C O N T E N I D O - Universidad Autónoma del Estado de...
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Procedimiento Caja de Ahorro Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro Fecha: 03/06/09 Versión Vigente No. 00 Versión vigente No. 03 Fecha: 05/10/09 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica
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Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
Versión vigente No. 03 Fecha: 05/10/09
C O N T E N I D O
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
9. Revisión Histórica
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
1. Propósito Conocer los lineamientos para la afiliación de caja ahorradores
2. Alcance
Revisión de la solicitud hasta la autorización del monto.
Establecer el control de protección de cheques solicitados por los integrantes de Caja de Ahorro de la FAAPAUAEM, en las fechas establecidas en el calendario de retiros y préstamos, para mayor seguridad en caso de pérdida o robo del cheque
3. Responsabilidad y autoridad
El Secretario General tiene la responsabilidad de dar a conocer las instrucciones de la DODA a través de oficios girados a su atención.
Autorizar con firma autógrafa los cheques de préstamos y retiros, aprobar o rechazar los cambios que se presentan en la actualización del reglamento de Caja de Ahorro.
El Secretario de Administración y Finanzas tiene la responsabilidad de citar en reuniones al H. Comisión Especial de Caja de Ahorro para analizar y aprobar los préstamos nominales y especiales que se otorgan de acuerdo al calendario de Caja de Ahorro. Revisar y analizar conjuntamente con H. Comisión Especial la actualización del reglamento de la Caja de Ahorro para proponer su actualización, revisar con el Auxiliar Financiero, Contador y Asistente General los movimientos administrativos, financieros y contables mes a mes.
Autorizar o rechazar las solicitudes que no cumplan con los requisitos del reglamento, autorizar los retiros y préstamos extraordinarios, proporcionar los recursos económicos y materiales para el desarrollar las actividades de Caja de Ahorro.
Autorizar con firma autógrafa todos los cheques de préstamos y retiros relacionados con Caja de Ahorro
El secretario Técnico tiene la responsabilidad de dar seguimiento a las observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora que se tengan en el manejo del proceso de Caja de Ahorro, cerrar las observaciones que provengan de las auditorias que se llevan a cabo en el proceso de Caja de Ahorro.
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
El auxiliar Financiero de caja de ahorro tiene la responsabilidad de revisar que las solicitudes estén llenas correctamente y la autoridad de rechazar si no cumple con los requisitos
El Auxiliar Financiero de caja de ahorro tiene la responsabilidad de analizar que el préstamo, del solicitante pueda tener solvencia para cubrirlo y la autoridad de rechazarlo en caso contrario.
El asistente General tiene la responsabilidad de proteger los cheques de manera electrónica.
Y tiene autoridad de dar de baja los cheques reportados como robados, extraviados y cancelados.
Es responsabilidad del Contador de la Caja de Ahorro llevar el registro, análisis y control de todos los movimientos que se operen en la contabilidad y administración de caja de ahorro, que permitan la elaboración de los Estados Financieros de Ingresos y Egresos mensuales que se presentan ante el Consejo Directivo de la Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico de la Universidad Autónoma del Estado de México
4. Normatividad aplicable
Reglamento de la caja de ahorros.
ISO 9000:2000
ISO 9001:2000
Normas de Información Financiera
Código Fiscal de la Federación:
ISR
IVA
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
5. Políticas 1. Los afiliados a caja de ahorro deberán pertenecer a la nómina general de la
UAEM.
2. El ahorro mínimo para la Caja de Ahorro son $ 50.00
3. Los afiliados deben presentar el último talón de cheque de pago que indica que pertenecen a la UAEM
4. Para solicitar el retiro del ahorro no deberán tener deuda de préstamo y serán expedidos según calendario de retiros.
5. Los retiros extraordinarios son autorizados por el Secretario de Administración y Finanzas.
6. Los préstamos nominales de caja de ahorro serán 3 veces en relación ahorro actual, siempre y cuando su percepción quincenal neta sea mayor al descuento calculado.
7. Los préstamos nominales son descontados a 6 meses, los que se otorgan a 9 meses deberán ser tratados con la Comisión de Caja de ahorro, los mismos serán expedidos según calendario de préstamos
8. Los préstamos especiales se deberán tratar con la Comisión Especial de Caja de Ahorro, los mismos serán expedidos según calendario de préstamos.
