Bases Administrativas - Universidad Técnica Federico ...

Bases Administrativas

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21-12-2018

Bases Administrativas SAME: Servicio de administración de

multicanchas y estadio

Dirección de Relaciones Estudiantiles CAMPUS CASA CENTRAL VALPARAÍSO, UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA


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Contenido 1. Bases Generales ..................................................................................................................... 6

1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación .................................................. 6

1.1.1. Aspectos generales ................................................................................................. 6

1.2. Identificación del demandante ....................................................................................... 6

1.3. Datos de contacto para la licitación ................................................................................ 6

1.4. Antecedentes administrativos ........................................................................................ 6

1.5. Objetivo y alcance de la licitación ................................................................................... 7

1.6. Normas generales ........................................................................................................... 8

1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación ....................................................... 8

1.8. Modificación de las Bases ............................................................................................... 9

1.9. Modalidad del servicio .................................................................................................... 9

1.10. Confidencialidad ......................................................................................................... 9

1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar ........................................................................... 10

1.11.1. Nombre ................................................................................................................ 10

1.11.2. Servicios prestados .............................................................................................. 10

1.11.3. Usuarios ................................................................................................................ 11

2. Requisitos y antecedentes de los proponentes ..................................................................... 11

2.1. Requisitos y antecedentes ............................................................................................ 11

2.1.1. Requisitos ............................................................................................................. 12

2.1.2. Antecedentes ........................................................................................................ 12

2.1.3. Calificación del oferente........................................................................................ 12

2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta .......................................................................... 13

2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta .............................................................. 13

3. Proceso de licitación............................................................................................................. 13

3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación ................................................... 13

3.2. Visita a Terreno ............................................................................................................ 14

3.3. Recepción consultas ..................................................................................................... 14

3.4. Entrega de respuestas .................................................................................................. 14

3.5. Aclaración de las Bases de licitación .............................................................................. 14

3.6. Presentación propuesta ................................................................................................ 15

3.6.1. Sobre 1 ................................................................................................................. 15


3

3.6.2. Sobre 2 ................................................................................................................. 16

3.7. Recepción de las propuestas ......................................................................................... 16

3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación ................................................ 16

3.9. Validez de la oferta ....................................................................................................... 16

3.10. Evaluación y preselección de ofertas ......................................................................... 17

3.11. Rechazo de ofertas ................................................................................................... 17

3.12. Selección y notificación a los Proponentes ................................................................ 17

3.12.1. Selección de Proponentes ..................................................................................... 17

3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados ..................................................... 17

3.12.3. Devolución de documentación .............................................................................. 18

3.13. De la fiscalización ...................................................................................................... 18

4. Contenidos básicos de las propuestas .................................................................................. 18

4.1. Propuesta técnica ......................................................................................................... 18

4.1.1. Objetivos de la administración .............................................................................. 18

4.1.2. Plan de trabajo anual ............................................................................................ 18

4.1.3. Políticas del recinto ............................................................................................... 19

4.1.4. Descripción de cargos y funciones ......................................................................... 19

4.1.5. Políticas de equipo ................................................................................................ 19

4.2. Propuesta económica ................................................................................................... 20

4.2.1. Estructura de costos.............................................................................................. 20

5. Disposiciones de la adjudicación........................................................................................... 21

5.1. Tipo de servicio............................................................................................................. 21

5.2. Celebración de la adjudicación ...................................................................................... 22

5.3. Documentación integrante de la adjudicación .............................................................. 22

5.4. Precio de la oferta y forma de pago .............................................................................. 22

5.4.1. Valor oferta........................................................................................................... 22

5.4.2. Valor del servicio................................................................................................... 22

5.4.3. Forma de pago ...................................................................................................... 23

5.5. Termino anticipado de la adjudicación .......................................................................... 24

5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes .................................................... 25

5.6.1. Equipo que emplee ............................................................................................... 25

5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad ....................................................................... 25


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5.8. Aceptación de Bases ..................................................................................................... 25

5.9. Vigencia y duración de la adjudicación .......................................................................... 25

6. Deberes de la Administración ............................................................................................... 26

6.1. Cumplimiento de horario .............................................................................................. 26

6.2. Periodo de operación ................................................................................................... 26

6.3. Presencia de Los Estudiantes ........................................................................................ 26

6.4. Estado de los equipos ................................................................................................... 27

6.5. Aseo y orden ................................................................................................................ 27

6.6. Mantención de ficheros ................................................................................................ 27

6.7. Con Los Estudiantes ...................................................................................................... 27

6.8. Horas promedio de ayudantía ....................................................................................... 28

6.9. Existencia de inventario ................................................................................................ 28

6.10. Manejo de dinero ..................................................................................................... 29

6.11. Registro de usuarios y actividades ............................................................................. 29

6.12. Mantención de estadísticas de operación ................................................................. 29

6.13. Objetos perdidos ...................................................................................................... 30

6.14. Promoción interna .................................................................................................... 30

6.15. Bitácora .................................................................................................................... 30

6.16. Libro de reclamos y sugerencias ................................................................................ 30

6.17. Informes bimensuales ............................................................................................... 31

6.17.1. Reporte mensual de actividades............................................................................ 31

6.17.2. Planificación de operaciones ................................................................................. 31

6.17.3. Recursos humanos ................................................................................................ 31

6.17.4. Estructura de costos.............................................................................................. 32

6.17.5. Estadísticas del recinto .......................................................................................... 33

