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OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO BOGOTÁ, DICIEMBRE 2012.
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO
BOGOTÁ, DICIEMBRE 2012.
INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO De acuerdo con lo dispuesto el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento actividad 9) evaluar la eficacia y efectividad de los planes de mejoramiento y en la NTC GP 1000: 2009 - numerales:
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 acciones preventivas – literal F)
8.5.3 Acciones preventivas literal e)
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento y que se cumplieron durante la vigencia 2012 por parte de los procesos y dependencias de la entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.
Las auditorías se realizaron, con el siguiente cronograma que se les remitió a los responsables de los procesos y/o dependencias así:
PROCESOS Areas Organizativas FECHA DE PROGRAMACIÓN
Direccionamiento Estratégico Martes 15 Enero de 2013 a partir de las 2: 30 P.M.
Asuntos Políticos Indigena Martes 15 Enero de 2013 HORA 2: 30 P.M.
Minas Martes 15 Enero de 2013 HORA 3: 00 P.M.
Derechos Humanos Martes 15 Enero de 2013 HORA 4: 00 P.M.
Colombia Joven Miércoles 16 Enero de 2013 a partir de las 9: 00 a.m.
Fondo Paz Miércoles 16 Enero de 2013 a partir de las 9: 00 a.m..
Secretaria de Transparencia Jueves 17 Enero de 2013 Hora a las 9: 00 a.m.
Gestión de Seguridad y Apoyo
Logístico PrsidencialMiércoles 16 Enero de 2013 HORA a las 11: 00 a.m.
Talento Humano Miércoles 16 Enero de 2013 . A partir de las 8:30am.
Gestion Adminsitrativa Jueves 17 Enero de 2013 a partir de las 9: 00 a.m.
Gestión Documental Miércoles 16 Enero de 2013 a partir de las 9: 00 a.m.
Adquisición de Bienes y
ServiciosMiércoles 16 Enero de 2013 a partir de las 9: 00 a.m.
Tecnologías de Información y
ComunicacionesMartes 15 Enero de 2013 HORA 3: 00 P.M.
Gestión Financiera Martes 15 Enero de 2013 HORA a las 10: 30 a.m..
1. Objetivo general
Evaluar la eficacia y efectividad de los planes de mejoramientos que se finalizaron en la vigencia 2012, mediante auditorías a las acciones implementadas.
2. Objetivos especí ficos
Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras los planes de mejoramientos que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2012.
Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron implementadas para realizar el cierre definitivo.
Solicitar nuevo plan de mejoramiento cuando no fueron efectivos.
3. Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento
A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento:
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras
3.1 Estado de los Planes de Mejoramientos vigencia 2012
Con base en el reporte de las mejoras anterior, se identificaron los planes de mejoramiento que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2012 y que son objeto de ésta evaluación, en este sentido, se efectúa el siguiente análisis:
DESCRIPCIÓN CATIDAD PORCENTAJE
Formulación 12 5,22
Ejecución y Seguimiento 56 24,35
Finalizadas 162 70,43
TOTAL 230 100
3.2 Estado de las Mejoras Vencidas:
De acuerdo con el resultado de la vigencia 2012, se describe a continuación de las 5 MEJORAS VENCIDAS (planes de mejoramiento vencidos):
Se sugiere a los procesos involucrados con mejoras vencidas para que se pongan al día en el aplicativo SIGEPRE- módulo de Mejoras, adelantando las acciones correctivas necesarias y caguen la información que estás mejoras requieran, de acuerdo con los establecido en el Procedimiento P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación a planes de Mejoramiento NO conformidad 1.
No. Código Nombre Proceso Fecha de solicitud Estado del paso
1NCR-0068
No Conformidad NC2 ICONTEC 2011Direccionamiento
Estratégico 21/03/2012 17:17Vencido
2NCR-0069
No Conformidad NC3 ICONTEC 2011Direccionamiento
Estratégico 21/03/2012 17:25Vencido
3 NCP-0108 GA- Mapa de Riesgos Gestión Administrativa 11/09/2012 16:02 Vencido
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OM-0057
ACTUALIZACION DOCUMENTOS
PROCESO DE GESTION
ADMINISTRATIVA Gestión Administrativa 06/11/2012 08:22
Vencido
5OM-0024
Seguimiento inventario de vehículosGestión Administrativa 13/03/2012 08:56
Vencido
3.2 Estado de las Mejoras Finalizadas:
Para la vigencia 2012 se finalizaron 162 planes de mejoramiento, los cuales el 100%
fueron objeto de evaluación por parte del equipo auditor, para determinar su eficacia y
efectividad en el cumplimiento de las acciones propuestas en dichos planes, identificador
por Procesos, así:
3.2.1 Proceso de Direccionamiento Estratégico:
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1NCP-0103 Plan de Mejoramiento Riesgo 1 DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 13/07/2012 11:53 FinalizadaSI SI
Los Riesgos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, se
encuentran actualizado.
2NCP-0095 Plan Mejoramiento Riesgos 3 DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 29/05/2012 13:37 FinalizadaSI SI
Los Riesgos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, se
encuentran actualizado.
3
NCP-0105
DE- Mejora del sistema de control y
evaluación de los proyectos de
inversión.
OFICINA DE
PLANEACIÓN 17/07/2012 16:11 Finalizada
SI SI
La Oficina de Planeación realizar evaluación a la calidad de la
información de los proyectos de inversión que se cargan en
SINERGIA DNP.
4NCP-0097 Plan Mejoramiento Riesgo 2 DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 29/05/2012 13:57 FinalizadaSI SI
Los Riesgos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, se
encuentran actualizado.
5NCP-0098 Plan Mejoramiento Riesgo 4 DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 29/05/2012 14:02 FinalizadaSI SI
Los Riesgos del Proceso de Direccionamiento Estratégico, se
encuentran actualizado.
6
NCP-0106
DE- Verificación de información en el
SPI
OFICINA DE
PLANEACIÓN 17/07/2012 16:13 Finalizada
SI SI
La Oficina de Planeación verifica la calidad de la información de
los proyectos de inversión que se cargan en SINERGIA (SUIFP -
SPIDNP.
7
NCP-0104 DE- Verificación de Información.
OFICINA DE
PLANEACIÓN 17/07/2012 16:10 Finalizada
SI SI
La Oficina de Planeación verifica la calidad de la información de
los proyectos de inversión que se cargan en SINERGIA (SUIFP -
SPIDNP.
8
NCP-0099 Plan Mejoramiento Riesgo 5 DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 29/05/2012 14:05 Finalizada
SI SI
Se observa que las metas se cumplieron en cuanto a: se
actualizaron los lineamientos para la administración de riesgos
L-DE-01 en armonia con el módulo definido en el aplicativo. Se
realizaron las capacitaciones para implantar conocimientos
sobre el módulo de Gestión del Riesgo; se visitaron las oficinas
para asesorar y definir las fechas iniciales de monitoreo de los
riesgos con los responsables de los procesos.
