a la mitad del máximo de precipitaciones. En este caso, el valor máximo de precipitaciones es 120, por lo que debemos fijar como valor máximo de temperaturas 60.

Un posible resultado final es:

Este gráfico se puede copiar a otra aplicación, modificar, etc. El comentario del gráfico haría referencia a distribución de las estaciones, oscilación térmica, etc.

Se pueden realizar otros gráficos con la opción LÍNEAS Y COLUMNAS 1. En este caso, sólo tenemos un eje de datos por lo que obtenemos un gráfico con 1T=1P. Pueden obtenerse calculos y gráficos de todo tipo lineales, de barras, circulares a partir de datos demográficos y estadísticos

Ejemplos:

Gráficos circulares o de sectores ("quesitos") a partir de la distribunción de la población por grupos de edad o sectores económicos

Gráficos lineales de evolución de la población. Gráficos de barras con la evolución de una variante a lo largo del tiempo, etc.

Más información: Manual de Excel en la carpeta MANUALES archivos "excelbasico.zip" y "excel.zip" (comprimidos)

(González Alonso)

Opciones generales de excelPuedes cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo que aparecen al abrir un libro de Excel. Para acceder a esta configuración, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en la pestaña  Archivo. Recuerda que  es la única de color verde.

Paso 2:

Posteriormente, pulsa el botón Opciones que se encuentra un poco más abajo.

Paso 3:

Ahora, en la casilla ubicada junto al item Incluir este número de hojas, escribe una cantidad de hojas de cálculo que deseas que aparezcan.

Insertar, cambiar el nombre y eliminar hojas

Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2010, debes realizar procedimientos muy sencillos.

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las fichas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:

Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:

Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.

Paso 4:

Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha cambiado.

Eliminar hojas de cálculo.

Paso 1:Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que quieres eliminar.

Paso 2:

Selecciona la opción  Eliminar del menú desplegable.  

Pasos para copiar una hoja de cálculoEn este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de cálculo Noviembre  para copiarla en Diciembre. Para ello, sigue estas instrucciones:  

Paso 1: 

Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que vas a copiar.

Paso 2:

Selecciona la opción Mover o Copiar del menú desplegable.

Paso 3:

Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Allí, haz clic en la casilla de selección Crear una copia y finaliza presionando el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

Cómo mover una hoja? 

Paso 1:

Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que quieres mover y presióna hasta que aparezca un icono de hoja pequeña.

Paso 2:

Arrastra el mouse de izquierda a derecha. Verás que aparece una flecha negra pequeña en los

sitios a los que puedes mover la hoja de cálculo.   

TABLAS

Excel es un programa que tiene integradas tres partes principales: la hoja electrónica de cálculo, cuya finalidad es resolver problemas de propósito general; un programa para representar de manera gráfica los datos en la hoja, y otro para el manejo de bases de datos. Esta parte, entre otras cosas, permite realizar informes de grandes volúmenes de datos mediante tablas dinámicas, que permiten el análisis multidimensional al poder girar filas y columnas, lo que facilita la interpretación de los datos. En este curso se utilizarán las herramientas de Excel para generar tablas dinámicas, las cuales permitirán analizar la información de una tabla.

(Ortiz Osornio, 2013)

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS TABLAS DE EXCEL

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de

Excel). Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo que tienen formato de tabla. Al usar las características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

Nota   Las tablas de Excel no deben confundirse con las tabla de datos, que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si. Para obtener más información acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cómo calcular varios resultados con una tabla de datos.

Una tabla puede incluir los siguientes elementos:

Fila de encabezado    De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.

Filas con bandas    De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas    Al especificar una fórmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica instantáneamente la fórmula a las otras celdas de esa columna de la tabla.

Fila de totales    Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una cuadro de lista desplegable en cada celda de la fila de totales para permitir el cálculo rápido de los totales.

Controlador de tamaño    Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que se obtenga el tamaño deseado.

ADMINISTRAR DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL

Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de una tabla en la misma hoja de cálculo.

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista

de SharePoint. Puede crear una conexión en un sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

Nota   Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libro compartido, no se puede crear una tabla en un libro compartido.

Características de tablas que se pueden usar para administrar datos de tabla

Ordenar y filtrar    A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente cuadro de lista desplegable de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos.

Aplicar formato a los datos de la tabla    Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de Excel.

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla    Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel.

Usar una columna calculada    Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla    Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.

Usar referencias estructuradas    En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.

Garantizar la integridad de los datos     En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo.

Exportar a una lista de SharePoint    Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.

(Office)

CREAR UNA TABLA

Cuando crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, no sólo es más fácil administrar y analizar sus datos, pero también obtiene integrado filtrado, ordenación y sombreado de fila.

Nota   Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos que forman parte de una serie de comandos de análisis de hipótesis (Herramientas de datos, en la pestaña datos).

