BMM Modelo de Negocio Bienes

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

1

Proyecto:

Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C. Enoch Vasquez S.

Enero, 2007

Tabla de Contenido Pgina

Introduccin 1

1. Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2

2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3

2.1. Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.2. Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3

3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 5

3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 6

3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 6

3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3.2.1.1. Proceso de Incorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 7

3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3.2.1.3. Proceso de Desincorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . 26

3.2.1.4. Proceso Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes 42

3.2.2. Procesos de Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.2.2.1. Proceso de Inventario Fsico de Bienes . . . . . . . . . . . 45

3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 48

3.3.1. Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes . . . 48

3.3.2. Proceso Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes . . . . . . . . . 50

4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61

6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 66

7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 68

Anexo A: Planillas y Formatos A-1

Anexo B: Glosario B-1

Bibliografa C-1

Introduccin Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatizacin e integracin administrativa de la Universidad de Los Andes y especficamente en lo relativo a la gestin administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a continuacin un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del proyecto para la Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA. El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o contexto donde el Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo que este ltimo proporcione los servicios de informacin requeridos para cumplir con tan importante misin dentro de la administracin universitaria. Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes, servir para representar tanto grficamente como textualmente diferentes aspectos relacionados con la administracin de los activos fijos de la universidad. Dicho modelo permitir describir los objetivos que el rea financiera debe alcanzar para el control fsico de estos bienes. Los procesos y actividades que sern realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar estos procesos, as como el marco legal que regula dichos procesos. As mismo, la identificacin de actores (personas o mquinas) responsables de la ejecucin de estos procesos y la definicin de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe en el mtodo de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por J. Montilva y J. Barrios [1]. El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuacin: La seccin 1, define en trminos generales el sistema de registro y control de bienes y

su contexto. La seccin 2, describe los objetivos generales y especficos de este sistema de

actividades (modelo de objetivos). La seccin 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir

dichos objetivos (modelo de procesos). La seccin 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, as como la

estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de actores/unidades).

La sesin 5, seala las reglas de negocio que regulan la ejecucin de estos procesos, las cuales estn representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).

La seccin 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).

La seccin 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para ejecutar estos procesos (modelo de objetos).

1 Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios, polticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles, propiedad de la Universidad de Los Andes. As como tambin, el control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos. Entindase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duracin que no estn adheridos fsicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes. Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a travs de los procesos de solicitud, adquisicin y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o producidos internamente en la institucin. Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control perceptivo, verificacin de comprobantes, asignacin de cdigos de inventario y rotulacin de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes, crendose un registro nico de identificacin por cada bien registrado en el inventario. As mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos fijos de la institucin todos los bienes muebles adquiridos.

Sistema de RegistroSistema de Registroyy

Control de BienesControl de Bienes

Sistema Sistema de de

ComprasCompras

SistemaSistemadede

ContabilidadContabilidad

Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA

Sistema de RegistroSistema de Registroyy

Control de BienesControl de Bienes

Sistema Sistema de de

ComprasCompras

SistemaSistemadede

ContabilidadContabilidad

Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA

2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Segn lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes [2], artculo 1, donde hace mencin que el principal objetivo de esta rea administrativa es la de practicar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la Universidad de Los Andes. Entendindose como control fsico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la Universidad. Basados en este objetivo principal, as como de la misin y visin que se tiene de esta rea administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.

2.1 Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada administracin y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado, de toda la informacin oportuna, veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.

2.2 Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes

Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la Universidad de los Andes mediante la aplicacin de las normativas legales que rigen la materia.

2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

1. Mantener el control fsico de los bienes mediante el registro y control de las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico de los bienes muebles de la ULA con apego a las leyes y normativas vigentes.

1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que

reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.

1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la Universidad, ya sean por compra, donacin o produccin institucional.

1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y de responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados

de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier

cambio en las caractersticas fsicas de un bien, as como de la ubicacin y responsable del mismo.

1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y

custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.

1.2.1. Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de los bienes muebles de la Universidad.

1.2.1.1. Ejecutar la revisin fsica de los bienes muebles de cada

dependencia universitaria. 1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificacin fsica

contra los registros llevados en forma automatizada.

1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto manuales como automatizados por las diferencias encontradas.

1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal

que los utiliza en la ejecucin de sus funciones. 1.2.3. Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo

a los bienes muebles de la Universidad. La figura 2 presenta un diagrama jerrquico donde se resumen los objetivos generales y especficos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA. 3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de negocio son modelados como una jerarqua de procesos con varios niveles de abstraccin. Tomando como base algunas reglas de modelado extradas del mtodo BMM [1], el nivel ms alto de la jerarqua de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente, cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos representados mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos de UML Business. Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarqua de Procesos puede ser descrito usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por ltimo, cada uno de los procesos de ms bajo nivel del Diagrama de Jerarqua de Procesos se describe separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).

OBJETIVO 1:Mantener el control fsico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico con apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.

OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donacin o produccin institucional.

OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las caractersticas fsicas de los bienes muebles, as como de su ubicacin y responsable.

OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecucin de sus funciones.

OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1:Mantener el control fsico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico con apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.

OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donacin o produccin institucional.

OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las caractersticas fsicas de los bienes muebles, as como de su ubicacin y responsable.

OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecucin de sus funciones.

OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.

3.1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA y especficamente en la misin de este sistema, se muestra a travs de una cadena de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

3.2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes Tal como se indica en el grfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son:

Proceso de Registro de Bienes y Proceso de Control de Bienes.

3.2.1 Procesos de Registro de Bienes El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel de descomposicin del proceso de Registro de Bienes.

1. Registro de Bienes

2. Control de Bienes

Procesos Fundamentales

Procesos de Apoyo

1. Planificacin y Control de la Gestin de Bienes

2. Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes





Procesos Fundamentales

Procesos de Apoyo





Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporacin de Bienes

Objetivo del proceso: Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos sean adquiridos por concepto de compra, donacin o produccin institucional.

Diagrama general del proceso:

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporacin de Bienes

Proveedor

Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente nmero 01-2003 Manuales o catlogos de cuentas

contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado

Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.

Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

Registrar la incorporacin de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donacin y produccin institucional.

Bienes muebles marcados

Administrador de la

Dependencia Jefe de la OCCB Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes Consejo Universitario

Sistema de Control de Bienes

Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes. Sistema de Correspondencia. Formatos Preelaborados

(F-I-20 y F-I-21)

1.1 INCORPORACINDE BIENES

Solicitud de incorporacin de bienes muebles

Comprobante de adquisicin de bienes( - Factura de compra,- Recibo de produccin o- Acta de aceptacin de bienes )

Orden de Compra o nota de entrega Carta del ente externo que dona los bienes Cualquier otro documento que avale

la adquisicin licita de los bienes

Archivo de la OCCB

Bien identificado

Dependencia Universitaria

controla

cumple

F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.

Entrega de

bienes muebles

Expediente de bienes conformado por: Fotocopia del comprobante de

adquisicin de bienes Formatos F-I-21 Formatos F-I-20 de cada

bien incorporado

Comprobante original de adquisicin(codificado con cdigos contablesy nmeros de inventario)

Proveedor

Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente nmero 01-2003 Manuales o catlogos de cuentas

contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado




Registrar la incorporacin de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donacin y produccin institucional.

Bienes muebles marcados

Administrador de la

Dependencia Jefe de la OCCB Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes Consejo Universitario


Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes. Sistema de Correspondencia. Formatos Preelaborados

(F-I-20 y F-I-21)

1.1 INCORPORACINDE BIENES

Solicitud de incorporacin de bienes muebles

Comprobante de adquisicin de bienes( - Factura de compra,- Recibo de produccin o- Acta de aceptacin de bienes )

Orden de Compra o nota de entrega Carta del ente externo que dona los bienes Cualquier otro documento que avale

la adquisicin licita de los bienes

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB

Bien identificadoBien identificado

Dependencia UniversitariaDependencia Universitaria

controla

cumple

F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.

Entrega de

bienes muebles

Entrega de

bienes muebles

Expediente de bienes conformado por: Fotocopia del comprobante de

adquisicin de bienes Formatos F-I-21 Formatos F-I-20 de cada

bien incorporado

Comprobante original de adquisicin(codificado con cdigos contablesy nmeros de inventario)



1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin

Caractersticas Fsicas






1.1 Incorporacin

de Bienes

1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin


1.4. Modificacin



Subprocesos asociados:

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporacin de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo

Objetivo del subproceso: Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de produccin o acta de aceptacin correspondan con lo especificado en las ordenes de compra o nota de pedido.

Fronteras: Inicia: Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos

por una dependencia universitaria. Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la

incorporacin de los bienes adquiridos. Actores:

Administrador de la Dependencia



1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin



1.1.1 Control

Perceptivo

1.1.2 Verificacin de Recaudos

1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.4 Rotulacin de

Bienes

1.1 Incorporacin de Bienes





1.1 Incorporacin

de Bienes

1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin


1.4. Modificacin



1.1.1 Control

Perceptivo

1.1.1 Control

Perceptivo



1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.4 Rotulacin de

Bienes

1.1.4 Rotulacin de

Bienes


Diagrama de Actividades:

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de

produccin o acta de aceptacin. Proveedor

2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de entrega, orden de compra y/o factura y deber verificar que las caractersticas y las cantidades de los bienes sean iguales a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra y/o factura. 2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no

coinciden con la orden de compra, elabora comunicacin con las observaciones, notificando las diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica al proveedor.

2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra, se procesa entrada de los bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la incorporacin de estos bienes adquiridos.

Administrador de Dependencia

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificacin de Recaudos

Objetivo del subproceso: Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales como: la factura original de compra, recibo de produccin, acta de aceptacin especifiquen claramente el precio, cantidad y caractersticas

Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes

[pedido correcto][pedido incorrecto]

Bien mueble[Entrega] Verificar Factura/Nota de Entrega

Procesar entrada de bienes

Solicitar registro de BienesSolicitud de incorporacin

[Solicitada]

Informar proveedorBien mueble[Nota Devolucin]

fsicas de los bienes adquiridos por compra, donacin o produccin institucional.