6.17.6. Inventario mensual del recinto .............................................................................. 33

6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE y DEFIDER. ......... 33

6.18. Informe consolidado anual........................................................................................ 33

6.19. Mantención e información ........................................................................................ 33

6.20. Traspaso de la administración ................................................................................... 33

6.20.1. Inventario actualizado del recinto ......................................................................... 34

6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior .. 34


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6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración ............... 34

7. Anexos ................................................................................................................................. 35


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1. Bases Generales

1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación

1.1.1. Aspectos generales

Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las

relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones

estudiantiles y Dirección de Educación Física, Deporte y Recreación, en adelante “La Universidad”,

“La D.RR.EE.” y “DEFIDER”, con el grupo de estudiantes, en adelante “Los Estudiantes”, durante el

proceso llamado a propuesta, presentación de las ofertas, su apertura, selección de proponentes,

la adjudicación, la ejecución, el pago y todas las materias relacionadas con ésta Licitación.

Las ofertas de Los Estudiantes serán calificadas en una única instancia por La Universidad, quien

será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.

Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las

presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Estudiantes la aceptación de

las presentes bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y/u objetarlas.

1.2. Identificación del demandante

Razón Social : Universidad Técnica Federico Santa María

Unidad Administrativa : Dirección de Relaciones Estudiantiles

RUT : 81.668.700-4

Domicilio : Avenida España 1680, Valparaíso

1.3. Datos de contacto para la licitación

Correo Electrónico : [email protected]

1.4. Antecedentes administrativos

Nombre de licitación : SAME: Servicio de Administración Multicanchas y Estadio,

Campus Casa Central Valparaíso.

mailto:[email protected]


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Descripción : Servicio de administración de instalaciones asociadas a

multicanchas y estadio del Campus Casa Central UTFSM, sean

la Cancha 5x5, Cancha 7x7, Cancha de Tenis, Cancha de

Squash y Estadio.

Deberá velar por la correcta mantención y empleo de las

instalaciones, equipos e implementos deportivos existentes

en el lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de

uso a sus beneficiarios, sean Estudiantes o Funcionarios de La

Universidad.

Del mismo modo, deberá velar por la seguridad e integridad

física de sus usuarios, previniendo cualquier situación o

conducta de riesgo.

Ubicación : Torre central ubicada en galería Estadio.

Tipo de convocatoria : Licitación privada.

Participantes : Durante el período de desarrollo de la Licitación (Primer

semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno

UTFSM con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera

impartida en el Campus Casa Central Valparaíso y deberá

tener un mínimo de 3 asignaturas inscritas en dicho período

académico.

Al momento de la postulación los estudiantes deben tener

como mínimo una prioridad académica de 4.700.

Vía postulación : www.rree.usm.cl

Moneda : Pesos Chilenos.

1.5. Objetivo y alcance de la licitación

La Universidad a través de La D.RR.EE., por medio de estas bases, ofrece la concesión del Servicio

Administración Multicancha y Estadio, en adelante SAME, siendo la presente Licitación de tipo

privada.

Esta licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia exclusiva

a cubrir los gastos asociados al pago de beca de ayudantía al equipo administrativo. Los cuales

deberán ser informados claramente en la oferta del proponente, tanto en su composición como

montos asociados.

http://www.rree.usm.cl/


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Corresponderá a La Universidad, a través de DEFIDER, la provisión de todos aquellos recursos

asociados directamente a la operación del recinto (revistas, periódicos, mantención de

infraestructura, artículos de oficina, insumos de aseo, etc.).

Sin prejuicio de lo anterior, se entrega libertad a los proponentes de integrar en sus ofertas,

tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser implementadas

en el recinto, las cuales podrán ser de cargo a la administración (si así correspondiese o lo decidiese)

o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento por parte de La Universidad.

En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicar claramente sus costos asociados,

periodo en que se realizarán los desembolsos y fuentes de financiamiento.

1.6. Normas generales

Ésta licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:

Bases generales

Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases

Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.

Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).

Informe de adjudicación de propuesta.

Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.

Garantías de seriedad de la oferta.

Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se complementan

recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso adquirido cualquier

obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.

1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación

Tabla 1-1 Calendario de licitación

Actividad Fecha Hora

Comienzo licitación 14 de Enero 2019 17:00

Visita a terreno 14-17 de Enero 2019 Hasta las 17:00

Recepción consultas 17 de Enero 2019 Hasta las 17:00

Respuestas a consultas 18 de Enero 2019 Desde las 12:00

Presentación y apertura de propuestas 19 de Febrero 2019 12:00

Adjudicación 22 de Febrero 12:00

Capacitación 25-28 de Febrero 2019 Horario por definir


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Entrega de instalaciones y concesión 28 de Febrero 2019 9:00

Comienzo oficial de nueva administración 01 de Marzo 2019 8:00

Los plazos que se establecen en éstas Bases, para las distintas etapas del proceso de

presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los mismos por

algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.

Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal

decisión será comunicada por escrito a todos Los Estudiantes participantes a través del portal

www.rree.usm.cl .

1.8. Modificación de las Bases

La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,

informando por escrito de ello a todos Los Estudiantes participantes a través del portal

www.rree.usm.cl .

Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La

Universidad podrá postergar la fecha indicada para la presentación y apertura de las propuestas, lo

que se comunicará oportunamente a través del portal antes mencionado.

1.9. Modalidad del servicio

La modalidad del servicio será la de administración directa.

