Bases de datos

Introducción a Bases de Datos -

ContenidoIntroducción 2

Lección 1 Descripción de bases de datos 11

Lección 2 Creación de tablas 30

Lección 3 Trabajar con tablas 53

Lección 4 Creación y uso de consultas 77

Lección 5 Diseño de un formulario 95

Lección 6 Diseño de un informe 131

Apéndice Objetivos principales de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para Access 2002 157

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IntroducciónAhora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen en el mundo del siglo XXI.

Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico (CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades.

Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de productividad.

Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática, Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad), no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programaTodos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de experiencias previas, expectativas y conocimientos:

■ Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever, comprender y centrarse en la necesidad de estos alumnos de una instrucción eficiente y efectiva.

■ Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos. Este programa da cabida a una amplia variedad de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

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■ Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate como personas independientes, únicas y capaces. Este programa puede utilizarse en un aula o como herramienta para el autoaprendizaje a su propio ritmo.

■ Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades profesionales, así como a sus fines personales. Este programa contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.

Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursosEl programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos introductorios sobre equipos, software y tecnología digital:

■ Conceptos básicos de informática

Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software, sistemas operativos, Internet, etc.

■ Conceptos básicos de medios digitales

Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.

■ Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web

Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.

■ Conceptos básicos de diseño Web

Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web, desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para diseñar y crear un sitio Web completo.

■ Conceptos básicos de procesamiento de textos

Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales, desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos que contienen gráficos y tablas.

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■ Conceptos básicos de presentaciones

Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y audio para conseguir presentaciones multimedia completas.

■ Conceptos básicos de bases de datos

Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos relacional para crear tablas, formularios e informes.

■ Conceptos básicos de hojas de cálculo

Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la publicación de una hoja de cálculo en el Web.

Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes:

■ Conceptos básicos de la tecnología de la información

■ Uso del equipo y administración de archivos

■ Procesamiento de textos

■ Hojas de cálculo

■ Bases de datos

■ Presentaciones

■ Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico

Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes:

■ Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema operativo)

■ Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)

■ Internet, World Wide Web y correo electrónico

El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

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Cómo está organizado el cursoCada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la tecnología.

Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete la lección.

Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5 ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y aplicar lo aprendido.

Características especiales■ Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le ayuda a captar la información más importante y a preparar las habilidades de aprendizaje.

■ Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender. Cada tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el proceso de aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo.

■ Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen información adicional, métodos abreviados y posibles problemas, así como comentarios acerca de lo que está aprendiendo.

■ Notas. En todo el texto de la lección encontrará información adicional que le permite profundizar más en un tema.

■ Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

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■ Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos contienen temas parentéticos, información adicional o explicaciones más extensas, como momentos interesantes en la historia de la informática, los entresijos de la ley del copyright o lo que tiene que saber acerca de los “colores seguros” que hay que utilizar en una página Web.

■ Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen definiciones de términos técnicos.

■ ¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos.

■ Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de todos los archivos que necesitará para completar el proyecto.

■ Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los puntos clave y le indican lo que debe hacer a continuación.

■ Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo. Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo realizar ciertas tareas.

■ Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan unos en otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que ponen a prueba sus conocimientos.

■ Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice al final del libro.

Archivos de prácticasEn varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos “terminados” que puede comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los conocimientos aprendidos a su propia situación.

Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo.

Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede utilizarlos para aprender por su cuenta.

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El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los archivos se almacenarán la carpeta Practice de cada curso. Los archivos de cada curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, bajo la carpeta Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará cómo ir a los archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistemaTodos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en muchas de las lecciones.

■ Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior.

■ Sistema operativo Windows XP.

■ 128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente.

■ Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar Microsoft Office XP).

■ Una unidad de CD-ROM.

■ Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con 256 colores; se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo.

■ Un mouse (ratón), IntelliMouse u otro dispositivo señalador compatible.

Acerca del equipo de autoresGran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

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Convenciones utilizadas en este cursoEste curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos especiales. Para obtener más información acerca de las características disponibles en cada lección, consulte la sección “Características especiales” de esta Introducción.

Convención Significado

Texto en cursiva Este formato indica un término clave utilizado por primera vez, como banda ancha o World Wide Web.

Texto en negrita Este formato indica el texto que usted debe escribir.

O bien

Indica un término clave que se emplea por primera vez.

Fuente Sans-serif Este formato se utiliza para resaltar texto que forma parte de los pasos de los tutoriales.

nota Las notas ofrecen información adicional que le permite profundizar en un tema.

sugerencia Ofrecen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar tareas.

importante Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

Las notas al margen recuadradas ofrecen información adicional y comentarios sobre el texto.

Puede buscar y descargar software antivirus en Internet.

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Características de las lecciones

Los objetivos de la lección establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá.

Las ilustraciones ofrecen información visual mientras que estudia la lección.

Las sugerencias ofrecen consejos útiles, métodos abreviados y formas alternativas de realizar una tarea.

Cada tema empieza con información que explica conceptos y técnicas.

Las notas importantes contienen instrucciones especiales.

Las notas al margen incluyen sugerencias e información adicional.

Los pasos numerados ofrecen instrucciones detalladas para realizar una tarea.

Los términos importantes se muestran en negrita y se definen la primera vez que se utilizan.

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Error: Reference source not found

Resumen de la lección trata problemas restantes de la administración de archivos para terminar la lección.

Las preguntas de Ejercicio corto, con respuestas breves, le plantean preguntas sobre los conceptos expuestos en la lección.

Los ejercicios de Resumen de conceptos le desafían a que aplique lo que ha aprendido y le obligan a aplicar los conocimientos de una forma nueva.

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Descripción de bases de datosUna vez completada esta lección, podrá:

Iniciar Access y abrir una base de datos existente.

Desplazarse por Access.

Abrir y cerrar una tabla.

Ver una tabla en las vistas Hoja de datos y Diseño.

Desplazarse por una tabla utilizando el puntero del mouse (ratón).

Desplazarse por una tabla utilizando el teclado.

Una base de datos es un conjunto de datos, o información, que se organiza para facilitar la búsqueda y recuperación de información específica. La libreta de teléfonos es un ejemplo de base de datos informatizada que contiene nombres, direcciones y números de teléfono ordenados alfabéticamente por apellido para facilitar la búsqueda de información de una persona concreta.

Microsoft® Access es un sistema de administración de bases de datos (DBMS) para crear y utilizar bases de datos informatizadas. Un sistema de administración de bases de datos es un conjunto de programas integrados que se usan para crear y administrar la información de una base de datos. Las bases de datos informatizadas son mucho más útiles que las no lo están (como la libreta de teléfonos) puesto que los usuarios pueden reorganizar los datos y realizar búsquedas de muchas formas. Por ejemplo, si una libreta de teléfonos estuviese almacenada como base de datos de Access, podría realizar búsquedas por dirección, nombre o número de teléfono, en vez de sólo por apellido.

A modo de otro ejemplo de las ventajas de las bases de datos informatizadas, piense en Adventure Works, complejo vacacional ficticio situado a las afueras de Santa Bárbara, California. El director de marketing del complejo desea enviar un boletín sobre los eventos del verano a todas las personas que visitaron el complejo los meses de verano de los últimos cinco años. Si los registros de los huéspedes se mantuviesen en libros de contabilidad, debería hojear las páginas una a una para crear una lista de los visitantes del verano pasado. Con una base de datos informatizada, no obstante, podría crear una lista de los visitantes del verano pasado en segundos. Si el director de marketing cambia de opinión, posteriormente, y decide enviar un boletín a los visitantes de la temporada de invierno, una base de datos informatizada podría crear la nueva lista casi instantáneamente.

LECCIÓN 1

Importante: cuando abre un archivo en Access, puede aparecer un cuadro de diálogo Advertencia de seguridad que indica que el archivo quizás no sea seguro. Access muestra esta advertencia para asegurarse de que el archivo que va a abrir procede de una fuente conocida o de confianza. Si ve esta advertencia cuando intenta abrir archivos de prácticas para cualquiera de las lecciones, haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad y abrir el archivo de prácticas.

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Para realizar los procedimientos de esta lección, deberá utilizar un archivo denominado Database Fundamentals 01 de la carpeta Practice situada en el disco duro del equipo. Esta base de datos contiene información sobre los empleados, los recursos humanos, los huéspedes, las reservas y las suites o habitaciones del complejo ficticio Adventure Works.

SugerenciaPor razones de mayor compatibilidad con las bases de datos existentes, el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2002 es el de las de Access 2000.

Iniciar Access y abrir una base de datos existenteInicie Access haciendo clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows®, elija Programas y haga clic en Microsoft Access. Como ocurre con otras aplicaciones de Microsoft Office, Access tiene una barra de menús y una o varias barras de herramientas en la parte superior de la ventana, tal y como se muestra en la siguiente figura. El panel de tareas es un elemento nuevo de los programas de Microsoft Office XP que aparece a la derecha de esta ventana. Al hacer clic en los comandos Nuevo o Buscar del menú Archivo, o bien en el Portapapeles de Office en el menú Edición de Access, aparece una versión distinta del panel de tareas. Desde este panel, la barra de herramientas o el menú Archivo, puede elegir si desea crear una base de datos nueva o abrir una existente.

También puede abrir una base de datos existente buscando el archivo en el disco duro y haciendo doble clic en su nombre. Access y la base de datos se abrirán a la vez.

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Si ha trabajado recientemente en la base de dato que va a abrir, puede que aparezca en la parte superior del panel de tareas de la sección Abrir un archivo. En este caso, haga clic en el nombre del archivo para abrir la base de datos. De lo contrario, haga clic en el vínculo Más archivos situado en la parte inferior de la lista. Mediante esta acción se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrá desplazarse por la unidades de disco con el fin de buscar el archivo y abrirlo.

Después de abrir la base de datos, una ventana independiente, denominada ventana Base de datos, aparece debajo de la barra de menús y de la barra de herramientas. Esta ventana se utiliza para desplazarse por Access.

En este ejercicio, va a iniciar Access y a abrir la base de datos Database Fundamentals 01.

1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio.

2 En el menú Inicio, elija Programas y haga clic en Microsoft Access.

3 Se inicia Access y aparece el panel de tareas a la derecha de la pantalla.

4 Haga clic en el vínculo Más archivos situado cerca de la parte superior del panel. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

5 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en, haga clic en el icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential.

6 Haga doble clic en la carpeta Practice. El cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de los archivos almacenados en esta carpeta, con el archivo Database Fundamentals 01 ya seleccionado.

7 Haga clic en Abrir.

Aparece la ventana de base de datos de Database Fundamentals 01.

El Ayudante de OfficeEl Ayudante de Office es un personaje animado que ayuda a buscar respuestas a las preguntas que pueda tener sobre Access. La primera vez que inicie Access, aparecerá el Ayudante de Office. También puede verlo en cualquier momento haciendo clic en el comando Mostrar el Ayudante de Office del menú de la Ayuda. Cuando necesite ayuda sobre una función en concreto, haga una pregunta específica al Ayudante de Office y aparecerá una lista con las posibles respuestas.

Puede elegir entre diversos personajes. Haga clic con el botón secundario en el Ayudante de Office y después haga clic en Elegir Ayudante. Quizá deba insertar el CD de Microsoft Office 2002 o el de Microsoft Access 2002 para instalar el personaje del Ayudante de Office que desee.

Si Access ya está abierto, puede abrir una base de datos existente haciendo clic en el botón Abrir de la barra de herramientas Base de datos, desplazándose hasta el archivo deseado y seleccionándolo.

Al abrir una base de datos de Access 2002, quizá vea una pantalla de introducción, denominada pantalla de presentación. Ciérrela. Puede que aparezca una pantalla del panel de control y si la cierra, se mostrará la ventana de base de datos.

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Este ayudante está disponible en todos los programas de Microsoft Office, pero proporciona respuestas a las preguntas específicas sobre el programa que está utilizando al hacer la pregunta. Por ejemplo, si trabaja en Access y le hace una pregunta, le proporcionará una respuesta específica de Access, pero si lo hace en Microsoft Word, le dará una respuesta específica de Word.

El Ayudante de Office muestra información de ayuda a petición e intenta no molestar el resto del tiempo desplazándose a otra parte de la pantalla cuando se encuentra en el punto de inserción o mientras escribe. Puede cerrarlo en cualquier momento haciendo clic en el comando Ocultar el Ayudante de Office del menú de la Ayuda.

Desplazarse por AccessAl abrir la base de datos Database Fundamentals 01 del ejercicio anterior, aparece en pantalla la ventana Base de datos. Aparece la barra de herramientas de la ventana Base de datos en la parte superior de esta ventana y contiene los botones Abrir, Diseño, Nuevo, Eliminar, así como opciones para mostrar los elementos citados en la ventana Base de datos.

La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana. La barra Objetos ocupa la parte de la ventana Base de datos situada debajo de la palabra Objetos. Objeto es un término genérico que hace referencia a cualquier componente de una de base de datos de Access. Esta barra muestra una lista de los tipos principales de objetos de una base de datos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos.

Puede pasar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana de Access presionando F11. La disposición vertical de la barra Objetos facilita su uso.

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El concepto básico para los demás tipos de objetos de Access es la tabla, puesto que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa. Una tabla está formada por los campos y los registros que se ven en un formato de filas y columnas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas. Un campo puede contener datos sobre una persona, un lugar, un producto, un servicio, un evento u otra entidad. Por ejemplo, un campo contendría todos los apellidos y los números de teléfono de una tabla. Todos los campos de una tabla tienen un nombre de campo, asimismo denominado etiqueta, que aparece en la parte superior de la columna. Por ejemplo, un campo con todos los apellidos de los huéspedes de Adventure Works se podría denominar Apellidos.

El conjunto de campos relacionados constituye un registro. Por ejemplo, los campos Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv y CódPostal de un huésped del complejo constituyen el registro de un único huésped, como se muestra en la siguiente ilustración. En este libro, la intersección de un registro (fila) y de un campo (columna) se denomina celda.

Las tablas almacenan toda la información de una base de datos, pero si desea ver sólo los campos y los registros seleccionados de la base de datos, utilice una consulta. Una consulta extrae datos específicos de una o varias tablas basados en los criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta sobre la tabla de reservas de Adventure Works para que sólo se muestren los registros de los huéspedes que han hecho su reserva a partir de junio de 2000. La consulta mostraría una lista del número de identificación (IdHuésped), las fechas de las reservas, el número de ocupantes y el número de habitación reservada de cada huésped.

Otra forma de ver la información de una base de datos es utilizar un formulario, como se muestra en la ilustración. Un formulario muestra un único registro a la vez en un formato especificado. Los formularios también se pueden usar para agregar información a una base de datos.

Los formularios se explican con todo detalle en la lección 5, “Diseño de un formulario”.

Al hacer referencia a los campos individuales de un registro, las palabras celda y campo son intercambiables.

Las consultas se explican con todo detalle en la lección 4, “Creación y uso de consultas”.

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Si desea mostrar o imprimir los datos de una tabla o de una consulta, también puede crear un informe. A diferencia de un formulario, se puede utilizar un informe para mostrar varios registros. Aunque pueda parecer similar a una tabla, un informe puede tener distintos formatos para que la información sea más fácil de usar y su aspecto resulte más atractivo que el de una tabla. Por ejemplo, podría crear un informe que contenga un título, un encabezado o un pie de página con formato y un fondo atractivo. Los informes, al igual que las consultas, también se pueden personalizar para mostrar los datos sólo de los campos especificados de una tabla y no de todos los campos.

Además de tablas, consultas, informes y formularios, la barra Objetos también incluye estos tres tipos de objetos:

■ Páginas. Un objeto de página es un acceso directo a una página de acceso a datos de una base de datos. Una página de acceso a datos muestra los datos seleccionados de una base de datos, pero se trata de un archivo de Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que se puede ver como página Web.

Los informes se explican con todo detalle en la lección 6, “Diseño de un informe”.

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■ Macros. Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutan automáticamente.

■ Módulos. Un módulo es un programa escrito en Microsoft Visual Basic o en otro lenguaje de programación.

Al hacer clic en el icono de un tipo concreto de objeto en la barra Objetos, Access muestra una lista de los nombres de todos los objetos de ese tipo de la base de datos. (Los campos y los registros no tienen sus propios iconos porque no son objetos, los campos y los objetos se almacenan en tablas, que sí son objetos.)

La barra Grupos está situada debajo de la palabra Grupos en la ventana Base de datos y contiene uno o varios grupos. Un grupo contiene la lista de los accesos directos a los diferentes tipos de objetos de la base de datos. Un acceso directo es una forma rápida de tener acceso a un objeto almacenado en otra parte de la base de datos. El acceso directo al objeto se almacena en el grupo, mientras que el propio objeto se almacena en la lista correspondiente de la barra Objetos. Los grupos permiten mantener relacionados los objetos de distintos tipos juntos. Por ejemplo, podría crear un grupo que contenga los accesos directos a todos los objetos de la base de datos que estén relacionados con los huéspedes de Adventure Works, como la tabla que contiene la información de reservas, la consulta que extrae las reservas de la próxima semana y el formulario que permite introducir la información de un nuevo huésped. En la barra Grupos, se crea el grupo Favoritos de forma predeterminada y contiene los nombres de los objetos de la base de datos utilizados con mayor frecuencia.

En este ejercicio, va a utilizar la barra Objetos para ver los distintos tipos de objetos de la base de datos Database Fundamentals 01.

1 En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario.

Aparecen los nombres de las tablas de Database Fundamentals 01, junto con las opciones para Crear una tabla en vista Diseño, Crear una tabla utilizando el asistente y Crear una tabla introduciendo datos.

2 En la barra Objetos, haga clic en Consultas.

Aparecen las opciones para Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consulta utilizando el asistente. No hay consultas en esta base de datos.

3 En la barra Objetos, haga clic en Formularios.

Aparece el nombre de un formulario, frmEmployees, junto con las opciones para Crear un formulario en vista Diseño y Crear un formulario utilizando el asistente.

4 En la barra Objetos, haga clic en Informes.

Aparecen las opciones para Crear un informe en vista Diseño y Crear un informe utilizando el asistente. No hay informes en esta base de datos.

La barra Grupos contiene grupos de accesos directos a objetos de tipos distintos.

Puede utilizar los accesos directos de la ventana Base de datos para crear nuevos objetos bien con un asistente o en la vista Diseño.

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5 En la barra Objetos, haga clic en Páginas.

Aparecen las opciones para Crear una página de acceso a datos en vista Diseño, Crear una página de acceso a datos utilizando el asistente y Modificar una página web que ya existe. No hay páginas en esta base de datos.

6 En la barra Objetos, haga clic en Macros.

No hay macros en esta base de datos.

7 En la barra Objetos, haga clic en Módulos.

No hay módulos en esta base de datos.

Convenciones de nomenclatura de los objetosAl desplazarse por la base de datos en el ejercicio anterior, probablemente se dio cuenta que los nombres de los objetos siguen una convención estándar. Los nombres de archivo utilizados en este curso siguen la convención de nomenclatura de Leszynski (Leszynski naming convention), creada por el experto en Access y escritor Stan Leszynski a fin de promover una norma para la asignación de nombres a los objetos de bases de datos. Asimismo esta convención facilita la conversión de los objetos a los formatos utilizados por otros sistemas de administración de base de datos sin pérdida de datos ni de la organización de éstos.

Esta convención requiere que los objetos se identifiquen incluyendo el tipo de objeto en el nombre del mismo. De esta forma, se puede decir echando un vistazo si un objeto es una tabla, una consulta, un formulario u otro tipo de objeto. La tabla siguiente identifica los prefijos de asignación de nombres que se utilizan para cada tipo de objeto.

Objeto Prefijo

tabla tbl

formulario frm

consulta qry

informe rpt

La convención de Leszynski abarca los nombres de campos, las imágenes y todos los objetos utilizados en Access, pero en este libro sólo se utilizan los prefijos citados anteriormente. De acuerdo con la convención de nomenclatura de Leszynski:

■ Las tres primeras letras del nombre de un objeto se escriben en minúsculas e identifican el tipo de objeto.

No hay accesos directos para crear macros o módulos.

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■ El nombre que va a continuación del prefijo del objeto empieza por una letra mayúscula.

■ Nunca se utilizan espacios en blanco en los nombres de objetos.

■ Los nombres de los objetos contienen sólo letras y números.

Descripción de las vistas Base de datos y DiseñoTodos los objetos de Access tienen como mínimo dos vistas. Las tablas se suelen ver en uno de estos dos formatos o vistas: vista Base de datos y vista Diseño. Puede alternar entre estas dos vistas haciendo clic en el botón Vista de las barras de herramientas Diseño y Hoja de datos de la tabla. Puede elegir otras vistas haciendo clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista y seleccionando una vista de la lista desplegable.

La vista Diseño permite diseñar la estructura de una tabla decidiendo los campos que aparecerán en ella, personalizando el proceso de introducción de datos en los campos y determinando la forma en la que aparecerán los datos. La base de datos Adventure Works incluye tblEmployees, una tabla que contiene la información básica, como las direcciones y los números de teléfono, de los empleados del complejo. A continuación aparece la tabla tblEmployees en la vista Diseño:

Todos los objetos de Access (como las tablas, las consultas, los formularios y los informes) se pueden abrir en la vista Diseño y se suelen crear en esta vista.

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La columna Nombre del campo contiene los nombres de los campos de la tabla. La columna Tipo de datos permite decidir el tipo de datos (por ejemplo, alfabético o numérico) que se puede escribir en un campo. La parte inferior de la ventana de la vista Diseño de tabla permite establecer las propiedades específicas de cada campo.

Cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos, aparecen los datos reales de la tabla. Por ejemplo, en tblEmployees, los nombres de los campos, mostrados en la columna Nombre del campo de la vista Diseño, aparecen de izquierda a derecha en la parte superior de la tabla.

En este ejercicio, va a abrir tblGuests en la vista Hoja de datos, a pasar a la vista diseño y, a continuación, a volver a la vista de hoja de datos.

1 En la barra Objetos, haga clic en Tablas.

2 Haga clic en tblGuests.

Access selecciona la tabla.

3 En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en Abrir.

La tabla aparece en la vista Hoja de datos.

Se puede cortar parte de la información de algunos de los campos. Esto se debe a que Access no ajusta automáticamente el ancho de las columnas. El ancho de las columnas se trata en la lección 4, “Creación y uso de consultas”.

El uso de la vista Diseño para crear y modificar tablas se explica con todo detalle en la lección 2, “Creación de tablas”.

También puede hacer doble clic en el nombre de una tabla para abrirla en la vista Diseño.

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4 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Vista.

La tabla aparece en la vista Diseño.

5 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Vista.


Barras de herramientasEn función del objeto que se vea, la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana de Access tiene un nombre distinto y contiene botones diferentes. Por ejemplo, al trabajar en una tabla en la vista Diseño, el nombre de la barra de herramientas es barra de herramientas Diseño de tabla. Cuando la tabla se muestra en la vista Hoja de datos, el nombre de la barra de herramientas es barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Si no se abre ningún objeto, la barra de herramientas es la barra de herramientas Base de datos.

Para abrir una tabla en la vista Diseño, haga clic en el nombre de la tabla y en el botón Diseño de la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Cuando alterna entre las vistas Hoja de datos y Diseño, cambia la imagen del botón Vista para mostrar la vista en la que aparecerá el objeto después de hacer clic en el botón.

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Para buscar el nombre de la barra de herramientas, puede hacer clic con el botón secundario en ella. En el menú que aparece, el nombre que tiene la marca de verificación a la izquierda es el nombre de la barra de herramientas.

Con la excepción de la barra de herramientas Base de datos, todas las barras de herramientas de Access contienen los comandos Vista, Guardar, Cortar, Copiar, Pegar y los botones del menú Ayuda de Microsoft Access. Asimismo todas las barras de herramientas contienen botones específicos.

Uso del puntero del mouse para desplazarse por la vista Hoja de datosMuchas bases de datos contienen tablas grandes que, cuando están abiertas, no caben en la pantalla. Por ejemplo, al abrir la tabla tblGuests en el ejercicio anterior, sólo aparece en pantalla la información relativa a los 25 primeros registros de huéspedes, en función del tamaño del monitor y de la ventana de presentación. Para ver el último registro, el número 49, debe desplazarse por la tabla para verlo en pantalla. Para modificar y ver todos los datos de una base de datos, debe saber desplazarse por ella.

En la vista Hoja de datos, puede utilizar el puntero del mouse (ratón) para seleccionar una celda y modificarla haciendo clic en la celda que desee seleccionar. El uso del puntero del mouse suele ser la forma más rápida de desplazarse si la celda que desea modificar se ve en pantalla y no está cerca de la celda seleccionada actualmente. También puede utilizar el puntero junto con las barras de desplazamiento para desplazarse a las partes de la tabla que no se ven en pantalla. Puede arrastrar los cuadros de desplazamiento de las barras de desplazamiento o hacer clic en las flechas de estas barras.

