Calcular años, meses y días entre dos fechas en ExcelinShare

En un artículo anterior mostré cómo calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas pero en dicho ejemplo utilizaba solamente una unidad de tiempo, ya sea que la diferencia la obtenía en años, o en meses, o en días, pero nunca mostré como hacer una combinación de todos ellos.

La función SIFECHA

En este ejemplo volveremos a utilizar la función SIFECHA, así que si no estás familiarizado con esta función te sugiero que leas el artículo antes de continuar y pongas especial atención a los diferentes valores que podemos indicar en el tercer argumento de dicha función.

En la siguiente imagen puedes observar el resultado que devuelve la función SIFECHA al utilizar las mismas fechas pero con diferentes valores para su tercer argumento:

Cuando utilizamos el argumento “y” obtenemos la diferencia en años entre dos fechas. Al utilizar el argumento “ym” le indicamos a la función SIFECHA que obtenga la diferencia en meses pero como si ambas fechas fueran del mismo año y por eso obtenemos como resultado el valor 6 que es la diferencia entre el mes 01 y el mes 07. La última fórmula utiliza el argumento “md” para pedir la diferencia en días pero suponiendo que las fechas tienen el mismo mes (y año) y por lo tanto la fórmula devuelve el valor 7 que es precisamente la diferencia entre el día 14 y el día 21.

Los resultados de estas tres fórmulas son los que nos dan la diferencia en años meses y días entre dos fechas y solo nos restará concatenar los resultados de cada una de ellas para generar una cadena de texto que muestre el resultado final.

Fórmula para calcular años, meses y días

La siguiente fórmula nos ayuda a calcular años, meses y días entre dos fechas:

=SIFECHA(A2,B2,"y") & " años " & SIFECHA(A2,B2,"ym") & " meses " & SIFECHA(A2,B2,"md") & " días"

Lo único que he hecho para crear esta fórmula es concatenar los resultados de las fórmulas mostradas anteriormente y además insertar las palabras años, meses y días para poder diferenciar entre cada uno de los resultados. Observa el comportamiento de esta fórmula al utilizarla con varias fechas:

Suprimir valores en cero

Esta fórmula funciona correctamente para cualquier fecha, pero si la diferencia entre ambas es menor a un año, entonces obtendremos valores en cero tal como puedes ver en la siguiente imagen:

Para evitar que la fórmula muestre esos valores en cero debemos agregar la función SI para que nos ayude a hacer la validación. La fórmula que suprime los valores en cero es la siguiente:

=SI(SIFECHA(A2,B2,"y")=0,"", SIFECHA(A2,B2,"y") & " años ") & SI(SIFECHA(A2,B2,"ym")=0,"",SIFECHA(A2,B2,"ym") & " meses ") & SI(SIFECHA(A2,B2,"md")=0,"",SIFECHA(A2,B2,"md") & " días")

Al aplicar esta fórmula a los mismos datos obtendremos el siguiente resultado:

Calcular la edad en años, meses y días

Ahora que ya conocemos la fórmula para calcular años, meses y días entre dos fechas en Excel, podemos hacer una pequeña variación para obtener la edad de cualquier persona. La única modificación que haremos es colocar la función HOY como el segundo argumento de la función SIFECHA de manera que el cálculo se realice respecto a la fecha actual. Suponiendo que la fecha de nacimiento se encuentra en la celda A2, la fórmula quedaría de la siguiente manera:

=SIFECHA(A2,HOY(),"y") & " años " & SIFECHA(A2,HOY(),"ym") & " meses " & SIFECHA(A2,HOY(),"md") & " días"

Para una persona que haya nacido el 20/10/1980 y sabiendo que la fecha de hoy es 15/08/2013, la fórmula devolverá el siguiente resultado:

La función SIFECHAinShare

La función SIFECHA es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el catálogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones del programa incluyendo la versión 2010 de Excel.

Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años. La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente:

=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primero y segundo argumentos son fechas en donde la fecha1 tiene que ser menor que fecha2. Dicho de otra manera, la fecha2 debe ser la fecha más reciente. Si estos parámetros se especifican al revés, entonces obtendremos un error del tipo #¡NUM!

El tercer argumentos de la función SIFECHA es de suma importancia porque es donde especificaremos la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. A continuación la tabla de posibles valores para este tercer argumento:

Valor Significado Descripción

“d” Días Número de días entre la fecha1 y la fecha2

“m” Meses Número de meses entre la fecha1 y la fecha2

“y” Años Número de años entre la fecha1 y la fecha2

“yd” Días excluyendo años Número de días entre la fecha1 y la fecha2 donde ambas fechas tienen el mismo año.

