camara de comercio
-
Upload
luis-german -
Category
Documents
-
view
223 -
download
3
description
Transcript of camara de comercio
PREPARACION DE
ASAMBLEAS Y
ELABORACION DE ACTAS
Régimen Común: Hace referencia a las entidades sin ánimo de lucro
reguladas por el Código Civil (artículos 633 y ss), (Asociaciones,
Corporaciones y Fundaciones).
Régimen Especial: Hace referencia a las entidades del sector solidario
(E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998 (Artículo 6º parágrafo 2º).
ASPECTOS GENERALES
REUNIONES ORDINARIAS:
Por regla general la asamblea de asociados se reúne una vez al año por lo
menos, en la época fijada en los estatutos, para decidir entre otros:
*Balance de la entidad.
*Entrega de informes de los órganos de administración.
*Aprobación de Estados financieros.
*Nombramientos de órganos de administración.
REUNIONES EXTRAORDINARIAS:
La asamblea general podrá reunirse en cualquier época del año, con el
objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no dan espera para la
próxima reunión de asamblea general ordinaria.
CONVOCATORIA
Es la citación que se hace a los asociados hábiles para que se reúnan en
una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea.
Dependiendo del tipo de reunión a celebrar (ordinaria – extraordinaria se
debe tener en cuenta lo siguiente:
¿Quién puede convocar?
¿Por qué medios se puede convocar?
¿Con qué anticipación se debe convocar?
Quién puede convocar?
Reuniones Ordinarias y Extraordinarias: lo definen los estatutos de la
entidad.
Por qué medios se puede convocar?
Por el medio previsto en los estatutos (correo, fax, emisora, cartelera, etc.)
A falta de estipulación por un medio idóneo que permita a todos los
asociados hábiles enterarse de la reunión a celebrar.
¿CON CUÁNTA ANTICIPACIÓN SE DEBE CONVOCAR?
Se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos.
Si en la entidad, las oficinas de la administración laboran los sábados éstos se
toman como hábiles.
Días Hábiles: De Lunes a Viernes (los sábados si laboran)
Días Comunes: De Lunes a Domingo incluyendo los festivos.
QUE PUEDE CONTENER LA CONVOCATORIA
Nombre de la entidad y órgano que convoca
Fecha
Hora
Municipio
Dirección completa donde se llevará a cabo la reunión
Orden del día
REPRESENTACION Los asociados podrán, a menos que los estatutos estipulen lo contrario, hacerse
representar en las reuniones de Asamblea, mediante poder que conste por escrito,
indicando como mínimo el nombre completo de la persona que otorga el poder y a la cual
se le otorga, la fecha de la reunión para la que se confiere y los demás requisitos que
establezcan los estatutos.
QUORUM DELIBERATORIO Está integrado por el número de asociados hábiles presentes en la reunión, por regla
general corresponde a la mitad más uno.
Si no se integra el quórum deliberatorio, deben tener en cuenta lo dispuesto en estatutos
sobre – Reunión de Hora siguiente, reunión De segunda convocatoria, reunión por
derecho propio-.
Ante el silencio de los estatutos, se puede optar por citar a una nueva reunión
en los mismos términos que se citó a la primera.
MAYORIA DECISORIA Es el número de votos validos que se requieren para tomar las decisiones, teniendo en
cuenta lo dispuesto en los estatutos.
CIRCULAR EXTERNA NO.004 DEL 3/09/07
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
NOMBRAMIENTOS
Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones
Se inscribirán las actas que contengan:
Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio,
constancia de aceptación y número de identificación y firma presidente y secretario,
constancia de aprobación.
Se aplican los artículos 163, 164 y 189 del Código de Comercio.
Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores
fiscales.
RÉGIMEN COMÚN
CORPORACIONES Y ASOCIACIONES
No se inscribirán los nombramientos cuando:
• El acta no contenga todo lo señalado.
• No se cumpla con: órgano competente estatutario,
quórum deliberatorio o decisorio estatutario o legal,
convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se
haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se
cumpla con la conformación estatutaria
NOMBRAMIENTOS
RÉGIMEN COMÚN
FUNDACIONES
No se inscribirán los nombramientos cuando:
El documento o acta no contenga todo lo señalado.
No se cumpla con: órgano competente estatutario,
quórum deliberatorio o decisorio estatutario,
convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se
haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se
cumpla con la conformación estatutaria.