9NCP-0101
DE_SISMEG_CONTROL
PREVIOINFORMACION
OFICINA DE
PLANEACIÓN 21/06/2012 09:16 FinalizadaSI SI
La Oficina de Planeación revisa mensualmente la calidad de la
información reportada en el SISMEG
10
NCR-0141 DE Mapa de Riesgos Institucional
OFICINA DE
PLANEACIÓN 04/04/2012 12:02 Finalizada
SI SI
La Oficina de Planeación realizó la actualización de la Guía para
la Administración del Riesgo; realizó la socialización respectiva
y adelantó asesoría mediante mesas de trabajo para la
definción de los riesgos por procesos, aplicando la metodología
establecida, y utilizando el módulo de Gestión del Riesgo en el
aplicativo SIGEPRE SVE.
11
NCR-0167
DE - lineamientos sobre
Administración del Riesgo
OFICINA DE
PLANEACIÓN 21/09/2012 16:25 Finalizada
SI SI
El Lineamiento para la Adminsitración de Riesgo del DAPRE, se
esta aplicando, de acuerdo con los ajuste realizados y
aprobados.
12
NCR-0070 No Conformidad NC4 ICONTEC 2011
OFICINA DE
PLANEACIÓN 21/03/2012 17:26 Finalizada
SI SI
Se observó el cumplimiento de la meta: 1. Presentación
elaborada en el aplicativo para realizar la revisión por la
dirección .
Se procedió a verificar la realización de las capacitaciones en
los módulos de planes, documentos, mejoras, reuniones,
gestión de riesgos y consulta de información a través de los
reportes y presentaciones.
Lo anterior, permitió presentar con mayor exactitud la situación
actual del Sistema Integrado de Gestión.
13
NCR-0071 No Conformidad NC5 ICONTEC 2011
OFICINA DE
PLANEACIÓN 21/03/2012 17:29 Finalizada
NO NO
La Oficina de Planeación de acuerdo a los Procedimientos P-DE-
05 y P-DE-06, realiza seguimiento y evaluación al reporte de la
información efectuada por las dependencias en el módulo
Planes del Aplicativo SIGEPRE SVE. Así mismo, realiza
seguimiento al análisis de datos registrado en el módulo
Indicadores. Reporta los resultados de la evaluación mediante
correos electrónicos informando tanto de las consistencias
como de las inconsistencias a los responsables de procesos y/o
dependencias.
Sin embargo, ésta mejora quedó abierta según Informe del
ICONTEC 2012 y se dió alcance mediante MEJORA NCR-0196, la
cual se encuentra en ejecución y seguimiento hasta el 30 de
abril de 2013.
14
NCR-0140 DE Planes de Mejoramiento Riesgos
OFICINA DE
PLANEACIÓN 04/04/2012 11:57 Finalizada
NO NO
De acuerdo con los resultados de la Auditoria Externa se
mantuvo abierto la No Conformidad NCR-0071 y se da alcance
mediante MEJORA NCR 0198, la cual se encuentra en ejecución
y seguimiento hasta el 30 de junio de 2013.
15NCR-0188 DE - Formato de Acta
OFICINA DE
PLANEACIÓN 12/10/2012 12:33 FinalizadaSI SI Se justo el Formato de acta y se esta utilizando
16OM-0043
Oportunidad de mejora -
Procedimiento Plan de Compras
OFICINA DE
PLANEACIÓN 16/08/2012 22:11 FinalizadaSI SI
Se estan aplicando el Procedimiento P-DE-06, Formulación,
ejecución y seguimiento al Plan de compras
3.2.2 Proceso de Gestión de Asuntos Políticos:
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
17
OM-0039
Plan de mejoramiento Autocontrol
Planeación DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 13/07/2012 11:45 Finalizada
SI SI
Se observa que se realizaron las acciones de 1. Diseñar y
ejecutar un plan de estabilización del SIGEPRE con el fin de
socializarlo y posicionarlo en las áreas misionales y de
2. Realizar una evaluación de las jornadas de sensibilización.
Los resultados de la evaluación se tuvieron en cuenta para la
planeación de las capactiaciones en el 2013.
18
OM-0029
Plan de Mejoramiento Divulgación
del SIGEPRE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 30/04/2012 11:48 Finalizada
SI SI
Esta mejora se evalúo en la Auditoria a la Administración del
Riesgo, en la cual se establece la efectividad de la misma. Se
cumplieron con las metas propuestas. A la fecha se puede
encontrar el mapa de riesgos institucional en el aplicativo
SIGEPRE SVE - Módulo Gestión del Riesgo.
19
OM-0042
Plan de mejoramiento
Direccionamiento Estrategico -
Autocontrol
OFICINA DE
PLANEACIÓN 16/08/2012 14:28 Finalizada
SI SI
Se observa el cumplimiento de las acciones en cuanto a que: se
elaboró el plan de trabajo para ajustar el aplicativo a la
normatividad vigente y a las necesidades internas. Se ejecutó
el plan de trabajo evidenciado mediante las actas. y se
realizaron las capacitaciones a los responsables del cargue de la
información en el aplicativo Plan de Compras.
Para la vigencia 2013, se presentan nuevos lineamientos que
conllevan a nuevos ajustes en el aplicativo. La Oficina de
Planeación, conscientes de la situación procederá a formular
Plan de Mejoramiento por Autocontrol.
20OM-0038
Plan de mejoramiento Autocontrol
Plan compras DE
OFICINA DE
PLANEACIÓN 13/07/2012 11:40 FinalizadaSI SI
actualizado, publicado en el aplicativo, socializado mediante
correo y aplicado.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
14 NCR-0083No Conformidad número 13 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 10:56 Finalizada
SI SI
Los contratistas presentan mensualmente informe de las
obligaciones contractuales y de acuerdo con las actividades y
metas establecidas en el POA.
15 NCR-0084No Conformidad número 14 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 10:59 Finalizada
SI SI
Los contratistas presentan mensualmente informe de las
obligaciones contractuales y de acuerdo con las actividades y
metas establecidas en el POA.
16 NCR-0085No Conformidad número 15 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:01 Finalizada
SI SI
Los contratistas presentan mensualmente informe de las
obligaciones contractuales y de acuerdo con las actividades y
metas establecidas en el POA.
17 NCR-0086No Conformidad número 16 del
informe de auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:02 FinalizadaSI SI
El informe de los contratistas incluyen las actividades y metas
propuestas en el POA.
18 NCR-0087No Conformidad número 17 del
informe de auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:04 FinalizadaSI SI
Se firmaron los convenios y se lograron las metas de los
indicadores.
19 NCR-0088No Conformidad número 18 del
informe de auditoría P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:05 Finalizada
SI SI
Se presentó reporte de las actividades porgamadas para las
vigencias 2011 y 2012 de acuerdo con lo dispuesto por el
Direccionamiento estrategico. Además se tiene actualizada la
pagina Web - progrma Colombia Joven.
20 NCR-0089No Conformidad número 19 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:07 Finalizada
SI SISe ajustaron las metas de acuerdo a la modificación del POA y
se lograron los resultados esperados de al vigencia 2011 y 2012.
21 NCR-0091No Conformidad número 24 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:12 Finalizada
SI SISe ajustaron las metas de acuerdo a la modificación del POA y
se lograron los resultados esperados de al vigencia 2011 y 2012.
22 NCR-0092No Conformidad número 25 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:14 Finalizada
SI SI
En el informe final de gestión POA se evidencia la
documentación soporte de lso resultados obtenidos para la
vigencia fiscal 2011 y 2012.
