2

C A P Í T U L O I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en el Ministerio de Recursos Naturales No Renovables, actual

Ministerio de Hidrocarburos, se realizó de conformidad al Plan Operativo de Control de

la Dirección de Auditoría Interna para el año 2015, aprobado por la Contraloría General

del Estado, en cumplimiento a la Orden de Trabajo 23679-02-2015-DAI-OT-KS de 19

de enero de 2015.

Objetivos del examen

Generales

- Verificar la legalidad y propiedad de los bienes de larga duración.

- Determinar la veracidad de los rubros que conforman la cuenta bienes de

larga duración.

Específicos

- Determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procedimientos de control

sobre los bienes de larga duración.

- Verificar que las adiciones a los bienes de larga duración del período

analizado, hayan sido capitalizados apropiadamente y representen todas las

propiedades físicas realmente instaladas o construidas.

- Obtener certeza de la propiedad de los bienes y si se encuentran en uso de la

institución.

- Determinar el nivel de confiabilidad en el registro, control y custodia de los

bienes de larga duración.

3

- Verificar que los bienes de larga duración transferidos, retirados, fuera de

servicio o dados de baja, hayan sido oportunamente eliminados de los

registros contables de la institución.

Alcance del examen

Se realizó el examen especial al registro, control y custodia de los bienes de larga

duración en el Ministerio de Recursos Naturales No Renovables, por el período

comprendido entre el 1 de diciembre de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.

Base legal

- Con Decreto Ejecutivo 46 de 14 de septiembre de 2009, publicado en Registro

Oficial 36 de 29 de septiembre de 2009, se cambió la denominación del

Ministerio de Minas y Petróleos por Ministerio de Recursos Naturales No

Renovables, MRNNR.

- Mediante Decreto Ejecutivo 578 de 13 de febrero de 2015, publicado en el

Registro Oficial 448 de 28 de febrero de 2015, se modificó la denominación del

Ministerio de Recursos Naturales No Renovables por Ministerio de

Hidrocarburos y se creó el Ministerio de Minería, que asumió las facultades y

deberes, derechos y obligaciones del ex MRNNR, relacionadas con las

actividades geológica, minera y metalúrgica. Además, por efecto de este Decreto

pasaron a formar parte del Ministerio de Minería, el Viceministerio de Minas, la

Subsecretaría Nacional de Desarrollo Minero, Subsecretaría de Contratación

Minera y las Subsecretarías Regionales de Minería del Ministerio escindido.

Estructura Orgánica

De conformidad con el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del

MRNNR, emitido con Acuerdo 260 de 4 de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial

148 de 20 mayo de 2011 y reformado con Acuerdos 366, 411, 435 y 457 de 13 de junio

y 17 de octubre del 2012, 12 de enero y 18 de marzo de 2013, en su orden, en el Capítulo

III, se establece la siguiente estructura general por procesos:

4

- Procesos Gobernantes

- Procesos Sustantivos

- Procesos Adjetivos

Los Procesos Adjetivos de Apoyo, relacionados con el examen son:

Coordinación General Administrativa Financiera

- Dirección Administrativa

- Gestión de Servicios Administrativos

Custodia de bodegas institucionales

Toma física de inventario de los bienes de corta y larga duración

Inventario de inmuebles y vehículos

Base de datos de control de bienes de larga duración

- Dirección Financiera

- Presupuesto

- Contabilidad

- Tesorería

El Artículo 75 del Estatuto señala que la Dirección Administrativa tiene una estructura

abierta para gestionar el proceso de Servicios Administrativos y los procesos de

adquisiciones y compras públicas, cuya misión entre otras es proporcionar servicios de

custodia de equipos, instalaciones, bienes muebles e inmuebles institucionales.

5

Conforme al Art. 9 del Estatuto, la Estructura Organizacional para la gestión de los

procesos ministeriales, al 31 de diciembre de 2014 fue la siguiente:

Objetivos de la entidad

Conforme el artículo 3 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

del MRNNR:

6

- Canalizar la inversión para la diversificación de la oferta y usos de los

hidrocarburos.

- Consolidar el nuevo modelo de administración, regulación y control del

sector de los recursos naturales no renovables.

- Desarrollo sustentable de la actividad de los recursos naturales no

renovables.

Monto de recursos examinados

El rubro bienes de larga duración (bienes muebles e inmuebles) en el período que cubrió

el examen, inició con un saldo de 23 681 747,73 USD al 31 de diciembre de 2013;

registró ingresos por 1 854 591,99 USD y egresos por 22 174 728,48 USD en el año

2014, los mismos que fueron motivo de análisis, de acuerdo al siguiente desglose:

DESCRIPCIÓN MOVIMIENTO SEGÚN S.A.F

SALDO AL 31-12-2013

INGRESOS

EGRESOS SALDO AL 31-12-2014

SUBTOTAL BIENES MUEBLES 21 794 113,28 1 696 254,09 21 383 713,59 2 106 653,78

SUBTOTAL BIENES INMUEBLES 1 887 634,45 158 337,90 791 014,89 1 254 957,46

TOTAL BIENES DE LARGA DURACIÓN 23 681 747,73 1 854 591,99 22 174 728,48 3 361 611,24

Servidores relacionados

Se detallan en Anexo 1

7

C A P Í T U L O II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

En el período de análisis no se emitieron informes de auditoría o de exámenes

especiales por parte de la Contraloría General del Estado o por la Unidad de Auditoría

Interna, relacionados con la presente labor de control.