Para abrir o cerrar una barra de herramientas, puede hacer clic con el botón secundario en cualquier barra de herramientas y hacer clic en el nombre de la barra que desee abrir o cerrar en el menú que aparece.

El número de registros que puede ver a la vez depende del tamaño del monitor, de la resolución de pantalla y del tamaño de la ventana de la tabla. Un monitor de 15" con una resolución de 800 x 600 puede mostrar 25 registros aproximadamente.

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SugerenciaEn la vista Hoja de datos, Access admite dos modo de visualización general de una tabla: modo de edición y modo de desplazamiento. Al abrir una tabla, se trata del modo de desplazamiento. En este modo, puede desplazarse por la tabla, facilitándose la visualización de los datos. Cuando se seleccionan todos los datos de una celda, Access está en el modo de desplazamiento. En el modo de edición, como indica su nombre, puede desplazarse por una celda de la tabla y modificar caracteres individuales de la misma. Cuando aparece un punto de inserción parpadeante en la celda, Access está en el modo de edición. Para alternar entre ambos modos, presione F2.

Otra forma de desplazarse por una tabla es mediante los botones de desplazamiento de la esquina inferior izquierda de la tabla.

Los botones de desplazamiento se describen en la tabla siguiente.

Haga clic en Para seleccionar

el botón Primer registro el primer registro de la tabla.

el botón Registro anterior el registro anterior; por ejemplo, para ir del décimo registro al noveno.

el botón Registro siguiente el registro siguiente; por ejemplo, para ir del décimo registro al undécimo.

el botón Último registro el último registro de la tabla.

el botón Nuevo registro el primer registro en blanco después del último registro de la tabla para que pueda introducir un nuevo registro.

Además, al escribir un número en el cuadro Registro específico el punto de inserción se desplaza a dicho registro. Por ejemplo, si escribe 5, el punto de inserción se desplazará al quinto registro. Esta acción es muy útil en tablas muy grandes cuando no se desea perder mucho tiempo haciendo clic en los botones para ir al registro deseado.

Puede desplazar el punto de inserción al cuadro Registro específico presionando F5.

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En este ejercicio, va a utilizar el puntero del mouse para seleccionar una celda de la tabla tblGuests y, a continuación, a usar los botones y las barras de desplazamiento para desplazarse a distintas ubicaciones de la tabla.

1 En el campo Dirección del primer registro, haga clic en 1000 y en Jefferson.

El punto de inserción aparece en el campo.

2 En la barra de desplazamiento de la derecha de la tabla, arrastre el cuadro de desplazamiento hasta que se vea el registro del Id. de huésped 49, Kim Ralls.

3 En el campo Nombre, haga clic detrás de la palabra Kim.

El punto de inserción aparece detrás de dicha palabra.

4 En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga clic en la flecha de desplazamiento derecha hasta que se vea el campo ListaDirecciones, en caso necesario.

La tabla se desplaza a la derecha.

5 En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga clic en la flecha de desplazamiento izquierda hasta que aparezca el campo IdHuésped.

La tabla se desplaza a la izquierda.

6 En este campo, haga clic en el registro de Kim Ralls.

El punto de inserción aparece delante del número 49.

El número total de registros de la tabla aparece a la derecha de los botones de desplazamiento. En la tabla que se muestra, hay 49 registros.

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7 Haga clic en el cuadro Registro específico, elimine el número existente, escriba 35 y, a continuación, presione Entrar.

Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 35.

8 Haga clic en el botón Registro anterior.


9 Haga clic en el botón Registro siguiente.


10 Haga clic en el botón Último registro.


11 Haga clic en el botón Primer registro.


En tblGuests, los registros se ordenan secuencialmente basándose en el campo IdHuésped. Por consiguiente, al escribir 35 en el cuadro de número de registro, el registro seleccionado corresponde al Id. de huésped 35. Pero si se hubiese ordenado la tabla de otra forma, es posible que este registro no correspondiese al Id. de huésped 35. Por ejemplo, podría corresponder al Id. de huésped B206.

Observe que el campo IdHuésped permanece como el campo seleccionado a medida que se desplaza de un registro a otro utilizando los botones de desplazamiento.

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Uso del teclado para desplazarse por la vista Hoja de datosTambién puede utilizar el teclado para desplazarse por una tabla presionando las teclas denominadas teclas de método abreviado del teclado. Cuando use con soltura estas teclas, éste puede ser a veces el mejor método de desplazamiento.

Las siguientes teclas de método abreviado se pueden usar para desplazarse por una tabla:

Presione Para desplazarse

Tab al siguiente campo del registro actual.

Entrar al siguiente campo.

Re Pág a la pantalla anterior, seleccionando un registro situado más arriba en la tabla.

Av Pág a la pantalla siguiente, seleccionando un registro situado más abajo en la tabla.

Flecha derecha al siguiente campo del registro actual.

Flecha izquierda al campo anterior.

Flecha abajo al siguiente registro.

Flecha arriba al registro anterior.

Inicio al primer campo del registro actual.

Fin al último campo del registro actual.

Ctrl+Flecha abajo al último registro del campo actual.

Ctrl+Flecha arriba al primer registro del campo actual.

Ctrl+Inicio al primer campo del primer registro.

Ctrl+Av Pág una pantalla a la derecha, seleccionando el siguiente campo situado a la derecha de la tabla.

Ctrl+Re Pág una pantalla a la izquierda, seleccionando el siguiente campo situado a la izquierda de la tabla.

Ctrl+Fin al último campo del último registro.

Mayús+Tab al campo anterior.

Para usar teclas de método abreviado como Mayús+Tab o Ctrl+Inicio, debe mantener presionada la primera tecla mientras presiona la segunda.

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En este ejercicio, va a utilizar las teclas de método abreviado para desplazarse por la tabla tblGuests.

1 Teniendo seleccionado el campo IdHuésped del primer registro, presione Tab.

Access selecciona el campo Nombre del primer registro.

2 Presione Entrar.

Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.

3 Presione Av Pág.

La tabla se desplaza una pantalla hacia adelante haciendo que Access seleccione un registro situado más abajo en la tabla.

4 Presione Re Pág.

La tabla se desplaza una pantalla hacia atrás haciendo que Access seleccione el primer registro.

5 Presione la tecla Flecha derecha.

Access selecciona el campo Dirección del primer registro.

6 Presione la tecla Flecha izquierda.

Access selecciona el campo Apellidos del primer registro.

7 Presione Mayús+Tab.


8 Presione la tecla Flecha abajo.

Access selecciona el campo Nombre del segundo registro.

9 Presione la tecla Flecha arriba.


10 Presione Fin.

Access selecciona el campo ListaDirecciones del primer registro.

11 Presione Inicio.

Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.

12 Presione Ctrl+Fin.

Access selecciona el campo ListaDirecciones del último registro.

13 Presione Ctrl+Inicio.

Access selecciona el campo IdHuésped del primer registro.

Asimismo puede cerrar una tabla haciendo clic en el comando Cerrar del menú Archivo.

14 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblGuests.

La tabla se cierra.

Observe que el mismo campo, Apellido, permanece como el campo seleccionado cuando presiona Av Pág y después Re Pág.

Cuando se selecciona un campo mediante una casilla de verificación, los bordes de la casilla aparecen con muescas.

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Bases de datos relacionalesAccess es una aplicación de base de datos relacionales. Con las bases de datos relacionales se pueden combinar datos de diferentes tablas. Se crea una relación entre varias tablas vinculando el nombre de un campo de una tabla con el nombre de un campo de otra tabla o de varias tablas.

Las bases de datos relacionales pueden tener ventajas (como reducir el tiempo que se tarda en escribir los datos y la cantidad de espacio en disco necesario) ya que la información se puede almacenar sólo en una tabla en vez de hacerlo en varias. Estas bases de datos también son más rápidas de actualizar porque la información antigua o incorrecta se debe corregir sólo en una tabla, en vez de hacerlo en varias.

Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo iniciar Access, abrir una base de datos existente, desplazarse por la ventana Base de datos, abrir y cerrar una tabla, y desplazarse por una tabla.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

■ Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana Base de datos.

Se cierra la base de datos Database Fundamentals 01.

Si no va a proseguir con la siguiente lección:

■ Para salir de Access, haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Access.

Se cierran Access y la base de datos Database Fundamentals 01.

Ejercicio corto1 ¿Cómo puede desplazarse a los distintos objetos de una base

de datos?

2 ¿Cómo se inicia Access?

3 ¿Qué es el Ayudante de Office?

4 ¿Por qué las tablas son la base del resto de los objetos de la base de datos?

5 ¿Por qué es una ventaja poder vincular tablas en una base de datos relacional?

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6 ¿Cuáles son las tres formas en las que se puede desplazar por una tabla de Access?

7 ¿Cómo ve una lista de todos los nombres de los formularios de una base de datos de Access?

8 ¿Cuáles son los dos modos disponibles de una tabla en la vista Hoja de datos y en qué se diferencian?

9 ¿Cómo abre una tabla en la vista Diseño?

10 ¿Cómo pasa de la vista Diseño a la vista Hoja de datos en una tabla?

Resumen de conceptosEjercicio 1: En la barra Objetos, haga clic en Formularios y abra frmEmployees. Pregunte al Ayudante de Office ¿Cuáles son las novedades de Access 2002?, cierre el Ayudante y, a continuación, cierre el formulario frmEmployees.

Ejercicio 2: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblEmployees. Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Utilizando las teclas de método abreviado, desplácese hasta el último campo del último registro. Mediante el cuadro Registro específico, desplácese hasta el registro nº 18. Utilizando las teclas de método abreviado, desplácese hasta el campo IdEmpleado del registro nº 18. Mediante los botones de desplazamiento, vaya al primer registro y cierre la tabla.

Ejercicio 3: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations. Vea la tabla en la vista Diseño y después en la vista Hoja de datos. Después de examinar los campos definidos para esta tabla, ¿se le ocurren otros campos que serían útiles en ella? ¿Cree que se podrían quitar algunos campos de la tabla sin que se perjudicara el funcionamiento del complejo?

Ejercicio 4: En la barra Objetos, haga clic en Tablas y abra tblReservations. Mire la tabla en la vista Hoja de datos. Presione la tecla F11 para tener acceso a la ventana Base de datos y haga clic en la tabla tblSuites para abrirla. Vea esta tabla en la vista Hoja de datos. Puesto que Access es una base de datos relacional, ¿se puede vincular una tabla a otra? ¿Cuáles son los campos que utilizaría para vincular la tabla tblSuites con la tabla tblReservations a fin de crear una relación entres estas dos tablas?

Ejercicio 5: En esta lección ha aprendido a activar y desactivar las barras de herramientas. ¿Se le ocurre alguna razón para desactivar una barra de herramientas que se muestre actualmente?

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Creación de tablasUna vez completada esta lección, podrá:

Crear una base de datos.

Crear una tabla mediante el Asistente para tablas.

Crear y modificar una tabla en la vista Diseño.

Agregar campos a las tablas.

Agregar y modificar registros.

Mover y eliminar campos.

Eliminar registros.

Las tablas son la base de las bases de datos de Microsoft® Access porque almacenan los datos que utilizan otros objetos del programa. La organización de las tablas de una base de datos determina su utilidad y la facilidad de acceso a su información. Antes de crear una base de datos, debe tener en cuenta la información que contendrá y cómo se organizará en las tablas.

Después de planear las tablas que desea incluir en la base de datos, puede crearlas mediante el Asistente para tablas, que le guiará en el proceso de creación de una nueva tabla, o puede crear una tabla más personalizada sin la ayuda del asistente.

En esta lección, aprenderá a crear tablas y, a continuación, a utilizar la vista Diseño para modificarlas creando campos nuevos, reorganizando los campos existentes y eliminando los campos no deseados. Asimismo aprenderá a agregar nuevos registros y a cambiar la información de éstos.

Creará todos los archivos de prácticas de esta lección.

Crear una base de datosLa creación de una base de datos requiere trabajo preparatorio. Incluso antes de iniciar Access, debe planear la organización de la base de datos y las tablas que necesitará crear en ella. Como mínimo, debe:

■ Decidir la información que desea almacenar en la base de datos y determinar la forma más lógica de organizar las tablas. Normalmente, se crea una tabla por cada categoría general de información para evitar incluir la misma información en varias tablas.

■ Reunir toda la información que formará parte de la base de datos, como documentos, hojas de cálculo y archivos adicionales del equipo, material impreso, libros de contabilidad, etc.

LECCIÓN 2

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■ Decidir el tipo de información que desea almacenar en cada tabla. Los distintos tipos de información se convertirán en los diferentes campos de la tabla. Por ejemplo, en una tabla que muestre la información de reservas de Adventure Works, quizá desee incluir información como el número de reserva, el número de identificación de los huéspedes, las fechas de llegada y de salida, el número de huéspedes, la suite que ocupan y si se les puede aplicar un descuento por grupo.

■ Hablar con las personas que van a utilizar la base de datos. Comentarles las tablas que planea crear y los campos que va a incluir en ellas. Los usuarios pueden tener sugerencias, como categorías concretas de información que les resulten útiles.

■ El uso de estas técnicas para planear la base de datos le ayudará a averiguar la finalidad de la base de datos y si puede utilizar una plantilla de base de datos para crearla. Access incluye varias plantillas de base de datos, que son bases de datos con todo el formato necesario para crear una base de datos con un fin específico. Por ejemplo, si necesita una base de datos para el control de tiempo y facturación, puede utilizar la plantilla de base de datos de Access creada específicamente con este fin. Access tiene plantillas de base de datos para control de activos, administración de contactos, administración de eventos, gastos, control de inventario, libros mayores, introducción de pedidos, agenda de recursos, administración de llamadas, y tiempo y facturación.

SugerenciaCuando planee una base de datos, quizá encuentre útil hacer un esquema de sus ideas en papel. Dibujar cuadros que representen las tablas, las consultas, los formularios y los informes de la base de datos, así como dibujar líneas entre los cuadros para mostrar las tablas en las que se basan el resto de los objetos. También debe incluir una lista de los campos de cada tabla para que esté seguro de que no está almacenando la misma información en varios sitios a la vez.

Cuando inicie Access para empezar a crear la base de datos, aparece el panel de tareas Nuevo archivo, que le proporciona la opción de utilizar un Asistente para base de datos o de crear la base de datos desde el principio. Si selecciona una de las opciones Nuevo a partir de un archivo existente, elegirá una plantilla para utilizarla en la base de datos y, a continuación, el Asistente para base de datos le guiará en el proceso de creación de la base de datos planteándole una serie de preguntas. Basándose en las respuestas, el asistente crea los objetos de la base de datos, como los formularios, las consultas o los informes, que necesita su base de datos.

Crear una base de datos es muy parecido a abrir una existente. Abrir una base de datos existente se trata en la lección 1, “Descripción de bases de datos”.

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Si crea la base de datos sin la ayuda del asistente, como hará en el siguiente ejercicio, debe crear cada uno de los objetos de la base de datos.

En este ejercicio, va a crear una nueva base de datos denominada Database Fundamentals 02.

Si no se ve el panel de tareas Nuevo archivo, puede abrirlo haciendo clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de Access o haciendo clic en la opción Nuevo del menú Archivo.

Para crear una base de datos utilizando una plantilla, haga clic en una de las opciones de la sección Nuevo a partir de una plantilla del panel de tareas y seleccione la plantilla que desee usar de la ficha Bases de datos del cuadro de diálogo que aparece.

1 Con Access abierto y el panel de tareas Nuevo archivo visible, haga clic en la opción Base de datos en blanco de la sección Nuevo del panel de tareas.

Aparece el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos.

2 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Guardar en, haga clic en el icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta Practice.

Access guardará la nueva base de datos en dicha carpeta.

En esta lección, creará una base de datos y dos tablas sin usar el Asistente para bases de datos.

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3 En el cuadro Nombre de archivo, elimine el texto existente y escriba Database Fundamentals 02.

4 Haga clic en Crear. Access guarda la base de datos Database Fundamentals 02 en la carpeta Practice. Aparece la ventana Base de datos para la base de datos Database Fundamentals 02 con la opción Tablas seleccionada en la barra Objetos.

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SugerenciaLas convenciones de nomenclatura del archivo de base de datos de Access siguen las de los archivos de Microsoft Windows. El nombre de un archivo puede contener un máximo de 215 caracteres incluidos los espacios, pero no se aconseja la creación de un nombre de archivo tan largo. Los nombres de archivo pueden contener los caracteres: \ / : * ? “ < > |. La extensión del archivo de una base de datos de Access es .mdb.

Creación de una tabla mediante el Asistente para tablasDespués de haber creado una base de datos, debe crear algunas tablas para que contengan los datos de la base de datos. La forma más fácil de crear una tabla es utilizar el Asistente para tablas, que le guía en el proceso de creación de una tabla.

El asistente proporciona dos categorías de tablas: Negocios y Personal. La categoría Negocios contiene plantillas para tablas normales como Clientes, Empleados y Productos. Entre las opciones de la categoría Personal se encuentran Inventario doméstico, Recetas, Plantas y Registro de ejercicios. Cada una de las tablas contiene muchos campos que puede utilizar para la tabla. Por ejemplo, en la tabla Direcciones, puede elegir campos como Nombre, Apellidos, CódPostal, TeléfonoDomicilio, TeléfonoTrabajo y DirCorreoElectrónico. Para agregar un campo a la tabla, haga clic en el campo que desee.

El Asistente para tablas también le pide que seleccione una clave principal para la tabla. Una clave principal es un campo que identifica exclusivamente cada registro de la tabla. Por ejemplo, el número de la seguridad social de una base de datos de empleados puede servir como clave principal ya que identifica exclusivamente a un empleado; dos empleados no pueden tener el mismo número de la seguridad social.

Para comprender el valor de una clave principal, piense en los empleados de Adventure Works. Es bastante probable que el complejo pueda contratar a dos personas con el mismo nombre, como John Smith. Con una clave principal, cada uno de los John Smith tiene su propio número de identificación de empleado. Uno puede tener el Id. de empleado H110 y el otro, M220. En cuyo caso, utilizaría el Id. de empleado en vez del apellido para realizar el seguimiento de los datos de cada John Smith.

En este ejercicio, va a crear una tabla denominada tblProveedores, que contendrá información sobre las compañías que proporcionan materiales y servicios a Adventure Works.

Cuando utilice el Asistente para tablas con el fin de crear una tabla, puede seleccionar los campos a partir de muchas tablas de ejemplo distintas.

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1 Haga doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente.

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para tablas.

2 En la lista Tablas de ejemplo, desplácese hacia abajo y haga clic en Proveedores.

En la lista Campos de ejemplo aparecen los campos posibles, con el campo IdProveedor ya seleccionado.

3 Haga clic en el botón > (Agregar).

El campo IdProveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo NombreProveedor, como muestra la siguiente ilustración.

Haga clic en el botón >> (Agregar todo) para agregar todos los campos de la lista Campos de ejemplo a la lista Campos en la nueva tabla.

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El campo NombreProveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla.

5 Haga clic en Dirección y en el botón > (Agregar).

El campo Dirección se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo Ciudad.


El campo Ciudad se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo CódPostal.

7 Repita el paso 6 para agregar los campos CódPostal y País o región a la lista Campos de la nueva tabla.

Si desea que aparezca el campo EdoOProv sobre el campo CódPostal en la tabla acabada, agregue el campo EdoOProv a la lista Campos en la nueva tabla antes de agregar el campo CódPostal.

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8 Haga clic en Siguiente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

9 En el cuadro ¿Qué nombre desea dar a la tabla?, elimine el texto existente, escriba tblProveedores y, a continuación, compruebe que está seleccionada la opción Sí, deseo que se me asigne una clave principal.

10 Haga clic en Siguiente

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

Si desea elegir manualmente la clave principal de la tabla, haga clic en la opción No, yo asignaré la clave principal. El siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas le ayudará a elegir la clave principal.

Si está activada la casilla de verificación Mostrar Ayuda acerca de cómo trabajar con la tabla, se abrirá la Ayuda de Access cuando esté creada la tabla.

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11 Compruebe que está seleccionada la opción Introducir datos directamente en la tabla y que está desactivada la casilla de verificación Mostrar Ayuda acerca de cómo trabajar con la tabla.

12 Haga clic en Finalizar.

La nueva tabla, tblProveedores, aparece en la vista Hoja de datos.



14 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblProveedores.

La tabla se cierra. Observe que tblProveedores aparece en la lista de nombres de tablas de la ventana Base de datos.

Access coloca un icono de llave junto al nombre del campo IdProveedor para indicar que es el campo de clave principal.Los nombres de campo que aparecen de izquierda a derecha en la vista Hoja de datos se muestran de arriba abajo en la columna Nombre del campo.

El campo IdProveedor es el campo de clave principal que creó Access. En la siguiente sección de esta lección se trata el tipo de datos Autonumérico.

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Espacios en los nombres de los camposEn el ejercicio anterior, puede que haya observado que en la vista Hoja de datos, los nombres de los campos aparecen con espacios y que en la vista Diseño, no los tienen. ¿Por qué?

En general, Access permite espacios en los nombre de los campos, pero no así todos los programas de base de datos. Por consiguiente, si en alguna ocasión debe transferir los datos desde Access a otra aplicación, debe evitar los espacios en los nombres de los campos. Asimismo debe evitar los espacios si va a utilizar macros, programas o Microsoft Visual Basic con la base de datos de Access. A causa de estas limitaciones, en este libro no se utilizan espacios en los nombres de los campos.

La razón por la cual ve espacios en los nombres de los campos en la vista Hoja de datos es porque todos los campos también tienen un título, que se utiliza en vez del nombre del campo. Los campos no necesitan títulos, pero si los hay, aparecen en la parte superior de la columna de campo, en vez del nombre del campo, cuando la tabla se ve en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, en la ilustración del paso 13 del ejercicio anterior, el nombre de campo IdProveedor no tiene espacios y si mira en la sección Propiedades del campo de la ventana de la vista Diseño de tabla, verá que el título del campo es Id. de proveedor, con espacios. Cuando la tabla aparece en la vista Hoja de datos, como ocurre en el paso 12, el título (con espacios) aparece en vez del nombre del campo.

Cuando se crea una tabla utilizando el Asistente para tablas, éste crea títulos que incluyen espacios. Cuando cree una tabla desde el principio, como hará en el siguiente ejercicio, los títulos aparecerán sólo si los crea.

Aunque la mayoría de los títulos usados en este libro son similares a los nombres de los campos (IdProveedor en contraposición a Id. de proveedor), los títulos pueden contener un máximo de 2048 caracteres y no deben contener nada de la información del nombre del campo. Por ejemplo, el nombre del campo podría ser Datos1 y el título, Resultados de mayo de 1999.

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Creación y modificación de una tabla en la vista DiseñoAunque el Asistente para tablas proporciona una forma fácil de crear una tabla, quizá deba crear una tabla desde el principio si el asistente no contiene los campos que necesita. Por ejemplo, para crear una tabla que realice el seguimiento de las suites de Adventure Works, debe crear la tabla desde el principio porque no hay ninguna plantilla del Asistente para tablas que contenga los campos que necesitará, por ejemplo, el tipo y el precio de las suites. Cuando cree una tabla desde el principio, determine los nombres de los campos.

En los nombres de los campos hay algunos caracteres que no están permitidos. Son los siguientes:

. Punto

! Signo de exclamación

[ ] Corchetes de apertura y de cierre

‘ Comilla tipográfica de apertura

La longitud de los nombres de los campos puede tener un máximo de 64 caracteres, pero debe evitar el uso de nombres excesivamente largos. Es difícil leer los nombres de campo largos porque el nombre completo no se ve sin ajustar el tamaño de la columna. Además, los nombres largos dificultan el ajuste de la tabla en la pantalla cuando se ve en la vista Hoja de datos.

Asimismo, a cada campo le debe asignar un tipo de datos, que controla el tipo de los datos que se pueden escribir en él y que ayuda a evitar la introducción de entradas incorrectas en un campo. Por ejemplo, si tiene un campo de número de teléfono y le asigna el tipo de datos Número, los usuarios podrán escribir sólo números, ni letras ni símbolos, en dicho campo. Algunos tipos de datos asignan un formato a los datos de un campo automáticamente. Por ejemplo, si asigna a un campo el tipo de datos Moneda, Access asigna el formato de valores monetarios a ese campo con dos posiciones decimales y un símbolo de moneda.

