Business Systems Planning (BSP)

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BUSINESS SYSTEMS PLANNING Business Systems Planning (BSP) es una metodología estructurada para ayudar a las empresas en el establecimiento de su planeación de sistemas de información, que satisfaga las necesidades de información a corto y largo plazo. Algunas de sus características son: Diseño top-down consiguiendo el concurso e involucrando todo el personal de la empresa, comenzando desde la alta gerencia hasta los empleados de más bajo nivel. Diseño bottom-up para la implementación Conversión de los objetivos del negocio en requerimientos de información Las estrategias del sistema de información cubren 5 áreas principales: Fijar responsabilidades acerca de los datos Tener una sola fuente de datos y distribución paralela Centralizar el control y la planeación de los sistemas de información Independencia organizacional de los datos Compartir recursos de datos, equipos y comunicaciones Al realizar un trabajo de planeación con el estudio BSP se logra Soportar las metas y los objetivos de la empresa Direccionar las necesidades de todos los niveles gerenciales Garantizar la consistencia de la información Manejar los datos como un recurso corporativo Orientación alrededor d los procesos de negocios Garantizar la supervivencia a los cambios organizacionales y gerenciales Implementar el esquema Proyecto por Proyecto para soportar toda la arquitectura de información Las principales actividades del estudio BSP son: 1. Obtener el Consenso Se busca conseguir la colaboración y el compromiso de la alta gerencia, quienes serán la fuente primaria de información. Sería de gran ayuda: Programar una visita ejecutiva a otras empresas que hayan terminado con éxito un estudio BSP Realizar con los ejecutivos resúmenes de orientación planeación ejecutiva, incluso con ayuda de asesores especializados en la metodología. Tareas a ejecutar:

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Planeacion de sistemas de informacion

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  • BUSINESS SYSTEMS PLANNING

    Business Systems Planning (BSP) es una metodologa estructurada para ayudar a las

    empresas en el establecimiento de su planeacin de sistemas de informacin, que

    satisfaga las necesidades de informacin a corto y largo plazo. Algunas de sus

    caractersticas son:

    Diseo top-down consiguiendo el concurso e involucrando todo el personal de la empresa, comenzando desde la alta gerencia hasta los empleados de ms bajo nivel.

    Diseo bottom-up para la implementacin

    Conversin de los objetivos del negocio en requerimientos de informacin

    Las estrategias del sistema de informacin cubren 5 reas principales:

    Fijar responsabilidades acerca de los datos

    Tener una sola fuente de datos y distribucin paralela

    Centralizar el control y la planeacin de los sistemas de informacin

    Independencia organizacional de los datos

    Compartir recursos de datos, equipos y comunicaciones

    Al realizar un trabajo de planeacin con el estudio BSP se logra

    Soportar las metas y los objetivos de la empresa

    Direccionar las necesidades de todos los niveles gerenciales

    Garantizar la consistencia de la informacin

    Manejar los datos como un recurso corporativo

    Orientacin alrededor d los procesos de negocios

    Garantizar la supervivencia a los cambios organizacionales y gerenciales

    Implementar el esquema Proyecto por Proyecto para soportar toda la arquitectura de informacin

    Las principales actividades del estudio BSP son:

    1. Obtener el Consenso

    Se busca conseguir la colaboracin y el compromiso de la alta gerencia, quienes sern la

    fuente primaria de informacin. Sera de gran ayuda:

    Programar una visita ejecutiva a otras empresas que hayan terminado con xito un estudio BSP

    Realizar con los ejecutivos resmenes de orientacin planeacin ejecutiva, incluso con ayuda de asesores especializados en la metodologa.

    Tareas a ejecutar:

  • a. Establecer el alcance del estudio: El ejecutivo promotor del estudio determinar el alcance del estudio para la empresa, de tal manera que todos identifiquen los lmites

    entre los cuales se movern sus actividades.

    b. Conseguir el conjunto de objetivos: Claros, concisos, que sirvan como criterio para medir el grado en que han sido alcanzados, asociados a requerimientos especficos de

    la organizacin, los que sern estudiados y ajustados por el equipo de estudio del BSP

    dentro del alcance definido anteriormente. Esos objetivos son por ejemplo:

    Conseguir un mtodo objetivo y formal para los directivos para establecer las prioridades de los Sistemas de Informacin

    Conseguir el desarrollo de Sistemas de Informacin de vida til ms larga, que protejan la inversin en sistemas.

    Garantizar que los recursos del procesamiento electrnico de datos sean manejados eficiente y eficazmente segn los objetivos.

    Ofrecer unas buenas relaciones entre los departamentos de Sistemas y los usuarios, a quienes se les ofrezca sistemas que respondan a sus requerimientos y

    prioridades.

    Identificar los datos como recursos corporativos, que deben ser planeados y controlados de tal manera que sean compartidos eficientemente por todos.

    Identificar aquellas funciones de procesamiento de datos, como consultas, generacin de reportes y procesamiento, que los departamentos usuarios puedan

    ejecutar por ellos mismos debidamente soportados por el Departamento de

    Sistemas.

    c. Identificar las razones de ser del negocio para el estudio: Las personas promotoras del estudio deben discutir con los ejecutivos de la empresa acerca de:

    Alcance de estudio Objetivos del estudio Ventajas del estudio BSP Obstculos para su culminacin satisfactoria Recomendaciones para continuar con BSP o posponerlo

    d. Seleccionar el lder del equipo: de l depende en gran medida el xito del estudio. Debe conocer ampliamente la empresa y sus objetivos; ahorrar tiempo valioso al

    equipo con su conocimiento de primera mano, de cmo interactuan varios

    departamentos y dnde obtener informacin detallada de las operaciones. Debera ser

    un vicepresidente o equivalente. Debe ser un profesional que trabajar tiempo

    completo en el estudio y direccin de las actividades del equipo de trabajo; vigila que

    el contacto con los ejecutivos est en el nivel apropiado y que la informacin que

    ellos dan sea interpretada correctamente. De l depende en gran medida el xito del

    estudio. Sus actividades sern:

    Conducir las sesiones de orientacin del lder del estudio Conducir una revisin de la empresa, por parte de los miembros del equipo, al

    iniciar el estudio

    Programar y confirmar las sesiones ejecutivas Manejar la logstica del estudio, incluyendo la administracin diaria

  • Resolver conflictos e inconvenientes Proveer recursos materiales Mantener el cumplimiento del cronograma

    e. Seleccionar el equipo que realizar el estudio: se encarga de determinar las necesidades de informacin y la naturaleza de sus operaciones de procesamiento de

    datos a mediano plazo.

