Book summary del libro:

EL EJECUTIVO AL MINUTO Kenneth Blanchard y Spencer Johnson

Copete:

Un joven quiso conocer a un personaje muy peculiar: un ejecutivo que resolvía cuestiones importantísimas, dedicando sólo un minuto de su tiempo al día. A través de esta alegoría, los autores de este libro demuestran y desarrollan un método aplicado con éxito en varias empresas. Consiste en concentrarse en la autonomía, la responsabilidad y la capacidad del personal, disminuyendo el tiempo destinado a reuniones intrascendentes y concentrándose sólo en los objetivos básicos.

Existen distintas teorías de management, gerenciamiento, dirección de personal o como quiera llamárselo, que apuntan a lograr los mismos objetivos: conseguir mayor eficiencia sin mayores costos en tiempo o dinero para la empresa. Sin embargo, contrariamente a lo que suele pensarse, no es necesario invertir demasiadas horas al día ni semanas de tediosas reuniones para amalgamar un grupo humano que funcione correctamente. Distintos estudios de comportamiento humano en las organizaciones comprobaron que las personas que trabajan armoniosamente unas con otras, son las que obtienen mejores resultados en su desempeño individual y colectivo. Los ejecutivos que entiendan y reconozcan a su personal verdaderamente como el más importante de sus activos, habrán descubierto la clave para conducir. Si logran eliminar casi todos los conflictos y una identificación de los miembros de su equipo con sus tareas y responsabilidades, su resultado es tan poderoso que sus intervenciones serán mínimas. He aquí la historia que relatan Kenneth Blanchard y Spencer Johnson en “El ejecutivo al minuto”. La búsqueda En cierta ocasión, un joven había escuchado relatos de la existencia de un ejecutivo con el cual todos se sentían a gusto y lograba sorprendentes resultados. Luego de contactarse con la secretaria, se le invitó a una entrevista que podía realizarse cualquier día de la semana, menos los miércoles por la mañana en el horario de 9 a 11 horas. Cuando el joven concurrió a verlo, intrigado, le preguntó qué hacía en esas reuniones tan importantes pero tan limitadas en tiempo. El ejecutivo respondió que en ese lapso discutía con el personal proyectos, planes y estrategias para la semana siguiente y que las decisiones tomadas allí responsabilizaban tanto a su personal como a él mismo. El fin de las reuniones era obtener mas eficiencia, productividad y resultados, pero contando con el personal. La clave de un buen rendimiento, confió el ejecutivo al joven, era ayudar a las personas a sentirse satisfechas con su trabajo, colaborando con ellos. Se necesita poco tiempo para obtener grandes resultados. Primer secreto: Previsión de objetivos en un minuto Esta es la base de la ”Dirección al minuto”. Cuando en las empresas se pregunta al personal qué hacen y luego se formula la misma pregunta a los directivos, seguramente se obtendrán respuestas muy diversas. El método utilizado por el “Ejecutivo al Minuto” eliminaba esas discrepancias porque, tanto empleados como gerentes, sabían lo que tenían que hacer cada uno. Juntos habían planeado los objetivos y las responsabilidades, y se autocontrolaban. La previsión de objetivos consistía en un resumen de los problemas a resolver y los temas a tratar, escritos en una hoja de papel y cuya extensión no debía exceder las 250 palabras. Cada una de las partes, empleado y directivo, se quedaban con una copia de modo de poder chequear la evolución de su trabajo.

