CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC 6ta Revisión de Desempeño Bimestral Logística 07 -...

CALIDAD EN LA EDUCACIÓN CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TICA TRAVÉS DE TIC

6ta Revisión de Desempeño Bimestral Logística

07 - Febrero - 2008

6ta Revisión de Desempeño Bimestral Logística

07 - Febrero - 2008

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA

COMUNICACIÓN EDUCATIVA


Orden del Día

Retroalimentación de los Grupos de Interés

Estado de la Política y Objetivos de Calidad

Desempeño de los procesos y conformidad del producto

Estado de las Acciones Correctivas , preventivas y de mejora.

Acciones de seguimiento de revisiones de desempeño previas

Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad

Recomendaciones para la mejora

Necesidad de Recursos


Retroalimentación de los Grupos de Interés


Fecha de elaboración: 28 enero 2008Fuente: Coordinación de Logística

Nivel de satisfacción de uso de SAYSNET

87%80% 80%

94%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

1 er. Sem 2 do. Sem

Nivel de satisfacción de uso de SAYSNET Meta

º


Análisis de DesempeñoAnálisis de Desempeño Plan de AcciónPlan de Acción

Solicitar a los Estados que operan en forma real el sistema que nos envíen comentarios y sugerencias.Responsable: Subdirector de Evaluación y Operaciones

En base a la encuesta de satisfacción correspondiente al 2do. semestre del año, notamos un incremento del 7% en relación al 1er. Semestre, lo cual nos muestra que cada vez el sistema es más aceptado por los usuarios, así como la atención brindada es adecuada. Se enviaron encuestas a los 11 estados que operan en forma real el sistema de las cuales fueron contestadas 10.


Estado de la Política y los Objetivos de

Calidad


Objetivos de CalidadObjetivos de Calidad

1. Realizar nuestro trabajo en apego a los lineamientos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad, logrando la institucionalización y la mejora continua.


Fecha de elaboración: 25 de Enero 2008Fuente: Coordinación de Logística

Nivel de Implantación del SIGC

100% 99% 100%98%

n/a n/a

100% 100% 100% 100% 100%Meta 100%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%

Ene / Feb Mar / Abr May / Jun Jul / Ago Sep / Oct Nov / Dic

Nivel de Implantación del SIGC Meta



Se logró un 100% de nivel de implantación en toda la Coordinación, se ve un incremento al resultado del bimestre pasado, esto como resultado de los recordatorios de ver las actualizaciones de la página de Calidad y la valoración realizada el 22 de enero, la tendencia anual es a la alza, la pregunta en la que se fallo en el bimestre pasado fue en la número 12 y de manera personal se analizó con las personas que habían fallado al momento de la encuesta pasada.

N/A plan de acción por que secumplió la meta



Utilización de Registros

100%96% 94%

100%

n/a n/a

100%Meta 100%

100% 100% 100%100%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Utilización de Registros Meta



Se logró un 100% de nivel de implantación de utilización de registros en toda la Coordinación, se incrementó 4% respecto al bimestre anterior como resultado de recordatorios para estar revisando constantemente la página de calidad y a la evaluación del día 22 de enero del 2008.La tendencia anual es a la alza con un ligero descenso en el 5to. Bimestre. La pregunta en la que se falló, en referencia al bimestre pasado de la encuesta de conocimiento fue la número 12 y se trabajo personalmente con las personas que fallaron.




Implantación de Procedimientos

100% 97% 100% 100%100% 100% 100% 100% 100% 100%

n/a n/a0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Implantación de Procedimientos Meta



Se logró un 100% de nivel de implantación de procedimientos en toda la Coordinación, como resultado de los recordatorios de ver las actualizaciones de la página de Calidad y la valoración realizada el 22 de enero 2008.La tendencia anual fue a la alza.

N/A, ya que está en un 100% la meta.



Conocimiento de Política y Objetivos de Calidad

100% 100% 100% 100%100% 100% 100% 100% 100% 100%

n/a n/a0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Conocimiento de Política y Objetivos de Calidad Meta




Se logró un 100% de nivel de conocimiento y objetivo de calidad en toda la Coordinación, como resultado de los recordatorios de ver las actualizaciones de la página de Calidad y la valoración realizada el 22 de enero 2008.La tendencia anual fue a la alza.



Conocimiento del SIGC

100% 98% 100% 100%100% 100% 100% 100% 100% 100%

n/a n/a0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Conocimiento del SIGC Meta



N/A ya que se logró una meta del 100%.