“ym” Meses excluyendo años Número de meses entre la fecha1 y la fecha2 donde ambas fechas tienen el mismo año.

“md” Días excluyendo meses y años

Número de días entre la fecha1 y la fecha2 donde ambas fechas tienen el mismo mes y el

mismo año.

Ejemplo de la función SIFECHA en Excel

A continuación muestro un ejemplo de uso de la función cuando tenemos ambas fechas en diferentes años:

Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo año, puedes utilizar los argumentos yd y ym:

El último argumento md es utilizado en caso de que tengas dos fechas tanto del mismo mes como del mismo año. Aunque existen  varias alternativas de argumentos para la función, recomiendo utilizar los argumentos [d, m, y] porque son los que funcionan correctamente sin importar el año o mes de las fechas.

Por último debo mencionar que si estás utilizando la versión en inglés de Excel, encontrarás esta función con el nombreDATEDIF y su funcionamiento es exactamente igual al mostrado en este artículo.

El uso de la función SIFECHA es de gran utilidad especialmente para obtener las diferencias en meses o años entre dos fechas ya que dicho cálculo requiere de mucha pericia para ejecutarlo correctamente debido a las diferencias en el número de días que tiene cada mes del año.

Calcular el tiempo transcurridoinShare

Calcular la diferencia entre dos fechas en Excel es algo muy sencillo. En este artículo mostraré cómo calcular ese tiempo transcurrido entre ambas fechar y presentar el resultado en diferentes unidades de tiempo como años, meses, semanas, etc.

Supongamos que tenemos la fecha de nacimiento de una persona y queremos calcular el tiempo que ha vivido hasta el día de hoy. Observa la siguiente imagen:

Tiempo transcurrido en días

Puede observar que la línea que se encuentra sombreada es la de los días transcurridos y la razón principal es porque esa es la operación más sencilla de todas. Para obtener la cantidad de días entre dos fechas es suficiente con realizar una resta entre ambas. En este ejemplo la fórmula utilizada es:=B3-B2

Excel regresar el tiempo transcurrido en días utilizando decimales y por motivos de presentación se los he removido, sin embargo tú puedes dejar el formato con decimales si así lo deseas.

Calcular las horas, minutos y segundos

El siguiente paso natural es calcular las horas, lo cual es sumamente sencillo una vez que tengo el número de días. Solamente debo multiplicar el resultado en días por 24:=A8 * 24

Y una vez que tengo las horas puedo obtener los minutos haciendo una multiplicación por 60 que es la cantidad de minutos en una hora:=A9 * 60

Finalmente, y como has de suponer, para obtener los segundos multiplico el resultado anterior de nuevo por 60:=A10 * 60y así obtengo los segundos transcurridos entre ambas fechas.

Tiempo en semanas

Como puedes observar el cálculo de días es la parte central para el resto de cálculos y las semanas no son la excepción ya que las podemos obtener fácilmente realizando una simple división:=A8 / 7

Días laborables

El cálculo de días laborales entre dos fechas ya no lo podemos realizar con una simple operación aritmética, pero afortunadamente existe la función DIAS.LAB la cual realiza el cálculo por nosotros, solamente es necesario especificar ambas fechas como los argumentos de la función y Excel nos devolverá el resultado correcto:=DIAS.LAB(B2, B3)

Meses y años

Obtener los meses es una tarea un tanto más complicada, porque los meses no tienen la misma cantidad de días. Lo mismo sucede con los años ya que tenemos los años bisiestos los cuales tienen un día adicional.

Sin embargo Excel provee de una función que nos ayuda con este cálculo, pero debo advertirte que ésta no es una función tradicional, de hecho no la podrás encontrar en la documentación de Excel y sin embargo la podremos utilizar. La función es conocida como la función SIFECHA y aunque en este artículo no entraré en los detalles de ésta función observa cómo me ayuda a obtener los meses transcurridos entre dos fechas:

De una manera similar, esta función obtiene los años transcurridos:

Espera el siguiente artículo donde hablaré con mucho más detalle sobre la función SIFECHA la cual ha permanecido oculta por mucho tiempo y aún sigue presente en Excel 2010.

Fechas en ExcelinShare

Excel almacena una fecha como si fuera un número entero. Al utilizar un sistema como éste, Excel puede sumar, restar y comparar fácilmente las fechas sin necesidad de hacer alguna conversión ni cálculo especial.