    Caractersticas:

    Varios aos de experiencia en la empresa, slido conocimiento de su rea y apreciacin del resto de la empresa

    Capaz de entender y manejar analticamente los problemas cuyas opiniones sern valiosas

    Ser de nivel medio o alto en la jerarqua gerencial

    Responsabilidades:

    Participar en algunas, sino en todas, las entrevistas Analizar la informacin y las expectativas de los ejecutivos, recibidas en el

    estudio

    Sacar conclusiones y ejecutar los reportes

    Si el trabajo no pudiera hacerse con personal de tiempo completo, se trabajar medio

    tiempo pero considerando:

    Acordar el tiempo, esfuerzo y tareas requeridas que se mantengan dentro del programa de trabajo.

    No se pierda el entusiasmo por el trabajo por tener actividades BSP por perodos. Aprovechar los tiempos en que no se sesione el equipo para hacer labores de

    diagramacin, actualizacin de documentos, etc.

    El equipo de trabajo debe ser da aproximadamente 4 a 7 miembros y el tiempo de

    trabajo es de 8 a 12 semanas.

    f. Instruir el equipo de estudio acerca del trabajo a desarrollar: El lder y su asesor (si lo hay) programarn sesiones de tiempo parcial o total con el equipo para discutir:

    Vistazo general de BSP. Conceptos de desarrollo de BSP, metodologa, resultados esperados, resultados obtenidos en otros estudios BSP, etc.

    Revisin de actividades a programar. El lder del equipo presenta el alcance del estudio, sus objetivos y discute los objetivos de la empresa para conducir en este

    sentido el estudio BSP.

    Plan de trabajo y cronograma. Lo elabora el lder y lo discute con el equipo g. Capacitar el equipo de trabajo acerca de la metodologa BSP: Profundizar en la

    metodologa con un plan establecido.

    2. Prepararse para el Estudio

  • Esta etapa la cumple principalmente el lder del equipo. Requiere de unas pocas

    reuniones del equipo. Tareas a desarrollar:

    a. Obtener y equipar una oficina para la realizacin del trabajo para las entrevistas b. Revisar los objetivos del estudio elaborados por el lder c. Determinar los hechos a recolectar: hechos del negocio y hechos de sistemas de

    informacin. Es conveniente usar una base de datos.

    d. Seleccionar y orientar las entrevistas y programarlas e. Desarrollar un plan de trabajo del estudio: actividades, cronograma, informe final f. Completar las hojas de control de tareas g. Establecer el soporte administrativo: resmenes de reuniones, planes de trabajo,

    reportes de estado, anlisis, diagramas, reporte final, etc.

    h. Preparar el inicio del estudio, con presencia de todo el equipo

    Hechos del Negocio - Categoras:

    Ambiente: economa, gobierno, reglamentacin, clientes, proveedores, competidores, posicin de la empresa, tecnologa

    Objetivos: misin, metas y objetivos del negocio y de cada una de las principales funciones y lneas de producto

    Organizacin: organigrama de la empresa y de las dependencias, con nombres y nmero de personas, expectativas de cambio

    Planeacin: de procesos, de calendarios, planes de negocio con los principales proyectos, recursos, cronogramas y financiacin. Adicionalmente principales

    estudios, fuerza de trabajo y comits formados durante los ltimos 3 aos, con

    informacin de actividades, miembros, estatus y resultados

    Medicin y Control: nombres y contenidos de las principales medidas y control del negocio tales como: reportes, proyectos y sus controles. Todo lo necesario para

    medir el estado de cada factor crtico de xito

    Operaciones: productos y marcas, distribucin geogrfica, funciones ejecutadas en cada localidad, estadsticas financieras, estadsticas de medicin como: nmero de

    vendedores, de empleados, facturas, clientes, despachos, rdenes de compra y

    similares

    Soporte de Sistemas de Informacin: disponibilidad de los usuarios a las principales aplicaciones y facilidades de procesamiento de datos tales como terminales, lenguajes

    de programacin, procesadores de texto, sistemas de planeacin de negocios y

    finanzas, servicios de consultas, etc.

    Hechos de Sistemas de Informacin:

    Modos de operacin (Bases de datos, sistemas distribuidos, etc.) Requerimientos de sistemas y su justificacin

  • Historia de los principales proyectos iniciados en los ltimos 2 aos Descripcin de los sistemas actuales: entrada/salida, funcionalidad, tecnologa, etc. Sistemas planeados y Bases de Datos Estadsticas de dimensionamiento como: nmero de programas, tareas por perodo,

    usuarios, archivos, elementos de datos, etc.

    Edad de las aplicaciones

    Toda esta informacin mide la capacidad de la empresa de implementar las

    recomendaciones del estudio. Las prioridades del negocio deben concordar con las

    capacidades de sistemas de informacin.

    En la planeacin y programacin de las entrevistas hay que considerar eventos como:

    vacaciones, reuniones planeadas o eventos, festivos. Hay que dejar tiempos intermedios

    entre las entrevistas para revisar los resultados, mtodo de trabajo, hojas de trabajo.

    Para iniciar el estudio se requiere tener listo:

    El ejecutivo promotor para presentar su punto de vista del negocio El material disponible para revisarlo el lder El jefe de Sistemas disponible para presentar un perfil del actual sistema de

    procesamiento de datos.

    3. Inicio del Estudio

    Se realiza una reunin con todo el equipo de trabajo. All el promotor del estudio

    presentar el estado de la empresa y su punto de vista acerca del futuro de la misma. El

    lder del equipo dar ms detalles para discutir el material recolectado y su visin de la

    empresa. El director de Sistemas de Informacin dar un vistazo del proceso de

    procesamiento de datos. Finalmente se revisar el plan de trabajo.

    El informe que da el promotor al equipo servir de base y directriz para muchas

    actividades futuras. Tpicos:

    Rumbo de los negocios Principales estrategias Actividades crticas en el negocio Indicadores claves Direccin de los negocios en el futuro Principales problemas o limitantes actuales y previstas Cmo puede una mejor informacin ayudar al negocio Qu resultados espera del estudio BSP

  • En segundo lugar se revisan los hechos de negocios, presentados por el lder, quien

    muestra la informacin recolectada en este punto. Este material ser til posteriormente

    con frecuencia.

    Luego se revisan los hechos de Sistemas de Informacin, presentacin que hace el

    director de Sistemas. Se discuten los principales proyectos instalados y en desarrollo, as

    como las aplicaciones desarrolladas y en uso, modo de procesamiento, tecnologa,

    interfaces de usuarios, responsabilidad y compromiso de los usuarios en la justificacin y

    desarrollo de aplicaciones y quin es el responsable de los datos en la compaa.

