BUENAS PRÁCTICAS

PARA MEJORAR LA

VISIBILIDAD DE LOS

REPOSITORIOS INSTITUCIONALES

2 3

Buenas prácticas para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales

A continuación les exponemos algunas de las buenas prácticas que se deben seguir para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales.

Para facilitar el manejo de estas recomendaciones, las mismas se han separado por categorías:

4 5

Buenas prácticas para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales1

2USUARIOS

METADATOS

Capacitar adecuadamente a los usuarios encargados de alimentar el repositorio.

Trabajar conjuntamente con expertos del área bibliotecológica para lograr una adecuada descripción de los ítems del repositorio.

Gestionar correctamente los permisos de usuarios y grupos para evitar confusiones en la carga de información.

Centralizar el borrado y la reubicación de ítems. Esto nos permitirá evitar problemas como índices falsos.

Establecer flujos de trabajo en los casos que lo ameriten. Por ejemplo: cuando el repositorio comience a crecer, usuarios-no expertos en ingreso de ítems serán los encargados de alimentar el repositorio; por ello y para evitar errores se debe establecer un flujo de trabajo que establezca la revisión de los metadatos por parte de los expertos en el área de catalogación, antes de que la información se visibilice.

Definir el esquema de metadatos que será utilizado, el cual debe contemplar no solo los campos básicos estándar definidos en Dublin Core, sino los campos nuevos que sean necesarios para cumplir los requerimientos institucionales, nacionales e internacionales.

Para crear campos nuevos –en caso de necesidad de hacerlo- se debe revisar si otra institución nacional ya está utilizando algún campo similar al requerido, esto con el propósito de conservar un estándar de metadatos con el resto de repositorios nacionales.

Asegurarse de que el uso de los campos seleccionados sea el correcto, para ello debe hacer uso de los manuales de Dublin Core, Directrices Driver V2.0 y Directrices Open Aire.

Cumplir con lo estipulado en las Directrices Driver V2.0 y Directrices Open Aire para el ingreso adecuado de los metadatos en cada uno de los campos establecidos, sólo siguiendo esta normativa aseguramos que nuestra información se visibilice de forma correcta y por ende sea cosechada por indexadores nacionales e internacionales.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

6 7

Buenas prácticas para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales

ESTRUCTURA DELREPOSITORIO

PRESERVACIÓNDE LA INFORMACIÓN

• La estructura del repositorio debe estar orientada a facilitar la búsqueda y recuperación de la información almacenada, separando tipos de ítems, nivel académico, área de estudio o facultad, entre otros. Es recomendable seguir el organigrama de la institución con la finalidad de que el repositorio tenga una estructura organizacional acorde a la realidad de cada Universidad.

Establecer la ejecución periódica de procesos que garanticen el correcto funcionamiento del Repositorio Institucional:

Ejecutar procesos automatizados de respaldo. Eliminar archivos temporales. Actualizar la interfaz OAI y las estadísticas. Enviar correos a los subscriptores, etc.

•

----

STANDARIZACIÓN INTERNACIONAL• Tolas las universidades trabajen en cumplir con los campos mínimos

requeridos y establecidos en las normativas nacionales definidas en consenso con los miembros de CEDIA, lo que permitirá estandarizar criterios y mejoras continuas conjunta. Es necesario estar en constante investigación para que el Repositorio se ajuste también a normativas internacionales de manejo, preservación, visibilización, etc. de la información.4

3

5

8 9

Buenas prácticas para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales

6.1 ¿Cómo registrarse en indexadores internacionales?

Antes de realizar el registro se debe tener en cuenta estos dos puntos:

a. La URL del sitio del repositorio es la dirección completa, incluido http y termina generalmente en .edu.ec, por ej.:http://repositorio.ucuenca.edu.ec

b. La dirección OAI de nuestro repositorio, tomando en cuenta el ejemplo anterior tendría generalmente la siguiente forma:http://repositorio.ucuenca.edu.ec/oai/request y a esta le agregamos instrucciones de tipo verb para poder ver los datos, por ejemplo si le agregamos ?verb=Identify la dirección quedaría asi:http://repositorio.ucuenca.edu.ec/oai/request?verb=Identify

VISIBILIDAD• • Es necesario registrar el repositorio en los principales sitios de indexación

y cosechadores nacionales e internacionales para aumentar el acceso, visibilidad y consulta de la producción institucional.

6 Proceso de registro en algunos indexadores mundiales:

• AHREFS Y MAJESTIC SEO herramientas gratuitas de SEO que monitorizan y analizan los backlinks de un sitioweb. Para registrarnos solo debemos hacer una búsqueda de la url de nuestro repositorio en alguno de estos sitios: https://es.majestic.com/ y https://ahrefs.com/ esto hará que sea indexada y esté lista para ser analizada en un tiempo que puede variar de 3 días a una semana. En estos sitios debemos registrar la URL de nuestros repositorios.

• GOOGLE SCHOOLAR solo debemos seguir este enlace y sus instrucciones que son bastante claras:https://support.google.com/scholar/troubleshooter/2898950?hl=en

• WORLDCAT está entre los catálogos en línea más grandes del mundo y nos permite registrar nuestro repositorio fácilmente. Primero debemos crear una cuenta en este enlace: http://www.worldcat.org/DigitalCollectionGateway/login.jspRegistrar la dirección OAI de nuestro repositorio lo que hará que nuestro contenido también esté disponible en OAIster.

• WEBOMETRICS sitio de rankings de páginas de universidades y repositorios institucionales que se actualiza semestralmente.Para registrarnos hay que enviar un correo a Isidro F. Aguillo (isidro.aguillo@csic.es) solicitándole que incluya nuestro repositorio en el ranking.

10 11

Buenas prácticas para mejorar la visibilidad de los repositorios institucionales

•

•

Es necesario contar con políticas institucionales de acceso abierto que normen el manejo adecuado del repositorio y que sean aprobadas por el organismo rector de cada institución.

Los aspectos más relevantes que deben contemplar estas políticas son:

7.1 Obligatoriedad de depósito de los resultados de investigación institucional, especificando el tipo de documentos que se deben subir. 7.2 Aplicación de normativas institucionales sobre derechos de autor y licencias para el depósito y visibilidad de los resultados de investigación. 7.3 Establecimiento de los períodos de embargo que serán respetados y reconocidos para las publicaciones realizadas en revistas y editoriales externas.

Para mayor información sobre políticas puede revisar la propuesta de políticas de acceso abierto para los repositorios institucionales http://gtrepositorios.cedia.org.ec/es/pol%C3%ADticas-institucionales

• OpenDOAR proyecto que pretende listar y categorizar repositorios de acceso abierto de investigación académica. El registro es sencillo pero un poco demorado ya que debemos “sugerir” la inclusión de nuestro repositorio, y esperar a que este sea revisado para ver si cumple con los requisitos que han establecido para repositorios de acceso abierto de investigación académica. El enlace para sugerir la inclusión del repositorio es: http://www.opendoar.org/suggest.php ad

Mantener siempre un URL único para cada ítem. Esto evitara que el contenido cosechado se presente como enlace roto a consecuencia de algún cambio 7POLITICAS

Calle La Condamine 12-109 “Casa Rivera”T e l f . ( + 5 9 3 ) 7 4 0 5 1 0 0 0 E x t . 4 2 2 0

Cuenca - Ecuadorj o s e f i n a . s i g u e n c i a @ c e d i a . o r g . e cwww.cedia.org.ec