Antecedentes

Con oficio 0178 DAI del 4 de enero de 2013 la Contraloría General del Estado aprobó

el Informe de Evaluación Integral del Sistema de Control Interno al Ministerio de

Recursos Naturales No Renovables, por el período comprendido entre el 1 de noviembre

de 2011 y el 31 de octubre de 2012. En esta evaluación se observó entre otros, la falta

de oportunidad en el registro contable de los bienes transferidos a las entidades

escindidas; y, la falta de constatación física integral y conciliación de Activos Fijos, que

impidió determinar la existencia real, ubicación física y estado de los bienes, propiedad

del Ministerio.

A fin de corregir las citadas observaciones, el 8 de noviembre de 2013 se suscribió el

contrato de servicios de consultoría 039-2013 entre el Ministerio de Recursos Naturales

No Renovables y la empresa Consultora Inspecciones Avalúos Peritajes AVALUAC Cía.

Ltda. con el plazo de 95 días calendario, para la toma física de inventario, codificación,

valoración y conciliación de bienes de larga duración del Ministerio de Recursos

Naturales No Renovables, cuyo objetivo contempló las siguientes actividades:

- Realizar un inventario físico codificado, valorado y conciliado y los activos de

bienes de larga duración.

- Contar con un registro actualizado de todos los bienes, con su valor contable

histórico y de mercado.

- Establecer la posesión de los bienes a cada funcionario de la institución.

8

- Conocer la ubicación específica de cada uno de los bienes.

- Elaborar, entregar y hacer firmar las Actas Entrega Recepción individuales por

cada activo y bien constatado.

- Efectuar la conciliación contable entre el inventario a realizarse y el archivo

contable del Sistema eSIGEF.

- Obtener información confiable y actualizada de los bienes de larga duración

detallada por: marca, descripción, modelo, serie, ubicación, custodios, vida útil,

tipo, estado del bien y otros.

El 6 de marzo del 2014, la Empresa Consultora AVALUAC, presentó el producto final de

la consultoría (Fase IV), sin embargo por cambios internos en la administración de este

contrato, la información fue revisada y depurada al 24 de marzo de 2015, con lo que se

procedió a realizar el perfeccionamiento legal de los bienes del Ministerio de Recursos

Naturales No Renovables, actual Ministerio de Hidrocarburos y sus entidades adscritas.

Datos que sirvieron de referencia para la ejecución de la presente labor de control.

Registros y saldos de bienes de larga duración no conciliados

En el período de examen, la cuenta bienes de larga duración en el Sistema de Activos

Fijos, SAF, presentó el siguiente movimiento contable al 31 de diciembre de 2014:

9

BIENES MUEBLES

DESCRIPCION SALDO

SEGÚN SAF 31/12/2013

INGRESOS EGRESOS SALDO

SEGÚN SAF 31/12/2014

Mobiliarios 1 561 208, 36 62 000,00 1 417 512,90 205 695,46

Maquinarias y Equipos 5 942 644, 73 54 247,30 5 958 670,13 38 221,90

Vehículos 3 918 226, 81 358 489,88 3 129 390,90 1 147 325,79

Herramientas 927,26 3 447,20 4 040,36 334,10

Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos

10 332 364,87 1 179 912,16 10 801 355,96 710 921,07

Libros y colecciones 6 375,00 6 375,00

Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública

15 550,00 38 157,55 49 552,09 4 155,46

Partes y Repuestos 16 816,25 16 816,25

SUBTOTAL 21 794 113,28 1 696 254,09 21 383 713,59 2 106 653,78

BIENES INMUEBLES

DESCRIPCIÓN SALDO

SEGÚN SAF 31/12/2013

INGRESOS EGRESOS SALDO

SEGÚN SAF 31/12/2014

Terrenos 135 963,75 158 337,90 294 301,65

Edificios, locales y residencias 1 751 670,70 791 014,89 960 655,81

SUBTOTAL 1 887 634,45 158 337,90 791 014,89 1 254 957,46

TOTAL BIENES DE LARGA DURACIÓN 23 681 747,73 1 854 591,99 22 174 728,48 3 361 611,24

Fuente: información proporcionada por Contabilidad

Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta de bienes de larga duración presentó un saldo

de 23 681 747 73 USD, que sirvió de base a la empresa AVALUAC para realizar la

toma física, codificación, valoración y conciliación de los bienes, conforme al contrato

de consultoría de 8 de noviembre de 2013, excepto inmuebles, que no estuvo

contemplado en el referido contrato.