    Las conclusiones de la reunin deben ser:

    Misin y objetivos Historia y antecedentes del procesamiento de datos Organizacin de la funcin de sistemas de informacin Vistazo de los principales sistemas de aplicacin instalados y planeados Distribucin actual del procesamiento de datos y los propietarios de datos Funciones disponibles en el momento para los usuarios Relaciones con los usuarios Problemas claves y metas

    Finalmente se revisa el plan de trabajo y el diagrama de Gantt preparado en la fase de

    preparacin. All se resaltan: principales eventos, principales salidas y cronogramas,

    asignacin de funciones y control del proyecto. Si es preciso se pueden discutir aspectos

    administrativos del proyecto como labores secretariales, manejo de mensajes telefnicos,

    horario de trabajo, seguridad de la oficina, etc.

    4. Definicin de Procesos de Negocios

    Se define Procesos de Negocios como: "Grupos de decisiones y actividades lgicamente

    relacionadas, necesarias para manejar los recursos de los negocios". Su definicin aporta:

    Sistemas de informacin que son muy independientes de cambios estructurales Entender cmo los negocios acompaan su misin y objetivos Una base para definir la arquitectura de informacin apropiada Una base para definir requerimientos de datos claves

    Para esta definicin se requiere:

    Presencia de todo el equipo y participantes Relatores que consignen las decisiones y definiciones de procesos para evitar olvidos

    o malos entendidos

  • El equipo debe entender el concepto de los recursos y su ciclo de vida, e identificar los productos y/o servicios claves

    Ciclo de Vida de Productos y Recursos

    Se define un ciclo de vida de 4 estados para los productos y/o servicios y cada uno de los

    recursos que los soportan. Permite identificar y agrupar lgicamente los procesos:

    Etapa 1 - Requerimientos, planes, indicadores y control: actividades para requerir

    productos/servicios, plan de obtencin, indicadores y controles aplicados

    Etapa 2 - Adquisicin o implementacin: actividades para obtener y/o desarrollar

    productos/servicios o la obtencin de los recursos necesarios para el desarrollo. En

    produccin: adquisicin y manufactura; en personal: contratacin o transferencia de

    personal; en educacin: desarrollo del plan de estudios y admisin de estudiantes.

    Etapa 3 - Administracin: administracin de recursos desde su adquisicin,

    almacenamiento, etc.

    Etapa 4 - Retiro o disposicin: actividades y decisiones de terminar de usar un recurso

    Pasos que se siguen en esta etapa:

    a. Identificacin de Productos/Servicios y recursos de soporte de la organizacin: materiales, dinero, equipos, personal

    b. Identificar el proceso de Planeacin Estratgica y Control Gerencial: con ayuda de la informacin ya recolectada

    c. Identificacin de productos/servicios y procesos: vistos desde la perspectiva del ciclo de vida y los recursos; se miran los procesos que los soportan

    d. Agrupacin/separacin de procesos: procesos y subprocesos, agrupacin para procesos afines

    e. Escribir una descripcin de cada proceso: por una lista de pasos o en forma narrativa f. Relacionar los procesos de negocios con la organizacin: se identifican las unidades

    organizacionales involucradas en los procesos y su grado de responsabilidad, por

    ejemplo de 3 tipos: mayor responsabilidad y toma de decisiones, mayor compromiso

    en el proceso, menor compromiso con el proceso.

    Resultados de la etapa:

    Lista de procesos Descripcin de cada proceso Matriz procesos vs. organizacin

  • Entendimiento del equipo de cmo la organizacin objeto de estudio opera y es manejada y controlada

    5. Definir las Bases del Negocio (Entidades de Negocios y Clases de Datos)

    Ya identificados los procesos de negocios, el siguiente paso es identificar y definir las

    entidades, clases de datos y sus relaciones.

    Una Entidad de Negocios es algo que pueda indicar cules datos pueden ser almacenados

    y cules pueden ser identificados como nicos, sirven de base para identificar las

    necesidades de informacin de la empresa. Adems constituyen una base para la

    definicin de la Arquitectura de Informacin (Modelo de datos) de la empresa. Esta

    arquitectura ser la gua para el diseo de la Base de Datos. De esta manera, la

    identificacin de las entidades y su definicin son un resultado valioso del estudio BSP.

    Una Clase de Datos es una agrupacin lgica de datos relacionados a cosas o entidades

    significativas para la organizacin. Estos grupos permiten identificar una arquitectura de

    informacin robusta. Las clases de datos deben representar los datos que se requieren

    para las actividades de negocios y la toma de decisiones; no deben representar una forma

    particular (pro ejemplo reporte o consulta) de cmo los datos son usados actualmente, ya

    que podra confundir la implementacin actual con los datos en s mismos.

    Las clases de datos se identifican para:

    Determinar los requerimientos de datos compartidos entre procesos Determinar qu datos son necesarios o innecesarios o insuficientes para los negocios Establecer una base de trabajo para la formulacin del control de datos, incluyendo la

    responsabilidad por su integridad

    Con el fin de garantizar la integridad de los datos, las clases de datos deben ser definidas

    de tal manera que haya uno y solo un proceso que crea tales clases de datos.

    El estudio BSP debe incluir todos los requerimientos de informacin, los cuales

    actualmente pueden ser manejado automticamente, en forma manual o algunos de ellos

    no se tienen an.

    El equipo de estudio debe definir cada clase de datos identificada. Esta definicin debe

    ser completa, con suficiente detalle para diferenciar claramente una clase de otra.

    Cuando ya se han identificado las entidades, cada proceso es examinado a la luz de los

    datos que el proceso usa y crea. Esos datos se asocian con las entidades que describen, se

    agrupan en clases y se describen esas clases.

  • Los pasos son los siguientes:

    a. Identificar y definir las entidades de negocios. Estas entidades son las cosas de las que la organizacin desea mantener datos. Pueden ser internas o externas a la

    empresa y se pueden clasificar en:

    - Personas: empleados, clientes, proveedores, etc.

    - Lugares: bodegas, planta de produccin, etc. - Cosas: equipos, partes, productos, etc. - Conceptos: trabajos, requerimientos legales, unidades organizacionales, etc. - Eventos: rdenes de compra, despachos, facturas, etc. Una vez identificado un conjunto inicial de entidades se debe revisar la lista buscando

    eliminar redundancias, o segregndolas hasta que cubran el alcance del estudio; cada

    entidad debe ser definida en detalle.

    b. Determinar para cada proceso el uso y la creacin de cada dato: se identifica cada dato que debe estar disponible y qu datos son creados en cada proceso de negocios.