Fronteras: Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de

Bienes recibe la solicitud de incorporacin de bienes y sus respectivos recaudos.

Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos recaudos para la incorporacin de estos bienes.

Sub subprocesos asociados:

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificacin de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Objetivo del sub-subproceso: Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad y caractersticas fsicas de los bienes adquiridos.

Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

1.1.1 Control

Perceptivo


1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.4 Rotulacin de

Bienes


1.1.2.1 Verificacin

de Recaudos por Compra

1.1.2.2 Verificacin

de Recaudos por Donacin

1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por

Produccin


1.1.1 Control

Perceptivo

1.1.1 Control

Perceptivo



1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.3 Asignacin de

Cdigos

1.1.4 Rotulacin de

Bienes

1.1.4 Rotulacin de

Bienes


1.1.2.1 Verificacin


1.1.2.1 Verificacin


1.1.2.2 Verificacin


1.1.2.2 Verificacin



Produccin


Produccin



Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes

Registrador de Bienes (interno)

[incompletos]

[completos]

[no vlido] [vlido]

Revisar recaudos

Verificar factura

Elaborar nota de devolucin

Solicitud de incorporacin[Rechazada]

Solicitud de incorporacin

[solicitada]


[por asignacin]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de

solicitud de incorporacin de bienes. 2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene

acompaada de la factura original de compra y su respectiva orden de compra o nota de entrega.

3. Si los recaudos estn incompletos los devuelve a la dependencia universitaria.

4. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha solicitud, chequeando que la factura original contenga explcitamente los datos de: marca, modelo, serial, cdula y nombre del responsable, as como la ubicacin fsica del bien. As como tambin, que esta venga a nombre de la unidad organizativa que adquiri dichos bienes y no a titulo de una persona natural.

6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de bienes al inventario.

7. Si alguno de estos recaudos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.


3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin

Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el acta de aceptacin o carta de donacin indique que los bienes estn siendo donados a la Universidad de Los Andes, especificando adems las caractersticas de los bienes donados.

Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario



Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Direccin de Finanzas


[incompletos]

[completos]

[incorrecta]

[correcta]

Realizar inspeccin fsica de bienes donados

Elaborar informe sobre la donacin

Revisar solicitud de donacin bienes

Enviar Solicitud al CU

Entregar recaudosSolicitud de incorporacin

[por asignacin]

Revisar recaudosde donacin

Verificar acta de aceptacin

Elaborar nota de devolucin a institucin



[solicitada]

Enviar solicitud e informe al CU

Recibir resolucin de incorporacin por

donacinSolicitud de incorporacin[Resolucin]

Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio

donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes donados, para lo cual solicita su incorporacin, previa aprobacin del Consejo Universitario.

2. Remite la solicitud de incorporacin de bienes por donacin y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina.


3. Revisa que la solicitud de incorporacin venga acompaada de un acta de aceptacin o una carta del ente externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente, puede consignar si la hubiere, la factura original de compra a nombre del ente o institucin que dona los bienes.

4. Verifica que el acta de aceptacin o la carta de donacin exprese claramente que los bienes estn siendo donados a la Universidad y que refleje dentro de la misma, las caractersticas de los bienes donados, tales como: marca, modelo, serial, entre otros.

5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspeccin fsica a los bienes donados.

6. Elabora informe donde se detallan las caractersticas de los bienes, su estado fsico y el costo unitario de cada uno de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un justiprecio.

7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y ste al Consejo Universitario para su estudio y aprobacin segn consta en el artculo 20 del Reglamento de Inventario.


8. Revisa informe de incorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

9. Recibe la resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la incorporacin de los bienes donados y la remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Director de Finanzas

10. Recibe y verifica la resolucin del Consejo Universitario de bienes donados.

11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptacin o rechazo para la incorporacin de bienes donados.

12. Entrega recaudos para la incorporacin de bienes al Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.


Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin

Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el recibo de produccin detalle claramente la cantidad de bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material utilizado, as como el costo unitario de cada bien elaborado.

Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes





[incompletos]

[completos]

[no vlido][vlido]

Revisar recaudos de produccin

Verificar recibo de produccin

Elaborar nota de devolucin a dependencia


Solicitud de incorporacin[solicitada]


[por asignacin]

Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe oficio de solicitud de incorporacin de bienes por

parte del Administrador de la Dependencia. 2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene

acompaada del respectivo recibo de produccin de los bienes que han sido fabricados dentro de la institucin.

3. Si los recaudos estn incompletos, devuelve estos recaudos a la dependencia universitaria.

4. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina.


Actividades Actores 5. Verifica que el recibo de produccin incluya la cantidad

de producidos, el desglose de costos por mano de obra y el material utilizado, as como el costo unitario de produccin de cada uno de los bienes.

6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de estos bienes al inventario.

7. Si alguno de estos requisitos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin respectiva.


8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.