Se logró un 100% de nivel de conocimiento del SIGC en toda la Coordinación, como resultado de los recordatorios de ver las actualizaciones de la página de Calidad y la valoración realizada el 22 de enero 2008.


2. Promover nuestras Fortalezas, productos y servicios asegurando la captación de Grupos de Interés y Organismos Financieros par lograr mayor presencia en Latinoamérica

N/A, ya que otra área del Instituto se encarga de llevar a cabo este objetivo


3. Desarrollar y operar nuestros proyectos y programas con un enfoque de cumplimiento y mejora de procesos, garantizando la entrega de soluciones educativas con calidad para satisfacer a nuestros Grupos de Interés.


Fecha de elaboración: 05 Febrero 2008Fuente: Coordinación de Logística

Cumplimiento del plan de proyectos

100% 100% 100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%

n/a n/a N/A0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


Cumplimiento del plan de proyectos Meta


Análisis de DesempeñoAnálisis de DesempeñoPlan de AcciónPlan de Acción

No aplica por que los proyectos están concluidos, al respeto de este indicador desde el semestre pasado.

Las actividades que se programaron realizar para cada uno de los Proyectos Labastida y San Roberto, se cumplieron conforme los tiempos establecidos en el cronograma definido en el Sistema de Administración Estratégica de Proyectos (SAEP).



Cumplimiento en documentación de proyectos

0%

25%

0% 0%

33%

100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Cumplimiento en documentación de proyectos Meta



La gráfica nos muestra que existe cumplimiento del indicador, en virtud de que a la fecha ya se cuenta con la documentación completa .

La documentación que se está considerando es: Acuerdo de la Dirección General; No. De Proyecto con techo presupuestal; Instrumento legal; Actas de entrega de bienes; Reportes de Instalación; Reporte de Capacitación y la Encuesta de satisfacción del Grupo de Interés.

No aplica



Nivel de satisfacción de Grupos de Interés

80% 80%

100%100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 er. Sem 2 do. Sem

Nivel de satisfacción de grupos de interés Meta


Análisis de DesempeñoAnálisis de Desempeño

Plan de AcciónPlan de Acción

No Aplica

De acuerdo a lo reportado por el área de Administración de proyecto el resultado de la encuesta del proyecto Labastida fue muy satisfactoria que es logrando los 100 puntos de la encuesta que incluye las siguientes preguntas:1.- Identificación apropiada de sus necesidades previo a los acuerdos jurídicos o ejecución del proyecto.2.- Documentación de sus necesidades en el Instrumento Jurídico conforme a lo acordado o propuesta del servicio.3.- Cumplimiento al tiempo de entrega de acuerdo a lo previamente pactado.4.- Cumplimiento a la relación costo-beneficio previamente pactada.5.- Comunicación sobre el plan para desarrollar el proyecto previo a su ejecución.6.- Comunicación oportuna sobre el avance del proyecto y/o ajustes.7.- Trato recibido por parte del personal técnico -operativo del ILCE, durante el desarrollo del Proyecto.8.- Trato recibido por parte del personal directivo del ILCE, durante el desarrollo del Proyecto.9.- Cumplimiento a sus expectativas con respecto al producto o servicio ofrecido por el ILCE.10.- ¿Estaría dispuesto a realizar otro proyecto con el ILCE.11.- Recomendaciones para mejorar productos y servicios.12.- Queja o reclamación sobre productos y servicios.



Cumplimiento en tiempos de entrega de proyectos

50%

100%

80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 er. Sem 2 do. Sem

Cumplimiento en tiempos de entrega de proyectos Meta



N/A, porque se logró el 100%.

Para el primer semestre del año no existía compromiso de entrega de subproducto alguno para los grupos de interés, para el segundo semestre del año se entregan en tiempo y forma los productos y servicios de los proyectos que se reportan, de acuerdo a:Labastida.- Equipo Edusat (1 antena, 3 decodificadores, 1 LNB) aula inteligente (tres Pc´s personales; tres Nobreak´s; tres impresoras; tres proyectores; tres pizarrones interactivos y tres muebles para computadora.Servicios. Traslado de equipamiento; instalación de Sistema Edusat e Instalación de aulas inteligentes.San Roberto.- aula inteligente (9 Pc´s personales; 9 Nobreak´s; 9 impresoras; 9 proyectores; 9 pizarrones interactivos y 9 muebles para computadora).Servicios. Traslado de equipamiento; instalación de Aulas inteligentes y capacitación en su manejo.



