L u i s A l d a n a 3 2 0 . S a n B o r j a T e l é f o n o 6 1 7 - 1 8 0 0

2012

BOLETIN

INFORMATIVO ARCHIVO CENTRAL

PERUPETR S.A. - Archivo Central 1

Tabla de contenido

1. Introducción

2. Objetivos generales

3. Organización

4. Personal

5. Fondo documental

6. Servicios

6.1. Proceso de servicio

7. Actividades

7.1. Exposición

7.2. Evento Archivístico Interinstitucional

Glosario

Equipo de trabajo de Archivo Central Perupetro

Trámite documentario siempre a tu servicio

Introducción

Cada año como parte de nuestro plan anual de trabajo el archivo presenta a su usuario diversas actividades, así mismo pretende que cada uno se mantenga actualizado acerca del tratamiento documental, para ello este año el equipo de trabajo del Archivo Central de Perupetro presenta este boletín informativo que lo mantendrá actualizado con algunas publicaciones acerca del mundo Archivístico. Para esta primera presentación se pone a disposición información acerca de todos nuestros servicios y las actividades realizadas en el periodo 2012, pero también se desea que nuestros puedan intervenir con algunas de sus consultas, para ello estaremos gustos de poder ayudarlo.

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2. Objetivos generales

Aplicar los procedimientos técnicos archivísticos para organizar, ordenar y conservar la documentación de manera integral y orgánica, útil, confiable y oportuna, de tal forma que sea recuperada para el uso de Perupetro.

Administrar los procedimientos de la mejor manera el espacio destinado como repositorio de documentos de archivo.

Tener la documentación debidamente organizada para su conservación y su posterior utilización en el servicio archivístico.

Proponer medidas de mejoramiento de la gestión documental que aseguren un mejor control de los documentos que se encuentran en las oficinas de Perupetro S.A.

3. Organización

El Archivo Central se encuentra ubicado en la sede Central de PERUPETRO S.A. Av. Luis Aldana Nº 320, en el distrito de San Borja.

El Archivo Central está a cargo del Grupo Funcional de Tecnología de Información de la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Tecnología de Información, función técnica que es llevada a cabo por el coordinador de Trámite Documentario y Archivo.

4. Personal

El Archivo Central y trámite documentario, cuenta con cinco (5) personas para realizar el trabajo.

Un profesional en archivo, titulado por la Escuela Nacional de Archiveros, quien se encuentra a cargo como responsable técnico en la función de Coordinador de trámite documentario y Archivo. Carlos Alfonso Flores López

Una secretaria recepcionista, quien se encarga de la recepción, registro, derivación interna y despacho al exterior de la correspondencia. Magali Hernández

Una asistente de archivos, quien adicionalmente se ocupa de la administración de materiales impresos y publicaciones. ChristySolis Ibarra

Dos practicantes de archivo Diana Dionicio Pino Monika Gutierrez Ore

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5. Fondo documental

El Fondo Documental de Perupetro S.A. está conformado por los documentos producidos y recibidos por la empresa, en el cumplimiento de sus funciones. Las series documentales más representativas, por su peculiaridad en el sector energético, son:

Cánon y sobrecanon

Cartas convenio de exploración o Explotación

Coordinación con Comunidades Nativas y Campesinas.

Correspondencia de Comité de supervisión.

Correspondencia técnica de Lotes petroleros.

Evaluación de protección ambiental.

Expedientes de campañas de promoción.

Expedientes de calificación de empresas.

6. Servicios

Los servicios archivísticos relacionados a la Gestión documental. Han sido tipificados de la siguiente forma:

Servicio de préstamo de documentos. El servicio se realiza a través del Módulo de Archivo Central. La atención será directa y podrá realizarse tanto en el área de trabajo del Archivo Central como en las respectivas oficinas.

Servicio de investigación.

El Archivo Central realiza investigación frente a pedidos que requieren un seguimiento para la búsqueda de algún dato o información.

Servicio de foliación.

La foliación corresponde a dos prácticas diferenciadas:

Foliación administrativa, que se aplica de manera general, correlativa y de acuerdo a la cantidad de folios contenidos en una unidad de archivamiento, generalmente en el sentido cronológico de dicha unidad.