El tipo de datos Autonumérico es un tipo de datos especial que se puede utilizar para crear un campo de clave principal para la tabla. Los datos de este campo los genera Access siempre que se agrega un nuevo registro a una tabla. Por ejemplo, si numera las reservas del complejo a medida que llegan, puede utilizar el campo Autonumérico para generar el número de la siguiente reserva automáticamente

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La siguiente tabla muestra los tipos de datos disponible para cada campo, el tipo de datos que se pueden introducir en cada campo y el número de caracteres permitido. Texto es el tipo de datos predeterminado de los nuevos campos.

Tipo de datos

Valores de campo permitidos Caracteres

Texto Caracteres alfanuméricos: letras del alfabeto y números

Un máximo de 255 caracteres

Memo Caracteres alfanuméricos (semejante al tipo de datos de Texto, pero con más caracteres)

Un máximo de 64.000 caracteres

Numérico Valores numéricos 1, 2, 4 u 8 bytes, en función del formato numérico

Fecha/Hora Valores numéricos 8 bytes

Moneda Valores numéricos 8 bytes

Autonumérico Números secuenciales que Access crea automáticamente cada vez que se agrega un nuevo registro

4 bytes

Sí/No Sí/No, Verdadero/Falso, valores Activado/Desactivado

1 bit (1/8 byte)

Objeto OLE Los objetos OLE (Incrustación y vinculación de objetos) que interactúan con Visual Basic

Un máximo de 1 gigabyte

Hipervínculo Direcciones Web, direcciones de Intranet o vínculos a otros objetos de base de datos o aplicaciones

Un máximo de 64.000 caracteres

Búsqueda Valores de otra tabla o lista Habitualmente 4 bytes

Al crear o modificar campos, aparece un selector de filas a la izquierda del campo. Si el campo es el campo de clave principal de la tabla, aparece el símbolo de una llave junto al selector de filas. Para convertir un campo en campo de clave principal, haga clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas Diseño de tabla. Sólo puede elegir un campo de clave principal por tabla.

Un bit representa un único dígito binario (valor 1 ó 0) que se usa para representar los datos y las instrucciones del programa, internamente, en la memoria y el procesador de un equipo. Normalmente, 8 bits (por ejemplo, 00101011) equivalen a 1 byte, que representa numéricamente un único carácter de datos, como la letra “A” o el número “5”. Los hipervínculos se tratan más adelante en esta lección. El Asistente para búsquedas se describe en la lección 3, “Trabajar con tablas”.

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En este ejercicio, va a crear una nueva tabla, tblSuites, para realizar un seguimiento de las suites de Adventure Works.

1 Haga doble clic en Crear una tabla en la vista Diseño.Aparece una tabla en blanco en la vista Diseño, con el punto de inserción ya situado en la primera celda de la columna Nombre del campo.

2 Escriba IdSuite.

3 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Clave principal.

Aparece un símbolo de clave principal a la izquierda de la fila IdSuite, designando IdSuite como el campo de clave principal. Texto aparece como el tipo de datos predeterminado.

4 En la columna Tipo de datos, haga clic en la primera celda, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Autonumérico.Access generará los números del campo IdSuite.

5 En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en blanco, escriba TipoSuite y después presione Tab.

Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos, aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo de datos predeterminado. Texto es el tipo de datos correcto para este campo.

6 En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en blanco, escriba PrecioSuite y después presione Tab.

Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos, aparece una flecha abajo y Texto aparece como el tipo de datos predeterminado.

Para quitar la designación de clave principal de un campo, haga clic en la fila del campo y en el botón Clave principal.

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7 Haga clic en la flecha abajo y después en Moneda.

Access asignará el formato de moneda a los datos introducidos en el campo PrecioSuite con un símbolo de moneda y dos posiciones decimales.

8 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Guardar.

Aparecer el cuadro de diálogo Guardar como.

9 Escriba tblSuites y haga clic en Aceptar.

Access guarda la tabla como tblSuites.



Agregar hipervínculos a una tablaUna de las opciones del tipo de datos de un campo es un hipervínculo. Los hipervínculos permiten que los campos de la tabla mantengan vínculos a sitios o páginas Web en Internet o en una intranet. Cuando un usuario hace clic en un hipervínculo, su explorador Web se inicia y muestra la página a la que apunta el vínculo. Por ejemplo, si Adventure Works tiene una tabla que realiza el seguimiento de los proveedores que utiliza normalmente, la tabla podría incluir un hipervínculo a los sitios Web de cada proveedor.

Para incluir un hipervínculo en un campo, debe establecer el tipo de datos del campo en Hipervínculo y, a continuación, escribir la dirección Web o de la intranet, como www.microsoft.com/spain/, en la tabla de la vista Hoja de datos. Para agregar un hipervínculo a una tabla:

1 Con la tabla abierta en la vista Diseño, haga clic en la celda Tipo de datos del campo en el que desea incluir el hipervínculo.

Al escribir una dirección Web o la dirección de una intranet, no debe incluir http:// al principio de la misma.

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2 Haga clic en la flecha abajo que aparece y después en Hipervínculo.

3 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Vista para mostrar la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se le pida que guarde los cambios, haga clic en Sí.

4 Haga clic en el primer registro del campo cuyo valor se ha establecido en Hipervínculo.

5 Escriba la dirección Web o de la intranet.

Agregar campos a las tablasDespués de crear tblSuites, que realiza el seguimiento de las suites de los huéspedes de Adventure Works, decide agregar tres nuevos campos a la tabla: un campo ÁreaComplejo (que designará el nombre del edificio en el que está la suite), un campo Ocupantes (que especificará el número de personas que pueden alojarse en la suite) y un campo Notas (que contendrá las notas sobre las suites, como las reparaciones que deban hacerse). El proceso para agregar los campos a una tabla existente es similar al de agregar campos a una nueva tabla, que realizó en el ejercicio previo.

En este ejercicio, va a agregar los campos ÁreaComplejo, Ocupantes y Notas a tblSuites.


Aparece tblSuites en la vista Diseño.

Para agregar un campo entre dos campos existentes, haga clic en la fila del campo al que desea que preceda el nuevo campo y haga clic en el botón Insertar filas de la barra de herramientas Diseño de tabla.

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2 En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en blanco, escriba ÁreaComplejo y después presione Tab.

Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos, aparece una flecha abajo y se muestra Texto como el tipo de datos predeterminado. Texto es el tipo de datos correcto para este campo.

3 En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en blanco, escriba Ocupantes y después presione Tab.

Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos, aparece una flecha abajo y se muestra Texto como el tipo de datos predeterminado.

4 Haga clic en la flecha abajo y después en Número.

Número es el tipo de datos del campo Ocupantes.

5 En la columna Nombre del campo, haga clic en la siguiente celda en blanco, escriba Notas y después presione Tab.

Access selecciona la siguiente celda en blanco de la columna Tipo de datos, aparece una flecha abajo y se muestra Texto como el tipo de datos predeterminado.

6 Haga clic en la flecha abajo y después en Memo.

El campo Notas tiene el tipo de datos Memo.


Access guarda tblSuites.

Se selecciona Memo como el tipo de datos de este campo porque los campos Memo no están limitados a 255 caracteres, como ocurre con los campos Texto.

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La tabla aparece en la vista Hoja de datos con los nombres de los campo IdSuite, TipoSuite, PrecioSuite, ÁreaComplejo, Ocupantes y Notas. No hay datos en la tabla.

Agregar y modificar registrosHasta ahora, ha creado una base de datos, dos tablas para la base de datos y los campos de dichas tablas. Ahora debe rellenar algunos datos en las tablas creadas. Los datos se introducen en una tabla en la vista Hoja de datos haciendo clic en la celda en la que desee que vayan los datos y escribiendo los datos en dicha celda.

Para modificar los datos existentes, haga clic en la celda que desee cambiar, utilice las teclas de edición normales como la tecla Retroceso para eliminar texto situado a la derecha del punto de inserción y, a continuación, escriba los nuevos datos. También puede seleccionar parte de la entrada o la entrada completa con el puntero del mouse (ratón) y escribir eliminando los datos seleccionados y sustituyéndolos por los nuevos datos.

Al seleccionar cualquier parte de un registro para crear o cambiar, aparece un selector de registro a su izquierda que indica el estado actual del mismo.

Selector de registro Estado

El registro actual está seleccionado y se ha guardado tal y como se muestra.

Es un nuevo registro, en el que puede introducir datos.

Está modificando este registro y los cambios aún no se han guardado.

Este registro está bloqueado por otro usuario, no puede modificarlo. Los registros se bloquean en entornos multiusuario (varias personas pueden utilizar la base de datos a la vez) cuando otra persona lo está modificando.

Si el cuadro del selector de registro está en blanco, indica que no hay nadie modificando el registro. Los registros individuales, a diferencia de las páginas completas, se bloquean cuando otro usuario los modifica.

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Access funciona de forma distinta a la de la mayoría de las aplicaciones de Microsoft Office cuando se trata de guardar cambios. En la mayoría de las aplicaciones, debe guardar manualmente el trabajo a medida que avanza. Al introducir datos en objetos de Access, no obstante, el trabajo lo guarda Access cuando el usuario se desplaza a otro registro. Es decir, al cerrar una tabla, no se le pedirá que guarde los cambios porque éstos ya se habrán guardado. Sin embargo, si crea un nuevo objeto o realiza cambios estructurales, como agregar nuevos campos, en un objeto existente, deberá guardar el trabajo manualmente. Access le pedirá que guarde la tabla si trata de cerrar un objeto en el que ha hecho algo más que introducir datos.

En este ejercicio, va a agregar tres registros a tblSuites y a cambiar los datos en uno de ellos.

1 En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco, escriba 2BR y, a continuación, presione Tab.

Access selecciona el campo PrecioSuite del primer registro.

2 Escriba 75 y presione Tab.

Access selecciona el campo ÁreaComplejo del primer registro.

3 Escriba Lake View y presione Tab.

Access selecciona el campo Ocupantes del primer registro.

4 Escriba 4 y presione Tab.

Access selecciona el campo Notas del primer registro.

5 Escriba Habitación con vistas al lago.

El primer registro está completo.

6 En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco y siga los pasos anteriores para introducir la siguiente información en el registro:

TipoSuite: 3BR

PrecioSuite: 99

ÁreaComplejo: Lake View

Ocupantes: 6

Deje el campo Notas en blanco.

Observe que el tipo de datos Autonumérico del campo IdSuite automáticamente asigna el primer registro de IdSuite como 1.

Observe que Access da formato de moneda automáticamente a los datos del campo PrecioSuite: 75,00 €.

Cada vez que inicie un nuevo registro, se guardan los datos del registro previo.

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7 En el campo TipoSuite, haga clic en el primer registro en blanco y siga los pasos anteriores para introducir la siguiente información en el registro:

TipoSuite: 3BR

PrecioSuite: 99

ÁreaComplejo: Mountain View

Ocupantes: 8

Notas: Una habitación con literas

8 En el primer registro, haga clic en el campo TipoSuite, elimine el texto existente, escriba 1BR y, a continuación, presione Tab.

Access selecciona el texto del campo PrecioSuite.

9 Elimine el texto existente y después escriba 69.

10 En el primer registro, haga clic en el campo Ocupantes, elimine el texto existente y, a continuación, escriba 2.

Mover y eliminar camposDespués de empezar a utilizar una tabla, puede que se dé cuenta de que ha incluido campos innecesarios o de que la introducción de datos sería más útil si el orden de los campos fuese distinto. Eliminar campos, que aparecen en columnas en la vista Hoja de datos, es distinto a eliminar registros individuales, que aparecen en filas. Si elimina un campo, pierde todos los datos del campo de todos los registros de la base de datos.

Puede eliminar o reorganizar los campos mostrando la tabla en la vista Diseño y, a continuación, eliminando o reorganizando las filas. Cada fila de la vista Diseño representa uno de los campos que aparece como columna en la vista Hoja de datos. Por tanto, si elimina una fila en la vista Diseño, elimina un campo en la vista Hoja de datos. Al mover y eliminar filas en la vista Diseño, utilice el selector de filas para seleccionar todas las celdas de la fila.

No podrá ver todo el texto del campo Notas porque la columna no es lo bastante ancha. Aprenderá cómo ajustar el tamaño de las columnas en la lección 3, “Trabajar con tablas”.

Si desea cancelar los cambios de un campo del registro, presione Esc. Para cancelar los cambios de todo el registro, presione Esc dos veces.

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En este ejercicio, va a cambiar el orden de los campos en tblSuites y a eliminar el campo Ocupantes.



2 En la columna Nombre del campo, haga clic en la fila ÁreaComplejo.

Aparece el selector de filas a la izquierda de la palabra ÁreaComplejo.

3 Haga clic en el selector de filas de la fila ÁreaComplejo.

Access selecciona la fila ÁreaComplejo.

4 Arrastre el selector de filas hasta situarlo debajo del símbolo de la clave principal que está a la izquierda de la fila IdSuite.

La fila ÁreaComplejo se coloca debajo de la fila IdSuite.

5 En la columna Nombre del campo, haga clic en la fila Ocupantes.

Aparece el selector de filas a la izquierda de la palabra Ocupantes.

6 Haga clic en el selector de filas de la fila Ocupantes.

Access selecciona la fila Ocupantes.

7 En la barra de herramientas Diseño de tabla, haga clic en el botón Eliminar filas.

Aparece un cuadro de alerta que pregunta si desea eliminar los campos permanentemente.

8 Haga clic en Sí.

Access elimina la fila Ocupantes de la tabla.

Para eliminar una fila, también puede hacer clic en Eliminar filas del menú Edición o hacer clic con el botón secundario en el nombre del campo y hacer clic en Eliminar filas en el menú contextual que aparece.

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Access guarda la tabla.



Eliminar registrosEliminar un registro, una fila individual de datos que contiene información de muchos campos, es un procedimiento sencillo que se debe llevar a cabo cuidadosamente. Una vez que se elimina un registro, no se puede restaurar. Por lo tanto, asegúrese de que elimina los registros correctos. Si va a eliminar varios registros, es una buena idea crear una copia de seguridad de toda la base de datos por si elimina los registros equivocados accidentalmente. A diferencia de los campos, los registros se eliminan en la vista Hoja de datos.

Decide que tblSuites se debe limitar a los registros de las suites del edificio Lake View. En este ejercicio, va a eliminar el registro de la suite del edificio Mountain View.

1 Haga clic en cualquier parte del registro de la suite del edificio Mountain View.

Aparece el selector de registros a la izquierda del registro.

2 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Eliminar registro.

Aparece un cuadro de alerta que pregunta si desea eliminar los registros.

Para eliminar un registro, también puede hacer clic en Eliminar registro del menú Edición o hacer clic con el botón secundario en el registro y hacer clic en Eliminar registro en el menú contextual que aparece.

Si trata de pasar a la vista Hoja de datos sin guardar los cambios, Access le pide que los guarde.

No ha de seleccionar el registro completo para eliminarlo.

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3 Haga clic en Sí.

Access elimina el registro.

4 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblSuites.

La tabla se cierra.

Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo crear una nueva base de datos, crear una tabla en la vista Diseño y utilizar el Asistente para tablas, agregar campos a las tablas, agregar datos a las tablas, modificar datos en las tablas, mover y eliminar campos, y eliminar registros.





■ Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de Access.


Ejercicio corto1 ¿Cómo se agrega un campo a una tabla?

2 ¿Cómo se elimina un registro?

3 ¿Qué técnicas le pueden ayudar a planear una base de datos?

4 ¿Cómo se mueve un campo?

5 ¿Qué es una clave principal?

6 ¿Cuáles son las dos formas de crear una tabla?

7 ¿Cómo se crea una base de datos?

8 ¿Cómo se introduce un registro en una tabla?

9 ¿Qué hace el tipo de datos Autonumérico?

Resumen de conceptosEjercicio 1: Cree una nueva tabla en la vista Diseño que muestre las conferencias que se van a celebrar en Adventure Works. Cree campos para:

FechaConferencia con el tipo de datos Fecha/Hora

NúmDías con el tipo de datos Número

NúmParticipantes con el tipo de datos Número

NúmHabitaciones con el tipo de datos Número

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Mueva el campo NúmHabitaciones para que aparezca sobre NúmDías y elimine el campo NúmParticipantes. Cierre la tabla sin guardar los cambios.

Ejercicio 2: Abra tblProveedores en la vista Diseño y elimine los campos Dirección, Ciudad, CódPostal y EdoOProv. Agregue un campo para TipoNegocio e introduzca estos dos registros:

NombreProveedor: Party Eternal

TipoNegocio: Material de entretenimiento

Y

NombreProveedor: Ritzy Restaurant Supply

TipoNegocio: Elementos decorativos para el restaurante

Imprima la tabla, elimine el registro de Party Eternal y, a continuación, cierre la tabla.

Ejercicio 3: Puesto que Adventure Works tiene muchas atracciones integradas y buenos restaurantes, los huéspedes desearían saber detalles de otros restaurantes, lugares de esparcimiento y otras atracciones que estén cerca del complejo. Agregue una nueva tabla a la base de datos Database Fundamentals 02 y denomínela tblAtracciones. La tabla debe contener el nombre de la atracción, su ubicación o dirección, la distancia aproximada en km desde el complejo, un número de teléfono, un vínculo al sitio Web de la atracción si lo hay y una breve descripción de las actividades. Incluya cualquier otro campo que considere útil en esta tabla. Cuando haya terminado de crear la tabla, guárdela y cierre la base de datos.

Ejercicio 4: Abra la base de datos Database Fundamentals 02 y abra la tabla tblAtracciones que acaba de crear. Pase a la vista Hoja de datos si es necesario e introduzca al menos cinco atracciones. Los tipos de atracciones en las que estarían interesados los huéspedes podrían incluir un cine, un campo de golf, vuelos en globo, edificios o lugares históricos, o cualquier otra cosa que se le ocurra. Cree los datos para las cinco atracciones y cierre la tabla y la base de datos.

Ejercicio 5: Cree una nueva base de datos y guárdela en la carpeta de prácticas. Esta base de datos contendrá información sobre su colección personal de música. Asigne el nombre MiMúsica_XXX a la base de datos, donde las XXX se sustituyen por sus iniciales. Cree una tabla que contenga la información sobre su colección de música. Incluya todos los campos que considere adecuados, pero como mínimo debe incluir el nombre del artista, la compañía discográfica, el año de lanzamiento, el formato (CD, mini-CD, MP3, vinilo, etc.) y la clasificación que va a asignar en función de cuánto le guste, de una a cinco estrellas por ejemplo. Cuando haya creado la tabla, guárdela y pase a la vista Hoja de datos, y agregue al menos diez elementos a la tabla.

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Trabajar con tablasUna vez completada esta lección, podrá:

Cambiar el formato de una tabla.

Ordenar los registros de una tabla.

Buscar registros en una tabla.

Utilizar filtros en una tabla.

Establecer relaciones entre tablas.

Crear hojas secundarias de datos.

Importar registros desde un origen externo.

Microsoft® Access proporciona muchas formas de cambiar la entrada, el formato, las propiedades, la organización y el almacenamiento de información en las tablas de base de datos. A medida que las tablas de las bases de datos son más útiles, también lo son las propias bases de datos.

Para reducir los errores durante el proceso de introducción de datos, puede modificar campos individuales dentro de las tablas para aceptar sólo algunos tipos o formatos específicos de datos. Por ejemplo, puede establecer un campo Fecha para que acepte sólo seis números y que Access inserte automáticamente barras diagonales entre los números para que todas las fechas del campo aparezcan con el formato 27/10/99. Puede reducir más el tiempo que tarda en escribir la información importándola desde otras tablas u hojas de datos a Access.

Después de introducir los datos en la tabla, puede reorganizarlos mediante una ordenación para que se muestre la información numérica o alfabéticamente. Por ejemplo, puede organizar una tabla de contratación de empleados por fecha de contratación, propuesta de salario o cargo. Si desea ver sólo parte de la información de una tabla, puede utilizar un filtro para restringir los datos que aparecen especificando los criterios que desee ver, como los registros de los empleados que ganan más de 30.000 € o los que se contrataron a partir del 1 de enero.

Cuando haya muchas tablas en una base de datos, quizá se dé cuenta que pasa mucho tiempo desplazándose por ellas. Puede ahorrar tiempo estableciendo relaciones entre las tablas que contengan campos similares y creando hojas secundarias de datos que muestren los datos de una tabla en la otra.

Para llevar a cabo los procedimientos de esta lección, deberá utilizar los archivos denominados Database Fundamentals 03 e ImportPractice de la carpeta Practice situada en el disco duro del equipo.

LECCIÓN 3

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Formato de la hoja de datos de una tablaAl crear una tabla, Access le aplica automáticamente el formato de fuente Arial de 10 puntos y líneas de cuadrícula plateadas. Access usa esta información predeterminada porque es fácil de leer en la pantalla del equipo.

Si no desea utilizar el formato predeterminado, puede personalizar el aspecto de la tabla cambiando la fuente, el tamaño de fuente y sus propiedades; por ejemplo, si la fuente está en negrita o en cursiva. También puede cambiar el color de fondo, modificar el color de las líneas de la cuadrícula o asignar un efecto especial para que las celdas parezcan con relieve o en bajo relieve. Puede cambiar el alto y el ancho de las filas y de las columnas, congelar las columnas e incluso ocultarlas. La ilustración que aparece a continuación muestra la tabla anterior con una celda en bajo relieve y la fuente Times New Roman de 14 puntos.

El efecto de celda Con relieve no se ve si el fondo de la tabla es blanco o silas líneas de la cuadrícula de la tabla son de colores.

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Como puede ver en la ilustración anterior, no se ven todos los datos porque las columnas de los campos son demasiado estrechas. De forma predeterminada, Access establece los anchos de columnas en 2,5 cm y no ajusta los anchos de las columnas si el tamaño de fuente y el formato hacen que el texto ocupe más de 2,5 cm.

La forma más fácil de hacer que una columna tenga el ancho necesario para mostrar todos los datos es hacer doble clic en la línea que separa una columna de la siguiente. Access ampliará automáticamente la columna al tamaño correcto para que se muestren todos los datos. Para ampliar o reducir el ancho de una columna respecto a este ajuste automático, mueva el puntero del mouse (ratón) sobre la línea situada entre los nombres de los campos hasta que la forma del puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas de ajuste de tamaño y arrastre el borde de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha.

En este ejercicio, va a abrir la base de datos Database Fundamentals 03, a cambiar la fuente de la tabla tblEmployees a Times New Roman de 12 puntos y negrita, a cambiar el fondo de la tabla a azul claro, a utilizar un efecto especial para que las celdas aparezcan en relieve y, finalmente, a ajustar los anchos de las columnas para que se adapten a los cambios de formato.

1 Con Access abierto, haga clic en el botón Abrir de la barra de herramientas Base de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en, en el icono del disco duro y, a continuación, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential.

3 Haga doble clic en la carpeta Practice.

4 Haga clic en la base de datos Database Fundamentals 03 y en Abrir.


5 En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario.

6 Haga clic en tblEmployees y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

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7 En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Formato (hoja de datos), si es necesario.

Aparece la barra de herramientas Formato.

8 En esta barra de herramientas, haga clic en la flecha abajo del cuadro Fuente, desplácese hacia abajo y, a continuación, haga clic en Times New Roman.

El tipo de fuente cambia a Times New Roman.

9 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita.

El formato de la fuente cambia a negrita.

10 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Tamaño de fuente y después en 12.

El formato de la fuente cambia a 12 puntos.

Observe que la tabla aparece con el formato predeterminado de fuente que es Arial de 10 puntos y líneas de cuadrícula plateadas.

También puede modificar las propiedades de la fuente haciendo clic en el comando Fuente del menú Formato para que se muestre el cuadro de diálogo Fuente.

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11 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Color de fondo o de relleno y, a continuación, en un cuadrado azul claro.

El color de fondo de la tabla cambia a azul claro.

12 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Efecto especial y después en la opción Con relieve, que es la segunda.

El aspecto de la tabla cambia adoptando el efecto de celda con relieve.

13 Mueva el puntero del mouse sobre la línea situada entre los nombres de campo Dirección y Ciudad hasta que la forma del puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas de ajuste de tamaño.

14 Haga doble clic en la línea.

La columna se amplía para que el registro más largo del campo Dirección, 241 W. 29th Avenue, se vea entero.

15 Haga doble clic en la línea situada entre los campos Ciudad y EdoOProv.

La columna se amplía para que el registro más largo del campo Ciudad, Sandyland Cove, se vea entero.

16 Desplácese a la derecha y haga doble clic en la línea situada entre los nombres de campo TeléfonoCasa y Notas.

La columna se amplía para que se vean los números de teléfono.

También puede modificar el formato de la hoja de datos haciendo clic en el comando Hoja de datos del menú Formato para que se muestre el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.

