Bogotá D.C., Enero 31 de 2016 INFORME DE GESTION VIGENCIA … · 2018-09-12 · CUMPLIMIENTO DE...

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Versión: 06 11/12/2013 Página 1 de 18

Proceso: Gestión Documental Código: GDO-F-03

Bogotá D.C., Enero 31 de 2016

INFORME DE GESTION VIGENCIA 2015

INDICE

LISTA DE TABLAS.................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3

2. OBJETO DEL INFORME ................................................................................................................ 3

3. MARCO ESTRATEGICO ................................................................................................................ 3

4. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION ......................................................................................... 4

4.1. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAI (PLAN DE ACCION POR INVERSION). .................................................................................................................................... 4

4.2. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAD (PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS). ............................................................................................................................. 4

5. ALCANCE ..................................................................................................................................... 4

6. RESULTADOS ............................................................................................................................... 5

6.1 CUMPLIMIENTO DE PRIORIDADES ESTRATEGICAS ............................................................. 5

6.2. CUMPLIMIENTO DE META FISICA (PLAN DE ACCION) ......................................................... 9

6.3. REPROGRAMACIONES ADELANTADAS .............................................................................. 15

6.4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2015 ................................................................... 15

6.4.1. Reducción presupuestal ............................................................................................ 17

6.4.2. Cumplimiento proyectos de inversión (presupuestal y de metas). .......................... 17

7. CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 18

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Ejes estratégicos y retos para el cuatrienio .......................................................................... 3 Tabla 2 Avance de las prioridades estratégicos en el 2015 ................................................................ 5 Tabla 3. Reglaje de semaforización ..................................................................................................... 9 Tabla 4 Cumplimiento por subdirecciones de la meta física ............................................................ 10 Tabla 5 Resumen reprogramaciones PAI – PAD año 2015 ............................................................... 15 Tabla 6 Ejecución Presupuestal (en Millones de pesos) ................................................................... 16 Tabla 7. Recursos reducidos del presupuesto ................................................................................... 17 Tabla 8 Cumplimiento presupuestal por subdirección ..................................................................... 17 Tabla 9 Ejecución de los proyectos ................................................................................................... 17

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INFORME DE GESTION VIGENCIA 2015

1. INTRODUCCIÓN

El presente documento está estructurado así: objeto del informe, marco estratégico que contiene los 23 retos propuestos, metodología de la consolidación de la información, alcance y resultados obtenidos para la vigencia 2015.

2. OBJETO DEL INFORME

Dar a conocer el nivel de cumplimiento del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en la ejecución de: retos del Plan Estratégico, Plan de Acción Institucional, presupuesto asignado y la meta física, para la vigencia 2015.

3. MARCO ESTRATEGICO

El Archivo General de la Nación en el marco de la Planeación Estratégica 2015 - 2018 tiene formulados 23 retos o prioridades estratégicas agrupadas para cuatro ejes y desarrollados en los planes de acción. Tabla 1. Ejes estratégicos y retos para el cuatrienio

EJES ESTRATEGICOS

PRIORIDAD ESTRATEGICA - RETO

Modernización de Archivos

Públicos

Modernizar y adecuar la política archivística a las exigencias de la sociedad actual y a los avances de las tecnologías de la información.

Implementar el banco terminológico de series y tipos documentales para las entidades del nivel central, nacionales, departamentales, distritales y municipales (1.300 entidades).(Prioridad 1)

Impulsar Tablas de retención documental en 1.300 entidades (Prioridad 2).

PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades (Prioridad 3).

Gestión del Patrimonio Documental

Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año (Prioridad 4).

Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390% (Prioridad 5).

Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390% (Prioridad 6).

Describir 40 fondos del acervo histórico (Prioridad 7).

Implementar sistema de autenticación electrónica de Archivos Notariales (Prioridad 8).

Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales (Prioridad 9).

Implementación de servicios para población con enfoque diferencial (Prioridad 10).

Modernizar el laboratorio de conservación (Prioridad 11)

Modernización y homogenización

del SNA

Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital (Prioridad 12).

SISNA y SINAE implementados al final del cuatrienio (Prioridad 13 y 14)

Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio (Prioridad 15)

Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal (Prioridad 16)

Implementación de plataforma virtual de capacitación (Prioridad 17)

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EJES ESTRATEGICOS

PRIORIDAD ESTRATEGICA - RETO

Ley de Víctimas y Archivos Étnicos

Sistema de información de Archivos Étnicos y de Derechos Humanos. (Prioridad 18)

Implementación de la política de archivos de DDHH (Prioridad 19)

Fortalecimiento Institucional

Construcción del Archivo Intermedio de la Administración Pública. (Prioridad 20)

Arrendamiento bodega gestión de proyectos. (Prioridad 21)

Terminar restauración casa anexa (Prioridad 22)

Planta temporal para gestión de proyectos (Prioridad 23) Nota: El número de Prioridad se registra para facilitar la consulta de la misma en los informes detallados del Plan de Acción

El seguimiento al cumplimiento de la ejecución del Plan Estratégico del AGN 2015-2018 se adelanta a través de la información consolidada en el PAD (Plan Anual por Dependencias) y el PAI (Plan Anual de Inversión), componentes del Plan de Acción de la vigencia para la Entidad.

4. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION

La información presentada ha sido tomada de las herramientas dispuestas para las áreas del AGN, en las cuales se registran los datos de ejecución del Plan de Acción y sus actividades y donde algunas de ellas aportan al cumplimiento de las prioridades definidas en el plan estratégico AGN. Para efectos de la programación y control se utilizan tres estructuras que recogen la información del Plan de Acción. La información de ejecución presupuestal es tomada de los informes del aplicativo SIIF – Nación y se agrupa por Subdirección y por cada Grupo.

4.1. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAI (PLAN DE ACCION POR INVERSION).

El AGN cuenta con el aplicativo “SIG para la toma de decisiones” dentro del cual se encuentra definido el Plan de Inversión en su totalidad, este Aplicativo además de administrar los procesos de contratación permite recopilar el seguimiento de dicha contratación (la cual es incorporada por las áreas responsables) tomándose de aquí la información de seguimiento (en archivos de Excel)

4.2. METODOLOGIA DE CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN DEL PAD (PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS).

La información dentro del PAD ha sido recopilada a través de la Plataforma documental GESDOC, aplicativo que permite a los responsables designados por Grupo incorporar los archivos “XLS” con la información de las actividades que fueron seleccionadas para hacer seguimiento y los cuales se consolidan mes a mes. Cada uno de los archivos en Excel mantiene la misma estructura de información para cada Grupo. Lo anterior conforme a lo establecido en el Procedimiento GES-P-09 GESTION DEL PAD Consolidada la información reportada por cada uno de los Grupos (por parte de la Oficina Asesora de Planeación) se obtienen resultados de cumplimiento porcentual por trimestre para cada una de las Subdirecciones.

5. ALCANCE

La información contenida en el presente informe recoge lo ejecutado entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2015 para la totalidad de las áreas del AGN.

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6. RESULTADOS

6.1 CUMPLIMIENTO DE PRIORIDADES ESTRATEGICAS

En la siguiente tabla se presenta el avance que se tiene en las prioridades estratégicas del AGN que se han programado para el año 2015. Tabla 2 Avance de las prioridades estratégicos en el 2015

PRIORIDAD ESTRATÉGICA SUBDIRECCION

RESPONSABLE UNIVERSO LINEA BASE META 2015 AVANCE LOGRADO (Cumplimiento %)

(1) Implementar el banco terminológico de series y tipos documentales para las entidades del nivel central, nacionales, departamentales, distritales y municipales (1.300 entidades).

SUBDIRECCION TIADE

11.656 0

Modelado y Creación del Banco Terminológico de series, subseries y tipologías documentales. (40%)

Cuarta versión del documento lineamientos para la formulación del banco terminológico. (100%)

(2) Promover la implementación de Tablas de retención documental en 1.300 entidades. (*1)

SUBDIRECCION ATPA SUBDIRECCION SNA

11.656 589

Total 800 entidades (*2)

839 Entidades atendidas en capacitaciones con componente de Asistencia Técnica (104%). Nota 1: Adicionalmente se adelantaron jornadas a 18 entidades privadas

(3) Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades. (*1)

SUBDIRECCION ATPA 11.656 0 Total 800 entidades (*2)

839 Entidades atendidas en Talleres con componente de Asistencia Técnica, dados con el SNA (104%).

(4) Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año.

SUBDIRECCION GPD Entidad ejecutivas del orden nacional

323 40 2.000 metros lineales 2.123 metros lineales. (106%)

(5) Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.

SUBDIRECCION GPD 62.000.000 5.847.840

Adecuación de espacios 4.000.000 de imágenes

4.947.867 imágenes. (123%)

(6) Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.

SUBDIRECCION GPD 62.000.000 12.343.371 2.500.000 documentos 2.789.349 (111%)

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(7) Describir 40 fondos del acervo histórico.

SUBDIRECCION GPD 417 203 10 fondos 9 fondos Terminados. (90%)

(8) Implementar sistema de autenticación electrónica de Archivos Notariales.

SUBDIRECCION TIADE 1 0 Estudios de mercado y diagnóstico

Elaboración del procedimiento consulta electrónica de protocolos notariales. En definición estructura de los campos de información en la plataforma (Arquitectura de datos). Se obtuvo oferta económica de la solución

(9) Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales.

SUBDIRECCION TIADE 4 1 Estudio y desarrollo 1

Aplicación ArchiApp para dispositivos móviles tomando la data e información residente en ARCHIGES y

ARCHIDOC. (100%).

(10) Implementación de servicios para población con enfoque diferencial.

SUBDIRECCION GPD 2 0 SIN META PARA 2015

(11) Modernizar el laboratorio de conservación

SUBDIRECCION GPD 1 0 Estudio Diagnóstico y propuesta de modernización del laboratorio de conservación y restauración del AGN.

(100%)

(12) Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital.

SUBDIRECCION TIADE 1 0

Estudio y diseño de la arquitectura tecnológica

Documento propuesta de arquitectura de información repositorio digital AGN. Manual de Arquitectura Empresarial del AGN (100%)

(13) SISNA implementados al final del cuatrienio

SUBDIRECCION SNA 1 0 Rama Ejecutiva orden nacional 323

Se realizó la actualización de 353 entidades del Orden

Nacional en el SGDEA y que hacen parte de la Rama Ejecutiva (109%)

(14) SINAE implementados al final del cuatrienio

SUBDIRECCION TIADE Y SNA

1 0 Adecuación normativa

Documentos: (i) guía de producción de documentos electrónicos, (ii) guía de preservación a largo plazo y (iii) Definición de estrategia final para implementación definitiva del micrositio del Observatorio del SNA. (iv) Infografía del PINAR e Infografía “Diagnóstico integral de

Archivos“. (100%)

(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio.