En el año 2014, los ingresos de bienes muebles ascendieron a 1 696 254,09 USD, por

adquisiciones de muebles, vehículos y equipos informáticos; y, los egresos por

21 383 713,59 USD correspondieron a la transferencia de bienes efectuada por el

Ministerio en los años 2010 y 2011 a las entidades adscritas por 5 637 388,85 USD,

cuyas actas de entrega recepción se formalizaron con la participación de la Consultora

AVALUAC; y, la diferencia de 15 746 324,74 USD por ajustes y reclasificaciones

efectuados el 22 de diciembre de 2014, con la información provisional presentada por la

empresa AVALUAC, a efectos de cerrar el ejercicio fiscal de ese año, dispuesto por el

Ministerio de Finanzas, sin que se haya concluido con la conciliación entre los saldos

contables y las existencias físicas de los bienes. Con estos datos se determinó un saldo

contable de 2 106 653,78 al 31 de diciembre de 2014, que al no estar conciliado, fue

sujeto de ajustes contables posteriores, con los productos finales entregados por la

Consultora al 24 de marzo de 2015.

10

En el rubro de bienes inmuebles, en el 2014 se realizó el ingreso de

158 337,90 USD, por el valor de un lote de terreno propiedad del Ministerio, ubicado en

la hacienda Santa Bárbara parroquia de Chillogallo, que no se registró en el año 2013;

y, los egresos por 791 014,89 USD, correspondieron a inmuebles que fueron incluidos

en el sistema SByE y que documentadamente no pertenecían al Ministerio, registrando

un saldo de 1 254 957,46 USD al 31 de diciembre de 2014.

La Norma de Control Interno 405-06 Conciliación de saldos de las cuentas, estipula en

la parte pertinente:

“… Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables…proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias…”.

Con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-2015 de 25 de marzo de 2015,

el Jefe de equipo de auditoría puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial al Ministro de Recursos Naturales No Renovables, Coordinadores

Generales Administrativo Financiero, Directores Administrativo y Financiero, Contadora

y Líderes del Subproceso de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

“… Con fecha 24 de marzo del 2015 se firmó el Acta Entrega Recepción definitiva con la Empresa Consultora AVALUAC, con lo que se procederá conforme lo establecido para el cierre de dicho contrato. Según Acuerdo Ministerial No. 0290 del Ministerio de Finanzas de fecha 15 de octubre de 2014, emite directrices para el cierre contable del año fiscal, y dispone que el registro de ajustes contables se debe realizar hasta el 24 de diciembre de 2014, y la utilización del módulo sByE, condición para ser aprobado el presupuesto de esta Cartera de Estado, con este antecedente y por la premura del tiempo se procede a entregar información parcial por cuanto se estaba en proceso de revisión de los resultados entregados por la empresa consultora con las aclaraciones y

11

clasificación de los bienes por número de cuenta de acuerdo al catálogo de cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas; en tal razón el 22 de diciembre de 2014, con las Actas de Entrega Recepción de las Entidades Adscritas y mediante Memorando No.MRNNR-DA-2014-0476-ME de fecha 01 de diciembre de 2014, con sumillas insertas de: Coordinador General Administrativo y Director Financiero, al proceso de Contabilidad autoriza realizar los registros contables… La información que emiten a la Dirección Financiera, permite la conciliación de los saldos de las cuentas de mayor general con los auxiliares de bienes de larga duración. Durante el año 2013 la administración actual toma la decisión de solucionar el tema de los bienes de larga duración, que en su momento no fue conciliado y registrado…”.

Por la falta de gestión de administraciones anteriores a noviembre del 2013, los saldos

de los bienes de larga duración no fueron saneados en su oportunidad; inclusive hasta

diciembre de 2014 se mantenía saldos contables provisionales, lo que ocasionó que el

Ministerio no disponga de los valores reales de sus activos fijos.

Conclusión

Al 31 de diciembre de 2013 y 2014, se mantenían pendientes de depuración los saldos

contables de bienes de larga duración, en relación a sus existencias reales, por lo que

con la intervención de la empresa AVALUAC, contratada para el saneamiento de los

mismos, se determinó un saldo provisional al 31 de diciembre de 2014, el mismo que

fue sujeto de posteriores ajustes y reclasificaciones, con un resultado final al 24 de

marzo de 2015, situación que a la fecha de corte del examen, no permitió al Ministerio

contar con datos reales de los bienes de su propiedad.

Recomendaciones

Al Coordinador General Administrativo Financiero

1. Dispondrá a los Directores Administrativo y Financiero, que a base de la información

entregada por la Empresa AVALUAC, establezcan medidas de control, coordinación,

revisión y registro de los bienes de larga duración, a fin de que se mantenga

información real y conciliada entre las Áreas de Contabilidad y Activos Fijos.

2. Dispondrá al Director Financiero mantenga actualizados los saldos contables de

bienes de larga duración debidamente conciliados con los reportes emitidos por los

12

encargados de su manejo, administración y custodia, que permita reflejar

información confiable y sustentada en los balances del Ministerio.

