Bi 177 2015 Solicitacoes de Coletas Reversa Pea
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São Caetano do Sul, 9 de setembro de 2015.
COMUNICADO P A 177/2015.
À Rede de Concessionárias, Distribuidoras e Unidades de Serviço Chevrolet
At.: Gerência de Pós Vendas; Gerência de Peças e Gerência de Garantia
Este comunicado substitui as informações do Comunicado de P&A 030/2015 e tem como objetivo informar
de melhorias que serão implementadas, baseadas em observações feitas nas dificuldades e sugestões da
rede, no processo de agendamento de coletas de peças para devoluções.
Segue abaixo o procedimento atualizado para solicitação de coleta para envio de peças ao CPG e aos CLCs a
partir do dia 11/09/2015.
PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÕES DE AGENDAMENTO PARA COLETAS
Todo pedido de agendamento de coletas para devoluções de peças, tanto para São Caetano do Sul, como
para Sorocaba e Guarulhos, deverá ser feita da seguinte forma:
1) Preencha todos os campos obrigatórios do formulário atualizado, conforme definições e instruçõesabaixo:
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Definição dos Campos no formulário:
1.
Local de destino da devolução:
a. São Caetano do Sul: Peças para análise do setor de garantia, peças usadas, solicitadas pelo CPG;
b. Sorocaba e Guarulhos: Devoluções e Anomalias;
2. Informações do contato dentro da concessionária responsável pela coleta da peça, caso a transportadora
ou GM necessite contatar a concessionária. Formulários preenchidos com nome da concessionária no
campo 2 serão devolvidos e não serão agendados. O contato não é o Reversa, o contato é alguém da
concessionária. Só deve ser preenchida a SIGLA do estado (ex. para São Paulo – SP, para Amazonas –
AM). Se houver mais de um e-mail de contato, separe utilizando ponto e vírgula (;). Se os e-mails não
forem separados desta maneira, a concessionária não irá receber o agendamento.
O código da concessionária nesse quadrante é o código da concessionária ONDE SERÁ FEITA A COLETA.
Esta concessionária poderá ser diferente da emissora da NF. O código da concessionária deverá ter 6
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dígitos e seguir o padrão XXX001, ou seja, no caso de ser a concessionária A21, o código será A21001.
Qualquer informação preenchida fora deste padrão, irá impedir o agendamento.
3.
Dados da nota fiscal de devolução a ser coletada. Estas informações devem ser iguais às informações da
NF emitida para a GM. O CNPJ deve ser o relacionado com o código da concessionária preenchido neste
quadrante. Se houver divergência, a coleta será recusada no destino e os volumes retornarão para a. O
código da concessionária deverá ter 6 dígitos e seguir o padrão XXX001, ou seja, no caso de ser a
concessionária A21, o código será A21001.
4.
Deve ser preenchido apenas para devoluções aos CLCs em Sorocaba e Guarulhos, com o número do
processo gerado pela GMB na autorização para a devolução. Segue abaixo imagens dos locais onde é
informado o número do processo GMB nos e-mails recebidos em casos de:
a.
Anomalias:
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b. Devoluções:
Em casos de devoluções para São Caetano do Sul, o campo deverá ser deixado em branco. Nãopreencher com números de notas fiscais, textos ou quaisquer outras coisas. Números adicionados a mão
são ressalvas e alterações. Ressalvas e alterações não são aceitas.
5.
Números das notas fiscais a serem coletadas. Não incluir textos neste campo. Preencha apenas UMA
nota por célula. Todas as notas fiscais que constarem nestes campos, devem ter o mesmo destino, onde
os dados do destinatário das NFs devem ser iguais aos do campo 3. Caso a quantidade de células não
sejam suficientes, encaminhar os Processos e NFs restantes em nova solicitação.
Números adicionados a mão não serão aceitos. São ressalvas e alterações. Ressalvas e alterações não são
aceitas.
6. Se for necessário um veículo especial para esta coleta, como um veículo com rampa, por exemplo,
preencha o quadro com o “X”. Apenas um “X”. Quaisquer outras informações preenchidas neste quadro
não serão aceitas e interpretadas pelo sistema. A coleta poderá, devido a isso, não ser efetuada.
7. Número total de volumes e o peso total a ser coletado. A unidade de medida deve se em QUILOS (kg) e
as casas decimais do peso devem ser separadas com virgulas (,) e não com pontos (.).
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Exemplo: 5,5 e não 5.5.
Caso as casas decimais estejam separadas com pontos, pode haver problemas na coleta.
2) Após preenchimento do Formulário de Coleta conforme mostrado acima, anexá-lo ao e-mail,seguindo o exemplo de assunto abaixo:
Exemplo: SOLICITAÇÃO DE COLETA DE PEÇAS – SP
3) A solicitação de coleta só deverá acontecer após a concessionária efetuar o processo de emissão denotas fiscais e embalagens das peças a serem enviadas.
4) É obrigatório constar no corpo da Nota Fiscal os números das transações gerados pelo GW para
devoluções à São Caetano do Sul.
5) O agendamento será feito em até 3 dias úteis após o envio da solicitação. O envio de e-mailssolicitando o status antes do prazo de 03 dias úteis não é recomendado, pois além de não agilizar o
processo pode tornar o processo mais lento.
6) A data de coleta será informada no e-mail de agendamento. Não existem mais as datas de ciclo porconcessionária.
7) O envio do Formulário de Coleta é essencial para controle das notas fiscais e volumes coletados nasconcessionárias Chevrolet evitando o extravio. O não envio deste documento acarretará no nãoagendamento da solicitação de coleta.
