Bases Licitacion 2012 · 2016. 1. 14. · Comienzo de Licitación 14 de Enero de 2016 12:00 hrs....
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DIRECCIÓN DE RELACIONES ESTUDIANTILES BASES GENERALES ADMINISTRACION CUSTODIA.
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DIRECCIÓN DE
RELACIONES ESTUDIANTILES
BASES GENERALES
ADMINISTRACION CUSTODIA.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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CONTENIDOS
I. BASES GENERALES 4
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN 4
1.1 Aspectos Generales 4
1.2 Identificación del Demandante 5
1.3 Datos de Contacto para Licitación 5
1.4 Antecedentes Administrativos 6
1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación 7
1.6 Normas Generales 8
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación 8
1.8 Modificación de las Bases 9
1.9 Modalidad del Servicio 9
1.10 Confidencialidad 9
1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar 10 Nombre 10 Servicios Prestados 10 Usuarios 11
2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES 12
2.1 Requisitos y Antecedentes 12
2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta 14
3. PROCESO DE LICITACIÓN 15
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación 15
3.2 Visita a Terreno 15
3.3 Recepción de Consultas 15
3.4 Entrega de Respuestas 16
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación 16
3.6 Presentación de la Propuesta 16 Sobre 1 16 Sobre 2 18
3.7 Recepción de las Propuestas 18
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación 18
3.9 Validez de la Oferta 18
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas 19
3.11 Rechazo de Ofertas 19
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes 19
3.13 De la Fiscalización 20
4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS 21
Proceso de Licitación, Administración 2016
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4.1 Propuesta Técnica 21 Objetivos de la Administración 21 Plan de Trabajo Anual 21 Políticas del Recinto 21 Descripción de Cargos y Funciones 22 Políticas de Equipo 23
4.2 Propuesta Económica 23 Estructura de Costos 23
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN 25
5.1 Tipo de Servicio 25
5.2 Celebración de la Adjudicación 25
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación 25
5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago 26 Valor de la Oferta 26 Valor del Servicio 26 Forma de Pago 26
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación 28
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Estudiantes 29
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad 30
5.8 Aceptación de Bases 30
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación 30
6. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN 31
6.1 Cumplimiento de Horario 31
6.2 Período de Operación 31
6.3 Presencia de los Estudiantes 31
6.4 Estado de los Equipos 32
6.5 Aseo y Orden 32
6.6 Con los Estudiantes 33
6.7 Horas promedio trabajadas por persona 33
6.8 Existencia de Inventario 34
6.9 Manejo de Dinero 34
6.10 Registro de Actividades 35
6.11 Mantención de Estadísticas de Operación 35
6.12 Objetos Perdidos 36
6.13 Promoción Interna 36
6.14 Bitácora 36
6.15 Libro de Reclamos y Sugerencias 36
6.16 Informes Bimensuales 36
6.17 Informe Consolidado Anual 39
6.18 Mantención de Información 39
6.19 Traspaso de la administración 39
Proceso de Licitación, Administración 2016
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II. ANEXOS 41
1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 42
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE 43
3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO 44
Proceso de Licitación, Administración 2016
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I. BASES GENERALES
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN
1.1 Aspectos Generales
Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las
relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de
Relaciones, en adelante “La Universidad”, con el Grupo de Estudiantes, en adelante “Los
Estudiantes", durante el proceso de llamado a propuesta, presentación de las ofertas, su
apertura, selección de proponentes, la adjudicación, la ejecución, el pago y todas las materias
relacionadas con esta Licitación.
Las ofertas de Los Estudiantes serán calificadas en una única instancia por La Universidad,
quien será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.
Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las
presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Estudiantes la aceptación
de las presentes Bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y
objetarlas.
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1.2 Identificación del Demandante
1.3 Datos de Contacto para Licitación
Razón Social Universidad Técnica Federico Santa María.
Unidad Administrativa Dirección de Relaciones Estudiantiles.
RUT 81.668.700-4.
Domicilio Avenida España 1680, Valparaíso.
Correo Electrónico [email protected]
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1.4 Antecedentes Administrativos
Nombre de licitación Administración Custodia.
Descripción Servicio de administración de Custodia – UTFSM.
Será responsable de la administración y prestación del Servicio de
Custodia de pertenencias (bolsos y mochilas) para usuarios de
Biblioteca Central – UTFSM.
Deberá velar por la correcta mantención y empleo de la
infraestructura existente en el lugar, así como asegurar la
integridad física de las prendas bajo su cuidado, proporcionando
adecuadas condiciones de uso a sus beneficiarios.
Ubicación Primer Piso Edificio U.
Tipo de convocatoria Licitación privada.
Participantes Estudiantes UTFSM con matrícula vigente, pertenecientes a
cualquier carrera impartida en Casa Central, con un mínimo de 3
asignaturas inscritas en período académico asociado a apertura de
ofertas (Primer Semestre 2016).
En relación al Primer y Segundo Semestre 2016, los participantes
deberán contar como mínimo con situación de Estudiante Regular
(matrícula vigente).
Vía de postulación www.rree.utfsm.cl
Moneda Pesos Chilenos.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación
La Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones
Estudiantiles por medio de estas Bases, ofrece la Concesión de la Administración Custodia,
siendo la presente Licitación de tipo privada.
