Bases de Datos

DOCENTE: Ing. JORGE G. POCH JTP: PU. LUCIANA LOPEZ HERNANDEZ

Informática – Tecnicatura en GESTION Y CALIDAD ALIMENTARIA FAZ – FBQF – FACET - Universidad Nacional de Tucumán

Una base de datos es un conjunto de información que está relacionada entre sí y que se almacena de una forma organizada.

Definición

INFORMACION ORGANIZADA

BASE DE DATOS

Base de datos para gestionar los cursos de un centro de Capacitación.

Necesitamos guardar información sobre:

ð El nombre del curso.ð Los alumnos que van a asistir al curso.ð El profesor de dicho curso.ð La fecha de inicio y la fecha de finalización.ð El horario.

Ejemplo

Tablas como Bases de Datos Simples

Terminología de Bases de datos

Tabla

Base de Datos

Celda

DATO

Fila

Columna

Registro

Campo

El problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla es importante. La solución pasa por usar varias tablas para almacenar la misma información, logrando así que no haya información repetida en ninguna tabla.

Bases de Datos Relacionales

Datos Profesores.

Bases de Datos RelacionalesDatos de los Alumnos.

Datos de los Cursos.

Este modo de trabajar con varias tablas ofrece las siguientes ventajas:

ð La rapidez. Sólo hay que buscar el dato una vez y cambiarlo.

ð La seguridad. Al incluir el teléfono del profesor en una sola tabla, no es posible cambiarlo en un sitio sí y en otro no. Por tanto, evitamos la posibilidad de incoherencia de datos.

ð La facilidad a la hora de borrar datos. Si queremos eliminar los datos de un profesor o de un alumno, no tenemos que ir buscándolo por cientos de filas, ya que sólo aparecen una vez en una tabla.

Bases de Datos Relacionales

El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con los datos de distintas tablas es necesario que haya una relación entre ellas.

Por ejemplo, ¿cómo sabemos cuál es el profesor que imparte el curso de Office?

Relaciones entre Tablas

Con las tablas anteriores, los pasos que se siguen para obtener esta información son:

ð En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestión. En nuestro ejemplo, el curso de Office es el primero.

ð En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el código P001.

ð Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que corresponda al código P001. En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en la primera fila de la tabla de profesores.

Relación entre tablas

Por tanto, estas tablas están relacionadas mediante el código del profesor. Si no incluimos este dato de un profesor en la fila de un curso, nos sería imposible “relacionar” un curso con su profesor correspondiente.

Relación entre Tablas

En Access una base de datos puede contener los siguientes elementos u objetos:

ð Tablas. Las tablas almacenan las series de datos en sí. La forman registros (filas) y campos (columnas). Es el único elemento obligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tiene una o varias tablas.

ð Formularios. Los formularios tienen la misión de mostrar los datos existentes en las tablas. También sirven para modificar, añadir y eliminar dichos datos.

ð Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos en las tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en “consultar” los datos que cumplen ciertas condiciones.

Bases de Datos en Access

ð Informes. Los informes tienen la misión de mostrar los datos por la impresora, de forma que podamos hacérselos llegar a cualquier persona.

ð Páginas. Las páginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet o en una Intranet.

ð Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access, como abrir una tabla desde un formulario.

ð Módulos. Los módulos son pequeños programas que permiten definir cómo trabajan nuestros formularios, realizar cálculos complejos en los informes, etcétera.

Bases de Datos en Access

Ejecutar Accessð Clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.

ð Clic en Todos los programas para ver el nombre de los programas instalados en el ordenador.

ð Finalmente, clic en Microsoft Access dentro del grupo de programas de Office.

Empezar a Trabajar con Access

1. Clic en la opción Bases de datos en blanco.2. Se actualizará la columna de la derecha de la

página Introducción a Microsoft Office Access para que completes el proceso.

3. Si no quieres crear la nueva base de datos en la carpeta Documentos, selecciona la carpeta que desees en el cuadro Guardar en.

4. Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo si no lo hiciste ya y pulsa Aceptar.

5. Finalmente, haz clic en el botón Crear.

Crear una Base de Datos

ð Barra de título. Indica que la aplicación que estamos usando es Microsoft Access. Si estuviese abierta una base de datos, aparecería también el nombre de la base de datos.

