Cadena de Suministros (Abastecimiento y Distribución)

Facilitador: Mg. Edgardo Tabra

Al finalizar la sesión el participante es capaz de:

• Identificar los componentes de la cadena de Suministros.

• Determinar los principales componentes para una buena gestión de compras.

• Identificar los requerimientos para manejar las buenas practicas de almacenamiento.

Logros

La cadena de suministro está definida como la

integración de las funciones principales del negocio desde el usuario final a través de proveedores originales que ofrecen productos, servicios e información que agregan valor para los clientes y otros interesados

¿Qué es la cadena de suministros?

CIRCUITO Y FLUJO DE MATERIALES

a) Flujo de producto en una empresa comercial.

b) Flujo de materiales y productos, en una empresa industrial.

APROVISIONAMIENTOMercaderías

VENTAConsumidores

ALMACÉNMercaderías

Entradas Salidas

APROVISIONAMIENTOMaterias primas,

envases y embalajes

ALMACÉNMaterias primas,

envases y embalajes

VENTAConsumidores

Otras empresas

PROCESO DEPRODUCCIÓN

ALMACÉNProductos terminados

Entradas

Entradas

Salidas

Salidas

Analizando tu cadena de abastecimiento

Presta mucha atención a las siguientes recomendaciones:

•Centra tu negocio en la satisfacción del cliente final.•Formula y pon en práctica estrategias basadas en la conquista y fidelización del cliente final.•Administra tu cadena con efectividad y eficiencia.•Una exitosa cadena de suministros entrega al cliente final el producto apropiado, en el lugar correcto y en el tiempo exacto, al precio requerido y con el menor costo posible.

•Una Cadena de suministro bien articulada no solo beneficia a mi, sino al resto de los integrantes ( Ganar – Ganar)

Recomendaciones

Simplificación: Limita tu análisis a operaciones básicas de la cadena. Enfócate en descubrir las áreas de mayores oportunidades (por ejemplo: no todos los proveedores son claves para tu negocio; algunos lo son más que otros).

Colaboración: Promueve la colaboración entre las empresas participantes de tu cadena. Introduce la idea de que son aliados estratégicos.

Servicio al cliente: Céntrate en conocer bien al cliente y sus necesidades, en encontrar las causas que podrían generar insatisfacción (como ineficiencias y sobrecostos), y trabaja en equipo para erradicarlas.

¿ toma en cuenta los siguientes aspectos:

Dominio de procesos: Tu primer reto es lograr que todos los miembros de tu cadena dominen los procesos básicos comprendidos: cotizar, comprar, almacenar, producir, planear, distribuir, transportar, entregar pedidos.

Apoyos en la tecnología: Convierte a la tecnología de la comunicación en tu gran aliada, pues ella te será de enorme utilidad para facilitar la coordinación entre los socios de tu cadena (por ejemplo: Internet, correo electrónico, software, etcétera).

¿ toma en cuenta los siguientes aspectos:

•Más de la mitad del precio de venta al público corresponderá al precio de compra de tu principal insumo.

•Tu clientela valorará los beneficios de tiempo, lugar y posesión, y querrá tener disponible el producto que desea; de lo contrario, perderá la fidelidad y el aprecio por tu negocio.

•Mantener en el almacén un artículo durante demasiado tiempo es como tener dinero inmovilizado, y eso afecta la rentabilidad de tu negocio.

Las compras son de vital importancia para el buen funcionamiento de tu negocio, sobre todo si consideras las siguientes observaciones

