LA PREVENCIÓN DE DELITOS. COMPLIANCE

HITOS. ESTRATEGIA DE GESTIÓN EN EMULSA.

EXISTENCIA DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE:

CALIDAD ( ISO 9001). MEDIO AMBIENTE (ISO 14001). SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (OHSAS 18001). RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (SR 10). COMPLIANCE.

Las organizaciones cuya meta es tener éxito a largo plazo necesitan mantener una cultura de integridad y de cumplimiento, así como tomar en consideración las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Integridad y compliance, no sólo son la base, si no también una oportunidad para una organización de éxito y sostenible.

Integridad y un compliance eficaz son, por tanto, elementos clave para llevar una buena y diligente gestión. Compliance también contribuye al comportamiento socialmente responsable de las organizaciones.

Caracteres de la nueva responsabilidad penal de las personas jurídicas

La Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, modificó el Código Penal para introducir la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

La persona jurídica será penalmente responsable si el delito se ha cometido EN SU BENEFICIO y POR CUENTA DE LA MISMA por parte de:

- un representante legal o un administrador de hecho o de derecho; o

- una persona sujeta a la autoridad de los anteriores, sobre la que no se ha ejercido el debido control y vigilancia (empleados, autónomos, subcontratas, etc.).

Se considera que la persona jurídica es autora del delito, junto con la persona física que lo ha cometido, pero la responsabilidad penal de la primera es autónoma e independiente de la de la segunda.

La pena fundamental es la MULTA si bien el Juez puede decidir imponer, conjuntamente, otras penas.

Identificación de los delitos de los que pueden ser penalmente responsables las personas jurídicas.

Él Código Penal recoge un catálogo cerrado de delitos de los que las personas jurídicas pueden ser autoras, los cuales pueden clasificarse en grupos:

GRUPO 1: delitos cometidos por personas jurídicas cuya finalidad es delinquir, bajo una apariencia legal, o que favorecen económicamente la delincuencia:

- Tráfico ilegal de órganos- Trata de seres humanos- Delitos relativos a la prostitución y corrupción de menores

- Delitos contra los derechos de los ciudadanos extranjeros

- Delitos contra la salud pública: tráfico de drogas - Organizaciones o grupos criminales- Financiación del terrorismo

GRUPO 2: delitos cuya comisión puede producirse en el seno de toda empresa, con independencia de su actividad, siempre que no haya adoptado las medidas oportunas de prevención y control:

- Cohecho y tráfico de influencias (corrupción de

autoridades públicas).

- Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad

Social.

- Blanqueo de capitales.

- Estafas, incluida la procesal (manipulación de

pruebas en el seno de un proceso judicial).

- Falsedad en medios de pago.

- Alzamiento de bienes en perjuicio de acreedores.

- Facturación fraudulenta.

- Delitos contra la propiedad intelectual e industrial,

el mercado y los consumidores.

- Concursos de acreedores punibles, cuando la insolvencia

haya sido causada o agravada dolosamente.

- Daños de datos, programas informáticos o documentos

electrónicos ajenos.

- Corrupción en los negocios.

- Allanamiento informático (acceso sin autorización a datos

o programas informáticos de un tercero).

- Delitos contra la intimidad (apoderamiento de papeles, cartas,

mensajes de correo electrónico de un tercero sin su autorización).

Identificación de los delitos de los que pueden ser penalmente responsables las personas jurídicas.

GRUPO 3: delitos vinculados a actividades empresariales concretas,

como, por ejemplo:

Identificación de los delitos de los que pueden ser penalmente responsables las personas jurídicas.

- Delitos de construcción, edificación o urbanización ilegal.

- Delitos contra el medio ambiente.

- Delitos relativos a la energía nuclear y a las radiaciones

ionizantes.

- Delitos de riesgo provocados por explosivos.

- Delitos contra la salud pública.

GRUPO 4: delitos respecto a los cuales el Juez está facultado (no obligado) a imponer penas a las personas jurídicas, distintas a la multa: Delitos contra los derechos de los trabajadores,

incluyendo infracción de normas de prevención de riesgos laborales.

¿Es posible evitar la responsabilidad penal de las personas jurídicas?

Si la persona jurídica cuenta en su organización con medidas eficaces de control, vigilancia y supervisión, conforme a la nueva regulación del Código Penal, no sólo prevendrá la comisión de delitos por parte de sus representantes o empleados, sino que:

-Eliminará su responsabilidad si, a pesar de las medidas, se comete un delito, ya que se demostraría que ha ejercido el debido control.