3.2.1.1.3 Subproceso de Asignacin de Cdigos

Objetivo del subproceso: Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de la ULA mediante la generacin y asignacin de un cdigo nico de identificacin.

Fronteras:

Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos necesarios para efectuar la incorporacin de bienes.

Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los expedientes de bienes para su rotulacin.

Actores:

o Registrador de Bienes (Interno) o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles


Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignacin de Cdigos

Procedimiento:

Actividades Actores

1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporacin de bienes (oficio con hoja de seriales, factura original /recibo de produccin /acta de aceptacin de bienes).

2. Consulta en el sistema automatizado y en la seccin de Manual de Cdigos, si cada uno de los bienes a incorporar tiene una descripcin de bienes ya definida en el sistema.

3. Si la descripcin de un bien no esta registrada dentro del sistema, se crea un registro donde se introduce el cdigo y la descripcin que haga referencia a este nuevo bien.

Registrador de Bienes (Interno)

3.1. Agrega los datos de descripcin del nuevo artculo. Sistema de Control de Bienes Muebles

4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada bien, proporcionando la marca, modelo, serial, dependencia, concepto de adquisicin, fecha de adquisicin, nmero de factura y precio unitario del bien.


5. Asigna automticamente el nmero de unidad que se encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda al tipo de descripcin de cada bien a registrar.

6. Agrega los datos bsicos de cada uno de los bienes que se estn incorporando al inventario.

Sistema de Control de Bienes Muebles

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes

Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno)


Registrador de Bienes (externo)

[bien definido] [bien no definido]

Consultar manual de cdigosSolicitud de incorporacin[por asignacin]

Consultar cdigos

Existe ?

Registrar datos del bien (Formato F-1- 20)

Agregar nuevo cdigo

Almacenar datos del bien

Calcular nmero de unidad

Emitir planil la Formato FI20

Transcribir cdigos en factura

Conformar expediente de bienes

Asignar expedientes para rotulacin

Solicitud de incorporacin[por rotulacin]

Archivar expediente

Entregar recaudos originales

Recaudos Originales[entrega a

dependencia]

Imprimir Reporte

Registrar manualmente formato F-1-21

Enviar asignacin de trabajo mensual

Solicitud de incorporacin[expediente]

Notificar registrador

Actividades Actores 7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la

recoleccin de datos (Formato F-I-20) a travs del sistema automatizado.


8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de Bienes Muebles

9. Anota los cdigos de identificacin de cada bien (cdigo o nmero de inventario) ya asignados, en el dorso de la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin.

10. Estampa mediante sello numrico los cdigos contables que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin.

11. Seala adems, el responsable de la codificacin mediante firma y sello producidos.

12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo (Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la misma ubicacin fsica, anotando la fecha y responsable de cada actividad en las secciones de codificacin de planillas, asignacin de unidades y registro de unidades respectivamente.

13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de compra, recibo de produccin o acta de recepcin de bienes.

14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos para ser guardados en el archivo general de la oficina.

15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la copia restante, el formato de control de flujo (Formato F-I-21) y las planillas de recoleccin de datos (Formato F-I-20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de la Oficina.


16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos originales de la incorporacin de bienes y una copia de los mismos.

17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporacin y las fotocopias de los recaudos.

18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio inicio al trmite de la incorporacin de bienes, entregando los recaudos originales debidamente codificados con los cdigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina.


19. Firma oficio de notificacin y revisa que la asignacin de unidades corresponda con lo adquirido en las facturas, recibos o actas, as como sus respectivos cdigos contables y devuelve a la Secretara para su envo.

20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los


Actividades Actores formatos debidamente llenados.

21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la ubicacin fsica de la dependencia un Registrador de Bienes (Externo), el cual se encargar de la rotulacin y marcado de estos bienes. Dicha asignacin es asentada en la hoja asignacin de trabajo mensual.

22. Enva a la Secretaria la hoja asignacin de trabajo mensual y los respectivos expedientes, para que sean distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).

23. De acuerdo a la hoja asignacin de trabajo mensual, elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes (Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el Jefe de la Oficina.

24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular junto con la hoja de asignacin de trabajo.

25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignacin de trabajo para su archivo y posterior control.


3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulacin de Bienes

Objetivo del subproceso: Marcar fsicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA mediante la elaboracin y posterior pegado de las placas o etiquetas, adhesivas o metlicas para la identificacin de cada uno de ellos.

Fronteras: Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los

expedientes de los bienes a rotular. Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el

sistema los datos de ubicacin de cada uno de los bienes rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas F-I-20 y F-I-21 debidamente llenadas.

Actores:

o Registrador de Bienes (Externo) o Sistema de Control de Bienes Muebles


Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Registrador de Bienes (externo)


[No]

[hay diferencias]

[no hay dferencias]

Solicitud de incorporacin[por rotulacion]

Elaborar placas de identificacin

Programar visita dependencia

Ubicar fsicamente el bien

Colocar placa de identificacin

Completar datos en formatos FI20 y FI21

Registrar datos de ubicacin del bien

Emitir planillas Formatos FI20 y FI21

Revisa registro de datos del bien

Actalizar expediente de bienes

Agregar datos de ubicacin

Existe ?Preparar Acta

Faltantes[Acta de bienes faltantes]

Imprimir listados

Solicitud de incorporacin[Incorporada]

Buscar cdigo del bien

Imprimir etiquetas

Verificar datos en recaudos con caractersticas fsicas del bien

Preparar acta de diferencias fsicas

[Acta de diferencias bien/factura]

Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulacin de Bienes

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y

verifica que lo indicado en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin coincida con lo especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21.

