BASES DE DATOS. En este mdulo vamos a ver los elementos bsicos que conforman una Base de Datos: datos e informacin, estructura, y diseo. Todo esto nos ser de gran utilidad para poder implementarlo en las diferentes situaciones que se nos presenten en el desarrollo de la profesin.Datos e informacin. Es importante poder tener en claro la diferencia entre el concepto dedatosy el de informacin. Los datos se refieren generalmente a situaciones reales, que se pueden representar mediante smbolos. Cuando se los elabora e interpreta, adquieren un significado por el cual se les llama informacin. Para obtener informacin de un conjunto de datos, se debe conocer elcontextoen el cual stos adquieren significado.En sntesis, podramos decir que para poder obtener cierta informacin, se utilizan una secuencia de smbolos y las reglas necesarias para su interpretacin.Por ejemplo, cuando damos la informacin de un nmero telefnico, que podra ser la siguiente: 5451-156323148, tenemos una secuencia de smbolos correspondientes a los datos, pero nos estn faltando las reglas para su interpretacin, por ejemplo, los dos primeros nmeros corresponden al cdigo DDI de discado internacional para Argentina, luego sigue el cdigo de ciudad y, finalmente, el nmero telefnico. Con estas reglas, los datos cobran sentido y la informacin adquiere utilidad.Podramos decir que el dato es labase de la informaciny su procesamiento consta de las siguientes etapas:1. Ingreso al sistema: Entrada de Datos.2. Procesamiento de los datos.3. Obtencin del resultado: Salida de la Informacin.Tipos de datos, ndices Para resolver las situaciones menos complejas, vamos a utilizar una aplicacin como Microsoft Excel, perteneciente al paquete de Office.Excel puede manejar dos tipos de datos:1. Valores constantes,los que se introducen directamente en la hoja y no dependen de ningn otro valor. Nos damos cuenta de que una celda contiene un valor constante si, estando activa, aparece su valor en la Barra de Frmulas. Dentro de los valores constantes tenemos: Nmeros. Fechas y Horas. Textos. Valores lgicos y de error: los primeros se utilizan para trabajar con funciones lgicas y slo hay dos posibles: Verdadero o Falso; los valores de error se producirn cuando se realice una operacin no definida, como por ejemplo una divisin por cero.2. Las frmulas, que son un conjunto de valores, operaciones y referencias a las celdas con las que debe operar. Estas operaciones dependen exclusivamente de los valores de otras celdas. Al estar activa una celda que posee una frmula, en la Barra de Frmulas se la puede visualizar.Cuando uno de los datos de la Base de Datos se utiliza para ordenarla, se denominandice.Estructura de almacenamiento: campos y registros. Una base de datos es un formato estructurado para organizar y mantener informaciones que pueden ser fcilmente recuperadas. Un ejemplo simple de base de datos es una hoja de clculo. Una base de datos completa, es como un contenedor, donde se guardan diferentes objetos,como tablas, consultas, formularios, informes, etc. Contiene diferentes objetos, lainformacin primaria (datos sin procesar) se almacena en tablas, se organiza en registros y, cada registro, est conformado por campos.Unregistrose refiere a toda la informacin sobre un individuo. Por ejemplo, todos los datos de un alumno, legajo, edad, carrera, etc., conforman el registro. Por su parte, uncampose refiere a un tipo o atributo de informacin. Por ejemplo, el campo edad, permite almacenar la edad del individuo.TablaCampoRegistro

A continuacin le presentamos, tal como aparecen en la pantalla de su computadora, los distintos elementos que conforman la estructura de almacenamiento.