SNA 11.656

1.466 Entidades

nuevas

220 Entidades nuevas Se realizó atención a 272 Entidades nuevas (123%)

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(16) Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal

SUBDIRECCION GPD SNA

11.656 3.600

Municipios Categoría 1 -4,(72) Distritos (5), Departamentos(32), Entidades descentralizadas del orden nacional 157 - Total 266

311 entidades (de todo tipo) con difusión y solicitud del censo nacional de archivos. (116%)

(17) Implementación de plataforma virtual de capacitación

SNA 2 1 Estudios de mercado y diagnóstico

Entrega del licenciamiento para la capacitación virtual. Estudio de Mercado y Diagnóstico adelantados. (100%)

(18) Sistema de información de Archivos Étnicos y de Derechos Humanos.

SNA 1 0 Estructuración del sistema de información

Desarrollo e implementación del plan de registro y base de datos de 16 comunidades (se solicita reformular la meta dado el alcance a un Sistema de Información). (50%)

(19) Implementación de la política de archivos de DDHH

SNA 1 0 Adopción de la política

Emisión del Acuerdo 004 de 2015. Ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000. (100%)

(20) Construcción del Archivo Intermedio de la Administración Pública.

Secretaria General 1 0 Contratación de consultoría

Como resultado no es viable adecuar Bodega Santander. (96,5%)

(21) Arrendamiento bodega gestión de proyectos.

Secretaria General Sub de ATPA Jurídica

1 0 Contratación Arrendamiento y aspectos de seguridad de la Bodega. (100%)

(22) Terminar restauración casa anexa

Secretaria General 1 0 Contratación Meta cumplida en función a los recursos aprobados. (98,4%)

(23) Planta temporal para gestión de proyectos

Secretaria General 1 0

Aprobación de la planta y vinculación de personal

Se adelantaron los trámites ante las autoridades competentes y se aplazado para la vigencia 2016.

(*1) Redefinición de la prioridad estratégica “Tablas de Retención Documental implementadas en 1.300 entidades” por “Promover la implementación de Tablas de retención documental en 1.300 entidades” y de la prioridad estratégica “PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades” por “Promover el desarrollo del PGD en nivel 3 de madurez en 1.300 entidades”: La meta de 800 entidades para el año 2015 no es acumulativa. (*2) Se refiere a 800 entidades acumuladas entre TRD y PGD

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Para dimensionar el alcance dado a algunos retos del plan estratégico ampliamos la información referente al impacto que generan, así:

(2 y 3) Promover la implementación de tablas de retención documental y el Plan de

Gestión Documental – PGD en el nivel 3 de madurez en 1300 entidades.

Se hicieron 15 jornadas a nivel nacional “Archivos para la transparencia” en conjunto con el Sistema Nacional de Archivos, donde se brindaron horas de asistencia técnica y cursos taller que permitieron aumentar la cobertura en un 434%, respecto a la vigencia 2014, y se establecieron 1528 compromisos a los que se les hará seguimiento durante la vigencia 2016 para impulsar su cumplimiento.

(4) Lograr transferencias secundarias de 10.000 metros lineales de nuevos fondos

documentales, a razón de 2.500 metros lineales por año.

Teniendo presente el comportamiento histórico de la Entidad hasta el 2014, el logro de la vigencia 2015m fue sobresaliente (2,123 metros lineales), como se evidencia en el siguiente gráfico:

(5) Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%.

Hasta el año 2009, se habían digitalizado aproximadamente 1.255.869 imágenes (2% del total del acervo documental del AGN) y entre las vigencias 2010 y 2014 se digitalizaron un total de 5.143.967 imágenes (8%). En la vigencia 2015 se digitalizaron un total de 4.947.867 imágenes, superando no solo las cifras históricas, sino también la meta anual proyectada, en un 23%. Es importante aquí resaltar el impacto de la alianza estratégica AGN-Family Search, una alianza público privada, que tiene como objeto aunar esfuerzos para la digitalización del acervo

documental del AGN.

(6) Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%. Hasta el año 2009 se habían reportado 9.647.284 documentos intervenidos (folios, planos y mapas) y entre el cuatrienio 2010-2014: 2.696.087 (4,35%). Por lo tanto, la intervención en una sola vigencia de 2.789.349, superando la meta trazada inicialmente en un 11%, constituye un hito histórico para el AGN.

(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio

Se revisó el TÍTULO VIII del Decreto 1080 de 2015 (antes Decreto 106 de 2015) y se actualizó el procedimiento de Inspección y Vigilancia así como los formatos necesarios para el ejercicio de dicha

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función. En la vigencia 2015 se realizaron 143 inspecciones: a entidades del Orden Nacional (22), Orden Departamental (13), Municipal (103) y Distrital (5).