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

1. - Seleccionar el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar en blanco o pueden contener datos.

2. - Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

(aulaclic.es)

Método abreviado de teclado:  También puede presionar Ctrl+t o CTRL+l.

1. Si la fila superior del rango seleccionado incluye datos que desea usar como encabezados de tabla, active la casilla de la tabla tiene encabezados.

Si no activa la casilla de la tabla tiene encabezados, los encabezados de tabla con los nombres predeterminados como Column1 y Column2 se agregarán a la tabla por encima de sus datos. Puede cambiar los nombres de encabezado de forma predeterminada en cualquier momento.

Crear una tabla en el estilo que desee

1. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla.2. En la pestaña Inicio, haga clic en estilos > dar formato como tabla.

Cuando usa la función Dar formato como tabla, Excel automáticamente inserta una tabla.

1. En claro, medio u oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. Si el rango seleccionado incluye datos que desea usar como encabezados de tabla, haga clic en un estilo de tabla que incluye una fila de encabezado.

Puede crear su propio estilo de tabla para usar en el libro actual. Después de crear un estilo de tabla personalizado, está disponible para el libro actual al utilizar dar formato como tablaen personalizado.

Pasos siguientes

Después de crear una tabla, las Herramientas de tabla y verá una pestaña Diseño . Puede usar las herramientas en la pestaña Diseño para personalizar o modificar la tabla. Observe que la pestaña Diseño está visible únicamente cuando al menos una o más celdas de la tabla están seleccionadas.

Después de crear una tabla, verá el botón de Análisis rápido   situada junto a él. Haga clic en este botón para ver herramientas que pueden ayudarle a analizar los datos de tabla, como el formato condicional, minigráficos, gráficos o fórmulas.

Para agregar una fila, seleccione la última celda de la última fila de la tabla y presione la tecla Tab.

En el ejemplo que se muestra a continuación, presionar la tecla Tab con la celda C4 seleccionado se expande la tabla a una quinta fila y se mueve la selección a la primera columna de la nueva fila, la celda A5.

(Microsoft, 2015)

MODIFICAR LOS DATOS DE UNA TABLA

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

EJEMPLO LISTA

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en el icono Formulario.

Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.

FORMULARIO LISTA

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA

-Cambiar tamaño

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura dela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.

(Microsoft, 2015)

Estilo de la tabla

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.

(aulaclic.es)

TABLA DINÁMICA

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que nosotros escojamos. Esa tabla podrá girar los encabezados de filas y columnas alrededor del área de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos de origen. Las tablas dinámicas proporcionan una manera fácil de mostrar y analizar la información resumida acerca de datos ya creados. Para crear tablas dinámicas usaremos un asistente que nos guiará con precisión en el proceso.. Lo encontraremos en el menú Datos, Asistente para tablas dinámicas. Los diferentes pasos que componen el proceso son: Tipo de datos a utilizar. Se nos ofrecen diversas configuraciones para nuestra tabla dinámica. Son estas: Lista o base de datos de Microsoft Excel. Crea un resumen de datos de una lista con múltiples columnas creadas en Excel. Las columnas de la lista deberán contener rótulos. Luego veremos un ejemplo de este tipo de tabla dinámica. Fuente de datos externa. Se crea una consulta y un resumen de los datos a partir de archivos o tablas de una base de datos externa creada usando aplicaciones o sistemas de administración de bases de datos (Access, dBase, Oracle, etc.). Rangos de consolidación múltiple. Combina y resume datos de múltiples rangos de hojas de cálculo de Excel que disponen de rótulos de filas y de columnas. También veremos un ejemplo de este tipo próximamente. Otra tabla dinámica. Utiliza datos de otra tabla dinámica existente en el mismo libro de trabajo

Origen de los datos. A continuación deberemos seleccionar la ubicación de los datos fuentes. En caso de trabajar con rangos de consolidación múltiple deberemos indicar de forma separada cada una de las tablas que contienen los datos.

Distribución de la tabla dinámica. En este paso organizaremos la distribución de la tabla dinámica. Simplemente deberemos arrastrar a las áreas Filas y Columnas los campos que vamos a utilizar como rótulos de campos de las filas y las columnas en la tabla na de las tablas que contienen los datos.

Ubicación de la tabla dinámica. En el cuarto y último paso de este proceso deberemos seleccionar dónde queremos que aparezca la tabla dinámica. La podemos incluir en cualquier hoja de cálculo o elegir cualquier libro de trabajo.

TABLAS DINÁMICAS BASADAS EN LISTA

Si los datos que deseamos utilizar se encuentran en una tabla con varias columnas, podremos crear una tabla dinámica que agrupe y resuma la información de manera clara.