“Si se sabe cuál es la tarea, es lógico que se sepan cuáles son las responsabilidades que caben hasta alcanzarlas”, dijo el ejecutivo al joven Trenell. Las previsiones de objetivos identificaban problemas en términos prácticos, sin comentarios sobre pensamientos y actitudes, sino planteando objetivos en términos medibles y observables. Las características que debían seguir eran las siguientes: 1) Concretar objetivos 2) Prever los medios para la realización práctica 3) Escribir los objetivos en una hoja sin superar las 250 palabras 4) Leer y releer cada objetivo, lo que demandará un minuto cada vez que lo haga 5) Durante el día, dedicar un minuto a analizar cómo marcha su tarea 6) Cerciorarse de que la realización práctica de su tarea concuerda con su objetivo Segundo Secreto: Los elogios de un minuto Pronto el ejecutivo le confió al joven que la forma de mejorar resultados era mejorar la actuación. “Quien disfrutaba de su trabajo debía saber en forma inequívoca cuándo las tareas habían sido buenas y cuando no. Al principio sería incómodo, pero luego el intercambio crítico y constante sería de gran utilidad por haber hecho una previsión de objetivos en forma conjunta”, le dijo. Al principio, reconoció el ejecutivo, la relación con sus empleados es algo tensa. Los perseguía incansablemente y ellos podían interpretar esa actitud como algo sofocante o teñida de falta de confianza. Pero, muy por el contrario respecto de la actitud habitual, el original ejecutivo los seguía con el fin de sorprenderlos “in fraganti”, con las manos en la masa… ¡¡Haciendo algo útil y bueno para la empresa!! Sí, en esta firma algo alocada, no se buscaba lo malo para la reprimenda inmediata, sino concentrarse en los éxitos de la gente. Se consideraba que un ejecutivo ascendería más rápido y mejor cuando más elevado fuera el desempeño del personal a su cargo. Los elogios de un minuto también tenían ciertas características a cumplir: 1) Decir sin rodeos al personal su opinión sobre la marcha del trabajo 2) Elogiar inmediatamente cuando lo merezcan 3) Decir concretamente qué han hecho bien 4) Comunicar la satisfacción por lo excelente de su labor y explicar de qué manera

esto beneficia a la organización y a las demás personas que trabajan en ella 5) Guardar un minuto de silencio para que noten qué satisfecho está 6) Estrechar la mano para que quede claro que se apoya su éxito en la

organización

Pero no todos eran halagos, lógicamente. Cuando el joven Trennell fue a visitar a la Secretaria del ejecutivo, la Srta. Brown, ella le reveló otros secretos. En primer lugar el área a cargo del Ejecutivo al minuto era la más eficiente de todas, incluyendo las sucursales y filiales que operaban en el extranjero. Una de las razones de tal éxito era la independencia que otorgaba a la gente que formaba. Generalmente, cuando dejaban de estar bajo sus órdenes, los nuevos ejecutivos formados pasaban a conducir su propia Unidad, aplicando el mismo método con idénticos resultados. Tercer Secreto: Las reprimendas de un minuto Otro de los pilares del método al minuto era las reprimendas cortas, furtivas pero muy efectivas para detectar errores y remediar conductas indeseadas. Debían, como siempre, observarse ciertas pautas: Primera parte de la reprimenda. 1) Decir de antemano a los miembros del personal que les hará saber cuando

trabajan bien o mal 2) Reprenderlos inmediatamente 3) Decir en concreto qué han hecho mal 4) Comunicar qué se piensa en términos inequívocos 5) Guardar unos segundos de incómodo silencio para hacer entender lo incómodo

que se está Segunda parte de la reprimenda. 6) Dar la mano o alguna palmada en la espalda para dar a entender que, pese a la

reprimenda, Ud. se halla honestamente al lado de ellos 7) Recordar que los tiene en gran estima 8) Reafirmar el buen concepto que tiene de ellos, pero que esta vez no puede

elogiar su trabajo 9) Dar a entender que cuando la reprimenda se acabó, realmente se acabó Una historia dentro de la historia Después de estas lecciones, el joven quiso saber por qué funcionaba el sistema. Paso seguido, el ejecutivo le relató una historia contundente. Una vez él había salido de la empresa, después de haber terminado el horario de oficina, y se dirigió a una cafetería cercana. Allí jugaban bolos y se sorprendió al ver a un empleado problemático de la firma jugando con gran entusiasmo y saltando y gritando de