(16) Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional,

departamental y municipal

Esta labor en su primera fase tenía proyectada una cobertura de 266 entidades (Municipios Categoría1-4,(72), Distritos (5), Departamentos(32), entidades descentralizadas del orden nacional 157), sin embargo, al iniciar las labores de envío y socialización de formularios, se estableció como política alcanzar una mayor cobertura, logrando alcanzar más de 311 entidades que hicieron entrega de su actualización.

6.2. CUMPLIMIENTO DE META FISICA (PLAN DE ACCION)

El cumplimiento global de la meta física anual, de lo acumulado en el año 2015 hasta el mes de Diciembre se resume en la siguiente tabla de acuerdo al siguiente reglaje de semaforización1 de resultados: Tabla 3. Reglaje de semaforización

CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Cumplimiento en nivel superior al 90% para el acumulado del trimestre respecto a la Meta anual.

Cumplimiento en nivel entre el 60% y el 89.9% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual

Cumplimiento en nivel inferior al 60% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual

Para el efecto del indicador por semáforos, se toma como supuesto una programación lineal de la meta.

1 DAFP Guía para el Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión

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Tabla 4 Cumplimiento por subdirecciones de la meta física

El nivel de cumplimiento total para el AGN fue 96,2%, estos niveles de cumplimiento nos permitieron tener otros logros que si bien no estaban en el plan estratégico son desarrollos importantes para el AGN.

Proyectos de cooperación internacional

La cooperación internacional es un instrumento de la política exterior de un país para la promoción e intercambio de conocimientos y experiencias entre países en desarrollo. El AGN, participó en la XVII reunión del Comité Intergubernamental de Iberarchivos - programa ADAI - junio de 2015 en Quito – Ecuador, donde presentó la valoración realizada por el Archivo General a los dieciocho (18) proyectos nacionales postulados en la convocatoria vigente 2014-2015 y de los cuales sólo 4 proyectos fueron avalados. En relación a los proyectos aprobados, en el año 2015 Colombia aportó una cuota al programa de 8.500 euros y tuvo un retorno de 24.000 euros en subvenciones para la ejecución de proyectos relacionados con archivos, frente a 20.000 euros que tuvo en el año anterior en otros cuatro proyectos. En la Asamblea de la Asociación Latinoamericana de Archivos y el 9° Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica -SIATI- del 28 al 29 de junio de 2015 en la Ciudad de Quito – Ecuador. Con la estrategia de difusión denominada “Sinergia ALA”, ha permitido mayor visibilidad de las actividades, noticias y patrimonio documental que conservan los Archivos que la conforman. En virtud de la reciente adhesión de Colombia al Programa RADI, se logró la finalización del proceso

de adhesión de nuestro país al programa y la participación de Colombia por primera vez en las

convocatorias de ayudas a proyectos de archivos diplomáticas en la vigencia 2016, que se hará en

Colombia en Septiembre.

Se efectuó el primer “Seminario Regional del Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental en

Iberoamérica” en la ciudad de Bogotá los días 16-18 de septiembre de 2015 contó con la

participación de representantes de 16 países y cerca de 300 asistentes. Este evento se originó a

través del Programa de Participación de la UNESCO, con el apoyo de ALA, y la colaboración de los

Ministerios de Cultura y Relaciones Exteriores; entre los compromisos pactados por los

representantes de Archivos Generales (Base de la Carta de Bogotá), se estableció que cada entidad

encargada de la custodia de patrimonio documental debe avanzar en el inventario de su

documentación.

Las Comisiones Mixtas de Cooperación Técnica y Científica, creadas en los convenios marcos

bilaterales de Cooperación suscritos por Colombia, estamos participando en ocho (8), con: Bolivia,

Chile, China, Ecuador, India, Jamaica, México y Venezuela

100,00% 100,00% 100,00%

CONS PAD PAI *

96,2% 94,6% 97,7%

96,9% 93,7% 100,0%

93,4% 95,0% 91,7%

100,0% 100,0% 100,0%

92,4% 89,4% 95,4%

94,9% 90,9% 98,9%

98,8% 98,6% 99,0%* Promedio Ponderado según peso del Ppto de Sub Dirección sobre total Ppto

Meta(%) mes de Diciembre

DEPENDENCIAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIRECCION GENERAL

SUBD SATPA

SECRETARIA GENERAL

SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUBD TIADE

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Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos

El Archivo General de la Nación estableció mediante Resolución Número 784 de 2015, el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos-ReNAHC, como instrumento de acreditación y registro de los archivos poseedores de documentación con significación histórica. Se otorgó registro a 12 archivos históricos. El propósito es estimular la protección del patrimonio documental y reconocer el papel que han desempeñado en esta ardua labor los archivos históricos regionales.

Recuperación del acervo documental del AGN para destacar.

Sellado de documentos: se adelantó el proceso de sellado de un total de 2,5 millones de documentos que han ingresado al AGN a través de transferencias secundarias, es un avance significativo en la labor de preservación de este acervo. Microfilmación: En la historia del Archivo General de la Nación es la primera vez que se entregan a la Sala de Investigación, en un mismo año, más de dos mil (2000) rollos para consulta del público.

Registro Único de Series Documentales (RUSD) los datos requeridos para la inscripción.

El RUSD es el instrumento mediante el cual se lleva el control de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental aprobadas, evaluadas y convalidadas; en la vigencia 2015 se logró la inscripción de las primeras quince (15) Tablas de Retención Documental de algunas entidades públicas del orden departamental, municipal y distrital.

Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano

Desde la vigencia 2012, el AGN ha participado regularmente en casi la totalidad de jornadas. Durante la vigencia 2015, durante las diferentes versiones realizadas en los municipios de Arjona, Acacías, Buenaventura y La Virginia se atendieron aproximadamente 200 personas.

ARCHIDOC

La implementación de mejoras tecnológicas en el aplicativo permitió brindar un mejor servicio que se evidencia en el incremento de las consultas, como se observa en el siguiente gráfico.

Archiapp

La nueva aplicación para dispositivos móviles –ARCHIAPP está disponible en plataformas IOS y Android, a finales del mes de diciembre se hizo su lanzamiento. Esta aplicación es un producto del trabajo de varias dependencias de la Entidad en aras de la preservación del patrimonio documental.

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Medición Clima Laboral

Se realizó la medición de clima laboral a través de la contratación de una firma experta generando la primera fase del Plan de Intervención en Clima Laboral para la vigencia 2016 a partir de mediciones objetivas.

Mejora de la competitividad funcionarios AGN

Ampliación del Plan de Incentivos, el cual permitió el otorgamiento de un número mayor de becas y apoyos educativos, las cuales para la vigencia 2015 ascendieron a: seis (6) becas y doce (12) apoyos educativos.

Política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica

Se inició la Implementación del Acuerdo 04 de 2015 AGN con capacitaciones en siete (7) regiones; se avanzó en la articulación con el centro regional de memoria en el plan de registro obligado por la ley 1448 de víctimas y se visitaron 10 entidades pertenecientes al Sistema Nacional de reparación integral a las víctimas – SNARIV.

Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación y la protección de sus archivos.

Inicio de la elaboración de una propuesta de política sobre Archivos étnicos, y su implementación para las comunidades del País. Se realizó el seguimiento y capacitación a seis (6) comunidades de grupos étnicos identificados. Para la vigencia 2015 se estructuro y se inició la alimentación y traducción de información para los micros sitios de grupos étnicos.

Diseño e implementación política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales

Se tienen para revisión interna del AGN y del Comité Asesor del SNA (Comité de Archivos Audiovisuales Sonoros y Fotográficos) dos (2) propuestas normativas: Un (1) decreto y una (1) guía. Se realizaron visitas a 10 entidades, en Bogotá y en las regiones, para terminar con el diagnóstico del tema de patrimonio audiovisual colombiano y así proyectar las acciones del 2016.

Becas Programa Nacional de Estímulos:

Beca Archivos Sonoros de Colombia: El proyecto ganador de la beca fue la colección de la profesora Rocío Londoño sobre la vida y obra de Juan de la Cruz Varela, cuyos contenidos fueron digitalizados y descritos. Beca Archivos Fotográficos: El proyecto ganador de la beca fue la colección de Foto López ubicado en Santa Rosa de Cabal – Risaralda que fue gestionada en cuanto a digitalización, elaboración de inventarios, clasificación y ordenación. Esta colección contiene materiales desde 1940 hasta 1990. Beca Archivos y Derechos Humanos: El proyecto ganador de la beca corresponde a un archivo de derechos humanos de una organización ubicada en Barrancabermeja y que ha realizado proyectos relacionados con la historia del Magdalena Medio. Se gestionó la documentación digital y electrónica y se realizó el alistamiento para su divulgación de la página WEB de la organización.

Presentación y puesta en marcha del observatorio del SNA

En cumplimiento del decreto 1080 de 2015 el AGN implementó el observatorio del SNA, con el fin de recopilar, analizar, interpretar, monitorear y difundir información sobre el cumplimiento de la normatividad archivística colombiana y realizar estudios e investigaciones sobre el impacto de la gestión documental en las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos; http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/. El Observatorio del SNA es un sistema de Información para el desarrollo de la gestión documental en Colombia, que facilita el seguimiento e impacto del cumplimiento de la política archivística

Archivos para la transparencia.

Desarrollamos quince (15) jornadas de sensibilización, capacitación y asistencia técnica en el marco de la implementación de la ley de transparencia, donde participaron 1142 entidades

http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/

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impactadas y asistencia de 2963 participantes. Se hicieron 32 eventos de capacitación con un total de 1471 participantes.

Fortalecimiento del Laboratorio de Innovación Digital

El Laboratorio de Innovación Digital Archivística – LIDA (lida.archivogeneral.gov.co), busca fortalecer y dar difusión de buenas prácticas en gestión documental a través de monitoreo y valoración de herramientas o aplicaciones de código abierto disponibles en el mercado, susceptibles de aportar a los procesos asociados a la función archivística en materia de gestión documental.

Durante la puesta en marcha de la página se han registrado 6.879 visitas y un total de 18.810 lecturas, donde los usuarios encuentran:

Instalación de alternativas de software libre, con sus respectivas guías de instalación,

uso de administración y de usuario, así como la creación de sus grupos colaborativos.