9. Los préstamos de financiamiento son otorgados a todos los afiliados a Caja de Ahorro, siempre y cuando estén activos, los mismos serán entregados según calendario de préstamos
10. Solo se pueden proteger cheques con un monto menor de $ 300,000.00.
11. Los cheques de prestamos y retiros tiene una vigencia de 90 días en caso de no ser cobrados son cancelados.
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
6. Diagrama de bloque del procedimiento El Auxiliar Financiero entrega una solicitud de acuerdo al trámite requerido por el usuario, revisando los siguientes datos en los casos posteriores.
Requisitos Afiliación Reingreso Modificación de ahorro Retiro Préstamo
Nombre del solicitante a! a! a! a! a !
Copia del talón del cheque
aa! a! ! !
Domicilio a a! a! ! !
Adscripción a a! a! ! !
Categoría a a! a! ! !
Beneficiarios a a! a! ! !
Monto de aportación con número y letra
aa! a! !
aque sea solvente a 6 ó 9 meses
Firma a a! a! ! !
RFC a a! ! a! a !
Folio a a! a! a! !
Observaciones
Se da el núm. de folio por parte de la caja de ahorro
Se verifican los datos de la solicitud de reingreso de acuerdo al los datos del sistema de caja de ahorros. !
Se verifican los datos y el monto nuevo (incremento, decremento). !
Revisar si el retiro es parcial, total, intereses o capital.
Indicar sí seguirá aportando o se da de baja. Sí se da de baja se manda oficio de baja de caja de ahorros a RH.
Debe contar con un aval caja ahorrador activo.
Debe contar con carga laboral en el periodo del préstamo
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Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
ALTAS Y DESCUENTOS DE PRESTÁMOS
Procedimiento Caja de Ahorro
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Fecha: 03/06/09
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MODIFICACIONES DE AHORRO
Procedimiento Caja de Ahorro
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Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
RETIROS Y PRESTÁMOS
Auxiliar Financiero
Se actualiza la base de datos de la nomina general electrónica en el sistema y se actualiza el expediente hasta un nuevo movimiento
Se pasa a protección de cheques, posteriormente se entrega para firmas autorizadas y es preservado según procedimiento de identificación y preservación antes de ser entregados a los afiliados en la fecha correspondiente
5
1
Se genera reporte de aportaciones quincenales conciliadas con el expediente
Se verifica la solicitud que este completa en todos los campos y cumpla con los requisitos de retiro y préstamo
Se actualiza el sistema de caja de ahorro con las modificaciones solicitadas
Se elaboran los cheques y listado para verificar nombre y monto y firma los cheques de quien elaboró
2
3
4
6
INICIO
FIN
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
7. Glosario
Retiros extraordinarios son los que salen fuera de las fechas establecidas.
Retiros parciales son los que retiran parte de capital e interés.
Prestamos especiales son los que se pagan en una sola exhibición.
Prestamos nominales son los que se descuentan vía nomina.
8. Anexos
Solicitud de afiliación
Solicitud de retiro
Solicitud de préstamo nominal
Solicitud de préstamo especial
Carta de Autorización de la Comisión
Relación del prestamos especiales y nominales
Ficha de Cargo
Ficha de Abono
Recibos de Ingresos
Informe Financiero
Oficios de Caja de Ahorro
Relación de vencimiento
Movimientos de las inversiones en mercado de dinero
Calendario de préstamos
Calendario de retiros
Procedimiento Caja de Ahorro
Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico Secretaria de Administración y Finanzas Departamento de Caja de Ahorro
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
9.- Revisión Histórica
Númerode
revisión
Fecha de revisión
Revisó
(Puesto)
Reaprobado
(Puesto)
Descripción del Cambio
00 20-07-2006
Coordinación del SGC.
Dirección de
DODA
Primera edición
01 10-10-2006
Coordinación del SGC
Dirección de
DODA
Se modifico el procedimiento de afiliados y las tablas TEP, TOC, TSN, TRS
02 10-09-2007
Coordinación del SGC
Dirección de
DODA
Se modifico el procedimiento de afiliados, las tablas TEP, TOC, TSN, TRS y se agrega la lista maestra.
03 05/10/09 Secretario de Administración y finanzas
Secretario de Administración y finanzas
Se modifico el procedimiento de afiliados, misión visión, política de calidad, las tablas TEP, TOC, TSN, TRS y lista maestra.