Proyectos terminados con instrumento jurídico

100% 100%

80% 80%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

1 er. Sem 2 do. Sem

Proyectos terminados con instrumento jurídico Meta



N/ASe recibieron los contratos de Donaciónde los proyectos Labastida y San Robertodebidamente firmados por todas y cada unade las partes involucradas.



Oportunidad en la entrega de subproductos

86%

0%

100% 100% 100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%

N/A0%

20%

40%

60%

80%

100%


Oportunidad en la entrega de subproductos Meta



N/A, ya que se logró el 100% de la meta.Las gráficas indican que los subproductos que forman parte de los proyectos Labastida y San Roberto que se reportan en este período se entregaron en tiempo y forma.Los subproductos considerados son: Preparación de equipamiento; traslado del equipamiento; instalaciones de Edusat; instalaciones de aulas inteligentes y la capacitación.La entrega de subproductos para estos 2Proyectos se realizo en el bimestre deMayo/junio 07.



Cumplimiento de cotización o techo presupuestal asignado

50%

100%

80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 er. Sem 2 do. Sem

Cumplimiento de cotización o techo presupuestal asignado Meta



N/A

Rango de +- 10%

De las aclaraciones realizadas por la Dirección de Control Presupuestal, se desprende que para ambos Proyectos (Labastida y San Roberto), se encuentran dentro de los rangos de gasto permitidos por el indicador.


Fecha de elaboración: 28 enero 2008Fuente: Coordinación de Logística

Cumpliminto en tiempo de respuesta a diferentes eventos del SAYSNET

100% 100% 100% 100% 100% 100%90% 90% 90% 90% 90% 90%

0%20%40%

60%80%

100%

Ene /Feb

Mar / Abr May /Jun

Jul / Ago Sep /Oct

Nov / Dic

Cumpliminto en tiempo de respuesta a diferentes eventos del SAYSNET

Meta



Reducir el tiempo de respuesta a 2 días máximo documentándolo en el Proyecto de Mejora, así mismo vincular el plan de actividades del Proyecto con el inicio de un indicador de cobertura al sistema.Responsable: Subdirector de Evaluación y Operaciones.Fecha: 29 de Febrero del 2008.

Al término del 6to. Bimestre del 2007, tenemos un acumulado de69 solicitudes, de las cuales se atendieron 56 el primer día, 9 enel segundo y 4 en el tercero. Nuestro desglose es:1er. Bimestre 9 Ags, Chih, Chis, Gro, Mich, Tab.2do. Bimestre 15 Ags, BC, Chih, Chis, Nay, Sin, Yuc.3er. Bimestre 24 BC, Chih, Chis, Hgo, Gro, Tab, Sin, Son.4to. Bimestre 8 Chis, Gto, Gro, Son, Tab.5to. Bimestre 10 Chih, Gro, Nay, Tab.6to. Bimestre 3 Col. Dgo. Gro.

Los Estados más participativos son Chihuahua y Guerrero y altérmino del año sumamos un nuevo Estado (Guanajuato), quiénya recibió capacitación y cuentas de usuario para el uso de los2 ambientes del sistema.En comparación al año anterior, se tiene una disminución en lacantidad de reportes, ya que fue de 83 y con menos Estados, locual nos muestra que el sistema se ha comprendido mejor y queesta siendo más utilizado y de mejor manera.


4. Facultar y desarrollar a nuestro personal a través de una adecuada capacitación, comunicación y participación para lograr mejorar la calidad de vida en el trabajo.

N/A, ya que otra área del Instituto se encarga de llevar a cabo este objetivo


Desempeño de los Procesos y Conformidad del Servicio



Cumplimiento del plan de Instalación

100% 100% 100% 100% 100% 100%95% 95% 95% 95% 95% 95%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


Cumplimiento del plan de instalación Meta



Para este indicador se reporta la Solicitud No. 156, cumpliendo con cuatro etapas del Plan de Calidad, por lo que se tiene un cumplimiento del 100%.

No aplica, ya que se cumple con la meta establecida.



Cumplimiento en documentación para la instalación

88%100% 100%

17%

100% 100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Cumplimiento en documentación para la instalación Meta



Para este indicador se reportan 2 documentos de la Solicitud 156, siendo estos la Solicitud y el Recibo del equipo ya que es un envío a La Universidad Nacional Autónoma de Honduras.

No aplica, ya que se está cumpliendo con la meta.