En el menú datos ejecutaremos el asistente para tablas dinámicas. En el primer paso del asistente indicaremos que vamos a trabajar con una lista o base de datos de Microsoft Excel. En el segundo paso seleccionaremos el rango en el que se encuentran los datos que vamos a mostrar a través de la tabla dinámica. A continuación deberemos construir la tabla dinámica arrastrando los botones situados a la derecha de la ventana sobre la tabla de muestra que vemos en la parte central. En el área de las filas y las columnas organizaremos los campos de la manera en que deseemos. En el área de datos incluiremos algún cálculo adicional con los datos contenidos en la tabla (por ejemplo, podemos obtener una suma total por categorías, o promedios, valores máximos, mínimos, etc.).

Finalmente seleccionaremos una ubicación para la tabla dinámica. Bastará con señalar la que será la primera celda superior-izquierda de la tabla dinámica.

Tablas dinámicas basadas en rangos de consolidación múltiples

El asistente para tablas dinámicas permite consolidar datos provenientes de diversas hojas de cálculo creadas con Excel, lo que es de gran utilidad para combinar información de hojas de presupuestos o informes que tienen una distri bución similar y rótulos de filas y columnas idénticos.

Para crear una tabla dinámica a partir de información derivada de varias tablas, escogeremos en el menú Datos la opción Asistente para tablas dinámicas. En el primer paso del asistente seleccionaremos el tipo de tabla dinámica que vamos a crear. En este caso se trata de una tabla basada en rangos de consolidación múltiples. A continuación seguiremos estas instrucciones: En el segundo paso del asistente se nos permite entre crear un solo campo de página o personalizar los campos de página.

Si escogemos la opción Crear un solo campo de página Excel creará una tabla dinámica que mostrará una página de datos para cada una de nuestras tablas, o una página que agrupe todos los rangos de los datos de origen. En cambio, si optamos por Personalizar campos de página podremos usar el asistente para asignar diversos rangos a nombres de elementos en campos con un máximo de cuatro páginas. Es una opción útil, por ejemplo, cuando trabajamos con una tabla dinámica que resume información proveniente de muchas tablas. En el tercer paso del asistente deberemos distribuir, como vimos antes, las filas y las columnas en la tabla dinámica. En este caso es un trabajo que Excel ha hecho en gran medida. En todo caso, podremos modificar la distribución propuesta por el asistente.

Finalmente seleccionaremos la situación de la tabla dinámica. En nuestro caso, su aspecto es el de la ilustración. En este tipo de tabla dinámica dispondremos de un menú desplegable, en nuestro caso, rotulado como Resumen, desde el que podremos acceder a la información de cualquiera de las cuatro tablas dinámicas originales o ver todos los datos de estas agrupados. Trabajando con cualquier tipo de tabla dinámica, es posible crear gráficos basados en éstas, de manera que al actualizar la información de la tabla dinámica, el gráfico también se modificará mostrando la nueva información. Será, en cierto modo, un gráfico dinámico. Para crear un gráfico basado en una tabla dinámica simplemente deberemos seleccionarla y pulsaremos el botón Asistente para gráficos. A partir de ahí, el proceso será el tradicional.

(N/C)

FORMULARIOS: OPERACIONES BÁSICAS.

Excel se distingue por la versatilidad de sus herramientas para manejar fórmulas sencillas o complejas, con lo que supera a otras hojas de cálculo. Por lo tanto el usuario tiene la posibilidad de desarrollar diversas aplicaciones como facturas, nóminas, estadísticas o trabajos escolares. En este curso se revisarán fórmulas y algunas funciones básicas e indispensables. Se requiere que el participante tenga conocimientos básicos para manejar Excel: aplicar formatos básicos, guardar archivos, capturar datos y trabajar con la interfaz de Excel, entre otras habilidades básicas.

(Ortiz Osornio, 2013)

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.

Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:

En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos Elegir la opción Asistente de formulario Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado. Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.

Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos

Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

Para verificar la distribución de las informaciones de ese formulario impreso, basta accionar el botón Vista preliminar. Este botón también puede ser accionado directamente en la ventana Base de Datos. El sistema provee una visión de la impresión en formato compactado.

Para visualizar detalles se puede accionar un zoom picando sobre la parte deseada. Para salir del modo de visualización de impresión, basta picar la tecla ESC o picar el botón Cerrar.

Las barras de herramientas para la construcción de formularios presentan recursos que dependen de la personificación usada (menú Ver, opción Barra de herramientas, personificar). En general se presentan configuradas conforme la figura 5.3. Además de eso, también es empleado el cuadro de herramientas para construir rótulos y cuadros de texto conforme detalles a seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estén visibles en modo diseño del formulario se hacen visibles a través de las opciones del menú Ver

El proyectista de formularios manipula controles en la ventana de diseño. Las acciones que él puede realizar en general comprenden selección, movimentación, redimencionamiento y ajuste de estos controles. Estas acciones básicas también valen para el desarrollo de informes siendo presentados a continuación.