Asimismo puede cambiar el ancho de columna haciendo clic en la columna que desee cambiar y en el comando Ancho de columna del menú Formato para que aparezca el cuadro de diálogo Ancho de columna. El ancho de las columnas se mide mediante el número de caracteres del campo; por tanto, una columna de 4 contiene cuatro caracteres.

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17 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Guardar.


18 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblEmployees.

La tabla se cierra.

Estos pasos se pueden seguir para exportar un objeto de Access, no sólo tablas.

Ordenar los registros de una tablaAunque no siguiera ningún orden en particular cuando introdujo los datos de una tabla, puede organizar los datos de un campo alfabética o numéricamente y de forma rápida mediante una ordenación. Existen dos tipos de ordenación: ascendente y descendente. La ordenación ascendente organiza los datos de un campo del valor más bajo al más alto o en orden alfabético empezando por la letra A. El orden descendente tiene el efecto contrario; organiza los datos del valor más alto al más bajo o en orden alfabético inverso empezando por la letra Z.

Puede recuperar el ancho de columna predeterminado haciendo clic en la columna que desee cambiar, en el comando Ancho de columna del menú Formato y, a continuación, en Ancho estándar del cuadro de diálogo Ancho de columna. Puede cambiar el ancho de columna predeterminado haciendo clic en el comando Opciones del menú Herramientas, en la ficha Hoja de datos del cuadro de diálogo Opciones y, a continuación, escribiendo un nuevo valor en el cuadro Ancho de columna predeterminado.

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Para reorganizar los datos, haga clic en el campo que contiene los valores que desea ordenar y, a continuación, en el botón Orden ascendente o en el botón Orden descendente de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Por ejemplo, Adventure Works tiene una tabla que realiza el seguimiento de los datos de los empleados y tiene campos para el Id. de empleado, Apellidos y Nombre, entre otros. Para ordenar los registros de la base de datos por Id. de empleado, haga clic en el campo IdEmpleado y después en el botón Orden ascendente. Para ver los datos de los empleados en orden alfabético por apellido, haga clic en el campo Apellidos y, a continuación, en el botón Orden ascendente.

Aunque ordene utilizando los datos de un solo campo de un registro, se mueven juntos todos sus campos. Esta característica mantiene los datos relacionados juntos durante las ordenaciones y evita que accidentalmente separe los datos de los registros.

En este ejercicio, va a ordenar los datos de tblHumanResourcesData para que el registro del empleado con el salario más alto aparezca en la parte superior. A continuación, puede realizar otra ordenación para que los Id. de empleado aparezcan ordenados.

1 Haga clic en un registro del campo Salario y, a continuación, en el botón Orden descendente de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla.

Access organiza la tabla en orden descendente por salario.

En la parte superior aparece el registro del empleado que gana el salario más alto, 45.200 €.

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2 Haga clic en un registro del campo IdEmpleado y, a continuación, en el botón Orden ascendente de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla.

Access organiza la tabla en orden ascendente por Id. de empleado, como se muestra en la siguiente ilustración.



Buscar registros en una tablaLas tablas de Access suelen ser muy grandes y buscar datos se puede convertir en un proceso muy lento. Para buscar información específica en una tabla, puede utilizar el comando Buscar. Por ejemplo, en una tabla que muestre una lista de los nombres y las direcciones de los empleados, podría usar Buscar para buscar el registro de un empleado con un apellido específico o todas las direcciones de los empleados que viven en Santa Bárbara.

Puede utilizar este comando para buscar sólo en un campo o en toda la tabla. Si trabaja con una tabla muy grande, limitar la búsqueda a un solo campo significa que la búsqueda se ejecutará más rápido de lo que lo haría si se tuviese que buscar en toda la información de la tabla. Por ejemplo, si busca el empleado con el apellido Chai, la búsqueda se ejecutará más rápido si busca sólo en el campo Apellidos, en vez de hacerlo en toda la tabla. De forma predeterminada, Access busca en el último campo en el que haya hecho clic antes de empezar la búsqueda. Si desea buscar en toda la tabla, puede seleccionar esa opción en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

En la parte superior aparece el registro del empleado H101, cuyo número de Id. de empleado es el primero en orden ascendente.

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En este ejercicio, va a usar el comando Buscar para buscar la información de recursos humanos del empleado con el cargo de animador en la tabla tblHumanResourcesData.

1 Haga clic en cualquier celda del campo Cargo.

2 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Buscar.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con el término Cargo en el cuadro Buscar en.

3 En el cuadro Buscar, escriba Animador y, a continuación haga clic en Buscar siguiente.

Access selecciona el registro que contiene Animador en el campo Cargo.

4 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Se cierra el cuadro de diálogo.

Utilizar filtros en una tablaAl utilizar un filtro, puede restringir los datos para que se muestren sólo los registros de una tabla que cumplan algunos criterios. Por ejemplo, puede crear un filtro para ver los registros de la tabla tblHumanResourcesData sólo de los empleados que ganan más de 30.000 € al año.

En Access, puede crear filtros de dos formas distintas. Filtro por formulario le permite especificar un campo y un valor específico en ese campo para usarlo como filtro. Filtro por selección filtra basándose en el contenido del campo actualmente seleccionado.

Los filtros no afectan la propia tabla y se pueden activar o desactivar utilizando los botones Aplicar filtro y Quitar filtro. Estos dos botones son, en realidad, el mismo botón: cambia el nombre del botón, aunque no lo haga la imagen del mismo, dependiendo del estado del filtro. Después de haber creado un filtro, el botón Aplicar filtro se convierte en el botón Quitar filtro. Al hacer clic en el botón Quitar filtro, la tabla recupera el aspecto que tenía antes de aplicar el filtro.

Para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, también puede hacer clic en el comando Buscar del menú Edición o presionar Ctrl+B.Puede hacer que la búsqueda se realice en toda la tabla, en vez de en un solo campo, haciendo clic en la flecha abajo del cuadro Buscar en y seleccionando el nombre de la tabla.

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En este ejercicio, va a crear un filtro que restrinja los datos de la tabla tblHumanResourcesData a los empleados que ganen 30.000 € o más al año.

1 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Filtro por formulario.

Aparece el filtro por formulario para la tabla tblHumanResourcesData.

2 Haga clic en el campo Horas, en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en 40.

3 En la barra de herramientas Filtrar u ordenar, haga clic en el botón Aplicar filtro.

Aparece la tabla y muestra sólo los registros de los empleados que trabajan 40 horas a la semana.

4 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Quitar filtro.

La tabla recupera su aspecto original.

5 En el campo Cargo, haga clic en cualquier registro de representante de marketing.

Puede agregar nuevos registros a una tabla de registros filtrados. Los nuevos registros se incluirán en la tabla original después de quitar el filtro.

Los valores de los menús desplegables son valores que existen, al menos, en un registro de la tabla.

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6 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Filtro por selección.

Aparece la tabla y muestra sólo los registros de los empleados con el cargo de representante de marketing.

7 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Quitar filtro.

La tabla recupera su aspecto original.


Access guarda tblHumanResourcesData.

9 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblHumanResourcesData.

La tabla se cierra.

Establecer relaciones entre tablasPuede establecer relaciones entre tablas que contengan información o campos similares. Hay tres tipos de relaciones que puede establecer entre los campos de las tablas: uno a uno, uno a varios y varios a varios. Las relaciones varios a varios no entran en el ámbito de este curso.

Existe una relación uno a uno cuando dos tablas tienen un campo idéntico que contiene la misma información; es decir, todos los registros de una tabla tienen un registro coincidente en otra tabla relacionada. Por ejemplo, tanto la tabla tblEmployees como la tabla tblHumanResourcesData tienen un campo IdEmpleado que contiene 28 registros que muestran los Id. de empleado de los 28 mismos empleados de Adventure Works. Las listas son idénticas; es decir, el empleado H101 tiene un registro en la tabla tblEmployees (que muestra la dirección y el número de teléfono de los empleados) y un otro en la tabla tblHumanResourcesData (que muestra el salario, el cargo, los datos de contratación y las horas trabajadas por semana del empleado). La relación entre las tablas tblEmployees y tblHumanResourcesData es de uno a uno porque si hay un registro que contiene H101 en el campo IdEmpleado de la tabla tblEmployees, hay un registro y sólo uno que contiene H101 en la tabla tblHumanResourcesData.

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Existe una relación uno a varios cuando todos los registros de una tabla tienen uno o varios registros coincidentes en la tabla relacionada. Por ejemplo, la tabla tblVendors muestra una lista de los proveedores que venden productos a Adventure Works. Cada proveedor y su Id. de proveedor aparecen sólo una vez en la tabla tblVendors. Los productos pedidos a estos proveedores se muestran en la tabla tblProducts y, puesto que cada proveedor vende varios productos, el campo IdProveedor aparece varias veces en esta tabla. Si establece una relación entre las tablas tblVendors y tblProducts, el resultado sería una relación uno a varios.

Una ventaja de establecer relaciones entre las tablas es que puede exigir la integridad referencial, que ayuda a evitar que se introduzcan valores inexactos en los campos relacionados. La integridad referencial requiere que los registros de una tabla de la relación tengan uno o varios registros correspondientes en la otra tabla de la relación. Si se exigiese la integridad referencial entre las tablas tblVendors y tblProducts, por ejemplo, no podría introducir ningún producto en la tabla tblProducts si el proveedor no estuviese también en la tabla tblVendors.

Las relaciones entre las tablas se pueden crear, modificar y exigir con la integridad referencial desde la ventana Relaciones, que se abre haciendo clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas Base de datos.

Puede imprimir las relaciones como aparecen en la ventana Relaciones haciendo clic en el comando Imprimir relaciones del menú Archivo. Al imprimir relaciones, se crea un informe que contiene las relaciones exactamente como aparecen en la ventana Relaciones. Puede personalizar este informe y guardarlo como objeto independiente de la base de datos.

En este ejercicio, va a crear una relación uno a varios entre los campos IdProveedor de las tablas tblVendors y tblProducts, a imprimir la relación de la base de datos y a exigir la integridad referencial.

1 En la barra de herramientas Base de datos, haga clic en el botón Relaciones.

Aparece la ventana Relaciones.

2 En la barra de herramientas Relaciones, haga clic en el botón Mostrar tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Access 2002 permite imprimir una copia de las relaciones de las bases de datos.

Los informes se explican con todo detalle en la lección 6, “Diseño de un informe”.

La mayoría de las relaciones de las bases de datos son relaciones uno a varios.

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3 Haga clic en tblProducts y en Agregar.

Access agrega la lista de campos de la tabla tblProducts a la ventana Relaciones.

4 Haga clic en tblVendors y en Agregar.

Access agrega la lista de campos de la tabla tblVendors a la ventana Relaciones.

5 Haga clic en Cerrar

Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla y se ve entera la ventana Relaciones.

También puede abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla haciendo clic en el comando Mostrar tabla del menú Relaciones.

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6 En la lista de campos de la tabla tblProducts, haga clic en el campo IdProveedor y arrastre el nombre del campo a la parte superior del campo IdProveedor de la lista de campos de la tabla tblVendors.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones, como se muestra a continuación.

7 Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Se cierra el cuadro de diálogo Modificar relaciones y aparece una línea entre los campos IdProveedor de la tabla tblProducts y la lista de campos de la tabla tblVendors, indicando que existe una relación.

El 1 situado junto a la tabla tblVendors indica que está en la parte de uno de la relación uno a varios, mientras que el símbolo de infinito situado junto a la tabla tblProducts indica que está en la parte de varios.

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8 En la barra de herramientas Relaciones, haga clic en el botón Guardar.

Access guarda la ventana Relaciones.

9 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones.

Las relaciones de la base de datos aparecen como informe en la vista preliminar.

10 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Imprimir.

Aparece un cuadro de mensaje, que indica que Access está imprimiendo la tabla.

11 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana Vista preliminar.

Aparece un cuadro de alerta, que pregunta si desea guardar los cambios.

12 Haga clic en No.

Se cierra el cuadro de alerta.

13 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de Relaciones.

Se cierra la ventana Relaciones.

14 Haga clic en tblProducts y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.


15 Haga clic en el botón Nuevo registro.

16 En el campo IdProveedor, escriba RQ y presione Tab.

17 En el campo Descripción, escriba Bombones (1000) y presione Entrar.

Aparece un cuadro de alerta, que indica que no puede agregar este registro porque se requiere un registro relacionado en la tabla tblVendors.

18 Haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de alerta.

19 Haga clic en el campo IdProveedor, elimine el texto existente, escriba RS y, a continuación, presione Entrar.

Access selecciona el texto del campo Descripción. No aparece ningún cuadro de alerta, RS es un valor que puede aceptarse.

20 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblVendors.

La tabla se cierra.

RS es el código de Ritzy Restaurant Supply, que es un registro de la tabla tblVendors.

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Crear hojas secundarias de datosSi tiene dos tablas en una relación uno a varios, puede crear una hoja secundaria de datos que le permita ver los registros de una tabla mientras la otra está abierta. Una hoja secundaria de datos es una tabla dentro de otra tabla. Por ejemplo, si crea una hoja secundaria de datos a partir de la relación uno a varios existente entre las tablas tblVendors y tblProducts, puede ver la lista de productos de cada proveedor que aparece en la tabla tblProducts expandiendo el registro en la tabla tblVendors.

Para que funcione una hoja secundaria de datos, al menos debe haber un campo idéntico tanto en la tabla en la que está trabajando como en la que desea insertar una hoja secundaria de datos y ese campo, al menos, debe tener la clave principal de una de las tablas. Por lo que respecta a las tablas tblVendors y tblProducts, ese campo es IdProveedor, la clave principal de la tabla tblVendors.

En este ejercicio, va a crear una hoja secundaria de datos en la tabla tblVendors que contiene la información relacionada de la tabla tblProducts.

1 Haga clic en tblVendors y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.


2 En el menú Insertar, haga clic en Hoja secundaria de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar hoja secundaria de datos, con la tabla tblProducts ya seleccionada.


Se cierra el cuadro de diálogo Insertar hoja secundaria de datos y aparece la tabla tblVendors en la vista Hoja de datos, con un signo más (+) a la izquierda de los registros, que indica la presencia de hojas secundarias de datos.

Para eliminar una hoja secundaria de datos, elija el comando Hoja secundaria de datos del menú Formato yhaga clic en Quitar.

Puede utilizar una hoja secundaria de datos para ver y modificar los registros relacionados de las tablas con una relación de uno a varios.

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4 Haga clic en el signo más (+) situado a la izquierda del primer registro, del IdProveedor CH, Erewhon Children’s Store.

Aparece la hoja secundaria de los productos que tiene Erewhon Children’s Store, que proviene de la tabla tblProducts.


Access guarda tblVendors.


La tabla se cierra.

Importar registros desde un origen externoAl agregar datos a las tablas, puede que se dé cuenta de que parte de los datos que desea que estén en la base de datos ya existen en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en un archivo HTML, en un archivo de texto o en una tabla de otro programa de base de datos. Aunque podría imprimir los datos y escribirlos en su base de datos, es más fácil importar la información a Access desde el origen.

Para importar datos, los nombres de los campos del origen deben ser idénticos a los de la tabla en la que se van a copiar los datos. Además, los tipos de datos del origen deben ser compatibles con los tipos de datos de la tabla en la que se van a copiar los datos. Por ejemplo, si un campo del origen de datos contiene texto y trata de copiarlo en la tabla para la que el campo correspondiente tiene el tipo de datos de número, recibirá un mensaje de error.

Puede introducir datos nuevos directamente en la hoja secundaria de datos haciendo clic en el primer registro vacío de la hoja y escribiendo.

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En este ejercicio, va a importar datos de la hoja de cálculo de Excel ImportPractice a una nueva tabla de la base de datos Database Fundamentals 03.

1 En el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en Importar.

Aparece el cuadro de diálogo Importar.

2 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionada la carpeta Practice.

3 Haga clic en la flecha abajo Tipo de archivo y en Microsoft Excel (*.xls).

4 Haga clic en ImportPractice y después en Importar.

Aparece el primer cuadro de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo.

5 Compruebe que está seleccionada la opción Mostrar hojas de trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo.

Si se producen problemas mientras importa registros, Access agregará una fila a la tabla denominada Errores. Para obtener una lista de los errores, haga doble clic en la tabla de errores de importación de la sección Tablas de la ventana Base de datos.

Si se tarda mucho tiempo en importar una hoja de datos, puede que se haya producido un error. Para cancelar la importación, presione Ctrl+Pausa.

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6 Active la casilla de verificación Primera fila contiene títulos de columnas y después haga clic en Siguiente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo, como se muestra en la figura.

Los encabezados de columna (nombres de los campos) de los datos importados aparecen en la fila situada a la derecha del número 1.

Si elige la opción En una tabla existente, debe asegurarse de que los nombre de los campos y los tipos de datos de los datos que va a importar coinciden con los de la tabla existente.

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7 Compruebe que está seleccionada la opción En una nueva tabla y, a continuación, haga clic en Siguiente.


8 Haga clic en Siguiente para aceptar todos los campos.


Si no desea que se importe algún campo, puede activar la casilla de verificación No importar el campo (Saltar).

Siempre puede cambiar o eliminar la especificación de clave principal en la vista Diseño después de haber creado la tabla.

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9 Haga clic en Elegir la clave principal, compruebe que aparece el campo IdHuésped en el cuadro de la derecha y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Se selecciona IdHuésped como clave principal y aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo.

10 En el cuadro Importar a la tabla, elimine el texto existente y escriba tblImportPractice.

11 Compruebe que están desactivadas las casillas de verificación Desearía que el asistente analizara la estructura de la tabla después de importar los datos y Mostrar la Ayuda después de que el asistente haya finalizado y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Aparece un cuadro de mensaje, que indica que Access está importando la tabla.


La nueva tabla, tblImportPractice, aparece en la lista de las tablas de la ventana Base de datos.

Si no tiene instalado el Asistente para analizar datos, no aparecerá la casilla de verificación Desearía que el asistente analizara la estructura de la tabla después de importar los datos.

Si deja activada la casilla de verificación Mostrar la Ayuda después de que el asistente haya finalizado, se abrirá la Ayuda de Access después de importar los datos.

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13 Haga clic en tblImportPractice, si es necesario, y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.


14 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblImportPractice.

La tabla se cierra.

Copiar registros en una tablaSi los registros que necesita para la tabla existen en otra, se pueden copiar de una tabla a la otra, aunque esta última tabla esté en otra base de datos. Si desea copiar datos de una tabla a otra, debe seguir las mismas reglas que sigue al importar datos desde un origen de datos externo: los nombres de los campos de la tabla de origen deben ser idénticos a los nombres de los campos de la tabla en la que se van a copiar los datos y los tipos de datos de la tabla de origen deben ser compatibles con los tipos de datos de la tabla en la que se copian los datos.

Para copiar datos de una tabla a otra, puede utilizar los botones Copiar y Pegar. Después de seleccionar los datos que se van a copiar y de hacer clic en el botón Copiar, los datos se guardan en el Portapapeles de Office. El Portapapeles de Office es un archivo especial al que se puede tener acceso desde Microsoft Excel, Word, Access, Outlook® o PowerPoint® y se puede utilizar para copiar y pegar datos dentro de un archivo, entre archivos o entre aplicaciones.

El Portapapeles de Office puede contener un máximo de 24 elementos distintos. Para seleccionar el elemento guardado que se va a pegar, para limpiar el portapapeles o para pegar todos sus elementos, haga clic en el menú Edición y en Portapapeles de Office y, a continuación, haga clic en cualquier elemento del portapapeles que desee pegar en la base de datos actual.

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Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo cambiar el formato de las tablas, ordenar y filtrar los registros de las tablas, utilizar filtros y establecer relaciones entre tablas, crear hojas secundarias de datos e importar registros desde un origen externo.



■ Se cierra la base de datos Database Fundamentals 03.




Ejercicio corto1 ¿Qué es una hoja secundaria de datos?

2 ¿Qué es integridad referencial?

3 ¿Cuáles son los dos tipos de filtros descritos?

4 ¿Cuál es la diferencia entre una relación uno a uno y una relación uno a varios?

5 ¿Cómo importa registros?

6 ¿Qué hace el comando Buscar?

7 ¿Cuál es el formato predeterminado de una tabla?

8 ¿Qué hacen las máscaras de entrada y los campos de búsqueda?

9 ¿Cuáles son los dos tipos de ordenación?

10 ¿Qué hace un filtro?

Resumen de conceptosEjercicio 1: Importe la hoja de cálculo de Excel ImportPractice y asigne el nombre tblGuestList a la nueva tabla. Cambie el campo ListaDirecciones para que muestre Sí o No. (Sugerencia: Utilice la propiedad Formato del campo.) Ordene la tabla para que los registros se ordenen alfabéticamente por apellido. Establezca el formato del texto en Bookman Old Style de 12 puntos y haga que el color de fondo de la tabla sea amarillo. Ajuste los anchos de las columnas para que se vea todo el texto. Busque las direcciones que incluyan la palabra Carter. (Sugerencia: En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, establezca el valor del campo Coincidir en Cualquier parte del campo.) Use el botón Filtro por formulario para buscar sólo los registros de huéspedes de CA. Guarde y cierre la tabla.

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Ejercicio 2: Establezca una relación uno a varios entre las tablas tblSuites y tblReservations. (Sugerencia: El campo IdSuite de la tabla tblSuites contiene los mismos datos que el campo NúmSuite de la tabla tblReservations.) Exija integridad referencial para que no pueda hacer accidentalmente una reserva de una suite que no exista. Imprima una copia de las relaciones de la base de datos y no guarde el informe que crea Access. Guarde y cierre la ventana de relaciones.

Ejercicio 3: Abra la tabla tblInsurance de la base de datos Database Fundamentals 03 y véala en la vista Hoja de datos. Abra la tabla tblHumanResourcesData en la vista Diseño y agregue un campo denominado IdSeguro. Establezca las propiedades de los campos Tipo de datos y Tamaño de campo según los datos que vea en la tabla tblInsurance. Asigne un título descriptivo y uno de los Id. de los seguros existentes al campo como valor predeterminado. Guarde la tabla tblHumanResourcesData y pase a la vista Hoja de datos. Asigne uno de los códigos de seguro de enfermedad existentes a cada empelado de la tabla tblHumanResourcesData. Cierre la tabla cuando termine.

Ejercicio 4: Abra la base de datos Database Fundamentals 03 y, a continuación, abra la ventana Relaciones. Cree una relación uno a varios entre las tablas tblInsurance y tblHumanResourcesData mediante el campo IdSeguro como campo de unión. Asegúrese de que exige la integridad referencial. Imprima la relación. Abra la tabla tblHumanResourcesData e inserte un nuevo empleado, no olvide introducirlo también en la tabla tblEmployees. Asigne un nuevo Id. al empleado y escriba el resto de los datos necesarios. Trate de asignar un código de seguro de enfermedad de F. ¿Access le permite hacerlo? Si no se lo permite, asigne cualquier otro Id. de seguro de enfermedad válido para el registro.

Ejercicio 5: Abra la tabla tblHumanResourcesData en la vista Hoja de datos. Ordene la tabla en secuencia ascendente por el campo de datos Seguro de enfermedad. Imprima la tabla ordenada. Vuelva a ordenarla mediante el campo Id. de empleado para recuperar la secuencia original. Utilice el filtro Filtro por selección para seleccionar y filtrar la tabla por cada uno de los códigos de Id. de seguro de enfermedad, empezando por A, después B, etc. Imprima los resultados de cada filtro antes de quitarlo. Compare los nombres de los empleados obtenidos al aplicar cada filtro con la lista de todos los empleados ordenados por código de seguro de enfermedad. ¿Aparecen todos los empleados en todas las listas de cada Id. de seguro? Abra la tabla tblInsurance e inserte una hoja secundaria de datos utilizando la relación entre las tablas de seguro y de recursos humanos. Expanda la hoja secundaria de datos de cada Id. de seguro de enfermedad y compare la lista de los empleados con los resultados de las impresiones de los filtros de cada código de Id. de seguro de enfermedad.

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Creación y uso de consultasUna vez completada esta lección, podrá:

Crear y ejecutar una consulta.

Especificar los criterios de una consulta.

Crear un campo calculado.

Crear una consulta de varias tablas.

Imprimir una consulta.

Las consultas permiten que Microsoft® Access pueda facilitar información en un número virtualmente ilimitado de formas. Una consulta es un objeto de base de datos que permite extraer campos y registros de las tablas, basándose en los criterios que proporcione. Crear una consulta es como hacer una pregunta a Access. Al ejecutar la consulta, Access da la respuesta.