ð Botón de Office. Sustituye al antiguo menú Archivo de los programas de Office. Contiene comandos básicos para abrir, guardar, cerrar o imprimir los archivos de trabajo. Lo utilizaremos bastante a lo largo de los capítulos.

ð Cinta de opciones: Contiene los comandos de Access. Al igual que en todas las aplicaciones de Office, los comandos aparecen organizados en fichas y, dentro de ellas, en grupos. El criterio para agruparlas es una tarea o función común, por ejemplo, las herramientas para escribir se agrupan en el grupo Fuente, en la ficha Inicio. Algunas fichas solo aparecen cuando las necesitamos, así no resulta tan agobiante el interfaz de Access.

Entorno de trabajo de Access

ð Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido de Access puede contener botones que sirvan como atajos a los comandos de las fichas de la cinta de opciones. En otras palabras, que en lugar de buscar y abrir la ficha y ejecutar dicho comando, se puede hacer clic simplemente en un botón de esta barra. Ahora solo tiene tres comandos (guardar, deshacer y rehacer), pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable.

Entorno de trabajo de Access

ð Botón Minimizar. Este botón quita la ventana de Access de la pantalla y la sitúa como un botón en la barra de tareas de Windows. Para volver a usar Access, no hace falta volver a ejecutarlo, sólo hay que hacer clic en un botón de la barra de tareas.

ð Botón Maximizar. Sirve para agrandar el tamaño de la ventana de Access al máximo, de forma que no se vea nada más en la pantalla del ordenador. Cuando se usa este botón, se convierte en el botón Restaurar.

ð Botón Restaurar. El botón Restaurar sirve para devolver a la pantalla el tamaño que tuviera antes de usar el botón Maximizar o el botón Minimizar. Prueba ahora estos pasos para ver cómo funciona:

ð Botón Cerrar. Sirve para cerrar Access y quitarlo de la memoria del ordenador. Una vez cerrado, puedes volver a ejecutarlo siguien do los pasos indicados al principio del capítulo.

ð Barra de estado. La barra de estado muestra información diversa, dependiendo del trabajo que estés realizando en ese momento. Normalmente, ofrece alguna ayuda sobre la tarea que tenemos que realizar. En su parte derecha, muestra si se encuentran pulsadas las teclas especiales del teclado (BloqMayús, BloqNum, etcétera).

Entorno de trabajo de Access

Panel de Exploración El panel de exploración es la parte

principal de todo el trabajo que se realiza en Access.

ð Menú: cambia las categorías por las se agrupan los objetos. Haz clic en él para ver las categorías que están en uso, o con el botón secundario para otras tareas como iniciar el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

ð Botón para abrir o cerrar la barra: Expande o contrae el panel de exploración. El botón no oculta el panel por completo.

ð Cuadro Buscar: sirve para buscar objetos en una base de datos extensa. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, el panel ocultará cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto.

ð Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que los nombres de grupos cambian a medida que se cambia de categoría.

ð Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica que haya detrás de la categoría primaria. Por ejemplo, si usas la categoría Tipo de objeto, el panel crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo de tablas muestra sólo las tablas, etc.

ð Espacio en blanco: haz clic con el botón secundario en la parte inferior del panel para realizar varias tareas como cambiar las categorías, ordenar los elementos y mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación).

Panel de Exploración

A diferencia de otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, no es posible abrir más de una base de datos a la vez desde Access. Si queremos abrir más de una base de datos, tenemos que ejecutar Access tantas veces como bases de datos tengamos que abrir.

Abrir varias Bases de Datos

Se puede abrir normalmente una base de datos de una versión anterior porque Access 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna característica incompatible. Al guardar el archivo, el comprobador de compatibilidad informará de esas características y podrás quitarlas antes de guardar.

Archivos de Access - Versiones

Conversión a otro formato

Un archivo de Access 2007 tiene una extensión: *.accdb, mientras que las versiones anteriores tienen la extensión *.mdb.

Tener en claro que contenido vamos a almacenar en la Tabla.

Cada categoría de información se llama campo de la tabla.

Normas básicas para definir campos:1. Usar nombres de campos que tengan

sentido.2. Crear todos los campos que sean

necesarios.3. No usar como campo un valor que se

calcule a partir de otros campos.