Esta Licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia
exclusiva a cubrir los gastos en que incurrirá la administración del recinto en su gestión. Esto
es: pago de pago de ayudantías al equipo administrativo, actividades de promoción,
implementación de registros necesarios, entre otros. Los cuales deberán ser informados
claramente en la oferta del Proponente, tanto en su composición como montos asociados.
Corresponderá a La Universidad, a través de Biblioteca Central, la provisión de todos aquellos
recursos asociados directamente a la operación del recinto (fichas, equipos, mantención de
infraestructura, materiales de aseo, etc.).
Sin perjuicio de lo anterior, se entrega libertad a los Proponentes de integrar en sus ofertas,
tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser
implementadas en el recinto, las cuales podrán ser de cargo de la Administración (si así
correspondiese o lo decidiese) o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento
por parte de La Universidad.
En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicitar claramente sus costos asociados,
período en que se realizarán los desembolsos y fuente de financiamiento.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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1.6 Normas Generales
Esta Licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:
Bases Generales.
Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases
Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.
Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).
Informe de Adjudicación de Propuesta.
Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.
Garantías de Seriedad de la oferta.
Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se complementan
recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso adquirido cualquier
obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación
Las siguientes fechas deberán observarse:
Tabla 1. Calendario de Licitación
Actividad Fecha Hora
Comienzo de Licitación 14 de Enero de 2016 12:00 hrs.
Visita a terreno 20 de Enero de 2016 Hasta las 17:00 hrs.
Recepción de consultas 21 de Enero de 2016 Hasta las 17:00 hrs.
Respuesta a consultas 22 de Enero de 2016 Desde las 12:00 hrs.
Presentación y apertura de propuestas 22 de Febrero de 2016 12:00 Hrs.
Adjudicación 26 de Febrero de 2016 12:00 Hrs.
Entrega de instalaciones y concesión 29 de Febrero de 2016 09:00 Hrs.
Comienzo oficial de nueva administración
administración
01 de Marzo de 2016 08:00 Hrs.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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Los plazos que se establecen en estas Bases, para las distintas etapas del proceso de
presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los mismos
por algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.
Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal
decisión será comunicada por escrito a todos Los Estudiantes participantes a través del portal
www.rree.utfsm.cl
1.8 Modificación de las Bases
La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,
informando por escrito de ello a todos los participantes a través del portal www.rree.utfsm.cl.
Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La
Universidad podrá postergar la fecha fijada para la presentación y apertura de las propuestas,
lo que se comunicará oportunamente por escrito.
1.9 Modalidad del Servicio
La modalidad del servicio será la de Administración Directa.
1.10 Confidencialidad
Los Grupos de Estudiantes interesados en participar y el que se adjudique la Administración
de Custodia, tanto como sus Coordinadores y equipo directo, deberán guardar absoluta
confidencialidad sobre los antecedentes reservados o no, que de La Universidad conozcan
durante el desarrollo de la Licitación, y de los resultados e informes parciales que se obtengan.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a La
Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los Grupos de
Estudiantes, los cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus
Coordinadores o Representantes como del equipo directo e indirecto.
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1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar
Nombre
Custodia – Biblioteca Central.
Servicios Prestados1
La Unidad pone a disposición de los usuarios de Biblioteca Central, el servicio de custodia de
pertenencias que cuentan con prohibición de ingreso al recinto (bolsos y mochilas).
El servicio deberá estar disponible durante todos los días y horarios en que Biblioteca Central
se encuentre operativa.
La administración será responsable de la Oficina de Custodia ubicada en el primer piso del
Edificio U y los elementos que se encuentren en su interior. Deberá proporcionar un trato
cordial a sus usuarios, así como un servicio seguro, oportuno y expedito durante todo el
periodo de su gestión.
Custodia cuenta con supervisión directa de Biblioteca Central, siendo ésta responsable de:
Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las operaciones
directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los cuales son de
cargo de esta última).
Planificación de períodos de operación. Esto deberá ser informado oportunamente a la
administración del recinto, quien será responsable de implementar las acciones
administrativas necesarias para el cumplimiento de dicha planificación.
Fiscalización de actividades llevadas a cabo en el recinto, velando por la integridad
física de las pertenencias de usuarios, buena calidad de servicio y disponibilidad de
infraestructura adecuada para su realización.
Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto
(incumplimiento de condiciones de adjudicación).
1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente
licitación: Fase de Consultas y Visita a Terreno.
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Usuarios
Custodia cuenta con 4 tipos de beneficiarios (usuarios de Biblioteca Central):
Estudiantes USM con matrícula vigente.
Estudiantes de intercambio.
Funcionarios y docentes de La Universidad.
Personas externas a La Universidad (Estudiantes de colegios, liceos, otras
universidades, etc.).
Para cada uno de estos grupos se deberán prestar los servicios de Custodia. Del mismo modo,
cada usuario deberá respetar las condiciones de uso establecidas de manera conjunta por la
administración del recinto y Biblioteca Central.
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2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES
2.1 Requisitos y Antecedentes
El Grupo Proponente deberá estar conformado por Estudiantes matriculados en la Casa Central
de la Universidad Técnica Federico Santa María, con un mínimo de 3 asignaturas inscritas en
período académico asociado a la apertura de ofertas (Primer Semestre 2016). Tendrán menor
preferencia de selección los Estudiantes memoristas, Estudiantes que se encuentren en primer
y último año de su carrera.