    Se usan hojas de trabajo para cada proceso que permitan realizar el cruce de los datos

    requeridos, el proceso y los datos creados, considerando siempre que cada tipo de

    dato identificado est asociado a la entidad que describe.

    c. Identificar las clases de datos: una clase de datos representa una categora de informacin acerca de una entidad; para su manejo debe haber una sola fuente de

    creacin, de tal manera que se garantice su seguridad, actualizacin, etc. As

    entonces, los datos de cada entidad se organizan en mltiples clases de datos,

    considerando siempre que una clase de datos puede ser asociada con una y solo una

    entidad.

    Si en algn caso se viera que dos procesos crean el mismo dato acerca de una entidad,

    y no pueden separarse en dos diferentes, se tratar de:

    El mismo dato puede estar definiendo 2 entidades diferentes. Por ejemplo, la entidad equipo puede realmente ser dos entidades: equipo de produccin y

    equipo de transporte, que podran ser creados por dos procesos diferentes.

    Aparece entonces una nueva entidad que deber ser definida y asociarle la clase

    de datos apropiada.

    Diferentes procesos crean un mismo dato. Por ejemplo: tres procesos crean rdenes de compra: ingeniera, produccin y mantenimiento. Para solucionarlo

    se busca la parte comn de los procesos y se crea uno nuevo (factorizacin)

    Una serie de procesos se ejecutan uno a continuacin de otro. Se combinan en uno solo..

    d. Definir las clases de datos: En este ltimo paso cada clase de datos debe ser definida a travs de una descripcin del tipo de dato que incluye y si es necesario se da un

    ejemplo.

    6. Definir la Arquitectura de Informacin

  • Ya identificadas las clases, se establecen las relaciones entre ellas y los procesos de

    negocios. Esto permitir que:

    Todas las clases de datos y los procesos necesarios sean definidos Cada clase de datos sea creada por un solo proceso

    Una herramienta til para este proceso es crear una matriz de procesos/clases de datos; se

    crea con los siguientes pasos:

    a. Poner en las filas de la matriz todos los procesos, comenzando con los procesos de planeacin estratgica y control gerencial; luego los procesos de produccin y/o

    servicios y terminando con los procesos para administrar los recursos

    b. Colocar en las columnas las clases de datos. Se comienza con el primer proceso y se listan las clases creadas por l. Se coloca un 'C' en la interseccin del proceso y la

    columna de la clase que l crea. Se contina hasta que todas las clases se listen.

    Mientras sea posible se agrupan las clases de datos por entidades, asegurando que

    prevalezca la secuencia de la creacin de los datos, pero no siempre se puede hacer

    porque algunas clases de una entidad pueden hacer parte de diferentes grupos de

    datos, controlados por diferentes Sistemas de Informacin y soportadas por diferentes

    reas de negocios.

    c. En la fila de cada proceso coloque una 'U' en la columna de las clases que usa dicho proceso.

    d. Verifique que estn todas las clases requeridas y sean creadas por un solo proceso

    Esta matriz permite analizar conceptos de datos compartidos, problemas con datos,

    determinar dependencias entre las aplicaciones y la arquitectura. Otra forma de ver esta

    arquitectura de informacin es a travs de un diagrama de flujo que agrupe los procesos

    relacionados y sus clases de datos y que indique los flujos de datos entre ellos; esto

    mostrar la necesidad de datos compartidos en toda la organizacin. Esta agrupacin de

    procesos ser muy til en el trabajo posterior al estudio BSP para desarrollar e

    implementar aplicaciones y bases de datos para cada grupo.

    Los pasos para crear el diagrama de flujo son:

    a. Reorganizar los ejes de la matriz procesos/datos, si se requiere, para que queden juntos los procesos que comparten datos y las clases que son creadas por cada

    proceso.

    b. Determinar los grupos de proceso que tienen patrones similares de uso de los datos c. Determinar los flujos de datos entre los grupos de procesos, dibujando una flecha

    desde el grupo de creacin al grupo que los usa

    d. Simplificar y completar la grfica: se quitan las C y las U, se usan flechas de doble sentido, y se conforma una arquitectura simplificada de bloques

  • Los bloques que quedan en esta arquitectura identifican los sistemas de informacin que

    conformarn el plan a largo plazo y muestran los datos que son controlados por cada

    sistema de informacin, y los procesos que son soportados por cada sistema de

    informacin. Los flujos de informacin entre los sistemas muestran el flujo de

    informacin entre los negocios.

    7. Analizar el Soporte del Sistema Actual

    Hasta ahora el equipo ha venido desarrollando una nueva perspectiva de los negocios,

    mirando el negocio en trminos de los procesos y las clases de datos necesarias para

    ejecutarlos. En esta etapa se busca entender cmo el procesamiento de datos actual

    soporta los negocios, con el fin de desarrollar recomendaciones para acciones futuras. Se

    trabaja con los sistemas de informacin, la organizacin, procesos y clases de datos. Los

    pasos sern:

    a. Revisar el soporte de los sistemas de informacin a los procesos. Se crea una matriz Sistemas/Organizacin (cargos) o una matriz Sistemas/Procesos, que permitan

    identifica cules dependencias involucradas en los procesos estn recibiendo soporte

    de aplicaciones. Se coloca una 'C' en la interseccin donde los sistemas soportan

    actualmente una unidad o un proceso; o se coloca una 'P' si est planeada. Este paso

    permite al equipo identificar:

    - Procesos que no estn recibiendo actualmente soporte de sistemas - Procesos que estn recibiendo soporte de sistemas en algunas unidades de la

    organizacin pero no en todas

    - Sistemas potencialmente redundantes b. Identificar el uso de los datos actuales. Se debe entender qu parte de las clases de

    datos est actualmente automatizada y cules sistemas las utilizan

    Se crea la matriz Sistemas actuales/Clases de datos, con los sistemas en las filas y las

    clases de datos en las columnas. Se coloca una 'X' en la interseccin donde las clases son

    soportadas por cada sistema. Esta matriz muestra claramente los datos que son

    compartidos por varios sistemas y ayuda a visualizar la necesidad de un diseo de bases

    de datos que garantice la consistencia de los datos.