Cumplimiento de lo Cotizado vs Ejercido en cada Instalación

100% 100% 100% 100%

33%

100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Cumplimiento de lo cotizado vs Ejercido en cada Instalación Meta



Para este indicador se reporta la solicitud 156, que es un envío de equipo a la Universidad Nacional Autónoma de Honduras, teniendo un cumplimiento en lo cotizado vs. Ejercido.

Para este bimestre no aplica, ya que se cumple con la meta.


Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y

De MejoraN/A


Acciones de seguimiento de

revisiones de desempeño Previas


Fecha: 05- Nov- 07

MINUTA MES PUNTO

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

N/A N/A

Sep-07 1

Sep-07 3

Sep-07 6

N/A N/A

NOTA: Cuando el acuerdo proviene de una reunión previa se anota en el apartado "Antecedente" el mes de la minuta y el punto donde aparece; cuando no es así se queda el espacio en blanco.

Nov-07

Subdirectora de Administración, Evaluación y Costos

Nov-07

20 de Noviembre de 2007

Nov-07

Nov-07

MEJORA DEL PRODUCTO EN RELACIÓN A LOS REQUISITOS DEL GRUPO DE INTERÉS / CLIENTE INTERNO1.- Para el resultado de la encuesta de satisfacción del cliente del Proyecto Labastidase solicitará al área encargada (Dirección de Proyectos) de recabar los motivos porlos cuales no la tienen aún.

Líder de proyecto

Nov-07

Nov-07

MEJORA DE LA EFICACIA DEL SISTEMA Y SUS PROCESOS

2.- Se enviarán correos al personal que faltaron en referenciar a este indicador deregistros y se les asesorará al respecto.

Subdirectora de Organización y Metodos20 de Noviembre de 2007

1.- Se trabajará de forma directa con las personas que aun les falta mayorconocimiento del sistema recordándoles el estar verificando la página de calidad yvalorándolos aproximadamente el 20 de nov 07

Subdirectora de Organización y Métodos

4.- Por parte del programa Saysnet se está realizando un análisis de un proyecto demejora en la disminución en el tiempo de respuesta a los eventos como tiempomaximo 2 días, lo cual nos dará una respuesta rapida a los grupos de interés.

Subdirectora de administracion, evaluacion y costos

5.- Para los casos en que las cotizaciones del servicio de instalaciones se encuentrenen el SAEP (Solicitud 126) se solicitara una reunión de trabajo con personal deadministración de proyectos para verificar los conceptos de gastos y/o determinar lametodología con la que se evaluaran dichas solicitudes.

Subdirector de Instalaciones y Manenimiento

Responsable del Porgrama Saysnet

2.- Se realizarán los trámites correspondientes de los proyectos Labastida y Sanroberto con el área Jurídica

3.- se dará seguimiento a las respuesta solicitada y dependiendo de los resultados que se obtengan de la informacion enviada por la Dirección de Control Presupuestal sobreel ejercicio de los proyectos Labastida y san Roberto se definirá el plan de acción

Subdirectora de administracion, evaluacion y costos

Nov-07

6.- En Saysnet se trabajará conjuntamente con los Estados para atender y darseguimiento correspondiente a las solicitudes con la finalidad de aumentar lasatisfacción de los Grupos de interés, así como verificar los puntos en los que losEstados realizan una evaluación negativa y con estos realizar un plan de acción(cuando aplique). Se enviarán 16 encuestas a 16 Estados. Y por último se efectuaráanálisis detallado de los cuestionarios mediante un archivo en excel que nos estápermitiendo ubicar áreas de oportunidad, graficando esta información

Subdirector de Evaluación y Operaciones

2do. Semestre 2007

7.- Se solicitará al área de Administración de proyectos realizar las encuestas de nivelde satisfacción de grupos de interés de los siguientes proyectos: Labastida ya quepara el mes de octubre las actividades de los proyectos mencionados se concluirán.

8.- El Subdirector de Instalación y Mantenimiento enviará correo electrónico pararecordarle la entrega del Instrumento legal a la Lic. Rosalia Caballero para solicitudesde Sedesol

Subdirector de Instalaciones y Manenimiento

MINUTA DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

REUNION 5ta Revision de Desempeño del SIGC HORARIO 10:00 a.m. a 12:00p.m.LUGAR Auditorio Puente

ELABORÓDirección de Calidad Total

REVISIÓN Y ACUERDOS RESPONSABLE FECHA DE TERMINACION

AGENDA: Retroalimentacion de los Grupos de Interes, Estado de la Política y Objetivos de Calidad, Desempeño de los procesos y conformidad del producto, Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y Proyectos de Mejora, Acciones de Seguimiento y de Revisiones de Desempeño previas, Cambios que podrían afectar al SIGC, Recomendaciones para la Mejora, Necesidades de Recursos

ANTECEDENTE

PARTICIPANTESPersonal de la Coordinación de Logística y Dirección de Calidad Total

AUSENTES

La mayoría de los indicadores establecidos para la medición de la Coordinación de Logstica están en curso solo falta darle mas seguimiento a lo que se refiere la satisfación de los Grupos deinterés, cumplimiento a la documentación de los proyectos activados en esta área y por último un mejor reforzamiento en cuanto a los Conocimientos del SIGC.