1.10. Confidencialidad

Los grupos de estudiantes interesados en participar y el que se adjudique el SAME, tanto como

coordinadores y equipo directo, deberán guardar absoluta confidencialidad sobre los antecedentes

reservados o no, que de La Universidad conozcan durante el desarrollo de la licitación, y de los

resultados e informes parciales que se obtengan.

La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a La

Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los grupos de Estudiantes, los

cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus coordinadores o

representantes como del equipo directo o indirecto.




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1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar

1.11.1. Nombre

Servicio de Administración de Multicancha y Estadio, Campus Casa Central Valparaíso.

1.11.2. Servicios prestados 1

La UTFSM pone a disposición de la Comunidad Universitaria múltiples recintos de carácter

deportivo, dentro de los cuales se incluyen aquellos administrados directamente por SAME. En ellos

se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados por DEFIDER con carácter

obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y competencias) y recreativas (uso

libre por Estudiantes y/o funcionarios, actividades de proyectos concursables para Estudiantes,

entre otros).

El SAME se dedica a la coordinación de actividades realizadas en las Multicanchas y Estadio USM,

así como verificar y asegurar el buen estado y uso de estos recintos. Entre sus responsabilidades se

encuentran el préstamo de canchas y equipos deportivos, apertura de recintos en horarios

comprometidos, encendido de luces, control de labores de aseo y mantención de recintos, entre

otras.

Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:

Cancha 5x5.

Cancha 7x7.

Cancha de Tenis.

Cancha de Squash.

Estadio UTFSM y dependencias asociadas (cancha de estadio, pista atlética, foso y juegos,

camarines, galería, caseta de administración, etc.).

Cuenta con supervisión directa de DEFIDER, siendo el Departamento responsable de:

Dotación de Profesionales Deportivos (Profesores y/o entrenadores) para actividades

dictadas por DEFIDER.

Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las operaciones

directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los cuales son de cargo

de esta última).

1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente licitación. Fase de consulta y vista a terreno.


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Provisión de material para el funcionamiento normal de la administración (Artículos de

oficina, té, café, etc.).

Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios, usuarios,

recursos requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la administración del

recinto, quien será responsable de implementar las acciones administrativas necesarias

para el cumplimiento de dicha planificación.

Fiscalización periódica de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto, velando por

la integridad física de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura adecuada para su

realización.

Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto

(incumplimiento de condiciones de adjudicación).

1.11.3. Usuarios

SAME cuenta con 4 tipos de usuarios:

Estudiantes USM con matrícula vigente.

Estudiantes de intercambio en la USM.

Funcionarios y Profesores de La Universidad.

Ramas deportivas y Grupos especiales. Realizadores de actividades y eventos

extraordinarios en el recinto (previa solicitud de instalaciones a DEFIDER y aceptación de las

condiciones de uso impuestas por éste).

Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento adecuado

para la realización de actividades físicas y/o recreativas en un ambiente grato, seguro y confortable.

Del mismo modo, cada uno deberá respetar las condiciones de uso establecidas de manera

conjunta por la Administración del recinto y La DEFIDER.

2. Requisitos y antecedentes de los proponentes

2.1. Requisitos y antecedentes

El grupo proponente deberá estar conformado por Estudiantes de pregrado diurno con

matricula vigente en el Campus Casa Central Valparaíso de La Universidad, Durante el período de

desarrollo de la Licitación (Primer semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno UTFSM

con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera impartida en el Campus Casa Central

Valparaíso y deberá tener un mínimo de 3 asignaturas inscritas en dicho período académico.


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Tendrán menor preferencia los Estudiantes memoristas, Estudiantes de primer y último año de

carrera.

Dentro de la oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la administración

en caso que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su cargo por parte de La

Universidad, para todos los pasajes que existan dentro de éstas Bases el garante deberá cumplir con

los mismos requisitos que se exigen al Coordinador o Representante.

En relación al Primer y Segundo semestre 2019, los participantes deberán contar como mínimo

con situación de Estudiante Regular (matricula vigente), no pudiendo tener calidad de memorista.

El Administrador o Coordinador general del recinto no podrá tener calidad de memorista mientras

dure su gestión.

Además, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

2.1.1. Requisitos

Estudiante pregrado diurno del Campus Casa Central Valparaíso.

Matricula vigente en 2019 primer semestre.

Al menor 3 ramos inscritos en 2019 primer semestre

Prioridad académica:

o 4.700 para los coordinadores.

o 4.100 para el equipo.

2.1.2. Antecedentes

Los proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o los

coordinadores o representantes, y sus facultades adjuntando además los datos del garante, y otros

antecedentes relevantes como los que se detallan a continuación:

Nombre del Coordinador o Representante.

RUT del Coordinador o Representante.

Domicilio del Coordinador o Representante.

Correo electrónico y teléfono del Coordinador o Representante.

Nombre Garante.

RUT del Garante.

Domicilio del Garante.

Correo electrónico y teléfono del Garante.

2.1.3. Calificación del oferente


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El grupo de Estudiantes deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas

que le sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la

cantidad de Estudiantes que integrarán el grupo, la forma en que estos serán seleccionados

(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran Estudiantes que no se encuentren ni en

primer ni último año y que posean un bien rendimiento académico), la estructura de costo que éste

presente y otros.

2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta

Las Propuestas de los grupos participantes deberán venir acompañadas por un monto en

efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de La Universidad,

equivalente a veinte vales de almuerzo (Valor estudiante). En su glosa deberá decir: “Para garantizar

la seriedad de la oferta en licitación privada”.