Por ejemplo, la fecha 1/1/2000 está representada por el número de serie 36526 y la fecha 05/10/2000 tiene asignado el valor 36804. Como puedes imaginar, al realizar una operación con fechas se utiliza su número de serie para facilitar las operaciones.

El primero y último día de Excel

Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el primer día del año 1900 tiene asignado el número 1. Por el contrario, el último día que Excel reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el número 2958465.

Valor numérico de una fecha

Es realmente sencillo conocer el valor numérico de una fecha, solamente cambia el formato de la celda que contiene una fecha a un formato General y Excel desplegará su valor numérico.

La función FECHA

Finalmente mencionaré la función FECHA la cual nos ayuda a obtener el número de serie que le corresponde a una fecha dados el día, el mes y el año.

Esta función es de gran utilidad para convertir datos a un formato fecha en caso de que tengas el día, mes y año en columnas separadas. Una vez convertidos al tipo de dato adecuado se podrán hacer operaciones con las fechas sin dificultad alguna.

Sumar valores entre dos fechasinShare

La función SUMAR.SI nos permite sumar valores que cumplen con cierta condición. Si necesitas sumar valores entre dos fechas la condición especificada en la función será de gran relevancia para obtener el resultado deseado.

Supongamos la siguiente tabla de datos:

Quiero sumar los valores que están entre las fechas 4 de enero de 2011 y 10 de enero de 2011. Antes de escribir la fórmula explicaré el razonamiento que hay detrás de ella. El resultado final lo obtendré al realizar una resta de dos sumas, es decir, sumaré todos los valores que sean menores o iguales al 10 de enero de 2011 y a ese resultado le restaré la suma de los valores menores al 4 de enero de 2011. ¿Te confundió mi explicación? Observa la siguiente imagen:

La columna A en azul ilustra las filas que se sumarán con la primera fórmula, es decir, aquellos valores que sean menores o iguales al 10 de enero de 2011. La columna B en rojo son las filas que se sumarán en la segunda operación y que se restarán del primer resultado para obtener el total  deseado el cual está ilustrado por las filas marcadas en verde en la columna B.

La función SUMAR.SI y la función FECHA

La primera fórmula es la siguiente:

=SUMAR.SI(A1:A14,"<="&FECHA(2011,1,10),B1:B14)

La segunda fórmula queda como sigue:

=SUMAR.SI(A1:A14,"<"&FECHA(2011,1,4),B1:B14)

Al hacer la resta de ambas obtengo el resultado deseado:

La función FECHA juega un papel importante en la condición especificada porque a través de ella podemos obtener el valor adecuado para realizar la comparación. Este ejemplo lo dividí en varias celdas (y fórmulas) para poder explicar adecuadamente el procedimiento, sin embargo puedes hacer todo el cálculo en una sola celda.

Función Excel SUMAR.SI

Categoría: Matemáticas y trigonométricas

Nombre en inglés: SUMIF

¿Qué hace?

Suma los valores de un rango siempre y cuando cumplan con las condiciones especificadas.

Sintaxis

SUMAR.SI(rango, condición, [rango_suma])

rango (Obligatorio): El rango de celdas a las que se le aplicará la condición de suma. condición (Obligatorio): La condición que se debe de cumplir para ser tomado en

cuenta para la suma. rango_suma (Opcional): El rango de celdas que será sumado. Si es omitido se

sumarán los valores del primer argumento.

Ejemplos

SUMAR.SI(A1:A5,”>3″) = Suma los valores en A1:A5 que sean mayores a 3

SUMAR.SI(A1:A5,”>3″,B1:B5) = Suma los valores en B1:B5 siempre y cuando los valores en

A1:A5 sean mayores a 3

La función SUMAR.SI en ExcelinShare

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis de la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas

en la suma. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido

se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la función SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

Ventas de un vendedor

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas.  Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

Sumar y contar con varias condiciones en ExcelinShare1

Una pregunta que recibo frecuentemente es cómo sumar y contar con varias condiciones en Excel. Cuando estás en esta situación nuestra reacción es utilizar las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI pero pronto nos damos cuenta de que no son el camino correcto.

Si tienes Excel 2007 o una versión superor, entonces puedes utilizar la función SUMAR.SI.CONJUNTO y la función CONTAR.SI.CONJUNTO, de lo contrario puedes utilizar alguno de los métodos que presento a continuación.