Demora en el registro contable de los bienes transferidos a entidades escindidas

Con Acuerdos Ministeriales: 183 de 1 de junio de 2010, 202 de 9 de julio de 2010, y

263 de 19 de abril de 2011, publicados en los Registros Oficiales 264 de 25 de agosto

de 2010, 248 de 2 de agosto de 2010 y 441 de 5 de mayo de 2011 respectivamente; y,

Ley Reformatoria a la Ley de Hidrocarburos publicada en Registro Oficial 244 de 27 de

julio de 2010; se dispuso entre otros, la escisión y transferencia de bienes de larga

duración de propiedad del Ministerio de Recursos Naturales No Renovables, a las

siguientes entidades: Agencia de Regulación y Control Minero, ARCOM; Instituto

Nacional de Investigación Geológico Minero Metalúrgico, INIGEMM; Secretaría de

Hidrocarburos, SH; y, Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, ARCH.

El proceso de escisión de las instituciones señaladas, que pasaron a constituirse en

organismos independientes, adscritos al MRNNR, conllevó a que los bienes y activos

fijos que disponían para el desempeño de sus actividades, les fueran transferidos por el

Ministerio a partir de junio de 2010; sin embargo, no se perfeccionaron estos traspasos

mediante Actas de Entrega Recepción, por lo que los bienes continuaron formando

parte de los saldos contables de las cuentas de bienes de larga duración de la citada

Cartera de Estado hasta el 21 de diciembre de 2014, fecha en la que con intervención

de la Consultora AVALUAC se realizaron los registros contables y ajustes, por gestión

de la administración que estuvo en funciones a esa fecha.

La Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos

económicos y presentación de información financiera y el artículo 65 Procedencia de la

Entrega Recepción del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración

de Bienes del Sector Público, en la parte pertinente disponen que las operaciones deben

registrarse en el momento en que ocurren y que habrá lugar a entrega recepción en el

caso de traspaso de bienes.

Situación que ocasionó que los saldos de las cuentas de bienes de larga duración del

Ministerio permanezcan incrementadas en 5 637 388,86 USD, hasta el 21 de diciembre

de 2014, como se indica en el siguiente cuadro:

13

CUENTA DESCRIPCIÓN ARCH ARCOM SEC. DE

HIDROCARBUROS

INIGEMM TOTAL

141.01.03 Mobiliarios 287 616,35 49 306,45 2 004,00 58 114,91 397 041,71

141.01.04 Maquinarias y Equipos 1 552 802,85 89 692,64 4 257,00 367 456,22 2 014 208,71

141.01.05 Vehículos 1 078 794,00 482 624,50 176 695,00 1 738 113,50

141.01.06 Herramientas 46 449,50 55 ,38 9 099,75 55 604,63 141.01.07 Equipos Sistemas y

Paquetes informáticos 915 158,07 94 688,96 24 900,00 382 997,45 1 417 744,48

141.01.08 Bienes Artísticos y Colecciones 13,00 13,00 4,50 30,50

141.01.09 Libros y colecciones 282,83 282,83

141.01.11 Partes y Repuestos 9 665,00 1,00 4 696,50 14 362,50

SUBTOTAL 3 890 498,77 716 381,93 31 161,00 999 347,16 5 637 388,86

Las actas definitivas de entrega recepción de las entidades escindidas: ARCOM,

INIGEMM, SH y ARCH se suscribieron el 13 de noviembre, 27 de noviembre, 22 de

octubre y 28 de noviembre de 2014, en su orden.

Con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-2015 de 25 de marzo de 2015,

el Jefe de equipo de auditoría puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial al Ministro de Recursos Naturales No Renovables, Coordinadores

Generales Administrativo Financieros, Directores Administrativo y Financiero,

Contadora y encargados de la Unidad de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

“… La actual Administración no recibió los bienes pertenecientes a esta cartera de estado bajo ningún Inventario y sin apego a lo mencionado en el Art 65.- Procedencia.- capítulo VII de la Entrega-Recepción del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Sin embargo a continuación detallo los antecedentes y las acciones tomadas durante la actual administración.- Actas de escisión.- Con fecha 17 de mayo de 2012 se firma el Acta Entrega Recepción de bienes entre los responsables de Activos Fijos del Ministerio de Recursos Naturales no Renovables y el Instituto Nacional

14

de Investigación Geológico Minero Metalúrgico.- Con fecha 17 de mayo de 2012 se suscribe el Acta Entrega Recepción entre el Ministerio de Recursos Naturales no Renovables y la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero.- En la ciudad de Quito en el mes de Octubre de 2010 se suscribe el Acta Entrega Recepción de bienes muebles entre el Ministerio de Recursos Naturales no Renovables y la Agencia de Regulación y Control Minero.- Entre el Ministerio de Recursos Naturales no Renovables y la Secretaria de Hidrocarburos existe un listado de bienes con firma de Responsabilidad únicamente del responsable de Activos Fijos del Ministerio de Recursos Naturales no Renovables.- En los listados de bienes entregados el momento de la escisión, varios de estos no se encontraban valorados ni tampoco con firma de responsabilidad, por lo cual no era posible continuar con los procesos de transferencia, por este motivo se procede a contratar una Empresa Consultora para que realice la tasación y valoración de todos los bienes que posee el MRNNR y los que están en uso de las entidades adscritas...”.