El tipo más básico de las consultas de Access es el de la consulta de selección que extraer los datos de una o varias tablas y muestra los resultados en un formato casi idéntico a la vista Hoja de datos de las tablas. Las consultas de selección que cree están limitadas sólo por los datos de las bases de datos y su propia ingenuidad. Puede crear consultas de selección que usen campos de varias tablas, vuelvan a ordenar los datos de las tablas y realicen cálculos en los datos de las tablas. Por ejemplo, los empleados del mostrador de reservas del complejo vacacional Adventure Works utilizan una consulta que, cuando se ejecuta, extrae los registros de todas las habitaciones ocupadas durante el mes actual, ordena los registros por número de habitación y calcula los gastos totales de cada habitación. Todas las consultas creadas en esta lección son consultas de selección.

Las consultas y las tablas en las que se basan son interactivas. Si cambia los datos de la hoja de datos de resultados de la consulta, también se cambiarán los datos de las tablas en las que se basa la consulta. O bien, si cambia los datos de las tablas, también cambiarán los resultados de la consulta.

Para realizar los procedimientos de esta lección, deberá utilizar un archivo denominado Database Fundamentals 04 de la carpeta Practice situada en el disco duro del equipo.

LECCIÓN 4

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Crear y ejecutar una consultaEn Access, puede crear una consulta en la vista Diseño o utilizando el Asistente para consultas sencillas. Si conoce la información que desea extraer y desea crear la consulta sin utilizar o conocer las convenciones para la creación de una consulta, el uso del Asistente para consultas sencillas es el mejor método. Una vez que comprenda cómo se forman y se estructuran las consultas, puede que descubra que es más fácil y útil crearlas en la vista Diseño. Se puede modificar una consulta en la vista Diseño después de crearla, independientemente de su forma de creación.

El ejercicio de la siguiente sección le muestra cómo crear una consulta sin utilizar el asistente.

Después de crear una consulta, ejecútela haciendo clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas Diseño de consulta.

En este ejercicio, va a abrir la base de datos Database Fundamentals 04 y a utilizar el Asistente para consultas sencillas con el fin de crear una consulta que extraiga los campos Nombre, Apellidos y TeléfonoCasa de la tabla tblEmployees.







5 En la barra Objetos, haga clic en Consultas.

Aparecen las opciones para Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consulta utilizando el asistente. No hay consultas en esta base de datos.

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6 Haga doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para consultas sencillas, como se muestra a continuación.

Para seleccionar campos de varias tablas, los campos de las distintas tablas primero deben tener una relación. Las consultas multitabla se tratan más adelante en esta lección.

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7 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Tablas/Consultas y en Tabla: tblEmployees.

Aparecen los campos de esta tabla en la lista Campos disponibles.

8 Haga clic en Nombre en esta lista y en el botón > (Agregar).

Access agrega el campo a la lista Campos seleccionados.

9 Haga clic en Apellidos en la lista Campos disponibles y en el botón > (Agregar).


10 Haga clic en TeléfonoCasa en la lista Campos disponibles y en el botón > (Agregar).



Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para consultas sencillas.

Si hace clic en la opción Modificar el diseño de consulta, la consulta aparecerá en la vista Diseño cuando haga clic en Finalizar.

También puede hacer doble clic en el nombre del campo para moverlo a la lista Campos seleccionados.

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12 En el cuadro ¿Qué título desea asignar a la consulta?, escriba qryListínTelefónicoEmpleados, compruebe que está seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y, a continuación, haga clic en Finalizar.

La consulta aparece en la vista Hoja de datos.

13 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la consulta qryListínTelefónicoEmpleados.

La consulta se cierra. Observe que qryListínTelefónicoEmpleados aparece en la lista de consultas de la ventana Base de datos.

Sólo los campos Nombre, Apellidos y TeléfonoDomicilio de la tabla tblEmployees aparecen en la lista de la consulta qryEmployeePhoneList.

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Especificar los criterios de una consultaPuede mejorar los resultados de la consulta estableciendo criterios de consulta. Los criterios de consulta son las reglas que sigue la consulta para determinar la información que va a extraer. Cuando establece los criterios de una consulta, Access extrae sólo los campos y los registros que coinciden con los criterios.

Cuando se muestra una consulta en la vista Diseño, se ve la fila Criterios en la sección de la cuadrícula de diseño.

Utilice esta fila para especificar los criterios que acotan los resultados de la consulta. Una frase alfabética, como CH, es un tipo de criterio que puede especificar en una consulta. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla que realiza el seguimiento de los pedidos de Adventure Works. Desea ver todos los pedidos de Erewhon Children’s Store que tienen el código de proveedor CH. Si crea una consulta con las letras CH introducidas en la fila Criterios de la columna Código de proveedor, sólo aparecerían los pedidos de Erewhon Children’s Store en los resultados de la consulta.

También puede personalizar los criterios utilizando un carácter comodín. Un carácter comodín es un carácter, como un asterisco o un signo de interrogación, que se puede usar en lugar de uno o varios caracteres en los criterios. La siguiente tabla muestra los caracteres comodín que puede usar en la fila Criterios para acotar los resultados de la consulta.

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Carácter comodín Uso Ejemplo

* Representa uno o varios caracteres.

tr* busca tres, tras y tresillo.

? Representa un carácter alfabético cualquiera.

gr?cia busca gracia y Grecia.

[*] Representa cualquier carácter que vaya entre corchetes.

m[ae]s busca masía y mesa, pero no misa.

[!*] Representa cualquier carácter que no vaya entre corchetes.

m[ae]s busca misa y musa, pero no mesa.

[*-*] Representa cualquier carácter de un rango. El rango debe estar en orden ascendente (A a Z, pero no Z a A).

m[a-c]d busca mad, mbd y mcd.

# Representa un carácter numérico cualquiera.

10# busca de 100 a 109.

Los caracteres comodín son una forma conveniente de extraer información que sigue un modelo o de la que sólo recuerda una parte del valor. Por ejemplo, un asterisco indica a Access que busque campos con uno o varios caracteres en esa parte del campo. Escribir A* como el criterio de un campo Nombre buscará los registros que contengan nombres que empiecen por A; Ana, Alicia, Alejandro, Andrés y A (sola) cumplen el criterio. También puede usar un asterisco al principio o en el medio de la redacción de un criterio. Por ejemplo, para buscar todos los nombres que contengan la letra a, escribiría *a*.

Puede especificar criterios de consulta para varios campos a la vez. Si escribe un criterio en varias columnas de la fila Criterios, los resultados de la consulta incluirán sólo los registros que coincidan con estos criterios. Por ejemplo, puede crear una consulta que extraiga los registros de tblEmployees de los empleados cuyos apellidos empiecen por B y que empezaron a trabajar en 1996.

Los caracteres comodín se suelen utilizar en los campos con un tipo de datos Texto, pero también se pueden usar con otros tipos de datos. Por ejemplo, podría escribir */2/96 para extraer los registros de cualquier fecha del mes de febrero de 1996.

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En este ejercicio, va a utilizar la tabla tblHumanResourcesData para crear una consulta en la vista Diseño que genere una lista de todos los empleados que tengan la palabra Marketing en su cargo y que se contrataron en 1993.

1 Haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseño.

Aparecen la ventana de la vista Diseño de consulta y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblHumanResourcesData y en Agregar.

Aparece una lista de campos que muestran los campos de la tabla tblHumanResourcesData en la parte superior de la ventana de la vista Diseño de consulta.

3 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla y se ve entera la ventana de la vista Diseñar consulta.

4 En la lista de campos de la tabla tblHumanResourcesData, haga clic en IdEmpleado y arrastre el nombre del campo a la primera celda vacía de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

5 Repita el paso 4 para agregar los campos FechaContratación, Cargo y Salario a las celdas vacías de la fila Campo.

Si no ve ninguna celda vacía en la fila Campo, utilice la barra deslizante de la parte inferior de la cuadrícula de diseño para desplazarse a la derecha.

Para crear una nueva consulta en la vista Diseño, también puede hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos y hacer clic en Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva consulta que aparece.

También puede hacer doble clic en el nombre de la tabla para agregarlo a la ventana de la vista Diseño de consulta.

También puede hacer doble clic en el nombre del campo en la lista de campos para agregarlo a la primera celda vacía de la fila Campo.

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6 En la columna FechaContratación, haga clic en la fila Criterios y escriba */*/93.

La consulta buscará sólo los registros de los empleados contratados durante 1993.

7 En la columna Cargo, haga clic en la fila Criterios y escriba *Marketing* y, a continuación, presione Entrar.

La consulta buscará sólo los registros de los empleados contratados en 1993 y cuyo cargo incluya la palabra Marketing.

8 En la barra de herramientas Diseño de consulta, haga clic en el botón Ejecutar.

Aparecerán los resultados de la consulta mostrando los registros de los empleados contratados en 1993 y cuyo cargo incluya la palabra Marketing.

9 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de consulta.

Aparece un cuadro de alerta, que pregunta si desea guardar los cambios.

10 Haga clic en No.

Se cierra la consulta sin guardar los cambios.

Cuando mueve el punto de inserción a otra celda, aparecen la palabra Como y un par de comillas en la celda con los criterios. La palabra Como se inserta delante de los criterios que utilizan caracteres comodín y las comillas se colocan en los extremos de la cadena de caracteres que utiliza Access para acotar los datos.

Para que funcione el paso 6, configure el equipo para que muestre años de dos dígitos (00) en vez de años de cuatro dígitos (2000).

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Crear un campo calculadoEn un ejercicio anterior, creó una consulta que extrae todos los pedidos de los elementos con un precio superior a 100 € y de varias unidades. Sin embargo, la consulta no indica el costo total de cada pedido. Puede establecer que la consulta calcule este costo creando un campo calculado.

Los campos calculados combinan uno o varios campos con uno o varios operadores a fin de realizar cálculos para los que, de otra forma, tendría que utilizar una calculadora. Esta combinación de operadores y campos se denomina expresión y se usa para indicar a Access los cálculos que se van a realizar en los datos.

En las expresiones, todos los nombres de los campos van entre corchetes ([]) y los operadores utilizan los mismos caracteres usados en la mayoría de los cálculos matemáticos: + (suma), - (resta), * (multiplicación) y / (división). Las expresiones siguen el mismo orden de las operaciones que probablemente aprendió en las clases de matemáticas de secundaria.

■ Primero se calculan los cálculos que van entre paréntesis. Por ejemplo, (6 + 3) * 2 es igual a 18, no a 12.

■ Las multiplicaciones y las divisiones se calculan antes que las sumas y las restas. Por ejemplo, 3 + 2 * 5 es igual a 3 + 10 ó 13, no a 5 * 5 ni a 25.

■ Por lo que respecta a las expresiones que contienen sólo sumas y restas o sólo multiplicaciones y divisiones, Access realiza los cálculos de izquierda a derecha. Por ejemplo, 6 / 3 * 2 es igual a 2 * 2 ó 4, no a 6/ 6 ni a 1.

Para crear un campo calculado, haga clic en la primera columna vacía de la fila Campo de la cuadrícula de diseño, escriba el nombre del nuevo campo y, a continuación, escriba la expresión del cálculo. Por ejemplo, para crear un campo calculado denominado CostoTotal que multiplique los campos Precio y NúmUnidades para hallar el costo total del pedido, escribiría CostoTotal:[Precio]*[NúmUnidades].

En este ejercicio, va a crear un campo calculado que determine el salario por hora de los empleados del complejo Adventure Works. El campo calculado calculará el número de horas que cada empleado trabaja al año y dividirá el salario de los empleados por dicho número.



No debe incluir espacios en blanco en las expresiones.

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2 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblHumanResourcesData, en Agregar y después en Cerrar.

Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla y aparece una lista de campos que muestra los campos de la tabla tblHumanResourcesData en la sección superior de la ventana de la vista Diseño de consulta.

3 En la lista de campos de la tabla tblHumanResourcesData, haga doble clic en IdEmpleado.

Aparece el campo IdEmpleado en la primera celda vacía de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

4 Repita el paso 3 para los campos Horas y Salario.

5 En la fila Campo, haga clic en la primera celda vacía y escriba SalarioHora:[Salario]/([Horas]*52).

6 En la fila Mostrar del nuevo campo, active la casilla de verificación.

Aparece una marca de verificación en la casilla de verificación.

La casilla de verificación de la fila Mostrar determina si se muestra un campo en los resultados de la consulta. Si está activada, aparecerá el campo en los resultados de la consulta.

El campo Horas contiene los números de las horas que han trabajado los empleados semanalmente. La expresión del paso 5 calcula el número de horas que trabajan los empleados al año multiplicando el número de horas trabajadas por 52. Los paréntesis entre los que van [Horas]*52 garantizan que Access realiza primero ese cálculo.

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Aparecen los resultados de la consulta, con los resultados del cálculo en el campo SalarioHora.

8 En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el botón Vista.

La consulta aparece en la vista Diseño.

9 En la columna SalarioHora, haga clic en la fila Orden, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en Descendente.

Access ordenará los resultados de la consulta en orden descendente por los valores del campo SalarioHora.


Aparecen los resultados de la consulta. El registro del empleado que gana el salario más alto por hora aparece en la parte superior de la tabla.

No puede cambiar los datos del campo Hora/Salario cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Access realizará el cálculo usando los datos actuales de la tabla tblHumanResourcesData cada vez que ejecute la consulta.

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11 En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el botón Guardar.


12 Escriba qrySalarioHora y haga clic en Aceptar.

Access guarda la consulta con el nombre qrySalarioHora.

13 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la consulta qrySalarioHora.

La consulta se cierra.

Crear una consulta multitablaLa posibilidad de crear una consulta multitabla es una de las funciones más útiles de Access. Con este tipo de consultas, puede extraer campos de dos o varias tablas, lo que le permite combinar la información que no se puede encontrar en ninguna tabla individual. Por ejemplo, la tabla tblHourly proporciona datos sobre lo que gana cada empleado por hora, pero no incluye los nombres de los empleados. Los nombres de los empleados están en la tabla tblEmployees, que no incluye la información sobre el salario de los empleados. Podría combinar la información encontrada en ambas tablas utilizando una consulta multitabla.

Para utilizar los campos de varias tablas, primero debe combinar, o crear una relación, entre los campos de las distintas tablas. Si los dos campos que desea unir contienen datos idénticos y, al menos, uno de ellos tiene una clave principal, Access combina automáticamente los campos usando un valor denominado Autocombinación. Por ejemplo, las tablas tblEmployees y tblHourly tienen los campos IdEmpleado idénticos que se pueden utilizar para crear una consulta que mostrará la información sobre el salario por hora y los nombres, datos de dos tablas separadas.

Si uno de estos dos campos no tiene ninguna clave principal, aunque contenga datos idénticos, Access no los combinará automáticamente; deberá hacerlo manualmente. Para combinar los dos campos manualmente, haga clic en el campo de la primera lista de campos y arrástrelo hasta que esté en la parte superior del campo correspondiente de la segunda lista de campos. Aparece una línea de combinación.

Si crea una consulta en la vista Diseño y agrega las tablas tblEmployees y tblHourly a la ventana de la vista Diseño de consulta, Access combina automáticamente los campos IdEmpleado y aparece una línea de combinación entre los campos combinados. Aunque una línea de combinación tiene un aspecto parecido al que aparece cuando existe una relación entre dos tablas, una línea de combinación indica que dos de los campos de las tablas tienen una relación y no que la tengan las propias tablas. Si muestra la ventana Relaciones de la base de datos, no aparecen dos tablas con campos combinados hasta que las tablas también tengan una relación. Puede ver la línea de combinación entre los campos combinados sólo en la ventana de la vista Diseño de consulta.

Si no desea que Access combine automáticamente campos relacionados, puede desactivar la casilla Autocombinación haciendo clic en el comando Opciones del menú Herramientas, en la ficha Tablas o consultas y desactivando la casilla de verificación Habilitar la Autocombinación.

Las consultas multitabla también se pueden usar para extraer datos de dos consultas o de una combinación de tablas y consultas. Las relaciones se describen en la lección 3, “Trabajar con tablas”.

Las claves principales se tratan con más detalle en la lección 2, “Creación de tablas”.

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En este ejercicio, va a realizar una consulta que extraiga los nombres de los empleados de la tabla tblEmployees y la información sobre el salario de los empleados de la tabla tblHourly.



2 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblEmployees y en Agregar.

Aparece la lista de los campos de la tabla tblEmployees en la sección superior de la ventana de la vista Diseño de consulta.

3 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla tblHourly y en Agregar.

Aparece la lista de los campos de la tabla tblHourly en la sección superior de la ventana de la vista Diseño de consulta.

4 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla. La línea de combinación entre los campos IdEmpleado de las tablas tblEmployees y tblHourly indica que ambos campos están combinados.

5 En la lista de campos de la tabla tblEmployees, haga doble clic en el campo Apellidos.

Aparece el campo Apellidos en la primera celda vacía de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

6 Repita el paso 5 para el campo Nombre de la tabla tblEmployees y para los campos Horas, Salario, SalarioHora e IdEmpleado de la tabla tblHourly.

Access combinó los dos campos automáticamente porque ambos contenían la misma información y, en este caso, ambos tienen los campos de clave principal de sus respectivas tablas.

Para usar una consulta existente como origen de una consulta multitabla, haga clic en las fichas Consultas o Ambas del cuadro de diálogo Mostrar tabla.

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7 En la columna SalarioHora, haga clic en la fila Orden, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en Descendente.

Access ordenará los resultados de la consulta en orden descendente por los valores del campo SalarioHora.


Aparecen los resultados de la consulta, ordenados en orden descendente por salario por hora.

9 En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el botón Guardar.


10 Escriba qryHorarioconNombres y haga clic en Aceptar.

La fila Tabla muestra la tabla de origen de los campos de la fila Campo.

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Imprimir una consultaEl método para imprimir una consulta es básicamente el mismo que el de imprimir una hoja de datos. Puesto que los resultados de la consulta suelen ocupar varias páginas, quizá desee obtener una vista preliminar haciendo clic en el botón Vista preliminar de las barras de herramientas Diseño de consulta u Hoja de datos de la consulta. La vista preliminar muestra el aspecto de la consulta y el número de páginas que ocupará después de imprimirse. Puede imprimir una consulta:

■ Desde la Vista preliminar haciendo clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Vista preliminar.

■ Desde la vista Hoja de datos haciendo clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas de la Hoja de datos de la consulta.

■ Desde cualquier vista haciendo clic en el comando Imprimir del menú Archivo.

En este ejercicio, va a obtener la vista preliminar de la consulta qryHorarioconNombres en la Vista preliminar y, a continuación, va a imprimirla.

1 En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el botón Vista preliminar.

Aparece la consulta en la Vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar.

Se cierra la Vista preliminar.

Si la consulta ocupa varias páginas, puede utilizar los botones de la esquina inferior izquierda de la ventana Vista preliminar para ver las demás páginas.

93

3 En la barra de herramientas Hoja de datos de la consulta, haga clic en el botón Imprimir.

Un cuadro de mensaje indica que se está imprimiendo la consulta qryHorarioconNombres.

4 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la consulta qryHorarioconNombres.

La consulta se cierra.

Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo crear y ejecutar una consulta, especificar los criterios de la consulta, crear un campo calculado, crear una consulta multitabla e imprimir una consulta.







Ejercicio corto1 ¿Cuáles son las dos formas de crear una consulta en Access?

2 ¿Qué es una consulta multitabla?

3 ¿Cómo puede ordenar los resultados de la consulta?

4 ¿Qué es un carácter comodín?

5 ¿Cómo se imprime una consulta en la vista Diseño?

6 ¿Qué vista utiliza para modificar una consulta?

7 ¿Cómo se especifican los criterios de una consulta?

8 ¿Cómo se ejecuta una consulta?

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Resumen de conceptosEjercicio 1: Cree una consulta en la vista Diseño que extraiga el campo NombreProveedor de la tabla tblVendors y los campos Código y Descripción de la tabla tblProducts. (Sugerencia: Combine los campos IdProveedor de las dos tablas.) Ejecute la consulta. Acote los resultados de la consulta a los productos que tengan las letras KH en los códigos de producto y vuelva a ejecutar la consulta. Cierre la consulta sin guardar los cambios.

Ejercicio 2: Seleccione la opción Crear una consulta en vista de diseño de la ventana Base de datos. Desde la ventana Mostrar tabla, seleccione las tablas tblEmployees, tblHuman-ResourcesData y tblInsurance para incluirlas en la consulta. Access combina automáticamente los campos IdEmpleado de las tablas de empleados y de recursos humanos. Cree una combinación entre el campo TemasSalud de la tabla tblHuman-ResourcesData y el campo IdSeguro de la tabla tblInsurance. Agregue los campos IdEmpleado, Apellidos, Nombre y Cargo de la tabla de empleados, el campo TemasSalud de la tabla de recursos humanos y los campos EdoOProv y Tasa de la tabla de seguros. Ordene la consulta por el campo TemasSalud. Ejecute la consulta y guárdela con el nombre qryInsByType.

Ejercicio 3: Cree una consulta utilizando el asistente o en la vista Diseño que muestre las suites que estaban ocupadas durante los meses de junio, julio y agosto del año 2000. Muestre una lista de los números de suite, las fechas de llegada y de salida, y ordene la consulta por el campo FechaLlegada. Guarde la consulta con el nombre qryCheckInDate.

Ejercicio 4: Abra la base de datos MiMúsica_XXX (donde XXX representan sus iniciales) que creó en la lección 2. Abra la tabla que creó con los datos de la colección de música y pase a la vista Diseño si es necesario. Si la tabla aún no tiene ningún campo que describa la categoría, o el género, de la música (p. ej., Rock, Pop, Clásica, etc.), agregue dicho campo a la tabla. Pase a la vista Hoja de datos y agregue los valores en cada registro de la tabla que describan la categoría de cada entrada. Cree una consulta con el asistente o en la vista Diseño y utilice todos los campos de la tabla. Introduzca criterios de selección para recuperar todas las entradas que están en un CD y que están en una categoría de su elección. Ejecute la consulta y examine los resultados. Modifique la consulta para seleccionar todos los registros que NO están en el CD pero que tienen la misma categoría que utilizó para la primera consulta. Cierre la consulta sin guardarla y cierre la base de datos.

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Diseño de un formularioUna vez completada esta lección, podrá:

Crear un formulario utilizando Autoformulario.

Crear un formulario utilizando el Asistente para formularios.

Agregar controles a un formulario.

Modificar las propiedades de los controles.

Cambiar el tamaño de los controles y moverlos.

Introducir registros en un formulario.

Exportar un formulario de Access a formato HTML.

Cuando trabaja con datos en Microsoft® Access, un formulario es el mejor método para introducir, editar y mostrar registros. Por lo que respecta a las tablas y las consultas, los formularios le permiten ver los datos de un registro a la vez y en un formato más atractivo que el de la vista Hoja de datos.

Los formularios se pueden crear utilizando los campos de una tabla o de una consulta. Los datos que se agregan al formulario se agregarán a la tabla o la consulta en la que se basa el formulario y viceversa.

Como ocurre con las tablas y las consultas, los formularios se pueden abrir en dos vistas: la vista Formulario, que muestra los datos reales, y la vista Diseño que se usa para crear o modificar la estructura del formulario. En esta última, puede personaliza los formularios agregando o quitando campos, cambiando el color o el estilo de fondo, o seleccionando entre varios diseños de formulario.

Mediante el uso de un formulario, puede reducir el tiempo que tarda en introducir datos y mejorar la precisión de los datos introducidos. En esta lección, aprenderá a crear formularios para que acepten sólo algunos formatos de valores o datos, como los que tienen una longitud superior a un número específico o los anteriores a una fecha dada. También puede crear formularios que realicen cálculos en los datos, como multiplicar el precio de un elemento por el impuesto de venta para calcular el impuesto correspondiente.


La flecha abajo del botón Vista también permite ver el formulario en la vista Hoja de datos del formulario como aparece en la tabla o consulta subyacentes.

LECCIÓN 5

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Crear un formulario utilizando AutoformularioEn Access, las tablas se crean a partir de campos y registros. De igual forma, el componente básico del formulario es el control. Los controles son más flexibles que los campos y los registros para crear tablas. Pueden contener datos, realizar acciones o mejorar el diseño del formulario agregando elementos gráficos como líneas o rectángulos. Puede usar muchos tipos distintos de controles en los formularios, incluidos casillas de verificación, rectángulos, cuadros de texto, saltos de página, botones de opción y cuadros de lista.

La forma más fácil de crear un formulario basado en una tabla o consulta seleccionada es utilizar Autoformulario. Aunque Autoformulario crea formularios rápidamente, esta técnica no le deja controlar mucho el contenido o el aspecto del formulario. Por ejemplo, Autoformulario crea un formulario con controles para todos los campos de la tabla en la que se basa, por lo que no tiene posibilidad de seleccionar campos individualmente. Sin embargo, después de crearlo, puede modificarlo y mejorarlo en la vista Diseño.