2. Ingresa al sistema automatizado y especficamente en el mdulo de impresin e introduce los cdigos de inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o etiquetas de identificacin.

Registrador de Bienes (Externo)

3. Imprime las etiquetas de identificacin de cada bien mueble.


4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los bienes a marcar.

5. Ubica fsicamente los bienes segn la localizacin reflejada en el formato F-I-21.

6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin y en los formatos F-I-20 coincida con lo percibido fsicamente en los bienes.

7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique la localizacin fsica (conjunto, edificio, nivel y recinto) y la cdula del responsable de cada bien.

8. Coloca la placa o etiqueta de identificacin a cada bien mueble y estampa con marcador en un sitio visible el cdigo de inventario correspondiente.

9. Transcribe los datos que fueron completados en los formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de inventario.


10. Agrega los datos de ubicacin y responsable de cada uno de los bienes rotulados.


11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla definitiva de recoleccin de datos de un bien (F-I-20), la cual ser anexada al expediente de bienes.


12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes rotulados.


13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de elaboracin de placas, colocacin de placas y trascripcin de los datos, la fecha de realizacin de la actividad y el nombre y firma del responsable.

14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.


3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes

Objetivo del proceso: Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean cambiados de ubicacin fsica y responsable dentro de los recintos universitarios.

Fronteras: Inicia: Cuando la Dependencia Universitaria enva a la Oficina

Central de Control de Bienes la autorizacin de traslado de bienes.

Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes actualiza los datos de ubicacin y responsable en el sistema automatizado y archiva original de la autorizacin de traslado.

Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles


Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes



Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro

Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB


Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia

1.2. TRASLADODE BIENES

Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes


Archivo de la OCCB

Reglamento del Sistema de Inventario de

la ULA Manual de procedimientos para el control

de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la

Contralora General de la Repblica.

Dependencia que cede el bien

Dependencia que recibe el bien /

Depsito de Bienes

Solicitud de traslado

de bienes

Autorizacin de Traslado de Bienescertificada

Bienes muebles trasladados



Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro

Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB


Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia

1.2. TRASLADODE BIENES

Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes



Reglamento del Sistema de Inventario de

la ULA Manual de procedimientos para el control

de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la

Contralora General de la Repblica.




Depsito de Bienes


Depsito de Bienes


de bienes


de bienes

Autorizacin de Traslado de Bienescertificada

Bienes muebles trasladados


Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes

3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

Objetivo del subproceso: Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias universitarias.

Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles



1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin



1.2.1 Traslado de Bienes entre

Dependencias

1.2.2 Traslado de Bienes a los Depsitos

1.2 Traslado de Bienes





1.1 Incorporacin

de Bienes

1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin


1.4. Modificacin




Dependencias


Dependencias



1.2 Traslado de Bienes





Enviar solicitud de traslado

Verificar AutorizacinEnviar al Jefe de la OCCB

no vlidaAutorizacin Traslado F-13

[Nota Devolucin]

Registrar traslado

Preparar reporte de traslado

Archivar Autorizacin de traslado

Informar DependenciaAutorizacin Traslado

F-13[Copia]

vlida

Autorizacin Traslado F-13[Solicitud]

Modificar ubicacin / responsable

Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe por triplicado la autorizacin de traslado de bienes

por parte de la dependencia universitaria que desea ceder bienes y la remite al Jefe de la Oficina.


2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias que ceden y reciben los bienes, as como tambin una descripcin de los bienes a trasladar con su respectivo nmero de inventario.

3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia origen y da por terminado el proceso.

4. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando las dos copias a la dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se encargar posteriormente de entregar una copia a la dependencia que recibe los bienes.

5. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes, reflejando el cambio de ubicacin fsica y responsable del uso directo de estos bienes.


Actividades Actores 6. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de los

bienes trasladados. Sistema de Control de Bienes Muebles

7. Archiva original de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.


3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos

Objetivo del subproceso: Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una dependencia a los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes.

Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles


Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos

Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de

Control de Bienes Jefe Oficina Central Control BienesSistema de Control de

Bienes Muebles

Enviar solicitud de traslado

Verificar AutorizacinEnviar al Jefe de la oficina

no vlidoAutorizacin Traslado F-13[Nota Devolucin]

Registrar traslado

Trasladar bienes a deposito

Archivar Autorizacin de traslado

Autorizacin Traslado F-13

[Copia]

vlido

Autorizacin Traslado F-13[Solicitud / 3 copias]

Modificar ubicacin/responsable

Ejecutar inspeccin fsica

Clasificar bien: desuso / inservible

Firmar y sellar autotizacin

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe la autorizacin de traslado de bienes (triplicado)

por parte de la dependencia universitaria que desea trasladar bienes al depsito de la Oficina Central de Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina.