5.1 – Selección.

La selección del control es hecha picando sobre él, en respuesta aparecen marcas guías de manipulación (handles ). Algunos controles, como cuadros de texto, poseen otro control asociado del tipo rotulo. Estos dos controles en general andan juntos.

Picando sobre el rótulo será considerado seleccionado el rótulo, picando sobre el cuadro de texto será considerada seleccionada el cuadro de texto.

Es posible seleccionar múltiples controles picando el mouse fuera del área en la que están estos controles, arrastrando por sobre ellos hasta envolverlos y soltando enseguida el Mouse. Este procedimiento también puede ser usado para seleccionar solo cuadros de texto o solo rótulos dependiendo de cuales objetos fueron comprendidos por la selección. Otra forma de seleccionar múltiples controles es picando uno por uno en tanto se mantiene presionado la tecla SHIFT.

5.2. – Movimiento.

Para movilizar el par rótulo y cuadro de texto seleccionado se debe colocar el cursor sobe sus bordes inferiores hasta que él se trasforme en una mano. En este instante se debe picar y arrastrar. Para mover apenas el rótulo, picar en su guía de movimiento (el vector se transforma en una mano como el dedo indicado apuntando para la guía) y arrastrar. Para mover solamente el cuadro de texto utilizar su correspondiente marca guía. Observar que a pesar de que la movilización es por separado, los dos controles permanecen asociados.

En caso de ser necesario mover apenas uno de los dos elementos del par para otra sección (encabezado, pié), será necesario utilizar el menú Edición. Se selecciona el elemento y se utiliza Cortar. A continuación se selecciona la sección objetivo (en la zona gris fuera de la cuadrícula de diseño) y se acciona Pegar. Ahora los dos controles estarán definitivamente desasociados.

Para restringir la dirección de movilización de los controles se recomienda mantener presionada la tecla SHIFT, seleccionar control y arrastrarlo. La dirección del primer movimiento prevalecerá y será la única según la cual podremos mover el control hasta soltar el botón del Mouse.

5.3. – Redimensionamiento.

El redimensionamiento es hecho a través del posisionamiento del Mouse sobre una guía de redimensionamiento. El puntero debe cambiar de forma para un vector de dos puntas, en este instante se debe picar y arrastrar.

Es posible ajustar los bordes de rótulos al texto que él contiene automáticamente. Se debe seleccionar el rótulo y accionar Formato, Tamaño, ajustar. En caso en que el texto sea expandido o reducido en cantidad de caracteres, automáticamente es hecho el ajuste de las cuadrículas.

5.4. - Reaplicación.

Podemos duplicar un control varias veces. Se debe seleccionar el control y usar el menú Edición como la opción Duplicar. La duplicación que aparece al lado o abajo del control original se debe mover par la posición deseada y, en caso necesario, una nueva duplicación puede ser solicitada. En este caso la duplicada va a aparecer en una posición relativamente idéntica en la que había entre los dos controles anteriores.

Otra manera de duplicar es a través del recurso Copiar o Cortar y pegar. En este case se selecciona el objeto, se recorta o se copia vía menú Edición. A continuación, se selecciona la

sección (detalle, pié, encabezado) para donde debe ser hecho el pegado. Nuevamente en el menú Edición se elige Pegar.

5.5- Remoción y asociación de rótulos.

Para borrar un control con su rótulo asociado se debe picar el control y accionar la tecla DEL. Para borrar apenas el rótulo se debe picar el rótulo y accionar DEL.

Para reasociar un rótulo, o procedimiento es algo complicado. Inicialmente debe crear un nuevo rótulo vía herramientas del cuadro de herramientas. Seleccione el botón, pique en el formulario, digite el texto. Enseguida recorte el rótulo vía Edición; Cortar. Ahora seleccione el control al cual será asociado el rótulo y accione Edición; Pegar.

5.6 - Alineación a la grilla.

La alineación correcta y precisa entre controles de un formulario es difícil de obtener manualmente. El Access dispone de una cuadrícula de alineación automática y que puede ser presentada en la ventana de proyecto del formulario. La cuadrícula solo es usada durante la faz de proyecto.

Para que la cuadrícula sea exhibida y utilizada automáticamente, varias providencias se precisan tomar:

Activar la opción Cuadrícula del menú Ver Activar la opción Ajustar a la cuadrícula del menú Formato Seleccionar el formulario picando en el área fuera de las secciones En el menú Ver accionar la opción Propiedades para presentar en la pantalla la ventana de

diálogo de propiedades del formulario En la hoja Formato localizar las propiedades Línea X y línea Y y atribuir a ellas algún valor

menor o igual a 9, por ejemplo 5, lo que indica cinco puntos de cuadrícula por cm. de formulario en las direcciones x e y.