NOMBRAMIENTOS
RÉGIMEN COMÚN
CORPORACIONES, ASOCIACIONES Y FUNDACIONES
CIRCULAR SIC
Las Cámaras se abstendrán de inscribir los nombramientos cuando no se hayan
observado respecto de los mismos las prescripciones de los estatutos relativas a
órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.
Se inscribirán ÚNICAMENTE representantes legales, administradores y
revisores fiscales.
Respecto a Corporaciones y Asociaciones, las cámaras se abstendrán de
inscribir los nombramientos si además no se cumple con el quórum y las
mayorías legales (art. 638 del C.C.).
REFORMAS ESTATUTARIAS
RÉGIMEN COMÚN
Se inscribirán las actas que contengan:
Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum
deliberatorio y decisorio, firma de presidente y secretario,
constancia de aprobación.
Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum
deliberatorio y decisorio estatutario o legal (Corporaciones y
Asociaciones). En estos eventos no se inscribe.
En las Fundaciones cuando no se cumple el quórum
deliberatorio estatutario hay inexistencia. En estos casos no
se inscribe.
MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
En la ciudad de ____________, siendo las __________(a.m/p.m), del día ____________, del año
_________, se reunieron los (Indicar quienes se reúnen: asociados, miembros de junta directiva,
consejo directivo, etcétera.), de la entidad ____________________ para adelantar la reunión (Indicar si
es ordinaria, extraordinaria, de hora siguiente, de segunda convocatoria, etcétera), atendiendo la
convocatoria efectuada de conformidad con los estatutos o la ley (indicar: quien convocó, cuando
convocó y como convocó), para desarrollar el siguiente:
Orden del Día (señalar los diversos puntos a tratar en la reunión):
1. Verificación del Quórum.
2. Designación de Presidente y Secretario de la reunión.
3. Nombramiento de (Indicar si se van a nombrar Directivos, Representante Legal y/o
Revisor Fiscal).
4. Lectura y aprobación del texto integral del acta.
1. VERIFICACION DEL QUORUM.
Se verificó la presencia del quórum estatuario para poder deliberar y decidir. (indicar el número de asociados presentes y el
número de asociados convocados, el porcentaje que representan, o el nombre si es junta directiva, consejo directivo,
etcétera.).
2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA
REUNION.
Se designó (por unanimidad o número de votos) como PRESIDENTE de la reunión a
__________________ y como SECRETARIO de la reunión a
_______________________________________ identificados como aparece al pie de sus firmas, quienes
tomaron posesión de sus cargos.
3. NOMBRAMIENTO DE DIRECTIVOS, REPRESENTANTE LEGAL Y ORGANOS DIRECTIVOS,
DE CONTROL Y/O DE FISCALIZACIÓN (FISCAL, REVISOR FISCAL) .
De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad (Si hay
votación, indicar el porcentaje de aprobación) la designación de las siguientes personas para integrar sus
órganos de administración, de control y/o de fiscalización:
a. Representante Legal: (Indicar el cargo previsto en los estatutos y nombre el suplente si lo hay)
Nombre:_________________________________________________
Documento de identificación _________________________________
b. Junta Directiva: (Indicar el número de miembros, según los estatutos)
PRINCIPALES:
Nombre No. de identificación
_________________________ ________________________
_________________________ ________________________
_________________________ ________________________
SUPLENTES
Nombre No. de identificación
__________________________ _______________________
__________________________ _______________________
__________________________ _______________________
c. Revisor fiscal. PRINCIPAL:
Nombre No. de identificación
_________________________ ________________________
SUPLENTE
Nombre No. de identificación
__________________________ _______________________
Todos los designados, estando presentes han manifestado complacidamente su aceptación a los cargos y han
expresado su compromiso y entrega para el ejercicio de sus funciones (También puede allegar carta de aceptación de
los cargos, firmada por cada uno de los nombrados).
4. LECTURA Y APROBACION DEL TEXTO INTEGRAL DEL ACTA.
Sometida a consideración de los asociados (Miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo etcétera.), la
presente acta fue leída y aprobada por unanimidad (Si hay votación, indicar el porcentaje de aprobación) y en
constancia de
todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión. (También se puede nombrar una comisión
de aprobación del acta).
______________________ _________________________
PRESIDENTE SECRETARIO
C.C. C.C.
MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
En la ciudad de Bucaramanga, siendo las 8:00 a.m, del día nueve (9) de Enero del año 2010, se reunieron
los asociados, de la entidad Asociación de usuarios de xxxxxxx, para adelantar la reunión
Ordinaria atendiendo la convocatoria efectuada por la junta directiva a través de escrito de fecha
30 de junio de 2008, remitidos a todos los asociados hábiles a la dirección registrada en el libro de
registro de asociados, para desarrollar el siguiente:
Orden del Día
1. Verificación del Quórum.
2. Designación de Presidente y Secretario de la reunión.
3. Nombramiento de Junta Directiva
4. Nombramiento de (revisor Fiscal o fiscal)
5. Lectura y aprobación del texto integral del acta
1. VERIFICACION DEL QUORUM.
Se verificó la presencia de 56 asociados hábiles de los 60 asociados hábiles convocados,
constituyéndose el quórum estatuario para poder deliberar y decidir.
2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA
REUNION.
Se designó por unanimidad como PRESIDENTE de la reunión a Jorge Gómez Ruiz y como
SECRETARIO de la reunión a Claudia Perez Franco, identificados como aparece al pie de sus firmas,
quienes tomaron posesión de sus cargos.
3. NOMBRAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA
De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la
designación de las siguientes personas para integrar el órgano de administración
PRINCIPALES SUPLENTES
Raúl Méndez Reyes C.C. 12.356.482 Clara Eugenia Solano Rey C.C. 12.856.741
Ernesto Castro Otero C.C. 48.456.952 Martha Rocío Diaz Moreno C.C. 253489.123
Luis José García Rojas C.C. 16.548.712 Gloria Ramírez Duran C.C. 19.582.963
Los antes mencionados, encontrándose presentes manifiestan su aceptación del cargo.
4. Nombramiento de Revisor fiscal.
De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la
designación de las siguientes personas para ejercer la revisoría fiscal de la entidad :
PRINCIPAL: SUPLENTE:
Bernardo Orozco Grandas C.C. 42.151.789 Alejandro Barbosa Lopez C.C. 19.753.951
Tarjeta Profesional No. 14253 Tarjeta profesional No. 15423
Los antes mencionados estando presentes aceptan su designación.
5. Lectura y aprobación del texto integral del acta.
Sometida a consideración de los asociados, la presente acta fue leída y aprobada por unanimidad y en
constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión.
________________________ ___________________________
PRESIDENTE SECRETARIO
C.C. C.C.
MODELO DE CARTA DE ACEPTACION DE UN NOMBRAMIENTO
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
(Ciudad y Fecha)
Señor
(Nombre del Representante Legal)
Representante legal
(Nombre de su entidad)
Ciudad
REFERENCIA: ACEPTACION DE NOMBRAMIENTO
Respetado señor:
He sido comunicado de mi designación para el cargo de (Indicar el cargo para el cual fue
designado y que está aceptando) de (indicar el nombre de sus entidad) frente a lo cual
manifiesto mi gustosa aceptación y me comprometo a ejercer fielmente mis funciones.
Agradezco su confianza
Cordialmente
(Firma de quien acepta el cargo)
___________________________________
(Nombre del designado que acepta el cargo)
(Número de identificación)
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA
La convocatoria debe efectuarse por el órgano o persona que los
estatutos contemplen, con la antelación establecida en los estatutos
y a través del medio que ellos hayan determinado.
Los días hábiles se contaran de lunes a viernes y los días
comunes de lunes a domingo.
La programación de una reunión de asamblea acordada en
reunión anterior, no equivale a la convocatoria.
Las cartas de aceptación deben presentarse en copia y estar
dirigidas a la entidad no a la cámara de comercio.
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA
No se requiere presentar listados de asociados hábiles convocados y
asistentes y el escrito de convocatoria, a menos que estos documentos
se hayan relacionado en el acta como anexos de la misma.
No se requiere presentar la copia de las cartas de aceptación
cuando dentro del acta se haya relacionado el nombre completo, el
número de documento de identificación y la aceptación del cargo por
parte de los elegidos o designados.
Los cargos de Fiscal y Revisor Fiscal son diferentes, el fiscal es un
cargo de control interno sobre la conducta de los administradores que
puede ser ejercido por un asociado y el cargo de Revisor Fiscal es un
cargo de control externo sobre las finanzas y cuentas de la entidad,
que debe ser ejercido por contador público titulado que no sea
asociado.
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA
RECONOCIMIENTO NOTARIAL O PRESENTACION PERSONAL DE
LAS ACTAS
Art. 40 Código de Comercio
“ Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma
naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado
personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva
cámara.”
En la página web www.camaradirecta.com se encuentran modelos
de actas y estatutos de entidades sin ánimo de lucro.