BASE DE DATOS Un archivo es un elemento de información conformado por un conjunto de registros. Estos registros a su vez están compuestos por una serie de caracteres o bytes. Los archivos, alojados en dispositivos de almacenamiento conocidos como memoria secundaria, pueden almacenarse de dos formas diferentes: archivos convencionales o bases de datos. Los archivos convencionales, pueden organizarse como archivos secuenciales o archivos

directos. Sin embargo, el almacenamiento de información a través de archivos convencionales

presenta una serie de limitaciones que restringen de manera importante la versatilidad de los

programas de aplicación que se desarrollan.

El uso de sistemas de información por parte de las organizaciones requiere el almacenamiento

de grandes cantidades de información, ya sea para el uso mismo del sistema, para generar

resultados o para compartir dicha información con otros sistemas.

Las formas en las cuales pueden organizarse son archivos secuenciales o archivos directos.

En los archivos secuenciales los registros están almacenados en una secuencia que depende

de algún criterio definido. Por ejemplo, pueden almacenarse los registros de los empleados de

la empresa de manera secuencial de acuerdo al departamento al que pertenecen o de acuerdo

a su antigüedad.

Si se desea consultar o modificar información, también es necesario buscar uno por uno en los

registros hasta encontrarla.

Los archivos directos permiten accesar directamente un registro de información sin tener que

buscar uno a uno por todos los registros del archivo, utilizando una llave de acceso dentro del

archivo.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los

cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o

negocio en particular.

Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida para los sistemas de apoyo a la

toma de decisiones y para los sistemas de información estratégicos, ya que estos sistemas

explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para apoyar el

proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. Por este motivo es

importante conocer la forma en que están estructuradas las bases de datos y su manejo.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y

el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema

Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access2002 tienen la extensión .MDB para que el ordenador las

reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la

información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una

empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a

partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de

éstos.

Datos. Los datos son la Base de Datos propiamente dicha.

Hardware. El hardware se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base

de datos, así como a los dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación,

etc.) necesarios para su uso.

Software. Está constituido por un conjunto de programas que se conoce como Sistema

Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base Management System). Este sistema maneja

todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de datos.

Usuarios. Existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos:

1. El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación que utilizan la base de datos.

2. El usuario final, quien accesa la Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de aplicación.

3. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrator), quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos.

Globalización de la información. Permite a los diferentes usuarios considerar la información

como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.

Eliminación de información redundante. Duplicada

Eliminación de información inconsistente. Si el sistema esta desarrollado a través de archivos convencionales, dicha cancelación deberá operarse tanto en el archivo de facturas del Sistema de Control de Cobranza como en el archivo de facturas del

Sistema de Comisiones.

Permite compartir información. Varios sistemas o usuarios pueden utilizar una misma

entidad.

Permite mantener la integridad en la información. Solo se almacena la información correcta.

Independencia de datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de datos de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los programas.

El DBMS es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los

accesos a las bases de datos. Se compone de un lenguaje de definición de datos (DDL: Data

Definition Language), de un lenguaje de manipulación de datos (DML: Data Manipulation

Language) y de un lenguaje de consulta (SQL: Structured Query Language).

El lenguaje de definición de datos (DDL) es utilizado para describir todas las estructuras de

información y los programas que se usan para construir, actualizar e introducir la información

que contiene una base de datos.

El lenguaje de manipulación de datos (DML) es utilizado para escribir programas que crean,

actualizan y extraen información de las bases de datos.

El lenguaje de consulta (SQL) es empleado por el usuario para extraer información de la base

de datos. El lenguaje de consulta permite al usuario hacer requisiciones de datos sin tener que

escribir un programa, usando instrucciones como el SELECT, el PROJECT y el JOIN.

La secuencia conceptual de operaciones que ocurren para acceder cierta información que

contiene una base de datos es la siguiente:

1. El usuario solicita cierta información contenida en la base de datos.

2. El DBMS intercepta este requerimiento y lo interpreta.

3. El DBMS realiza las operaciones necesarias para acceder y/o actualizar la información

solicitada.

