Buen Manejo de Bodega

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BUEN MANEJO DE LASBODEGAS

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INTRODUCCIÓN:

Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estándares de eficiencia.

Por lo anterior, es necesario utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de losmateriales, conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.

Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta deberás analizarlos con el mayor interés, utilizando tu capacidad lógica más que la memorización. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicación, el aprendizaje no te presentará dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos están preparados y programados de tal forma que su comprensión y posterior dominio de la unidad, te servirá para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales.

OBJETIVOS

1. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial.

2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales.

3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles.4. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.5. Conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y

utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.

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ADMINISTRACIÓN DE BODEGASLa Empresa:

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí.

Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial

“Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el

propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos”.

En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas.

Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas.

Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

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PRODUCCIÓNIndustrias manufactureras. Industrias de elaboración. Industrias extractivas.

Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación).Agroindustrial (en escala industrial).

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SERVICIOS

Transporte

Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos.Reparación, conservación, limpieza y otros servicios.

Distribución (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes.Información y servicios de esparcimiento.

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ADMINISTRACION DE BODEGA

“Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas”.

La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias dela empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra yfactura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas deseguridad, como por ejemplo, cerradurasen mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan

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el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" ú otro documento interno.

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍASLa Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de

almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa.

Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados.

Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitantede la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.

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Responsabilidad proveedores

EntregarproductosenBUEN ESTADO

SUresponsabilidadRechazartodoaquelloque novengaenperfectas

condiciones.

2. ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos.

3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controladospor un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control deExistencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría.

El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

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4.- REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de:

Órdenes de Compra (copia).Vales de requisición o entrega.Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento. Guías de Despacho de proveedor ó salida.Guías de IngresoRegistros computacionales.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materialesdentro de una Bodega.

RECEPCIONALMACENAMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALESEl encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las

instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas :

a. Que sean adquiridas por la empresa.b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban

almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir

algún tratamiento especial.Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o

clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código,calidad(especificaciones técnicas),proveedor y fechade recepción.

2. Previo a la recepción delas mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra.

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3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto buenoen el reverso de la factura original.Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede alas siguientes instruccionesRecepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción).Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio físico.Mayor rapidez de operación,Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :

1ºParapermitirquelarecepción,ylaentregade materialesseafácil,rápidaysegura,sedeberá disponerdeunáreadotadaconmesonesala entradadebodega,quepermitanefectuarla recepciónydespachodelosmateriales.

2ºEnelalmacenamientosedebe disponerdeestantesycasilleros apropiadosparalosdiferentes artículosycontarconpasillosentre lasestanteríasparaunfácilmanejo ytransportedelosmateriales.

3ºDisponermediosdeproteccióncontrala contaminación,dañosydeteriorosdelosmateriales producidapororganismosvivos,comohongos, bacterias,roedoreseinsectos.

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4º Disponer medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.

5º Se deberán tomar especiales precauciones en el

almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o

duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz,

calor y humedad.

6º Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no

funcionarios de la empresa. El acceso sólo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o

Encargado deBodega.

7º Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita

el daño de los envases y la absorción de la humedad de los

pisos.En el suelo puede apilar

materiales a granel como arena, ripio, bolones.

ACTIVIDAD

Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.

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Internet Work Excel

PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIONLa distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de

grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total delespacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, conel objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un controlconstante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.

La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las actividades de Bodega.

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Distribución del almacenamiento

Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tiposestándares, que reducen considerablemente los costos de construcción.

La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en lasindustrias ya instaladas.

La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

ACTIVIDADAgrúpese con 3 de sus compañeros y grafique el plano para de la bodega de un

Supermercado, indicado las áreas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadería

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NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

Capacidad de la Bodega Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características:

1. NaturalezaLas condiciones del almacenamiento varían según esta característica del

material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas

seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos.Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u

oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales.Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de

algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón.

2. Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional.

Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan mas adelante.

Actividad o movimiento de los artículos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejarrápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

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3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos.

Primero:serefierealacantidadde elementosporalmacenarenun determinadoespacio;ellonosllevaa considerarqueunlugardemasiado amplioenrelaciónconlacantidadque normalmentesedepositará,nosolo representaundesperdiciodeespacio sinoquetambiéndetiempoyesfuerzo.

Segundo:serefierealacantidadytamañode loselementosaalmacenar.Enestecaso,la dificultadenladistribucióndeloslotesde almacenamientodependedelacantidady tamañodeellos;teniéndosequecantidades grandesdebultosuniformessonfácilesde distribuir,encambio,cantidadespequeñasde bultosdistintos,requierenunplaneamientomas especializado.

Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.

Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas.

4. Capacidad de las bodegas

En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de las superficies de almacenamiento.Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicación de las puertas y ventanas.Servicios de carga y descarga.

Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección contra incendios.

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EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:a) Estanterías,b) Casilleros,c) Pallets o tableros,d) Cajoneras, etc.

La selección misma del equipo depende de la capacidadel área de

almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine.Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se

detalla a continuación:

a) EstantesLa utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un

máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rígidos y desmontables,construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el

almacenamiento de artículos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables.

Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondosy estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga.

Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar

partidas de diferentes tipos.

b) Tableros

Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidadde carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También sonconocidos como “pallets”.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos.

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La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se lepresentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los materiales.

Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc.Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar.Situación con respecto a los equipos de manejo.Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales).Cargas admisibles de los pisos y su ubicación. Altura de las Bodegas.Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materialesEl manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las

mayores posibilidades de:

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Reducción de gastos.Aumento de la eficiencia de lasoperaciones.Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte.Ahorro de mano de obra.Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo.Reducción de pérdidas por ausentismo.Otros.

En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:

Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos, Mecanización máxima de los movimientos,Recorrido mínimo de los materiales,Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia, Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc.Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar),Características del material a transportar:

o Cantidad de materiales,o Frecuencia de movimientos,o Largo de la ruta,o Dirección de los desplazamientos,

Limitaciones :o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),o Ancho de pasillos,o Clases de equipos aptos para mover los materiales,o Conservación y reparación de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento

de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son:

1. Transportadores, o correas,2. Gruas horquillas,3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje,

camiones grúas)4. Equipo colocador y transbordador.

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Normas de apilamiento

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos.

Apilamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchadoEMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran: Pallet simple

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ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTOLa rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la

entrega o salida de los materiales desde la bodega.La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de

productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos.

“El primero en entrar será el primero en salir”. Esta regla también se aplica a

los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotación debe ser :

Planificada anticipadamente.Realizada de manera de evitar la formación de saldos.A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto.

Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración.

Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes deotras mercaderías con fechas diferentes.

La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le

sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa.

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c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo,”Pedido de Materiales”. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado.

d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estáncorrectos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.

e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendoindicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.

1

Solicitante

2Bodega

despachadora

3Departamento

solicitante

Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitanteCopia 2: bodega despachadoraCopia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su stock).

En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.

Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en general.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:

1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios.

2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.

3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas.

4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel paraayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.-

5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

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DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGASNORMAS GENERALES

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales:

En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación quesea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:

1. Ordenes de Compra2. Notas de pedido o entregas internos3. Guías de despacho4. Guías de devolución5. Guías de ingresos6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)7. Notas o solicitud de reposición de sus stocks.8. Notas o Guías de productos dados de baja.

Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega, como por ejemplo:

Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes

existencias reales.Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro do c u m e nto i nt e r no y no t e n e r

d i f e r e n c i as e nt r e l as c a n t i d a d e s of r ec i d as y d i spon i b l e s. Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los niveles de inventario

establecidos por la Bodega.Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de

los productos dados de baja.Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega.

Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.