MICROSOFT ACCESSES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS INCLUIDO EN EL PAQUETE

OFIMÁTICO DENOMINADO MICROSOFT OFFICE.

ACCESS ES UN GESTOR DE DATOS QUE RECOPILA INFORMACIÓN RELATIVA A UN ASUNTO O PROPÓSITO PARTICULAR, COMO EL SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DECLIENTES O EL MANTENIMIENTO DE UNA COLECCIÓN DE MÚSICA, ETCÉTERA.

¿PARA QUÉ SIRVE?

ACCESS

Permite gestionar datos de manera

fácil, sencilla y práctica mediante

diversas herramientas

Sirve para realizar cualquier cambio o modificación en la base de datos ya

existente, permitiendo así que el usuario pueda corregir o agregar cualquier

información.

También es un sistema gráfico que posibilita aprovechar al máximo las bases de datos

debido al uso de varias herramientas especializadas que

trae consigo

Facilita la administración de datos mediante la

busqueda eficiente de los mismos, y permite la

creación de formularios, gráficos y combinanciones

de informes.

CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT ACCESS

• En Access 2013, puede crear nuevas aplicaciones web de Access en las que los objetos de base de datos y los datos se almacenan en SQL Server o una base de datos SQL de Microsoft Azure, por lo que puede compartir los datos en su organización con aplicaciones locales de SharePoint 2013 o Office 365 para empresas.

• Las bases de datos basadas en SQL de Access 2013 reportarán gran parte de las ventajas de los ADP.

• Algunas alternativas a los ADP:

• Convertir el ADP en una solución de aplicación de Access.

• Convertir el ADP en una base de datos de escritorio de Access vinculada.

• Convertir el ADP en una solución basada en SQL completa.

• Importar objetos a un archivo ACCDE y, después, crear tablas vinculadas a los datos existentes con una versión anterior de Access.

• ACCDB es el formato recomendado para las bases de datos de escritorio.

• Abra el archivo de base de datos de Access 97 en una versión de Access posterior a Access 97 (pero anterior a Access 2013) y conviértala a una versión no anterior a Access 2000. Access 2013 admite Access 2000 y versiones posteriores hasta Access 2010.

• El tipo de datos Texto ahora se llama "Texto corto". Un campo Texto corto puede contener un máximo de 255 caracteres en una base de datos de escritorio, mientras que en una aplicación de Access el límite de caracteres predeterminado es de 255, si bien puede aumentar a 4.000 en las propiedades de campo.

• El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto largo". Un campo Texto largo puede contener un máximo de aproximadamente un gigabyte de datos en una base de datos de escritorio, y de 2^30-1 bytes en una aplicación de Access.

• Los menús y barras de herramientas de Access 2003 aparecen recogidos en la pestaña Complementos de la Cinta. También se pueden agregar a un grupo personalizado de la Cinta, o usar RibbonX y XML para crear una cinta personalizada para la base de datos de escritorio.

¿CÓMO REALIZAR UNA TABLA?

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla.

En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

• En el lado izquierdo está el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

• El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

• Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

• Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debemos ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.

TIPOS DE RELACIONES Relación uno a

uno cuando un solo registro de una tabla se relaciona con un solo registro de otra

tabla y viceversa.

Relación uno a varios cuando un

registro de una tabla está relacionado con

varios registros de otra tabla.

Relación varios a varios cuando varios

registros de una tabla están

relacionados con varios registros de

otra tabla.

TIPOS DE DATOS • Para caracteres alfanuméricos,

incluido texto, o texto y números, que no se utilicen en cálculos

• Para texto con una longitud de más de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen notas, descripciones extensas y párrafos con formato de texto, como negrita o cursiva.

TEXTO

• Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para especificar si el campo es compatible con el texto con formato.

• Establezca la propiedad Sólo anexar de un campo Memo en Sí para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando éste cambie.

MEMO

TIPOS DE DATOS

• Para almacenar valores numéricos (enteros o fraccionarios) que se van a utilizar en cálculos, excepto valores monetarios.