A partir de este instante, todos los controles nuevos, diseñados en la pantalla serán automáticamente alineados a las marcas de la cuadrícula. En caso, que para algunos controles, no se desee este efecto, se debe mantener presionada la tecla CTRL mientras se diseña/arrastra el control en la pantalla.

La presentación de la cuadrícula puede ser desactivada apagando la opción Cuadrícula en el menú Ver.

La alineación automática puede ser inhibida apagando la opción Ajustar a la cuadrícula en el menú Formato.

Si la alineación automática no está activa, es posible momentáneamente hacer un alineamiento. Se debe seleccionar los controles y accionar el menú Formato, opción Alinear seguido de la opción A la cuadrícula. Todos los controles seleccionados serán alineados según su punta superior izquierda.

En caso que se desee que un control totalmente desaliñado (ni en el vértice superior izquierdo, ni sus dimensiones están conforme a la cuadrícula) quede de acuerdo con la cuadrícula se debe accionar el menú Formato con la opción Tamaño / a la cuadrícula.

5.7- Alineación entre controles.

Independientemente de la cuadrícula, es posible alinear controles entre sí. Se debe seleccionar controles que estén relativamente en una misma línea o columna y accionar el menú Formato opción Alinear seguido de la elección entre Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

La alineación será siempre en relación al lado del control más apartado del grupo.

5.8. – Copia de formularios.

Es común desenvolver un nuevo formulario a partir de una copia de un formulario ya existente. Para producir una copia en la misma base se debe realizar las siguientes opciones en la ventana Base de datos:

Seleccionar el formulario en la pantalla Base de Datos En el menú Edición usar Copiar En el menú Edición usar Pegar Informar el nombre de la copia en al ventana de diálogo.

Para copiar formularios entre Base de Datos distintas se debe utilizar la opción Exportar del menú Archivo

(CYTA)

FORMULARIOS EN EXCEL

Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los  formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir  y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes de formularios:

Formulario de datos. Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX. Formularios de usuario en VBA.

A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.

Formulario de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de una tabla.  En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles de formulario

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que están disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

(Ortíz, Excel total, 2011)

Otras acciones importantes en el apartado de formularios son la Eliminación de registros y la Búsqueda de registros.En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se borrara, eso si una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es bajo la condición “Y”, con lo cual si cumplimentas mas de un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te sitúe en el registro.

Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes condiciones en función de lo que busques.

Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.

Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más referencias.Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y mas tarde cumplimentar el que te falta.

(Cuesta)

BASES DE DATOS - UTILIZACIÓN DE FORMULARIOSUTILIZACIÓN DE FORMULARIOSPara poder utilizar una base de datos, el usuario debe contar con una interfaz que le permita visualizar los datos según ciertos criterios Existe una herramienta para esto: los formularios.Un formulario es una interfaz con componentes para la visualización, la entrada o la selección de datos.Se utilizan diversas herramientas para crear formularios, como HTML. Existen diversos entornos de creación de formularios (se incluye Access y Windev) para cada DBMS.

Los componentes de un formularioLos componentes para crear formularios son los siguientes:Etiquetas:Ejemplo de etiquetaÁreas de texto:Ejemplo de área de textoBotones de elección:Ejemplo de botón de elecciónCasillas de verificación:Ejemplo de casilla de verificaciónListas de opciones:Opción 1Listas con múltiples opciones (mantenga pulsada la tecla Ctrl para seleccionar múltiples elementos):Opción 1Opción 2Opción 3etc.Databases - UsingformsDatenbanken - Verwendung von Formularen Bases de données -Utilisation de formulairesDatabase - Utilizzo di formulari Bases de dados - Utilização deformulários(kioskea, 2014)

CÓMO CONVERTIR UNA HOJA DE EXCEL EN UN FORMULARIO

Puedes convertir los datos de tu hoja de cálculos de Excel en un formulario cuando necesites realizar un ingreso de datos repetitivo. El formulario facilita este proceso y Excel tiene una interfaz de botones para ayudar con el ingreso de datos. El botón de formulario no se encuentra en la cinta por defecto. Debe ser agregado a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez que haya sido agregado, cualquier hoja de cálculo que contenga cabeceras de columnas y datos se puede transformar en un formulario. Usa el formulario de Excel para ingresar datos rápidamente en tus hojas de cálculo.

1.- Abre Excel 2010 y selecciona una hoja de cálculo que contenga datos. Haz clic en la pestaña "Archivo" y escoge "Abrir". Navega entre los archivos y localiza la hoja de cálculo. Haz clic sobre ella y presiona el botón "Abrir". La hoja de cálculo se abrirá.