La Universidad devolverá ésta garantía a los proponentes no favorecidos una vez adjudicada

la licitación. En el caso del proponente adjudicado, ésta garantía le será devuelta dentro de los 15

días hábiles siguientes a la adjudicación de la propuesta.

Ésta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:

Si el Proponente desiste de su oferta.

Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.

Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como

complementación o aclaración de su oferta.

2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta

Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de

su cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.

3. Proceso de licitación

3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación

Los grupos de Estudiantes interesados en participar, podrán inscribirse y retirar Las Bases de

licitación a partir del día 21 de diciembre 2018 en el portal www.rree.usm.cl .



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3.2. Visita a Terreno

Cada grupo de Estudiantes interesados en participar en la presente licitación, tendrá

derecho a efectuar una única visita a terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá

interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de las

instalaciones.

Para ello, deberá concretar una cita con la Sr. Pablo Núñez, correo electrónico

[email protected], fono 32-2654089, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases

Administrativas (Ver sección 1.7).

3.3. Recepción consultas

Todas las consultas, tanto de carácter técnico como administrativo, que los Proponentes

deseen formular con relación a la materia de ésta licitación, deberán ser enviadas al correo

electrónico [email protected] en el periodo que se estipula para tal efecto en la sección 1.7

de las presentes Bases Administrativas.

De dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el asunto: Consulta licitación SAME.

3.4. Entrega de respuestas

La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas

respuestas serán enviadas por mail en la fecha y horas estipuladas para ello en la sección 1.7 de las

presentes Bases.

En éste comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante

que la haya hecho, y luego la respuesta respectiva.

3.5. Aclaración de las Bases de licitación

La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de licitación, para precisar el alcance,

complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no haya quedado

suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas aclaraciones se informarán

a los grupos de Estudiantes interesados en presentar oferta, en la misma forma que las respuestas

en el portal www.rree.usm.cl .





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3.6. Presentación propuesta

Las propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a La D.RR.EE.

indicando en su exterior el tipo de licitación a la cual postula, agregando Propuesta.

3.6.1. Sobre 1

El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:

Propuesta Técnica.

Propuesta Económica.

Carta de identificación propuesta: De acuerdo a formato adjunto en anexo 1, se deberá

identificar claramente el nombre de la licitación a la cual se postula, además de los datos de

identificación de él o los Representantes o Coordinadores del Proponente, así como el

monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta carta debe venir firmada por él o

los Representantes o Coordinadores y debe incluir la garantía de seriedad de la oferta.

Declaración jurada simple: Conforme a formato adjunto en anexo 2, los Representantes de

la propuesta informarán lo siguiente:

o Haber estudiado y dar por conocidos y aceptados todos los antecedentes y

verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios

para la postulación.

o Haber considerado para la oferta económica todos los gastos necesarios para el

servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás

documentos incluidos en la licitación.

o Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan

directamente en la ejecución de los trabajos.

o Estar conforme con las condiciones generales de Las Bases.

o Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de

Proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de

adjudicación formal de licitación.

Cada Representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por

separado y firmada por el Representante respectivo.

Curriculum Vitae: Se deberá adjuntar el nombre, carrera y curriculum vitae del Coordinador

responsable o Representante por parte del grupo de Estudiantes. Además de incluir el

horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.

Antecedentes Base de la propuesta: El Proponente devolverá formado todos los

documentos que conformaron los antecedentes de la presente propuesta.

Declaración visita a terreno: Ver formato adjunto anexo 3. Ésta deberá ser presentada al

encargado de efectuar la visita a terreno, Sra. Paulina Pereda, al momento de su realización,


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quien será responsable de completar los antecedentes en ella solicitados. El original

quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado posteriormente a su propuesta.

3.6.2. Sobre 2

El sobre 2 deberá contener una copia de toda la información incluida en el sobre n°1.

3.7. Recepción de las propuestas

Las propuestas de los grupos participantes se recibirán en la oficina del Sr. Ignacio Araya en

la D.RR.EE. en la fecha y hora que se estipula para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases. No

será considerada ninguna oferta que se reciba fuera del día, lugar y hora señalados.

La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del grupo

Proponente.

3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación

La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las

presentes Bases, en la oficina del Sr. Ignacio Araya en la D.RR.EE., verificando que las ofertas

contengan los documentos solicitados. En éste acto solo se informará el nombre de los oferentes.

La Universidad se reserva el derecho de admitir ofertas que presenten defectos de forma,

omisión o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario a todos los

Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta evaluación de las

propuestas.

3.9. Validez de la oferta

Las propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado

en la Sección 5.2. aun cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La

retractación imprevista se considerará como falta de seriedad del Proponente y La Universidad hará

efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).


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3.10. Evaluación y preselección de ofertas

Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente desde el

punto de vista de La Universidad.

Será responsabilidad de Los Estudiantes haber proporcionado toda la información que

permita a éste comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.

De considerarlo necesario, éste comité podrá solicitar por escrito precisiones a algún

Proponente, sobre aspectos de su propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo caso

tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte integrante de los

antecedentes de la licitación en caso de serle adjudicado.

3.11. Rechazo de ofertas

El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta e incluso

rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos planteados,

o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar adelante con el proceso

de selección o no se ajusta sustancialmente a las Bases.