Dentro de la Oferta se deberá incluir un garante con el objeto de continuar la administración
en caso de él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su cargo por parte de
La Universidad, para todos los pasajes que existen dentro de estas Bases el Garante deberá
cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al Coordinador o Representante.
En relación al Primer y Segundo Semestre 2016, los participantes deberán contar como
mínimo con situación de Estudiante Regular (matrícula vigente), pudiendo tener calidad de
memoristas. Sin embargo, el Administrador o Coordinador General del recinto no podrá tener
calidad de memorista mientras dure su gestión.
Además se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Antecedentes
Los Proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o los
Coordinadores o Representantes y sus facultades, y otros antecedentes relevantes como los
que se detallan a continuación:
Nombre del Coordinador o Representante.
RUT del Coordinador o Representante.
Domicilio del Representante o Coordinador.
Correo Electrónico, Teléfono y/o Fax del Coordinador o Representante.
Nombre del Garante.
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Rut del Garante.
Domicilio del Garante.
Correo Electrónico y Teléfono del Garante.
b) Calificación del Oferente
El Grupo de Estudiantes deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas que
le sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la
cantidad de Estudiantes que integrarán el Grupo, la forma en que estos serán seleccionados
(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran Estudiantes que no se encuentren
ni en primer ni último año y que posean un buen Rendimiento Académico), la estructura de
costo que éste presente y otros.
c) Garantía de Seriedad de la Oferta
Las propuestas de los Grupos de Estudiantes participantes deberán venir acompañadas por
un monto en efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de
la Universidad Técnica Federico Santa María, equivalente a veinte vales de almuerzo. En su
glosa deberá decir: “Para garantizar la seriedad de la Oferta en Licitación Privada”.
La Universidad devolverá esta garantía a los Proponentes no favorecidos una vez adjudicada
la Licitación.
En el caso del Proponente Adjudicado, esta garantía le será devuelta dentro de los 15 días
hábiles siguientes a la Adjudicación de la Propuesta.
Esta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:
Si el Proponente desiste de su oferta.
Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.
Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como
complementación o aclaración de su oferta.
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2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta
Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de su
cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.
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3. PROCESO DE LICITACIÓN
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación
Los Grupos de Estudiantes interesados en participar, podrán inscribirse y retirar las Bases de
Licitación a partir del día 14 de Enero de 2016 en el portal:
www.rree.utfsm.cl
3.2 Visita a Terreno
Cada Grupo de Estudiantes interesado en postular a la presente Licitación, tendrá derecho a
efectuar una única Visita a Terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá
interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de
las instalaciones.
Para ello, deberá concertar una cita con la Sra. Viviana Espinoza, e-mail:
[email protected], fono: 32 265 4147, dentro del plazo estipulado para ello en las
presentes Bases Administrativas (ver sección 1.7).
3.3 Recepción de Consultas
Todas las consultas, tanto de carácter técnico como las de índole administrativo, que los
Proponentes deseen formular con relación a la materia de esta Licitación, deberán ser enviadas
por correo electrónico al e-mail [email protected] en el lapso de tiempo que se estipula
para tal efecto en la sección 1.7 de las presentes Bases Administrativas.
Dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el Asunto: Consultas Licitación
Administración Custodia.
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3.4 Entrega de Respuestas
La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas
respuestas serán respondidas vía mail, en la fecha y hora estipuladas para ello en la sección
1.7 de las presentes Bases.
En este comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante que
la haya hecho, y luego la respuesta respectiva.
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación
La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de Licitación, para precisar el alcance,
complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no haya quedado
suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas aclaraciones se
informarán a los Grupos de Estudiantes interesados en presentar la oferta, en la misma forma
que las respuestas a las consultas: Portal www.rree.utfsm.cl
3.6 Presentación de la Propuesta
Las Propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a la Dirección de
Relaciones Estudiantiles indicando en su exterior el tipo de Administración al cual se postula,
agregando la palabra PROPUESTA.
Sobre 1
El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:
Propuesta Técnica.
Propuesta Económica.
Carta de Identificación de la Propuesta. De acuerdo a formato adjunto en Anexo 1, se
deberá indicar claramente el nombre de la Administración a la cual se postula, además
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de los datos de identificación de él o los Representantes o Coordinadores del
Proponente, así como el monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta carta
debe venir firmada por el o los Representantes o Coordinadores y debe incluir la
Garantía de Seriedad de la Oferta.
Declaración Jurada Simple. Conforme a formato adjunto en Anexo 2, los
Representantes de la Propuesta informarán lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y
verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos
necesarios para está postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios para
el servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases
y demás documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que
incidan directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de
proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de
adjudicación formal de la licitación.
Cada representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por
separado y firmada por el Representante respectivo.
Curriculum Vitae. Se deberá adjuntar el Nombre, Carrera y Curriculum Vitae del
Coordinador Responsable o Representante por parte del Grupo de Estudiantes. Además
de incluir el horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.
Antecedentes Base de la Propuesta: El Proponente devolverá firmados todos los
documentos que conformaron los antecedentes de la presente Propuesta.
Declaración de Visita a Terreno. Ver formato adjunto en Anexo 3. Ésta deberá ser
presentada al encargado de efectuar la Visita a Terreno, Sra. Viviana Espinoza, al
momento de su realización, quien será responsable de completar los antecedentes en
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ella solicitados. El original quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado
posteriormente a su Propuesta.