Bases de Datos: definicin, caractersticas. Como vimos en el punto anterior, una Base de Datos es una estructuraajustada a reglas,que permite organizar y mantener los datos, permitindole al usuario acceder a la informacin fcilmente. Una hoja de clculo, como Excel, es un ejemplo simple de base de datos, que nos permite manejar los datos y obtener la informacin. Una base de datos ms compleja, es una especie de contenedor, donde se guardan diferentes objetos,como tablas, consultas, formularios, informes, etc.Las aplicaciones de hoja de clculo comoMicrosoft Excel, nos ofrecen una serie de funciones, clculos y grficos a los fines de poder visualizar y manipular datos de tablas. Tambin se utilizan para almacenar listas de informacin, como listas de distribucin de correo o inventarios. Es importante tener presente que, a medida que los requisitos y reglas de una lista se tornan cada vez ms complejos, estas aplicaciones pueden resultar insuficientes para su manejo.-Cuando seutiliza una tabla,y no es necesariorelacionar datos de sta con otras, conviene utilizar una aplicacin para Hojas de clculos como esMicrosoft Excel.Para Excel, una Base de Datos equivale a una Tabla.-Cuando seutilizan ms de una tablay es necesariorelacionar datos de una, con datos de la otra(Base de Datos Relacional), conviene utilizar una aplicacin especfica para Base de Datos como esMicrosoft Access.Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.Realizar la eleccin correcta es de suma importancia para poder acceder a la informacin, actualizarla, y mantener su integridad, con eficiencia y precisinLuego de ver los mdulos correspondientes aBase de Datos, usted seguramente estar en condiciones de decidir qu tipo de aplicacin es la ms conveniente para sus datos y la proteccin de los mismos.Implementacin de una Base de Datos en Excel. En Excel, cuando diseamos una tabla, si cumplimos con ciertas premisas, la misma es reconocida como Base de Datos, y permite trabajar con todas las funciones orientadas a tal fin. Para ello, cuando disee una Base de Datos en Excel, tenga en cuenta los siguientes consejos:a. Cada columna de Excel corresponde a un campo. Escriba en la primera fila de cada columna el nombre del campo correspondiente. Diferencie esta fila asignando el estilo Negrita.b. Cada fila corresponde a un registro. A partir de la fila que est debajo de los ttulos, comience a ingresar los datos de cada campo.c. El conjunto comprendido por la fila de ttulos y los registros corresponden a una Tabla o Base de Datos.d. Puede haber campos en blanco, pero no un registro completo en blanco. Es decir al menos un campo de cada registro debe tener dato. Para Excel el final de la base de datos est cuando encuentra un registro totalmente en blanco.e. Para activar la base de datos, se selecciona una sola celda que pertenezca a la misma. Es importante este punto, ya que todas las opciones de Base de Datos, requieren que la misma est activada.Actualizacin de datos y administracin de la Base de DatosSeguridad e Integridad. Seguridad significa la capacidad que pueden tener los usuarios para tener acceso a los datos y poder modificarlos dentro de las reglas establecidas por la organizacin. Las tablas que contienen los datos, deben ser protegidas de todo tipo de mal intencin o modificacin por error.La integridad de una base de datos se refiere a los mtodos incorporados a la misma para asegurar el contenido, evitando que se rompan las reglas establecidas para su organizacin.Por ejemplo, una empresaestablece como reglaque, cuando se ingresan los datos de clientes a una tabla, el sistema compruebe que el cdigo que lo identifica no est repetido. Adems, al emitir una factura a nombre de un cliente, deber verificarse que la misma lleve un cdigo de cliente existente. Se establece que, en el campo edad, no se ingresen valores negativos o mayores de 70, etc.Ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos. Estas son en general, las etapas principales a seguir para implementar una Base de Datos. Es importante que usted comprenda que no son estrictamente secuenciales, y algunas inclusive deben repetirse, lo cual se conoce comociclo de realimentacin.Por ejemplo, al llegar al diseo es probable que se necesite recolectar nuevas especificaciones y requisitos adicionales.Las etapas del ciclo de vida de unaaplicacin de bases de datosson las siguientes:1. Planificacin del proyecto.2. Definicin del sistema.3. Recoleccin y anlisis de los requisitos.4. Diseo de la base de datos.5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD).6. Implementacin.7. Conversin y carga de datos.8. Prueba.9. Mantenimiento.Para entender mejor estos puntos, vamos a utilizar como ejemplo el proyecto para la administracin de una clnica, la cual est dividida en varias reas, como Administracin, Farmacia, Turnos, Consultorios e Internado.La Base de Datos requerida se utilizar para el rea Farmacia, a los fines de tener un catlogo actualizado con los datos de todos los medicamentos que se venden, y una lista de precios.Veamos cmo se entiende.1. Planificacin del proyecto. Qu tareas debo hacer, cmo y cundo?Debemos planificar cmo vamos a llevar a cabo cada una de las etapas del ciclo de vida de maneraeficiente y confiable.En la planificacin, se debe especificar cmo recolectar los datos, cmo ser su formato y la documentacin que se necesitar. Se puede convenir los nombres de los datos, a los fines de evitar redundancia y definir las reglas estructurales de la Base de Datos.Sin dudas, sta es una etapa sumamente importante y que, si se le dedica el tiempo necesario, permitir trabajar con seguridad en el resto de las etapas.Es conveniente, ordenar toda la informacin en una carpeta destinada para su Proyecto, que mejor utilizar el procesador de texto Word. Comience escribiendo todas las tareas que deber realizar para alcanzar el objetivo, para cada una de ellas planifique cmo piensa hacerla, qu necesita, dnde obtener la informacin, a quin se la debe solicitar, etc.2. Definicin del sistema. Dnde y quin utilizar la Base de datosEn esta etapa se especifica el mbito y los lmites de la aplicacin, teniendo en cuenta al usuario y el rea de aplicacin.Para nuestro ejemplo, se puede especificar que el sistema ser utilizado en una Clnica, donde el usuario y operador son los empleados de la farmacia, limitando la aplicacin al rea Depsito de la Farmacia.3. Recoleccin y anlisis de los requisitos. Qu datos requiere el usuario. En esta etapa se recogen y analizan los requerimientos de los usuarios y de las reas de aplicacin. Es aqu cuando se entrevista al personal de la empresa con experiencia en el tema de inters y se observa el funcionamiento de la empresa.De esta forma, se obtiene un documento donde se especifican los requerimientos del usuario.De las entrevistas realizadas, obtendr los requerimientos del Depsito de la farmacia, por ejemplo, llevar el Stock de los productos que se comercializan, drogas que lo componen, laboratorio que lo fabrica, datos relacionados al laboratorio, precio, descuentos especiales, etc.4. Diseo de la base de datos. Cmo organizo la Base de datos? Los objetivos del diseo de la base de datos son los siguientes: Representar los datos que requieren las principales reas de aplicacin y los grupos de usuarios, y representar las relaciones entre dichos datos. Proporcionar un modelo de datos que soporte las transacciones que se vayan a realizar sobre los datos. Especificar un esquema que alcance las prestaciones requeridas para el sistema.Especifica las tablas que se van a utilizar, y las relaciones entre ellas. Los datos que se van a almacenar.En nuestro ejemplo, necesitamos una tabla donde se almacenarn en cada registro los datos de cada producto que se comercializan en la farmacia. Cada tipo de dato del registro se denomina campo, como vimos anteriormente, y lo identificamos con un nombre a nuestra eleccin: nombre comercial, nombre genrico, droga, laboratorio, stock actual, costo, precio de venta, etc.5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD)Qu