La Contadora General en funciones entre el 1 de diciembre de 2013 y el 31 de diciembre

de 2014, con memorando MH-DF-2015-0020-ME de 31 de marzo de 2015, dio

contestación al oficio 032-DAI-CAJG-2015 de 30 de marzo de 2015 de resultados

provisionales, señalando entre otros lo siguiente:

“… El 1 de julio de 2013 ingresé a prestar mis servicios en esta cartera de Estado, con el cargo de Contadora, encontrando varias novedades entre las cuales, la cuenta contable de bienes de larga duración no estaba actualizada, razón por lo cual; con la debida autorización del señor Director Financiero me reuní con el Ing. (…) Coordinador del Subproceso de Activos Fijos, quien a su vez gestiona en la Dirección Administrativa, para realizar la contratación de una consultora que realice la actualización de la información de los bienes del Ministerio y poder legalizar las actas con las entidades adscritas que en su escisión años 2010 y 2011, no fueron registrados en contabilidad… En tal virtud, el 22 de diciembre de 2014, con las Actas de Entrega Recepción de las Entidades Adscritas y mediante Memorando No.MRNNR-DA-2014-0476-ME de fecha 01 de diciembre de 2014, con sumillas insertas de: Coordinador General Administrativo y Director Financiero, al proceso de Contabilidad autoriza realizar los registro contables.- Adicionalmente el contrato No.039-2013 aún no ha sido liquidado, por lo tanto el administrador del contrato tiene el compromiso de entregar a la Dirección Financiera la información completa; que contenga los valores de: depreciación, comodato, obsoletos. Al contar con la información del Subproceso de Activos Fijos oportunamente la Dirección Financiera, procede a realizar la conciliación y ajustes contables, en cumplimiento a la normativa...”.

Del contenido de las citadas comunicaciones, auditoría verificó que en el año 2013 la

administración reinició el proceso de transferencia de bienes de larga duración a las

entidades adscritas, con la intervención de la empresa AVALUAC Cía. Ltda,

evidenciando la falta de acciones por parte de los directivos anteriores, lo que no

permitió que el Ministerio cuente con información actualizada.

15

Conclusión

El Ministerio de Recursos Naturales No Renovables en el 2010 y 2011 realizó la

transferencia de activos fijos a las entidades escindidas ARCOM, INIGEMM, ARCH y

Secretaría de Hidrocarburos, sin finalizar estas diligencias con la formalización de las

Actas de Entrega Recepción, lo que dio lugar a que hasta el 21 de diciembre de 2014

no se egresen de los registros de la cuenta bienes de larga duración los valores de los

bienes transferidos por 5 637 388,86 USD, por lo que el Ministerio no contó con

información actualizada, que entre otras causas dio lugar a la contratación de la

empresa AVALUAC Cía. Ltda.

Recomendaciones

Al Ministro de Hidrocarburos

3. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero que cuando se

produzcan transferencias de bienes de larga duración, adopte las acciones

pertinentes de manera oportuna, con la finalidad de contar con la información que

permita mantener datos actualizados y útiles para la toma de decisiones.

Bienes obsoletos pendientes de baja y de registro

En las bodegas del Ministerio, ubicadas en Chillogallo se observó la existencia de 12

vehículos que por haber cumplido su vida útil, estuvieron en condición de obsoletos e

inservibles. Igual situación se evidenció en la bodega s ituada en la calle Pedro

Guerrero Sector El Edén, en la que se ubicaron 29 equipos de computación, bienes de

los cuales en el 2015 se concluyó su baja.

Al respecto, según Acta Entrega Recepción JR-004 de 26 Abril de 2014, fueron

enajenados mediante remate 15 vehículos por 86 334,75 USD, los cuales mediante

memorando COGEAF-2014-0239-ME del 5 de mayo de 2014, el Coordinador General

Administrativo Financiero, a través de sumilla inserta dispuso al Director Administrativo

que realice la correspondiente baja de estos vehículos; situación que el referido servidor

no tramitó ni comunicó a Contabilidad para el registro, así como tampoco lo efectuó el

Líder del Subproceso de Activos Fijos, por lo que hasta la fecha de la conferencia final

16

de comunicación de resultados, efectuada el 9 de abril de 2015, esta transacción no se

contabilizó, incumpliendo las Normas de Control Interno 406-05 Sistema de registro y

406-11 Baja de bienes por o bsolescencia.

Además, el líder del Subproceso de Transporte, con memorando MRNNR-DA-SA-ST-

2014-0054-ME de 26 de junio de 2014, puso en consideración del Coordinador General

Administrativo Financiero, el listado de 14 automotores que se encontraban en mal

estado y solicitó se proceda con el remate o chatarrización de los mismos, proceso que

se cumplió el 2 de febrero de 2015 mediante Acta 002 por 131 183,00 USD.