3.12. Selección y notificación a los Proponentes

3.12.1. Selección de Proponentes

Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará por escrito al grupo

seleccionado la aceptación de su oferta y al mismo tiempo se solicitará los documentos necesarios

para la formalización de la adjudicación. La resolución de su aceptación será comunicada al

Proponente favorecido por carta original y copia, debiendo volver esta última firmada por el o los

Coordinadores o Representantes como prueba de recepción.

La selección de una propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación

pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la adjudicación formal del

servicio.

3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados

La Universidad notificará a los restantes grupos de Estudiantes Proponentes mediante

correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus servicios.


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3.12.3. Devolución de documentación

Una vez realizada la notificación en la sección 3.12.2 precedente, los Proponentes no

seleccionados podrán retirar sus respectivas garantías de seriedad de la oferta. La Universidad no

devolverá la información y documentos entregados por los grupos de Estudiantes Proponentes.

3.13. De la fiscalización

Una vez adjudicada la licitación, Los Estudiantes deberán tener en cuenta las siguientes

condiciones:

Se someterán a la supervisión directa de La D.RR.EE y de DEFIDER.

Deberán cumplir con todos los requisitos detallados en la sección 6 de estas Bases.

4. Contenidos básicos de las propuestas

Sin prejuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos

adicionales en sus propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales deberán

ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar con la siguiente

información como base:

4.1. Propuesta técnica

4.1.1. Objetivos de la administración

Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Estudiantes Proponentes

durante el periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019), así como objetivos generales específicos

propuestos.

4.1.2. Plan de trabajo anual

Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuestas por Los Estudiantes

para el periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019). Ésta deberá ser coherente con los

requerimientos de DEFIDER, y los lineamientos generales expuestos en las presentes Bases.


19

4.1.3. Políticas del recinto

La propuesta deberá indicar lo siguiente:

Horario de operación propuesto.

Periodo de operación propuesto.

Condiciones de uso del recinto: Se indicarán las condiciones a las que estarán sujetos los

usuarios de SAME, especificando la existencia de cualquier tipo de multa o sanción (Si así lo

instaurara el o los Proponentes), sus causales y descripción de éstas.

Políticas de operación propuestas: Se informarán las políticas de operación consideradas

por el grupo de Estudiantes para el funcionamiento del recinto. Deberá mencionar ítems

como:

o Procedimiento para la mantención de ficheros.

o Método de control de asistencia del equipo.

o Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones, equipos y

materiales.

o Dinámicas de operación con usuarios (Inscripción, registro de asistencia, manejo de

pertenencias, etc.).

o Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.

o Etc.

Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipuladas por DEFIDER. y las

presentes Bases en éstas materias.

4.1.4. Descripción de cargos y funciones

Se deberá explicitar las siguientes materias:

Descripción de cargos: Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de cada

cargo considerado por el o los proponentes para la administración del recinto

(Administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el lugar

físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.

Escala de beca de ayudantía: Detalle de la escala de beca de ayudantía que será asociado al

cargo y función.

4.1.5. Políticas de equipo

Método de selección de estudiantes: Se deberá explicar cuáles serán los métodos de

convocatoria y selección de Estudiantes para la ayudantía, así como los criterios bajo los


20

cuales se realizarán dichas selecciones. Considerando que el equipo no deberá estar

confirmado por más de un 60% de un mismo género.

Políticas de capacitación del equipo.

Cantidad máxima de horas por estudiante: Se deberá mencionar la cantidad máxima de

horas que trabajarán cada uno de los Estudiantes integrantes del grupo, de acuerdo a lo

establecido en la sección 6.8 de la presente Base. Teniendo en consideración el límite de 15

horas semanales permitidas por el reglamento de ayudantía.

Condiciones laborales: se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales

operarán los Estudiantes. Esto es causales de despido, sanciones y/o multas existentes,

beneficios, bonos especiales, entre otros.

4.2. Propuesta económica

4.2.1. Estructura de costos

A continuación, se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura

de costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en consideración

que cualquier modificación debe ser comunicada a La D.RR.EE. antes de ser llevada a cabo.

4.2.1.1. Pago de Ayudantías

En el ítem de pago de ayudantías debe estar claramente especificada la descripción de cargo

a desempeñar y el n° de ayudantes, las horas hábiles del mes (factibles de modificar según

eventualidades), valor hora y el monto total estimado, esto según el formato que se presenta en

Tabla 4-1 Pago de ayudantías. Se deberá presentar una proyección y desglose para cada uno de los

meses del año 2019.

Tabla 4-1 Pago de ayudantías

Cargo N° de estudiantes Horas trabajadas Valor hora Total

También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que

percibirán cada uno de los integrantes que conformen el grupo de estudiantes (administradores y/o

coordinadores).


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Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la oferta

a realizar deberá ser en valor bruto.

No se podrá señalar reuniones de equipo como elemento a pago de beca de ayudantía.

4.2.2. Gastos administrativos

Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es, gastos no vinculados directamente

con la prestación del servicio, como fotocopias, impresiones, tinta, teléfono, entre otros. Se deberá

entregar de acuerdo al formato en la Tabla 4-2 Formato gastos administrativos, la estimación de los

gastos en que se incurrirá en éste ítem durante el periodo a licitar. En caso de no incurrir en gasto,

mencionar. Estos gastos deberán ser asumidos íntegramente por DEFIDER, quedando en potestad

de DEFIDER si aceptar total, parcial o nulamente la propuesta de gastos solicitados.