-La responsabilidad civil derivada del delito pasará a ser subsidiaria para la persona jurídica: sólo responderá de los daños y perjuicios causados con el delito, si las personas físicas responsables no pueden hacer frente a los mismos.

Es decir, un Plan de Prevención de Delitos actúa como EXIMENTE o, en su caso, ATENUANTE de la responsabilidad penal de la empresa.

Servicio de Prevención de Delitos. Fases.

En la primera fase del trabajo se ha procedido a evaluar el riesgo de comisión de delitos:

- Detectar el riesgo de comisión de delitos dentro de la empresa, atendiendo a las actividades desarrolladas, áreas de negocio (financiera; compras; recursos humanos; comercial, etc.) y puestos de trabajo, teniendo en cuenta la probabilidad de la comisión del delito y su impacto en la organización.

- Evaluar las medidas y controles ya implantados por la empresa, analizando su eficacia real para prevenir la comisión de delitos.

- Analizar el organigrama de la compañía para detectar fallos de competencias en la toma de decisiones.

Para salvaguardar la responsabilidad jurídica que pudiere derivarse, EMULSA ha implantado un Servicio de Prevención de Delitos, el cual se ha desarrollado a lo largo de las siguientes FASES:

Elaboración Código Ético y Plan de Prevención de Delitos

En la segunda fase, se ha elaborado un Código Ético y un Plan de Prevención de Delitos personalizados para la empresa, de acuerdo al sector en el que desarrolla su objeto social, a su estructura y a sus particularidades. En estos documentos:

- Se identifican las medidas técnicas y jurídicas concretas a implementar por la empresa para la prevención de actuaciones delictivas.

- Se clarifican las competencias del organigrama con la finalidad de identificar a los responsables en caso de actuaciones delictivas.

- Se establecen los principios de actuación de directivos y personal.

- Se señalan las consecuencias de la comisión de conductas no toleradas por la empresa.

- Se nombra al órgano interno encargado de vigilar el cumplimiento del Código y del Plan por parte de directivos y empleados.

- Se crea un canal confidencial de denuncias de violaciones del Código y del Plan abierto a empleados, proveedores, clientes y terceros.

Elaboración del Plan de Formación

Personal, administradores y socios.

Departamentos afectados por la normativa.

Administradores, socios y directivos.

Departamentos afectados por la normativa.

Una vez elaborado el Código Ético y el Plan de Prevención de Delitos, es necesario darlos a conocer en la organización. Es preciso que todos los empleados, socios y representantes de la empresa conozcan sus obligaciones y la responsabilidad derivada de su incumplimiento. Por ello, se elaboró un Plan de Formación, personalizado, a distintos niveles:

- Código Ético y Plan de Prevención de Delitos: contenido, obligatoriedad y consecuencias de su incumplimiento.

- Normativa que afecta a toda empresa, con independencia de su actividad, cuya inobservancia puede dar lugar a responsabilidad penal (ej.- protección de datos, prevención del blanqueo de capitales, etc.).

- Normativa específica que afecta a la empresa por las actividades que desarrolla, cuya inobservancia puede dar lugar a responsabilidad penal (ej.-prevención medioambiental, seguridad alimentaria, etc.).

- Responsabilidad de los integrantes de los órganos de gobierno de la sociedad.

Consideraciones Iniciales sobre el Plan de Prevención de Delitos.

Teniendo en cuenta las características de EMULSA, principalmente el objeto social y la localización de sus actividades, se puede colegir que la actividad de la empresa puede implicar conductas o actuaciones específicas que sin la existencia de las medidas de prevención oportunas pueden desembocar en la comisión de delitos tales como:

- Delitos contra la intimidad y allanamiento informático

- Delitos de corrupción en los negocios

- Delitos contra el medio ambiente

- Cohecho

- Tráfico de influencias

- Delitos contra los derechos de los trabajadores, incluyendo infracción de normas de prevención de riesgos laborales

Consideraciones Iniciales sobre el Plan de Prevención de Delitos.

RECOMENDACIONES GENERALES:

- Implantación de un único Código Ético como documento único para todos los Grupos de Interés, unificando así tanto: el Código Ético (elaborado como guía de conducta de la empresa con terceros) como el Código de Conducta (elaborado como guía de comportamiento a nivel interno) .