    8. Entrevistas a los Ejecutivos

    Su propsito es:

    Validar los procesos, clases de datos, organizacin y sus relaciones Clarificar la direccin futura de los negocios y su impacto en los requerimientos de

    informacin

    Identificar y documentar los problemas de negocios Cuantificar, donde sea posible, el valor de resolver dichos problemas

  • Determinar las necesidades gerenciales de soporte de sistemas de informacin

    Los pasos que se siguen son:

    a. Hacer los preparativos generales: Previo a la entrevista el equipo debe conocer lo bsico de los principales problemas y oportunidades de toda la organizacin, a travs

    del examen del impacto ambiental, objetivos y factores crticos de xito; ellos han

    identificado y descrito los procesos y las clases de datos por medio del examen de los

    mtodos de planeacin, mtodos de control y recursos. En este punto se debe:

    - Definir los resultados esperados de la entrevista: se puede hacer una lista de chequeo para ir revisando en las entrevistas si se estn cumpliendo y obteniendo

    esos resultados

    - Confirmar el plan de entrevistas: Se deben identificar los ejecutivos que sern entrevistados y notificarlos para programar las citas. Esto se har a travs de

    cartas dirigidas por el lder del equipo, donde se consigne: hora, lugar y tiempo

    esperado de la entrevista; objetivos;; temas que sern discutidos. Las cartas deben

    enviarse por lo menos con 5 das de anticipacin para permitir al entrevistado que

    se prepare.

    - Establecer los procedimientos de toma de notas - Preparar un conjunto de preguntas: por ejemplo:

    Cules son sus objetivos

    Cules son sus responsabilidades

    Qu criterios de medicin/control aplica. Puede interpretarse como: "Cmo puedo medir?" o "Cmo soy medido?"

    Qu informacin necesita

    Cules son sus problemas (de negocios)? Por qu? Cul es el efecto?

    Qu cambios ve hacia el futuro. Qu podra impactar la infraestructura de los negocios?

    Cules son las reas con resultados satisfactorios que garantizan el xito y la competitividad de la organizacin? (Factores crticos de xito)

    Cul es la informacin ms til que recibe?

    Cmo calificara el soporte de informacin con respecto a adecuacin, validez, oportunidad, consistencia, costo, volumen, etc.

    - Planear actividades adicionales: tales como:

    Revisar y actualizar diagramas con las notas obtenidas

    Revisar los resmenes de las entrevistas y ajustarlos con la ayuda de los otros miembros del equipo (discutirlos)

    Completar las hojas de trabajo despus de cada entrevista

    Confirmar la cita de la entrevista el da anterior

    Organizar hallazgos y conclusiones con todo el equipo

    Desarrollar la arquitectura de informacin usando la matriz Procesos/Clases de datos, refinando las marcas C's y U's

  • Revisar la administracin de recursos

    9. Definir Hallazgos y Conclusiones

    El propsito es organizar los hechos recolectados, analizarlos y plantear las conclusiones.

    El propsito de los hallazgos y conclusiones en el reporte es:

    Confirmar a la gerencia que los aspectos que expusieron en las entrevistas fueron entendidos, aceptados y son una parte del anlisis de todo el negocio

    Dar las bases para las recomendaciones y el plan de accin

    Priorizar la arquitectura

    Este paso supone que:

    Cada entrevista fue resumida en una estructura predefinida y todos los resmenes estn disponibles para analizar

    Las hojas de anlisis de problemas fueron completadas despus de cada entrevista

    Los procesos de negocios y las descripciones de las clases de datos estn completas

    Cada entrevista ofrece dos resultados:

    La entrevista fue resumida y preparada por el entrevistador

    Los principales problemas fueron extractados y colocados en las hojas de anlisis de problemas

    Cada uno de estos items es til para los hallazgos y conclusiones. La hoja de anlisis

    forma parte de la estructura principal y los resmenes de entrevistas son el soporte. Los

    pasos para definir los hallazgos y conclusiones son:

    a. Revisar las suposiciones para Completarlas: Se trabaja sobre los resmenes de las entrevistas, aunque puede iniciarse antes de que se terminen de hacerlas, para no

    retrasar el proceso, las ltimas en llegar se van integrando. Igualmente se tienen las

    hojas de anlisis de problemas. Estos documentos deben relacionarse y completarse,

    para que queden listos como referencia.

    b. Determinar las categoras de los hallazgos y conclusiones: La productividad del equipo se incrementa y la confusin y frustracin se reducen si hay consistencia en

    las diversas tareas del estudio BSP, donde se requieran las categoras. De esta manera

    los hallazgos y conclusiones deben seguir el conjunto de patrones en los hechos

    recolectados, en las entrevistas y en los resmenes de las entrevistas. Se presentan

    algunas preguntas adicionales que el equipo de trabajo debe usar para desarrollar las

    conclusiones.

    Objetivos

  • Existen objetivos bien definidos para todo el negocio y para cada funcin importante?

    Los objetivos de divisin y corporativos ofrecen directrices para la Planeacin de Sistemas de Informacin

    Qu relacin existe entre cada objetivo y los sistemas de informacin actuales?

    Est disponible la informacin necesaria para medir el cumplimiento de objetivos?

    Organizacin

    Las polticas gerenciales son bien entendidas?

    Las responsabilidades estn bien definidas?

    Los cambios en la organizacin (planeados y desarrollados) estn bien definidos y entendido su impacto en los sistemas de informacin?

    Las responsabilidades de las reas funcionales para los nuevos sistemas de informacin sern fciles de definir?

    Planeacin

    Cul es el grado de formalizacin de la planeacin?

    Cul es la relacin entre la planeacin a largo plazo, a corto plazo y la planeacin operacional?

    Son los planes de negocios adecuados como una base para la Planeacin de Sistemas de Informacin?

    Qu tipo y cantidad de planeacin "Qu pasa si?" Se hace? Se hacen modelos de computador?

    Medicin y Control

    Qu tan efectivas son las medidas para controlar los negocios?

    Qu otras medidas deberan tomarse si los datos estuvieran disponibles?

    Qu medidas soportan el control de los factores crticos de xito?

    Qu datos adicionales se necesitan para un adecuado control de las reas crticas de negocios?

    Qu medidas deben tomarse para determinar el total cumplimiento de los objetivos?

    Operaciones

    Cules son las principales dificultades encontradas para la ejecucin de los procesos operaciones (ventas, produccin, distribucin)?

    Qu problemas se encontraron relacionados con esos tems, tales como baja productividad, prdidas de ingresos, exceso de tiempos y costos, cronogramas no

    cumplidos

    Soporte de Sistemas Actuales

    Cules son los principales requerimientos de informacin que actualmente no se tienten?

  • Cul es el estado actual de los datos existentes y la informacin recibida por los usuarios (es decir, exactitud, oportunidad, formato, accesibilidad, redundancia,

    procesamiento excesivamente manual)?

    Cul es el impacto actual (impacto en los sistemas gerenciales, instrucciones y limitaciones, imagen del Departamento de Sistemas entre los usuarios, impacto en las

    directrices de negocios)?