Tabla 4-2 Formato gastos administrativos

Ítem Descripción Monto Fuente de financiamiento Fecha de desembolso

Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el grupo de Estudiantes en

su oferta. Esto incluye actividades de promoción, costos asociados a la implementación de registros,

innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el pago de ayudantías.

También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los ítems

propuestos (la administración del recinto; La Universidad; multas u otros ingresos, etc.), así como el

instante en que se llevarán a cabo cada uno de los desembolsos.

Cabe destacar que toda materia asociada al servicio de administración del recinto (provisión

de equipo administrativo, cumplimiento de obligaciones estipuladas en las presentes Bases, etc.),

será responsabilidad del grupo de Estudiantes su financiamiento y deberá ser considerada en su

respectiva propuesta económica. En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos y

otros servicios operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su

factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen los

Proponentes).

5. Disposiciones de la adjudicación

5.1. Tipo de servicio El servicio será bajo suma fija.


22

5.2. Celebración de la adjudicación

Se adjudicará de acuerdo al calendario indicado en el párrafo 1.7, desde la notificación al

grupo seleccionado, previo recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.

En caso que el grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no

formalice la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la selección

y seleccionar al siguiente grupo de estudiantes preseleccionado. En tal caso, La Universidad quedará

facultada para hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, de acuerdo a la sección 2.1.4.

5.3. Documentación integrante de la adjudicación

El grupo de Estudiantes seleccionados deberá presentar en copias auténticas los certificados

de Estudiante regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito fundamental

para la formalización de la adjudicación.

5.4. Precio de la oferta y forma de pago

5.4.1. Valor oferta

El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto

incluye los gastos de financiamiento, pago de ayudantías generales y demás gastos inherentes,

incluido el detalle de los sueldos que percibirán cada uno de los integrantes del grupo. La oferta

deberá desglosarse por ítems y deberá incluir cada uno de los gastos y costos generales.

5.4.2. Valor del servicio

El valor de licitación de SAME se valoriza aproximadamente en $560.000.- (Quinientos

sesenta mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de marzo 2019 a diciembre

2019, considerando calendario académico del año 2019, descontando los días no trabajados

(vacaciones de verano, vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).

Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de La D.RR.EE y DEFIDER.

Corresponderá a DEFIDER informar a la administración del recinto respecto a cualquier

extensión en el calendario de operación de éste. Dichos periodos serán financiados por medio de

recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios generales convenidos

en la presente licitación y sus documentos asociados, sin el pago de horas extras.


23

5.4.3. Forma de pago

El pago será realizado mediante DP-16 “solicitud Beca de ayudantía”, con base en el valor

establecido en el decreto de Rectoría que fija el valor de ayudantía administrativa. La ausencia de

éste documento facultará a La Universidad a no cancelar el monto solicitado hasta que se cumpla

con la presentación de dicho documento. Éste documento deberá ser entregado por el Coordinador

o Representante el día 20 del mes, para que sea gestionado su pago al principio del mes siguiente.

La información que deberá contener dicha estructura de costos se resume a continuación:

Informe de pago de ayudantías:

Tabla 5-1 Formato informe de Pago de ayudantías por Estudiante

Nombres Apellido Paterno

Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo

N° de horas

Valor Hora

Valor ayudantía

Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones o

descuentos efectuados, así como la individualización de los estudiantes y montos involucrados.

Informe de ingreso

Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su fuente

(ej: multas, donaciones, aportes especiales, etc.). Ahora si la administración no percibe ingresos

informar.

Tabla 5-2 Formato informe de pago de ayudantías por días trabajados

Fecha Horas trabajadas

Pago / Hora Otros ingresos

Descuentos Total

Total mensual

Tabla 5-3 Formato informe de ingresos

Fecha Ingresos percibidos

Fuente Concepto Descripción

Informe de gastos administrativos

Se deberá informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración

durante el periodo a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:


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Tabla 5-4 Formato informe de gastos administrativos

N° de operación

Fecha Tipo de documento

N° documento Detalle Monto Fuente

5.5. Termino anticipado de la adjudicación

La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la adjudicación, sin forma de

juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:

a) Por no disponer Los Estudiantes del equipo para ejecutar su trabajo en la fecha señalada

para el inicio de sus operaciones.

b) Por atraso en el inicio normal de operaciones en más de 7 días corridos desde la fecha

establecidas en éstas Bases.

c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un periodo

mayo de 1 día.

d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Estudiantes, de las obligaciones

comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión

de las operaciones.

e) Por no respetar normas técnicas.

f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los

Estudiantes para dirigir las operaciones.

g) En caso que Los Estudiantes se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas por

los representantes de La Universidad a través de La D.RR.EE.

h) Por incumplimiento de los compromisos para con su equipo.

i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La

Universidad.

j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.

k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta presentación

de informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las presentes

Bases.

l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de informes bimensuales. Éste plazo

incluye cualquier contratiempo.

m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente

anterior.

La Universidad a través de La D.RR.EE. en cualquiera de las situaciones anteriores podrá

emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Estudiantes, a fin de que éste, dentro de un plazo

de 3 días corridos, se ajuste a las normas y disposiciones señaladas. Si esto no sucede, procederá el

término de la adjudicación.