HERRAMIENTA DESCRIPCION LINK DE CONSULTA

DSPACE 5.1

Es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usada como solución de repositorio institucional.

http://lida.archivogeneral.gov.co/d-space/

XENA

Xena intenta evitar la obsolescencia digital convirtiendo archivos a un formato especificado abiertamente, como ODF o PNG.

http://lida.archivogeneral.gov.co/xena/

OCSINVENTORY

Es un software gratuito que permite a los usuarios automáticamente el inventario de sus activos de TI. OCS - NG recopila información sobre el hardware y software de las máquinas conectadas en red que ejecutan el programa cliente OCS ("Agente OCS Inventory")

http://bit.ly/1mZBBK4

MANIFEST

MAKER

Es un software de código abierto creado por el Archivo Nacional de Australia (NAA – National Archives of Australia), para su preservación digital.

http://bit.ly/1VGPqcl

CKESUM

Es un programa libre, para la preservación digital de archivos, que capta los elementos esenciales de los documentos digitales, permite recuperar los en cualquier momento, soporta la transferencia de documentos digitales, mediante la producción de un archivo de “manifiesto” que cumple los requisitos para una transferencia digital y comprueba continuamente la integridad de los archivos digitales.

http://bit.ly/1VGQbCd

Tres (3) Artículos publicados en http://lida.archivogeneral.gov.co/blog/, así: (i) Tips para los documentos electrónicos en un repositorio digital, (ii) experiencia - Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y (iii) presentación de resultados Open Data Readiness Assessment Colombia 2015

Realización de la Semana de Innovación. El evento tuvo como el fin de promover y modernizar los archivos públicos del país por medio del desarrollo de la innovación tecnológica y la aplicación de estrategias y actividades que propendan por una administración pública transparente, eficiente y eficaz; se desarrollaron 3 espacios: Forum, tuvimos diez (10) ponentes nacionales y dos (2) internacionales Showroom, con una participación de 16 empresas Workshop, participaron la Cancillería, Ministerio de las tecnologías y el Banco de la Republica. Asistencia total 276 Los cuales se detallan en el Micrositio del evento: http://innovacion.archivogeneral.gov.co/

Número de visitas, durante la transmisión del Streaming, de la Semana de Innovación, con un total de 1.193 visitas.





http://bit.ly/1VGPqcl

http://lida.archivogeneral.gov.co/blog/

http://innovacion.archivogeneral.gov.co/

INFORME



Seguimiento a la estrategia de Gobierno en Línea

Durante la vigencia 2015, se realizó el seguimiento para el cumplimiento de la estrategia GEL, a través de reuniones con las áreas y con funcionarios de MINTIC, como orientación al cumplimiento de este fin. Finalizando la vigencia se presentaron los siguientes datos estadísticos:

Adquisición y puesta en funcionamiento de office 365 y comunicaciones unificadas durante la vigencia 2015

Con esta nueva plataforma mejoramos la productividad de la entidad porque les permite a los funcionarios tener los documentos e información disponible siete (7) por veinticuatro (24); asimismo, se ampliaron extensiones telefónicas para que cada trabajador pueda estar comunicado desde cualquier lugar mediante un dispositivo con acceso a internet.

Mayor velocidad y mejor seguridad en la red de datos.

Se realizó mantenimiento a la red de datos del Archivo General de la Nación cambiando switches y firewall segmentación lógica, impactando en la transmisión de datos a 10 GB permitiendo ampliar los puntos en las salas de capacitación, Access point para la conexión vía wi-fi con el fin de lograr mayor cobertura de la red.

Mantenimientos Archivo Santander

En desarrollo del plan de mantenimiento a sedes, mejoro la canalización de las aguas lluvias, se reemplazaron de redes eléctricas de fuerza e iluminación, cambio de lámparas T8 y T12 fluorescentes a tecnología de iluminación LED, e impactando en la seguridad de los documentos que custodia de las entidades financieras públicas liquidadas y el ahorro energético, más amigable con el medio ambiente.

Sistematización de las comunicaciones oficiales recibidas de asuntos AGN

Con la sistematización de las comunicaciones implementamos la herramienta de control- control al día y solución clic, mejoramos el control y la oportunidad en las respuestas a los usuarios del AGN.

Generación de recursos propios.

Los ingresos de los recursos propios por venta de proyectos fue de $8.227,9 MM; algunos Proyectos ejecutados en la Vigencia: Aseguramiento de calidad al proceso de digitalización de los Planos que recibió el MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO de la extinta entidad: Instituto de Crédito Territorial y del INCORA, los cuales ingresan al Archivo General de la Nación por transferencia secundaria

Diagnósticos Integrales: GOBERNACIÓN DEL CASANARE, DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN (25 SECCIONALES), INSTITUTO DE CASAS FISCALES; se entregó la evaluación de aspectos críticos, matriz DOFA, y la ruta de acción, como herramientas para mejorar los procesos de gestión documental y como insumo para elaborar el PINAR, PGD y SIC.

Procesos de limpieza y desinfección de 39.282 folios y 7.438 microfichas, del liquidado INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, relacionados con Historias Laborales.

Organización Documental del Archivo de Gestión de LA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS, con un proceso de clasificación complejo toda vez que las unidades documentales estaban distribuidas sin una debida clasificación en 989 cajas x-100.

INFORME



6.3. REPROGRAMACIONES ADELANTADAS

Resultado de las revisiones adelantadas por las Subdirecciones y sus Grupos al avance de ejecución del Plan de Acción, se adelantaron ajustes y reprogramaciones, ver detalle en el anexo 2.

Las reprogramaciones del PAI en su mayoría corresponden a traslado de recursos entre actividades.

Las reprogramaciones de PAD, hacen referencias a las metas físicas, donde fuimos acompañados por control interno.

Tabla 5 Resumen reprogramaciones PAI – PAD año 2015

DEPENDENCIA PAI PAD

Dirección 0 3

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SSNA 25 1

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - STIADE

13

1

Subdirección de Gestión Patrimonio Documental – SGPD 57 10

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos 96 5

Secretaría General 48 18

TOTAL 239 38

6.4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2015

En la siguiente tabla mostramos la ejecución presupuestal al 31 de Diciembre de 2015 desde el compromiso fue de $29.381 Millones equivalentes a un 99,05% del presupuesto

INFORME



Tabla 6 Ejecución Presupuestal (en Millones de pesos)

Fecha de Corte: 31 de Diciembre de 2015 - IV

DEPENDENCIA

COMPRO

NOMBRE NOMBRE

(EJECUCION -

REGISTROS

CONTRATOS Y

ACTOS

ADMINISTRATI

GESTION HUMANA GASTOS DE PERSONAL $ 6.832 $ 6.805 99,60% $ 27 $ 6.804 99,60% $ 0 $ 6.803 99,58% 99,98% 0,40% $ 6.787 99,35% 99,75%

TODAS LAS AREAS GASTOS GENERALES $ 1.915 $ 1.901 99,26% $ 14 $ 1.884 98,35% $ 18 $ 1.877 97,99% 99,64% 1,65% $ 1.776 92,72% 94,28%

DIRECCION -

GESTION FINANCIERA

TRANSFERENCIAS

CORRIENTES (*1) $ 179 $ 137 76,55% $ 42 $ 137 76,55% $ - $ 137 76,55% 100,00% 23,45% $ 137 76,55% 100,00%

$ 8.926 $ 8.843 99,07% $ 83 $ 8.825 98,87% $ 18 $ 8.817 98,78% 99,91% 1,13% $ 8.700 97,47% 98,58%

RECURSOS FISICOSREMODELACION Y ADQUISICION DEL

INMUEBLE ALEDANO AL EDIFICIO DEL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION $ 906 $ 903 99,66% $ 3 $ 903 99,66% $ - $ 877 96,79% 97,12% 0,34% $ 527 58,16% 58,36%

RECURSOS FISICOSMANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS

INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE

LA NACION $ 2.488 $ 2.487 99,94% $ 1 $ 2.487 99,94% $ - $ 2.427 97,53% 97,59% 0,06% $ 1.576 63,34% 63,38%

RECURSOS FISICOS

MEJORAMIENTO, DOTACION Y ADECUACION

DEL INMUEBLE PARA LA CREACION Y

PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES

FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS.

REGION BOGOTA D.C.

$ 693 $ 690 99,60% $ 3 $ 690 99,60% $ - $ 591 85,32% 85,66% 0,40% $ 313 45,20% 45,38%

SISTEMASRENOVACION E IMPLEMENTACION DE

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION $ 2.349 $ 2.332 99,25% $ 18 $ 2.331 99,21% $ 1 $ 2.331 99,21% 100,00% 0,79% $ 1.676 71,33% 71,89%

SUBDIRECCION

SISTEMA NACIONAL

DE ARCHIVOS

IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS EN COLOMBIA. $ 11.638 $ 11.599 99,67% $ 39 $ 11.554 99,28% $ 45 $ 10.765 92,50% 93,17% 0,72% $ 8.973 77,10% 77,66%

SUBDIRECCION

GESTION DEL

PATRIMONIO

DOCUMENTAL

PRESERVACION DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL COLOMBIANO. $ 2.448 $ 2.410 98,46% $ 38 $ 2.401 98,10% $ 9 $ 2.393 97,77% 99,67% 1,90% $ 2.296 93,79% 95,61%

SUBDIRECCION

TECNOLOGIAS DE LA

INFORMACION

ARCHIVISTICA Y

DOCUMENTO

ELECTRONICO

APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL

DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS NACIONAL $ 214 $ 191 89,32% $ 23 $ 190 88,96% $ 1 $ 190 88,96% 100,00% 11,04% $ 149 69,75% 78,40%

$ 20.737 $ 20.612 99,40% $ 124 $ 20.557 99,13% $ 56 $ 19.575 94,40% 95,22% 0,87% $ 15.510 74,80% 75,45%

$ 29.663 $ 29.455 99,30% $ 207 $ 29.381 99,05% $ 74 $ 28.391 95,71% 96,63% 0,95% $ 24.210 81,62% 82,40%

% DE

PAGOS /

EJEC

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION SECCION 3304

INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO CONSOLIDADO - VIGENCIA 2015

RUBRO PRESUPUESTAL

APROPIA

CION

VIGENTE

CDP % CDP FRENTE

A LA APRO

SALDO

DE

APROPIA

CION SIN

CDP

% EJECUCION

REAL

(COMPROM/AP

ROP)

SALDO

DE CDP

SIN

COMPRO

METER

OBLIGACI

ONES

% OBLIGAC

ACUMULADAS /

APROPIACION

VIGENTE

% OBLIGAC

ACUMULADAS /

COMPROMISO

ACUMUL

% POR EJECUTAR

(SIN CDP Y SIN

COMPROM)

PAGOS

ACUMULA

DOS

% DE

PAGOS /

APROP

Cifras en Millones de pesos

FUNCIONAMIENTO

TOTAL FUNCIONAMIENTO

INVERSION

TOTAL INVERSION

TOTAL INVERSION Y FUNCIONAMIENTO

TOTAL INVERSION Y FUNCIONAMIENTO

INFORME



La ejecución presupuestal al 31 de Diciembre de 2015 el cual fue de 99,05%, desde el punto de vista del compromiso, de un presupuesto $29.381,4 Millones; después de la reducción de $ 4.670,3 millones de pesos, discriminados así:

6.4.1. Reducción presupuestal Tabla 7. Recursos reducidos del presupuesto

Nombre Nación Millones

Propios Millones

Total

Funcionamiento 677,6 316,2 993,8

Inversión

(i) Implantación sistema nacional de archivos 2.770,0 904,4 3.674,4

(ii) Preservación del patrimonio documental colombiano. 0 2,1 2,1

TOTAL $3.447,6 $1.222,7 4.670,3

A nivel de cada subdirección el cumplimiento se muestra en la siguiente tabla:

Tabla 8 Cumplimiento presupuestal por subdirección

DEPENDENCIA Apropiación Ejecución % Cumplim.

Dirección 648 604 93,17

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SSNA 2.009 1.988 99,00

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - STIADE

504

480

95,28

Subdirección de Gestión Patrimonio Documental – SGPD 2.572

2.534

98,53

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

9.026

9.008

99,81|

Secretaría General 14.905 14.840 99,57

TOTAL 29.664 29.454 99,30 Nota. La distribución presupuestal se hizo teniendo en cuenta la distribución acordada según lo dispuesto en un comité administrativo donde la dirección asignó responsables por cada rubro y la responsabilidad que tiene cada líder de proyecto y las actividades que ejecuta cada grupo en los siete (7) proyectos inscritos ante el DNP.

La ejecución presupuestal desde el punto de vista de la obligación fue del 96,71% y del flujo de caja fue del 81,02%.

6.4.2. Cumplimiento proyectos de inversión (presupuestal y de metas). El Plan de Acción por Inversión se ejecuta con siete (7) proyectos inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación - DNP, con corte a Diciembre 31 de 2015 arroja los siguientes resultados: Tabla 9 Ejecución de los proyectos

Proyecto / Actividad

Ejecución presupuestal Presupuesto Avance Físico Compromiso Obligación Millones de

METAS 100% 94,40% pesos de metas

Implantación Sistema Nacional de Archivos en Colombia

99.3% 92.5% 11.638,4 94,7%

Mantenimiento y Adecuación de las instalaciones del AGN

99.9% 97.5% 2.488,2 98,9%

Preservación del Patrimonio Documental Colombiano

98.1% 97,8% 2.447,9 95,8%

Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN

99,2% 99,2% 2.349,4 96,0%

Remodelación y Adquisición del Inmueble aledaño al Edificio del AGN

99,7% 96,8% 905,7 98,4%

Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y puesta en

99,6% 85,3 693,0 96,5%

INFORME



Proyecto / Actividad

Ejecución presupuestal Presupuesto Avance Físico Compromiso Obligación Millones de

funcionamiento del Archivo Intermedio de las Entidades Financieras Publicas Liquidadas

Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos Nacional - SINAE

89,0% 89,0% 214,0 93,8%

TOTAL 99,3% 94,4% 20.736,6

La meta acumulada establecida para al mes de Diciembre en Compromiso es del 99,3% y en meta física del 94,4%.

7. CONCLUSIONES

El plan de acción lo dividimos en dos partes, aquel que es financiado con recursos de Gastos de Inversión y el de gasto de Funcionamiento, ambos van encaminados al alcance de plan estratégico, donde la ejecución presupuestal alcanzó el 95,71% desde el punto de vista de la obligación y de meta física del 99,40%. Después de haber hecho reprogramaciones en el PAI 239 y 38 en PAD. En el año 2015 el AGN recorto su presupuesto en $4.670,3 millones de pesos de recursos, de funcionamiento $ 993,8 millones y de inversión $3.676,5. Para la entidad es muy importante el nivel de cumplimiento de la información de ejecución presupuestal (en inversiones - PAI) como el nivel de cumplimiento de las actividades de funcionamiento registradas como el PAD, por tal efecto para el año 2016 hemos aplicado iniciativas de mejora en los planes de acción como parámetro para las definiciones para la vigencia 2016 y logar así mejorar el control y consolidación de la información. Es así como a fin de darle aún más relevancia al diseño y ejecución de las actividades del Plan de Acción, la oficina Asesora de Planeación incorporará líneas de control estadístico para las Subdirecciones o Grupos que administran información de las actividades misionales del AGN o aquellas que son reportadas por cualquier medio interno o de Gobierno. ELABORADO POR: Edgar Ramiro Serrano R. Cargo y Dependencia: Jefe - Oficina Asesora de Planeación Fecha de aprobación: 31 de Enero de 2016

Bogotá D.C., Enero 31 de 2016 INFORME DE GESTION VIGENCIA … · 2018-09-12 · CUMPLIMIENTO DE...

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