Buenas Practicas de ComprasPregunta Respuesta

¿Quién tiene que comprar? El gestor o encargado de compras

¿Qué tiene que comprar? Conjunto de materiales

¿A quién comprar? Proveedores

¿Cómo comprar? Basado en una estrategia y

negociación

¿Cuándo y cuánto comprar? Según el plan de la empresa

TIPOS DE COMPRAS

COMPRAS ESPECIALES COMPRAS DE RESERVA O ANTICIPADAS

COMPRAS ESTACIONALES COMPRAS NORMALES O RUTINARIAS

COMPRAS DE OPORTUNIDADCOMPRAS DE URGENCIA

COMPRAS DE PRUEBA

COMPRAS A CONSIGNACION

EL PROCESO DE COMPRAS

Contrato deCompra-venta

Planificaciónde las

Compras

Estudio anticipado de necesidades

Seleccióndel

proveedor

Análisis de

necesidades

Solicitud de

ofertas

Evaluación de

ofertas

Requisicionesde

compra

Carta desolicitud

de cotización

Cuadro Comparativo

de cotizaciones

Cotizacionesde

proveedores

Orden de Compra

Negociaciónde

condiciones

Solicitudde

pedido

CantidadCalidadPrecio

Servicio

Seguimientode

pedidos

Hoja deControl

1 32 54 76 8

Departamento de

compras

Departamentode la

empresa

Departamento de

compras

Proveedor Departamento de

compras

Departamento de

compras

Almacén

DIAGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS

Departamento de

compras

Contrato deCompra-venta

Planificaciónde las

Compras

Estudio anticipado de necesidades

Seleccióndel

proveedor

Análisis de

necesidades

Solicitud de

ofertas

Evaluación de

ofertas

Requisicionesde

compra

Carta desolicitud

de cotización

Cuadro Comparativo

de cotizaciones

Cotizacionesde

proveedores

Orden de Compra

Negociaciónde

condiciones

Solicitudde

pedido

CantidadCalidadPrecio

Servicio

Seguimientode

pedidos

Hoja deControl

1 32 54 76 8

Departamento de

compras

Departamentode la

empresa

Departamento de

compras

Proveedor Departamento de

compras

Departamento de

compras

Almacén

DIAGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS

Departamento de

compras

PROCESO DE COMPRAS

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS• La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de

suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: – Guías telefónicas, páginas web– Organismos oficiales– Asociaciones empresariales y profesionales– Prensa y revistas especializadas– Ferias y exposiciones del sector– Base de datos, seguidas por empresas especializadas en estas

gestiones• Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el

proveedor ;– Entrevistarse con los representantes del proveedor. – Acudir a los mercados centrales. – Visitar ferias y exposiciones. – Acudir a las oficinas de compra– Visitar a los importadores mayoristas.

PROCESO DE COMPRAS

ANÁLISIS DE NECESI DADES• El procedimiento seguido para calcular las necesidades de

compra en empresas manufactureras es el siguiente:– Los pedidos en firme pasan a producción, se calcula cuánto

material se requerirá para fabricar una unidad del producto terminado.

– Considerar los inventarios disponibles de materias primas necesarias para fabricar los pedidos, que pasarán inmediatamente a producción.

– Las reservas de materias primas necesarias para acabar la producción en curso.

– El stock de seguridad de materias primas.– El stock de materia prima que la empresa mantiene en sus

almacenes y en los almacenes de los proveedores.– Los pedidos de materia prima confirmados con los

proveedores y de los que existe una fecha de recepción establecida.

– Como resultado de todo esto se genera un “Listado de Necesidades de Compra de Materia Prima”.

PROCESO DE COMPRA

CONDICIONES ECONÓMICAS

•Precio por unidad y por lote

•Descuento comercial

•Descuento por volumen y su aplicación

•Gastos en envases y embalajes

•Gastos de transporte y seguro

•Forma de pago

•Recargo por aplazamiento del pago

CONDICIONES TÉCNICAS

• Características técnicas

• Calidad

• Embalajes especiales

• Instalación y montaje

• Tiempo de garantía

• Formación de usuarios

• Repuestos y servicio post

venta.

• Información a solicitar en la solicitud

SERVICIOS POST VENTA

• Plazo de entrega• Devolución de

excedentes• Revisión de precios• Otros servicios

EVALUACIÓN DE OFERTAS

• Los pasos a seguir para evaluar comparar la información recibida son los siguientes:

PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: Eliminar la oferta que no se ajusta a las condiciones principales,

como: •Exige pago al contado,

•No ofrece el periodo de garantía, •El plazo de entrega es muy largo,

•Cualquier otra condición que para la empresa sea inadmisible.

PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: Eliminar la oferta que no se ajusta a las condiciones principales,

como: •Exige pago al contado,

•No ofrece el periodo de garantía, •El plazo de entrega es muy largo,

•Cualquier otra condición que para la empresa sea inadmisible.

COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa,

los productos que pueden suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa,

los productos que pueden suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. Este cuadro resumen refleja información sobre el precio, la calidad, seleccionados.

ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. Este cuadro resumen refleja información sobre el precio, la calidad, seleccionados.

FACTORES DE SELECCIÓN

ECONÓMICOS

•Precio por unitario

•Descuento por volumen y su aplicación

•Gastos en envases y embalajes

•Gastos de transporte y seguro

•Carga y descarga

•Plazo de pago

DE CALIDAD

• Muestras recibidas

• Características técnicas

• Pruebas de funcionamiento

• Especificaciones técnicas

DE SERVICIO• Plazo de entrega. • Servicio post venta.• Asistencia técnica y atención al cliente, • Periodo de garantía.• Prestigio del proveedor,• Aceptación del producto en el mercado

   

Eligiendo a nuestros proveedores:

Énfasis en la relación calidad/precioDe nada te sirve contar con suministros a buen precio si son de mala calidad. Debes responderte si es aceptable o no el plazo de entrega y los precios de tus proveedores.

Énfasis en la relación calidad/precioDe nada te sirve contar con suministros a buen precio si son de mala calidad. Debes responderte si es aceptable o no el plazo de entrega y los precios de tus proveedores.

Buscar más de unoEs muy recomendable no poner todos los huevos en la misma canasta, sobre todo si la materia prima que ofrece tu proveedor es fundamental para tu negocio. No dependas de uno solo.