25

5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes

En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Estudiantes cumplirán con todas

las condiciones generales siguientes:

5.6.1. Equipo que emplee

a) Deben ser Estudiantes de pregrado diurno con matricula vigente en el Campus Casa Central

Valparaíso de La Universidad (no pueden ser Estudiantes memoristas exclusivos, ni

estudiantes que se encuentren en su primer o último año de carrera).

b) No podrá estar compuesto por más de un 60% del mismo género.

c) Prioridad académica superior a 4.100.

d) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier miembro

del equipo de Los Estudiantes, sin expresión de causa y sin cargo para ella.

e) Los Estudiantes deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la

seguridad del equipo y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de La

Universidad.

5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad

La Universidad, a través de DEFIDER, proveerá los requerimientos de infraestructura,

equipos, materiales e insumos requeridos directamente en las operaciones de SAME, según sea su

criterio. Asimismo, suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el

normal funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: energía eléctrica, agua, aseo, té,

café y mantención de recintos (Ej: Riego y corte de césped de Estadio).

5.8. Aceptación de Bases

El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la

presente licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte aceptada por

La Universidad.

5.9. Vigencia y duración de la adjudicación

La adjudicación tendrá duración hasta diciembre 2019, al término del cual se volverá a

realizar el llamado a licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los mismos

términos y condiciones, a menos que la otra parte manifieste la intención de no perseverar en él.


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6. Deberes de la Administración

6.1. Cumplimiento de horario

SAME debe funcionar de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 22:15 horas y los sábados

desde las 9:00 hasta las 18:00 horas, o en su defecto, el horario acordado con DEFIDER.

6.2. Periodo de operación

Las dependencias de SAME, así como sus servicios asociados, deberán operar normalmente

durante el período académico comprendido entre marzo de 2019 y diciembre de 2019, rigiéndose

para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de La Universidad (Primer y Segundo

semestre académico 2019).

En función de lo anterior, se excluyen como periodos de operación aquellos en que se

encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano, vacaciones de

invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de DEFIDER, hecho ante el cual se

gestionarán recursos adicionales para la administración y operación del recinto.

En caso de paralización de actividades por parte del estamento estudiantil, se trabajará a

media jornada.

6.3. Presencia de Los Estudiantes

Será responsabilidad de la administración proveer el equipo administrativo necesario para

la correcta operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.

Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar

permanentemente con a lo menos un Estudiante Administrativo presente en las dependencias del

SAME, el cual deberá portar identificación y será responsable de los recintos. Su labor deberá ser

efectuada tanto en la oficina del SAME, como controles periódicos a los recintos.

La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus

Estudiantes y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y mantener

un registro de ello.

En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes, robo de

quipos, etc.), el Estudiante deberá informar inmediatamente a las entidades pertinentes (Ej.

Seguridad, Policlínico, D.RR.EE., etc.).


27

6.4. Estado de los equipos

Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que

se harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de

nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de ésta administración.

Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados

con las operaciones de SAME deberán ser solicitados y canalizados a través de DEFIDER.

La Administración deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o recomendaciones

que se le sean indicadas por DEFIDER. en temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario del

recinto.

6.5. Aseo y orden

Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la

administración, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente

ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de tránsito

interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles accidentes.

La Universidad proveerá el servicio de aseo general de los recintos dependientes de SAME,

siendo su administración responsable de supervisar, controlar y mantener registros de la correcta

ejecución de éstas tareas. Cualquier disconformidad deberá ser informada en primera instancia al

Estudiante encargado, en caso de no existir mejoría en su desempeño deberá ser comunicado a

DEFIDER.

6.6. Mantención de ficheros

Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se

realizarán en ésta administración, por lo tanto, éste deberá ser actualizado semanalmente.

6.7. Con Los Estudiantes

Será responsabilidad de la administración el proveer a sus Estudiantes condiciones laborales

dignas, transparentes y seguras. Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca

claramente cuáles son las funciones y responsabilidades de cada Estudiante, incluyendo

Administradores y/o Coordinadores.


28

Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de ellos.

Esto es beca de ayudantía acordada, causales de desvinculación, sanciones y/o multas existentes,

beneficios de Los Estudiantes, entre otros.

Lo anterior deberá ser informado a cada uno de Los Estudiantes al momento de su

contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de una declaración jurada simple.

Adicionalmente la Administración deberá implementar los siguientes registros:

Nómina mensual de Estudiantes, incluyendo rut, situación académica, número de horas

trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la recepción conforme

del monto ahí descrito.

Libro de asistencia diario, esto con la finalidad de justificar la beca a Los Estudiantes. Deberá

contener la identificación del Estudiante, hora de ingreso, hora de salida y firma del mismo.

6.8. Horas promedio de ayudantía

Ningún Estudiante debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas

decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de Ayudantías.

6.9. Existencia de inventario

La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser

actualizado como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de material,

además de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.

Deberá contener como mínimo la siguiente información:

Tabla 6-1 Formato inventario

Nombre del artículo o equipo Descripción N° identificador (si corresponde)

Cantidad Estado Observaciones

Del mismo modo, dada la alta afluencia de público al recinto, se deberá implementar un

sistema de chequeo rápido de infraestructura, que deberá ser aplicado como mínimo 2 veces al día

en sus dependencias con objeto de la detección temprana de irregularidades.


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6.10. Manejo de dinero

La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos

de dinero realizados por la administración. Para éste fin, se deberá elaborar documentos físicos que

avalen ésta información, como un Libro Diario con un formato semejante al presentado en Tabla

6-2, el cual deberá encontrarse siempre disponible.