El DBA es la persona encargada de definir y controlar las bases de datos corporativas, además

proporciona asesoría a los usuarios y ejecutivos que la requieran.

Existen fundamentalmente tres alternativas disponibles para diseñar las bases de datos: el

modelo jerárquico, el modelo de red y el modelo relacional.

a)._El modelo jerárquico

La forma de esquematizar la información se realiza a través de representaciones jerárquicas o

relaciones de padre/hijo, de manera similar a la estructura de un árbol. Así, el modelo

jerárquico puede representar dos tipos de relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y

relaciones de uno a muchos.

En el primer tipo se dice que existe una relación de uno a uno si el padre de la estructura de

información tiene un solo hijo y viceversa, si el hijo tiene solamente un padre. En el segundo

tipo se dice que la relación es de uno a muchos si el padre tiene más de un hijo, aunque cada

hijo tenga un solo padre.

Inconveniente del modelo jerárquico

Relación maestro-alumno, donde un maestro tiene varios alumnos, pero un alumno también

tiene varios maestros, uno para cada clase. En este caso, si la información estuviera

representada en forma jerárquica donde el padre es el maestro y el alumno es el hijo, la

información del alumno tendrá que duplicarse para cada uno de los maestros.

Otra dificultad que presenta el modelo jerárquico de representación de datos es respecto a las

bajas. En este caso, si se desea dar de baja a un padre, esto necesariamente implicará dar de

baja a todos y cada uno de los hijos que dependen de este padre.

b)._El modelo de red

El modelo de red evita esta redundancia en la información, a través de la incorporación de un

tipo de registro denominado el conector, que en este caso pueden ser las calificaciones que

obtuvieron los alumnos de cada profesor.

La dificultad surge al manejar las conexiones o ligas entre los registros y sus correspondientes

registros conectores.

c)._El modelo relacional

Se está empleando con más frecuencia en la práctica, debido el rápido entendimiento por parte

de los usuarios que no tienen conocimientos profundos sobre Sistemas de Bases de Datos y a

las ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores.

En este modelo toda la información se representa a través de arreglos bidimensionales o

tablas. Estas operaciones básicas son:

Seleccionar renglones de alguna tabla (SELECT) Seleccionar columnas de alguna tabla (PROJECT) Unir o juntar información de varias tablas (JOIN) Es importante mencionar que la mayoría de los paquetes que manejan bases de datos

disponibles en el mercado poseen las instrucciones SELECT, PROJECT Y JOIN con diferentes

nombres y modalidades.

Son las Bases de Datos que no están almacenadas totalmente en un solo lugar físico, (esta

segmentada) y se comunican por medio de enlaces de comunicaciones a través de una red de

computadoras distribuidas geográficamente.

La explotación efectiva de la información dará ventaja competitiva a las organizaciones.

Las bases de datos orientadas a objetos empleadas para diseño y manufactura asistida por

computadora CAD/CAM serán utilizados a un mismo nivel que las Bases se Datos relacionales

de la actualidad.

Los lenguajes de consulta (SQL) permitirán el uso del lenguaje natural para solicitar

información de la Base de Datos, haciendo más rápido y fácil su manejo.

SQL, ORACLE, DBASE, IV, FOXPRO, FOXBASE, PARADOS, ACCES, APPROACH.

Sistemas de información para la toma de decisiones autor Daniel Cohen Mc Graw Hill

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla

contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto

antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,

nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así

todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro

registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla

de CLIENTES podría ser:

Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en

las tablas ya creadas.

Campos

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro

1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro

2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro

3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro

4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en

principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo

código postal sea 46625.

Formularios. Un formulario es el objeto de Access2002 diseñado para la introducción,

visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de fichas

de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes. Un informe es el objeto de Access2002 diseñado para dar formato, calcular,

imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas. Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para

ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro

curso más avanzado.

Macros. Una macro es el objeto de Access2002 que define de forma estructurada las

acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección

de un elemento de un formulario.