Limitaciones de SUMAR.SI y CONTAR.SI

Las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI no nos ayudan a sumar y contar con varias condiciones en Excel porque solo pueden contener una sola condición. Observa la siguiente tabla de datos:

La función SUMAR.SI funciona correctamente si quiero conocer las ventas del mes de Enero para lo cual puedo utilizar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12)

Si quiero contar el número de ventas en el mes de Marzo utilizo la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(A2:A12, "Marzo")

Sin embargo, ¿cómo puedo sumar las ventas del mes de Enero de la región Norte? A continuación veremos dos alternativas para sumar con varias condiciones en Excel.

Sumar con varias condiciones utilizando SUMA

La primera alternativa para sumar con varias condiciones es utilizar la función SUMA. Observa con detenimiento la siguiente fórmula:

=SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte") * D2:D12)

Antes de explicar esta fórmula debo decir que para que funcione correctamente debemos utilizarla como una fórmula matricial por lo que después de introducirla en la barra de fórmulas debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar.

En la formula anterior encontrarás que las condiciones se encuentran encerradas entre paréntesis. La condición (A2:A12=”Enero”) será verdadera solamente cuando el valor de la columna A tenga el valor “Enero”. De la misma manera, la condición (B2:B12=”Norte”) será solamente verdadera precisamente cuando la celda de la columna B tenga el valor “Norte”.

El resultado de ambas condiciones es multiplicado y recordando la lógica binaria sabemos que al multiplicar verdadero por verdadero obtendremos como resultado un valor verdadero (uno). Si cualquiera de los factores de la multiplicación es falso obtendremos un valor falso (cero) como resultado.

De esta manera, solo en caso de que ambas condiciones sean verdaderas (igual a uno) obtendremos un valor diferente a cero al realizar la multiplicación por la columna D. Si cualquier condición es falsa, la columna D será multiplicada por cero y no tendrá efecto alguno en la suma total. Observa el resultado de aplicar la fórmula antes descrita:

Sumar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO

Si conoces la manera en que opera la función SUMAPRODUCTO, te habrás dado cuenta de que opera de manera similar a la fórmula que acabamos de revisar. Es por ello que también podemos sumar con varias condiciones en Excel utilizando la función SUMAPRODUCTO.

=SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1, D2:D12)

Observa que las condiciones son las mismas que en la fórmula anterior. La única diferencia es que hacemos la multiplicación de cada condición por 1 para asegurar que tendremos valores numéricos. Observa el resultado de esta función:

Contar con varias condiciones utilizando SUMA

Aunque parezca raro, podemos contar con varias condiciones en Excel utilizando la función SUMA. La fórmula para lograrlo es la siguiente:

=SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte"))

Esta fórmula es parecida a la primera que revisamos con la diferencia de que no estamos haciendo la tercera multiplicación por la columna D. Esta función contará las celdas que cumplen con ambas condiciones. Observa el resultado:

Para que esta fórmula funcione debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar ya que debe ser una fórmula matricial.

Contar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO

Te podrás imaginar que también podemos utilizar la función SUMAPRODUCTO para contar con varias condiciones. Esta es la fórmula:

=SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1)

El resultado de esta fórmula es el esperado:

Limitaciones de este método

La única limitación que tienen los métodos expuestos en este artículo es que no es posible sumar y contar con varias condiciones bajo la misma columna. Es decir, no podemos poner dos condiciones para una sola columna, como por ejemplo sumar las ventas de Enero y Febrero. Estas son dos condiciones para una misma columna.

En un caso como este, la mejor opción es utilizar dos veces la función SUMAR.SI de la siguiente manera:

=SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12) + SUMAR.SI(A2:A12, "Febrero", D2:D12)

Fórmulas matriciales en ExcelinShare

Las fórmulas matriciales en Excel son una herramienta muy poderosa. Pero debo advertirte que es un concepto de Excel avanzado pero estoy seguro que con un poco de práctica pronto será sencillo utilizarlas fácilmente.

¿Qué es una fórmula matricial?

Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.

Dos tipos de fórmulas matriciales

Podemos catalogar a las fórmulas matriciales en Excel en dos tipos. El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda.

El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el resultado es colocado en dos o más celdas.

Fórmulas matriciales con un valor único como resultado

En su forma básica la función =FILA(A1:A5) regresará el valor 1 porque es el número de fila de la primera celda del rango. Sin embargo, si esta función se introduce como fórmula matricial trabajará entonces con los valores {1, 2, 3, 4, 5} que son todos los números de filas de las celdas pertenecientes al rango especificado.