2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de del representante de la dependencia que entrega los bienes, as como la descripcin exacta de los bienes a trasladar con sus respectivos nmeros de inventarios y caractersticas de cada uno de ellos.

3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia que entrega a depsito los bienes y da por terminado el proceso.

4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde se encuentran los bienes a trasladar.

5. Realiza una inspeccin ocular con la finalidad de constatar el estado fsico y las caractersticas de los bienes.

6. Firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando una copia a la dependencia universitaria que entrega los bienes.

7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado fsico de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.

8. Traslada los bienes a cada uno de los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El depsito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y Educacin y el depsito de bienes inservibles ubicado en el galpn de produccin de medicamentos en San Juan de Lagunillas.

9. Registra el traslado de bienes al depsito dentro del sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes bajo la responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina.


10. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de cada uno de los bienes traslados.


11. Archiva original y copia de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.


3.2.1.3 Proceso de Desincorporacin de Bienes

Objetivo del proceso: Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos fijos bien sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

Fronteras: Inicia: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la

desincorporacin de una serie de bienes adscritos a su dependencia. Tambin, cuando por decisin de la jefatura de la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la institucin bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o inservibilidad o si un ente o institucin externa solicita la donacin de bienes a la ULA.

Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes remite copia del Acta de Desincorporacin de Bienes a la Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a la propia Oficina de Control de Bienes.


Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporacin de Bienes

Reglamento de Sistema de Inventario de

la ULA, Seccin 3 De la Desincorporacin, artculos 28 al 41.


Manual de procedimientos para el control de activos fijos.



Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario


Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia

1.3 DESINCORPORACINDE BIENES

Solicitud de desincorporacin

de bienes muebles Solicitud de donacin de bienes Informes de soporte


Solicitud de

desincorporacin de bienes

Ente externo a la ULA

Solicitud de

donacin de bienes

Acta de desincorporacin

de bienes Informes tcnicos Resolucin del Consejo

Universitario

Archivo de la OCCB

Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,

Dpto. Contabilidad


Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados

Reglamento de Sistema de Inventario de

la ULA, Seccin 3 De la Desincorporacin, artculos 28 al 41.


Manual de procedimientos para el control de activos fijos.



Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.

Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario


Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia

1.3 DESINCORPORACINDE BIENES

Solicitud de desincorporacin

de bienes muebles Solicitud de donacin de bienes Informes de soporte

Dependencia Universitaria Dependencia Universitaria

Solicitud de


Solicitud de




Solicitud de

donacin de bienes

Solicitud de

donacin de bienes

Acta de desincorporacin

de bienes Informes tcnicos Resolucin del Consejo

Universitario



Dpto. Contabilidad


Dpto. Contabilidad



Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados


Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporacin de Bienes

3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporacin por Venta

Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.

Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles



1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin



1.3 Desincorporacin de Bienes

1.3.1 Desincorporacin

por Venta


por Donacin


por Permuta


por Robo

1.3.5 Desincorporacinpor Inservibilidad





1.1 Incorporacin

de Bienes

1.1 Incorporacin

de Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.2 Traslado de

Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.3 Desincorporacin

de Bienes

1.4. Modificacin


1.4. Modificacin



1.3 Desincorporacin de Bienes


por Venta


por Donacin


por Permuta


por Robo



por Venta


por Venta


por Donacin


por Donacin


por Permuta


por Permuta


por Robo


por Robo




Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas Comisisn de Licitaciones


Realizar inspeccin en Deposito de Bienes

Elaborar Informe de Desincorporacin por Venta

Informe Desincorporacin[Resolucin]

Elaborar acta de Desincorporacin por Venta

Desincorporar Bienes por Venta en el sistema automatizado

Archivar Acta Desincorporacin por venta, informe y resolucin, acta de

apertura de sobres (copia)

hay bienes inservibles

no hay bienes inservibles

Acta Desincorporacin[firmada / 4 copias]

Informe Desincorporacin[sol icitud de auditor]

Asignar auditor

Enviar Informe de Recomendaciones

Informe Desincorporacin[Recomendaciones]

Enviar Solicitud de Desincorporacin al CU

Informe Desincorporacin[Solicitud informe tcnico y

recomendaciones]

Revisar Informe de Desincorporacin por Venta

Enviar informe al CU de Desincorporacin por Venta

Envar Resolucin del CU Desincorporacin por Venta

Acta Desincorporacin[Solicitud de firma / 4 copias]

Firmar acta Desincorporacin por Venta

Archivar resolucin Desincorporacin por Venta

Enviar oficio notificacin

Acta Desincorporacin[notificacin, informe,

resolucin (copia 1)]

Acta Desincorporacin[notificacin, informe, resolucin (

original Contabilidad)]

Acta Desincorporacin[notificacin, informe y

resolucin (copia 2)]

[Acta apertura de sobres, informe y avisos de

prensa]

Enviar acta del proceso de apertura de sobresRevisar documentacin

Acta Desincorporacin[creacin]

Modificar estado de un bien

Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Venta

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe solicitud de desincorporacin de bienes por parte

de una dependencia universitaria o la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes por venta.