Tabla 6-2 Formato Libro Diario

N° de operación

Fecha Documento N° de documento

Detalle Monto Observaciones

Ingresos egresos

Total mensual Saldo mensual

Éste registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan

dichas transacciones (boletas, facturas u otros).

6.11. Registro de usuarios y actividades

Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias de los recintos

dependientes del SAME (incluye actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:

El profesor o usuario responsable.

Lugar y equipos facilitados.

Descripción de actividad.

Registro de participantes.

Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así

como asegurar su utilización sólo por usuario autorizados (ver sección 1.11).

6.12. Mantención de estadísticas de operación

En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la

operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:

Número de días trabajados

Número de usuarios por servicio


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Composición de usuarios: Estudiantes, funcionarios y profesores, ramas deportivas, etc.

Composición de actividades de los recintos: Actividades curriculares, actividades

extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), actividades Ramas Deportivas, uso libre,

etc.

Evolución de ingresos y egresos del recinto.

Composición mensual de ingresos y egresos.

Toda la información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.17.

6.13. Objetos perdidos

Se deberá implementar un Registro de objetos perdidos, así como establecer una política

del recinto en ésta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de objetos

no reclamados, etc.

6.14. Promoción interna

En responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para

informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad

universitaria.

6.15. Bitácora

Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes

ocurridos durante el periodo de trabajo, esto se debe realizar mediante inscripción diaria en formato

tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la administración.

6.16. Libro de reclamos y sugerencias

La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual

poseerá carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su

fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en un lugar visible.

Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las

observaciones en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de ser

requeridas.


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Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,

deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.

6.17. Informes bimensuales

La administración deberá entregar bimensualmente a La D.RR.EE. un informe en el que se

detallen las actividades realizadas por la administración durante los 2 meses anteriores.

Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al periodo a reportar,

contándose como referencia los siguientes plazos.

Tabla 6-3 Fechas de entrega Informes Bimensuales

Periodo reportado por informe Fecha de entrega

Marzo-Abril 2019 Primer lunes de Mayo 2019

Mayo-Junio 2019 Primer lunes de julio 2019

Julio-Agosto 2019 Primer lunes de Septiembre 2019

Septiembre-Octubre 2019 Primer lunes de Noviembre 2019

Noviembre-Diciembre 2019 Primer lunes de Enero 2020

Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del periodo a reportar:

6.17.1. Reporte mensual de actividades

Actividades desarrolladas en el recinto.

Hechos relevantes acontecidos.

6.17.2. Planificación de operaciones

Correspondiente a los 2 meses siguientes al período reportado, incluye:

Turnos.

Horarios de trabajo.

Actividades a desarrollar.

Otros relevantes.

6.17.3. Recursos humanos

Relativa a cada uno de los meses a informar:

Identificación del equipo de trabajo, indicando los siguientes ítems:


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o Nombre del Estudiante.

o RUT.

o Situación académica.

o Cargo desempeñado.

o Horas trabajadas por mes informado.

Planilla de pago de ayudantías mensuales, firmada por Estudiantes certificando recepción y

conformidad con pago de ayudantías percibidas. Deberá detallar ítems que la componen

bajo el siguiente formato:

Tabla 6-4 Formato de pago de ayudantía por Estudiante

Nombres Apellido Paterno

Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo

N° de horas

Valor Hora

Valor ayudantía

Ocasión de pago de retenciones del período reportado

Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de

Estudiantes y montos involucrados.

6.17.4. Estructura de costos

Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:

Pago de ayudantías y días trabajados. En base al siguiente formato:

Tabla 6-5 Formato Informe de pago de ayudantías y días trabajados

Fecha N° Estudiantes

Horas trabajadas

Pago de ayudantías/día

Bonos y otros

ingresos

Descuentos Total

Total mensual

Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá proporcionar la

siguiente información básica:


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Tabla 6-6Formato reporte de ingresos y egresos mensuales

N° de operación

Fecha Documento N° de documento

Detalle Monto Observaciones

Ingresos egresos

Total mensual Saldo mensual

6.17.5. Estadísticas del recinto

Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.

6.17.6. Inventario mensual del recinto

6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE y DEFIDER.

6.18. Informe consolidado anual

Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en la

sección 6.17.

Resumen anual de actividades y hechos relevantes.

Informe consolidado de recursos humanos.

Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).

Resumen estadístico anual del recinto.

Inventario final de dependencias.

Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a D.RR.EE y DEFIDER.

6.19. Mantención e información

Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser

generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados en

dependencias de SAME (ya sea en original o copia) y encontrarse disponibles para eventuales

fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los organismos señalados en la

sección 3.13.

6.20. Traspaso de la administración

Una vez finalizado el período de administración convenido, el grupo de Estudiantes que cesa

sus funciones deberá contar con una participación activa en el traspaso de la administración a


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quienes los sucedan en el cargo. Por ello deberá proporcionar la siguiente información, en fecha

informada pertinentemente por La D.RR.EE.:

6.20.1. Inventario actualizado del recinto

Informará respecto a los implementos disponibles en SAME y sus condiciones de entrega

(infraestructura, equipos, herramientas, etc.).

6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período

anterior

Incluyendo informe consolidado anual. Será decisión del nuevo Administrador y sus

fiscalizadores la mantención, eliminación y/o adecuación en sus contenidos de la información

traspasada.

6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración

Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la

información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad detectada.


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7. Anexos

1. Carta de identificación de la propuesta.

2. Declaración jurada simple.

3. Declaración de visita a terreno.

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