23 NCR-0093No Conformidad número 26 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:16 Finalizada
SI SI
El director del Programa, mediante reuniones periodicas de
seguimiento a la gestión, se verifica el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de funciones.
24 NCR-0094No Conformidad número 2.2 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:18 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
25 NCR-0095No Conformidad número 2.3 del
informe de auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:29 FinalizadaSI SI
Se presenta informe de seguimiento a traves de la ficha de
caracterización.
26 NCR-0096No Conformidad número 2.7 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:30 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
27 NCR-0097No Conformidad número 2.8 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:32 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
28 NCR-0098No Conformidad número 2 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:41 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
29 NCR-0099No Conformidad número 20 del
informe de auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:44 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
30 NCR-0100reporte de cumplimiento de
actividadesP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:52 Finalizada
SI SISe presenta informe de los contratistas, según las obligaciones
contractuales y acorde con lo propuesto en el POA.
31 NCR-0101Falta controles en la supervsión de
los contratos P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 11:57 Finalizada
SI SI
Se presenta informe de los contratistas, según las obligaciones
contractuales y acorde con lo propuesto en el POA. Además se
realiza reuniones peridicas de seguimiento a la gestión del
Programa.
32 NCR-0102Informes de gestión de comisiones
por parte de contratistas.P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:00 Finalizada
SI SI
En las carpetas del archivo del Programa reposan los informes
de los contratistas, acorde con las obligaciones contractuales y
lo dispuesto en el POA.
33 NCR-0103Soportes Físicos que den cuenta de
las actividadesP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:03 Finalizada
SI SI
En las carpetas del archivo del Programa reposan los informes
de los contratistas, acorde con las obligaciones contractuales y
lo dispuesto en el POA.
34 NCR-0104Control en la supervisión de los
contratosP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:05 Finalizada
SI SI
El director del Programa, mediante reuniones periodicas de
seguimiento a la gestión, se verifica el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de funciones.
35 NCR-0105Faltan directrices para logro de metas
en plan estatégicoP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:08 Finalizada
SI SI
En las carpetas del archivo del Programa reposan los informes
de los contratistas, acorde con las obligaciones contractuales y
lo dispuesto en el POA.
36 NCR-0106 NO conformidad 3 del informe. P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:10 Finalizada
SI SI
Se ajusto el POA mediante modificación aprobada por el
Subdirector de Operaciones y se lograron los resultados
esperados.
37 NCR-0107NO Conformidad 4 del informe
auditoría.P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:12 Finalizada
SI NO
La matriz de riesgos del programa fue eliminada por los nuevos
lineamientos de la Oficina de Plaenación que es ahora por
proceso, y el Proceso de Asuntos Políticos definió sus riesgos.
Se requiere realizar un ejercico para vicular a todas las
dependencias que interviene en este proceso.
38 NCR-0108NO Conformidad 5 del informe de
auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:14 FinalizadaSI NO
No se identificó el Moitoreo de los Riesgos, se requiere
formular nuevo plan de mejoramiento.
39 NCR-0109NO Conformidad 6 del informe de
auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:15 FinalizadaSI SI
A través del Aplicativo SIGEPRE se carga la información
requerida y se realizar seguimiento.
40 NCR-0110NO conformidad 7 del informe de
auditoríaP.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:17 Finalizada
SI SI
El director del Programa, mediante reuniones periodicas de
seguimiento a la gestión, se verifica el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de funciones.
41 NCR-0111NO conformidad 8 del informe de
auditoría
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:18 FinalizadaSI SI
Se ajustó el POA y se definieron actividades para ejecer la
secretaria técnica.
42 NCR-0112NO conformidad 9 del informe de
auditoría.
P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:19 FinalizadaSI SI
Se stá cumpliendo el procedimiento P-TH-11 del SIGEPRE y
reportes de comisiones
43 NCR-0113 Redefinir actividades plan operativo.P.P. COLOMBIA
JOVEN 29/03/2012 12:21 FinalizadaSI SI Se ajustó el POA y se lograron los resultados esperados.
3.2.3 Proceso de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y comunicación y Prensa:
.
3.2.4 Proceso de Adquisición de Bienes y servicios
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
44
NCR-0139
Respuesta no oportuna a Derechos
de Petición
P.P. DE LOS
DERECHOS
HUMANOS Y DIH 04/04/2012 11:19 Finalizada
SI NO Aún se presentan inconsisencias en el SIGOB sobre las PQRS,
45
OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH
P.P. DE LOS
DERECHOS
HUMANOS Y DIH 18/10/2012 07:47 Finalizada
SI NO
No se cumplió con la meta de los Foros de 29 se lograron 25
para el 86,46% y según la escala de medicion de lso indicadores
qu del 90% en adelante es satisfactorio.
46
NCP-0079 modificacion P.P. INDÍGENAS 14/02/2012 17:30 Finalizada
SI SI
Se ajustó el plan operativo y se lograron los resultados
esperados como se evidencia en los resultados presentados en
el aplicativo SIGEPRE del Programa INDIGENAS
47
NCR-0132 Proyecto Minas P.P. MINAS 04/04/2012 09:29 Finalizada
Si SI
Para la vigencia fiscal de 2013 se establecieron los compromisos
requeridos y acordados con en ente donante - Comunidad
Europea, mediante el documento PP1 Presupuesto del
Programa 1 firmado por los Doctores Mario Mejía Cardona
Subdirector de Operaciones, Daniel Aviila - Director del
Programa PIACMA y Gonzalo Quintero Perilla - Jefe Área
Financiera
48
OM-0046
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA
OPORTUNIDAD DE MEJORA
RELACIONADA CON LA ATENCIÓN A
COMUNICACIONES - PROGRAMA
MINAS P.P. MINAS 18/10/2012 10:04 Finalizada
SI SI
Las acciones que el Programa PAICMA formuló en su plan de
mejoramiento como mecanismos de control para el reporte de
las comunicaciones en el SIGOB se estan cumpliendo
adecuadamente.
49
OM-0047
PLAN DE MEJORAMIENTO
OPORTUNIDAD DE MEJORA
ACTUALIZACIÓN EN TEMAS DE
NORMATIVIDAD - PROGRAMA MINAS P.P. MINAS 18/10/2012 10:19 Finalizada
SI SI
Las acciones que el Programa PAICMA formuló en su plan de
mejoramiento como mecanismos de control para el reporte de
las comunicaciones en el SIGOB se estan cumpliendo
adecuadamente.
50NCR-0138
Respuesta a derechos de petición
extemporaneos
SECRETARIA DE
TRANSPARENCIA 04/04/2012 11:03 FinalizadaSI NO Aún se presentan inconsisencias en el SIGOB sobre las PQRS.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
NCP-0116
SA Documentos no asociados a la
caracterización del proceso 01/10/2012 16:24 Finalizada
SI SI
Se determinó que el Manual de Estilo o Redacción no era
aplicable al proceso, y por ende no incluirlo en la
caracterización.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1NCP-0100
Plan de mejoramiento mapa de
riesgos BS
ÁREA DE
CONTRATOS 29/05/2012 15:23 FinalizadaSI SI
Se actualizaron los riegos de acuerdo con el Lineamiento para la
adminsitración de Riesgos.