    Cul es el diseo actual de sistemas (Bases de datos, es flexible y expandible, sistemas generalizados para recuperacin de datos y anlisis)?

    Qu tan efectivas son las operaciones (interfaces con usuarios, soporte de las metas y objetivos de la compaa, dinamismo, respuesta y actualizacin)?

    Qu planeacin de sistemas de informacin existe actualmente (grado de formalizacin de la planeacin, integracin con el plan de empresa)?

    c. Ordenar los Problemas por Categoras: Identificar cada problema por su categora y colocar la categora a cada problema en la hoja de anlisis, si no se ha hecho an

    durante el proceso de resumir las entrevistas. Es posible que se encuentre que

    algunos problemas encajan en varias categoras; en este caso se asigna a la categora

    en que ms se ajusta y se colocan las otras categoras cerca de l. El problema ser

    usado para soportar ms de un hallazgo y conclusin.

    Escribir el Informe de Hallazgos y Conclusiones: Organizar los problemas en grupos lgicos bajo cada una de las categoras. Dividir los resmenes de las entrevistas de

    igual manera. Si las entrevistas fueron resumidas por categoras de hallazgos y

    conclusiones, esta tarea ser ms fcil. Si no, separe cada resumen tanto como sea

    posible y selo como referencia cuando escriba la discusin detallada de cada

    conclusin.

    Escriba una conclusin general para cada grupo lgico de problemas y los problemas

    especficos en un grupo junto con los resmenes de entrevistas para formar un soporte

    detallado de la conclusin. Las conclusiones deben ser escritas de tal manera que

    conduzcan fcilmente a las recomendaciones. Debe tenerse cuidado de que las

    recomendaciones no se conviertan en parte de las conclusiones.

    No todos los problemas conllevan a una conclusin lgica; algunos problemas pueden

    haber sido mencionados en una sola entrevista y no ser subsecuente con las

    entrevistas. En este caso puede ser descartado o agrupado bajo un conjunto general al

    final de los hechos y conclusiones. Los problemas que surgen en el s soporte de

    sistemas de informacin pueden subdividirse en 4 grupos:

    Requerimientos especficos de informacin

    Programas actuales inadecuados

    Servicio de procesamiento de datos

    Manejo de los recursos de informacin

  • Este agrupamiento lgico apoyar directamente las recomendaciones. Los

    requerimientos de informacin pueden cubrirse por unos hallazgos y conclusiones

    generales, pero es ms importante asegurarse de que esos requerimientos de

    informacin sern totalmente satisfechos por la nueva arquitectura de informacin

    Los programas actuales inadecuados sern cubiertos con las conclusiones y sern la

    base para el conjunto de recomendaciones para los cambios, que deben efectuarse

    antes de implementar la correspondiente parte de la arquitectura de informacin.

    El servicio cubre el conjunto de problemas resultantes de la interface operativa entre

    el usuario y el Departamento de Procesamiento de Datos, tales como reportes tardos,

    incapacidad de realizar una tarea especial, etc.

    La categora de administracin de recursos de informacin cubre tems tales como

    organizacin, entrenamiento, sistemas gerenciales y administracin. Las

    conclusiones que cubren la administracin de recursos de informacin darn la pauta

    para las recomendaciones en la direccin de comits, grupos de interfaces de

    usuarios, administracin de los datos, educacin y administracin de proyectos.

    Estos hallazgos y conclusiones deben dar un marco de trabajo que asegure que los

    altos ejecutivos se involucren en la planeacin y medicin del procesamiento de

    informacin.

    e. Ordenar los problemas por prioridades de la Arquitectura: El mismo conjunto de problemas que formaron las bases para los hallazgos y conclusiones puede ser usado

    ahora para determinar las prioridades de la arquitectura. Ordenar los problemas por

    causas del proceso. Todos los problemas pueden ser solucionados por correcciones al

    proceso que los estn ocasionando. Este ordenamiento da una relacin directa entre

    los problemas y los subsistemas de la arquitectura de informacin desde el subsistema

    que fue establecido para soportar esos procesos. Si se reconoce el valor de resolver

    los problemas como fueron diseados en las hojas de anlisis de problemas y

    sabemos qu soluciones son soportadas por qu subsistemas, podemos hacer un mejor

    trabajo en la priorizacin de la arquitectura.

    10. Determinar las Prioridades de la Arquitectura

    Para la seleccin de las aplicaciones que primero deben ser implementadas, se realiza un

    anlisis con base en los hallazgos y recomendaciones y en las hojas de anlisis de

    problemas. Al ordenar las hojas de anlisis por "Causas de los Problemas", se tiene

    indicios del proceso que debe ser soportado por la aplicacin para ayudar a resolver el

    problema. Si los problemas son ordenados por "Procesos Afectados", las aplicaciones

    pueden ser relacionadas con todos los problemas que ayudan a resolver y por tanto los

  • beneficios que se derivan. Cada una de las aplicaciones es entonces evaluada frente a un

    conjunto de criterios para determinar su importancia para los negocios.

    Las tareas a ejecutar en este paso son:

    a. Determinar los criterios de seleccin: Ya que los datos estn siendo ahora tratados como recursos de negocios, los gerentes debern ser capaces de evaluar los sistemas

    de informacin en la misma forma que son evaluados los otros proyectos de recursos

    de negocios. Sin embargo es recomendable que el equipo use cualquier justificacin

    tcnica existente en la empresa para evaluar los nuevos proyectos. Esto facilitar la

    toma de la decisin por parte de los altos ejecutivos, para seleccionar entre por

    ejemplo, desarrollar un nuevo producto, realizar una compra, o implementar un mejor

    sistema de informacin.

    Algunas preguntas que deben responderse para determinar las prioridades son:

    Ofrecer la aplicacin un ahorro a corto plazo y una rentabilidad a largo plazo en la inversin?

    Qu impacto tendr y cuantas personas estarn involucradas?

    Servir de base para una arquitectura inicial de Base de Datos?