Módulos. Un módulo es el objeto de Access que contiene procedimientos personales

que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

Una Base de Datos es un conjunto de datos que desea administrar, reconfigurar y

agregar a posteriores. Es un buen programa para ser utilizado para administrar listas que

no son todos números, como direcciones y números de teléfono, inventarios y listas de

socios. Con una base de datos puede ordenar los datos por nombre, ciudad o código

postal o por cualquier rubro individual de la información registrada. Puede crear

formularios para ingresar o actualizar o solo mostrar los datos. Puede crear informes que

muestran solamente los datos que le interesan, como socios que deben su cuota.

Ambas, las planillas de cálculo y las bases de datos puede ser utilizadas para manejar en

gran medida la misma información, pero cada uno de ellas es optimizado para manejar

un tipo distinto lo más eficientemente posible. Cuanto más grande sea la cantidad de

registros, más importante son las diferencias.

Algunas base de datos populares incluyen los nombres MS Access, dBase, FoxPro,

Paradox, Approach, y Oracle.

Terminos:

Una base de datos contiene

archivos que contienen

registros que contienen campos

Una base de datos relacional contiene tablas vinculadas entre sí. Cada tabla contiene registros que contienen campos. Un cuestionario puede filtrar sus registros para mostrar solamente los que coinciden con cierto criterio o para disponerlos en un orden determinado.

Tipos de Base de Datos

Base de datos simple:

Las primeras y más fáciles bases de datos son las simples. Y aún en la actualidad, este tipo puede ser todo lo que usted necesita para su finalidad.

Ventajas: Fáciles de operar Fáciles de ser entendidas

Desventajas: Pueden requerir que se ingrese la misma información en muchos registros. Una base de datos de textos es difícil de leer. Un registro aislado en una base de datos tipo planilla de cálculo, puede no adecuarse a través de la pantalla.

Una base de datos de texto es un archivo de texto donde los campos son separados por un caracter como una barra vertical | o una coma , o un punto y coma ; . El ejemplo de más abajo usa una barra vertical entre cada campo. El primer registro muestra el nombre de los campos.

Una base de datos de texto es difícil de leer en esta forma cruda. Un programa de base de datos puede mostrar a cada registro por separado, en un despliegue más legible. Es difícil crear un informe que contenga solo las partes que quiere ver.

Una planilla puede funcionar como una base de datos simple. Cada campo se halla en una columna separada y cada fila es un solo registro. El ejemplo de abajo muestra cuán rápidamente un registro se vuelve más ancho que la pantalla. No se pueden usar dos filas para un solo registro.

Cada Agente puede tener licencia de varias compañías diferentes y en varios estados.En una base de datos simple tendría que tener un registro para cada agente y cada compañía y estado para el que tiene licencia, repitiendo la información sobre el agente en cada registro. Puede diseñarse un formulario de manera de poder hacer eso en un solo sitio! Eso es mucho más fácil que tener que repetir tanta información para cada registro como lo haría en una base de datos simple. Las imágenes de abajo muestran las dos pantallas para el Formulario Informativo del Agente. Estos formularios pueden ser usados para ingresar agentes nuevos y asimismo para mostrar los existentes.

Query (Cuestionario)

Frecuentemente querrá mirar alguna parte de los datos de la base. Puede hacer un reordenamiento o filtrar sus datos usando el Lenguaje de Preguntas Estructural (Structured Query Language = SQL). Por ejemplo, podría querer un listado de personas que tienen un código postal determinado. Por suerte existen métodos visuales que puede usar para crear sus preguntas, como en el ejemplo de abajo en MS Access. Puede arrastrar los campos desde la lista de arriba y dejarlos caer en las columnas de abajo. Puede agregarle un orden a la clasificación o aplicarle un criterio dado, como podría ser elegir un código postal particular. El cuestionario de abajo junta los campos desde la tabla informativa de Agentes, que se necesitan para confeccionar las etiquetas para enviarles correspondencia.

El presente código SQL para este cuestionario se ve bastante distinto de la vista del Diseño de arriba! Con razón que se creó un método de arrastrar y dejar caer!

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí,

los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una

empresa o negocio en particular.

Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida para los sistemas de apoyo

a la toma de decisiones y para los sistemas de información estratégicos, ya que estos

sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para

apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. Por este

motivo es importante conocer la forma en que están estructuradas las bases de datos y

su manejo.