Preparación para ser EP Manager

OGIP – AIESEC en Colombia

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El Programa de PROFESIONAL GLOBAL busca brindar experiencias de la mejor calidad a

cada uno sus EPs, para garantizarlo es necesario dar un acompañamiento continuo

durante todo el proceso.

¡Se un EP Manager!Podrás ayudar a un EP a vivir la experiencia internacional de sus sueños. En este booklet

encontraras todos los aspectos que debes tener en cuenta para ser un EP Manager.

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Para IniciarEs importante que te familiarices con los temas que encontrarás a continuación, existen otros

booklets y documentos que te ayudarán . Pregunta le a tu VP donde puedes encontrarlos.

1Portafolio de PROFESIONAL GLOBAL y

EMPREDEDOR GLOBAL

2 EP Flow.

3Herramientas: EXPA, Start y PODIO,

oGIP News.

4Booklet de Match, Paises Focos y

Job Description (JD).

5Posibles problemas con los EPs,

casos de calidad y XPP.

6Estrategia de Match y lineamientos

del MC.Powered by

Un EP Manager debe cumplir las siguientes funciones:

1Ofrecer soporte y dar orientación a los EPs para

que ellos encuentren la práctica deseada.

2 Ser la conexión entre el EP y el LC durante la

búsqueda del intercambio y cuando estén en éste.

¿Qué es un EP Manager?El EP Manager es la persona que guía al Exchange Participant (EP) a través del proceso para conseguir su

intercambio, una vez el EP completa su RAISE.

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¿Para qué un EP Manager?

Que los EPs tengan una experiencia de alta calidad.1

Que los EPs estén satisfechos durante todo el proceso.2

Que los EPs encuentren y realicen su práctica.3

Los objetivos de la actividad de un EP Manager son:

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Competencias y Habilidades

Requeridas

Paciencia

Persistencia

Motivar a otros

Mente abierta

Confiabilidad

Prontitud

A desarrollar

Manejo del tiempo

Habilidades de

comunicación

Distinguir entre información

relevante e irrelevante

Conocimiento de otras

culturas

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Actividades de un EP Manager

1

Reunión inicial con el EP:

Auditar el proceso de IN-PROGRESS (Verificar el perfil de

EXPA que tenga toda la información requerida para aplicar

Realinear expectativas con respecto a la práctica y a países.

Capacitación en el manejo de OP: internships.aiesec.org

Verificar información actualizada en EP Form y CV formato

de Colombia: http://bit.ly/CVRespuestaEsColombia

Capacitar en cómo aplicar a TNs (EXPA, Cover &

Motivational Letters, Firma de AN virtual AN), Etc,

Ampliar información sobre la estructura de AIESEC y los

distintos tipos de aliados.

2Soportar al EP con el proceso:

Resolver dudas en el uso de plataforma y herramientas.

Acompañar la búsqueda de TNs y asesorar en JDs, costo de vida, calidad en comités, etc.

Ayudar a contactar a TNs Managers en caso de no obtener respuesta a aplicaciones.

Asesorar en la preparación de entrevista.

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Actividades de un EP Manager

3Estar en permanente contacto con el EP:

Enviar y responder correos de seguimiento, mínimo semanalmente.

Llevar Tracking en las herramientas de seguimiento .

Mantener motivado al EP en el proceso.

Enviar posibles TNs e información relevante.

4Garantizar que el EP sea consiente de sus deberes y derechos con

AIESEC e informar sobre la políticas de intercambio (XPP).

http://bit.ly/XPPparaDescargar

5Acompañar en el proceso Post Match:

Velar por que el EP envíe los documentos solicitados por el comité Host.

Realizar preparación cultural para el intercambio.

Brindar información sobre el Delivery (Visado, Seguro, Tiquetes, etc.).

Recibir la documentación Post Match completa antes de la Realización del EP.

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Posibles Problemas

Se muy claro desde el principio con la alineación de expectativas del EP, él debe saber que debe

centrar su búsqueda a los países foco, pero que no se debe cerrar a las oportunidades de una única

ciudad, pues su experiencia va a tardar más en llegar.

EPs que aplican solo a un país o ciudad

AIESEC tiene grandes, medianos y pequeños aliados, el EP debe ser consiente que para acceder a

una empresa grande debe tener un perfil muy bueno, por eso, si el EP no tiene buen competitivo,

desde el inicio del proceso debe saber que las empresas grandes no son para él (CUIDADO EN LA

VENTA Y LA APLICACIÓN CON ALIADOS GLOBALES).

EPs que aplican solo a grandes empresas y buscan

altos salarios

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Posibles Problemas

Verifica la forma en que el EP envía correos, al igual que la forma en que se prepara para las

entrevistas. Busca el feedback de los TN managers, para buscar corregir los errores .

EPs que aparentemente llevan los procesos

correctamente, pero no logran tener Match

Si no responde correos, debe hacérsele saber al EP que está faltando con sus deberes

contractuales con AIESEC. Se debe procurar leer el contrato con el EP desde el momento de RAISE.

EPs que no responden correos

Recuerda que los problemas de los EPs se deben solucionar siguiendo el conducto regular, para

garantizar que se lleve de ser necesario caso de calidad. Siempre se debe contar con la asesoría de

el VP, NST CSI o MC y seguir lo estipulado en las XPP.

EPs con problemas en el país y/o la empresa

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Tips EP Manager1

Utiliza diversos medios de comunicación con tus EPs, como Facebook, Skype, Whatsapp, etc. Esto

permite que todo sea mucho más rápido.

2Intenta ser un amigo para tus EPs, es importante que tengan la confianza suficiente para comentarte

sus inquietudes y dificultades.

3Evita hacer el Tracking los fines de semana, es posible que tus EPs no estén disponibles y no respondan

tus mensajes de forma efectiva.

4Busca herramientas que permitan a ti y al EP tener acceso rápido ý ordenado a la información de las

aplicaciones que ha realizado. Puedes usar herramientas como Excel o Drive.

5Mantén atento a la información publicada en los grupos y a las ofertas que promocionan los NST,

pueden ser muy buenas oportunidades para que comuniques a tus EPs.

6Recomienda a tus EPs ponerse en contacto con otros, que estén buscando Match o ya se hayan

realizado, pueden darles muy buenos concejos y recomendaciones.

En resumen se trata de

¡Ofrecer la mejor

experiencia al EP!

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