2.- Agrega el formulario a la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en la flecha desplegable de la derecha en la barra de herramientas de acceso rápido. Selecciona "Más comandos." Haz clic en "Todos los comandos" en la sección "Escoger comandos desde". Arrastra la barra de desplazamiento hacia abajo y haz clic en "Formulario". Presiona el botón "Agregar" para añadir el botón a la barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en "Aceptar".

3.-Resalta los datos en tu hoja de cálculo. Asegúrate de resaltar las cabeceras de columna también. Presiona el botón "Formulario". Aparecerá un formulario que contiene tus datos.

(Douglas)

Formularios

Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) o en otras bases de datos. Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.

 Formularios integrados para datos de Excel

Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.

 Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes

Excel proporciona Soluciones de hoja de cálculo: plantillas predefinidas que le ayudarán a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas también permiten almacenar la información que se escribe en los formularios de una base de datos.

 Diseñar un formulario propio en Excel

Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), como botones de opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).

Instrucciones

1.- Abre Excel 2010 y selecciona una hoja de cálculo que contenga datos. Haz clic en la pestaña "Archivo" y escoge "Abrir". Navega entre los archivos y localiza la hoja de cálculo. Haz clic sobre ella y presiona el botón "Abrir". La hoja de cálculo se abrirá.

2.- Agrega el formulario a la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en la flecha desplegable de la derecha en la barra de herramientas de acceso rápido. Selecciona "Más comandos." Haz clic en "Todos los comandos" en la sección "Escoger comandos desde". Arrastra la barra de desplazamiento hacia abajo y haz clic en "Formulario". Presiona el botón "Agregar" para añadir el botón a la barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en "Aceptar".

3.-Resalta los datos en tu hoja de cálculo. Asegúrate de resaltar las cabeceras de columna también. Presiona el botón "Formulario". Aparecerá un formulario que contiene tus datos.

(Douglas)

FUNCIONES DE BASE DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL 2010

Función BDEXTRAER(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)Esta función devuelve un valor del campo indicado por el argumento “Nombre_de_campo”. ElArgumento “criterios” establece las condiciones que deben cumplir los registros para devolverel valor.

El argumento “base_de_datos” indica el rango o ubicación de la lista o base de datos en que se va a localizar el valor. El argumento “nombre_de_campo” puede contener el título del campo encerrado entre comillas o un valor numérico que indica la columna en que se encuentra el campo, 1 para la primera columna, 2 para la segunda columna, así sucesivamente. Si “nombre_de_campo” se refiere a un campo de la base de datos inexistente, la función devuelve el código de error #¡VALOR!. Si la función no encuentra ningún registro que coincida con las condiciones establecidas, devuelve el código de error#¡VALOR!. Si hay más de un registro que satisface las condiciones establecidas en el argumento “criterios”, la función BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.

Por ejemplo, observe la Figura 27. En la celda B3 se incluyó una función BDEXTRAER con la base de datos establecida por el rango A8:D17, el argumento “nombre_de_campo” es “RadioEcuatorial” y el argumento “criterios” está formado por el rango B1:B2. En otras palabras, esta función responde a la pregunta ¿cuál es el radio ecuatorial del planeta Marte? Dando como resultado 3397, que es la respuesta correcta si observa la base de datos.Ahora, en la celda A4 observe la función BDEXTRAER, el rango de la base de datos es nuevamente A8:D17, el argumento “nombre_de_campo” es “Lunas”. El argumento “criterios” se encuentra en el rango C1:C2. En otras palabras, esta función responde a la pregunta ¿cuántas lunas tiene el planeta Júpiter?, el resultado arrojado por la función es 16.Observe que en la celda A5 se incluyó la función “BDEXTRAER”, con el mismo rango de base de datos A8:D17, el argumento “nombre_de_campo” es “Planeta”. El argumento“criterios” está formado por el rango D1:D2. En otras palabras, la función responde a la pregunta ¿cuál planeta tiene 18 lunas?, el resultado devuelto por la función es “Saturno”, si observa la base de datos notará que es la respuesta correcta.Finalmente, en la celda A6 s incluyó la función BDEXTRAER, el rango está en la celdaA8:D17. El argumento “nombre_de_campo” es “Planeta”. El argumento “criterios” corresponde al rango E1:E2. Localiza el planeta que tiene 0 lunas. Como hay más de un registro que cumple con esta condición, la función devuelve el valor de error #¡NUM!.

(Ortíz, Excel total, 2011)

Manejo y funciones de base de datos en Excel para casos financierosna base de datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en campos (columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de presupuestos deExcel.CONDICIONESExcel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes condiciones:1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de otra información2. La primera fila, esta destinada a los títulos o nombres de los campos3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda5. Cada columna debe usar el mismo formato6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa ordenamientos7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos.