NECESIDADES DE RECURSOS

CONCLUSIONES

1.- N/A ya que no se requieren recursos por el momento por parte de esta área. N/AN/A


Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la

CalidadN/A YA QUE NO HAY CAMBIOS EN LA COORDINACIÓN


Recomendaciones para la Mejora


Análisis de Proyecto de Mejora para el procedimiento de SAYSNETIntroducciónEn relación al punto 5 de los acuerdos expresados en la minuta del 22 de octubre de 2007, referente al análisis de los puntos y lluvia de ideas para la planeación del Proyecto de Mejora para la Disminución del tiempo de respuesta a diferentes eventos de SAYSNET, se han considerado los siguientes:De los 2 indicadores que se desprenden del Procedimiento para la Operación del Programa SAYSNET (P-OP-LOB-01), tenemos el que corresponde al Cumplimiento en tiempos de respuesta a diferentes eventos del SAYSNET, el cual, en un principio la meta era del 70% y se incremento a un 90%. Este indicador se obtiene de la división de los requerimientos atendidos satisfactoriamente entre el total de requerimientos recibidos, los cuales se registran en el Formato para Bitácora de Seguimiento a Solicitudes (F02-P-OP-LOB-01) y se tiene un máximo de 3 días para dar respuesta.Por tanto, se analiza como un posible proyecto de mejora el reducir el tiempo de respuesta máximo a 2 días, con esto, estaríamos dando un mejor servicio a nuestro grupo de interés, además de plantear un mejor resultado en base a nuestro indicador, que si bien siempre se mantiene en un 100%, al reducir el tiempo nos obligamos a ser mejores y más rápidos en cuanto a nuestra labor.Objetivo:Al disminuir los tiempos de respuesta se reducen los costos de operación, así como también se busca un aumento en la satisfacción del cliente, al dar una respuesta más rápida, al mismo tiempo se da una motivación al personal hacia la mejora continua al hacer más con menos. El planteamiento pretende abordar la mejora de los tiempos de respuesta. Para lograr una disminución del tiempo de atención se planea:EstrategiaSe ha realizado una evaluación inicial de los tiempos de respuesta actuales.Se ha verificado la repetición de nuestro indicador obteniéndose el 100% durante los últimos meses, lo cual nos ha indicado que contamos con un área de oportunidad. Instrumentos:El contar con usuarios mucho más inmersos en el sistema nos da la oportunidad de activar mecanismos que nos permiten dar a conocer cuestiones nuevas, tal es el caso del apartado de documentos dentro del sistema, el cual nos replica información valiosa a los usuarios que están trabajando con reportes de incidencias, al contar con un mayor número de usuarios mas capacitados nos permite disminuir los tiempos de respuesta.


Solicitudes

dia 1 dia 2 dia 3 promedio en días Estados

Enero 3 3 0 0 1.0 Gro, Mich, Tab Febrero 6 3 0 3 2.0 Ags, Chih, Chis,

Gro Marzo 9 7 2 0 1.2 Chis, Yuc, Ags,

Chih, Sin, BC Abril 6 5 1 0 1.2 BC, Chih, Chis,

Nay Mayo 12 12 0 0 1.0 Gro, Son, Hgo Junio 12 9 2 1 1.3 Chih, Sin, Son,

Hgo, Tab, Chis, BC

Julio 4 4 0 0 1.0 Tab, Son

Agosto 4 3 1 0 1.3 Gto, Gro, Chis Septiembre 3 2 1 0 1.3 Chih, Gro, Tab Octubre 7 5 2 0 1.3 Chih, Gro, Nay

Noviembre 1 1 0 0 1.0 Dgo. Diciembre 2 2 0 0 1.00 Col, Gro.

Análisis de información:


Necesidad de RecursosN/A YA QUE NO SE A ACTIVIDADO NINGUNA

MEJORA EN LA COORDINACIÓN

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