    Un mtodo para determinar unas prioridades lgicas es agrupar los principales

    criterios en 4 categoras: beneficios potenciales, impacto en los negocios,

    probabilidad de xito y demanda

    b. Beneficios Potenciales: El equipo debe determinar el valor relativo de cada uno de las potenciales aplicaciones con el fin de establecer un conjunto de prioridades. Para

    hacer esto se realiza una lista "juiciosa" en trminos de:

    Corto Plazo

    Largo Plazo

    Ventaja competitiva

    Generalmente el nivel de detalle en un estudio BSP no es suficiente para realizar

    clculos precisos del ROI (Retorno de la Inversin) para cada aplicacin. Sin

    embargo el equipo debe contar con los principales beneficios citados en las

    entrevistas, por ejemplo el ejecutivo de ventas puede indicar que las ventas se

    incrementaran en un 2% si cierta informacin estuviera disponible. El equipo puede

    trasladar ese 2% en un beneficio econmico para usarlo en la priorizacin. En

    algunos casos, especficos y tangibles, algunos elementos del costo-beneficio pueden

    ser cuantificados y aplicados en clculos ROI para cada aplicacin. Esto ayuda

    significativamente al proceso de seleccin. El equipo debe tambin considerar

    beneficios intangibles, que deben ser estimados. Estos estimativos se deben basar en

    las entrevistas que se tuvieron con los ejecutivos.

  • c. Impacto en los negocios: Algunos tems debern ser considerados ac, incluyendo:

    Tendencias econmicas de los negocios

    Factores crticos de xito

    Nmero de problemas manejados

    Principales problemas resueltos

    El equipo necesita describir y cuantificar cmo cada aplicacin propuesta cambiar la

    situacin o problema actual en los negocios para mejorarla. Tambin deber

    determinar cul aplicacin tendr un efecto en la calidad de los bienes o servicios.

    Otras consideraciones son cul tendr resultados positivos visibles, cuntos

    departamentos o empleados sern afectados por los cambios en los sistemas y de qu

    manera.

    d. Probabilidad de xito: Se debe considerar:

    Clima poltico

    Complejidad organizacional y tcnica

    Prerrequisitos

    Tiempo de implementacin

    Riesgos

    Recursos disponibles

    Este amplio rango de consideraciones es necesario porque la oportunidad de

    implementar exitosamente una aplicacin particular es importante en la priorizacin.

    El equipo debe considerar cuntos y qu tipo de recursos sern necesarios para

    implementar un sistema particular

    Hay factores ocultos que deben ser considerados?

    Cunto se tomar disear e implementar las aplicaciones?

    Hay una dependencia sobre tecnologas costosas o inviables?

    Cmo sern recibidos los cambios por los usuarios individuales?

    Un anlisis de prerrequisitos de las aplicaciones debe ejecutarse despus de que se

    haya preparado la lista de aplicaciones prioritarias. La determinacin se debe hacer

    sobre cules aplicaciones/sistemas deben estar instalados antes de que otras sean

    creadas. Esto quiere decir por ejemplo, qu aplicaciones que proveen datos deben ser

    implementadas antes de la aplicacin con mayor prioridad.

    e. Demanda: esta rea incluye consideraciones de:

    Valor de las aplicaciones existentes

    Relacin con otras aplicaciones

    Nmero de usuarios

  • Requerimientos reglamentarios

    Quienes toman las decisiones deben reconocer una demanda dentro de la

    organizacin antes de que puedan considerar una inversin de procesamiento de datos

    particular. Deben considerar el alcance de cul aplicacin propuesta soporta

    especficamente las metas y objetivos corporativos.

    Deber haber una correlacin entre las aplicaciones que estn siendo consideradas y

    las necesidades de alta prioridad identificadas en las entrevistas con los ejecutivos.

    f. Aplicacin de Criterios y Lista de Aplicaciones: Las aplicaciones constituyen la arquitectura que puede ser analizada y escalafonada, en una escala de 1 a 10 para cada

    una de las 4 categoras que ayudan a determinar la secuencia de implementacin.

    Una representacin grfica puede enfatizar las principales aplicaciones necesitadas.

    g. Documento de Aplicaciones Recomendadas: Finalmente, las primeras aplicaciones deben ser documentadas con suficiente detalle para que los ejecutivos puedan

    evaluarlas apropiadamente. Esta documentacin deber basarse en los procesos de

    negocios y las descripciones de las clases de datos, las hojas de anlisis de problemas,

    la matriz procesos/organizacin/sistemas, y los hallazgos y conclusiones.

    Cada aplicacin debe tener:

    Descripcin: debe incluir un marco general de la aplicacin, un vistazo de las funciones.

    Objetivos y procesos soportados, problemas resueltos y beneficios anticipados. Deber identificar cualquiera nueva tecnologa y/o habilidades especiales que se

    necesiten ser adquiridas o desarrolladas para implementar u operar las nuevas

    aplicaciones; nivel de servicio esperado o parmetros sobre los cuales debe operar

    Principales problemas: tomados de las hojas de anlisis de problemas y de los problemas que se identificaron en el estudio, o tomados de los hallazgos y

    conclusiones

    Beneficios Potenciales: Una descripcin de los beneficios percibidos anticipadamente (renovaciones, reducciones de costos a largo y a corto plazo).

    Las recomendaciones, documentacin y presentacin deber estar en un formato

    consistente con las prcticas estndares de la compaa.

    Procesos de negocios afectados: tomados de la arquitectura de informacin; los procesos soportados por la aplicacin y las relaciones con otros procesos y

    aplicaciones

    Entradas: clases de datos que son la entrada de los procesos

    Salidas: datos o informacin creada y reportes

    Niveles organizacionales afectados: se toma de la matriz procesos/organizacin

    Prerrequisitos

  • h. Opciones de Implementacin: Corresponde a decisiones de comprar o desarrollar y si es posible hacer recomendaciones especficas.

    Decisin de compra: Una manera rpida de implementar es adquirir software que

    requiera poca o ninguna modificacin para esta aplicacin particular. Si el software

    no existe, el equipo debe hacer una revisin preliminar y determinar si sta es una

    opcin viable.

    Decisin de desarrollar: Si la aplicacin va a ser desarrollada desde cero, hay varias

    consideraciones que pueden reducir los recursos requeridos para la implementacin.

    i. Extensiones y Variaciones: Otro mtodo que puede ser usado para la seleccin de prioridades, es enfocarse principalmente en una justificacin financiera. Al usar esta

    tcnica, el equipo se enfoca en beneficios tangibles; esta tcnica se denomina anlisis

    de beneficios potenciales.

    11. Administracin de Recursos de Informacin

    Adicional a la determinacin de una arquitectura de informacin y a la priorizacin de

    aplicaciones, el estudio BSP debe asegurar que los recursos de informacin sean

    manejados apropiadamente para soportar las necesidades funcionales de los negocios; por

    ejemplo, que:

    La arquitectura de informacin se implemente de una manera adecuada

    Los sistemas de informacin que son efectivamente consistentes estn sirviendo las necesidades de datos e informacin de la empresa

    Existe un plan de recursos de informacin que integre las necesidades de negocios, personal, hardware, software, comunicaciones y automatizacin de oficinas, con el

    alcance y los recursos financieros de la empresa. Una premisa bsica de

    administracin de recursos de informacin es la habilidad de hacer disponible la

    informacin que todos necesitan, cuando y donde la necesitan. Este ambiente de

    administracin debe incluir una estructura con la funcin de administracin de

    informacin/datos.

