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EDICIÓN ESPECIAL

Trabajar en equipo implica compromiso, no essólo la estrategia y el procedimiento que laempresa lleva a cabo para alcanzar metascomunes. También es necesario que existaliderazgo, armonía, responsabilidad, creatividad,voluntad, organización y cooperación entre cadauno de los miembros. Este grupo debe estarsupervisado por un líder, el cual debe coordinarlas tareas y hacer que sus integrantes cumplancon ciertas reglas.

Adriana Torres CastellanosCoordinadora de Mercadeo

Fuente:www.degerencia.com

¿QUÉ ES TRABAJAR EN EQUIPO?

El éxito de las empresas depende, en granmedida, de la compenetración, comunicacióny compromiso que pueda existir entre susempleados. Cuando éstos trabajan en equipo,las actividades fluyen de manera más rápida yeficiente. Sin embargo, no es fácil que losmiembros de un mismo grupo se entiendanentre sí con el objeto de llegar a unaconclusión final.

Cada uno de nosotros piensa diferente al otroy, a veces, creemos que "nuestra opinión"impera sobre la de nuestro compañero, sinembargo ¿cómo podemos llegar a unequilibrio? Precisamente allí es que está laclave del éxito, en saber cómodesenvolvernos con un grupo de personascuyas habilidades, formas de pensar ydisposición para trabajar, en algunasocasiones, difieren de las nuestras.

¿PORQUÉ TRABAJAR EN EQUIPO?

• Usar el boletín Noticoandes para proponer ideas innovadorasy ambiciosas.

• Usar el boletín Noticoandes para sugerir solucionesarriesgadas.

• Usar el boletín para decirnos como van nuestros proyectos.

PORQUÉ CONECTARSE AL PENSAMIENTO LUZ VERDE?

El pensamiento Luz verde, es llamado así para que TÚ loincorpores en tu día a día, te sientas más libre y comprometido apara proponer ideas y de igual forma te empoderes de TÚcompañía.

Con Luz verde tú aceptas:

• Originar el orden y ejemplo con los demás: Usando el carné,siguiendo los reglamentos establecidos para mejorar nuestroservicio y nuestro trabajo.

• Tener siempre una actitud positiva y de excelente serviciotanto para el cliente interno como externo.

• Divulgar la información de los proyectos de la compañía entretus amigos, familiares y/o en las redes sociales comoFacebook. Recuerda que Tú eres la mejor publicidad!!!

Adriana Torres CastellanosCoordinadora de Mercadeo

¿Estas dispuesto a conectarte con el Pensamiento Luz Verde?

Sería valioso contar contigo.

Para COANDES, Tú eres una piezaimportante.

Dentro de esta edición especial, quisimos incluir dos aspectos muy importantes, para tenerlos encuenta y cumplirlos:

1. Política de reembolso de transporte.

2. Manual del buen uso del correo electrónico. ( Para uso interno y externo)

POLÍTICAS REEMBOLSO DE TRANSPORTE

La Compañía de Construcciones Andes CoandesS.A., contempla como política para el reembolsode dinero por concepto de transporte, lossiguientes aspectos:

•Estas políticas aplican solo a aquelloscolaboradores que desempeñan cargos en losque, ocasionalmente, deben trasladarse desde sulugar de trabajo, a las obras, proyectos y/o salasde ventas de la compañía y otras entidadesexternas para adelantar tramites relacionados conla naturaleza de su cargo.

•Cuando el colaborador se traslade desde su casaa la entidad externa, el reembolso no seráreconocido.

•En el caso que el colaborador se traslade en suvehículo particular, la compañía no reconoceráningún tipo de reembolso por combustibleutilizado.

•Para traslados en taxi, el jefe inmediato deberádar su autorización antes de utilizar el servicio,teniendo en cuenta la urgencia de la diligencia y/olas condiciones especiales del caso.

•Cuando el colaborador represente a la compañíaen eventos desarrollados en entidades externas yse traslade en su vehículo particular, la compañíareembolsará el valor invertido por concepto deparqueadero. El colaborador deberá presentar elrecibo de pago, como el debido soporte.

•De acuerdo a las rutas existentes (oficinaprincipal – proyectos), se definirá una tarifa,que será la que se aplicará en cada caso.Ejemplos:

-Ruta Oficina Principal – San Lorenzo II:$ 18.000.oo m/cte.-Ruta Oficina Principal – Zappán Chicó:$ 6.000.oo m/cte.

Nota: Estas tarifas se actualizarán cada año.

•En eventos y/o capacitaciones que dicte lacompañía y se realicen en otro lugar diferente alsitio del trabajo, no se autorizará el reembolsopor transporte, ya que la frecuencia de estoseventos es muy esporádica durante el año.

•El reintegro se realizará con los fondos de cajamenor del proyecto, sala de ventas o áreaadministrativa, cumpliendo las políticasdefinidas para el manejo de ésta.

María Fernanda Carvajal Directora de talento Humano

MANUAL DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

La comunicación escrita es fundamental parael buen funcionamiento de una compañía, yaque ahorra tiempo de reuniones presenciales ysoporta la información que se debe transmitir.

Por lo anterior, se ha elaborado el presentemanual y lo invitamos a seguir las siguientesrecomendaciones:

Antes de comenzar a redactar un e-mail, sedeben tener en cuenta las siguientespreguntas:

•¿Cuál es el motivo del mensaje?•¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?•¿Qué se quiere obtener de ellos?