Con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-2015 de 25 de marzo de 2015,

el Jefe de equipo de auditoría puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial al Ministro de Recursos Naturales No Renovables, Coordinadores

Generales Administrativo Financieros, Directores Administrativo y Financiero, Contadora

y encargados de la Unidad de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

"... En lo que se refiere a vehículos en la información presentada por la empresa consultora AVALUAC, están considerados los vehículos que se remataron en el año 2014 ya que se debe considerar que la información que presentó la consultora es a diciembre 2013 de acuerdo a lo que consta en el contrato. Las instalaciones que esta Cartera de Estado utiliza en el sector de Chillogallo son utilizadas como bodega de vehículos que han cumplido su vida útil, sin embargo aclaro que la mayoría de estas instalaciones son utilizadas también por las Entidades Adscritas esta Administración ha realizado varios procedimientos para dar de baja los bienes inservibles u obsoletos inclusive los que se han dejado de usar. Cabe aclarar que los bienes muebles que se encuentran en bodegas son utilizados como refacciones de los que se encuentran en uso de los funcionarios, optimizando los recursos institucionales. Pongo en su conocimiento también que la Agencia de Regulación y Control Minero solicitó autorización a la Coordinación General Administrativa Financiera para dejar una cantidad de mobiliario en calidad de encargo en las bodegas ubicadas la calle Pedro Guerrero sector el Edén, en razón de la relocalización de la Agencia de Regulación y Control Minero llevado o a cabo por la SENPLADES para dar cumplimiento a la Disposición Presidencial la cual dispone que esta entidad funcionara en la ciudad de Zamora...".

17

Criterio que ratifica la observación de auditoría respecto a que se realizó el remate de

vehículos en el 2014; sin embargo no justificaron la falta de registro de los mismos.

La falta de gestión por parte del Director Administrativo y Líder del Subproceso de

Activos Fijos para concluir con el proceso de baja y registro de los vehículos enajenados

en el 2014, ocasionó que los mismos continúen formando parte de la cuenta bienes de

larga duración y no se presente datos actualizados y reales de este rubro el 31 de

diciembre de 2014.

Conclusión

El Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos no adoptaron

acciones para que en su oportunidad se concluya con el proceso de baja y registro de

los vehículos enajenados en abril de 2014 por 86 334,75 USD, a pesar de que hubo la

disposición de la Coordinación General Administrativa Financiera, ocasionando que el

valor de los bienes de larga duración esté desactualizado y no sea real.

Hecho Subsecuente

El Director de la Unidad de Tecnologías de Comunicaciones, con Memorando MRNNR-

DTC-2015-00012-ME de 2 de febrero de 2015, puso en conocimiento de la Coordinación

General Administrativa Financiera, el listado de los equipos obsoletos que se

encontraban almacenados en bodega para que posteriormente sean dados de baja.

Recomendación

Al Coordinador General Administrativo Financiero 4. Dispondrá al Director Administrativo que a base de los informes presentados por

los encargados de activos fijos, tramite la autorización para p r o c e d e r a d a r

de baja los b ienes de larga duración obsoletos, inservibles o que hayan cumplido

su vida útil, observando las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,

dejando constancia de esta diligencia en las correspondientes actas, que en su

oportunidad serán entregadas para el registro contable.

18

Inexistencia de actas de entrega recepción por cambio de los Líderes del

Subproceso de Activos Fijos y de Bodega

Entre el 9 de mayo y el 3 de junio de 2014, se produjeron cambios de los Líderes del

Subproceso de Activos Fijos y de Bodega encargados del manejo, control y custodia

de los bienes de larga duración, tanto de la unidad de activos fijos como de bodega sin

que se hayan suscrito las actas de entrega recepción de los bienes, conforme lo previsto

en los artículos 64 Entrega-recepción y 65 Procedencia, del Reglamento General

Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público que señalan:

“… El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, intervendrá en la entrega - recepción entre servidores de la misma entidad y organismo dejando constancia de cualquier novedad en las correspondientes actas y actuando de acuerdo con las normas de este reglamento.... Habrá lugar a la entrega - recepción en todos los casos de compra, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso de bienes, comodato o cuando el servidor encargado de su custodia y administración sea reemplazado por otro…”.

Cabe señalar que los citados servidores al iniciar su gestión en fechas anteriores al

2014, tampoco recibieron los bienes con las actas de entrega recepción, lo que no

permitió definir las respectivas responsabilidades en los diferentes períodos de

actuación.

El jefe de equipo de auditoría con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-

2015, de 25 de marzo de 2015, puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial, al Ministro, Coordinadores Generales Administrativo Financiero,

Directores Administrativo y Financiero, Contadora y Líderes del Subproceso de la

Unidad de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

19

“… la actual Administración no recibió los bienes pertenecientes a esta cartera de estado bajo ningún Inventario y sin apego a lo mencionado en el Art 65.- Procedencia.- capítulo VII de la Entrega-Recepción del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Publico.- Con memorando N°MRNNR-DA-2014-0224-ME de fecha 4 de junio de 2014, en conocimiento del Coordinador General Administrativo Financiero, Directora de Talento Humano y los funcionarios involucrados, el Director Administrativo da a conocer los cambios administrativos en varias de las Unidades de la Dirección Administrativa para los fines pertinentes...”.

Punto de vista que ratifica la observación de auditoría y evidencia la falta de actas de

entrega recepción, tanto al inicio como al final de las gestiones de los servidores

entrantes y salientes encargados de la custodia de los bienes, lo que ocasionó que no

se puedan detectar en su oportunidad, las falencias en el manejo y control de los bienes

de larga duración y adoptar las medidas correctivas necesarias.