    El estudio BSP debe evaluar el ambiente de recursos de informacin y recomendar los

    cambios que se estimen necesarios para la administracin efectiva de esos recursos. En

    particular, el equipo debe tratar:

    Misin de la administracin de recursos de informacin: corresponde a la funcin que debe responsabilizarse de la automatizacin de oficinas, comunicaciones y

    procesamiento de datos. Debe verse como un plan que integre estas "tecnologas" y

    la implementacin de un cronograma viable y necesario para su mxima efectividad.

    Igualmente debe verse la visin de la funcin de la gerencia de informacin en la

  • organizacin. Es posible que esta funcin est involucrada en el rea de servicios

    administrativos o financieros.

    Comit directivo: Soporta y controla la organizacin de recursos de informacin y representa un grupo funcional de la empresa. Puede verse como un contralor que

    establece la directriz del uso de la informacin en la empresa, ejecutando mecanismos

    de control para asegurarse que los resultados deseados se logren y monitorear para

    medir la efectividad del sistema de informacin.

    La necesidad de un comit directivo puede ser determinada por medio de examinar

    las necesidades de informacin y su uso en la empresa. Hay una forma estndar de

    hacer negocios con el procesamiento de datos? Las aplicaciones se desarrollan en una

    secuencia priorizada en el ambiente actual y cules son los criterios para esas

    prioridades? Los planes a largo plazo soportan los requerimientos de negocios? La

    funcin de control del comit directivo define el curso de accin necesario para guiar

    el grupo de recursos informticos en proveer a la empresa con un soporte de

    procesamiento de datos. Incluye establecer responsabilidades para la recoleccin,

    retencin, seguridad y disponibilidad de los datos. Define las medidas de seguridad

    que sean necesarias para proteger la empresa. Tambin define las responsabilidades

    de los grupos de reas funcionales y de procesamientos de datos. Los planes a largo

    plazo cubren Hardware, Software de uso optimo ( es decir, procesamiento de datos

    distribuidos vs. Bases de datos centralizadas), nuevo software de aplicaciones, y

    disponibilidad de datos.

    Organizacin de los recursos de informacin: Previo a esta revisin, el equipo debe haber identificado los problemas relativos a los procesos de negocios y separar

    aquellos problemas que sean manejados con el soporte de los actuales sistemas de

    informacin; ha determinado que implementacin de la arquitectura de informacin

    es apropiada para proveer la solucin a esos problemas.

    Esta fase de estudio BSP est diseada para revisar la organizacin de recursos de

    informacin que se tienen para asegurar que los recursos adecuados han sido

    desarrollados para implementar la arquitectura de sistemas de informacin, explotar

    mejor los recursos de datos, y superar otras deficiencias. Se deben considerar los

    requerimientos de la arquitectura de informacin (en una lista priorizada de

    aplicacin) y los problemas escuchados en las entrevistas acerca de los servicios

    inadecuados tanto en el procesamiento de datos como en la administracin de los

    recursos de informacin.

    La organizacin de recursos de informacin debe ser estructurada para llevar a cabo

    los controles del comit directivo, promulgar los preceptos de los datos son un recurso y asegurar que los datos sean manejados a travs de su ciclo de vida.

  • 12. Desarrollo de recomendaciones

    El propsito de este paso es asistir a la gerencia en sus decisiones de revisar las

    actividades que se recomienda seguir y que vienen de las prioridades de la arquitectura y

    de las recomendaciones de la administracin de los recursos de informacin.

    Al completar estas actividades habilita el equipo del estudio B.S.P para proceder en sus

    actividades finales: Preparacin del reporte del estudio y presentacin de los resultados

    del estudio a los ejecutivos.

    A travs de la preparacin de estos planes de accin, de los beneficios potenciales y

    estado de costos los ejecutivos pueden evaluar las recomendaciones.

    13. Reporte de resultados

    Ya definida la arquitectura de informacin, identificadas las prioridades de la arquitectura

    de informacin, revisada la administracin de los sistemas de informacin y desarrolladas

    las recomendaciones y el plan de accin, el equipo de estudio B.S.P esta listo para

    completar su misin preparando el reporte del estudio y preparar una presentacin

    ejecutiva.

    El propsito de estos elementos es obtener la elaboracin y compromiso de la alta

    gerencia e involucrarlos con las recomendaciones de implementacin del estudio B.S.P

    las actividades de esta fase son:

    a. Preparar el reporte: La principal responsabilidad de este escrito para cada seccin del reporte fue asegurada durante la preparacin del estudio. Los progresos del estudio,

    cambios, adiciones y eliminaciones pueden haberse hecho. Si revisan las

    conclusiones, recomendaciones y planes de accin, con ayuda del ejecutivo

    responsable antes de que el equipo elabore el informe final. Las reas que afectan los

    negocios pueden ser responsables con ayuda del ejecutivo involucrado para

    determinar la mejor manera de presentar las recomendaciones.

    b. Seleccionar el medio de presentacin: Los principales factores a considerar en la determinacin de cmo debe presentarse el informe, es el tipo y tamao de la

    audiencia y aceptar las maneras como se har la presentacin en el mbito particular

    de la empresa.

    Se consulta antes con el ejecutivo responsable para tener su recomendacin en este

    aspecto, lo cual ser de gran ayuda para escoger la mejor opcin.

    c. Presentacin a los ejecutivos: La presentacin ejecutiva puede ser desarrollada completamente con el material contenido en la propuesta final del reporte. Los

  • principales propsitos de esta presentacin son informar a los gerentes de los

    hallazgos de los estudios, las recomendaciones hechas y asegurar la entrega de un

    plan de accin.

    La presentacin debe ser concisa, preferiblemente no muy larga ( mximo 2 horas)

    lgica, ajustada a la realidad y terminar con las recomendaciones para las actividades

    que se siguen. Por ejemplo pueden tener esta estructura:

    Introduccin Vistazo general

    Objetivos

    Alcance

    Equipo del estudio

    Resultados del estudio Revisin del sistema de informacin del negocio

    Procesos de negocios y clases de datos

    Matrices

    Entrevistas de ejecutivos

    Principales problemas identificados

    Conclusiones y recomendaciones Arquitectura de informacin y prioridades

    Requerimientos de administracin de recursos de informacin

    Plan de accin para las actividades de proyectos siguientes Descripcin

    Requerimientos de recursos

    Beneficios

    Cronogramas.