programa uso para implementar el sistema? Dependiendo de la complejidad del sistema, se deber seleccionar el programa a utilizar para desarrollar la Base de Datos.Como hemos visto, si es algo simple, con tablas no relacionales, se puede elegir una hoja de clculo comoExcel,de lo contrario, deberemos usar una aplicacin especfica comoAccess. Aqu, ya estamos en condiciones de decidirnos por Excel, ya que es un sistema con una sola tabla, que no requiere buscar informacin en otras.6. Implementacin. A trabajar en la aplicacin. En esta etapa se implementan las tablas, los formularios y los informes de la Base de Datos. Debemos asegurarnos que todas las especificaciones recolectadas en los puntos anteriores se apliquen correctamente. Y no olvidar disear las interfaces de usuarios, de manera simple y segura, a los fines de darle un entorno de trabajo fcil y confiable. Tambin se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad e integridad.Para este punto, en una hoja de clculo de Excel, creamos nuestra Base de datos, de acuerdo al diseo que especificamos en el punto 4, y cumpliendo con las reglas que vimos bajo el ttuloImplementacin de una Base de datos en Excel.7. Conversin y carga de datosCmo realizo la carga de datos antiguos? Esta etapa es necesaria cuando se est reemplazando un sistema antiguo por uno nuevo. En general, cuando existen datos antiguos, se los puede importar, es decir adaptar al nuevo diseo, a los fines de que se carguen automticamente. Se puede pensar que en el futuro, si el sistema se ampla, con nuevas tablas y relaciones, existe la posibilidad de migrar a Access, esta aplicacin permite importar toda la informacin almacenada en Excel, sin mayor inconveniente.8. PruebaFunciona correctamente? En esta etapa se prueba y valida el sistema con los requisitos especificados por los usuarios.Es importante, que los datos que se utilicen sean lo ms reales posibles, esta fase de prueba, no es para definir el xito del trabajo, es para encontrar todas las posibles fallas que puede presentar. Esta etapa nos dar una idea de la fiabilidad y calidad de nuestro trabajo.9. MantenimientoHay nuevos requerimientos? Finalizadas todas las etapas, el sistema comienza a ser usado regularmente. Con el tiempo, aparecen nuevos requerimientos, o modificaciones a los originales, surgidos de la experiencia en su uso. En este punto, cuando sea necesario se hacen las actualizaciones necesarias.Con lo visto en este mdulo, contamos ya con las herramientas necesarias para implementar una Base de Datos en Excel, justificando el uso de esta aplicacin. En el siguiente mdulo, veremos su mantenimiento, y las funciones necesarias para extraer la informacin que necesitamos.BASE DE DATOS EN EXCELBienvenido al segundo mdulo de la asignatura. En el mdulo 1 trabajamos sobre el diseo de una Base de Datos, lo que nos permiti obtener una tabla ajustada a nuestras necesidades para almacenar los datos correspondientes.En este segundo mdulo, veremos cmo manejar y administrar esa Base de Datos, a los fines de obtener la informacin que necesitamos, pudiendo filtrar y extraer nicamente los datos que deseamos y, a la vez, completar mediante funciones y frmulas los clculos pertinentes.Una manera fcil de manejar los datos: FORMULARIOSUna vez diseada la Base de Datos en Excel, siguiendo las reglas enunciadas en el mdulo anterior, el siguiente paso, sera ingresar los datos en la misma, es decir, completar los campos para cada registro.Excel nos ofrece un formulario de datos -que nos muestra en una ventana-, y los rtulos de cada columna - con un espacio en blanco junto a cada uno para ingresar los datos-. Se pueden ingresar registros nuevos (alta), buscar filas por el contenido de celdas, actualizar registros existentes (modificacin) o eliminarlos (baja). Para el uso del formulario, usted deber activar la Base de Datos haciendo clic sobre cualquier celda perteneciente a la misma, luego ir al Men Datos, y elegir la opcin Formulario:

La funcin de cada objeto en el formulario es la siguiente: -Nuevo: Permite ingresar un registro nuevo. -Eliminar: Permite eliminar un registro. -Restaurar: Permite deshacer las modificaciones que hicieron sobre el registro visible. -Buscar anterior: Permite buscar el registro anterior que cumple con el criterio fijado. -Buscar siguiente: Permite buscar el registro siguiente que cumple con el criterio fijado. -Criterios: Permite fijar condiciones en cada campo a los fines de buscar un registro en particular. -Barra de desplazamiento vertical: Mediante esta barra podemos pasar de un registro a otro.Con los formularios, ingresar los datos es ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con ms columnas de las que cabran en la pantalla.a) Cmo puedo ordenar los registros? Para una mejor presentacin de la Base de Datos, generalmente se la ordena de acuerdo a uno o varios campos (o columnas).Para Ordenar por uno o ms campos siga los siguientes pasos que detallamos a continuacin:

1. Active la Base de Datos, haciendo clic en una celda perteneciente a la misma.2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, seleccione el campo (o columna) por el cual desea ordenar.4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic enAceptar.

Tenga en cuenta, que el cuadro Ordenar por, es el primer nivel de ordenamiento, los restantes son subniveles. Por ejemplo, si selecciona Ordenar por Apellido, y Luego por Nombre, primero ordenar todos los registros por apellido, y luego a aquellos registros que tienen el mismo apellido, los ordenar por nombre. Si desea ordenar los registros por meses o das de la semana, siga los mismos pasos indicados anteriormente, haga clic en Opciones, en Primer criterio de ordenacin seleccione el orden personalizado correspondiente.b) Cmo puedo ver algunos registros? Cuando necesito visualizar algunos registros de la Base de Datos segn una condicin o criterio, se utiliza la opcin Filtro.Excel proporciona dos formas de filtrar una tabla:1. Autofiltro2. Filtro avanzado.

AUTOFILTRO

El Autofiltro, ayuda a administrar fcilmente la Base de Datos cuando se requieren filtros con criterios simples. Para su uso, debemos seguir los siguientes pasos:1. Activar la Base de Datos, haciendo clic en una celda que pertenezca a la misma.2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.3. Haga clic en la flecha que est a la derecha del nombre del campo que quiere usar como filtro.4. Puede seleccionar filtrar por un nmero menor o mayor (Diez mejores)5. Puede seleccionar uno de los datos de ese campo para filtrar por l mismo, por ejemplo si selecciona del campo Curso el valor 1, me mostrar slo aquellos registros que pertenecen al Curso 1.6. Puede personalizar el filtrado por un campo numrico, seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se ajuste al criterio deseado como mayor que, menor o igual que, y en el cuadro de la derecha el valor a comparar.7. Puede personalizar el filtrado por un campo de texto, seleccionando Personalizado, y luego la condicin que se ajuste al criterio deseado como igual o no igual, contiene o no contiene, y en el cuadro de la derecha el texto a comparar.8. Puede filtrar por celdas Vacas o celdas No Vacas.9. Para ver nuevamente todos los registros seleccione Todas.Cuando necesite buscar valores de texto que comparten algunos caracteres, pero no otros, se pueden utilizar los comodines ? y *. El smbolo ? representa un carcter, en cambio el smbolo * representa varios caracteres. Por ejemplo, si deseo buscar todos aquellos registros, cuyos apellidos Snchez o Snches, puedo poner Snche?, el smbolo indica cualquier carcter. O si quiere todos los apellidos que empiezan con G y terminan con ia ; puedo poner G*ia, me mostrar Garcia, Gracia, Grecia, etc.

Puede aplicar filtros a varias columnas, las cuales se identificarn con la flecha que est a la derecha del campo en color azul.FILTRO AVANZADO. Cuando los criterios que me ofrece Autofiltro no son suficientes, y necesito utilizar criterios ms complejos, se utiliza este tipo de filtros.Vamos a ver los pasos a seguir para utilizar este filtro mediante un nuevo ejemplo, en el libro de Excel Hipermercado, encontrar una tabla con los datos de Ventas de las sucursales de un Hipermercado. Se desea obtener una tabla nueva con los registros de las sucursales pertenecientes a la provincia Crdoba y con ventas superiores a $11000.1. Elaborar una tabla de criterios. Es una tabla reducida, donde se colocan los campos sobre los cuales queremos filtrar, es decir aquellos campos que debern cumplir alguna condicin o criterio. En nuestro ejemplo, seran los campos Provincia y Ventas. Se debe tener especial atencin en colocar los nombres de los campos tal cual aparecen en la tabla principal. Para evitar posibles errores, le recomiendo copiar el nombre de cada campo de la Base de Datos, y luego pegarlos en la tabla de Criterios. Esta tabla puede estar ubicada en cualquier parte de la hoja, pero separada por lo menos de una fila o columna de la principal.2. Escribir los criterios necesarios en la tabla, utilizando la simbologa de comparacin:

En nuestro, ejemplo debemos poner, debajo del campo Provincia el texto Crdoba. Es importante poner especial atencin en la ortografa de las palabras, si en la base de datos no lleva acento, en nuestra tabla de criterios tampoco deber hacerlo.Para completar el segundo criterio, debajo del campo Ventas ponemos la condicin > 11000 (mayor que 11000). En la siguiente figura podemos ver como quedara nuestra tabla de criterios.