Posterior a la conferencia final de resultados efectuado el 9 de abril de 2015, el Director

Administrativo mediante oficio MH-DA-2015-0019-OF de 16 de abril de 2015, manifestó:

“… nos ratificamos en la explicación enviada con Oficio N° MH-DA-2015-0011-0F, del 6 de abril del 2015, en respuesta al Oficio N°028-DAI-CAJG-2015, sin embargo una vez que la empresa Avaluac presento (sic) el producto final y con lo cual se identificó los bienes que pertenecen a esta Cartera de Estado, cuando se realicen cambios de custodios de los Activos fijos o rotación de los funcionarios se procederá a la entrega de bienes a su cargo y suscripción de las Actas previa a la constatación física, documento que servirá para establecer responsabilidades y efectuar un adecuado control…”.

Conclusión

Desde períodos anteriores al 2014, no se suscribieron actas de entrega recepción al

producirse cambios de los encargados del manejo y custodia de los bienes de larga

duración a cargo de las Unidades de Activos Fijos y Bodega, lo que originó que en su

debida oportunidad no se hayan detectado las falencias en el manejo y control de los

bienes de larga duración, ni sus responsables.

20

Hecho Subsecuente

Con los resultados de la consultoría entregados por la empresa AVALUAC, que fueron

depurados al 24 de marzo de 2015, se estableció la posesión de los bienes a cada

servidor de la institución, con la respectiva elaboración y legalización de las actas

entrega recepción individuales, de acuerdo a los activos y bienes constatados.

Recomendación

Al Coordinador General Administrativo Financiero

5. Dispondrá al Director Administrativo que cuando se realicen cambios de custodios

de los bienes institucionales se proceda con la entrega recepción, mediante la

respectiva constatación física y suscripción de las actas correspondientes, en las

que se dejará constancia de las novedades encontradas, lo que permitirá establecer

e identificar claramente a los responsables de cada gestión y mantener un control

efectivo sobre la custodia y administración de los bienes.

Bienes de larga duración identificados con varios códigos

Los bienes muebles que posee la institución, se encontraron identificados mediante

varios códigos de barras, uno corresponde al Ministerio de Minas y Petróleos, otro al

Ministerio de Recursos Naturales No Renovables y finalmente de la empresa AVALUAC.

Esta variedad de codificaciones, dificultó comprobar mediante referencia cruzada, la

información constante en el Sistema de Activos Fijos SAF con los resultados obtenidos

en la toma física así como determinar el TAG oficial para el control físico y contable de

los bienes.

Situación que se produjo por los constantes cambios y escisiones por parte de la entidad

desde el 2010; así como la alta rotación de servidores, lo que ocasionó que se generen

varios códigos de barras, impidiendo una fácil identificación de los bienes de larga

duración; además, se observó que constaban inventariados como activos fijos,

mamparas, puertas de aluminio, muebles empotrados, como parte de los respectivos

inmuebles.

21

La Norma de Control Interno 406-06 Identificación y protección, en la parte pertinente

dispone:

“…Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración…”.

Con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-2015, de 25 de marzo de 2015,

el jefe de equipo de auditoría puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial al Ministro, Coordinadores Generales Administrativo Financiero,

Directores Administrativo y Financiero, Contadora, Líderes del Subproceso de la Unidad

de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

“… esta cartera de estado (sic)…durante todos los años de existencia ha sufrido escisiones o cambios de nombre en innumerables ocasiones como es el caso entre el año 2010 y 2011, y actualmente según decreto ejecutivo en febrero del presente año en la creación del Ministerio de Minería, eso ha implicado que esta cartera de estado haya tenido que fraccionar su patrimonio, por lo tanto sus bienes muebles, obligando varias veces al cambio de nombre en las etiquetas (tag), las cuales por motivos de control han tenido que mantenerse para poder cruzar la información física con los registros históricos en libros. El objeto de la contratación de la Consultoría es para la toma física del inventario, codificación, valoración y conciliación de bienes de larga duración del MRNNR y entidades adscritas, con el fin de mantener una sola etiqueta, es por esto también que anteriormente en una estación de trabajo fácilmente podrían existir hasta 6 Tags, uno por cada componente de la misma, con la Consultoría se estableció que en la estación de trabajo debe constar un solo Tag con sus componentes como son los soportes, porta teclados, tableros.- Inclusive como uno de los entregables que fue parte de la negociación con la consultora AVALUAC fue que se etiquete los bienes muebles en especial el equipo tecnológico con etiquetas RFID, a las cuales se puede tener un mejor control con el equipo especialmente diseñado para ese tipo de etiquetas.- De igual forma en su comunicado provisional de resultados se hace referencia que se ha inventariado bienes que no son activos fijos coincidiendo con el propósito que la actual Administración ha mantenido que es la responsabilidad de sanear los Activos Fijos de este Ministerio para lo cual contrató una Consultoría como lo hemos mencionado anteriormente y, parte de la Consultoría fue la codificación y registro de todos los bienes adquiridos por el MRNNR como mamparas, puertas de aluminio, muebles empotrados, estos son

22

bienes de control administrativo y están sujetos a control administrativo, por lo que se hace necesario mantener un registro con una codificación...”.