Numero

• Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

Fecha y Hora

• Para almacenar valores monetarios (moneda).

Moneda

TIPOS DE DATOS

• Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro.

Autonumeración

• Para valores booleanos: Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

Si/No

• Para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

• Hasta 1 gigabyte

Objeto OLE

TIPOS DE DATOS

• Para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto), como imágenes digitales (fotos y gráficos) o archivos creados mediante otros productos de Microsoft Office.

Datos Adjuntos

• Para almacenar hipervínculos, que proporcionan acceso con un solo clic a páginas Web mediante una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También se pueden establecer vínculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hipervínculo

• Para iniciar el Asistente para búsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Asistente para búsquedas

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

• Access te permite configurar o determinar la forma en que se van a almacenar y a mostrar los campos que necesitas crear en una tabla de una Base de Datos. Dependiendo del tipo de datos definido para un campo específico, Access mostrará las propiedades disponibles para ese tipo de datos en particular.

• Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar, moneda, etc., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc.

• Cuando varias personas escriben datos en la base de datos, puede definir el modo en que los usuarios deben escribir los datos en campos específicos para ayudar a mantener la coherencia y para que la base de datos sea más fácil de administrar.

• Puede establecer un formato específico para la máscara de entrada y seleccionar otro formato para que los mismos datos se muestren de una manera diferente.

QUE ES VALOR PREDETERMINADO?

• El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

QUE ES UNA REGLA DE VALIDACIÓN?• Esta propiedad de Acces permite establecer las condiciones que debe

satisfacer el valor que va a ser introducido en un campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de VALIDACION de Access.

QUE ES REQUERIDO?• Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que

asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

QUE ES INDEXADO?

• Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

CRITERIOS EN UNA TABLA

• Un criterio es similar a una fórmula . Es una cadena que puede estar formada por referencias de campo, operador y constante. Los criterios de consulta también se conocen como expresiones.

• En el siguiente vídeo, se muestra cómo usar los criterios para un campo de texto.

• En la tabla siguiente, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.

Criterio

>25 y <50

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30

Es Nulo

DescripciónEste criterio se aplica a campos Número, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50.

Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.

Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.

CRITERIOS PARA CAMPOS TEXTO, MEMO E HIPERVÍNCULO

• Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño.

CRITERIOS PARA CAMPOS NÚMERO, MONEDA Y AUTONUMERACIÓN

• Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

CRITERIOS PARA CAMPOS FECHA/HORA

• Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

¿CÓMO REALIZAR UN INFORME?

Para esto tenemos que seguir los siguientes pasos.

PASO N°1 • Abrir la tabla o consulta que se desea utilizar para su informe, en esta ocación se abrirá una tabla

llamada clientes

PASO N°2

PASO N°3Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.

• Seleccionar la pestaña “Crear” y ahí se encontrará el comando reporte

PASO N° 41. Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.

COMO REALIZAR UNA CONSULTA EN MICROSOFT ACCESS

• Consulta de selección

• Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.

• También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se devuelven. Por ejemplo, buscar solo los productos con un precio superior a 10,00 dólares.

• SUGERENCIA: Una consulta de selección también funciona bien cuando necesita extraer datos de varias tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.

• En este artículo, se describe cómo crear una consulta de selección sencilla en bases de datos de escritorio y en aplicaciones de Access.

CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO• Por ejemplo, en una base de datos de escritorio con una tabla de Productos, para ver solo los

nombres de los productos y el precio de cada uno, puede crear una selección con el Asistente para consultas: en la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas y deje que el asistente le guíe a través del proceso de creación y ejecución de la consulta.

• Pero, si quiere agregar criterios a la consulta, use el Diseñador de consultas:

• Haga clic en Crear > Diseño de consulta.

• En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.

• Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos Nombre del producto y Precio en lista.

• En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo, >=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares.

CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA APLICACIÓN DE ACCESS• La creación de la misma consulta en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior,

con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el explorador:

• Haga clic en Inicio > Avanzadas> Consulta.

• En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.