BARRAS DE HERRAMIENTAS

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras de herramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas. Las nuevas barras pueden contenebotones, menús o una combinación de ambos.

• Barra de herramientas de menús de la hoja: La barra de menús está situada en la parte superior de la pantalla, y contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo. Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la barra de menús de gráficos. La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de control, Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?

• Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.

• Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.

• Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar, Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles.

Nota: Hay barras de herramientas que poseen en parte o en su totalidad los íconos inhabilitados; esto se debe a los datos u objetos que están seleccionados en el momento realizar las capturas de las pantallas para reproducir en las figuras las barras de herramientas.

• Barra de herramientas Datos Externos: Contiene los siguientes íconos: Modificar consulta, Propiedades del rango de datos, Parámetros de la consulta, Actualizar datos, Cancelar Actualizar, Actualizar todo, Actualizar estado.

• Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes íconos: Dibujo, Seleccionar objeto, Girar libremente, Autoformas, Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de texto, Insertar WordArt, Color derelleno, Color de línea, Color de fuente, Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.

• Barra de herramientas Formularios: Contiene los siguientes íconos: Etiqueta, Cuadro de edición, Cuadro de grupo, Botón, Casilla de verificación, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Crear cuadro combinado de lista, Crear cuadro combinado desplegable, Barra de desplazamiento, Control de número, Propiedades del control, Modificar código, Alternar cuadrícula, Ejecutar cuadro de diálogo.

• Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos del gráfico, Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos, Por filas, Por columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo ascendente.

• Barra de herramientas Imagen: Contiene los siguientes íconos: Insertar imagen desde archivo, Control de imagen, Más contraste, Menos contraste, Más brillo, Menos brillo, Recortar, Estilo de línea, Formato de objeto, Definir color transparente, Restablecer imagen.

• Barra de herramientas Revisión: Contiene los siguientes íconos: Nuevo comentario, Comentario anterior, Comentario siguiente, Mostrar comentario, Mostrar todos los comentarios, Eliminar comentario, Crear una tarea de Microsoft Outlook, Actualizar archivo, Enviar a destinatario de correo.

• Barra de herramientas Tabla dinámica: Contiene los siguientes íconos: Tabla dinámica, Asistente para tablas dinámicas, Campo de tabla dinámica, Mostrar páginas, Desagrupar, Agrupar, Ocultar detalle, Mostrar detalle, Actualizar datos, Seleccionar rótulo, Seleccionar datos, Seleccionar datos y rótulo.

• Barra de herramientas Visual Basic: Contiene los siguientes íconos: Ejecutar macro, Grabar macro, Reanudar macro, Editor de Visual Basic, Cuadro de controles, Modo Diseño.

• Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes íconos: Atrás, Adelante, Detener, Actualizar, Página de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo la barra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de herramientas es semejante a la de un navegador de Internet.

• Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes íconos: Insertar WordArt, Modificar texto, Galería de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt, Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt. Las barras de herramientas adicionales que podemos encontrar en el cuadro de lista de la ficha Barras de herramientas son las siguientes:

• Barra de herramientas Barra de menús gráfico: Contiene las siguientes opciones: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?. Es similar a la barra de herramientas Barra de menús de la hoja.

• Barra de herramientas Grabar macro: Contiene los siguientes iconos: Grabar macro, Referencia relativa.

• Barra de herramientas Auditoria: Contiene los siguientes íconos: Rastrear precedentes, Quitar un nivel de precedentes, Rastrear dependientes, Quitar un nivel de dependientes, Quitar todas las flechas, Rastrear error, Nuevo comentario, Rodear con un círculo datos no válidos, Borrar círculos datos de validación.

• Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismo nombre.

• Barra de herramientas Referencia circular: Contiene los siguientes iconos: Explorar referencia circular, Rastrear dependientes, Rastrear precedentes, Quitar todas las flechas.

• Barra de herramientas Modo Diseño: Contiene un sólo icono con su nombre.

• Barra de herramientas Configuración de sombra: Contiene los siguientes iconos: Activar o desactivar sombra, Empujar sombra hacia arriba, Empujar sombra hacia abajo, Empujar sombra a la izquierda, Empujar sombra a la derecha, Color de sombra.

• Barra de herramientas Configuración 3D: Contiene los siguientes iconos: Activar o desactivar 3D, Inclinar hacia abajo, Inclinar hacia arriba, Inclinar hacia la izquierda, Inclinar hacia la derecha, Profundidad,

Dirección, Iluminación, Superficie, Color 3D.

2.3 Barras Adicionales

Existen dos barras más pero que no son barras de herramientas:

• La barra de estado nos muestra información acerca de la tarea que estamos realizando o que debemos realizar. La podemos hacer visible o invisible mediante la opción Barra de estado que se encuentra en el menú Ver.