Seguramente te estarás preguntando ¿Cómo se introduce una fórmula matricial? La respuesta es muy sencilla, en lugar de pulsar la tecla Entrar después de introducir la fórmula debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. Eso será suficiente para indicar a Excel que estamos utilizando una fórmula matricial y podrás identificarla de inmediato porque se colocarán unos símbolos de corchete {} alrededor de la fórmula. Probemos con el ejemplo que estamos analizando.

Observa cómo en la barra de fórmulas se muestran los símbolos de corchete alrededor. Pero el resultado de la función es 1 ¿cómo sabemos si efectivamente se está trabajando con el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5}? Para realizar esta comprobación utilizaré la función SUMA de la siguiente manera:

Con el resultado de la celda A1 comprobamos que la función fila está utilizando el arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5} ya que si sumas cada uno de los elementos de la matriz de datos obtenemos el valor 15. Observa la diferencia en el resultado si no utilizamos la fórmula matricial:

Ya que en esta fórmula no tenemos los corchetes alrededor sabemos que no es una fórmula matricial y por lo tanto la función FILA solamente regresará el valor 1 y no habrá ningún otro valor con el cual sumarlo, por lo tanto el resultado final es también 1.

Debes de recordar que después de editar una fórmula matricial siempre debes volver a pulsar la combinación de teclasCtrl + Mayus + Entrar de lo contrario se convertirá en una fórmula normal.

Fórmulas matriciales con un arreglo como resultado

El segundo tipo de fórmula matricial es aquél que nos da como resultado un arreglo de valores. En el ejemplo anterior nuestra función matricial nos regresaba un solo valor que colocamos en la celda A1 y que era la suma de todos los elementos del arreglo. Utilicé la función SUMA para comprobar que efectivamente la función FILA estaba considerando la matriz de datos {1, 2, 3, 4, 5}.

Sin embargo existe otra manera de realizar esta comprobación y es hacer que la función FILA muestre su resultado dentro de un “arreglo” de celdas. La única condición para que esto funcione adecuadamente es que debo seleccionar primeramente el rango de celdas donde se colocará la matriz de resultados de la fórmula matricial.

Seleccionaré el rango de celdas C1:C5, introduciré la fórmula =FILA(A1:A5) y pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. El resultado será el siguiente:

Observa cómo los resultados se extienden sobre al arreglo de celdas colocando un elemento del arreglo de valores en cada una de ellas. La relación entre las celdas de esta matriz de resultados es tan fuerte que si intentas modificar alguno de sus valores Excel mostrará un mensaje:

Las funciones matriciales en Excel son útiles porque nos ayudan a realizar operaciones que no son posibles con las fórmulas normales. Aunque parecen complicadas de utilizar al principio pronto comprobarás que con un poco de práctica comprenderás perfectamente su funcionamiento.

Fórmulas de matriz en ExcelinShare

¿Quieres llegar a ser un usuario avanzado de Excel? Entonces debes aprender a utilizar las fórmulas de matriz en Excel. Antes de pasar a un ejemplo te explicaré lo qué es una matriz. El término matriz se refiere a una colección de datos que se encuentran en una columna o fila de Excel.

Fórmulas de matriz en Excel

Las fórmulas de matriz en Excel son las que nos permitirán realizar cálculos sobe varios elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te parezca más complicada la explicación te mostraré un ejemplo. Considera los siguientes datos:

Nuestra intención será multiplicar los valores de la columna B por los valores de la columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy sencillo pero me ayudará a demostrarte la funcionalidad básica de las fórmulas de matriz en Excel, así que pon mucha atención.

Ahora selecciona el rango de celdas D2:D11 y en la barra de fórmulas ingresa la siguiente función pero NO oprimas Entrar:

=B2:B11*C2:C11

Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atención. Una vez que has escrito la fórmula deberás oprimir la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa combinación de teclas es muy importante. Después de hacerlo Excel mostrará el siguiente resultado:

Observa cómo la fórmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo uso de una fórmula de matriz en Excel.  Mientras tanto, toda la columna D se llenó de los resultados esperados. ¿Puedes observar el gran potencial de este tipo de fórmulas? Con una sola fórmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.

Editar una fórmula de matriz

Por último diré que no servirá de mucho escribir manualmente las llaves que envuelven a una fórmula de matriz si no que será necesario que oprimas siempre la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. De hecho, cuando editas unafórmula de matriz en Excel las llaves desaparecerán y tendrás que volver a oprimir la misma combinación de teclas para incorporar los cambios realizados.