Ficha de Postulación Vía Internet. Imprimible desde portal:
www.rree.utfsm.cl.
Sobre 2
El sobre 2 contendrá copia de toda la información incluida en sobre número 1.
3.7 Recepción de las Propuestas
Las Propuestas de los grupos participantes se recibirán en la Sala de Reuniones de la Dirección
de Relaciones Estudiantiles, en la fecha y hora que se estipula para ello en la sección 1.7 de
las presentes Bases. No será considerada ninguna oferta que se reciba fuera del día,
lugar y hora señalados.
La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del Grupo
Proponente.
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación
La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las
presentes Bases, en la Sala de Reuniones de la Dirección de Relaciones Estudiantiles,
verificando que las ofertas contengan los documentos solicitados. En este acto sólo se
informará el nombre de todos los oferentes.
La Universidad se reserva el derecho de admitir aquellas ofertas que presenten defectos de
forma, omisiones o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario
a todos los Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta
evaluación de las Propuestas.
3.9 Validez de la Oferta
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Las Propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado
en la sección 5.2, aún cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La
retractación imprevista, se considerará como falta de seriedad del Proponente y La Universidad
hará efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas
Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente, desde el
punto de vista de los intereses de La Universidad.
Será responsabilidad de Los Estudiantes haber proporcionado toda la información que permita
a este comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.
De considerarlo necesario, este comité podrá solicitar, por escrito, precisiones a algún
Proponente, sobre aspectos de su Propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo
caso, tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte integrante
de los antecedentes de la Licitación en caso de serle adjudicado.
3.11 Rechazo de Ofertas
El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta, e incluso
rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos
planteados, o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar
adelante con el proceso de selección, o no se ajusta sustancialmente a las Bases.
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes
a) Selección de Proponentes
Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará, por escrito, al Grupo
seleccionado, la aceptación de su oferta y, al mismo tiempo, se solicitarán los
documentos necesarios para la formalización de la Adjudicación. La resolución de su
aceptación será comunicada al Proponente favorecido por carta original y copia,
debiendo devolver esta última firmada por el o los Representantes o Coordinadores como
prueba de recepción.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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La selección de una Propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación
pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la Adjudicación
formal del servicio.
b) Notificación a los Proponentes No Adjudicados
La Universidad notificará a los restantes Grupos de Estudiantes Proponentes, mediante
correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus
servicios y que la copia oficial de dicha carta estará disponible en la oficina de
correspondencia.
c) Devolución de Documentación
Una vez realizada la notificación indicada en la letra b) precedente, los Proponentes no
seleccionados podrán retirar sus respectivas Garantías de seriedad de la oferta. La
Universidad no devolverá la información y documentos entregados por los Grupos de
Estudiantes Proponentes.
3.13 De la Fiscalización
Una vez adjudicada la Licitación, Los Estudiantes deberán tener en cuenta las siguientes
condiciones:
Se someterán a la supervisión directa de la Dirección de Relaciones Estudiantiles y de
la Dirección de Biblioteca Central.
Deben cumplir todos los requerimientos detallados en la sección 6: DEBERES DE LA
ADMINISTRACIÓN, de estas Bases.
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4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS
Sin perjuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos
adicionales en sus Propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales
deberán ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar
con la siguiente información como base:
4.1 Propuesta Técnica
Objetivos de la Administración
Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Estudiantes Proponentes durante
el período a licitar (Marzo 2016 a Enero 2017), así como objetivos generales y específicos
propuestos.
Plan de Trabajo Anual
Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuesta por Los Estudiantes para
el período a licitar (Marzo 2016 a Enero 2017). Ésta deberá ser coherente con los
requerimientos de la Dirección de Biblioteca Central y los lineamientos generales expuestos
en las presentes Bases.
Políticas del Recinto
La Propuesta deberá indicar lo siguiente:
Horario de Operación Propuesto.
Período de Operación Propuesto.
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Condiciones de Uso del Recinto. Se indicarán las condiciones a las que estarán sujetos
los usuarios de Custodia, especificando la existencia de cualquier tipo de sanción o
multa (si así lo instaurará el o los Proponentes), sus causales y descripción de éstas.
Políticas de Operación Propuestas. Se informarán las políticas de operación
consideradas por el Grupo de Estudiantes para el funcionamiento del recinto. Deberá
mencionar ítems como:
a. Método de control de asistencia del equipo.
b. Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones y equipos.
c. Dinámicas de operación con usuarios: equipo considerado por bloque,
mecanismo de prestación del servicio, seguridad de pertenencias, etc. Todo ello
deberá considerar la estacionalidad existente en la demanda del servicio
(horarios y períodos de mayor afluencia) con objeto de adecuar su capacidad
de atención a las necesidades universitarias.
d. Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.
e. Etc.
Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipuladas por Biblioteca Central y
las presentes Bases en estas materias.
Descripción de Cargos y Funciones
Se deberá explicitar las siguientes materias:
Descripción de Cargos. Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de cada
cargo considerado por él o los Proponentes para la administración del recinto
(administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el
lugar físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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Políticas de Equipo
Método de Contratación de Estudiantes. Se deberá explicar cuáles serán los métodos
de convocatoria y selección de Estudiantes para las contrataciones, así como los
criterios bajo los cuales se realizarán dichas selecciones.
Políticas de Capacitación del Equipo.
Cantidad Máxima de Horas por Estudiante. Se deberá mencionar la cantidad máxima
de horas que trabajaran cada uno de los Estudiantes integrantes del Grupo, de
acuerdo a lo establecido en el punto 6.8 de las presentes bases.
Condiciones Laborales: Se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales
operarán los Estudiantes. Esto es: causales de despido, sanciones y/o multas
existentes, beneficios, bonos especiales, entre otros.
4.2 Propuesta Económica
Estructura de Costos
A continuación se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura de
costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en
consideración que cualquier modificación debe ser comunicada a la Dirección de Relaciones
Estudiantiles antes de ser llevada a cabo.
Pago de ayudantías. En el ítem de pago de ayudantías debe estar claramente
especificada la descripción del cargo a desempeñar y el número de funcionarios, las
horas hábiles del mes (factibles de modificar según eventualidades), el valor hora de
acuerdo al DP 16 de VRA y el monto total estimado, esto según el formato que se
presenta en la Tabla 2.
Tabla 2. Formato Pago de ayudantías
CARGO Nº TRABAJADORES HORAS TRABAJADAS VALOR HORA TOTAL
Proceso de Licitación, Administración 2016
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También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que
percibirán cada uno de los integrantes que conformen el Grupo de Estudiantes
(Administradores y/o Coordinadores).
Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la
oferta a realizar deberá ser en valor bruto.
Gastos Administrativos. Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es, gastos
no vinculados directamente con la prestación del servicio, como fotocopias,
impresiones, tinta, teléfono, entre otros.
Se deberá entregar de acuerdo al formato presentado en la Tabla 3, la estimación de
los gastos en que se incurrirá en este ítem durante el período a licitar. En caso de no
incurrir en este gasto, mencionar.
Tabla 3. Formato Gastos Administrativos
ÍTEM DESCRIPCIÓN MONTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FECHA DE DESEMBOLSO
Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el Grupo de
Estudiantes en su oferta. Esto incluye: costos asociados a la implementación de
registros, innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el pago de pago de
ayudantías.
También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los ítems
propuestos (la administración del recinto; La Universidad; Multas u otros ingresos,
etc.), así como el instante en que se llevarán a cabo cada uno de los desembolsos.
Cabe destacar que toda materia asociada al Servicio de Administración del recinto
(provisión de equipo, cumplimiento de obligaciones estipuladas en las presentes Bases,
etc.) será responsabilidad del Grupo de Estudiantes su financiamiento y deberá ser
considerada en su respectiva Propuesta Económica.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos u otros servicios
operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su
factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen los
Proponentes).
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN
5.1 Tipo de Servicio
El servicio será bajo Suma Fija.
5.2 Celebración de la Adjudicación
Se adjudicará de acuerdo al calendario indicado en el párrafo 1.7, desde la notificación al Grupo
seleccionado, previa recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.
En caso que el Grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no formalice
la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la selección y
seleccionar al siguiente Grupo de Estudiantes preseleccionado. En tal caso, La Universidad
quedará facultada para hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta, de acuerdo a lo
estipulado en la sección 2.1 letra c.
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación
El Grupo de Estudiantes seleccionado deberá presentar en copias autenticas, los Certificados
de Estudiante Regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito
fundamental para la formalización de la adjudicación.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago
Valor de la Oferta
El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto incluye
gastos de: financiamiento, pago de ayudantías generales y demás gastos inherentes, incluido
el detalle de los pago de ayudantías que percibirán cada uno de los integrantes del Grupo.
La oferta deberá desglosarse por itemes y deberá incluir en cada uno, gastos y costos
generales.
Valor del Servicio
El valor del servicio de Custodia, se valoriza aproximadamente en $554.000.- (Quinientos
cincuenta y cuatro mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de Marzo 2016
a Enero 2017, considerando calendario académico del Primer y segundo periodo de 2016,
descontando días no trabajados (vacaciones de verano, vacaciones de invierno, fiestas patrias,
feriados, etc.).
Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de la Dirección de Relaciones
Estudiantiles y Biblioteca Central.
Corresponderá a Biblioteca Central informar a la Administración del recinto respecto a
cualquier extensión en el calendario de operación de este. Dichos períodos serán financiados
por medio de recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios
generales convenidos en la presente Licitación y sus documentos asociados.
Forma de Pago
El pago será realizado mediante DP-16 “Solicitud Beca Ayudantía”, con base en el valor establecido
en el Decreto de Rectoría que fija el valor de la ayudantía administrativa. La ausencia de este
documento facultará a La Universidad a no cancelar el monto solicitado hasta que se cumpla
con la presentación de dicho documento. Este documento deberá ser entregado por el
Coordinador dentro de los 5 primeros días hábiles del mes, para que sea gestionado su pago
al final del mes correspondiente.
La información que deberá contener dicha Estructura de Costos se resume a continuación:
Proceso de Licitación, Administración 2016
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Informe de Pago de ayudantías.
Por Estudiante:
Tabla 4. Formato Informe de Pago de ayudantías por Estudiante
NOMBRE RUT SITUACIÓN
ACADÉMICA
CARGO HORAS
TRABAJADAS
PAGO/
HORA
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL MENSUAL -
Por días trabajados:
Tabla 5. Formato Informe de Pago de ayudantías por Días Trabajados
FECHA HORAS de
ayudantía
PAGO / HORAS
de ayudantía
BONOS Y OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL MENSUAL
Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones
o descuentos efectuados, así como la individualización de los Estudiantes y montos
involucrados.
Informe de Ingresos.
Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su
fuente (Ej. Multas, donaciones, aportes especiales, etc.).
Si la administración no percibe ingresos, informar.
Tabla 6. Formato Informe de Ingresos
TOTAL MENSUAL - - -
CONCEPTOFECHA DESCRIPCIÓNINGRESOS
PERCIBIDOSFUENTE
Informe de Gastos Administrativos.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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Se deberán informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración
durante el período a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:
Tabla 7. Formato Informe de Gastos Administrativos
Nº OPERACIÓN FECHA TIPO DE DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE MONTO FUENTE
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación
La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la Adjudicación, sin forma de
juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:
a) Por no disponer Los Estudiantes del equipo para ejecutar su trabajo en la fecha
señalada para el inicio de sus operaciones.
b) Por atraso en el inicio normal de las operaciones en más de 7 días corridos desde la
fecha establecida en estas Bases.
c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un
periodo mayor de 1 día.
d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Estudiantes, de las obligaciones
comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión de
las operaciones.
e) Por no respetar normas técnicas.
f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los
Estudiantes para dirigir las operaciones.
g) En caso que Los Estudiantes se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas
por los representantes de La Universidad a través de la Dirección de Relaciones Estudiantiles.
h) Por incumplimiento de los compromisos para con su equipo.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La
Universidad. Está prohibido vender o comercializar cualquier tipo de productos.
j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.
k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta
presentación de Informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las
presentes Bases.
l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de Informes Bimensuales. Este
plazo incluye cualquier contratiempo.
m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente
anterior.
n) Por determinación de la Dirección de Biblioteca Central.
La Universidad a través de la Dirección de Relaciones Estudiantiles en cualquiera de las
situaciones anteriores podrá emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Estudiantes, a
fin de que éste, dentro de un plazo de 3 días corridos, se ajuste a las normas y disposiciones
señaladas. Si esto no sucede, procederá el término de la adjudicación.
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Estudiantes
En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Estudiantes cumplirán con todas
las condiciones generales siguientes:
En relación al equipo que emplee
a) Deben ser Estudiantes matriculados en la Casa Central de la Universidad Técnica
Federico Santa María (no pueden ser Estudiantes memoristas exclusivos, tendrán menor
preferencia Estudiantes que se encuentren en su primer o último año de carrera).
Proceso de Licitación, Administración 2016
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b) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier
miembro del equipo de Los Estudiantes, sin expresión de causa y sin cargo para ella.
c) Los Estudiantes deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la
seguridad equipo y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de la Universidad
Técnico Federico Santa María.
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad
La Universidad proveerá los requerimientos de infraestructura, equipos, materiales e insumos
requeridos directamente en las operaciones de Custodia, según sea su criterio.
Asimismo suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el normal
funcionamiento de las operaciones del recinto. Ej. Energía eléctrica.
5.8 Aceptación de Bases
El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la
presente Licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte aceptada
por La Universidad.
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación
La adjudicación tendrá duración hasta Enero 2017, al término del cual se volverá a realizar el
llamado a Licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los mismos
términos y condiciones a menos que la otra parte manifieste la intención de no perseverar en
él.
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6. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN
6.1 Cumplimiento de Horario
Custodia Biblioteca debe funcionar de Lunes a Viernes desde las 8:00 hasta las 20:00 horas y
los Sábados desde las 8:00 hasta las 13:00 horas.
6.2 Período de Operación
Las dependencias de Custodia así como sus servicios asociados, deberán operar normalmente
durante el período académico comprendido entre Marzo de 2016 y Enero de 2017, rigiéndose
para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de la Universidad Técnica Federico
Santa María (Primer y Primer Semestre Académico 2016).
En función de lo anterior, se excluyen como períodos de operación obligatorios aquellos en
que se encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano,
vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de Biblioteca
Central, hecho ante el cual se gestionarán recursos adicionales para la administración y
operación del recinto.
6.3 Presencia de los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración proveer el equipo administrativo necesario para la
correcta operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.
Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar
permanentemente con a lo menos un Estudiante administrativo presente, el cual deberá portar
identificación y será responsable del local.
La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus
Estudiantes y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y
mantener un registro escrito de ello, debiendo permanecer en el interior sólo los Estudiantes
de turno.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes equipos, robos,
etc.), el Estudiante a cargo deberá informar inmediatamente a las entidades pertinentes (Ej.
Seguridad, Policlínico, Biblioteca Central, D.RR.EE., etc.).
6.4 Estado de los Equipos
Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que se
harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de
nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de esta administración.
Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados
directamente con las operaciones de custodia deberán ser solicitados y canalizados a través
de Biblioteca Central.
La Administración deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o recomendaciones
que le sean indicadas por Biblioteca Central en temáticas relacionadas con el uso y cuidado
diario del recinto.
6.5 Aseo y Orden
Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la
Administración, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente
ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de
tránsito interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles
accidentes.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.6 Con los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración el proveer a sus Estudiantes de condiciones
laborales dignas, transparentes y seguras.
Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca claramente cuáles son las
funciones y responsabilidades de cada Estudiante, incluyendo Administradores y/o
Coordinadores.
Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de ellos.
Esto es: remuneración acordada, causales de despido, sanciones y/o multas existentes,
beneficios de los Estudiantes, entre otros.
Lo anterior deberá ser informado a cada uno de los Estudiantes al momento de su
contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de declaración jurada simple.
Adicionalmente, la administración deberá implementar los siguientes registros:
a) Nómina Mensual de Estudiantes, incluyendo Rut, situación académica, número de horas
trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la recepción
conforme del monto ahí descrito.
b) Libro de Asistencia Diario, esto con la finalidad de justificar la remuneración a los
Estudiantes. Deberá contener: identificación del Estudiante, hora de ingreso, hora de
salida y firma del mismo.
6.7 Horas promedio de ayudantías por persona
Ningún Estudiante debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas
decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de
Ayudantías.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.8 Existencia de Inventario
La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser actualizado
como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de material además
de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.
Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Tabla 8. Formato Inventario
NOMBRE DEL
ARTÍCULO O EQUIPODESCRIPCIÓN
Nº IDENTIFICADOR
(si corresponde)CANTIDAD ESTADO OBSERVACIONES
Del mismo modo, se deberá implementar un sistema de chequeo rápido de infraestructura,
que deberá ser aplicado 1 vez al día en sus dependencias con objeto de la detección temprana
de irregularidades.
6.9 Manejo de Dinero
La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos
de dinero realizados por la Administración. Para este fin, se deberán elaborar documentos
físicos que avalen esta información, como un Libro Diario con un formato semejante al
presentado en la Tabla 10, el cual deberá encontrarse siempre disponible.
Tabla 9. Formato Libro Diario
Ingresos EgresosOBSERVACIONES
TOTAL MENSUAL
SALDO MENSUAL
MONTONº
OPERACIÓNFECHA DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE
Este registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan
dichas transacciones (boletas, facturas u otros).
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.10 Registro de Actividades
Se deberá implementar un registro de las actividades diarias del recinto, indicándose
claramente:
a) Horario de operación.
b) Estudiantes responsables de las dependencias por bloque.
c) Períodos de operación con Custodia superada en su capacidad (fecha, hora y tiempo
involucrado; número estimado de usuarios en fila esperando ingreso a custodia).
Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así
como asegurar su utilización sólo por usuarios autorizados (ver sección 1.11).
6.11 Mantención de Estadísticas de Operación
En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la
operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:
a) Número de días trabajados.
b) Número de usuarios no atendidos (períodos con Custodia sobrepasada en su
capacidad).
c) Tiempo con Custodia no disponible (sin capacidad de recepción de bolsos y mochilas).
d) Evolución de ingresos y egresos del recinto.
e) Composición mensual de ingresos y egresos.
Toda esta información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.16.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.12 Objetos Perdidos
Se deberá implementar un Registro de Objetos Perdidos, así como establecer una política del
recinto en esta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de objetos
no reclamados, etc.
6.13 Promoción Interna
Es responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para
informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad
universitaria.
6.14 Bitácora
Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes
ocurridos durante el período de trabajo, esto se debe realizar mediante la inscripción diaria en
un formato tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la
administración.
6.15 Libro de Reclamos y Sugerencias
La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual poseerá
carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su
fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en lugar visible.
Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las observaciones
en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de ser requeridas.
Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,
deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.
6.16 Informes Bimensuales
Proceso de Licitación, Administración 2016
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La administración deberá entregar bimensualmente a la Dirección de Relaciones Estudiantiles
y Biblioteca Central, un informe en el que se detallen las actividades realizadas por la
Administración durante los dos meses anteriores.
Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al período a reportar, contándose
como referencia los siguientes plazos.
Tabla 10. Plazos de entrega para Informes Bimensuales
Período reportado por informe Fecha de entrega
Marzo - Abril 2016 Primer Lunes de Mayo de 2016
Mayo – Junio 2016
Primer Lunes de Julio de 2016
Julio – Agosto 2016 Primer Lunes de Septiembre de 2016
Septiembre - Octubre 2016
Primer Lunes de Noviembre de 2016
Noviembre – Diciembre 2016
Primer Lunes de Enero de 2017
Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del período a reportar:
a) Reportes Mensuales de Actividades.
Actividades y hechos relevantes acontecidos.
b) Planificación de Operaciones. Correspondiente a los 2 meses siguientes al período
reportado. Incluye: turnos y horarios de trabajo, actividades a desarrollar, etc.
c) Recursos Humanos. Relativa a cada uno de los meses a informar:
Identificación del Equipo de Trabajo, indicando los siguientes ítems: Nombre del
Estudiante, Rol USM, Situación Académica, Cargo Desempeñado, Horas Trabajadas
por mes informado.
Planilla de pago de ayudantías mensuales. Firmada por Estudiantes certificando
recepción y conformidad con pago de ayudantías percibidas. Deberá detallar ítems
que la componen bajo el siguiente formato:
Proceso de Licitación, Administración 2016
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Tabla 11. Formato Pago de ayudantías por Estudiante
NOMBRE
CARGO HORAS
TRABAJADAS
PAGO/
HORA
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL FIRMA DEL
ESTUDIANTE
TOTAL MENSUAL -
Ocasión de pago de retenciones del período reportado.
Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de
Estudiantes y montos involucrados.
d) Estructura de Costos. Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:
Pago de ayudantías y días trabajados. En base al siguiente formato:
Tabla 12. Formato Informe de Pago de ayudantías y Días Trabajados
FECHA
Nº
ESTUDIANTES
HORAS
TRABAJADAS
PAGO DE AYUDANTÍAS/D
ÍA
BONOS Y
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL
MENSUAL
Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá
proporcionar la siguiente información básica:
Tabla 13. Formato Reporte de Ingresos y Egresos Mensuales
Ingresos EgresosOBSERVACIONES
TOTAL MENSUAL
SALDO MENSUAL
MONTONº
OPERACIÓNFECHA DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE
e) Estadísticas del Recinto. Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.11.
f) Inventario Mensual del Recinto.
g) Sugerencias, Comentarios o Solicitudes Propuestas a Dirección de Relaciones
Estudiantiles y Biblioteca Central.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.17 Informe Consolidado Anual
Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en sección
6.16.
a) Resumen anual de actividades y hechos relevantes.
b) Informe consolidado de recursos humanos.
c) Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).
d) Resumen estadístico anual del recinto.
e) Inventario final de dependencias.
f) Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a Vicerrectoría de Asuntos
Económicos y Administrativos y Biblioteca Central.
6.18 Mantención de Información
Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser
generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados
en dependencias de Custodia (ya sea en original o copias) y encontrarse disponibles para
eventuales fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los organismos
señalados en la sección 3.13.
6.19 Traspaso de la administración
Una vez finalizado el período de administración convenido, el Grupo de Estudiantes que cesa
en sus funciones deberá contar con una participación activa en el Traspaso de la
Administración a quienes los sucedan en el cargo. Para ello deberá proporcionar la siguiente
información, en fecha informada pertinentemente por Vicerrectoría de Asuntos Económicos y
Administrativos:
Proceso de Licitación, Administración 2016
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a) Inventario actualizado del recinto. Informará respecto a los implementos disponibles
en Custodia y sus condiciones de entrega (infraestructura, equipos, herramientas,
etc.).
b) Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior. Incluyendo Informe Consolidado Anual.
Será decisión del nuevo administrador y sus fiscalizadores la mantención, eliminación
y/o adecuación en sus contenidos de la información traspasada.
c) Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración.
Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la
información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad
detectada.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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II. ANEXOS
1. Carta de identificación de la Propuesta.
2. Declaración jurada simple.
3. Declaración de visita a terreno.
4. DP - 16
Proceso de Licitación, Administración 2016
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1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Administración a la cual postula: ____________________________________________
Identificación de los Representantes de la oferta:
Valor total bruto de la oferta (en cifras): $ ____________ pesos.
(En palabras)
Garantía de seriedad de la Oferta.
Se adjunta Garantía de Seriedad de la Oferta.
Monto (en cifras): $ pesos. (En palabras) pesos.
Forma de pago (marcar con una X): Efectivo Cheque
Identificación del documento (si corresponde):
Institución financiera: Nº de Cuenta:
Nombre del titular de la cuenta: Nº de serie del documento: _
Firma de Representantes:
Representante 1
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 2
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 3
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 1 Representante 2 Representante 3
Proceso de Licitación, Administración 2016
43
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE
Por medio de la presente, Yo , Rut , con
domicilio particular en y postulante a la
administración de , declaro lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y verificado
las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios para está
postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios para el
servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás
documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan
directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de proponentes,
incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de adjudicación formal de la
licitación.
En caso de disconformidad con alguno de los puntos señalados, indicar las apreciaciones
correspondientes en ítem observaciones.
_________________________
Nombre Representante
Rut Representante
Observaciones
Proceso de Licitación, Administración 2016
44
3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO
Documento de uso de exclusivo de Representante de La Universidad en Visita a
Terreno.
Por medio de la presente, Yo Marisol Cristóbal, representante oficial de La Universidad en la
etapa de Visita a Terreno asociada a la Licitación “Administración Custodia”, declaro que los
individuos identificados a continuación han cumplido con la instancia de visita a terreno a las
instalaciones de Custodia.
Fecha de realización: ___________________ Hora: ________________
En la ocasión se procedió a informar a los presentes respecto a las características que inciden
en la operación y administración del recinto.
* Tachar el espacio en caso de no ser utilizado.
________________________________
Sra. Viviana Espinoza
Representante UTFSM – Visita a Terreno Custodia.
Asistentes
Nombre Rut Firma
Se deja constancia de las siguientes observaciones*
Proceso de Licitación, Administración 2016
45
4. DP-16
SOLICITUD BECA AYUDANTIA
Día Mes Año
CARGO PRESUPUESTARIO :
NOMBRE :
C. IDENTIDAD :
DIRECCIÓN :
NIVEL ACADEMICO :
TRABAJO A REALIZAR :
RESPONSABLE TRABAJO :
PERIODO : DEL : AL
MES:
ANTIGUEDAD NIVEL CALIDAD
(NRO.SEM)
DOCENTE INVEST.
ADMINIST. X POSTGRADO
CATEGORIA ADMINISTRATIVA MONTO PROMEDIO MENSUAL
VALOR HORA $
TOTAL CONVENIO
$
Nº HORAS
SEMANALES /4=
TERESITA ARENAS YÁÑEZ DIRECTORA RREE DIRECTOR GRAL ADM. Y FINANZAS
C.C.: ARCHIVO PPP
