a. Columna: Espacio vertical; nombrada con las letras del alfabeto

b.Fila: Espacio horizontal; nombrada con números

c.Celda: Espacio donde se intersecan la Columna y la Fila; se nombran con la letra y el número correspon-diente (Ej. A1, B1, etc.).

Guía Rápida de Microsoft Excel 2007

FACULTAD DE ECONOMÍA Departamento de Estadística Económica y Social

CURSO INTERMEDIO DE EXCEL

Horario:

LUNES, MIÉRCOLES Y VIERNES

2:00 p.m a 4:00 p.m

Facilitador: Inocencio Chávez

I.Accesar el programa:Puede hacerlo dando un doble “click” en el “icono” de Excel en el “Escritorio” o en “Inicio”/ "Todos los programas”/ “Microsoft Office"/ "Microsoft Excel".

I.Pantalla Principal:

Barra de Título: Dice el nombre del documento y el programa que estas utilizando.

Barra de Menú: Incluye HOME, IN-SERT, etc. como la mayoría del pro-gramado de Microsoft. Contiene to-dos los comandos del programa.

Barra de Fórmulas-> Lugar donde se escriben los datos (los cuales pueden ser en forma de texto, números) y las fórmulas (las cuales son las operaciones matemáticas que queremos hacer)

Área de trabajo: El área de trabajo está divida en:

d.Celda Activa: Celda con borde enne-grecido; es donde podemos escribir, su contenido aparece a la izquierda en la ba-rra de formulas.

e.Hojas de trabajo: Excel hace disponi-ble tres hojas de trabajo o “SHEET”, es-tas las vemos en el extremo izquierdo in-ferior (tres pestañitas)

f.Área de ayuda: Aparece a la derecha de la pantalla identificada con un signo de pregunta y puedes realizar búsquedas de los procesos claves, para ayudarte a realizar el trabajo.

III. Antes de

entrar la información a la hoja: ¿Cómo moverse por la hoja de cálcu-lo?

a. Flechas Direccionales: lti=> Mue-ven la celda activa en la dirección que indica la flecha.

I.Creando la hoja de cálculo: ¿ Donde se entran los números y/o textos?

1. Escribes el número, o el texto en la celda activa ( la que tiene el borde en-negrecido, se activa la celda marcán-dola con el “Mouse”)

Este es un programa que le permite trabajar en un ambiente altamente interactivo con números y tex- to en una gran malla de celdas que definen una hoja de calculo. Excel crea también gráficos a par- tir de los números almacenados en dicha hoja de cálculo y trabaja con información de bases de da-tos almacenada en formato de registro y campo. Se utiliza mayormente en la preparación de tablas y en informes financieros o de contabilidad.

Microsoft Excel 2007

2.Para tener acceso a la celda de abajo, puedes darle a “Enter” o presionas con el “Mouse” sobre la celda donde quieras es-cribir.

3.Entrar toda la información de la hoja

V. Fórmulas y funciones: ¿ Cómo utilizo las Fórmulas?

Una fórmula es una manera especial de decirle a Excel que ejecute un cálculo utilizando información alma-cenada en las celdas. Las mismas rea-lizan procesos aritméticos de una ma-nera más sencilla.

1.Luego de haber ingresado los números en las celdas, le das “clic” a la celda done quieres colocar el total de la ope-ración o función matemática que quie-res usar.

2.Presionas el signo de igual (=) y escri-bes la fórmula que deseas usando los símbolos a continuación: Suma: = A1+B1 Resta: = A1-B1 Multiplicación: =A1*B1 División: =A1/B1

1. Si quieres usar una función u otras fórmulas ve al menú “FORMULAS”. Luego escoges la que quieras utilizar.

2. Para facilitar estos procesos: Para selec-cionar varias celdas (con la tecla “SHIFT” presionada):

a. FLECHA HACIA 1t + *: Sombrea

una fila hacia donde señala la flecha.

b. COPIAR Y PEGAR: Vaya a la celda que desea copiar y con un “click” izquierdo seleccione “copy”. Luego muévase a la celda donde desea pegar y con un “click” izquierdo pegue lo copiado.

VI. ¿ Cómo crear Gráficas?

Una gráfica es una representación pictórica de los datos.

1.Sombrea los datos de los cuales quieras hacer la gráfica

2.Ve al menú “INSERT”/ “CHART”. Aparecerá el “CHART WIZARD”, que te ayudará a hacer la gráfica.

3.Aparecerá los diferentes tipos de gráfi-cas. Escoge la que necesites, depen-diendo de lo que quieras mostrar.

4.Luego de haber escogido la gráfica, au-tomáticamente la misma aparecerá en su hoja.

5.El programa inmediatamente nos tras-lada a “DESIGN”. Aquí aparecerán varias opciones que nos permitirán per-

sonalizar nuestra gráfica.

1.En el último paso, podemos decidir si queremos que la gráfica aparezca como parte de la hoja de trabajo o como una hoja aparte. Al momento de decidir donde ubicar la gráfica el cursor va a tomar forma de cruz y usted hará un “click” en el lugar donde quiere poner la grafica.

2.Para imprimir solamente la gráfica es recomendable seleccionar que la gráfica aparezca como una hoja aparte.

VII.Para hacer Bordes:

1.Selecciona la(s) celdas a las que se les quiere colocar el borde

2.Ve al menú “HOME”/ “BORDERS” (esta identificado con un cuadra-do entrecortado)0 y escoge el bor-de deseado

VIII.Para Añadir filas, columnas u hojas de trabajo (Worksheets):

1.Nos ubicamos en la parte donde se identifica cada fila o columna con su respectiva letra o numero y apa-recerá una flecha negra.

2.Presionamos la parte derecha del cursor. Seleccionamos “INSERT” e inmediata aparecerá otra fila o co-lumna .

IX.Para Guardar su trabajo puede utili-

zar una de las siguientes formas:

MENU / “SAVE” o “SAVE AS”

1. En la ventanita que aparece va a es-coger donde quiere salvar el docu-mento, ya sea en un “floppy” o un CD y el nombre que le va a dar al documento.

I. Para Imprimir:

1. Ir a “VIEW”/”PAGE BREAK PRE-VIEW” para ver cómo quedará la

hoja de trabajo.

1.De la tabla y/o gráfica estar en más de una

página, aparecerán unas líneas en-trecortadas.

1.Para que aparezca en una página, hay que posarse sobre las líneas y las "arrastras” hasta donde todo aparezca en una sola página.

2.Presiona “SAVE” para guardar.

3.Luego, va a “FILE” / “PRINT”. Apa-recerá una pantalla en esta debe se-leccionar que desea imprimir y cuantas copias desea del documen-to. Luego hace un “click” en “OK”.

Modificado Excel 2003 a Excel 2007 por: Maranyeli Torrales Dávila