TRABAJO EN EQUIPO

Tercera Sesión

Las Bases para la dirección y gestión del trabajo en equipo

LAS BASES PRINCIPALES• El Líder del Equipo

• Semi Autonomía Socio Técnica y Participación de las personas en las decisiones operativas

• Circulación de la Información, horizontalmente y verticalmente en ambos sentidos

• Capacitación permanente. – Competencias de coordinación de acciones– Competencias laborales técnicas– Competencias genéricas

• Eficiencia del Equipo

• La gestión de quiebres

Compromisos básicos del Líder del Equipo

• Declarar con claridad, precisión y fundamentos la Misión de su Declarar con claridad, precisión y fundamentos la Misión de su Equipo Equipo

• Ser diestro formando el Equipo con esta Misión que define la Ser diestro formando el Equipo con esta Misión que define la identidad del Equipo y cuyo cumplimiento apasiona a las identidad del Equipo y cuyo cumplimiento apasiona a las personas personas

• Hacerse cargo de las personas, sus estados de ánimo y sus Hacerse cargo de las personas, sus estados de ánimo y sus intereses presentes y futurosintereses presentes y futuros

• Ser diestro dirigiéndoloSer diestro dirigiéndolo• Ser diestro en Planificar los compromisos del EquipoSer diestro en Planificar los compromisos del Equipo• Desarrollar y Mantener un Equipo que pueda hacer y cumplir Desarrollar y Mantener un Equipo que pueda hacer y cumplir

promesas a sus clientes internos y externospromesas a sus clientes internos y externos• Mantener “vivas” estas promesas y hacer que se cumplanMantener “vivas” estas promesas y hacer que se cumplan• Intervenir en los Estados de Animo del EquipoIntervenir en los Estados de Animo del Equipo• Generar y mantener un Estado de Animo de apropiación de la Generar y mantener un Estado de Animo de apropiación de la

Misión de su EquipoMisión de su Equipo

Segunda Base para la Gestión del Trabajo en Equipo

• El Equipo de Trabajo tiene un compromiso de Agregación de Valor claro y preciso

• El Equipo de Trabajo se autoevalúa permanentemente en la Eficiencia Operativa que alcanza en el cumplimiento del compromiso de Agregación de Valor que tiene.

La Identidad Social y el Valor existencial del Equipo dependen de su Eficiencia para

Agregar Valor• La Eficiencia es un Juicio Evaluativo

fundamentado que hace el Cliente/los Clientes acerca de cómo el ET cumple su compromiso con él/ellos

• La fundamentación debe ser objetiva, clara y precisa

• Esto requiere que la Eficiencia del ET sea medida de un forma cuantitativa clara y precisa.

Fase 1 : El cliente le hace una

petición

Fase 2 : El ET le hace una Promesa bajo ciertas CDS

Fase 3 = El ET ejecuta lo que

prometió

Fase4 = Evaluación del Cliente. Compara 2 con 3 y declara y

acepta o rechaza. Si acepta evalúa

Evaluación positiva = Ejecución/Promesa >=1

CLIENTE Externo o interno

ET

Petición Inicial del cliente

Interno/Externo

Interno/Externo

EL ET

ACUERDO = el ET le promete al cliente

hacer algo bajo ciertas CDS

(Condiciones de Satisfacción)

Declara que ha ejecutado lo que

le prometió

Proceso de TrabajoProceso de Trabajo

Su ejecución debe ser IMPECABLE

Compromiso Cumplido/aceptado

Las Condiciones de Satisfacción del Compromiso tomado

• Son aquellas condiciones pactadas o negociadas con el cliente y que forman parte del compromiso del ET

• Fecha, día, hora

• Contenido del compromiso

• Recursos acordados

• Formato de presentación

• Condiciones especiales

• Otras condiciones específicas

• Marco de Obviedad

La Precisión y Puntualidad son muy importantes para la Eficiencia

• Precisión : Se cumple un compromiso en forma precisa cuando todas las Condiciones de Satisfacción del compromiso se han cumplido al 100%

• Puntualidad: Se cumple un Compromiso puntualmente cuando se ha ejecutado el compromiso en la fecha, día y hora comprometidas inicialmente.

¿Qué le interesa al Cliente de un ET?¿Cómo debe trabajar un ET eficiente?

Un ET eficiente es aquél que cumple sus compromisos

• A Bajo costo organizacional

• Con Precisión

• Con Puntualidad

• Con Rapidez

• Con un adecuado Nivel de Trabajo

Compromisos Tomados

(Fase 2)

Compromisos Cumplidos bajo las CDS

La Red Conversacional del Proceso

CT CC

(Fase 4)

CC1: Compromisos cumplidos con el 100% de las CDS cumplidas

CC2:Compromisos cumplidos puntualmente

La Medición de la Eficiencia

• ProductividadProductividad = Compromisos Cumplidos /Costos

(Incluye los costos por inactividad debido a accidentes )

• CalidadCalidad = Compromisos Cumplidos/ Tomados• RapidezRapidez = Compromisos Cumplidos / Unidad de

Tiempo• PrecisiónPrecisión: Compromisos Cumplidos 100% /

Compromisos Cumplidos• PuntualidadPuntualidad: Compromisos Cumplidos en

Plazo/Compromisos Cumplidos.

Eficiencia del ET

• Productividad = Compromisos Cumplidos /Costos: X1

(Incluye los costos por inactividad debido a accidentes )

• Nivel de Trabajo/Calidad = CC/CT: X2

• Rapidez = CC / UT: X3

• Precisión: CC 1 / CC : X4

• Puntualidad: CC2/CC : X5

La Medición de la Eficiencia requiere

• Registrar sistemáticamente los CT en un período de tiempo

• Los CC en ese período

• Los CC1• Los CC2

• Los costos separados en:

-Personas

-Equipos

-Espacio

• Esto es posible mediante los WFLW

NOMENCLATURA

• CT: Compromisos Tomados

• CC: Compromisos Cumplidos

• CC1: Compromisos Cumplidos al 100% de las condiciones prometidas

• CC2: Compromisos Cumplidos en la fecha prometida

La Eficiencia se puede calcular asì

5544332211 XXXXXYa

•Ya es la expresión de la Eficiencia Actual del Proceso activado por la Red Conversacional del ET y se obtiene por medio de mediciones de cuestionarios orientados a evaluar la Eficiencia del ET

•Se mide así mediante las técnicas estadísticas del modelo de Regresión Múltiple

Esta Eficiencia Relativa se mide ahora en relación a su competitividad• Esto se logra definiendo valores de las

cinco componentes de la Eficiencia, en el caso de que este proceso o Red Conversacional del ET sea activada por personas:

• Altamente Competentes desde el punto de vista Técnico

• Altamente Responsable• Completamente Sinceras

Máxima Eficiencia Posible del Proceso = Eficiencia Potencial

• Definimos las cinco medidas de la Eficiencia bajo los siguientes supuestos

• a) Las personas que trabajan son Técnicamente Competentes+ Sinceras+Responsables y poseen competencias para pedir, prometer y declarar acción

• b) Se usan Tecnologías Punta

Ponderación de Cada Componente de la Eficiencia

• Según sea el proceso que se trate, la importancia competitiva de cada uno de los cinco factores es diferente

• Llamamos εi a la ponderación relativa al factor i ( 0 =< εi <= 1)

• Se determinan mediante la técnica de Análisis multivariado

Cálculo de la Eficiencia del Proceso

• Productividad :Productividad Actual/ Productividad

Potencial

• Calidad= Calidad Actual/Calidad Potencial

• Rapidez= Rapidez Actual/Rapidez Potencial

• Precisión= Precisión Actual/Precisión Potencial

• Puntualidad= Puntualidad Actual/Puntualidad Potencial

LA EFICIENCIA DEL PROCESO DEL ET ES ENTONCES:

• Eficiencia Total = β1* Productividad +β2* Calidad +β3*Rapidez +β4* Precisión +β5* Puntualidad

• Se mide así con el auxilio de un Worflow la Eficiencia del ET

• Mediante las Preguntas conductoras el ET determina, de manera participativa y colectiva bajo la dirección del Líder a cargo, los niveles de Eficiencia Competitiva con las que debe trabajar para mantener la Agregación de Valor dentro de valores aceptables para la Organización

5544332211 XXXXXYa

La Matriz de Procesos

Eficiencia

Importancia Estratégica

Zona 3= Mejoramiento Continuo

Zona 2 = Rediseño

Baja = 0 Media = 50 Alta = 100

Media = 50

Alta = 100

Zona 1 = Tercerizar

Zona 4= Apartar y Ofrecer

Manejo de Quiebres en un ET: Un quiebre

esperado

Lo que pasa

tiempo

Indicador, índice variable

Cuando ocurre el quiebre, aparece esto: La máquina productora del Quiebre

A

B

C D

F

ESTE ES EL CLARO QUE SE VE

QUIEBREMáquina Productora del Quiebre

Hay Dos Opciones

• Jugar el juego del mal profe:”Lo que pasa es esto y para corregirlo hay que hacer esto por tal y cual razón…”

• Jugar en juego de enseñar a pensar creativamente: “¿Qué sugieren que habría que hacer? y ¿por qué?......

• EL ET : Personas PENSANTES Y CREATIVAS

Cuando ocurre el Quiebre

• Aparece lo que llamaremos un CLARO en la mente de las personas del ET

• Se les ilumina algo

• Emociones, deseos, ganas de actuar, recriminaciones ( si hubiese hecho tal cosa esto non habría pasado), etc

El claro es TODO eso que se viene a la mente, lo que vemos de inmediato cuando ocurre el quiebre

• La Máquina Productora del Quiebre

• También en el claro hay: futuros comprometidos, cosas que pasarán o que pueden pasar,

• Emociones, disposiciones a actuar en un sentido

• Está lleno de lo que a cada uno se le viene a su mente y a su estómago

Visto el EA, iniciamos el paseo por la Máquina Productora del Quiebre

• Paso a paso con preguntas conductoras• Lo primero: calificamos la importancia del

quiebre• ¿Por qué es importante solucionar y

sobrepasar el quiebre?• Conectamos con los intereses• Importancia Cuantitativa: Números• Importancia Cualitativa

El Aprendizaje

• A través de las preguntas conductoras el ET aprende a resolver y enfrentar los quiebres que a diario se producen.

• Prácticas de aprendizaje continuo