- Constitución del Comité de Ética, Responsabilidad Social Corporativa y Sostenibilidad.

- Implantación de protocolos de actuación en caso de sospecha de una infracción que pudiere acarrear responsabilidad penal de EMULSA:

• Elaboración de un Reglamento Interno de actuación por el Comité de Ética.• Puede tener una importancia decisiva como atenuante específica.

- Información, difusión y formación respecto al Código Ético y del Plan de Prevención de Delitos (plan de formación personalizado y a distintos niveles).

Comité de Ética, Responsabilidad Social y Sostenibilidad.

CARACTERÍSTICAS

- Órgano encargado de vigilar el funcionamiento, la observancia y actualización del Código Ético y del Plan de Prevención de Delitos.

- Autonomía e independencia en sus decisiones.

- Profesionalidad: debe poseer en su interior competencias técnico-profesionales adecuadas a las funciones que ha sido llamado a desempeñar.

- Apoyo del resto de Áreas de EMULSA: acceso a todas las funciones y actividades de EMULSA.

- Reuniones cuatrimestrales y siempre que sea necesario.

- Obligación de rendición de cuentas periódica al Consejo de Administración (al menos, anual).

- Reglamento Interno para su funcionamiento.

Comité de Ética, Responsabilidad Social y Sostenibilidad.

FUNCIONES- Supervisar y vigilar el funcionamiento, la eficacia y el cumplimiento del Código Ético y Plan de

Prevención, resolviendo cuantas dudas se susciten por los integrantes de EMULSA.- Formular propuestas al Consejo de Administración respecto a actualizaciones y mejoras del

Código y Plan de Prevención. - Informar periódicamente al Consejo de Administración sobre el desarrollo de las actividades

en la materia.- Asistir al Consejo de Administración en el establecimiento de mecanismos para mejorar la

eficiencia de la empresa en la calidad de los servicios y reducir la vulnerabilidad de la misma.- Asegurarse de que se están efectuando los trabajos necesarios para la implementación de las

medidas y su ejecución. - Autorizar o denegar la autorización de aquellas actividades que requieren previa autorización

para su formalización. - Recibir e investigar las denuncias o informes sobre posibles conductas ilegales.- Dirigir las acciones que sean necesarias en materia de prevención de delitos.- Desarrollar, coordinar y participar en los programas de formación en la materia. - Asegurarse de que los terceros que colaboran, de cualquier manera, con EMULSA conocen y

respetan el Código y el Plan de Prevención.- Informar al Consejo de Administración de las infracciones/violaciones/incumplimientos del

Código y Plan de Prevención.

Reglamento Interno del Comité en materia de Prevención de Delitos.

Pretende regular el funcionamiento del Comité de Ética, Responsabilidad Social Corporativa y Sostenibilidad en materia de prevención de delitos, así como constituir la guía de actuación para EMULSA ante el conocimiento de la presunta comisión de un delito o ante denuncias por la comisión de hechos que podrían acarrear responsabilidad penal para aquélla.

El Protocolo de Reacción o Reglamento Interno pretende que EMULSA adopte las medidas adecuadas tras la detección de posibles infracciones penales, de acuerdo con las exigencias del ordenamiento jurídico.

Se estructura en 4 Capítulos: Disposiciones generales, relativas a la creación de un Comité de Ética, Responsabilidad

Social Corporativa y Sostenibilidad como órgano permanente encargado de adoptar las acciones necesarias ante el conocimiento de indicios de presuntos hechos delictivos.

Protocolo de actuación pre-procesal. Protocolo de actuación procesal, en caso de que ya exista un procedimiento penal que

se dirija contra EMULSA. Régimen disciplinario respecto a empleados, directivos, apoderados y administradores

de EMULSA.

Medidas Prevención de Delitos. Actuaciones realizadas.

1.- Formalización del Código Ético y Plan de Prevención de Delitos, aprobados expresamente por el Consejo de Administración de la compañía, en sesión de 8 de noviembre de 2016.

2.- Elaboración de Reglamento Interno o Protocolo de Reacción del Comité de Ética, Responsabilidad Social Corporativa y Sostenibilidad, aprobado en la misma sesión.

3.- Realización de sesiones formativas generales impartidas a todos los miembros de la empresa relativas al contenido del Código Ético y Plan de Prevención de Delitos y sesiones formativas específicas en materia de prevención de delitos impartidas a determinados miembros de la empresa atendiendo a las funciones que desarrollan.

4.- Realización de sesión formativa dirigida al Consejo de Administración relativa al Código Ético y Plan de Prevención de Delitos así como en materia de responsabilidad de administradores (sesión celebrada el 8 de noviembre de 2016).

5.- Creación del canal confidencial de denuncias etica@emulsa.org.

Medidas Prevención de Delitos. Actuaciones pendientes.

1.- Grabación de las sesiones formativas (general y específica) con el objetivo de entregar una copia a las nuevas contrataciones o a aquellos que no hayan podido acudir a las mismas por causa justificada.

2.- Entrega, por escrito o grabado en dispositivo, del Código Ético y Plan de Prevención de Delitos a todos los integrantes de la organización, quienes deberán cumplimentar y entregar firmados al Comité el Anexo I y II del Plan de Prevención (“declaración de conocimiento” y “conflicto de intereses”).

3.- Registro informatizado de las actuaciones formativas realizadas (fechas, contenidos, asistentes y valoración).

4.- Publicidad, mediante comunicado de gerencia, de la política de prevención de delitos (página web de la compañía y tablones de los centros de trabajo).

5.- Puesta a disposición de cualquier integrante de EMULSA tanto del Código Ético (versión amplia) como del Plan de Prevención de Delitos en la Intranet de la empresa.

6.- Se recogerá en la página web de la compañía una dirección postal, línea telefónica y el correo electrónico etica@emulsa.org, señalando que a través de dichos cauces, tanto terceros como los integrantes de EMULSA, pueden presentar denuncias y/o mantener comunicaciones de forma confidencial con el Comité de Ética, Responsabilidad Social Corporativa y Sostenibilidad.

7.- Incluir para las nuevas contrataciones la entrega, del Código Ético y Plan de Prevención de Delitos, anexos correspondientes así como del material formativo grabado.

8.- Utilización con terceros de cláusula o Anexo en el que declaran conocer la política de prevención de delitos de EMULSA.

Políticas especificas de EMULSA. Políticas sobre pagos inadecuados/no admisibles

- Los empleados de EMULSA no deben ofrecer ningún tipo de bien de valor económico ni pago a clientes ni a terceros en general con el fin de obtener alguna clase de ventaja en la prestación de servicios o en la representación de la empresa ante autoridades públicas en general.

- Responsabilidades adicionales de los miembros de los órganos de administración y personal directivo, en función de sus competencias.

Pagos autorizados

No aceptable: Obsequiar a terceros con regalos, ni con invitaciones a actividades de ocio comunes.

Contratación con terceros: Se hará de forma que sea coherente con esta política.

Documentos que regulan dicha contratación :

Documento interno “ Compras y contratación”.

Instrucción Reguladora de procedimiento para la adjudicación de contratos de Importe superior a 50.000 Euros y no sujetos a regulación armonizada.

Políticas especificas de EMULSA. Poderes Mancomunados

Procedimiento de contratación de bienes, servicios y suministros que se realizan en la empresa:

Importes Aprobación expediente Adjudicación Firma contrato

Hasta 50.000 € Gerencia Gerencia Gerencia

> 50.000 € hasta Sujetos a Regulación Armonizada

Consejo

(pliegos)Presidencia Presidencia

Sujetos a Regulación ArmonizadaConsejo

(pliegos)Consejo Presidencia

Política de Confidencialidad, Protección de Datos Personales y Sistemas de Información.

Todo el personal de EMULSA ha de firmar una cláusula de confidencialidad / secreto profesional:

Se obligan al secreto profesional y al deber de guardar datos de carácter personal.

Conocen aplicación del Código Penal por quebrantamiento del deber de secreto referido.

Deben respetar la confidencialidad de los datos recogidos en ficheros.

Consienten la utilización de sus datos personales.

Política de Confidencialidad, Protección de Datos Personales y Sistemas de Información.

Normas relativas al acceso y cumplimiento de la LOPD, uso de equipos, cuentas de usuario y de correo electrónico:

Sigilo profesional sobre los datos e informaciones a los que tenga acceso.

Los datos e informaciones consultados serán de uso exclusivo para las funciones que tengan asignadas.

Los medios, equipos y servicios no podrán ser utilizados para uso personal.

EMULSA se reserva el derecho al acceso por los administradores de sistemas a todos los equipos y unidad red de la empresa.

El personal cambiará en el primer acceso la clave asignada por EMULSA.

No utilizar el correo corporativo para fines personales.