3. Activar la Base de Datos, haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma.4. Seleccionar del men Datos, Filtro, Filtro Avanzado, tal como se muestra en la figura anterior. Excel nos mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Qu significa cada elemento del cuadro de dilogo Filtro avanzado? Accin: En la ventana de dilogo, seleccionamos Copiar a otro lugar, si queremos obtener una nueva tabla con los registros resultantes, de lo contrario el filtrado se har sobre la misma Base de Datos.-Rango de la lista: Si la base de datos fue creada correctamente y activada, en campo debera aparecer el rango correspondiente. Si no es as, haciendo primero clic sobre el cono de la derecha , ....... seleccionamos todo el rango de la base de datos.-Rango de criterios: hacemos clic en el cono de la derecha de este campo, y seleccionamos la tabla de criterios.-Copiar a: Este campo se habilita si en Accin seleccionamos Copiar a otro lugar. Hacemos clic en cono de la derecha de este campo, y marcamos la primera celda de hoja de clculos donde queremos que se ubique la tabla resultante.5. Finalmente, hacer clic en el botn Aceptar, si hemos cumplido con todos los pasos correctamente, aparecern los registros que cumplen con los criterios especificados en una Tabla de Resultados, ubicada a partir de la celda que marcamos en Copiar a.

Es importante tener presente que todos los criterios de diferentes campos, escritos en una misma fila, se deben cumplir s o s para cada registro, corresponden al operador lgico Y. Cuando un campo debe cumplir ms de una condicin, se deben escribir los criterios en diferentes filas. Se mostrarn los registros que cumplan uno u otro criterio, correspondiendo asal operador lgico O. En el siguiente ejemplo se presentan todos los registros que pertenecen a la provincia de Crdoba o a la provincia de Salta.

c) Qu suceder cuando pida Ordenar sobre una Base de Datos filtrada? Hay que prestar especial atencin en este punto. Cuando usted tenga a Base de Datos filtrada, por ejemplo con autofiltros, y se le solicita Ordenar, la funcin se aplicar nicamente sobre los registros visibles.d) Cmo puedo obtener los subtotales de una Base de Datos? En una Base de Datos, Excel permite calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales. Una vez insertados, la tabla se esquematiza para que se puedan mostrar y ocultar los registros con los detalles de cada subtotal. Para insertar subtotales debemos seguir los siguientes pasos:1. Ordenar la tabla para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.2. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.3. Activamos la Base de Datos, y seleccionamos del Men Datos, la opcin Subtotales.4. En la ventana de dilogos completamos lo siguiente:Para cada cambio en: seleccionamos el campo por el cual queremos agrupar los subtotales.Usar funcin: seleccionamos la funcin a utilizar como subtotal, la cual puede ser Suma, Cuenta, Promedio, Mximo, Mnimo, etc.Agregar subtotal a: seleccionar el o los campos a los cuales quiere calcular el subtotal.

5. Completados los datos, hacemos clic en Aceptar.6. Veremos insertados en nuestra Base de Datos, los Subtotales para cada grupo, y el Total General. Adems, podremos ver a izquierda, tres botones numerados del 1 al 3, los cuales nos permiten ver con el 3 todos los registros, el 2 solamente las filas con Subtotales y Total General, y el 1 solamente el Total General.Para eliminar los subtotales, active la Base de Datos, y vuelva al Men Datos, opcinSubtotales, haga clic en Quitar todos.