2. Realiza la inspeccin fsica de los bienes a desincorporar en los depsitos adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes, tomando fotografas para dejar constancia del estado fsico de cada uno de los bienes.

3. Elabora informe tcnico donde especifica las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus caractersticas contables (fecha de adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario), as como su estado fsico.

4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna solicitando a un auditor para que evale los bienes a desincorporar por remate o venta, anexando el informe tcnico.


Actividades Actores 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la

inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.

Unidad de Auditoria Interna

6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de la Oficina.


7. Elabora oficio de desincorporacin dirigido al Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin, anexando el informe tcnico y el informe de recomendaciones.


8. Revisa informe de desincorporacin de bienes por venta y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

9. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por venta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Direccin de Finanzas

10. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.


11. Revisa la resolucin del Consejo Universitario y solicita a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por venta.


12. Elabora el acta de desincorporacin por venta, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin.

13. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para las firmas de las partes involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria.

14. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.


15. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico, del informe de recomendaciones y de la resolucin del Consejo Universitario.

16. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario.

17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Comisin de Licitaciones de la Direccin de Servicios Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando la desincorporacin de bienes por remate o venta.


Actividades Actores 18. Recibe de la Comisin de Licitaciones la copia del acta

del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisin de Licitacin y recortes de los avisos publicados en los peridicos y lo remite al Jefe de la Oficina.


19. Revisa los documentos enviados por la Comisin de Licitacin.

20. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por venta, introduciendo el concepto de desincorporacin, fecha de desincorporacin y nmero de resolucin del Consejo Universitario.


21. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados.


22. Archiva los documentos que avalan la desincorporacin por venta.


3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporacin por Donacin

Objetivo del subproceso: Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier ente o institucin.

Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles


Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Donacin

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe solicitud de un ente o institucin (externa) que

requiere la donacin de bienes propiedad de la ULA. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los depsitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de Bienes en desuso y/o inservibles.

3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica mediante oficio al ente o institucin solicitante y finaliza el procedimiento.

4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depsito, elabora informe de desincorporacin de bienes por donacin, el cual especifica las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), caractersticas contables (fecha y costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario) y el estado fsico de los bienes a ser donados.

5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas,


Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Consejo Universitario Contabilidad

Solicitar desincorporacin

Verificar de solicitud donacin/Empresa

Verificar informe tcnico

de lo contrario

es donacin

Notificar Dependencia

vlida

no vlido vlido

no vlida

Solicitud Desincorporacin[Nota devolucin]

Realizar inspeccin

Solicitud Desincorporacin[solicitada]

Informe Desincorporacin[Solicita Autorizacin]

Elaborar Informe

Estudiar

Aprobar


Elaborar Acta

Desincorporar Bienes

Archivar Acta (copia)

Remitir Acta

Acta Desincorporacin[Copia 2]

Acta Desincorporacin[Original]

donacin vlida

donacin no vlida

Actividades Actores quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin.

6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

7. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por donacin y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.




9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria

la elaboracin del acta de desincorporacin por donacin con cuatro (4) ejemplares.

9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin de la misma a la institucin que solicita la donacin.


10. Elabora el acta de desincorporacin por donacin, especificando las caractersticas de los bienes a ser donados, anexando carta de solicitud de donacin por parte de la institucin y la resolucin del Consejo Universitario.

11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna, un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes y un representante de la institucin solicitante.



13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario.

14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por donacin.

15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes, especificando que el concepto de desincorporacin es por donacin, su fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario.


16. Agrega los datos de cada uno de los bienes desincorporados: concepto, fecha y nmero de resolucin.


17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la institucin que recibe la donacin, una copia al Vicerrectorado


Actividades Actores Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por donacin en el archivo principal de la oficina.

19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a la institucin solicitante.


3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporacin por Permuta

Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser intercambiados por otros bienes.

Actores:



Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Permuta

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de

desincorporacin de bienes por permuta con los siguientes recaudos: informe tcnico de los bienes a desincorporar, cotizacin de los nuevos bienes, carta de aceptacin del proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la ULA y su respectivo monto. 1.1. Si cumple con los requisitos, enva dicha solicitud al

Jefe de la Oficina. 1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus

respectivos recaudos.


Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de Control

de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Direccin de FinanzasSistema de Control de Bienes Muebles

Verificar datos de desincorporacin por

permuta

Notificar Dependencia

no vlido vlido

Solicitud Desincorporacin[Nota devolucin]

Realizar inspeccin en Dependencia

Solicitud Desincorporacin[solicitada]

Informe Desincorporacin[Solicita Autorizacin]

Elaborar Informe tcnico desincorporacin por permuta Revisar Informe

tcnico / permuta

Enviar informe tcnico al CU


Elaborar acta de desincorporacin por permuta

Desincorporar Bienes por permuta

Archivar copia de Acta, informe y resolucin

Enviar Acta de desincorporacin

Acta Desincorporacin[Copia+informe+resolucin]

Acta Desincorporacin[Original+informe+

resolucin]

vlida

no vlida

Envar Resolucin desincorporacin por

permuta del CU

Acta Desincorporacin[sin Firma]

Firmar acta desincorporacin por permuta / traslado

Acta Desincorporacin[firmada]

aprobadano aprobada

Modificar Estado de un bien

Actividades Actores 2. Verifica que los recaudos consignados detallen las

caractersticas fsicas de los bienes (marca, modelo, serial, color, descripcin, precio unitario y estado fsico).

3. Realiza una inspeccin ocular de los bienes en la dependencia que solicit la desincorporacin de bienes por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con lo especificado en los recaudos.

4. Elabora informe de desincorporacin de bienes por permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio coinciden con las caractersticas generales de los bienes, sealando adems la fecha y costo de adquisicin de los bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de la dependencia universitaria, si la hubiere.

5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin.


6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.

7. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por permuta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.




9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria

la elaboracin del acta de desincorporacin por permuta.

9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin a la dependencia que solicita la desincorporacin.


10. Elabora el acta de desincorporacin por permuta, anexando la resolucin del Consejo Universitario.

11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes a permutar.



13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario.


Actividades Actores 14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad

notificando la desincorporacin de bienes por permuta. 15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin

de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario.



17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por permuta en el archivo principal de la oficina.


3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporacin por Robo

Objetivo del subproceso: Mantener un registro de la desincorporacin de todos los bienes muebles que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de haberse constatado su desaparicin fsica o robo.

Actores:





Sistema de Control de Bienes Muebles Auditoria Interna Direccin de Finanzas

Notificacin de Robo[Informa]

Verificar datos de Notificacin de robo

no vlido vlido

Revisar Datos de Notificacin de Robo

Notificacin de Robo[Devolucin]

Cambiar el estado de los bienes muebles

Armar expediente sobre el robo de bienes

Solicitar al CICPC estado de la investigacin

Enviar al CU Solicitud de Desincorporacin por robo

Elaborar acta de desincorporacin por Robo

Desincorporar Bienes por robo

Archivar informe y resolucin,acta de desincorporacin por robo

Enviar Acta de desincorporacin por robo

Notificacin de Robo[Informe del CICPC]

Informe Desincorporacin[Solicitud al CU, expediente de robo]

Revisar Expediente por Robo

Enviar al CU solicitud de desincorporacin por robo

Envar Resolucin del CU sobre Desincorporacin por robo

Acta Desincorporacin[resolucin, expediente de robo.

Dpto Contabil idad]

Acta Desincorporacin[Original+informe+resolucin]

Firmar acta Desincorporacin por Inservibil idad2

Informe Desincorporacin[resolucin del CU]

Acta Desincorporacin[resolucin y

expediente de robo (copia 1)]

Acta Desincorporacin[resolucin y expediente

de robo (copia 2)]

Modificar estado de un bien

Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Robo

Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe oficio de una dependencia universitaria

notificando la desaparicin de bienes por robo o hurto, consignando con ste los siguientes recaudos: informe del responsable exponiendo los hechos y detallando las caractersticas de los bienes hurtados, informe de la denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones Cientficas, Penales y Criminalsticas (CICPC) y lo remite al Jefe de la Oficina.


2. Revisa la documentacin consignada con la notificacin de robo o hurto de bienes.

3. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes de los bienes que han sido hurtados, conformando un nuevo expediente con la siguiente informacin: fotocopia de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de adquisicin (factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin), informe del responsable e informe de la denuncia ante el C.I.C.P.C.

4. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condicin o estado de los bienes hurtados como desaparecido.


Actividades Actores 5. Modifica la condicin o estado actual de los bienes

robados. Sistema de Control de Bienes Muebles

6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando informacin sobre los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido efectuadas con los bienes de la Universidad.

7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su defecto por la dependencia agraviada.

8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificacin de las acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina.


9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde somete a su consideracin la desincorporacin de los bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la documentacin recabada de los bienes y el informe de resultados emitido por el C.I.C.P.C.


10. Entrega original y copia del oficio y la documentacin recabada del hurto de bienes a la Direccin de Finanzas para su revisin, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su estudio y aprobacin.


11. Revisa la documentacin recabada para la desincorporacin de bienes por robo y lo remite al Vicerrector Administativo.

12. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por robo y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.




14. Revisa la resolucin del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por robo, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trmite de desincorporacin.


15. Elabora el acta de desincorporacin por robo, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin.

16. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para las firmas de las partes involucradas: responsable de la dependencia afectada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria.


Actividades Actores 17. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente

firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 18. Anexa a cada acta de desincorporacin, las copias del

expediente de bienes desaparecidos, la resolucin del Consejo Universitario, as como toda la documentada recabada para ese momento.

19. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario.

20. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por robo.

21. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por robo, introduciendo la fecha y nmero de resolucin del Consejo Universitario.




23. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

24. Archiva el acta de desincorporac

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