8) O processo de agendamento de Coletas foi automatizado. Caso as instruções de preenchimentodescritas no item 1 não sejam seguidas, o agendamento não poderá ser realizado e o e-mail será
devolvido.
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9) Processos de devolução não autorizados pelo [email protected] e/ou [email protected] serão recusados pelo CLC, com frete a ser pago pela concessionária, onde a
GMB irá repassar os custos de Frete para a mesma através de emissão de carta de débito.
10) Volumes e notas fiscais enviados pela transportadora, que não tenham chamado aberto peloREVERSA P&A, serão devolvidos, podendo acarretar no débito pelo destino.
A AUTORIZAÇÃO
Segue abaixo modelo da autorização que a transportadora receberá para realizar a coleta e a definição de
cada campo novo:
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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A.
Data no qual foi realizado o agendamento;
B. Número do chamado gerado pelo Reversa P&A, onde as 3 primeiras letras demonstram o local de
destino do chamado;
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C.
Dados para coleta – Onde a transportadora irá coletar o chamado aberto.
D. Dados de destino no qual o chamado deverá ser entregue;
E. Informações referentes ao emissor da NF de Devolução para a GM;
F. Quando for o caso, ou seja, devoluções para os CLCs de Guarulhos ou Sorocaba, os processos serão
mostrados nestas células. Se a devolução for destinada ao CPG, em São Caetano, as células deverão
estar em branco;
G. Relação de NFs solicitadas para a coleta;
H. Transportadora que está autorizada a realizar a coleta. Caso a concessionária entregue o volume a
outra transportadora, sem ser a designada na autorização, a mesma poderá ter problemas futuros
no qual serão de responsabilidade da própria concessionária;
I. Número total de volumes e o peso total da coleta;
J. Quando solicitado pela concessionária no formulário enviado, será mostrada esta observação,
informando a transportadora que será necessário um veículo especial para esta coleta;
K.
A concessionária deve preencher este campo no momento da coleta com a data no qual foi coletado
o chamado de fato.
L. Campo no qual deve ser preenchido com os dados do motorista e assinado pelo próprio;
M.
Campo no qual deve ser preenchido com os dados de quem entregou os volumes à transportadorae assinado pelo próprio;
N. Comprovante de coleta a ser assinado pelo motorista e destacado. Este comprovante fica com a
concessionária, evidenciando a coleta.
Observações Gerais:
I. Devem ser feitas solicitações diferentes para cada destino. Não coloque em apenas um formulário
notas destinadas a locais diferentes, pois serão conferidas as autorizações com os destinatários dasnotas fiscais autorizadas. Se houver alguma NF com destino divergente, todos os volumes
retornarão para a concessionária.
II. A responsabilidade do e-mail [email protected] é da GM.
III. A Equipe Reversa P&A não é uma transportadora. Eles gerenciam os agendamentos com as
transportadoras, em substituição à CEVA.
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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IV.
A transportadora que fará a coleta continua sendo a mesma de sua concessionária, conforme tabela
abaixo:
Região Transportadora
Norte Bertolini
Centro-Oeste Favorita
Nordeste Tecmar
Sudeste Ceva
SulPenske
V. Envie apenas 1 (um) e-mail por solicitação. O envio de mais de um e-mail referente ao mesmo
processo não irá surtir efeito no sentido de tempo de resposta. Caso sejam enviados e-mails em
duplicidade, poderão ocorrer erros no agendamento e problemas com a coleta e os chamados
cancelados.
VI. A Equipe Reversa P&A irá encaminhar um e-mail com a autorização para a transportadora. O e-mail
do solicitante estará em cópia para ciência do agendamento, e será utilizado o e-mail preenchido no
próprio formulário como e-mail de contato.
Importante: Caso o e-mail preenchido no formulário esteja errado, a concessionária não receberá
o e-mail de agendamento, ocasionando erros na coleta. Sempre confirme o e-mail preenchido
antes de enviá-lo.
VII. NÃO altere as características do formulário (cores, imagens, acrescentar ou diminuir colunas, mesclar
células, etc.). O sistema de leitura foi automatizado e não irá processar as informações caso o
formulário seja alterado. FORMULÁRIOS ALTERADOS NÃO SERÃO ACEITOS.
VIII.
É essencial o preenchimento correto das informações em todos os campos do formulário.IX. Só serão agendadas coletas enviadas com o formulário novo a partir da data designada no início
deste documento.
X.
Caso o formulário seja enviado com alguma informação incorreta, não serão possíveis correções
posteriores. Será necessário primeiro o envio de um e-mail para [email protected] solicitando o
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cancelamento do processo agendado erroneamente e, somente após a confirmação do
cancelamento, deve ser enviada uma nova solicitação, com o formulário corrigido em anexo.
XI. O formulário deverá ser encaminhado em arquivo Excel (.xls ou .xlsx). Outros formatos não são
aceitos pelo sistema, impossibilitando o agendamento.
XII.
Aos concessionários dos Estados de MG e RJ, devido à questões fiscais em relação a validade de suas
NFs, por favor, encaminhar as solicitações referentes a coletas até o meio-dia (12:00h), para que haja
tempo da coleta ser agendada.
XIII. Caso os volumes não estejam prontos no momento da coleta, o chamado será cancelado
automaticamente e será necessária a solicitação de outro agendamento.
XIV.
A etiqueta a ser anexada aos volumes permanece a mesma.
Fernando C. Casagrande
Ger. Engª Industrial e Logística P&A