Durante la emisión del mensaje es importantevalidar los siguientes aspectos:

•Importancia del “asunto”. No hay que olvidarcompletar este importante campo.

•Cuidar el “tono”. Siempre que se mande unmail, hay que ponerse en el lugar deldestinatario, el emisor es el único que sabe loque quiere comunicar, por ello hay queexplicar todos los detalles. Evitar las ironías ylas bromas para no llegar a malentendidos.

•La “estructura”. Los mails tienen que seratractivos, claros y concisos. En los correoslargos y sin ritmo, el mensaje se debilita y noconsigue tener el impacto deseado.

•No descuidar la “gramática” ni la“ortografía”. Hay que conservar un estiloortográfico correcto y un discurso coherente.Aunque se trate de un medio decomunicación instantáneo, esto no significaque debemos descuidar nuestra ortografía.

Por el contrario, es necesario, con el fin deproyectar una imagen profesional, velar pornuestra ortografía en todo momento.

Es necesario utilizar mayúsculas y lapuntuación apropiada.

Los verificadores de ortografía que traenusualmente los procesadores de palabras sonmuy eficientes. Sin embargo, éstos nodetectarán las palabras mal utilizadas.

Adriana Torres CastellanosCoordinadora de Mercadeo

•Utilizar el “Responder”: Siempre hay queintentar usar esta opción para hacerle llegar aldestinatario el correo inicial al que se responde,así se mantiene el hilo de la conversación.

•Cambiar el asunto después de varios forward:Muchas veces un mismo mensaje va y viene enrepetidas ocasiones entre su originador y eldestinatario, ya que uno contesta y el otroresponde. En esa constante comunicación esposible que el mensaje se le añada nuevainformación o incluso cambie. Es necesarioverificar, antes de enviar el mensaje, si éste hacambiado o se le ha agregado algo nuevo paraincluirlo en el asunto. No se trata simplementede oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por unasesor de ventas a su cliente puede ser: Asunto:Precio de vivienda. Sin embargo, puede que larespuesta del cliente incluya preguntas sobre lasextras. La respuesta del asesor de ventas debeincluir Asunto: RV: Precio de vivienda y extras.Se recomienda empezar un nuevo mensaje si elasunto cambia del todo.

•Además, es necesario añadir más detalles alencabezamiento para que el destinatarioencuentre un documento específico en sufólder de mensajes sin tener que buscar cadauno de los mensajes enviados por unadeterminada persona.

• Intentar “personalizar” los mails: Este detallequedará como un gesto de compromiso yacercamiento hacia la persona receptora delcorreo, generará un clima de mayor confianza. Siel mensaje va dirigido a una entidad o clienteexterno, deberá usar encabezamientos generalestalento como: buenos días, cordial saludo, buenastardes, entre otros.

• Tipografía: Debe ser homogénea, en este casolas comunicaciones vía mail a clientes o personalexterno de la Compañía se deben realizar en letratipo tahoma, tamaño 10, color negro. No sedebe usar ningún fondo diferente alpreestablecido.

• Crea párrafos sencillos (1 o 2 líneas) y procurarseparar uno de otro con una línea en blanco. Solopuntos y aparte no ayudan a leer de forma másrápida. Hay correos que lleva más de 10 minutosleerlos o procesarlos. No se ven en la pantalla yhay que moverse arriba y abajo para analizarloscon cuidado. Leer algo extenso en un computadores tedioso.

• Ponga una idea por párrafo y procure explicarlode forma clara. Qué ocurre, quién, cuándo, cómoy la respuesta necesaria. La respuesta debe incluirun cuando y un cuanto, de lo contrario puede serque no se genere acción.

• Evite el uso de mayúsculas y colores dentro deltexto, este simboliza descortesía (SINO PARECEQUE ESTOY GRITANDO).

• Procure no hacer juegos de palabras o"suposiciones": La gente suele leer el mail"esperando lo peor" o "suponiendo unaentonación" en sus palabras. Cuanto más neutroy directo menor es el riesgo de crear malasinterpretaciones.

• Enviar correos con copias ocultas CCO, es demal gusto ya que genera desconfianza en elequipo de trabajo.

•No se debe tutear al cliente: Es importantemantener la formalidad en el trato con elcliente externo, ya que esto denota respeto ycordialidad.

•Saludo y despedida: Es importante empezar elmensaje con un saludo y finalizarlo con unadespedida, esto demuestra educación.

•Muchos usuarios incluyen en archivos adjuntosinformación que se puede incluir en el correo (yque es mucho más fácil y rápido de leer). Porejemplo, la convocatoria a una reunión o laagenda de un evento.

•Verificar el destinatario de su correo: antes deenviar el mensaje, verifique nuevamente el o losdestinatarios para estar seguro que el mensajeserá recibido por quien deba ser.

•Cuidado con los archivos adjuntos al adjuntarun documento, lo normal es que se despliegueun menú con el nombre de muchos archivos. Sino tenemos cuidado, podemos equivocarnos yenviar algo equivocado.

• Evitar reenviar un mensaje sin permiso, ya quemuchas personas, sin consultar con quien envíael mensaje, reenvía la información a unamultitud. Pudiera ser que quien envía elmensaje quería que sólo un determinadodestinatario lo recibiera. Por ello, no serecomienda reenviar el mensaje a otra personasin antes pedir permiso de quien envío elmensaje originalmente.

Gracias por tu tiempo!