REPRESENTACIN DE LA INFORMACIN MEDIANTE GRFICOSCmo podemos presentar la informacin? La informacin puede ser presentada mediante Grficos.Qu es un grfico? Los grficos son representaciones de los datos de una hoja de clculo. Una representacin grfica de los datos permite una fcil y rpida comprensin de los mismos, y puede ser utilizada tambin para evaluar y comparar distintos datos. Con Excel pueden realizarse grficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras, circulares, lineales, en tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Grficos, que le permitir realizar cualquier tipo de representacin a partir de los datos que aparecen en una hoja de clculo.Cmo crear un grfico? Tomemos como ejemplo una Tabla en la cual se muestran las ventas (en miles de pesos) para cada trimestre del ao, en cada REA de nuestra empresa. A su vez, supongamos que se quieren tomar decisiones correctivas en cada rea, segn las ventas producidas a lo largo de un ao. Para esto realizar un grfico comparativo es una manera clara y rpida de poder visualizar qu est sucediendo con cada rea. Vamos a seguir los siguientes pasos, para lograr nuestro objetivo y, en cada uno de ellos, vamos a ver las alternativas que se nos presentan.1. Para crear un grfico a partir de un rango de celdas, primero debe seleccionar el rango que desea utilizar. Preste especial atencin para identificar cules son los datos que desea graficar y tenga presente que es conveniente incluir los ttulos, si stos no son consecutivos, seleccinelos manteniendo presionada la tecla [Ctrl].

Pueden crear grficos tridimensionales siempre y cuando los datos a partir de los cuales se va a crear el grfico tengan dos tipos de informacin asociada al conjunto de valores que se va a representar, tal como en nuestra tabla de ventas. Tambin pueden ocultarse los datos que desee que no aparezcan en el grfico y as seleccionar todos los datos visibles.2. Desde el Men Insertar seleccionamos la opcin Grfico. Tambin puede seleccionarse haciendo clic en el botn de Grfico de la barra de herramientas.3. Aparecer una ventana de dilogo para el Asistente para Grficos, en la misma el paso 1 de 4, le pide que seleccione el tipo de grfico, luego presione el botn Siguiente

4. En la siguiente ventana, el asistente, le permite tener una vista preliminar del grfico seleccionado, si le parece que est todo correcto, haga clic en Siguiente o de lo contrario vuelva a Atrs.

5. En la tercera ventana, podemos completar todos los accesorios de nuestro grfico. Comenzando con Ttulos, en el campo Ttulo del grfico, se pone un ttulo general, luego en Eje de categoras (X) el texto que acompaa a eje horizontal, y finalmente en Eje de valores (Y) el texto que identifica al eje vertical. Vea el siguiente ejemplo para aclarar este punto.

Adems, el asistente, le permite modificar, haciendo clic en las restantes etiquetas, los Ejes, agregar o quitar lneas de divisin, reubicar la Leyenda, agregar rtulos, y tambin incluir junto al grfico la tabla original.6. Finalmente, tiene la opcin de ubicar el grfico resultante en una hoja nueva, o en una hoja existente a su eleccin, como por ejemplo en la misma hoja de donde se toman los datos.

Haciendo clic en el botn Finalizar nos aparece el grfico definitivo en la ubicacin seleccionada.

Cmo cambiar el aspecto de un grfico?1. Cualquier objeto del grfico, se puede modificar haciendo clic sobre el mismo, de manera tal que quede seleccionado.2. Se puede modificar el tamao mediante los indicadores de tamao, y la posicin de cualquiera de los componentes haciendo clic sobre el mismo y arrastrando con el Mouse.3. Finalmente para editar cualquiera de los objetos del grfico, haga doble clic sobre el mismo, con lo cual habilitar una ventana de dilogo, que tendr todas las opciones necesarias para tal fin.e) Funciones de Base de Datos. Tal como usted recordar, en Informtica Aplicada I, vimos que existan funciones predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Dentro de las funciones de Excel, existen un grupo especial, diseadas especialmente para operar con Base de Datos, y se identifican porque su nombre comienza con las siglas DB. Por ejemplo, la funcin BDSUMA, que posibilita sumar los nmeros en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas. El uso de cualquiera de ellas, involucra una serie de pasos, los cuales se pueden seguir fcilmente mediante el asistente para funciones.Como ejemplo, vamos a calcular en nuestra Base de Datos, la suma del campo Ventas para aquellos registros que pertenecen a la provincia de Crdoba, y Sector Jardn.1. Lo primero que debemos disear, es la tabla de criterios, que ya hemos estudiado sobre esta ltima cuando veamos el filtro avanzado. Escribimos una tabla con los nombres de los campos de nuestra Base de Datos, que debern cumplir alguna condicin, luego debajo de cada uno de ellos escribimos la condicin.2. A continuacin, nos ubicamos en la celda en la cual deseamos el resultado, y vamos al asistente de funciones, en la barra de frmulas como fx, o en el men Insertar ->