Buscar más de unoEs muy recomendable no poner todos los huevos en la misma canasta, sobre todo si la materia prima que ofrece tu proveedor es fundamental para tu negocio. No dependas de uno solo.

Ponlos a pruebaLa mejor referencia de tu potencial proveedor es su trabajo. Ofrécele un tiempo de prueba y verifica si cumple los plazos pactados, si los productos llegan en buen estado, etcétera.

Ponlos a pruebaLa mejor referencia de tu potencial proveedor es su trabajo. Ofrécele un tiempo de prueba y verifica si cumple los plazos pactados, si los productos llegan en buen estado, etcétera.

Infórmate sobre la empresaAnaliza qué proveedores se acercan más a tus necesidades. Luego, evalúalos en función de su organización, tarifas, productos, condiciones de pago, entre otros.

Infórmate sobre la empresaAnaliza qué proveedores se acercan más a tus necesidades. Luego, evalúalos en función de su organización, tarifas, productos, condiciones de pago, entre otros.

Obtén referenciasUn proveedor serio no tendrá problema en entregar información de sus clientes. Analiza quiénes son éstos y su nivel de satisfacción general respecto del proveedor.

Obtén referenciasUn proveedor serio no tendrá problema en entregar información de sus clientes. Analiza quiénes son éstos y su nivel de satisfacción general respecto del proveedor.

Para comprar un insumo siempre sera mejor averiguar precios y condiciones de varios proveedores

Buenas Practicas Buenas Practicas de de

AlmacenamientoAlmacenamiento

“Un espacio planificado para el almacenaje y la

manipulación eficaces y eficientes de bienes y

materiales”

Definición de Almacén

El papel y el propósito de un El papel y el propósito de un almacénalmacén

El almacén es un área de nuestra negocio muy importante, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.

El Almacén

“PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO DESEADO A UN COSTE

ACEPTABLE”

Objetivo Básico del Almacén

La maximización del espacio en términos cúbicos

La minimización de las operaciones de manipulación

Dos aspectos a señalar

Para la creación de un stock de seguridad ( Por si acaso un cliente inesperado nos visite y cuando me proveedor no me entrega a tiempo)

Para la construcción de un stock anticipatorio ( Una Campaña)

Para mantener stock por razones de inversión ( Precio varían Constantemente).

Para el uso eficiente de la unidad de producción, almacenar materias primas

Un almacén es necesario

Los recursos humanos

El espacio

Los equipos

Elementos constituyentes de un almacén

Asegurar que los recursos adecuados, en términos de personal, equipos y instalaciones, estén disponibles para conseguir el nivel de negocio planificado

Satisfacer los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes definidos por las necesidades de compra y expedición

Planificar, controlar y mantener continuamente la utilización de los recursos para proporcionar un servicio eficiente

Objetivos específicos del Responsable de Almacén

El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepción

hasta su expedición El mantenimiento de los sistemas para la gestión y el

control de la operación del almacén El valor y el volumen del stock en el almacén, en

términos de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos)

Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro

Responsabilidades del Responsable del Almacén

Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rápidamente

Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio

Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada

Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la máxima utilización

Mantener todos los procedimientos y estándares de trabajo para permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio

Obligaciones del Responsable de Almacén

Recepción

Almacenaje

Preparación de pedidos

Expedición

Actividades Principales

Las operaciones del almacénLas operaciones del almacén

Formas establecidas para el control administrativo de los materiales

COMPRAS: Cuyo documento que lo origina es la solicitud de compra o requisición y ordena la orden de compra.

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO: Cuyo documento es la nota de ingreso al almacén, nota de devolución de materiales y control de existencia o kárdex.

DISTRIBUCIÓN: El documento es el vale de salida de materiales a los centros de costos y vale de devolución de materiales al almacén.

VALUACIÓN Y CONTABILIZACIÓN: Se controla con el kárdex valorizado.

Alertas

Alerta 1:¡Siempre piensa en distribuir tus productos de manera directa como indirecta!

Alerta 2: No interesarte en el cliente final de la cadena en la que participas, independientemente del eslabón al que perteneces.

:¡Cuidado, no cometas estos errores a la hora de trabajar en la gestión de tu cadena de suministro!

Alerta 3: Elegir un proveedor solo porque te ofrece el menor precio

Consejo 4: No analizar las capacidades de tus proveedores al momento de cerrar un negocio con tus clientes

Alerta

Alerta 5: No compartir información con tus “socios” de la cadena de suministro, pues esto atentará contra la eficiencia en tu empresa

Alerta

Alerta 6: La selección de un distribuidor es tan importante como la selección de un proveedor

Aplicando lo aprendido, ahora revisemos el caso del fascículo

En la vida si uno esta parado es porque esta retrocediendo ¡¡¡

Muchas Gracias….. y que la fuerza los acompañe

Mg. Edgardo Tabra email: e_etabra@ipae.pe