Cuando aparece un campo en un formulario, Access le agrega dos controles: un cuadro de texto, que muestra los datos de los campos y una etiqueta, que muestra el nombre del campo o su título. Cuando se crean a partir de los campos de una tabla o consulta, las etiquetas y los cuadros de texto aparecen juntos y se suelen mover y modificar juntos.

Cuando crea un formulario con Autoformulario, elige sólo la tabla en la que se basa el formulario y el diseño que tendrá. Autoformulario tiene tres diseños de formulario: en columnas, en tablas y hoja de datos.

En el diseño en columnas, sólo se puede ver un registro a la vez. Los cuadros de texto y sus etiquetas asociadas aparecen una al lado de la otra en dos columnas. Las etiquetas aparecen a la izquierda de cada cuadro de texto e identifican los datos del cuadro de texto.

En este diseño en columnas, las palabras en negrita son etiquetas y los cuadros en blanco con texto en su interior son cuadros de texto.

Las etiquetas y los cuadros de texto también se pueden crear por separado como controles individuales.

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En el diseño en tablas, las etiquetas aparecen a lo ancho del formulario y los valores de los campos aparecen en columnas debajo de las etiquetas. En este diseño, se pueden ver varios registro a la vez.

El diseño de hojas de datos muestra los registros en columnas y filas, por lo que el aspecto del formulario es parecido al de las tablas mostradas en la vista Hoja de datos. Algunas de las mejoras disponibles del formulario en los diseños en columnas y en tablas no se pueden usar en el diseño de hoja de datos. Sin embargo, los formularios de este último diseño tienen una ventaja sobre las tablas de la vista Hoja de datos porque se pueden personalizar en formas en las que no se pueden personalizar las tablas.

En este diseño en tablas, las palabras en negrita de la parte superior del formulario son etiquetas y todos los cuadros en blanco con texto en su interior son cuadros de texto.

En este diseño en hoja de datos, las palabras en negrita de la parte superior del formulario son etiquetas y todos los cuadros en blanco con texto en su interior son cuadros de texto.

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En este ejercicio, va a abrir la base de datos Database Fundamentals 05 y a usar Autoformulario para crear un formulario en columnas a partir de la tabla tblEmployees.





El cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de los archivos almacenados en la carpeta Practice.



5 En la barra objetos, haga clic en Formularios y después en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

Aparecer el cuadro de diálogo Nuevo formulario.

6 En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en Autoformulario: en columnas.

7 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto y en tblEmployees.

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Aparece un formulario que incluye todos los campos de la tabla tblEmployees y muestra los datos del primer registro de esta tabla.

9 En la barra de herramientas Vista Formulario, haga clic en el botón Guardar.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como con tblEmployees en el cuadro Nombre del formulario.

10 Escriba frmEmpleados y haga clic en Aceptar.

Access guarda el formulario.

11 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del formulario.

El formulario se cierra.

Crear un formulario utilizando el Asistente para formulariosOtra técnica para crear un formulario es utilizar el Asistente para formularios, con más opciones de personalización que Autoformulario. El asistente le guía por el proceso de creación de un formulario y le permite seleccionar los campos que desee, el diseño que mejor se adapte a sus necesidades y el estilo de fondo que desee que tenga el formulario. Como ocurre con Autoformulario, después de que se haya creado el formulario básico, puede personalizarlo en la vista Diseño.

A menos que efectúe cambios, Autoformulario y el Asistente para formularios, que se tratan en la siguiente sección, asignan al formulario el mismo nombre de la tabla en la que se basa. Para seguir la convención de nomenclatura de Leszynski descrita en la lección 1 “Descripción de bases de datos”, debe eliminar tbl y escribir frm en el cuadro de diálogo Guardar como.

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El Asistente para formularios tiene las mismas opciones de diseño que Autoformulario más una denominada diseño justificado. El diseño justificado muestra un registro a la vez, de forma parecida al diseño en columnas, pero los campos aparecen de izquierda a derecha en vez de arriba abajo.

En este ejercicio, va a utilizar el Asistente para formularios con el fin de crear un formulario a partir de la tabla tblHumanResourcesData.

1 Haga doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para formularios.

2 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Tablas/Consultas y en Tabla: tblHumanResourcesData.

Aparecen los campos de esta tabla en la lista Campos disponibles.

3 Haga clic en el botón >> (Agregar todo).

Todos los campos de la tabla tblHumanResourcesData pasan de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados.

Las palabras en negrita de las áreas sombreadas son etiquetas y todas las áreas en blanco son cuadros de texto.

También puede iniciar el Asistente para formularios haciendo clic en el comando Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos y haciendo clic en el Asistente para formularios del cuadro de diálogo Nuevo formulario.

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Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para formularios, como se muestra en la ilustración de la siguiente página, indicando que se seleccione el diseño del formulario.

5 En la lista de diseños, compruebe que está seleccionada la opción En columnas y haga clic en Siguiente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del asistente indicando que elija el estilo del formulario.

Cuando selecciona un diseño, el cuadro situado a la izquierda de las opciones de diseño muestra un ejemplo del aspecto del diseño.

Cuando selecciona un estilo, el cuadro situado a la izquierda de las opciones de estilo muestra un ejemplo del aspecto del estilo.La opción de estilo seleccionada cuando aparece este cuadro de diálogo es la opción de estilo utilizada la última vez que ejecutó el Asistente para formularios. El estilo que seleccione en este cuadro de diálogo también será el estilo que se usará la próxima vez que cree un formulario con Autoformulario.

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6 En la lista de estilos, compruebe que está seleccionada la opción Estándar y haga clic en Siguiente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo del asistente, indicando que elija el título del formulario. En el cuadro ¿Qué título desea aplicar al formulario? aparece tblHumanResourcesData.

7 Escriba frmDatosRecursosHumanos, compruebe que está seleccionada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información y, a continuación, haga clic en Finalizar.

El formulario aparece en la vista Formulario y se muestra el primer registro de la tabla tblHumanResourcesData.

Las fechas del formulario pueden aparecer con los años expresados en cuatro dígitos (1998) en vez de hacerlo en dos dígitos (98) como se muestra aquí.

Cuando utilice al Asistente para formularios, Access guarda el formulario después de haber hecho clic en Finalizar.

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Agregar controles a un formularioLos controles, independientemente de su uso, se pueden clasificar en: control dependiente, control independiente y control calculado. La siguiente tabla describe los distintos tipos de controles.

Control Uso

Dependiente Muestra los datos de un campo de una tabla o consulta subyacente.

Independiente Muestra información, como instrucciones, imágenes, líneas o rectángulos, que no están vinculadas a ningún campo de la tabla o de la consulta.

Calculado Muestra los datos calculados a partir de una expresión basada en los campos de una tabla o consulta o en otro control calculado de un formulario.

Los formularios que creó antes incluían dos tipos de controles dependientes: etiquetas y cuadros de texto. Las etiquetas también pueden ser controles independientes, sin embargo, y los cuadros de texto pueden ser controles independientes o calculados. Puede agregar controles independientes a un formulario utilizando el cuadro de herramientas, que se abre haciendo clic en el botón Cuadro de herramientas de la barra de herramientas Diseño de formularios.

Puede dividir el formulario en diferentes secciones para que se muestren los controles de distintas formas. Todos los formularios contienen una sección Detalle, que contiene los datos principales del formulario. Asimismo puede agregar secciones adicionales al formulario que muestren información sólo en partes específicas del mismo. Si crea un formulario utilizando Autoformulario o el Asistente para formularios, Access agrega un encabezado del formulario o un pie del formulario al formulario. El encabezado de un formulario muestra información sólo en la parte superior de la primera página impresa del formulario y el pie de un formulario lo hace sólo en la parte inferior de la última página impresa.

En comparación, un encabezado de página muestra información en la parte superior de todas las páginas del formulario y un pie de página lo hace en la parte inferior de todas las páginas del formulario. Por ejemplo, un control en la sección Encabezado de página aparecería en todas las páginas del formulario, pero un control en la sección Encabezado del formulario lo haría sólo en la parte superior de la primera página del formulario.

Los encabezados y los pies de página no aparecen en la vista Formulario.

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Para agregar o eliminar un encabezado de página, un pie de página, un encabezado del formulario o un pie del formulario, haga clic en los comandos Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de formulario del menú Ver cuando el formulario está en la vista Diseño. No puede quitar la sección Detalle del formulario. Para ajustar el tamaño de una sección, mueva el puntero del mouse (ratón) sobre cualquier borde de la sección hasta que adopte la forma de una flecha de cambio de tamaño de dos puntas y arrastre el borde hasta que la sección tenga el tamaño adecuado.

Todas las secciones de un formulario tienen una barra sobre ellas que contiene el nombre de la sección. Para seleccionar una sección en particular, haga clic en la barra de la sección. La barra de la sección seleccionada cambia su formato a texto en blanco sobre fondo negro. Por ejemplo, en la ilustración anterior, está seleccionada la sección Detalle.

Puede agregar o quitar un encabezado y un pie sólo como par.

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Para seleccionar un formulario entero, puede utilizar el selector de formularios, que es el botón situado a la izquierda de la regla horizontal en la esquina superior izquierda del formulario cuando éste está en la vista Diseño.

Cuando se selecciona el formulario, el selector de formularios contiene un cuadro negro, como se ve en la ilustración anterior.

En este ejercicio, va a agregar etiquetas independientes al encabezado y al pie del formulario del formulario frmDatosRecursosHumanos.

1 En la barra de herramientas Vista Formulario, haga clic en el botón Vista.

Aparece el formulario frmDatosRecursosHumanos en la vista Diseño con el cuadro de herramientas abierto.

2 Mueva el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la ventana del formulario hasta que adopte la forma de una flecha diagonal de dos puntas y arrastre los bordes de la ventana hacia abajo y a la derecha hasta que se vea el formulario entero y haya unos 8 cm de espacio debajo de la barra Pie del formulario.

El cuadro de herramientas aparece como barra de herramientas flotante. Puede hacer que el cuadro de herramientas se convierta en una barra de herramientas acoplada arrastrándolo sobre el resto de las barras de herramientas.

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3 Mueva el puntero del mouse sobre el borde superior de la barra Detalle hasta que adopte la forma de una flecha de cambio de tamaño de dos puntas y arrastre la barra hacia abajo unos 2,5 cm.

4 Mueva el puntero del mouse sobre el borde inferior de la barra Pie del formulario hasta que adopte la forma de una flecha de cambio de tamaño de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo unos 2,5 cm.

5 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Etiqueta.

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6 Haga clic en el centro de la sección Encabezado del formulario a unos 1,5 cm del borde izquierdo de la ventana del formulario y escriba Información sobre los empleados.

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7 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Etiqueta, en la sección Pie del formulario debajo de la barra Pie del formulario y a unos 1,5 cm de borde izquierdo de la ventana Formulario, y después escriba Información confidencial, sólo para uso interno de los empleados de la compañía.

Access limita la longitud de línea del texto al ancho del formulario. Para establecer sus propias longitudes de línea, puede cambiar el tamaño de la etiqueta después de terminar de escribir o puede presionar Ctrl+Entrar al final de la primera línea. La longitud de la primera línea establece la longitud máxima de todas las líneas.

La etiqueta empieza donde está el signo más del puntero del mouse antes de hacer clic.

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8 En la barra de herramientas Diseño de formularios, haga clic en el botón Vista.

El formulario aparece en la vista Formulario.

Imprimir un formularioDespués de haber creado un formulario, puede imprimirlo como lo haría con cualquier otro objeto de base de datos: haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas o en el comando Imprimir del menú Archivo.

Cuando se imprime un formulario, sin embargo, debe recordar que Access imprimirá todos los registros del formulario. Por tanto, si tiene 27 registros, se imprimirán 27 versiones del formulario, una por cada registro. A menos que trabaje en un formulario muy grande, en una página impresa caben varios registros. Dependiendo del tamaño del formulario, Access podría imprimir 27 registros en cualquier número de páginas.

Para ver el aspecto del formulario antes de imprimirlo, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas o en el comando Vista preliminar del menú Archivo.

El formulario aparece con espacio sin usar a la vista. Para eliminar este espacio adicional y hacer que el formulario tenga un aspecto lo más compacto posible, haga clic en el comando Ajustar al formulario del menú Ventana.

De forma predeterminada, Access alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha, provocando una alineación no coincidente en los cuadros de texto que se muestran aquí.

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Modificar las propiedades de los controlesCada parte de un formulario tiene su propio conjunto de propiedades, que son los valores que determinan el aspecto y las especificaciones de los datos y de los controles del formulario. Puede cambiar las propiedades de todo el formulario: por secciones o controles individuales del formulario. Las propiedades que puede establecer para los formularios son parecidas a las propiedades que establece para una tabla o una consulta en la sección Propiedades del campo de la ventana de la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer propiedades para el formato (como posiciones decimales o fechas), los colores, los tipos de datos, los valores predeterminados, las máscaras de entrada y los campos de búsqueda.

Las propiedades se pueden modificar utilizando la hoja de propiedades para parte del formulario. Esta hoja es un cuadro de diálogo que muestra todas las propiedades disponibles para esa parte del formulario y le permite cambiarlas. Con el fin de usar la hoja de propiedades para un control, haga doble clic en el control y aparece esta hoja. De igual forma, para mostrar la hoja de propiedades de una sección, haga doble clic en la sección o en la barra de ésta. Para mostrar la hoja de propiedades de todo el formulario, haga doble clic en el cuadro negro del selector de formularios.

Muchas propiedades que se pueden cambiar utilizando la hoja de propiedades también se pueden modificar mediante los botones de la barra de herramientas Diseño de formularios. Por ejemplo, el tamaño de fuente y el color se pueden modificar utilizando la barra de herramientas. Para cambiar las propiedades de un formulario o de una parte del mismo utilizando la barra de herramientas Formato, debe especificar la parte del formulario que desea cambiar. Con el fin de modificar un control, haga clic en él para seleccionarlo. Cuando selecciona un control, aparecen pequeños cuadrados denominados controladores alrededor de los bordes del control e indican que está seleccionado.

Puede seleccionar varios controles manteniendo presionada la tecla Mayús y, a continuación, haciendo clic en los controles que desee seleccionar. Para seleccionar todos los controles de un formulario, presione Ctrl+E o haga clic en el comando Seleccionar todo del menú Edición. Para anular la selección de un control, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el control seleccionado. Puede anular la selección de todos los controles de un formulario haciendo clic en cualquier área vacía del formulario.

Las máscaras de entrada y los valores predeterminados se tratan en la lección 3, “Trabajar con tablas”. Puede mostrar la hoja de propiedades haciendo clic en el botón Propiedades de la barra de herramientas Diseño de formularios o haciendo clic en el comando Propiedades del menú Ver.

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En este ejercicio, va a utilizar la barra de herramientas Formato para cambiar las propiedades de la etiqueta Información sobre los empleados y los cuadros de texto de la sección Detalles. Después, va a usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades de la etiqueta Información confidencial.

1 En la barra de herramientas Vista Formulario, haga clic en el botón Vista.

Aparece el formulario frmDatosRecursosHumanos en la vista Diseño.

2 Haga clic en la etiqueta Información sobre los empleados.

Aparecen controladores en la etiqueta, como se muestra en la ilustración de la siguiente página e indican que está seleccionada.


El formato de fuente cambia a 14 puntos.

4 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Color de fuente o de primer plano y, a continuación, en un cuadrado púrpura.

El color de la fuente de la etiqueta cambia a púrpura.

5 Haga clic en cualquier área vacía del formulario.

Observe que no se cambia el tamaño de la etiqueta automáticamente, aunque el tamaño del texto ahora sea muy grande para verla bien. Lo cambiará en el siguiente ejercicio.

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6 Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en los cuadros de texto, no en las etiquetas, de la sección Detalle.

7 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Alinear a la izquierda.

Cuando el formulario aparezca en la vista Formulario, todos los datos de los cuadros de texto estarán alineados a la izquierda.

8 Haga clic en cualquier área vacía del formulario.

9 Haga doble clic en el borde de la etiqueta Información confidencial.

Aparece la hoja de propiedades de la etiqueta.

Aunque aparece un controlador en la esquina superior izquierda de las etiquetas relacionadas con los cuadros de texto, no significa que estén seleccionadas con éstos sino que la etiqueta está relacionada con el cuadro de texto y que puede moverlos juntos.

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10 Si es necesario, haga clic en la ficha Formato.

11 Desplácese hacia abajo, haga clic en el cuadro Color del texto y, a continuación, en el botón (...) que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Color.

12 Haga clic en el cuadrado rojo y en Aceptar.

El texto de la etiqueta será rojo.

13 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la hoja de propiedades de la etiqueta.

Se cierra la hoja de propiedades. Observe que el color del texto de la etiqueta Información confidencial ahora es rojo.

14 Haga clic en la barra de herramientas Encabezado del formulario, en la flecha abajo del cuadro Color de fondo o de relleno y, a continuación, en un cuadrado azul claro.

El color del fondo de la sección Encabezado del formulario se convierte en azul claro.

15 Haga clic en la barra Detalle y en el botón Color de fondo o de relleno.

El color del fondo de la sección Detalle se convierte en azul claro.

16 Haga clic en la barra Pie del formulario y en el botón Color de fondo o de relleno.

El color del fondo de la sección Pie del formulario se convierte en azul claro.

17 En la barra de herramientas Diseño de formularios, haga clic en el botón Guardar.


Observe que el texto de la etiqueta aparece en el cuadro Titulo de la ficha Formato. Puede cambiarlo cambiando el texto del cuadro.

Si hace clic en el botón Color de fondo o de relleno, el botón utilizará el último color que seleccionó mediante la flecha abajo. En los pasos 15 y 16, el botón usa el mismo color azul claro que seleccionó en el paso 14.

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El formulario aparece en la vista Formulario.

Cambiar el tamaño de los controles y moverlosComo observó en el ejercicio anterior, si cambia el formato del texto, de la etiqueta o del cuadro de texto que contiene el texto, el nuevo formato no se aplica automáticamente. En tales casos, debe cambiar el tamaño del control manualmente para que se muestre todo el texto. Asimismo debe mover los controles o cambiar el texto de éstos, ambas acciones se pueden realizar con el mouse.

También puede cambiar el color de fondo abriendo la hoja de propiedades de la sección que desea cambiar, haciendo clic en la ficha Formato, en el cuadro Color del fondo, en el botón (...) que aparece y, finalmente, en el cuadrado del color que prefiera usar.

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Cambiar el tamaño de los controles y moverlos con el mouse requiere un poco de práctica. A medida que mueve el puntero del mouse sobre un control, el puntero cambia de forma para que pueda realizar distintas acciones en el control.

Puntero Nombre ApareceSi se hace clic en él

Punto de inserción Cuando mueve el puntero sobre el centro de un control seleccionado.

Puede editar el texto del control.

Flechas de dos puntas: horizontal, vertical o diagonal

Cuando mueve el puntero sobre cualquiera de los controladores del borde del control, excepto el controlador superior izquierdo.

Puede cambiar el tamaño del control en las direcciones de la flecha.

Mano Cuando mueve el puntero sobre los bordes de un control, pero entre los controladores.

Puede mover el control y la etiqueta o el cuadro de texto correspondientes.

Mano que señala Cuando mueve el puntero sobre el controlador de la esquina superior izquierda del control.

Puede mover el control sin mover la etiqueta o el cuadro de texto correspondientes.

En este ejercicio, va a utilizar el puntero del mouse para cambiar el tamaño, mover y cambiar el texto de algunos de los controles del formulario frmDatosRecursosHumanos.

1 En la barra de herramientas Hoja de datos del formulario, haga clic en el botón Vista.

Aparece el formulario frmDatosRecursosHumanos en la vista Diseño.

2 En la sección Encabezado del formulario, haga clic en la etiqueta Información sobre los empleados.

Aparecen los controladores de la etiqueta e indican que está seleccionada.

Si un control no tiene una etiqueta ni un cuadro de texto relacionados, puede utilizar la mano o la mano que apunta para moverlo.

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3 Mueva el puntero del mouse sobre el controlador de la parte inferior derecha de la etiqueta hasta que adopte la forma de una flecha diagonal de dos puntas y arrastre el borde de la etiqueta hacia abajo y a la derecha hasta se vea todo el texto de la etiqueta.

4 En la sección Detalle, haga clic en el cuadro de texto FechaContratación, no en la etiqueta.

Aparecen los controladores del cuadro de texto e indican que está seleccionado.

5 Mueva el puntero del mouse sobre el controlador central derecho hasta que adopte la forma de una flecha horizontal de dos puntas y arrastre el borde hacia la izquierda hasta que el tamaño del cuadro de texto sea igual que el del cuadro de texto IdEmpleado.

Aunque el cuadro de texto IdEmpleado es demasiado pequeño para se muestre la palabra completa IdEmpleado, es lo bastante grande como para que, en la vista Formulario, se muestren los números de los Id. de los empleados, que sólo tienen cuatro caracteres de largo.

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6 Mueva el puntero del mouse sobre el borde superior de la barra Detalle hasta que adopte la forma de una flecha de cambio de tamaño de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo unos 2,5 cm.

Aumenta el tamaño de la sección Encabezado del formulario.

7 En la sección Pie del formulario, haga clic en la etiqueta Información sobre los empleados.

Aparecen los controladores en la etiqueta e indican que está seleccionada.

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8 Mueva el puntero del mouse sobre el borde de la etiqueta hasta que adopte la forma de una mano, arrastre la etiqueta a la sección Encabezado del formulario y, a continuación, céntrela debajo de la etiqueta Información sobre los empleados.

9 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Centrar.

Se centra el texto de la etiqueta Información confidencial.

10 Mueva el puntero del mouse sobre el principio del texto de la etiqueta Información confidencial hasta que se convierta en un punto de inserción.

11 Haga clic en el principio del texto de la etiqueta Información confidencial y escriba ( (paréntesis de apertura).

El texto de la etiqueta Información confidencial está centrado en relación con el tamaño de la etiqueta y no con el tamaño del formulario ni con cualquiera de los demás controles del formulario.

También puede utilizar el puntero del mouse con forma de mano que apunta para mover la etiqueta Información confidencial ya que no tiene ningún cuadro de texto correspondiente.

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12 Haga clic en el final del texto de la etiqueta Información confidencial y escriba ) (paréntesis de cierre).

13 Mueva el puntero del ratón sobre el borde inferior de la sección Pie del formulario hasta que se convierta en una flecha de cambio de tamaño de dos puntas.

14 Arrastre el borde inferior de la sección Pie del formulario hacia arriba hasta la barra Pie del formulario.

Ya no se ve la sección Pie del formulario.

15 En la barra de herramientas Diseño de formularios, haga clic en el botón Guardar.


También puede utilizar la hoja de propiedades del pie del formulario para establecer la propiedad Visible en No y que ya no se vea el pie del formulario.

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El formulario aparece en la vista Formulario, como se muestra en la ilustración de la siguiente página, con todos los datos de los cuadros de texto alineados a la izquierda y habiendo espacio innecesario alrededor del formulario.

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17 En el menú Ventana, haga clic en Ajustar al formulario.

Desaparece el espacio innecesario.

18 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del formulario frmDatosRecursosHumanos.


Crear un formulario en la vista DiseñoCuando utiliza la vista Diseño para crear un formulario, empieza por un formulario en blanco y le agrega uno o varios controles. La vista Diseño le proporciona más opciones para crear formularios personalizados que el Asistente para formularios o Autoformulario.

Si desea utilizar los campos de una tabla o consulta existentes, primero debe establecer esa tabla o consulta como el origen de la tabla del formulario. Para establecer el origen del formulario utilice la propiedad Origen del registro en la hoja de propiedades del formulario. Después de designar la tabla o la consulta como el origen del formulario, aparece una lista de campos que contiene todos los campos de la tabla o la consulta. A continuación, puede arrastrar los campos que desee utilizar de la lista de campos al formulario. Los campos que agrega a un formulario en la vista Diseño son controles dependientes porque se basan en una tabla o consulta subyacente.

Si se maximiza la ventana del formulario, no puede usar el comando Ajustar al formulario.

Puede mostrar u ocultar la lista de campos haciendo clic en el botón Lista de campos de la barra de herramientas Diseño de formularios. Para usar una consulta como origen, haga clic en el botón (...) situado junto al cuadro Origen del registro.

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Para crear un formulario en la vista Diseño:

1 En la barra Objetos, haga clic en Formularios, si fuese necesario.

2 Haga doble clic en Crear formulario en vista Diseño.

Aparece un formulario en blanco en esta vista con el cuadro de herramientas abierto.

3 Haga doble clic en el selector de formularios.

Aparece la hoja de propiedades del formulario.