• La barra de fórmulas es el lugar donde debemos escribir las fórmulas (aunque también podemos ingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al menú Ver y haciendo un click en la opción Barra de fórmulas.

LIBROS DE MICROSOFT EXCEL

3.1 Concepto

Un libro de trabajo es el nombre con el que excel denomina a los archivos con los que trabaja y almacena datos. En éstos se pueden incorporar hojas de cálculo y gráficas. Cada libro está compuesto por una o varias hojas de cálculo y cada hoja a su vez está compuesta por múltiples celdas, identificando cada una de ellas con un nombre. Por principio, cada hoja del libro tiene como nombre Hoja1, Hoja2,.... nombre que puede ser cambiado por el usuario.

Si la hoja de trabajo tiene más hojas de cálculo de las que caben en ella, la etiqueta no aparecerá en pantalla, paralograr que aparezca deberá utilizar los botones de desplazamiento que se localizan en los extremos del conjunto delas pestañas.

3.2 Ingreso de Datos, Tipos de datos y Edición

La forma de introducir los datos en una hoja es tan fácil como seleccionar la celda en donde se desea hacer la introducción de los datos y escribir el dato que se desee. Los datos se almacenan

en las celdas, una celda sólo puede contener un dato a la vez y puede tener una longitud de hasta 255 caracteres como máximo. Excel admite los siguientes tipos de datos:

• Texto

Se considera un dato tipo texto cualquier dato que tenga un carácter o un máximo de 255 caracteres, si un número lo queremos considerar como dato tipo texto sólo hay que agregar una comilla antes de teclearlo, con los cuales no pueden hacerse operaciones. Estos datos son alineados a la izquierda.

• Números

Son todos los dígitos del 0 al 9 y caracteres especiales como ( - ), ( + ), (), ( % ), E, ( / ).

• Fecha y Horas

Modificación de la base de Datos

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista se puede escribir directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción funciona muy bien cuando la lista es muy grande. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, hay que posesionarse en la base (activarla) y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... y aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la información, además de una lista de botones en la parte derecha del formulario.

Los botones son: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, hay que posicionarse sobre el registro, luego rectificar los datos (para desplazarse por los campos se pueden utilizar las teclas de tabulación), si se comete un error en el ingreso y no se quieren guardar los cambios hacer clic en el botón Restaurar, para guardar los cambios pulsar la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, que hay que rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco para insertar otros registros, una vez agregados, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarse en él se utilizan los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o bien ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio búsqueda, para lo cual se pulsa el botón Criterios y se pasa al formulario para introducir el criterio de búsqueda, que es similar al formulario de datos con la salvedad que, encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Ejemplo: buscar un registro con el valor “586” en el campo consumo de alimento, al pulsar el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y posicionado en el registro de consumo 586.

Funciones de texto

Aquí también se entregan algunas funciones de texto, ya que son útiles para trabajar bases de datos que contienen texto.

CARACTER (número) Devuelve el carácter especificado por el número

CODIGO (texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto

CONCATENAR (texto1;texto2;...;textoN ) Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL (número;decimales;no_separa r_millares) Redondea un número pasado como parámetro

DERECHA (texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

ENCONTRAR (texto_buscado;dentro_ del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado

ESPACIOS (texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE (texto;posicion_inicial;núm_ca racteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR (texto_buscado;dentro_del_tex to;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL (texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

IZQUIERDA (texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO (texto) Devuelve la longitud del texto LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC (texto) Convierte a mayúsculas

MINUSC (texto) Convierte a minúsculas

MONEDA (número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO (texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR (texto_original;num_ini cial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR (texto;texto_original;texto_ nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo T(valor) Comprueba que el valor es texto

TEXTO (valor;formato) Convierte un valor a texto VALOR(texto) Convierte un texto a número.

Crear un resumen de datos

Para crear un resumen de datos a partir de una base de datos, implica crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si en una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad, se puede obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad. Otro ejemplo, es averiguar el promedio de lechones nacidos vivos (tcnv) y el número total de lechones destetados (tcd), según el número de parto de las hembras.

(n/c)

CONCLUSIÓN

Con la información recabada, llegamos a la conclusión que el programa de Excel ha sido de gran utilidad desde sus inicios hasta la actualidad, este programa se basa especialmente en la formulación o construcción de base de datos. Permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para sus usuarios, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. Excel es considerada como la hoja de cálculo más utilizada tanto en ámbitos profesionales como domésticos. A través de esta herramienta, se facilita mucho la realización de todo tipo de cálculos con operadores matemáticos. Excel es una herramienta indispensable para las personas que están interesadas trabajar con funciones y fórmulas matemáticas, o simplemente llevar acabo un registro de datos numéricos

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