Posterior a la Conferencia Final de comunicación de resultados, efectuada el 9 de abril

de 2015, el Director Administrativo mediante oficio MH-DA-2015-0019-OF de 16 de abril

de 2015, manifestó:

“… Uno de los objetivos de contratar la consultoría es para realizar la codificación de los bienes y los resultados entregados serán los que sirvan de punto de partida para sincerar las cuentas de esta Cartera de Estado y el registro de los bienes muebles. Conforme Memorando MH-DA-2015-0035-ME, se tiene programado realizar una toma física de los bienes, una vez que se haya culminado el proceso de separación del Ministerio de Minería y Ministerio de Hidrocarburos, de igual forma se procederá al retiro de las etiquetas antiguas para mantener únicamente el etiquetado asignado por la Consultora Avaluac…”.

Al respecto, la empresa AVALUAC realizó el inventario físico con la codificación,

valoración y conciliación de los activos de bienes de larga duración cuyo informe final

fue entregado el 6 de marzo de 2014 y posteriormente depurada la información al 24

de marzo de 2015.

Conclusión

Por los cambios y escisiones de varios entidades del Ministerio, desde años anteriores

al 2014, los bienes muebles institucionales, se identificaron con varios códigos de

barras, lo que dificultó su ubicación y verificación con la información presentada en el

Sistema de Activos Fijos, lo que entre otros, originó la intervención de la empresa

AVALUAC que definió el código de barras oficial para el control físico y registro de los

bienes.

Recomendación

Al Coordinador General Administrativo Financiero

6. Dispondrá al Director Administrativo, se estandarice la codificación de los bienes del

Ministerio de Hidrocarburos, con la finalidad de optimizar su control y registro, así

como, facilitar la toma física de los bienes y obtención de los resultados.

23

Equipos Informáticos almacenados en espacios reducidos e inseguros

La Dirección de Tecnología y Comunicación mantiene dos bodegas, para el resguardo

de equipos y materiales informáticos, ubicadas en el primer piso del edificio MTOP; el

espacio destinado es muy reducido y no cuenta con las seguridades apropiadas, sus

puertas son de vidrio y pueden ser facilmente vulneradas; además, se observó que en

estas bodegas también se almacenan otros materiales como canaletas, estaciones de

trabajo, cartones y otros, lo que resta espacio físico y las condiciones de conservación

de los bienes de informática.

La Norma de Control Interno 406-04 Almacenamiento y distribución, dispone en la parte

pertinente:

“… Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.- Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados…”.

Al no contar con un espacio físico suficiente y con las seguridades adecuadas, existe el

riesgo de posibles pérdidas y deterioro de los bienes y equipos informáticos, con la

consecuente afectación al patrimonio institucional.

Con oficios 024-025-026-027-028-029 y 030-DAI-CAJG-2015, de 25 de marzo de 2015,

el jefe de equipo de auditoría puso en conocimiento los resultados provisionales del

examen especial al Ministro, Coordinadores Generales Administrativo Financiero,

Directores Administrativo y Financiero, Contadora, Líderes del Subproceso de la Unidad

de Activos Fijos.

En respuesta a los oficios 025 y 026-DAI-CAJG-2015, los Coordinadores Generales

Administrativo Financieros actuantes en el período del 20 de mayo 2013 al 31 de

diciembre de 2014, el Director Administrativo y el Líder del Subproceso de Activos Fijos,

con comunicación S/N, memorando MH-COGEAF-2015-0042-ME, oficio MH-DA-2015-

0011-OF y comunicación MH-DA-2015-0012-OF de 6 de abril de 2015, en su orden,

manifestaron:

“… Respecto de su inquietud donde manifiesta que la Dirección de Tecnología mantiene dos bodegas, ubicadas en el primer piso del edificio MTOP, dicha

24

unidad informa que:.- Los lugares citados sirven para almacenamiento temporal de los equipos y materiales informáticos, mismos que son utilizados para mantenimiento preventivo y correctivo.- Una de las responsabilidades de TICs es brindar servicios tecnológicos de forma oportuna en tiempo y calidad de servicio, causando el menor impacto en el desempeño de las actividades de las y los servidores del Ministerio de Hidrocarburos, por lo que es importante mantener estos espacios físicos dentro de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones para guardar temporalmente el equipamiento tecnológico...”.

Ratificando que los espacios físicos para las bodegas de TIC no ofrecen las medidas de

seguridad que salvaguarden la integridad de los equipos informáticos, ya que al estar

expuestos con otros bienes, corren riesgos de pérdida y deterioro.

Conclusión

Los bienes muebles y equipos informáticos a cargo de la Dirección de Tecnología y

Comunicación se encontraron almacenados en espacios reducidos que no contaban

con las seguridades apropiadas, originando riesgos de pérdida o deterioro.

Recomendación

Al Coordinador General Administrativo Financiero

7. Dispondrá al Director Administrativo, se asigne un espacio suficiente con las debidas

seguridades para el resguardo de los equipos y materiales informáticos de la

Dirección de Tecnología y Comunicación, lo que permitirá la adecuada ubicación,

control y conservación de los mismos.

Atentamente

Ing. Kruger Salazar Moncayo

DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA

MINISTERIO DE HIDROCARBUROS