4 En esta hoja, haga clic en la ficha Datos, en la flecha abajo del campo Origen del registro y, a continuación, haga clic en la tabla que desee usar como el origen del formulario.

5 Cierre la hoja de propiedades del formulario.

Aparece la lista de campos de la tabla seleccionada.

6 Arrastre los campos que desee utilizar de la lista de campos al formulario.

7 Cree controles adicionales utilizando las herramientas del cuadro de herramientas.

Introducir registros en un formularioAdemás de facilitar la visualización de los datos, la otra ventaja clave de los formularios es que facilitan la introducción de datos. Las tablas y los formularios son interactivos; es decir, al introducir un registro en una tabla también se introduce en el formulario basado en ella. De igual forma, al introducir datos en un formulario también se introducen en la tabla subyacente del formulario. Cuando introduce un nuevo registro en un formulario, el registro se guarda automáticamente al pasar a otro registro. Access guarda el registro aunque cierre el formulario sin hacer clic en Guardar.

ImportanteAl introducir o cambiar los datos de un formulario, recuerde que si se cambia información del formulario, también se cambia, interactivamente, en la tabla subyacente.

En general, la introducción de datos en un formulario consiste en buscar un registro vacío e introducir los datos en él, utilizando las teclas de método abreviado para pasar de un control a otro.

Puede desplazarse al primer registro vacío haciendo clic en el botón Nuevo registro de la parte inferior de la ventana Formulario.

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En este ejercicio, va a agregar un nuevo registro al formulario frmVendors, que se basa en la tabla tblVendors, y a comprobar que también se agregó a esta tabla.


2 Haga clic en tblVendors, si es necesario, y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos. Observe que hay ocho registros de proveedores y que el último es Clocktower Sporting Goods.


La tabla se cierra.

4 En la barra Objetos, haga clic en Formularios.

5 Haga clic en frmVendors, si es necesario, y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

El formulario se abre en la vista Formulario.

6 Haga clic en el botón Nuevo registro.

Aparece el registro 9 que es el primer registro vacío.

7 En el cuadro de texto Id Proveedor, escriba RS y presione Entrar.

El punto de inserción pasa al cuadro de texto Nombre proveedor.

8 En el cuadro de texto Nombre proveedor, escriba Ritzy Restaurant Supply y presione Entrar.

El punto de inserción pasa al cuadro de texto Dirección proveedor.

Si desea eliminar los cambios del campo actual, presione Esc. Para eliminar todos los cambios del registro actual, presione Esc dos veces.

124

9 En el cuadro de texto Dirección proveedor, escriba 15 Elm Street y presione Entrar.

El punto de inserción pasa al cuadro de texto Ciudad.

10 En el cuadro de texto Ciudad, escriba Santa Barbara y presione Entrar.

El punto de inserción pasa al cuadro de texto Provincia.

11 En el cuadro de texto Provincia, escriba CA y presione Entrar.

El punto de inserción pasa al cuadro de texto Código postal.

12 En el cuadro de texto Código postal, escriba 80008.

13 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del formulario frmVendors.



15 Haga clic en tblVendors, si es necesario, y después en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

La tabla aparece en la vista Hoja de datos. El noveno registro corresponde a Ritzy Restaurant Supply, que es el registro que acaba de escribir en el formulario frmVendors.


La tabla se cierra.

Recuerde, Access guarda los cambios en cuanto se rellena el registro, aunque cierre el formulario sin guardar.

Puede ver la tabla tblVendors sin cerrar el formulario frmVendors haciendo clic en la flecha abajo del cuadro Vista y haciendo clic en la vista Hoja de datos.

125

Exportar un formulario de Access a formato HTMLPara que los objetos de base de datos estén disponibles para los usuarios que no tengan Access o que no estén acostumbrados a trabajar con bases de datos, puede guardar las tablas, los formularios y los informes como documentos HTML. Los usuarios pueden ver estos documentos en el Web o en una intranet (una red dentro de la organización utilizada para compartir información y recursos entre los empleados) utilizando un explorador Web como Microsoft Internet Explorer. La instalación estándar de Access o de Microsoft Office 2002 incluye la última versión del explorador Web Internet Explorer.

Guardar un objeto de base de datos en otro formato de archivo, como HTML, se denomina exportación. Al exportar una tabla, un formulario o un informe a HTML, los usuarios pueden ver pero no cambiar sus datos. Como resultado, debe tratar de exportar los formularios en vez de las tablas porque éstos tienen un formato más atractivo en HTML que las tablas. Si exporta un informe a HTML, Access crea un documento HTML independiente por cada página impresa del informe.

En este ejercicio, va a exportar un formulario a un documento HTML denominado Formulario_Lista_Proveedores y va a abrir el documento utilizando Internet Explorer.

1 Muestre la lista de formularios en la ventana Base de datos y haga clic en el formulario frmVendors.

2 En el menú Archivo, haga clic en Exportar.

Aparecer el cuadro de diálogo Exportar formulario.

El cuadro de diálogo Exportar formulario puede mostrar una carpeta que no sea la carpeta Practice. Si muestra el contenido de la carpeta Mis documentos o de cualquier otra, realice el paso 3. De lo contrario, pase al paso 4.

Los archivos HTML creados a partir de objetos de la base de datos no se almacenan en ella sino que se guardan como archivos separados en la ubicación que prefiera.

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3 Desplácese a la carpeta Practice del disco duro.

4 Haga clic en el cuadro Nombre de archivo, elimine el texto existente si lo hay y, a continuación, escriba Formulario_Lista_Proveedores.

Al documento HTML se le asignará el nombre Formulario_Lista_Proveedores.

5 Haga clic en la flecha abajo Guardar como tipo, haga clic en Documentos HTML (*.html;*.htm) y, a continuación, haga clic en Exportar.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones para resultados HTML.


7 En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio, elija Todos los programas y, a continuación, haga clic en Internet Explorer.

Se inicia Internet Explorer.

8 En el menú Archivo, haga clic en Abrir.


9 Haga clic en Examinar.

Aparece el cuadro de diálogo de Microsoft Internet Explorer.

10 Desplácese a la carpeta Practice del disco, haga clic en Formulario_Lista_Proveedores y después en Abrir.


El cuadro de diálogo Opciones para resultados HTML le permite seleccionar una plantilla que controla el aspecto de la página HTML. Si desea usar una plantilla, active la casilla de verificación Seleccionar una plantilla HTML para seleccionarla y, en la instalación estándar de Access, desplácese a C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates\1033\Webs. La ruta de acceso se creó suponiendo que el disco duro es C.

Cuando exporte un objeto de base de datos a HTML, no es necesario usar la convención de nomenclatura de Leszynski. Sin embargo, no debe incluir espacios en el nombre del archivo HTML, ya que la mayoría de los exploradores Web no puede leer nombres de archivo con espacios.

El botón Internet Explorer debe formar parte de la barra Inicio rápido de la barra de tareas de Windows. Si es así, puede iniciar Internet Explorer haciendo clic en él.

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El formulario aparece como documento HTML.

12 Salga de Internet Explorer.

Copia de seguridad y restauración de una base de datosPuesto que confía tanto en los datos de las bases de datos de Access, debe hacer copia de seguridad de éstas de vez en cuando. Al guardar una base de datos de Access, guarda sólo un archivo, la propia base de datos, aunque la base de datos contenga muchas tablas, consultas, formularios e informes. Para hacer una copia de seguridad de una base de datos, copie el archivo completo y, a continuación, péguelo en otra ubicación, creando un duplicado. Si los datos de la base de datos original se eliminan o se dañan accidentalmente, puede restaurarla utilizando los datos del duplicado.

Aunque puede hacer una copia de seguridad de una base de datos guardándola en otra parte de la unidad de disco, el método más seguro es guardar la base de datos en un disquete, en un disco Zip o en otro formato portátil.

Para hacer una copia de seguridad de una base de datos:

1 Compruebe que está cerrada la base de datos.

2 Desplácese a la ubicación en la que está almacenada la base de datos.

3 Copie la base de datos.

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4 Desplácese a la ubicación en la que desee almacenar la copia de seguridad de la base de datos.

5 Pegue la base de datos, creando una copia de seguridad de la base de datos original.

Para restaurar la base de datos a partir de la copia de seguridad:

1 Desplácese a la ubicación en la que está almacenada la base de datos de la copia de seguridad.

2 Copie la base de datos de la copia de seguridad.

3 Desplácese a la ubicación en la que desee restaurarla.

4 Pegue la base de datos, creando una copia de la base de datos de la copia de seguridad.

Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo crear formularios utilizando Autoformulario o el Asistente para formularios, agregar controles a un formulario, modificar las propiedades de los controles, cambiar el tamaño de los controles y moverlos, e introducir registros en un formulario. Asimismo ha aprendido cómo exportar un formulario a una página HTML.







Ejercicio corto1 ¿Cómo puede saber si está seleccionado un control?

2 Al mover el puntero del mouse sobre un control seleccionado, ¿qué significa cuando el puntero adopta la forma de una mano que señala?

3 ¿Cuáles son los tres métodos que puede utilizar para crear un formulario?

4 ¿Cómo cambia el tamaño de fuente del texto de un control utilizando la barra de herramientas?

5 ¿Cuáles son las dos formas de modificar las propiedades de un control?

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6 Cuando introduce un nuevo registro en un formulario, ¿qué le pasa a la tabla en la que se basa el formulario?

7 ¿Cuáles son las tres categorías de los controles?

8 ¿Cómo agrega una etiqueta a un formulario en la vista Diseño?

9 ¿Qué es la sección Detalle de un formulario?

Resumen de conceptosEjercicio 1: Utilizando Autoformulario, cree un formulario en columnas basado en la tabla tblReservations y asígnele el nombre frmReservas. Agregue una etiqueta al encabezado del formulario que diga Reservas en negrita y con un tamaño de fuente de 14 puntos, y cambie el tamaño de la etiqueta para que se vea todo el texto. En la sección Detalle, modifique los cuadros de texto para que todo el texto se alinee a la izquierda y todos los cuadros de texto tengan el tamaño del más pequeño. Introduzca una nueva reserva para una fiesta de seis personas con el Id. de huésped 4 que se quedará del 13/2/04 al 15/2/04 en la Suite 9 con un descuento de grupo. Compruebe que se ha agregado la nueva información a la tabla tblReservations.

Ejercicio 2: Los formularios también se pueden basar en una consulta además de basarse en una tabla. En este ejercicio va a crear un formulario basado en una consulta. Las tablas que se van a utilizar para la consulta son tblHumanResourcesData y tblEmployees. Primero debe crear una relación entre las dos tablas utilizando el campo Id. de empleado como campo combinado. Guarde la relación y, a continuación, cree una consulta utilizando el Asistente para consultas. Seleccione los campos IdEmpleado, Cargo y Salario de la tabla tblHumanResourcesData y los campos Apellidos, Nombre y TeléfonoCasa de la tabla tblEmployees. Introduzca la consulta qryEmpleadoPorCargo cuando llegue al cuadro de diálogo del asistente que pide el nombre de la consulta. Cuando se muestre la consulta en la vista Hoja de datos, haga clic en el botón Diseño para pasar a la vista Diseño. Haga clic en la fila Orden de la cuadrícula de diseño del campo Cargo y establezca la secuencia de ordenación en Ascendente. Guarde la consulta y vuelva a la vista Hoja de datos para ver los resultados. Cierre la consulta. Cree un formulario utilizando el Asistente para formularios y base el formulario en la consulta qryEmpleadoPorCargo. Seleccione todos los campos que se van a incluir en el formulario, utilice un diseño en columnas y seleccione el estilo de formulario que desee. Guarde el formulario con el nombre frmEmpleadoPorCargo y véalo en la vista Hoja de datos.

130

Ejercicio 3: El comprador de Adventure Works desea un formulario que muestre una lista de los proveedores del complejo y de los productos que proporciona cada proveedor. La mejor forma de hacerlo es crear un formulario con un subformulario. Es parecido a una hoja secundaria de datos de las que ha visto anteriormente en esta lección. Para crear este formulario, primero debe crear una relación entre las tablas tblVendors y tblProducts utilizando el campo IdProveedor como campo combinado. Haga clic en el icono Formularios de la ventana Base de datos y, a continuación, haga doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente. En el área Tablas/Consultas del primer cuadro de diálogo del asistente, seleccione tblVendors. Agregue los campos IdProveedor, NombreProveedor, DirecciónProveedor y CódPostal al formulario. En el cuadro Tablas/Consultas seleccione la tabla tblProducts y agregue el campo Descripción al formulario. Al hacer clic en Siguiente el asistente le pregunta cómo desea ver el formulario. Asegúrese de que están seleccionados la tabla tblVendors y el botón Formulario con subformularios antes de hacer clic en Siguiente. Seleccione el diseño Hoja de datos y el estilo que prefiera. Asigne el nombre frmProductosProveedor al formulario principal y frmSubformularioProductos al subformulario. Cuando haga clic en Finalizar, se abrirá el formulario en la vista Hoja de datos. Observe que ha creado un formulario dentro de otro y que cada uno de ellos tiene sus propios botones de desplazamiento.

Ejercicio 4: Elija el formulario frmEmpleadoPorCargo que creó en el ejercicio 3 de esta lección y expórtelo como página Web. Asigne el nombre Empleado_Por_Cargo al archivo HTML. Abra la página en Internet Explorer y véalo.

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Diseño de un informeUna vez completada esta lección, podrá:

Crear un informe utilizando Autoinforme.

Crear un informe utilizando el Asistente para informes.

Agregar controles a un informe.

Dar formato a un informe.

Crear controles calculados.

Obtener una vista preliminar e imprimir un informe.

Los informes son parecidos a los formularios en tanto que se basan en los datos de una consulta o de una tabla subyacentes. No obstante, mientras que los formularios se diseñan para facilitar la visión e introducción de datos, la finalidad de un informe es imprimirlos en un formato atractivo y fácil de leer. De hecho, no se pueden introducir datos realmente en una base de datos utilizando un informe.

Por ejemplo, digamos que desea crear una lista de la información sobre los contactos de todos los empleados de Advernture Works. Puede utilizar la tabla que contiene los datos, pero la presentación compacta y escueta sería difícil de leer.

LECCIÓN 6

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Puede utilizar los informes para presentar datos con aspecto profesional en la página impresa. Compare el formato de la tabla superior con los mismos datos organizados del siguiente informe.

El proceso de creación de un informe es muy parecido al de un formulario. Tanto los informes como los formularios utilizan controles para organizar y mostrar los datos. Por consiguiente, muchas de las técnicas de generación de formularios explicadas en la lección 5 "Diseño de un formulario", también se aplican a los informes. Una vez creado un informe, puede agregar controles, modificar su formato y crear controles calculados.

Como el resto de los objetos de Microsoft® Access, puede abrir y modificar los informes en la vista Diseño. Pero, a diferencia de los demás objetos, puede mostrar el propio informe de dos formas. La Vista previa del diseño, que es específica de los informes, muestra sólo la primera página del informe. En general, utilice esta vista para comprobar la apariencia de un informe. La Vista preliminar muestra el informe completo exactamente como se imprimirá, incluidos todos los datos y el diseño.


Puede pasar de la vista Diseño a la Vista previa del diseño o a la Vista preliminar y volver a la primera, pero no puede pasar directamente de la Vista previa del diseño a la Vista preliminar ni desde ésta a la Vista previa del diseño.

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Crear un informe utilizando AutoinformeEn Access, puede crear informes de tres formas: mediante Autoinforme, el Asistente para informes o la vista Diseño. De estas tres opciones, la más rápida esAutoinforme. Esta técnica, a la vez rápida y sencilla, no le permite personalizar mucho el informe. Si utiliza Autoinforme, selecciona sólo el formato del informe y la tabla o consulta en la que se basa; no puede seleccionar los campos, la orientación de página ni la fuente que desea usar en él. Si desea personalizar más el informe, lo puede modificar en la vista Diseño después de crearlo.

Si usa Autoinforme, puede seleccionar uno de los dos diseños de los informes: diseño en columnas o diseño en tablas. Los informes en columnas presentan los datos registro a registro, como los formularios, mostrando sus nombres de campo. La ilustración de la siguiente página es un ejemplo de un informe en tablas basado en la tabla tblVendors.

Los registros aparecen en dos columnas y están separados por líneas en los informes en columnas.

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De forma parecida a la vista Hoja de datos de las tablas, estos informes muestran los nombres de los campos en la parte superior de cada página y los registros de la tabla o consulta subyacentes línea a línea. La siguiente ilustración es un ejemplo de un informe en tablas basado en la tabla tblVendors.

En este ejercicio, va a abrir la base de datos Database Fundamentals 06 y a usar Autoinforme para crear un informe en columnas a partir de la tabla tblEmployees.





El cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de los archivos almacenados en la carpeta Practice.



Cada registro aparece en su propia línea en los informes en tablas.

La mayoría de los informes se diseñan mediante el diseño en tablas.

135

5 En la barra objetos, haga clic en Informes y después en el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo informe.

6 En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en Autoinforme: en tablas.

7 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto, haga clic en la tabla tblEmployees y, a continuación, en Aceptar.

El informe aparece en la Vista preliminar mostrando todos los campos de la tabla tblEmployees.

Observe que no hay ningún botón Guardar en la barra de herramientas Vista preliminar.

136

8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Vista.

El informe aparece en la vista Diseño con el cuadro de herramientas abierto, como se muestra en la siguiente ilustración.

9 En la barra de herramientas Diseño de informe, haga clic en el botón Guardar.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como con la tabla tblEmployees seleccionada en el cuadro Nombre del informe.

10 Escriba rptEmpleados y haga clic en Aceptar.

Access guarda el informe con el nombre rptEmpleados.

11 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del informe rptEmpleados.

El informe se cierra.

Crear un informe utilizando el Asistente para informesComparado con Autoinforme, al Asistente para informes es más flexible en el proceso de creación y personalización de un informe. El Asistente para informes hace preguntas sobre el informe que desea crear y lo diseña basándose en las respuestas. Con el Asistente para informes, puede seleccionar los campos que desea en el informe, el diseño que mejor se adapte a sus necesidades y el estilo que prefiera. Aunque vaya a modificar el informe después de crearlo, este asistente es una buena opción para crear un informe porque automatiza muchos procesos lentos, como la colocación de controles, durante la creación de un informe en la vista Diseño.

A menos que efectúe cambios, Autoinforme y el Asistente para informes, sobre el que obtendrá información en la siguiente sección, asignarán al informe el mismo nombre que la tabla en la que se basa. Para seguir la convención de nomenclatura de Leszynski descrita en la lección 1 “Descripción de bases de datos”, debe eliminar tbl y escribir rpt antes de guardar el informe.

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Para mantener los registros juntos y facilitar la lectura del informe, puede usar el Asistente para informes con el fin de ordenar y agrupar los datos del informe. Puede designar niveles de agrupamiento para organizar los datos según el campo que seleccione. Por ejemplo, si designa NombreProveedor como nivel de agrupamiento para un informe basado en la tabla tblVendors, el informe coloca todos los registros de un nombre de proveedor en la primera parte del informe, los registros del siguiente nombre de proveedor en la siguiente parte del informe y así sucesivamente. El Asistente para informes tiene muchas opciones de diseño que puede utilizar para resaltar niveles de agrupamiento.

Si especifica un orden además de los niveles de agrupamiento, se organizan los datos del informe aún más cambiando el orden de los registros dentro de un grupo. Por ejemplo, si crea un informe de los pedidos de todos los proveedores de Adventure Works, puede agrupar los datos del informe por nombre de proveedor y ordenar los pedidos de cada proveedor por fecha en orden ascendente o descendente. De forma predeterminada, Access ordena los registros en orden ascendente a menos que haga clic en el botón Orden situado junto al cuadro en el que especifica el campo por el que ordenar. Puede recuperar el orden ascendente volviendo a hacer clic en el botón. El título del botón cambia para indicar la forma en la que se ordenan los registros.

El Asistente para informes también le pide que elija si las páginas del informe van a tener orientación vertical u horizontal. En orientación vertical, la parte más corta del papel está situada en la parte superior de la página, por lo que caben más registros en la página verticalmente.

En orientación horizontal, la parte más larga del papel está situada en la parte superior de la página, por lo que caben más registros en la página horizontalmente. Si el informe contiene muchos campos y es importante rellenarlos todos en una sola página, piense en la orientación horizontal.

En este ejemplo de orientación vertical, hay demasiados campos en todos los registros para que ocupen una página. Los dos últimos campos de cada registro están en la segunda página.

Las orientaciones vertical y horizontal también se describen en la lección 2, “Creación de tablas”.

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En este ejercicio, va a utilizar el Asistente para informes con el fin de crear un informe a partir de la tabla tblAllOrders. Va a agrupar los datos del informe por NombreProveedor, para que toda la información de cada vendedor esté junta, y a ordenar los datos en orden descendente por FechaPedido, para que todos los pedidos de cada proveedor aparezcan ordenados por fecha con el pedido más reciente primero.

1 Haga doble clic en Crear un informe utilizando el asistente.

Aparece el primer cuadro de diálogo del Asistente para informes, con la opción tblAllOrders seleccionada en el cuadro Tablas/ Consultas y el campo NombreProveedor en la lista Campos disponibles.


El campo NombreProveedor pasa a la lista Campos seleccionados.

En este ejemplo de orientación horizontal, todos los campos de todos los registros ocupan la misma página.

También puede abrir el Asistente para informes mostrando la lista de informes en la ventana Base de datos, haciendo clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos, en Asistente para informes en el cuadro de diálogo Nuevo informe, seleccionando una tabla o una consulta en la que basar el informe y, finalmente, haciendo clic en Aceptar.

Después de crear un informe, puede cambiar la orientación del papel haciendo clic en el comando Configurar página del menú Archivo, en la ficha Página y en la orientación que desee.

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3 Repita el paso 2 para el resto de los campos de la tabla tblAllOrders, con la excepción de los campos IdEmpleado e IdProveedor.

Los campos NúmPedido, FechaPedido, CódigoProducto, Descripción, NúmUnidades, Precio y ModoEnvío pasan a la lista Campos seleccionados.


Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes, con NombreProveedor seleccionado en la lista de campos de la izquierda del cuadro de diálogo.

Puede hacer clic en Cancelar, en cualquier momento, para cerrar el Asistente para informes sin crear el informe.

Si selecciona varios niveles de agrupamiento, puede cambiar su prioridad mediante los botones de flecha Prioridad.

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5 Haga clic en el botón > (Agregar) y en Siguiente

El campo NombreProveedor está seleccionado como nivel de agrupamiento. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

6 En el primer cuadro, haga clic en la flecha abajo, en FechaPedido, en el botón Ascendente y, a continuación, en Siguiente.

Se selecciona el campo FechaPedido como el campo por el que Access ordenará los datos de cada grupo en orden descendente. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

Cuando selecciona una opción, el cuadro situado a la izquierda de la lista de opciones muestra un ejemplo del aspecto de la opción.

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7 Compruebe que está seleccionada la distribución En pasos, haga clic en la opción Horizontal de la sección Orientación, compruebe que está activada la casilla de verificación Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página y, a continuación, haga clic en Siguiente.El informe aparecerá en la distribución En pasos; es decir, los datos aparecen en columnas que corresponden a los niveles de agrupamiento. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

8 Haga clic en Formal, si es necesario, y en Siguiente.El informe utilizará el estilo Formal. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para informes.

Puede utilizar estos estilos con cualquier informe, aunque no se haya creado con el asistente. Para dar formato a un informe con uno de estos estilo, abra el informe en la vista Diseño y haga clic en el botón Autoformato de la barra de herramientas Diseño de informe.

Recuerde que, de forma predeterminada, Access asignará el nombre al informe basándose en el de la tabla en la que se basa.

Si hace clic en la opción Modificar el diseño del informe, éste se abre en la vista Diseño.Si activa la casilla de verificación ¿Mostrar ayuda mientras trabaja con el informe?, se iniciará la Ayuda de Access después de que haga clic en Finalizar.

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9 En el cuadro ¿Qué título desea aplicar al informe?, escriba rptTodosPedidos, compruebe que está seleccionada la opción Vista previa del informe y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Se cierra el Asistente para informes y rptTodosPedidos aparece en la Vista preliminar, con los campos de la tabla tblAllOrders agrupados por nombre de proveedor y ordenados por fecha de pedido.

10 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del informe rptTodosPedidos.


Agregar un control a un informeDespués de crear un informe usando Autoinforme o el Asistente para informes, puede personalizarlo en la vista Diseño agregando, modificando y quitando controles.

