Lacaja menor,caja chicao simplementecaja, es una cantidad pequea de fondos endinero efectivoque se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos porchequeson inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso delsistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial seradebitarcaja menor yacreditarefectivo.Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los empleados y emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total ms los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayora de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.Qu es una caja Chica?

La cantidad de dinero solicitada para solventar gastos menores. Esta se mantiene en custodia por parte de la persona asignada quien va ocupndola en la medida que se requiere, evitando as solicitar cheques por valores pequeos. Se va reponiendo cada vez que se ha gastado el 50%, lo que permite mantener siempre el monto de dinero asignado. Perdura en el tiempo hasta que la persona la reintegra.

Nota: Las respuestas son ayudas referenciales que pueden ser complementadas con alguna situacin particularSe debe solicitar a travs de un memo con los siguientes datos: Nombre Rut Unidad Monto Al memo se debe adjuntar la Orden de Pago y ser enviado a la Subdireccin de Contabilidad.

Qu hacer para rendir la Caja Chica?

Se debe llenar el formulario Fondos por Rendir, cuya imagen est disponible en la Web, con el detalle de los documentos. En el formulario se deben clasificar los gastos de acuerdo a los Items existentes en el plan de cuentas, los cuales deben estar sumados y cuadrados. Por ltimo se adjunta la Orden de Pago, la que debe ser por el mismo monto de la rendicin.

Cmo se cierra una Caja Chica?

Se debe completar el formulario Fondos por Rendir, cuya imagen est disponible en la Web, tal como si fuera una rendicin y se adjunta un memo solicitando el cierre de sta. En caso de tener que reintegrar plata se debe adjuntar al formulario de rendicin el comprobante de depsito.

Concepto de caja chicaLa Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de suactividad. Esosrecursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no estn adisposicindirecta de quienes manejan la entidad.

En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en elpresupuestohabitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de autorizacin de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer ms gil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cadainstitucindeterminar su monto mximo.Tal vez se trate de enviar una documentacin urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio a unclienteimportante, abonar papelera faltante, proceder al arreglo de cerraduras, gastos de viticos no habituales, etctera, que requieren unaresolucininmediata, y pago en efectivo, pues no justifica laemisinde cheques.Porsupuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los comprobantes de gastos, que debern justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, adems que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

chica se crea mediante el giro de un cheque contra las cuentas de la empresa. El efectivocobrado se coloca en una pequea caja controlada por un empleado al que se leconoce comoel supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se volver a solicitar una suma menor omayor que el anterior pedido, previa entrega de los gastos realizados anteriormentesustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantilesposteriormente sern registrados en elLibro Caja y Bancos.EL LIBRO CAJA YBANCOsCONCEPTODe acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio yprincipal de foliacin doble. Segn las disposiciones legalesvigentes.EI LIBRO CAJA Y BANCOS tiene por objeto registrarmensualmente las operaciones que significan movimiento dedinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero.En otras palabras se registran losingresos y egresosque laempresa realiza en forma diaria y cronolgica como consecuenciade sus variadas y mltiples operaciones mercantiles que realiza,algunos autores le llaman tambin"libro de ingresos ygastos".Por qu es importante?Es importante porque permite controlar todos los valores querecibe y entrega la Empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de valor,para luego determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parteintegrante de lacontabilidad completa,por lo tanto es obligatorio su registro.

2.ASPECTO LEGAL:De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligadas a llevar este librotodas las personas jurdicas para efectos del impuesto a la renta as como las personasnaturales, bajo lassiguientes caractersticas:1. Las personas jurdicas que llevan contabilidad completa por lo tanto estn en la obligacinde llevar el Libro Caja y Bancos.2. Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categora estn obligadas a llevar estelibro en base alas siguientes particularidades:Hasta 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro deInventarios y Balances y Libro Caja yBancos.Ms de 150 UITde Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa.Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Pblico para que tengalos efectos que la ley leconfiere.

3 ADMINISTRACIN DELLIBRO CAJA YBANCOS:La administracin que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos estsupeditada al buen control sobre elefectivoreferente a lo que se da orecibe y la cuenta corriente referente a pagos y cobros. Estos activos sonpara cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo que podramos decirentonces que caja y Bancos representa el denominador comn al cualpueden reducirse todos los Activos Lquidos.Qu es el efectivo?Est compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal conlos cuales se pueden realizar pagos o depsitos de cuenta corriente oahorros.El efectivo representa el factor ms importante que tiene toda empresapara consolidarse como ente de xito enel mercado.Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere auna cuenta corriente de algn banco de sus preferencia y mediante laemisin de un cheque poder cumplir son sus obligaciones.Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensin de un cheque existentambin pagos menores que se realizan en base al sistema de fondos fijos, el cual consiste encrear unaCaja Chica para cumplir con ciertos pagos para compras imprevistas de menorcuanta ya que sera poco prctico o demasiado costoso girar un cheque. El fondo de caja chica se crea mediante el giro de un cheque contra las cuentas de la empresa. El efectivocobrado se coloca en una pequea caja controlada por un empleado al que se leconoce comoel supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se volver a solicitar una suma menor omayor que el anterior pedido, previa entrega de los gastos realizados anteriormentesustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantilesposteriormente sern registrados en el Libro Caja y Bancos.NOTA DE CARGO Papel que certifica que una determinada cantidad ha sido cargada a cuenta. Este documento suele expedirse cuando no existe factura. Se conoce tambin como nota de dbito o memorndum de dbito. Documento por el que se pone en conocimiento del deudor el haber realizado un cargo en su cuenta. Las notas de cargo son los comprobantes que expiden las Personas Morales o Personas Fisicas, por los ingresos extraordinarios que reciben, y que no representan su ingreso principal. Los requisitos son Nombre o Denominacion social, domicilio fiscal, vigencia, numero de autorizacion del SAT, fecha descripcion desglosada de lo que se esta cobrando, IVA desglosado, cantidad con letra yu numero.

Las fichas de deposito, representan el pago de las facturas y/o notas de cargo expedidas por las Personas Morales o Personas Fisicas, ya que al expedirse las facturas o notas de cargo, los clientes nos pagan ya sea con cheque o en efectivo, el monto de dicho dosumentos y la empresa debe depositar en su cuenta banacaria dichos cobros para que asi les entreguen la ficha de depsotita la cual forma el documentop fuente de las polizas de ingresos de dichas Personas Morales y Fisicas. el principal requisito es la ficha en si debidamente recibida y sellada por el banco donde se tiene la cuenta.

NOTA DE ABONOUnanota de abonoes un documento comercial de utilidad contable, que se utiliza cuando es necesario realizar algn ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una transaccin comercial.Estos ajustes pueden deberse a algn error en la facturacin o una promocin realizada a algn cliente especial. Lanota de abononicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura correspondiente a la transaccin realizada.Otra de las causas por las que se genera unanota de abonoes cuando existe una devolucin total o parcial de las mercancas amparadas en una factura.Contablemente lanota de abonose registra en las cuentas de devolucionesy puede aplicarse una devolucin del dinero, el cambio de mercanca por otra igual o la adquisicin de nueva mercanca que ampare el monto establecido en lanota de abono. Mediante el registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco.Puede tener diferentes formatos, los ms comunes son el tipo de factura, que es utilizado cuando es necesario detallar los artculos que se amparan en la nota; el otro ms utilizado es el que tiene forma de anotacin en el cual no se detallan los artculos sino solo el monto monetario que se ampara; este formato es ms utilizado cuando se realiza un descuento posterior a la facturacin de las mercancas.