Transponer una matriz de datosinShare

En el artículo Cambiar de filas a columnas mostré como cambiar los datos de una fila a una columna de manera que se muestren como títulos de columna.  Esto aplica de igual manera para rangos de celdas.

Transponer un rango

Para iniciar con este ejemplo debo seleccionar el rango de celdas que será transpuesto y copiarlo al Portapapeles. Posteriormente hacer clic derecho sobre la celda destino y seleccionar el comando Transponer dentro de las Opciones de pegado.

El resultado de la acción será el siguiente:

Si lo único que deseabas hacer con la matriz era intercambiar la información de filas y columnas o viceversa, entonces lo hemos logrado. Pero si deseas que ambas matrices permanezcan referenciadas entre ellas entonces debemos hacer la transposición de otra manera.

Matriz transpuesta referenciada

El hecho de que la matriz transpuesta sea referenciada quiere decir que cualquier modificación de los datos en la matriz origen se verá reflejado en la matriz transpuesta. Observa el siguiente ejemplo en donde al editar la celda A4 se actualiza automáticamente la celda G1.

Este comportamiento lo logramos utilizando la función de Excel TRANSPONER.

La función TRANSPONER

En lugar de utilizar la opción de pegado especial para transponer nuestra matriz, podemos utilizar la función TRANSPONERpara tener una matriz transpuesta referenciada. El procedimiento es el siguiente.

Comenzamos por seleccionar el rango de celdas destino el cual deberá ser del tamaño inverso que el rango origen es decir, si mi rango origen es de 2 columnas por 4 filas (2×4), el rango destino que debo seleccionar será de 4 columnas por 2 filas (4×2). Una vez seleccionado el rango destino introducimos la función TRANSPONER utilizando el rango origen como parámetro de la función.

Al terminar no pulses la tecla Entrar sino la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Entrar. Esta combinación de teclas nos ayudará a aplicar la fórmula sobre todos los elementos de la matriz. Con esto tendremos nuestra matriz transpuesta referenciada:

Cualquier cambio realizado en la matriz origen se verá reflejado en la matriz transpuesta y de esta manera estaremos seguros de que los datos son consistentes e idénticos en ambas matrices.

La función SUMAPRODUCTO con rangos de distinta orientacióninShare

La función SUMAPRODUCTO nos ayuda a sumar los productos de dos rangos con la única condición de que ambos rangos sean del mismo tamaño y que tengan la misma orientación, es decir, que ambos sean horizontales o verticales.

Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, la función SUMAPRODUCTO se encargará de multiplicar la cantidad vendida de cada producto por su precio y finalmente realizar la suma de todos los resultados.

En este caso, ambos rangos tienen el mismo tamaño y la misma orientación, es decir ambos son columnas (horizontales). Pero ¿qué sucede si por alguna razón quiero realizar esta misma operación y alguno de los rangos tiene una orientación diferente?

En el siguiente ejemplo puedes observar que los precios de los productos están organizados a lo largo de una misma fila.

Con los datos organizados de esta manera sería imposible utilizar la función SUMAPRODUCTO ya que los rangos tienen orientación diferente. Sin embargo, podemos hacer uso de otra función de Excel para cambiar la orientación de uno de los rangos.

La función TRANSPONER en Excel

La función TRANSPONER transformará un rango vertical en un rango horizontal, que es precisamente lo que necesitamos para poder utilizar la función SUMAPRODUCTO en el caso descrito anteriormente.

En la siguiente imagen podrás observar que al aplicar la función TRANSPONER al rango vertical, que es el rango que contiene los precios, la función SUMAPRODUCTO devolverá el resultado correcto:

Debes notar que en la barra de fórmulas se muestran dos llaves {} rodeando a la fórmula y que indican que he utilizado lafunción SUMAPRODUCTO como una fórmula matricial. Estas llaves son colocadas automáticamente por Excel al pulsar la combinación de teclas CTRL+MAYUS+ENTRAR al terminar de introducir la fórmula. Si para este ejemplo no utilizamos la función SUMAPRODUCTO  como una función matricial, Excel devolvería un error de tipo #¡VALOR!

De esta manera hemos utilizado la función SUMAPRODUCTO con dos rangos de distinta orientación con ayuda de la función TRANSPONER y sin la necesidad de modificar la estructura de los datos en nuestra hoja. Por supuesto, siempre existe la opción de que acomodes los datos manualmente para que tengan la misma orientación y así no tener la necesidad de utilizar funciones adicionales.