Creando Tablas

Ejemplo Lista de Campos

Texto: Se usa para incluir textos no muy extensos, como los nombres, apellidos, direcciones, etcétera.

Numérico: Se usa para cantidades numéricas, que no sean monedas, y que se usen para realizar operaciones.

Fecha/Hora: Se usa para las fechas y horas. Moneda: Se emplea para las cantidades de moneda. Memo: Se usa para guardar textos de los que no se conozca la

longitud. Autonumérico: Se usa para los campos clave, principalmente. Sí/No: Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores. Objetos OLE: Se usa para incluir imágenes y objetos de otras

aplicaciones. Hipervínculo: Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de

una red. Datos adjuntos: Se usa para incluir cualquier tipo de archivo

admitido. Multivalor: Almacena más de un valor en un campo.

Tipos de Campos en Access

Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.

Normalmente, hay dos opciones:ð Hay un campo de la tabla que se sabe a ciencia cierta que no

se va a repetir en dos registros de la misma. Por ejemplo, en una tabla de empresas proveedoras, puede haber un campo llamado CIF que contenga el Código de Identificación Fiscal de la empresa. Como este código es único para cada empresa, este campo nos sirve como campo clave.

ð No hay ningún campo que estemos seguros de que no se vaya a repetir. Por ejemplo, en nuestra tabla Alumnos, no hay ningún campo que no se pueda repetir para dos alumnos distintos. En estos casos, lo mejor es crear un campo adicional del tipo Autonumérico.

Los Campos clave

También se llama ventana de presentación ya que sirve para presentar los datos existentes en una tabla ordenados en filas y columnas.

ð La vista de diseño de la tabla sirve para definir la estructura de la tabla, pero no se trabaja directamente con los datos. Esto es, para indicar qué campos tendrá la tabla, de qué tipo y qué propiedades o características tendrán esos campos.

ð La ventana de presentación sirve para ver o modificar datos de la propia tabla.

Vista de Hoja de Datos

Facilitan la creación de una tabla. Para usarlas realizamos los

siguientes pasos: Ir al menú de opciones y asegurarnos

de que muestra la ficha Crear. Clic, en el grupo Tablas, en el

comando Plantillas de tabla. Mostrará el desplegable de la figura

para que seleccionemos un tipo de plantilla.

Seleccionamos la plantilla que más se parezca a la tabla que queremos crear. En nuestro caso, Contactos es la más apropiada.

Plantilla de Tablas

Las propiedades de los campos son muy importantes, ya que definen la manera en que se van a comportar los campos.

ð Título. Esta propiedad indica cómo se va a mostrar el campo en los formularios e informes.

ð Formato. Asigna un formato a las fechas y a los números.

ð Lugares decimales. Permite definir el número de decimales de un campo numérico o moneda.

Propiedades de los Campos

ð Máscara de entrada. Sirve para indicar cómo hay que introducir los datos. Por ejemplo, si han de ser números o letras y cuántos.

ð Valor predeterminado. Permite asignar un valor por omisión al campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, si la mayoría de nuestros alumnos son de Tucumán, incluir Tucumán como valor predeterminado en el campo de la provincia puede ahorrar tiempo.

ð Regla de validación. Esta regla determina las condiciones que ha de cumplir un campo. Por ejemplo, se puede indicar que la fecha de inicio de un curso no pueda ser anterior a la fecha de hoy.

ð Texto de validación. En esta propiedad se incluye el texto que se le mostrará al usuario si el dato introducido no cumple la regla de validación indicada anteriormente.

ð Requerido. Obliga o no a incluir algún valor en este campo.

Propiedades de los Campos

ð Permitir longitud cero. Esta propiedad indica si se puede incluir una cadena de longitud cero. Esta cadena no es más que incluir dos comillas seguidas sin nada en su interior.

ð Indexado. Permite indicar si el campo va a actuar como índice. Los índices sirven para que Access pueda hacer búsquedas sobre el campo de manera más rápida.

ð Compresión Unicode. Microsoft Access 2007 usa el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte, lo cual permite admitir un máximo de 65.536 caracteres. Por ello, los datos de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo requieren una cantidad mayor de espacio de almacenamiento. Con el fin de compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento, puedes establecer la propiedad Compresión Unicode a Sí.

Propiedades de los Campos

Propiedades de los Campos