Como ocurre con los formularios, los informes están formados por controles dependientes, independientes y calculados. Al agregar campos de una tabla o consulta a un informe como control, Access designa el control como control dependiente. Los controles dependientes tienen una conexión con una tabla o una consulta subyacentes, mientras que los dependientes no la tienen. Por ejemplo, si agrega el campo IdEmpleado de la tabla tblEmployees a un informe como control, Access mostrará los datos de este campo que están en la tabla tblEmployees.

Los informes que creó antes incluían dos tipos de controles dependientes: etiquetas y cuadros de texto, que Access suele agregar a los informes como par. Las etiquetas describen los datos de los cuadros de texto, mientras que éstos muestran los datos de la tabla o la consulta en la que se basa el informe.

En su PC, puede que los años del informe aparezcan expresados en formato de cuatro dígitos (2004), en vez de hacerlo en formato de dos (04) como se muestra aquí.

Cuando utilice al Asistente para informes, Access guarda el informe después de haber hecho clic en Finalizar.

Los controles calculados se tratan más adelante en esta lección. Los controles se tratan en la lección 5, “Diseño de un formulario”.

143

Puede personalizar un informe dividiéndolo en secciones, que muestran la información en diferentes lugares del informe. De forma predeterminada, los informes tienen tres secciones: la sección Detalle, que muestra información de la tabla o la consulta de la que provienen los datos del informe; el encabezado de página, que contiene el texto y los controles adicionales que aparecen en la parte superior de todas las páginas impresas del informe; y el pie de página, que contiene el texto y los controles adicionales que aparecen en la parte inferior de todas las páginas impresas del informe.

Las secciones Detalle, Encabezado de página y Pie de página de los informes son casi idénticas a las de los formularios. Al trabajar con un informe, sin embargo, además tiene la opción de incluir un encabezado del informe, un pie del informe, un encabezado del grupo y un pie del grupo.

Sección Muestra información

Encabezado del informe

En la parte superior de la primera página impresa de un informe.

Pie del informe En la parte inferior de la última página impresa de un informe, debajo del pie de página.

Encabezado del grupo

Al principio de cada grupo de registros. El encabezado adopta el nombre del nivel de agrupamiento de los registros.

Pie del grupo Al final de cada grupo de registros. El pie adopta el nombre del nivel de agrupamiento de los registros.

Debe agregar encabezados y pies del informe a un informe como par, pero puede agregar encabezados y pies del grupo por separado. Como ocurre con los formularios, cada sección de un informe tiene una barra sobre ella con el nombre de la sección.

Cuando se crea un grupo no se crean ningún encabezado del grupo ni ningún pie del grupo para el grupo. Puede crear estas secciones mediante el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar.

Las palabras en negrita son etiquetas y toda la información debajo de la línea está en los cuadros de texto. El título del informe también es una etiqueta.

Las secciones de los formularios se tratan en la lección 5, “Diseño de un formulario”.

Si quita una sección, elimina todos sus controles.

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Utilizar varias secciones en un informe puede originar algunas complicaciones. Por ejemplo, cuando agrega un campo a la sección Detalle, Access coloca tanto el cuadro de texto como la etiqueta relacionada en la sección Detalle; aunque las etiquetas se colocan a veces en la sección Encabezado de página, por lo que debe mover la etiqueta manualmente.

En este ejercicio, va a abrir el informe rptPhoneBook en la vista Diseño y a agregar una etiqueta en el pie de página.

1 Haga clic en rptPhoneBook y después en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

Aparece el informe en la vista Diseño con el cuadro de herramientas abierto.

El encabezado NombreProveedor es el encabezado del grupo para el grupo de registros con NombreProveedor como nivel de agrupamiento.

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2 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Etiqueta y en cualquier área vacía de la sección Pie de página debajo de los controles existentes, a 1,5 cm aproximadamente del borde izquierdo de la sección.

Aparece una etiqueta vacía con un punto de inserción destelleante.

3 Escriba Sólo para uso interno y haga clic en un área vacía del informe.


Access guarda el informe.

Crear un informe en la vista DiseñoEs más fácil crear informes utilizando Autoinforme o el Asistente para informes, pero también puede crear informes más personalizados partiendo de un informe en blanco en la vista Diseño y agregando los elementos del informe manualmente. Si crea un informe en la vista Diseño, tendrá más flexibilidad y dispondrá de más opciones de diseño.

Para crear un informe en la vista Diseño:

1 En la barra Objetos, haga clic en Informes.

2 En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.

3 En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en Vista Diseño, si es necesario.

4 Haga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto, después en la tabla o la consulta que contenga los datos que desea usar en el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La etiqueta Sólo para uso interno está en un control independiente porque no obtiene sus datos de ninguna tabla ni de ninguna consulta.

Después de hacer clic en la herramienta Etiqueta, el puntero del mouse adopta la forma de una “A” con un signo más(+). Este signo indica el lugar en que empezará la etiqueta depués de hacer clic con el mouse.

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Después de seguir estos pasos, aparecen un informe en blanco, el cuadro de herramientas y una lista de los campos de la tabla o la consulta seleccionadas. Puede agregar controles dependientes al informe arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos al informe en blanco. Para crear controles independientes, utilice las herramientas del cuadro de herramientas, que se puede abrir y cerrar haciendo clic en el botón Cuadro de herramientas de la barra de herramientas Diseño de informe.

Otra forma de crear un informe en la vista Diseño es hacer doble clic en Crear un informe en vista Diseño de la ventana Base de datos. Sin embargo, este método no le permite seleccionar ninguna tabla o consulta de la que obtener valores y, como resultado, no se abre ninguna lista de los campos que desea utilizar. Para abrir una lista de campos, debe abrir la hoja de propiedades del informe, hacer clic en la ficha Datos, en el cuadro Origen del registro, en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en la tabla que desea usar.

Dar formato a un informeLa fuerza del informe depende de su aspecto. Access dispone de muchas opciones para mejorar la apariencia y la fuerza de un informe mediante cambios de formato.

Cada parte de un informe (los controles, las secciones del informe e incluso el propio informe) tiene su propio conjunto de propiedades, que se pueden cambiar mediante la hoja de propiedades de esa parte del informe. Utilizando las hojas de propiedades, puede cambiar el formato del texto para que incluya, por ejemplo, signos de moneda o decimales. Además, puede ajustar el tamaño, la fuente y el color del texto del informe o el propio informe, así como agregar líneas, gráficos y controles adicionales al informe.

Para abrir una hoja de propiedades de un informe o de parte del mismo, haga doble clic en la parte del informe a la que desea dar formato. Para abrir la hoja de propiedades del informe completo, haga doble clic en el selector de informes, que es el cuadrado de la esquina superior izquierda del informe, junto a la regla horizontal.

Cuando se selecciona el informe, el selector de informes contiene un cuadrado negro, como el ejemplo que se muestra.

Las hojas de propiedades se tratan en la lección 5, “Diseño de un formulario”.

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Muchas secciones del informe también se pueden modificar usando la barra de herramientas Formato (formulario o informe), que se puede abrir o cerrar eligiendo Barras de herramientas en el menú Ver y haciendo clic en Formato (formulario o informe). Para dar formato a un control mediante los botones de la barra de herramientas Formato, haga clic en el control para que aparezcan los controladores en los bordes del control que indican que está seleccionado el control. Si desea seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en todos los controles que desee seleccionar. Para seleccionar todos los controles del informe, presione Ctrl+E o haga clic en el comando Seleccionar todo del menú Edición. Para anular la selección de un control, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el control seleccionado. Puede anular la selección de todos los controles del informe haciendo clic en cualquier área vacía del informe.

En este ejercicio va a modificar el informe rptPhoneBook. Va a utilizar la barra de herramientas Formato para modificar el tamaño de fuente, el estilo y el color de la etiqueta Sólo para uso interno de la sección Pie de página. Va a usar la hoja de propiedades para modificar el texto, el estilo y el color de la etiqueta del informe rptEmpleados de la sección Encabezado del informe.

1 En la sección Pie de página del informe rptPhoneBook, haga clic en la etiqueta Sólo para uso interno.

Aparecen los controladores de la etiqueta e indican que está seleccionada.

2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Fuente, busque y haga clic en Arial.

La fuente del texto de la etiqueta cambia a Arial.


El tamaño del texto de la etiqueta cambia a 14 puntos.

4 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha abajo del cuadro Color de fuente o de primer plano y, a continuación, en un cuadrado rojo.

El color del texto de la etiqueta cambia a rojo.

Observe que aunque la fuente es demasiado grande para el campo, la etiqueta no cambia de tamaño automáticamente. Lo cambiará en el siguiente ejercicio.

Si muestra una hoja de propiedades para varios controles seleccionados, la hoja mostrará sólo las propiedades que los controles tengan en común.

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5 En la sección Encabezado del informe, haga doble clic en el borde de la etiqueta del informe rptEmployeados.

Aparece la hoja de propiedades de la etiqueta.

6 Si es necesario, haga clic en la ficha Formato.

7 Haga clic en el cuadro de título, elimine el texto existente y escriba Libreta de teléfonos de empleados.

El texto de la etiqueta dirá Libreta de teléfonos de empleados.

8 Desplácese hacia abajo, haga clic en el cuadro Color del texto y, a continuación, en el botón (...) que aparece.

Se abre el cuadro de diálogo Color.

9 Haga clic en el cuadrado azul y en Aceptar.

El color del texto de la etiqueta será azul.

10 Desplácese hacia abajo, haga clic en el cuadro Espesor de la fuente, en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en Negrita.

El texto de la etiqueta estará en negrita.

11 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la hoja de propiedades de la etiqueta.

Se cierra la hoja de propiedades Etiqueta. Observe que el texto de la etiqueta ahora dice Libreta de teléfonos de empleados en color azul y en negrita.


Access guarda rptPhoneBook.

Puede cambiar el tamaño de la etiqueta Libreta de teléfonos de empleados en el siguiente ejercicio.

149

Crear controles calculadosLos informes constituyen una forma conveniente de mostrar los resultados de los cálculos efectuados en los datos de la base de datos. Puede crear controles calculados en un informe para que representen los resultados de expresiones matemáticas, tales como un campo multiplicado por otro o por un número, un campo restado de otro o dos campos sumados juntos.

Por ejemplo, el Vicepresidente financiero de Adventure Works solicita un informe que muestre el costo total de todos los pedidos hechos por el complejo y que incluya el costo de los elementos pedidos, el número de unidades y los costos de envío. Puede crear una consulta basada en la tabla tblAllOrders que contenga los datos solicitados, pero mostrándolos en un formato más atractivo, y aún así deberá crear un informe basado en la consulta. Con un control calculado, puede efectuar el cálculo del costo total de todos los pedidos en el propio informe.

Escriba las expresiones de los controles calculados en cuadros de texto independientes. Puede escribir la expresión del control calculado directamente en el cuadro de texto independiente o en el cuadro Origen del control de la ficha Datos de la hoja de propiedades del cuadro de texto. Las expresiones empiezan por un signo igual (=), seguido del nombre del campo (entre corchetes), seguido del operador correspondiente, seguido por el siguiente término de la expresión. Por ejemplo, para multiplicar los campos Precio por NúmUnidades, escribiría =[Precio]*[NúmUnidades].

En este ejercicio, va a crear un control calculado que muestre el total de los pedidos del informe rptTodosPedidos.

1 Haga clic en rptTodosPedidos y después en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

Aparece el informe en la vista Diseño con el cuadro de herramientas abierto.

Las expresiones se tratan en la lección 4, “Creación y uso de consultas”.

150

2 Mueva el puntero del mouse (ratón) sobre el borde inferior de la sección Detalle hasta que adopte la forma de una flecha de cambio de tamaño de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo 1,5 cm aproximadamente.

Aumenta el tamaño de la sección Detalle en 1,5 cm.

3 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Cuadro de texto, alinee el signo más (+) del puntero del mouse debajo del borde izquierdo del cuadro de texto Descripción de la sección Detalle y, a continuación, haga clic con el mouse.

Aparecen un cuadro de texto independiente y una etiqueta.

4 Haga clic en la nueva etiqueta, mueva el puntero sobre el controlador superior izquierdo de la etiqueta hasta que adopte la forma de una mano que señala y, a continuación, arrastre la etiqueta hacia la derecha hasta que toque el cuadro de texto independiente.

5 Mueva el puntero sobre el centro de la etiqueta hasta que el puntero adopte la forma de un punto de inserción, haga clic con el mouse, elimine el texto existente y escriba TOTAL.

6 Haga clic en cualquier área vacía del informe.

7 Haga doble clic en el borde del nuevo cuadro de texto.

Aparece la hoja de propiedades del cuadro de texto.

Al agregar un cuadro de texto al informe, Access asigna una etiqueta al nuevo cuadro de texto junto con un número. El nombre del cuadro de texto (Texto22 en la ilustración) variará de un uso a otro, por lo que es probable que no coincida su número con el del cuadro de texto de la ilustración.

151

8 En la hoja de propiedades del cuadro de texto, haga clic en la ficha Datos.

9 En el cuadro Origen del control, escriba =[Precio]*[NúmUnidades]+[Envío].

Esta expresión multiplica el precio de los elementos pedidos por el número de unidades y suma los costos de envío.

10 Haga clic en la ficha Formato.

11 Desplácese hacia arriba, si es necesario, haga clic en el cuadro Formato, en la flecha abajo que aparece, desplácese hacia abajo y, a continuación, haga clic en Moneda.

Se dará el formato de moneda a los datos del cuadro de texto del control calculado.

12 Desplácese hacia abajo, haga clic en el cuadro Alineación del texto, en la flecha abajo que aparece y, a continuación, en Izquierda.

Se alinearán a al izquierda los datos del cuadro de texto del control calculado.

13 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la hoja de propiedades del cuadro de texto.

Se cierra la hoja de propiedades del cuadro de texto.


Access guarda el informe.

Recuerde que Access alinea los datos de texto a la izquierda y los números a la derecha de forma predeterminada.

152

15 En la barra de herramientas Diseño de informe, haga clic en el botón Vista.

El informe aparece en la Vista preliminar mostrando los totales de todos los pedidos.

Obtener una vista preliminar e imprimir un informeYa está preparado para ejecutar la función más valiosa de los informes: imprimirlos. Como ocurre con el resto de los objetos de bases de datos de Access, hay dos formas de imprimir un informe. Puede hacer clic en el botón Imprimir de las barras de herramientas Diseño de informe o Vista preliminar, o bien hacer clic en el comando Imprimir del menú Archivo. Si hace clic en el comando Imprimir del menú Archivo, aparece el cuadro de diálogo Imprimir, que tiene varias opciones para la impresión del informe. Por ejemplo, para imprimir sólo una página de un informe de 10 páginas, utilice este cuadro de diálogo.

Antes de imprimir un informe, puede verlo en la Vista previa del diseño o en la Vista preliminar. Ambas comparten la misma barra de herramientas, la barra de herramientas Vista preliminar, porque son dos formas de ver el aspecto del informe cuando esté impreso. Recuerde, la Vista previa del diseño muestra sólo la primera página del informe; si hace clic en el botón Imprimir mientras está viendo el informe en esta vista, Access imprime sólo la primera página del informe. En la Vista preliminar, si hace clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Vista preliminar, se imprime todo el informe.

Con frecuencia, los informes son bastante grandes, dependiendo de la cantidad de datos que se incluya en ellos. En el paso 15 del ejercicio anterior, mostró el informe rptTodosPedidos en la Vista preliminar.

153

En este ejercicio, va a imprimir las dos primeras páginas del informe rptTodosPedidos.

1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.

2 En la sección Intervalo de impresión, haga clic en la opción Páginas, escriba 1 en el cuadro Desde y 2 en el cuadro Hasta.


Se cierra el cuadro de diálogo Imprimir y Access imprime las páginas 1 y 2 del informe.

4 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha del informe rptTodosPedidos.


Compactar y reparar una base de datosEn Access 2002, se han combinado los procesos para compactar y reparar una base de datos. Al compactar una base de datos se reduce su tamaño en miles de kilobytes (KB) y se guardan los datos de la base de datos de forma más eficaz. Puede compactar una base de datos una vez o puede indicar a Access que lo haga cada vez que la cierre.

Para imprimir varias copias del informe, cambie el número en el cuadro Número de copias.

154

En algunas ocasiones, se puede dañar una base de datos y empezar a funcionar de forma extraña. Por ejemplo, si se va la luz mientras está trabajando en una base de datos, se pueden ver afectados parte de los datos. Cada vez que compacta la base de datos, Access comprueba además si se deben realizar reparaciones.

Access detecta los errores manteniendo una lista abreviada del contenido de cada registro. Si detecta un error durante el proceso de compactación, intenta reparar los errores de los datos cambiándolos para arreglar el registro interno. Si no se pueden arreglar los datos mediante el registro interno, Access muestra un cuadro de alerta que indica que se ha producido un error. Si alguna vez empieza a tener problemas con la base de datos y sospecha que podría estar dañada, debe compactarla para ver si se solucionan los problemas.

Para compactar una base de datos:

1 Si la base de datos es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, vea si está abierta.

2 Abra la base de datos que desee compactar.

3 En el menú Herramientas, elija Utilidades de la base de datos y haga clic en el comando Compactar y reparar base de datos.

Para indicar a Access que compacte la base de datos cada vez que se cierre, a menos que otro usuario la esté utilizando:

1 Abra la base de datos que desee compactar automáticamente.

2 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones

3 En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General, active la casilla de verificación Compactar al cerrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resumen de la lecciónEn esta lección se ha explicado cómo crear informes utilizando Autoinforme y el Asistente para informes, dar formato a los informes, agregar secciones de informes, agregar controles a los informes, crear controles calculados, obtener una vista preliminar e imprimir un informe, así como compactar y reparar una base de datos.

Si va a proseguir con otra lección:



Si no va a proseguir con otra lección:



Para detener el proceso de compactación, presione Ctrl+Pausa o Esc.

155

Ejercicio corto1 ¿Cuál es la diferencia entre Vista previa del diseño y Vista preliminar?

2 ¿Cuáles son las ventajas de compactar una base de datos?

3 ¿Cómo especifica las páginas del informe que desea imprimir?

4 ¿Qué son niveles de agrupamiento?

5 ¿Cuál es el método más rápido para crear un informe?

6 De forma predeterminada, ¿cuáles son las tres secciones de un informe?

7 ¿Cómo crea un informe rápidamente pero sin las opciones de más estilos y diseños de las que dispone Autoinforme?

8 ¿Qué es un control de etiqueta?

Resumen de conceptosEjercicio 1: Utilizando Autoinforme, cree un informe en tablas basado en la tabla tblHumanResourcesData denominado rptHumanResourcesData. Cambie la etiqueta de la sección Encabezado del informe para que se lea Datos de recursos humanos y el tamaño de fuente a 20 puntos, el color a rojo y el tipo de letra a cursiva. En la sección Detalles, cree un campo calculado denominado SalarioHora que muestre el salario por hora de todos los empleados de Adventure Works, suponiendo que cada empleado trabaje 2000 horas al año. Vea el informe en la Vista preliminar antes de cerrarlo.

Ejercicio 2: Utilizando el Asistente para informes, cree un informe denominado rptProducts que incluya todos los campos de la tabla tblProducts. Use el campo IdProveedor como nivel de agrupamiento y ordene el informe en orden ascendente por el campo Descripción. Utilice el diseño Esquema 1 y el estilo Gris claro para el informe. Cambie la etiqueta de la sección Encabezado del informe para que se lea Lista de productos por proveedor y cambie el tamaño para quepa el nuevo título, si es necesario. En la sección IdProveedor, cambie el tamaño de la etiqueta IdProveedor para que tenga la longitud exacta del texto y mueva el cuadro de texto IdProveedor hacia la izquierda hasta que toque la etiqueta IdProveedor. Cambie el color del texto del cuadro de texto IdProveedor a rojo. Vea el informe en la Vista preliminar e imprímalo. Guarde y cierre el informe.

156

Ejercicio 3: Cree una relación entre las tablas tblHumanResourcesData y tblEmployee utilizando el campo IdProveedor como campo combinado. Usando el Asistente para informes, cree un informe denominado rptEmplByTitle que incluya los campos Cargo, IdEmpleado y Salario de la tabla tblHumanResourcesData. Incluya los campos Apellidos y Nombre de la tabla tblEmployees. Use el campo Cargo como nivel de agrupamiento y ordene el informe en orden ascendente por el campo IdEmpleado. Utilice la distribución En pasos y elija el formato que desee. Al obtener una vista preliminar, el informe debe mostrar cada título de cargo seguido de todos los empleados que están asignados a él. Mediante la secuencia de Id. de empleado de cada cargo, el informe mostrará el salario, así como el nombre y los apellidos de todos los empleados. Después de obtener una vista preliminar de la tabla, pase a la vista Diseño y dé formato a la tabla para que Cargo aparezca con un tamaño de fuente mayor, con el color que desee, para que resalte más que el resto de los datos de detalle.

Ejercicio 4: Abra el informe rptEmplByTitle en la vista Diseño. Haga clic en el botón Ordenar y agrupar de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo que se abre, compruebe que está seleccionado el campo Cargo y, a continuación, haga clic en el cuadro de la propiedad Pie del grupo. Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del cuadro y seleccione Sí. Se agregará un pie Cargo al informe. Haga clic en la herramienta Cuadro de texto del cuadro de herramientas y en la sección Pie Cargo situada debajo del campo Salario de la sección Detalle. Haga clic en la etiqueta del cuadro de texto y escriba Salario total. Haga clic en el propio cuadro de texto y escriba =Suma([Salario]). De esta forma se sumarán todos los salarios de la sección Detalle de todos los cargos del informe. Haga doble clic en el borde del cuadro de texto y cuando se abra la hoja de propiedades, establezca el formato del campo en Moneda. Guarde y ejecute el informe. Si no le gusta su aspecto, vuelva a la vista Diseño y efectúe los cambios que desee para mejorarlo.

Ejercicio 5: Abra la base de datos MiMúsica_XXX (donde XXX son sus iniciales) creada en la lección 2 y que volvió a utilizar en la lección 4. Cree un informe usando el método de creación de informes de Access que prefiera. El informe debe mostrar la lista de su colección de música agrupada por categoría o género: pop, rock, clásica, etc. Agregue un segundo nivel de agrupamiento utilizando el campo de base de datos que describa el formato del elemento (CD, mini-CD, MP3, vinilo, etc.). Incluya el nombre del intérprete o grupo, el año de lanzamiento, la compañía discográfica y la clasificación de todos los elementos de la tabla. Dé formato al informe para que parezca atractivo y fácil de leer. Cuando obtenga una vista preliminar, debe ver toda la música de la primera categoría, subagrupada por el formato de los elementos y, finalmente, la información de detalle de los elementos del grupo principal y del subgrupo, seguida por cada categoría restante y su información de subgrupo.

157

Objetivos principales de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para Access 2002Los objetivos de los exámenes son las categorías de tareas del examen, identificadas por especialista en tema, que certifica la capacidad para usar los programas de Microsoft Office de forma productiva. Estas categorías se organizan en conjuntos de habilidades que representan las funciones más básicas de cada programa de Office.

Los objetivos y los conjuntos de habilidades del Examen de especialista en Microsoft Access 2002 se proporcionan más abajo para ayudarle en su preparación al examen. Los centros de evaluación y los cursos autorizados por el programa MOS (Microsoft Office Specialist) adaptan sus instrucciones a estos criterios.

Crear y utilizar bases de datos

■ Crear bases de datos de Access

■ Abrir objetos de la base de datos en varias vistas

■ Desplazarse por los registros

■ Dar formato a las hojas de datos

Crear y modificar tablas

■ Crear y modificar tablas

■ Agregar una máscara de entrada predefinida a un campo

■ Crear campos de búsqueda

■ Modificar las propiedades de los campos

Crear y modificar consultas

■ Crear y modificar consultas de selección

■ Agregar campos calculados a consultas de selección

Crear y modificar formularios

■ Crear y visualizar formularios

■ Modificar las propiedades de los formularios

APÉNDICE

158

Ver y organizar la información

■ Introducir, modificar y eliminar registros

■ Crear consultas

■ Ordenar registros

■ Filtrar registros

Definir relaciones

■ Crear relaciones uno a varios

■ Exigir integridad referencial

Generar informes

■ Crear y dar formato a los informes

■ Agregar controles calculados a los informes

■ Ver una vista preliminar e imprimir informes

Integración con otras aplicaciones

■ Importar datos a Access

■ Exportar datos desde Access

■ Crear una página de acceso a datos sencilla

Para obtener más información sobre los requisitos de la certificación de MOS (Microsoft Office Specialist), visite el sitio Web de Microsoft en la dirección: http://www.microsoft.com/spain/formacion/mcp/mos/requirements.asp.

http://www.microsoft.com/spain/formacion/mcp/mos/requirements.asp

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