2
NCR-0130
Publicación de documentos en el
SECOP
ÁREA DE
CONTRATOS 04/04/2012 08:34 Finalizada
SI NO
El Secop emitió un concepto general para todas las entidades,
el cual se encuentra publicado en la página Web. Pero se sigue
incumpliendo con los términos de publicación señalados en el
Decreto 734 de 2012.
3NCR-0131 Alarmas SICE
ÁREA DE
CONTRATOS 04/04/2012 08:48 FinalizadaSI SI El Concepto se está aplicando
4
NCR-0184
BS No se realiza evaluación a los
controles de los riesgos
ÁREA DE
CONTRATOS 27/09/2012 13:58 Finalizada
SI SIEl proceso de Adquisición de bienes y servicios realizó el
monitoreo a los control es su mapa de riesgos.
5
NCR-0185 BS Plan de Contratación
ÁREA DE
CONTRATOS 27/09/2012 14:01 Finalizada
SI SILo definido en la caraterización actualizada del proceso se esta
cumpliendo.
6
OM-0026 SECOP
ÁREA DE
CONTRATOS 04/04/2012 08:42 Finalizada
SI NOEn la actualidad se sigue incumpliendo con los términos de
publicación señalados en el Decreto 734 de 2012.
7
OM-0062
BS Actualización de la versión del
Manual de Contratación
ÁREA DE
CONTRATOS 05/12/2012 10:39 Finalizada
SI SISe actualizó el manual de Contratación el cual esta publicado
en el SIGEPRE - Doucmentos
3.2.5 Proceso de Gestión Documental:
3.2.6 Proceso de Gestión Administrativa:
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1
NCP-0117 GD Socialización SIGEPRE
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/10/2012 12:38 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
2
NCR-0149 Espacios necesarios para archivo.
ÁREA
ADMINISTRATIVA 17/07/2012 14:52 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
3
NCR-0153 Plan de emergencia para el archivo.
ÁREA
ADMINISTRATIVA 17/07/2012 15:12 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
4
NCR-0187
Plan de mejoramiento ICONTEC-
NCR1
ÁREA
ADMINISTRATIVA 11/10/2012 11:43 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
5
NCR-0165 GD - Comunicación interna
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/09/2012 10:54 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
6
NCR-0160
GD- seguimiento y evaluación a la
identificación, análisis y valoración
del Riesgo
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/09/2012 11:00 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
7
NCR-0162 GD - Control de Documentos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/09/2012 11:13 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
8
OM-0018
Seguimiento actividades de los
Planes de Mejoramiento
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:27 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
9
OM-0052 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ÁREA
ADMINISTRATIVA 23/10/2012 22:40 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
10
OM-0051
INSTALACIONES ADECUADAS PARA EL
MANEJO DEL ARCHIVO
ÁREA
ADMINISTRATIVA 23/10/2012 22:38 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
11
OM-0019
Validación de Correspondencia
Externa
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:30 Finalizada
NO NO
Estos Planes de Mejoramiento no cumplieron con las
actividades planteadas, ni con las fechas establecidas, se
cerraron porque se formulo un nuevo Plan Integral de
Archivo, el cual recogió dichas actividades.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1
NCR-0173
CGR - Actividades del Proyecto de
Inversión
ÁREA
ADMINISTRATIVA 24/09/2012 11:18 Finalizada
SI SI
Se cuenta con el documento "LINEAMIENTO PARA LA
FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE INVERSION DE SEDES DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA".
2NCR-0175
CGR - Plan integral de
mantenimiento.
ÁREA
ADMINISTRATIVA 24/09/2012 11:22 FinalizadaSI SI Se cuenta con el plan integral de mantenimiento vigencia 2013.
3NCR-0061
Organización del Archivo de
Escrituras
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 10:48 FinalizadaSi SI
Las carpetas esta organizadas de acuerdo con lo dispuestos por
las normas.
4OM-0059
PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA
GESTION FINANCIERA
ÁREA
ADMINISTRATIVA 14/11/2012 14:40 FinalizadaSI SI Se ejecutaron las acciones durante la vigencia 2012.
5NCP-0082 Guarda y Custodia de Escrituras
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:13 FinalizadaSI SI
Documentación de los bienes inmuebles del DAPRE,
organizados de acuerdo con las normas del archivo.
6
NCP-0088 Reglamento de Propiedad Horizontal
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:33 Finalizada
SI SI
mediante Escritura Pública No. 1413 del 3 de septiembre de
2012 se protocolizo la propiedad horizontal del DAPRE-FONDO
DE PROMOCION DE LA CULTURA.
7NCP-0087 Renovación Liciencias Caninos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:24 FinalizadaSI SI Se tiene actualizada las licencia de los caninos
8NCP-0089
Debilidad en el registro de
información - SIGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:35 FinalizadaSI SI
La información en el SIGA, sobre los Activos del DAPRE se
encuentra actualizada de acuerdo con los controles aplicados
9
NCP-0084
Demora en tramite de pago de
facturas del contratita Electricos
Unidos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:17 Finalizada
SI SIA diciembre 31 de 2012, la facturación de lso contratos de
mantenimiento están al día.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
10
NCP-0085 Controles a documentos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:20 Finalizada
SI SI
En las carpetas de los contratos reposan las actas de de entra
parcial y final de las obras, firmadas por el contratista y el
supervisor
11NCP-0083
Debilidades Puntos de Control
Información SIGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:15 FinalizadaSI SI
La información en el SIGA, sobre los Activos del DAPRE se
encuentra actualizada de acuerdo con los controles aplicados
12
NCP-0107
GA- Reporte oportuno de
información.
ÁREA
ADMINISTRATIVA 11/09/2012 15:55 Finalizada
SI SI
herramienta implementada, la cuál se encuentra en el
escritorio de todos los computadores de Asesores y
Coordinadores
13
NCP-0086 Plan de Mantenimiento
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:22 Finalizada
SI SI
MANUAL Y PLAN DE MANTENIMIENTO PARA EL MEJORAMIENTO
EN LAS SEDES DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PARA LA
VIGENCIA 2013
14NCP-0081 Escrituras Inmuebles
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:10 FinalizadaSI SI
Documentación de los bienes inmuebles del DAPRE,
organizados de acuerdo con las normas del archivo.
15
NCP-0080 Recibos de Impuestos Predial
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:07 Finalizada
SI SI
Se tiene organizado la carpeta AZ con toda la documentación de
los bienes inmuebles de la entidad y copia de los impuestos
prediales.
16
NCR-0158 GA- Control de Documentos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 11/09/2012 15:37 Finalizada
NO NO
Las acciones formuladas en el plan de mejoramiento no fueron
eficaces y efectivas, por lo tanto se formuló la oportunidad de
mejora OM-0065 para actualizar los documentos.
17
NCR-0065
Debilidades control biometrico de
ingreso y salida de funcionarios y
visitantes.
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 15:45 Finalizada
SI SIEl sistema biometrico de entrada y salida del DAPRE se
encuenta funcionado adecuadamente.
18
NCR-0062
Custodia y Conservación de
Documentos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 15:36 Finalizada
SI SI
Las escrituras las tiene el archivo central de la entidad en
custodia y El grupo de Infraestructura tiene organizada en una
AZ las copias de la documentación de los bienes inmuebles.
19
NCR-0067
Reformulación Plan de
Mejoramiento
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:01 Finalizada
SI NO
A pesar de que se implementó el aplicativo SIGEPRE y el
control de tareas aún persiste el no cumplimiento de reporte
de tareas en el aplicativo.
20NCR-0066
debilidad en la Administración del
Riesgo
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 15:49 FinalizadaSI NO
Aún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del
Proceso.
21NCR-0156 GA- Caracterización Proceso
ÁREA
ADMINISTRATIVA 11/09/2012 15:26 FinalizadaNO NO
La acciones de este plan de mejoramiento no se cumplieron en
su totalidad.
22NCR-0063
Sistema de Información para Gestión
de Activos - SIGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 15:39 FinalizadaSI SI
La información en el SIGA, sobre los Activos del DAPRE se
encuentra actualizada.
23NCR-0157 GA- Analisis de datos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 11/09/2012 15:35 FinalizadaSI SI
Todos los indicadores del Porceso de Gestión Administrativa
reportan análisis de datos.
24NCR-0064 Servicios Públicos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 15:41 FinalizadaSI SI
Se implementaron acciones que han contribuido al no pago de moras en los servicios públicos
25OM-0015 Transferencia de Inmuebles
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:38 FinalizadaSI SI
Se cumplieron las acciones de traspaso de los bienes.
26
OM-0013
Medidas para el cumplimiento de los
proyectos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:28 Finalizada
SI NO
según los indicadores del proyecto Sedes, solo se ejecutó el
53,08%, lo cual se determina que las acciones de cumplimiento
de las actividades del proyecto no son efectiva.
27OM-0025 Prestación del Servicio de Transporte
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:58 FinalizadaSi SI
Se esta ejecutando las acciones formuladas en el plan de
mejoramiento.
28OM-0023
Autocontrol en la entrega de
insumos de aseo
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:54 FinalizadaSI SI
Mensulamente de realizar autocontrol a la entrega de
elementos de aseo
29OM-0020
Acciones para no constituir reservas
del contrato No. 250 de 2011
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:35 FinalizadaSI NO
A pesar que el contrato se ejecuto persiste en otros la
constitución de reserva.
30OM-0022 Verificación avances de obras
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:52 FinalizadaSI SI Las obras se terminaron y los contratos se liquidaron
31OM-0017 Liquidación Contrato
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:44 FinalizadaSI SI Contrato No. 109 - 10 Liquidado
32OM-0014 Englobe Vicepresidencia
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:30 FinalizadaSI NO
La entidad no tiene escritura de englobe de la sede de la
Vicepresidencia.
33
OM-0016
Manual Manejo y Control
Administrativo de los Bienes del
DAPRE
ÁREA
ADMINISTRATIVA 12/03/2012 16:42 Finalizada
SI SISe cuenta con el Lineamiento Manejo y control de los bienes L-
GA-02 Publicado en el aplicativo SIGEPRE.
34OM-0021 Supervición de Contratos
ÁREA
ADMINISTRATIVA 13/03/2012 08:39 FinalizadaSI SI
Al cierre de diciembre de 2012, los supervisores de los
contratos del Ärea Adminsitrativa están al día.
35
OM-0037
Plan de Mejoramiento Matriz de
Riesgos Proceso de Gestión
Administrativa
ÁREA
ADMINISTRATIVA 05/06/2012 06:57 Finalizada
SI NOAún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del
Proceso.
3.2.7 Proceso de Talento Humano:
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1 NCR-0073TH Incumplimiento del tiempo en la
solicitud de comisiones al Exterior.
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 22/03/2012 09:15 Finalizada
NO NO
La ejecución del Plan no fue consistente con la acción
establecida. Debido a que se hizo referencia a la modificación
de una Resolución, y se describe una circular informativa con
base en los lineamientos dados por la Subdirección de
Operaciones.
Este plan no fue efectivo, por cuanto se declara una nueva No
Conformidad por la no legalización oportuna de los viáticos y se
recoge mediante MEJORA NCR-0126.
2 NCR-0074TH Utilización de Formato no
controlado
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 22/03/2012 10:03 Finalizada
NO NO
Se observó la Circular o Correo Informativo recordando la
importancia de la utilización de la herramienta prevista en la
Intranet - Gestión de Comisiones. Asi como, se observó la
estandarización del FORMATO AUTORIZACION COMISIONES DE
SERVICIOS AL EXTERIOR en el SIGOB.
Sin embargo, esta mejora no fue eficaz, por lo que se solicitó
formular un nuevo Plan de Mejoramiento con las acciones que
permitan eliminar las causas de ésta No Conformidad. La
solicitud se realizó mediante MEJORA NCR-0114.
3 NCR-0114 formular nuevo plan de mejora
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 30/03/2012 10:40 Finalizada
NO NO
Al revisar la pertinencia de la formulación, se observa que no
se puede evaluar la efectividad dado que la acción fue solicitar
a la Oficina de Planeación, la inclusión del Formato. No se
adjunta respuesta o situación que describa el estado del
Formato.
De acuerdo a la información dada en la Oficina de Planeación,
en el Plan Antitrámites para la vigencia 2012 se estableció la de
crear un sistema de información - aplicativo, mediante el cual
se gestionen las solicitudes, aprobaciones y trámites de
comisiones al exterior para todas las entidades de la Rama
Ejecutiva incluido el DAPRE. Actualmente, dicho aplicativo se
encuentra en pruebas pilotos.
Este plan no es efectivo debido a que su formulación y
ejecución no son consistentes. Se recoge mediante MEJORA
NCR 0159, cuya meta es Acciones correctivas y preventivas
implementadas conforme al procedimiento. Se encuentra
aprobada.
4 NCR-0115 Formule nuevo plan de mejoraÁREA DE TALENTO
HUMANO 30/03/2012 10:44 FinalizadaSI SI
Se ajustó el Procedimiento P-TH-04, se publicó y socializó en la
Intranet.
5 NCP-0091Incumplimiento funciones resolución
083 de 2011
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 11:42 Finalizada
6 NCR-0117Incumplimiento resoluciones
reuniones comité paritario
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 11:47 Finalizada
7 NCP-0092Funciones Convivencia laboral
Resolución 1362 de 2007
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 11:51 FinalizadaSI SI
8 NCR-0118Incumplimiento Resolución 1362 de
2007
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:00 FinalizadaSI SI
9 NCR-0119No se cumple con el artículo 6
Resolución 1362 de 2007
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:03 FinalizadaSI SI
10 NCR-0120 Resolución de vacacionesÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:08 Finalizada
SI SI
Se incluyó conforme a lo dispuesto en el artículo 47 del Código
Contencioso Administrativo la procedencia de los recursos de
vía gubernativa en las notificaciones de las vacaciones.
11 NCR-0121 Reporte información SIGEP
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:12 Finalizada
NO NO
En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el mes de
noviembre, se evalúo la efectividad de las acciones
implementadas, concluyendo que la meta 1 de reducir en un
30% la población que no ha actualizado la información por
internet, no se alcanzó, al incrementarse en el 51% los
funcionarios que no actualizaron su información al pasar de 92
en febrero a 189 a octubre.
Por lo anterior, se recoge este Plan de Mejoramiento en la
MEJORA NCR-0201, la cual se encuentra en paso Asignación de
Responsable.
12 NCR-0122 Evaluación del Desempeño
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:15 Finalizada
NO NO
Las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento no
fueron efectivas, por cuanto en el marco de la Auditoria de
Calidad se declara una No Conformidad por el mismo tema, la
cual se recoge mediante MEJORA NCP-0109.
La Mejora NCP-0109 se encuentra en Paso de Ejecución y
Seguimiento hasta el 29 de marzo de 2013.
Una vez finalizado el seguimiento y la verificación, se observa
que las acciones definidas en las Mejoras de código NCR-0117 y
NCP 0091, fueron efectivas toda vez que se eliminó la causa de
la No Conformidad y no se volvió a presentar incumplimientos
SI SI
Se expidió la Resolución 4537 del 26 de diciembre de 2012,
mediante la cual se modifican los articulos 3ro y 5to de la
Resolución 1362 de 2007; así como la modificación al artículo 3ro
de la Resolución 1640 de 2007. Que hablan de la creación,
periodicidad de las reuniones y permanencia de sus
integrantes.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
13 NCR-0123Forma de pago según convenio con
SATENAÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:17 Finalizada
SI SI
Se cumplió con el criterio de Solución. Se eliminó la causa que
generó la No Conformidad. Se cambió la Cláusula Segunda del
Convenio No. 278 de 2011, forma de pago: (...)la realización del
último pago pendiente por la Entidad se realizará contra la
facturación presentada por SATENA(...).
14 NCR-0124 Entrega de dotación
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 12:19 Finalizada
NO NO
En cumplimiento de la norma se hizo entrega de las dotaciones
pendientes y la correspondiente al último periodo. Se
revisaron los listados de entrega firmados por los funcionarios.
Esta mejora no se cumplió en el tiempo inicialmente
establecido, por lo que se declaró una nueva No Conformidad
la cual se trató mediante MEJORA 0159, la cual se encuentra
aprobada.
15 NCR-0125 Manual de acrhivos y TDR
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 14:19 Finalizada
SI SI
El Área de Talento Humano solicitó a Gestión Documental, la
realización de dos capacitaciones una acerca del Manual del
SIGOB y otra, sobre la Tabla de Retención Documental -TRD-, las
cuales se realizaron el 01/09/2011 y 14/09/2011,
respectivamente.
Lo anterior, permitió organizar el archivo y depurar la Tabla de
Retención Documental con la asesoria y acompañamiento del
Proceso de Gestión Documental.
16 NCR-0126 Legalización viaticos.
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 03/04/2012 15:03 Finalizada
NO NO
Las acciones implementadas no fueron efectivas, por cuanto se
observó que el Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE
RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS MENORES, no alcanzó la
meta. Aspecto declarado por el Proceso de Gestión Financiera.
Se recoge mediante MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en
el paso de Evaluación por parte de la Oficina de Control
Interno.
17 OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 13/04/2012 15:05 Finalizada
SI NO
Se observa que las acciones establecidas en el Plan de
Mejoramiento, para el fortalecimiento de los controles y
minimizar la materializción del Riesgo Incumplimiento Legal en
la liquidación de las Prestaciones Sociales, si bien se
implementaron no son efectivas.
En Auditoría al Proceso de Gestión Financiera se declara una
nueva No Conformidad porque No se liquidan las incapacidades
en la nómina, por desconocimiento del modulo de
incapacidades en el aplicativo Hominis, la cual se recoge en
MEJORA NCR-0192.
La Mejora NCR-0192 se encuentra en paso de ejecución y
seguimiento hasta el 28 de junio de 2013.
18 NCP-0093Requisitos en la Selección de
Personal Riesgo 2
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 13/04/2012 15:34 Finalizada
SI SI
Se observa que las acciones establecidas en el Plan de
Mejoramiento, para el fortalecimiento de los controles y
minimizar la materializción del Riesgo Decisiones erroneas en
la selección de personal de acuerdo con los requisitos minimos
exigidos, se implementaron.
1. La Secretaría de Seguridad realiza el respectivo estudio de
seguridad del aspirante a ocupar el cargo.
2. Se confirman los datos de los documentos que soportan la
hoja de vida. revisión en el cumplimiento de los requisitos
exigidos para cada cargo, utilización del F-TH-04, control de
documentos para la posesión legal del cargo y prueba de
meritocracia por parte de la Función Publica, si el cargo lo
requiere.
19 NCP-0094
formulación del Plan Institucional de
Capacitaciòn y de los Programas de
Bienestar Social y Salud
Ocupacional.R3
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 13/04/2012 15:40 Finalizada
SI SI
Se observa que las acciones establecidas en el Plan de
Mejoramiento, para el fortalecimiento de los controles y
minimizar la materializción del Riesgo Decisiones erroneas en
la formulación del Plan Institucional de Capacitaciòn y de los
Programas de Bienestar Social y Salud Ocupacional, se
implementaron.
Los planes se formularon y se aprobaron por el comité de
Capacitación el 18 de Abril de 2012.
20 OM-0028Riesgo 4. Decisiones erroneas en
adelantar los procesos disciplinarios.
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 23/04/2012 10:31 Finalizada
SI SI
La evaluación a la efectividad se realizó en el marco de la
Evaluación a la Administración del Riesgo, estableciendo
cumplimiento y efectividad de las acciones implementadas. Lo
que permite fotalecer los controles dispuestos para mitigar la
materialización del riesgo Decisiones erroneas en adelantar los
procesos disciplinarios.
21 NCR-0148
TH - Incumplimiento Resolución 1 de
2012 del Ministerio de Hacienda,
Artículo 9 Manejo del Dinero de Cajas
Menores
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 29/06/2012 15:59 Finalizada
SI NO
22 NCP-0102
TH - los gastos por Caja menor de
Viáticos al Interior, no se legalizan
oportunamente
ÁREA DE TALENTO
HUMANO 29/06/2012 16:13 Finalizada
SI NO
23 NCR-0159GTH- Plan de mejoramiento de
Dotación. ÁREA DE TALENTO
HUMANO 11/09/2012 16:21 Finalizada
SI SI
La acción se implementó en el tiempo programado y es
efectiva. Se asigno responsable para seguimiento y ejecución
oportuna y/o reprogramación de las fechas a través del
aplicativo SIGEPRE
24 OM 0063
TH-EFICACIA EN EL CONTROL DE
RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS
MENORES
ÁREA DE TALENTO
HUMANO Finalizada
SI Pendiente
Se verificó que las acciones definidas en el Plan, se cumplieron
en el tiempo programado.
Sin embargo, en el momento de evaluar la efectividad, se
valoró el Plan Operativo 2013 asociado a esta mejora, en el cual
se establecieron actividades propias para garantizar el control
de los recursos asignados a las cajas menores.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, evaluará la
efectividad de este plan en el marco de la Auditoria al Proceso
de Talento Humano a realizarse en el mes de marzo de 2013.
Si bien se cumplieron con las acciones y se implementaron en
el tiempo programado. No son efectivas, toda vez que en
arqueo de Caja Menor Posterior se observan debilidades en el
control de los recursos.
Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso
de evaluación por parte de la Oficina de Control Interno.
3.2.8 Proceso de Tecnología de Información y Comunicaciones:
3.2.9 Proceso de Gestión Financiera:
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1
NCR-0145 Actualizar Directorio activo
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:47 Finalizada
SI SI
La información se actualiza en conjunto con las Areas de
Talento Humano y de Contratos, quienes reportan los ingresos
y salidas de personal de planta y contrato.
Se estableció el procedimiento P-TH 003.
2
NCR-0146
Cumplimiento a la Periodicidad
Comite GEL
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:49 Finalizada
SI SI
Se estableció por medio de la resolución 0520 de 2012, la
periodicidad de los comites, pasando de mensuales a
trimestrales.
3
NCR-0144
Trazabilidad de Productos a
producción
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:31 Finalizada
SI SI
Se tienen establecidos 9 aplicativos que fueron liberados a
producción durante la vigencia 2012 como entregables.
Se observa trazabilidad en la solicitud, comunicaciones y
entrada a producción de los requerimientos de la Entidad.
4
NCR-0143 Actualizar indicadores
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:24 Finalizada
SI SILa actualización de la información de los indicadores se tiene
en el aplicativo SIGEPRE.
5
OM-0030 Seguimiento a riesgos
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:33 Finalizada
SI SISe realizaba seguimiento en excel, actualmente se maneja por
SIGEPRE.
6
OM-0032
Seguimiento a contrato de
mantenimiento
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:37 Finalizada
SI SI
Se redujo el tiempo de seguimiento a los contratos de
mantenimineto, actualmente se realiza semanal y no mensual
como se hacia anteriormente.
7
OM-0031 Seguimiento al plan operativo
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:34 Finalizada
SI SISe realizaba seguimiento en excel, actualmente se maneja por
SIGEPRE.
8
OM-0034
Carpetas con información parcial de
contratos
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:42 Finalizada
SI SI
Se implemento un sistema de carpetas compartidas en las que
se encuientra la información digitalizada de los contratos que
se adelnatan en el Área.
9
OM-0033
Seguimiento a la Publicación de
documentos en la Intranet
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:38 Finalizada
SI SI Manejo del SIGEPRE a cargo de la Oficina de Planeación.
10
OM-0035
Cumplimiento normativo de
reuniones
ÁREA DE
INFORMACIÓN Y
SISTEMAS 07/05/2012 17:45 Finalizada
SI SI
Disponen de listados de asistencia a las reuniones internas que
realiza el Área, se convoca por correo electronico donde se
presenta la agenda de las reuniones.
No. Código Nombre Área organizativa Fecha de solicitud Estado Eficacia Efentividad Observación
1
NCR-0142
GF Baja ejecución
presupuestal Proyectos de
Inversión ÁREA FINANCIERA 04/04/2012 12:13 Finalizada
Si Si
Con respecto a Fondo Paz en la vigencia 2011
ejecutó el 100% de los recursos y durante la
vigencia 2012 a la fecha se comprometió el
99,99%, con respecto a las obligaciones a la
fTeniendo en cuenta que a esta fecha se
encontran en el periodo de transición y de
acuerdo a los registros efectuados al día
14/01/2013, se tiene un porcentaje de
ejecución del 87.95%, pos esta razón este
indicador va a tener variación al cierre defintivo
de la vigencia fiscal. Con respecto a la baja
ejecución de los recursos a la ACR, esta
Consejería desde el año 2012 no hace parte del
DAPRE, teniendo en cuenta que con el Decreto
4138 del 3 de noviembre de 2011, se creo como
Agencia Presidencial. Por lo tanto el Plan de
Mejoramiento fue eficiente y efectivo.
2
NCR-0129 Reservas Presupuestales ÁREA FINANCIERA 03/04/2012 17:13 Finalizada
Si Si
Los supervisores ejecutan primero los recursos
de reserva presupuestal y después la vigencia.
Con lo cual se esta cumpliendo el Plan de
Mejoramiento establecido, de manera
eficiente y efectivo.
3
NCR-0127
Resultados del indicador
de actividades ÁREA FINANCIERA 03/04/2012 16:54 Finalizada
Si Si
Durante toda la vigencia 2012, se cumplió con la
meta establecida para este indicador, logrando
un 100% por tanto el Plan de Mejoramiento fue
eficiente y efectivo
4
NCR-0128
Resolución autorización
de viáticos ÁREA FINANCIERA 03/04/2012 17:10 Finalizada
Si Si
El área de Talento Humano envía de manera
digital o física al Grupo de Central de Cuentas
copia de las resoluciones de Viaticos que se
pagan por cuenta, con lo cual se esta
cumpliendo con el Plan de Mejoramiento con
Eficiencia y Efectividad
4. Situación Encontrada:
Evaluados los planes de mejoramiento finalizados en su eficacia y efectividad, se
encontró que las siguientes mejoras no fueron efectivas:
Proceso de Direccionamiento Estratégico:
NCR-0071 No Conformidad NC5 ICONTEC 2011:
NCR-0140 DE Planes de Mejoramiento Riesgos
Razón de no efectiva: De acuerdo con los resultados de la Auditoria Externa se mantuvo abierto
las No Conformidades NCR-0071 y NCR-0140 y se da alcance mediante MEJORA NCR 0198, la
cual se encuentra en ejecución y seguimiento hasta el 30 de junio de 2013.
Proceso de Asuntos Políticos:
NCR-0107 NO Conformidad 4 del informe auditoría.
Razón de no efectiva: La matriz de riesgos del programa Colombia Joven fue eliminada por los
nuevos lineamientos de la Oficina de Planeación que es ahora por proceso, y el Proceso de
Asuntos Políticos definió sus riesgos. Se requiere realizar un ejercicio para vincular a todas las
dependencias que interviene en este proceso.
NCR-0108 NO Conformidad 5 del informe de auditoría
Razón de no efectividad: No se identificó el Monitoreo de los Riesgos por parte de Programa
Colombia Joven, se requiere formular nuevo plan de mejoramiento.
NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición
Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las
PQRS. Derecho de petición del Programa de derechos Humanos.
OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH
Razón de no efectividad: No se cumplió con la meta de los Foros del Programa de Derechos
Humanos de 29 se lograron 25 para el 86,46% y según la escala de medición de los indicadores
que del 90% en adelante es satisfactorio.
NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos:
Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las
PQRS. Derecho de petición de la secretaría de Transparencia.
Proceso de Gestión Administrativa:
NCR-0158 GA- Control de Documentos
Razón de no efectividad: Las acciones formuladas en el plan de mejoramiento no fueron eficaces
y efectivas, por lo tanto se formuló la oportunidad de mejora OM-0065 para actualizar los
documentos.
NCR-0067 Reformulación Plan de Mejoramiento
Razón de no efectividad: A pesar de que se implementó el aplicativo SIGEPRE y el control de
tareas aún persiste el no cumplimiento de reporte de tareas en el aplicativo.
NCR-0066 debilidad en la Administración del Riesgo.
Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del Proceso.
NCR-0156 GA- Caracterización Proceso
Razón de no efectividad: La acciones de este plan de mejoramiento no se cumplieron en su
totalidad, lo que implica la actualizar nuevamente la caracterización del proceso.
OM-0013 Medidas para el cumplimiento de los proyectos
Razón de no efectividad: Según los indicadores del proyecto Sedes, solo se ejecutó el 53,08%, lo
cual se determina que las acciones de cumplimiento de las actividades del proyecto no son
efectiva.
OM-0020 Acciones para no constituir reservas del contrato No. 250 de 2011
Razón de no efectividad: A pesar que el contrato se ejecutó, persiste en otros la constitución de
reserva.
OM-0014 Englobe Vicepresidencia
Razón de no efectividad: La entidad no tiene escritura de englobe de la sede de la
Vicepresidencia.
OM-0037 Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos Proceso de Gestión Administrativa
Razón de no efectividad: Aún se presentan inconsistencias en el Mapa de Riesgo del Proceso.
Proceso de Gestión Documental:
NOTA: Todas las mejoras de este proceso no fueron efectivas, se recogen en un plan integral de
Gestión Documental.
Proceso de Talento Humano:
NCR-0073 TH Incumplimiento del tiempo en la solicitud de comisiones al Exterior.
Razón de no efectividad: La ejecución del Plan no fue consistente con la acción establecida.
Debido a que se hizo referencia a la modificación de una Resolución, y se describe una circular
informativa con base en los lineamientos dados por la Subdirección de Operaciones. Este plan no
fue efectivo, por cuanto se declara una nueva No Conformidad por la no legalización oportuna de
los viáticos y se recoge mediante MEJORA NCR-0126.
NCR-0074 TH Utilización de Formato no controlado
Razón de no efectividad: Se observó la Circular o Correo Informativo recordando la importancia
de la utilización de la herramienta prevista en la Intranet - Gestión de Comisiones. Así como, se
observó la estandarización del FORMATO AUTORIZACION COMISIONES DE SERVICIOS AL
EXTERIOR en el SIGOB. Sin embargo, esta mejora no fue eficaz, por lo que se solicitó formular un
nuevo Plan de Mejoramiento con las acciones que permitan eliminar las causas de ésta No
Conformidad. La solicitud se realizó mediante MEJORA NCR-0114.
NCR-0114 formular nuevo plan de mejora
Razón de no efectividad: De acuerdo a la información dada en la Oficina de Planeación, en el
Plan Antitrámites para la vigencia 2012 se estableció la de crear un sistema de información -
aplicativo, mediante el cual se gestionen las solicitudes, aprobaciones y trámites de comisiones al
exterior para todas las entidades de la Rama Ejecutiva incluido el DAPRE. Actualmente, dicho
aplicativo se encuentra en pruebas pilotos. Este plan no es efectivo debido a que su formulación y
ejecución no son consistentes. Se recoge mediante MEJORA NCR 0159, cuya meta es Acciones
correctivas y preventivas implementadas conforme al procedimiento. Se encuentra aprobada.
NCR-0121 Reporte información SIGEP
Razón de no efectividad: En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el mes de noviembre, se
evalúo la efectividad de las acciones implementadas, concluyendo que la meta 1 de reducir en un
30% la población que no ha actualizado la información por internet, no se alcanzó, al
incrementarse en el 51% los funcionarios que no actualizaron su información al pasar de 92 en
febrero a 189 a octubre. Por lo anterior, se recoge este Plan de Mejoramiento en la MEJORA NCR-
0201, la cual se encuentra en paso Asignación de Responsable.
NCR-0122 Evaluación del Desempeño.
Razón de no efectividad: Las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento no fueron
efectivas, por cuanto en el marco de la Auditoria de Calidad se declara una No Conformidad por el
mismo tema, la cual se recoge mediante MEJORA NCP-0109, la cual se encuentra en Paso de
Ejecución y Seguimiento hasta el 29 de marzo de 2013.
NCR-0124 Entrega de dotación
Razón de no efectividad: En cumplimiento de la norma se hizo entrega de las dotaciones
pendientes y la correspondiente al último periodo. Se revisaron los listados de entrega firmados por
los funcionarios. Esta mejora no se cumplió en el tiempo inicialmente establecido, por lo que se
declaró una nueva No Conformidad la cual se trató mediante MEJORA 0159, la cual se encuentra
aprobada.
NCR-0126 Legalización viáticos.
Razón de no efectividad: Las acciones implementadas no fueron efectivas, por cuanto se observó
que el Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS
MENORES, no alcanzó la meta. Aspecto declarado por el Proceso de Gestión Financiera. Se
recoge mediante MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso de Evaluación por parte de la
Oficina de Control Interno.
OM-0027 Prestaciones sociales riesgo 1
Razón de no efectividad: Se observa que las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento,
para el fortalecimiento de los controles y minimizar la materialización del Riesgo Incumplimiento
Legal en la liquidación de las Prestaciones Sociales, si bien se implementaron no son efectivas. En
Auditoría al Proceso de Gestión Financiera se declara una nueva No Conformidad porque No se
liquidan las incapacidades en la nómina, por desconocimiento del módulo de incapacidades en el
aplicativo Hominis, la cual se recoge en MEJORA NCR-0192, la cual se encuentra en paso de
ejecución y seguimiento hasta el 28 de junio de 2013.
NCR-0148 TH - Incumplimiento Resolución 1 de 2012 del Ministerio de Hacienda,
Artículo 9 Manejo del Dinero de Cajas Menores
NCP-0102 TH - los gastos por Caja menor de Viáticos al Interior, no se legalizan
oportunamente.
Razón de no efectividad NCR-0148 y NCR-0102: Si bien se cumplieron con las acciones y se
implementaron en el tiempo programado. No son efectivas, toda vez que en arqueo de Caja Menor
Posterior se observan debilidades en el control de los recursos. Se recoge en MEJORA OM 0063,
la cual se encuentra en el paso de evaluación por parte de la Oficina de Control Interno.
Por lo tanto y en cumplimiento de los dispuesto en el procedimiento: P-EM-06,
formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento, la Oficina de Control
Interno solicitará por el aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras a los responsables de
los procesos la formulación de los nuevos planes sobre las mejoras las siguientes mejoras
que no tiene reformulado plan de mejoramiento.
Proceso de Asuntos Políticos:
NCR-0107 NO Conformidad 4 del informe auditoría.
NCR-0108 NO Conformidad 5 del informe de auditoría
NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición
OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH
NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos
Proceso de Gestión Administrativa:
NCR-0067 Reformulación Plan de Mejoramiento
NCR-0066 debilidad en la Administración del Riesgo
NCR-0156 GA- Caracterización Proceso
OM-0013 Medidas para el cumplimiento de los proyectos
OM-0020 Acciones para no constituir reservas del contrato No. 250 de 2011
OM-0014 Englobe Vicepresidencia
OM-0037 Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos Proceso de Gestión Administrativa
Proceso de Gestión Documental:
NOTA: Todas las mejoras de este proceso no fueron efectivas, se recogen en un plan
integral de Gestión Documental.
En conclusión los Procesos de Gestión Financiera y de Tecnología de la Información y
Comunicaciones, están realizando su gestión acorde con las acciones implementadas en
sus planes de mejoramientos, las cuales han sido efectivas para el mejoramiento
continuo.
Respecto a los Procesos de Gestión Jurídica y Atención al Usuario no tiene mejoras
solicitada y finalizada en el 2012,
MARIA ELISA MORÓN BAUTE
JEFE DE CONTROL INTERNO