Foliación técnica, que se aplica de acuerdo a la norma técnica de foliación del sistema Nacional de Archivos sobre documentos integrados al Patrimonio documental de Perupetro que administra el Archivo Central.

Servicio de información. El usuario puede realizar pedidos informativos acerca de un tema específico.

Servicio de capacitación. Este servicio es realizado para el usuario que desee renovar sus conocimientos acerca del tratamiento documental, el uso del sistema de trámite documentario y el uso del sistema de base de datos del Archivo Central. Además para los usuarios nuevos que deseen conocer acerca de

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los servicios que ofrece el Archivo central.

Servicio de fotocopiado.

El servicio de fotocopiado simple (menor cantidad) re realiza para aquella documentación que no se encuentra digitalizada.

Servicio bibliotecario El Archivo central cuenta con documentación bibliográfica y periódica (libros, revistas, referencias y manuales). Los temas tratados son: contabilidad, administración, derecho, entre otros.

6.1. Proceso de servicio

Los servicios se realizan de acuerdo a los procedimientos aprobados. Condiciones generales del proceso de servicio:

Un documento que salga del Archivo Central, por ejemplo en calidad de préstamo, podrá permanecer por hasta quince días con el usuario, periodo que al concluir exigirá renovar el permiso de tendencia del documento.

En caso que el documento requiera estar con el usuario por más tiempo (promedio de 03 meses a más) se deberá hacer el procedimiento de Desarchivamiento GFAD-023.

7. Actividades

El Archivo Central durante el año realizó actividades como la exposición de un trabajo de restauración, así como la realización de coloquio Archivístico.

7.1. Exposición

Se exhibió un trabajo de restauración de un documento de los archivos de PERUPETRO que data del año 1957. Esta tarea se ha conseguido con el apoyo de la Unidad Especializada en Conservación de Documentos del Archivo General del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

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7.2. Evento Archivístico Interinstitucional

Como todos los años se realiza un evento archivístico que busca integrar a todos los profesionales en el área, creando un ambiente donde se pueda compartir conocimientos y experiencias. El coloquio tuvo por tema este año:

“El aporte de los Archivos a la productividad

organizacional: Costo, Inversión y

Rentabilidad”

Donde el objetivo principal es:

Identificar, comprender y relacionar los factores internos o externos que permiten sustentar una gestión documental orientada a la productividad organizacional, a través de elementos concretos que referencien el ahorro, la recuperación de la inversión y la maximización de los recursos materiales, humanos y financieros asignados a las áreas de administración documentaria.

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Glosario

DOCUMENTOS DE ARCHIVO.-

Son los testimonios físicos que

contienen información relativa a las

comunicaciones internas e externas de la

empresa, que han sido generadas o

recibidas en el cumplimiento de las

funciones de la empresa y que

comprende, entre otros, material

impreso, manuscrito, mecanografiado,

etc.

CAJA:

Se utiliza para guardar documentos, con

la finalidad de conservarlos en buen

estado físico.

CANTIDAD:

Se refiere al número de unidades o de

folios que conforman la sección o serie y

pieza documental respectivamente y el

número de metros lineales que ocupan

en la estantería. Forma parte de los

caracteres externos de la documentación.

CAPACIDAD DE

ALMACENAMIENTO

Indicativo de la cantidad de documentos

que pueden almacenarse en un depósito,

se expresa en metros lineales o cúbicos

CARACTERES EXTERNOS E

INTERNOS:

Atributos de los documentos que

permitirán organizarlos adecuadamente.

CARACTERES EXTERNOS:

Los que se refieren a la materialidad del

documento y pueden distinguirse: 1)

clase y tipo, 2) formato (volúmenes,

unidades archivables, sistemas de

ordenación, 3) forma (original, copias) y

cantidad.

CARATULA:

Cubierta de papel o de cartulina que

protege a un documento

CARTOGRÁFICO:

Relacionado con los mapas o cartas

geográficas o con la cartografía. Arte de

trazar mapas.

CARTOGRAMA:

Mapa simplificado, generalmente

deformado, que ilustra un fenómeno

referente a producción, consumo, escalas

diversas.