alegría cuando había embocado un tiro y derribado la mayoría de los bolos. Esa conducta y algarabía no se conocía durante sus horas de trabajo, las cuales transcurrían con desgano y provocando frecuentes conflictos y disputas. En ese momento sufrió una iluminación y comprendió que el empleado no era culpable de su situación. Mas bien lo eran los ejecutivos a cargo. Si ellos no planteaban qué se esperaba de su personal, lo más probable sería que ellos anduviesen por su vida laboral “cómo bola sin manija”, es decir, sin saber dónde están los bolos y dónde pegarles. Muchas veces los directivos, por un orgullo mal entendido, guardan información, no se comunican o simplemente piensan que cuando más errores y castigos impongan a su personal, más reconocimiento obtendrán de sus superiores por cuidar los intereses de la empresa. Así sólo se logrará mantener a la gente desconectada, en su contra, y con un rendimiento bajísimo por su falta constante y creciente de motivación. Cuanto menos disfruten y entiendan su tarea, peor la harán, y el ejecutivo será el responsable. Después de estas explicaciones, el joven Trenell entendió cómo funcionaba el sistema. Le restaba aún entender por qué funcionaba tan bien en detrimento de los métodos tradicionales. En síntesis, se trata de sentido común En El Ejecutivo al Minuto, las causas del buen funcionamiento se basan en los tres aspectos primordiales del método. En primer lugar, la previsión de objetivos. Implica invertir tiempo en el personal, y esto es lo más importante. Un minuto dedicado a quienes están bajo su mando contribuye a forjar una relación duradera y armoniosa. Es fundamental, entonces, examinar objetivos, comprobar el rendimiento y adecuar el trabajo con las tareas. Los elogios, por otra parte, dan buenos resultados por su aplicación al aprendizaje del individuo. Las personas adultas también necesitan estímulos mientras se les está enseñando una nueva tarea. Sería impensable suponer que, ante el menor tropiezo o balbuceo de un niño que comience a caminar o hablar, los padres decidieran dejarlo librado a su suerte para que siga solo su evolución. Lo más probable es que, al primer paso o la primera palabra, papá, mamá, tíos o abuelos lo cubran de besos, abrazos, sonrisas y algarabía general. El niño sabrá que va por el rumbo correcto y, poco a poco, se superará hasta llegar a la perfección. En las empresas, excepto que contraten genios, no se podrá contar con una fuerza laboral competente si sólo se dedican a recalcar y castigar los errores y dejar pasar los logros sin recompensas ni halagos. El personal, hastiado y atemorizado, recurrirá a una suerte de auto introspección. No hará nada, o casi nada. Fingirá trabajar para cubrir las apariencias y no asumirá ningún riesgo por miedo a fracasar. Como consecuencia, la empresa se estancará irremediablemente, convirtiéndose en lenta y poco competitiva. Finalmente, las reprimendas también cumplen una función: permitir la retroalimentación de las acciones del individuo con las expectativas que se tienen de él y las que se supone son las correctas. Un error gravísimo y harto utilizado es esperar al día en que se realiza una “Evaluación de Desempeño” para echar en cara del empleado todo lo que no hizo bien o los errores o malas acciones acumuladas a

lo largo de días, semanas o meses. Es probable que el tono del reclamo no sea el adecuado, y tanto directivo como subordinado terminen a los gritos e insultos o, lo que es peor, se encierren en el más profundo de los silencios generando resentimientos, frustración y deteriorando su relación. Por el contrario, cuando se sabe qué es lo que se espera exactamente de cada uno porque se han creado conjuntamente pautas mínimas de trabajo y actuación, las rectificaciones a tiempo subsanarán muchas dificultades, ayudando a reconocer errores propios e impulsando a acceder a una sana autocrítica. El joven de la historia, ya más satisfecho, comprendió las claves del Método del Minuto y, finalmente, convertido en un nuevo Ejecutivo pudo aplicarlo a lo largo de los años con la gente que él mismo formaba, logrando idénticos resultados satisfactorios. Esta breve y simpática historia refleja la importancia de creer en la gente ante todas las cosas. El personal es el capital más importante, suele comentarse en muchas empresas, pero sólo en el discurso. Este concepto, llevado a la práctica, no parece imposible de aplicar según lo relatado en el libro. Requiere una dosis de paciencia, otra de humor, y algo más de respeto y afecto verdadero por las personas. Estos ingredientes, sumados a una cuota de ingenio y creatividad bien incentivadas, serán la fórmula ideal para lograr, además de buenos resultados, un ambiente saludable y ameno para quienes tienen la fortuna de concurrir todos los días a cumplir funciones en cualquier lugar de trabajo.