Frmulas. En la ventana de dilogo del asistente, seleccione la categora Base de Datos, y luego la funcin deseada, para nuestro ejemplo BDSUMA. Haga clic en Aceptar.

En la siguiente ventana, complete los cuadros requeridos, observe que al elegir cada uno de ellos, debajo en la ventana, le aparece una breve descripcin del mismo. Haciendo clic en el cono ........ de Base_de_datos, seleccionamos todo el rango de la Base de Datos. Luego en el cuadro Nombre_de_campo, seleccionamos la celda que tiene el nombre del campo dondeestn los valores que vamos a sumar, y en Criterios, seleccionamos el rango de la tabla de criterios.

Tabla dinmica. Las tablas dinmicas son un tipo especial de hojas de clculo. Una tabla dinmica tiene la particularidad de ser interactiva con el usuario; se utiliza para resumir rpidamente grandes cantidades de datos, aplicndoles el formato y tipo de clculo que usted defina. Para crear una tabla dinmica deber disponer de una Base de Datos, lista de datos o simplemente un rango de celdas que contenga rtulos en cada columna. Cmo crear una tabla dinmica? Vamos a trabajar sobre el ejemplo de la Base de Datos que contiene las ventas de las diferentes sucursales de un Supermercado. Se necesita una tabla resumen, en la cual podamos ver el total de ventas por Sucursal y Sector, con la posibilidad de filtrar por Provincia. Para lograr este requerimiento, Excel cuenta con una opcin que nos permite obtener una tabla resumen, cuya informacin se actualiza dinmicamente y en forma interactiva con el usuario.Para obtenerla, debemos cumplir con los siguientes pasos:1. Activar la Base de Datos haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma, y seleccionar del Men Datos, la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos.Paso 1: El asistente nos solicita que seleccionemos qu tipo de datos vamos a utilizar para crear la tabla. Existen cuatro opciones: Lista o Base de Datos de Microsoft Excel, que se utiliza para crear una tabla a partir de una lista creada con Excel; Fuente de Datos Externa, que se utiliza para crear una tabla dinmica a partir de una hoja de clculo creada con una base de datos como Access, FoxPro, Dbase, Oracle o SQL; Rangos de Consolidacin Mltiples que se utiliza para crear la tabla a partir de mltiples rangos de una hoja de clculo; y, finalmente, Otra Tabla Dinmica para crear una tabla dinmica a partir de otra ya existente. Adems, debemos seleccionar si queremos una Tabla o Grfico Dinmico.Paso 2: El asistente nos solicita que indiquemos el rango de la Base de Datos, lo cual si fue correctamente diseada, estar indicado automticamente sin necesidad de ingresarlo.Paso 3: En este paso deber disear la tabla, para ello haga clic en el botn Diseo. Con el Mouse, arrastre la etiqueta del campo que desea ubicar en las filas y columnas de la tabla, en nuestro ejemplo arrastre el campo Sucursal y ubquelo en FILA, y luego el campo Sector en COLUMNA.El campo Provincia sobre PGINA, y finalmente el campo sobre el cual se producirn los clculos, campo Ventas. Por defecto la operacin seleccionada es Suma, pero si deseamos realizar otra operacin como Promedio, Mximo, Mnimo, etc., debemos hacer doble clic sobre la etiqueta Suma de Ventas y seleccionar la operacin deseada.

Cmo ocultar o mostrar una fila o columna de nuestra Tabla Dinmica? Haciendo clic sobre las flechas que se encuentran a la derecha de los nombres de los campos, por ejemplo Sucursal, podemos tildar o eliminar aquellos datos que nos interesan, veamos que sucede en el ejemplo siguiente: