MODELO REFERENCIAL DE BASES

PROCESO DE SELECCIÓN DE ALIADOS ESTRATÉGICOS PARA REALIZAR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD CONJUNTA PARA PROMOVER EL(LOS) DESTINO(S) TURÍSTICO(S)

DE

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Nº _____-201__/PROMPERÚ-DT-STI

1. ANTECEDENTES

La Dirección de Promoción del Turismo de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, tiene como objetivo principal en materia de turismo interno, contribuir al crecimiento sostenido y descentralizado del flujo de turistas nacionales.

Para el logro de este objetivo, la estrategia empleada es el fortalecimiento de la promoción del turismo interno a través de la creación de una cultura de viaje en los peruanos, mediante el desarrollo de campañas de publicidad conjunta de destinos turísticos.

Las alianzas estratégicas constituyen un instrumento importante para la promoción conjunta del turismo interno; en tal sentido, PROMPERÚ establecerá alianzas estratégicas a través de un proceso de selección de aliados estratégicos que se define, regula y conduce mediante las presentes Bases.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general

Impulsar la participación de empresas prestadoras de servicios turísticos u otras empresas privadas relacionadas directamente con la actividad turística para realizar campañas de publicidad conjunta “call to action”, a fin de promover destinos turísticos del Perú con una oferta concreta de producto/precio a través del establecimiento de alianzas estratégicas.

2.2. Objetivos específicos

2.2.1. Fortalecer la imagen y posicionar los destinos turísticos nacionales.2.2.2. Diversificar la oferta turística interna.2.2.3. Desestacionalizar la demanda del turista interno.2.2.4. Promover destinos turísticos en temporadas de baja ocupabilidad.

3. CALENDARIO ANUAL DE TEMPORADA BAJA DE LOS DESTINOS TURÍSTICOS DEL PERÚ (DE CARÁCTER REFERENCIAL)

[Insertar: el calendario remitido por la STI]

4. CARACTERÍSTICAS Y CONDICIONES QUE DEBERÁ CUMPLIR LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD CONJUNTA PROPUESTA

4.1. Objetivo: Construir el hábito de viaje en los peruanos e impulsar la comercialización de destinos turísticos a través de una oferta concreta de programas con precios.

4.2. Público objetivo:4.3. Horizonte de tiempo: (Del dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa)4.4. Alcance: (A nivel nacional, regional, precisar)4.5. Vigencia de las ofertas y Mínimo cinco (5) días calendario.

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promociones especiales: 4.6. Tipos de medios: Prensa escrita (diarios, periódicos y revistas), televisión,

publicidad exterior, internet, actividades BTL, radio y otros medios.

4.7. Validez de las propuestas:

Sesenta (60) días calendario a partir de la recepción de las mismas.

4.8. Email del proceso: La empresa participante deberá presentar sus consultas y propuesta vía correo electrónico a: alianzasti@promperu.gob.pe Asunto: Alianzas Estratégicas Turismo Interno

5. PARTICIPANTES

5.1. Podrán participar en el proceso de selección de aliados estratégicos, empresas prestadoras de servicios turísticos u otras empresas privadas relacionadas directamente con la actividad turística, nacionales o extranjeras domiciliadas en el Perú, debidamente constituidas. Estas deberán contar con una experiencia mínima de dos (2) años en promover el turismo interno.

5.2. La participación puede ser individual o en consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente. Para acreditar la existencia de un consorcio se deberá presentar el documento “Promesa formal de consorcio” de acuerdo al Anexo Nº 4 del modelo referencial de bases adjunto al presente documento. Cada una de las partes que conforman el consorcio responderá solidariamente ante PROMPERÚ por todas las consecuencias derivadas de su participación individual y/o en conjunto en el consorcio, ya sea durante el proceso de selección como durante la ejecución de la alianza estratégica derivada de éste. Las partes deberán designar un representante común del consorcio, el cual deberá contar con amplias y suficientes facultades para actuar en nombre y representación del mismo, en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución de la alianza estratégica.

La participación de cada una de las empresas que integran el Consorcio se encuentra sujeta a las condiciones previstas en el numeral precedente.

La participación en este proceso de selección, implica la aceptación de sus bases.

6. MONTO MÍNIMO DE INVERSIÓN DEL ALIADO

El monto mínimo de inversión para participar en una alianza estratégica de publicidad conjunta para promover el turismo interno impulsada por PROMPERÚ es de S/ 50 000,00 (cincuenta mil y 00/100 Soles).

El monto de inversión propuesto por la empresa participante no podrá ser menor al monto de inversión requerido de PROMPERÚ.

7. APORTE DE PROMPERÚ

PROMPERÚ podrá invertir hasta S/ 500 000,00 (Quinientos Mil y 00/100 Soles) equivalentes al cincuenta (50%) por ciento como máximo del monto total de la alianza. El monto a invertir dependerá de los resultados de la evaluación técnico-económica de la propuesta y del presupuesto disponible de PROMPERÚ para tal fin.

En ningún caso: (i) se entregará dinero en efectivo al aliado; (ii) se le contratará como proveedor; ni, (iii) se reembolsarán bienes o servicios contratados, ejecutados y/o pagados directamente por el aliado.

8. DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA

Las empresas participantes deberán presentar sus propuestas en el formato de “Propuesta Técnico-Económica”, Anexo Nº 3 de las presentes bases.

La campaña de publicidad conjunta propuesta deberá cumplir con las características y condiciones establecidas en el numeral 4 de las presentes bases. En caso que la campaña involucre la promoción de más de un destino turístico, se recomienda que las acciones de publicidad propuestas sean

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equitativas en términos de alcance e impacto entre los destinos a promover. Las empresas podrán incluir en sus propuestas, la realización de publicidad adicional sin costo para PROMPERÚ.

Con respecto al uso de medios publicitarios, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

8.1. Para la elaboración del plan de medios, se deberá considerar como medios publicitarios los siguientes:

- Prensa escrita (Periódicos)- Revistas dirigidas al público consumidor- Televisión- Radio- Publicidad exterior (Outdoor)- Publicidad digital - Actividades BTL (Below The Line)- Otros.

En el caso de publicidad digital, se deberá considerar un código de seguimiento de cada pieza.

En el caso de medios propios que proponga el aliado, éstos podrán formar parte de la alianza a beneficio de la misma, siempre que no representen un costo para PROMPERÚ.

Los medios propios no tendrán una valorización por parte del aliado en la presente campaña.

8.2. Los montos de inversión de la publicidad correspondientes a la empresa proponente deberán ser calculados sobre la base de las tarifas negociadas de la empresa.

Los montos de inversión de la publicidad correspondientes a PROMPERÚ deberán ser calculados sobre la base de las tarifas publicadas de los medios, ya que PROMPERÚ no dispone de tarifas negociadas.

8.3. Los meses de enero y diciembre quedan excluidos para fines de inversión por parte de PROMPERÚ.

9. HORIZONTE DE TIEMPOEl plazo de duración de la alianza estratégica deberá ser indicado en la propuesta técnico–económica (Anexo Nº 3), el cual no deberá superar el horizonte establecido por PROMPERÚ. De____________ hasta________. El inicio de la ejecución del plan de publicidad conjunta le corresponderá a ________________________________.

10. LINEAMIENTOS DE CREATIVIDAD

10.1. La campaña tendrá como base preferentemente la línea gráfica de la marca país Perú, enfocándose en las fortalezas del destino turístico a promover.

10.2. PROMPERÚ proveerá el material gráfico autorizado de su propiedad, así como los lineamientos de uso de la marca Perú, para la elaboración de las piezas publicitarias, banners y/u otro material comunicacional de la campaña materia de la alianza. El uso de las obras fotográficas del Banco de Imágenes de PROMPERÚ se encuentra sujeto a la normativa interna vigente. En caso que PROMPERÚ no cuente con imágenes ad hoc, el aliado podrá hacer uso de su material gráfico.

10.3. Todas las piezas creativas/publicitarias deberán ir a full color y llevar obligatoriamente la marca Perú, según los lineamientos de uso de la marca, así como indicar la página Web: www.peru.travel u otra que PROMPERÚ señale.

10.4. El aliado estratégico será responsable de la elaboración y diseño de las piezas publicitarias, invitaciones, banners y/u otro material comunicacional de la campaña materia de la alianza. Las mismas deberán ser enviadas a PROMPERÚ para su aprobación, vía correo electrónico, con una anticipación no menor a quince (15) días calendario previo a la fecha límite de la entrega al medio.

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10.5. Todas las piezas comunicacionales que se diseñen para la campaña deberán contar con la aprobación previa y por escrito de PROMPERÚ, como requisito para su reproducción o difusión.

10.6. El aliado podrá presentar todas las piezas creativas con los motivos escogidos en sus diferentes formatos de adaptación al inicio de campaña para una aprobación única.

10.7. Cada aviso en Internet deberá incluir un link o enlace a la página Web del aliado estratégico donde se detalle los programas o paquetes turísticos ofertados; en caso de ser posible agregar un link, se deberá incluir uno directo a www.peru.travel u otro que PROMPERÚ señale, durante el plazo de ejecución de la campaña de publicidad. No se aceptará enlaces dirigidos a zonas específicas de la página Web del aliado estratégico (Página de inicio, información de otros destinos, etc.).

10.8. El aliado estratégico deberá agregar en la página de inicio de su Web oficial el link directo a la oferta de viajes motivo de la presente campaña cooperada.

11. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección de aliados estratégicos estará a cargo de un Comité Técnico de Selección ad hoc, en adelante el “Comité”. Dicho proceso se realizará según el cronograma establecido en el numeral 12 de las presentes bases.

El proceso comprende las siguientes etapas:

11.1. Convocatoria del proceso y registro de participantes: Las empresas interesadas en participar en el proceso, deberán registrarse a través del formulario electrónico “Registro de participantes”, disponible en el link del aviso de convocatoria. El registro podrá efectuarse desde el mismo día de publicada la convocatoria hasta un (1) día hábil antes de la fecha prevista para la presentación de las propuestas. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes.Una vez efectuado el registro, la empresa participante recibirá una notificación vía correo electrónico conteniendo el link para descargar las bases del proceso de selección.

11.2. Recepción de consultas sobre las bases: Las consultas sobre el contenido de las bases del proceso de selección deberán ser remitidas vía correo electrónico a la siguiente dirección: alianzasti@promperu.gob.pe, dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

11.3. Absolución de consultas: La absolución de consultas será efectuada por el Comité hasta 1 (un) día hábil antes de la fecha establecida para la recepción de propuestas. La(s) respuesta(s) será(n) remitida(s) vía correo electrónico de manera individual a la(s) empresa(s) participante(s) que la(s) formuló. Si el Comité lo considera conveniente, podrá emitir respuesta conjunta a todos los inscritos sin identificar a la empresa que realizó la(s) consulta(s).En caso que, como consecuencia de la absolución de consultas, sea necesario corregir, precisar o modificar las bases, estas serán publicadas en la página Web institucional de PROMPERÚ (http://www.promperu.gob.pe/index.asp), sin identificar a las empresas que realizaron las consultas.

11.4. Presentación de propuestas: Las empresas participantes deberán remitir sus propuestas a PROMERÚ al correo electrónico consignado en las presentes bases dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso de selección.Dichas propuestas deberán contener la siguiente documentación:

a) Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección (Anexo Nº 1 de las presentes bases).

b) Perfil de la empresa (Anexo Nº 2 de las presentes bases). c) Propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases). d) Copia simple del documento de identidad del representante legal, en caso de ser extranjero,

conteniendo la calidad habilitante para suscribir contratos, otorgada por la oficina de Migraciones.

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e) Promesa Formal de Consorcio, cuando aplique (Anexo N° 4 del Modelo referencial de bases), en la que se consignen los integrantes, el representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones. La promesa formal de consorcio deberá ser suscrita por cada uno de sus integrantes.

f) Presentación en formato PDF de la estrategia y acciones de comunicación e información adicional del plan de publicidad conjunta propuesto.

En el caso de consorcios, todos los integrantes que figuran en la promesa formal de consorcio, deberán presentar de manera independiente los documentos señalados en los literales b y d.

Todos los anexos deberán estar debidamente llenados y firmados por el representante legal de la empresa o por el representante común del consorcio, según corresponda; en formato PDF y en Excel (este último cuando aplique).

La omisión de cualquiera de estos documentos al momento de su presentación, originará la descalificación automática de la propuesta.

11.5. Evaluación de propuestas y selección de aliados: El Comité evaluará únicamente aquellas propuestas recibidas de postores debidamente registrados según se indica en el numeral 11.1 de las presentes bases y presentadas dentro del plazo establecido en las bases.

De considerarlo pertinente, el Comité podrá solicitar la opinión especializada de una Central de Medios para la evaluación del (de los) plan(es) de publicidad propuestos por las empresas participantes.

El Comité podrá seleccionar la(s) propuesta(s) de forma parcial o total, entendiéndose por selección parcial a aquel conjunto de actividades, pautas o inserciones de la propuesta técnico-económica, elegido por el Comité. En caso de selección parcial, el Comité consultará vía correo electrónico a la(s) empresa(s) participante(s) si mantiene(n) su interés en la ejecución de su(s) propuesta(s) en dichos términos. El plazo máximo para confirmar su interés es de tres (3) días hábiles contados desde el día siguiente de recibida la consulta. Si la(s) empresa(s) no ratificara(n) su interés dentro de dicho plazo, el Comité dará por rechazada(s) la(s) propuesta(s).

Los criterios y subcriterios de evaluación y puntajes mínimos y máximos son los siguientes:

Criterio SubcriteriosPuntaje Mínimo

*Puntaje Máximo

Ventas y pasajeros a ser transportados

Ventas estimadas producto de la campaña (S/) 30N° estimado de pasajeros a atender y/o transportar durante la campaña

Medios y soportes de comunicación que utilizarán y distribución de la inversión en ellos

Medios masivos (TV, radio o prensa) e inversión propuesta

35Publicidad digital e inversión propuestaMedios propios propuestos

Alcance de la campaña publicitaria Alcance estimado de impactos efectivos en el target (Se determinará según la propuesta de medios del punto anterior)

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Puntaje Total de Evaluación Técnica (PT) 100Bonificación adicional** (BA)

Puntaje Final de Evaluación Técnica (PT + BA)

* Puntaje mínimo: El puntaje mínimo aprobatorio para la evaluación técnica es de setenta (70) puntos. Las propuestas que no alcancen dicho puntaje serán descalificadas.

** Bonificación adicional: En el caso que la empresa participante haya incluido en su propuesta la realización de publicidad adicional sin costo para PROMPERÚ, se le otorgará una bonificación adicional al puntaje total de evaluación técnica obtenido, siempre que haya

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aprobado dicha evaluación. El puntaje máximo a asignar será de diez (10) puntos, en función al alcance de la publicidad propuesta.

11.6. Notificación de resultados: Los resultados del proceso de selección serán notificados por el Comité vía correo electrónico a cada una de las empresas participantes en la fecha y desde la dirección electrónica establecida en las bases del proceso, asimismo en la misma oportunidad serán publicados en la página Web institucional de PROMPERÚ (http://www.promperu.gob.pe/index.asp).Una vez notificados, se procederá con la formalización de la(s) alianza(s) con la(s) empresa(s) seleccionada(s).

12. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Etapas del proceso de selección Fechas *Convocatoria del proceso y registro de participantes Del __ de _____ al __ de _____ de 201__Recepción de consultas sobre las bases Hasta el __ de _____ de 201__Absolución de consultas __ de _____ de 201__Presentación de propuestas Hasta el __ de _____ de 201__Evaluación de propuestas y selección de aliados Del __ de _____ al __ de _____ de 201__ Notificación de resultados __ de _____ de 201__

(*) De estimarlo pertinente, el Comité podrá prorrogar las fechas previstas para cada una de las etapas en el cronograma del proceso de selección, debiendo comunicar la modificación del mismo, vía correo electrónico, a todas las empresas registradas.

13. FORMALIZACIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

13.1. La alianza estratégica se formalizará mediante la suscripción de un Convenio de alianza estratégica, según modelo en Anexo Nº 5 de las presentes bases, donde consten las obligaciones y derechos de ambas partes.

13.2. En caso que el plazo de ejecución de las actividades aprobadas en la propuesta técnico-económica se inicie en el siguiente ejercicio presupuestal, PROMPERÚ formalizará la alianza mediante la emisión del Convenio correspondiente, cualquiera sea el monto del aporte de PROMPERÚ.

14. EJECUCIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

14.1. Ninguna alianza estratégica podrá ser ejecutada de manera previa sin la suscripción del Convenio correspondiente, bajo responsabilidad administrativa disciplinaria y otras que se deriven de dicha inobservancia, ya sea para los servidores de PROMPERÚ como para el aliado, en lo que corresponda.

14.2. La Subdirección de Promoción del Turismo Interno (STI), deberá aprobar todas las acciones presentadas (artes, entre otros) previo a su ejecución, las cuales deberán contar con el visto bueno del Departamento de Estrategia Creativa y Contenidos de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones (SMC).

14.3. Será responsabilidad del aliado estratégico la coordinación y ejecución de las acciones de publicidad que le corresponden según el plan de publicidad conjunta aprobado, así como de los viajes de prensa de ser el caso.

14.4. Durante la ejecución del plan de publicidad conjunta, las partes, de común acuerdo, podrán realizar modificaciones en él siempre que: i) representen una oportunidad, ventaja o beneficio para PROMPERÚ; ii) los objetivos de la campaña no se alteren; y, iii) el impacto esperado no se vea afectado negativamente; para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) En caso de tratarse de reprogramaciones de las fechas establecidas en los cronogramas de ejecución de las pautas publicitarias comprendidas en las secciones IV y V del Plan de publicidad conjunta que forma parte del Convenio de alianza, que no implique modificar el

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monto y/o el plazo establecido en el Convenio de alianza original, estas serán coordinadas, sustentadas y aprobadas vía correo electrónico1.1

Todas las reprogramaciones deberán contar previamente con la aprobación de la STI antes de su realización.

b) Las modificaciones que no impliquen incremento del aporte de PROMPERÚ establecido en el Convenio de alianza original no requerirán de una adenda, estas serán coordinadas, sustentadas y aprobadas vía correo electrónico1, mediante el formato “Modificación del plan de publicidad conjunta”, Anexo Nº 6 del Modelo referencial de bases.

En el caso de reducciones, se podrá acordar la reducción proporcional de los aportes previstos por ambas partes, correspondiente a las actividades no ejecutadas.

Todas las reducciones y/o modificaciones deberán contar previamente con la aprobación de la STI antes de su realización.

c) Las modificaciones que impliquen incremento del aporte de PROMPERÚ o la necesidad de ampliar o reducir el plazo de ejecución establecido en el Convenio de alianza original, requerirán una adenda y deberán ser solicitadas por el Director de Promoción del Turismo a la Oficina de Asesoría Jurídica, antes de su ejecución, debiendo contar con la siguiente documentación:

c.1. Un informe técnico que sustente lo solicitado; y,

c.2. La certificación del crédito presupuestal pertinente.

La adenda respectiva se gestionará siguiendo la formalidad establecida en el convenio de alianza original. Dentro de la vigencia del convenio, las modificaciones, independientemente de su número, no podrán sumar un monto superior al 50% del monto establecido en el Convenio de alianza original.

14.5. De existir un saldo a favor en la ejecución de las acciones del plan de publicidad conjunta por parte del aliado, éste podrá realizar nuevas acciones dentro del horizonte de tiempo de la campaña en curso, previa aprobación de la STI.

15. SEGUIMIENTO DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

15.1. El aliado, dentro de los treinta (30) días hábiles de haber concluido la ejecución de la campaña o dentro de los plazos establecidos por las partes según la naturaleza de esta, deberá entregar la siguiente información y/o documentación:

a) Un reporte de actividades realizadas, según Anexo Nº 7 de las presentes Bases, el cual contendrá la siguiente información: Resultados obtenidos con apreciaciones cualitativas de la campaña ejecutada, recomendaciones y/o sugerencias sobre las actividades desarrolladas, indicadores de resultados y un resumen de la campaña de publicidad ejecutada en términos cuantitativos.

b) Evidencias de las inserciones realizadas (según sea el caso):

b1. Prensa/revistas: Un (1) ejemplar original del medio donde aparezca la inserción realizada.

b2. Radio y televisión: Un (1) reporte de la emisión de spots o menciones emitido por el medio y/o por una empresa de investigación de medios.

b3. Mailings o newsletters: Un (1) reporte de cantidad de envíos realizados, cantidad de recepciones completas y cantidad de respuestas e impresión de cada soporte.

b4. BTL: Un (1) reporte con número de visitas, interacciones, impactos, material fotográfico, base de datos registrada.

b5. Campaña digital: Un (1) reporte de google analytics de la campaña digital desarrollada, con la cantidad de clicks, CTR (Click Through Ratio) de cada pieza. Se deberá

1 1 Los correos que se generen, deberán ser impresos e incorporados en el expediente de la alianza, los que conjuntamente con los formatos de modificaciones de ser el caso, deberán ser adjuntados al “Reporte de actividades realizadas”, Anexo Nº 7 del Modelo referencial de bases, que presente el aliado durante o al término de la alianza estratégica, según lo establecido por ambas partes.

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presentar también los pantallazos de los banners y/u otra publicidad que forme parte de la campaña digital.

b6. Alguna otra que la STI y el Departamento de Gestión de Medios Tradicionales de la SMC determinen conveniente, mediante la cual se acredite el cumplimiento contractual de las obligaciones.

El aliado deberá proporcionar además de la evidencia señalada en el literal b), un vínculo a un medio de almacenamiento virtual, que contenga los archivos digitales de dicha evidencia; así como los spots y/o comerciales de ser el caso.

15.2. PROMPERÚ, de estimarlo conveniente, podrá, dentro del periodo de ejecución de la campaña, solicitar al aliado estratégico, vía correo electrónico u otro medio, información sobre los resultados parciales obtenidos y/o evidencias de las publicaciones emitidas, la misma que deberá ser remitida en un plazo no mayor a quince (15) días calendario de recibido dicho requerimiento.

16. RESOLUCIÓN DEL CONVENIO DE ALIANZA ESTRATÉGICA

El Convenio de alianza estratégica podrá ser resuelto por las siguientes causales:

a) Por mutuo acuerdo de las partes, el cual deberá ser expresado por escrito.

b) Imposibilidad de ejecución del Convenio por razones no imputables a las partes (caso fortuito o fuerza mayor).

c) Incumplimiento de alguna de las cláusulas del Convenio por una de las partes, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

En caso de incumplimiento del Convenio de alianza estratégica por parte del aliado, PROMPERÚ se reserva el derecho de no admitir su participación en los próximos procesos de selección que convoque, por un período no menor a dos (2) años contados desde la fecha de su notificación.

17. ANEXOS

- Anexo Nº 1: Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases

- Anexo Nº 2: Perfil de la empresa

- Anexo Nº 3: Propuesta técnico–económica

- Anexo N° 4: Promesa formal de consorcio

- Anexo Nº 5: Modelo de convenio de alianza estratégica de publicidad conjunta

- Anexo Nº 6: Modificación del plan de publicidad conjunta

- Anexo Nº 7: Reporte de actividades realizadas

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