Generalidadessobre las compras

Objetivo general:Al termino de este captulo, el lector comprender los requisitoselementales para realizar una compra, as como el enfoque merca-dolgico que debe darle a sus actividades y la interaccin directacon otras reas de la empresa.

GENERALIDADES

La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dosactividades son complementarias; no pueden existir una sin la otra, sean na-cionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa pequea,mediana o grande; comprador y vendedor ponen inters especial en lasnegociaciones que realizan.

En la actualidad, el fundamento de las compras no debe ser nicamentela buena fe. Hoy las compras estn integradas al comercio, a la organiza-cin funcional especializada y a las tcnicas que impone el comercio; hanalcanzado tal importancia, y an sigue creciendo, que la productividad ycomercializacin dependen de ellas.

Los principios y tcnicas de una funcin compradora eficaz son deter-minantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar suactividad de un modo cada vez ms perfecto y con un mayor nivel de efi-ciencia en sus acciones de compra. Hoy ms que nunca es necesario com-prender con claridad los objetivos y principios de la funcin compradorapara poderlos u t i l i z a r de modo que se pueda llegar a una correcta polticade compras y a adoptar las decisiones pertinentes.

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

El propsito de esta obra es comprender esos principios a la luz de nue-vas circunstancias, e inst i tuir lo que debiera ser la secuencia lgica de unprocedimiento de compras que permita resolverlos problemas cada vez mscomplejos que hoy enfrentan los directivos de las empresas.

Con base en lo anterior, debe entenderse que toda empresa dedicada aJa produccin de satisfactores, comercializacin de stos o de los serviciosque ofrece, tiene necesariamente que adquirir en forma adecuada y con-tinua materias primas, mercancas u otros materiales para su correctofuncionamiento, con lo que podr cubrir las necesidades del mercado ycumplir con sus objetivos.

Para tal fin, dichas materias primas, mercancas y dems materialesdeben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:

Precio. Calidad. Cantidad. Condiciones de entrega. Condiciones de pago. Servicios de posventa.

El incumplimiento de todos o alguno de estos requisitos repercutirinvariablemente en la produccin o comercializacin de sus bienes o ser-vicios, con lo cual la empresa proyectar una mala imagen, perder mer-cado y correr el riesgo de salir definitivamente del mismo.

Proceso ntegrador de mercadotecnia

1 . 1

inicio

ProduccinAlmacnRecursos humanosFinanzasInvestigacin de mercadosDiseo ce producto

DistribucinPublicidadPromocin de ventasRelaciones pblicas

Generalidades

En principio, es necesario conocer las definiciones de los elementos in-volucrados en las compras.

Definiciones

El Diccionario de la Real Academia Espaola dice que:Comprar proviene del latn comparare, cotejar, y que se traduce como

adquirir algo por dinero.Adquisicin, del latn adquisitio, -onis, accin de adquirir.Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinnimo de adquisicin.Tradieionalinente se dice que comprar es:La funcin responsable de efectuar todas las compras requeridas por

una empresa en el momento oportuno.Asimismo:Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una deter-

minada necesidad.Michele Calimeri define as las compras:La operacin que se propone suministrar, en las mejores condiciones

posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materiasprimas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, mqui-nas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que laadministracin de la misma ha definido.

Tambin se dice que comprar es adquirir materias primas o cualquierotro artculo con las caractersticas mnimas necesarias requeridas poruna empresa; es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega,condiciones de pago, as como la negociacin de los servicios de posventa.

Importancia

En la actualidad, las compras deben considerarse una funcin vital para elxito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de servicios. Paraalcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su estructuraorganizacional con un departamento de compras sobre el que recaigan, pre-cisamente, estas funciones. El objetivo de este departamento ser adquirir

Captulo 1 Generalidades sobre las cmpra-

las materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin delos bienes a que se dedica, o productos terminados para realizar su ventao brindar los servicios adecuados; para lograrlo pondr en juego todos loselementos necesarios que le permitan conseguirlo (dalos estadsticos paraevaluar a los proveedores, sistemas de informacin, coricertacin de acuer-dos y negociaciones con sus proveedores).

Desde el punto de vista econmico, el departamento de compras tiene laresponsabilidad de uti l izar con los mejores resultados los recursos moneta-rios de la empresa; en esencia, es responsable de obtener la mejor calidad,el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y pago, as como de losservicios de posventa, para lograr el objetivo mencionado.

Por otra parle, el departamento de compras debe hacer una aportacinmuy significativa e importante a la producth dad, comercializacin o ser-vicios segn sea el caso por medio de las negociaciones que realice;cualquier ahorro en el costo de las materias pri rnas, servicios o mercancasadquiridas, mejorar la posicin competitiva de la empresa (por ejemplo,adquisiciones a precios bajos, condiciones diferidas de pago, servicios adi-cionales en mantenimiento o apoyo tecnolgico, entre otros), y redundar,indudablemente, en beneficios importantes para la misma.

El enfoque mercadolgico que el departamento de compras apliquecon sus proveedores es vital . Por ejemplo, en materia de publicidad y pro-mocin los proveedores de a empresa deben participar con publicidadcompartida, promociones en precio, producto, servicio y otros; determinarcanales de distribucin (exclusividad); crear envases o empaques (dise-o) muy propios para la empresa compradora, as corno investigacin demercados para facil i tar la venta, ofrecer sus productos o ser\s a nuevosmercados. En pocas palabras, en la actualidad los compradores deben rea-lizar alian/as estratgicas con sus proveedores.

Generalidades

Incremento en las utilidades por medio'

del departamento de compras

Compras inerementa utilidades:

Si el departamento de compras ahorra "X" cantidad, por mnima quesea en los pagos a proveedores, esto repercutir directamente en elltimo rengln del "Estado de Resultados", aumentando las ut i l idadesantes del pago de impuestos.

Por otra parte, si la utilidad que se obtuviera por la venta de "X" artculo,producto o servicio fuera de 5%, sobre $10000000.00 nuestras u t i l i d a -des seran de $500000.00 antes de impuestos.

Por lo que si deseramos una utilidad va ventas, de $1 000000.00, setendran que duplicar las ventas (en 20000000.00).

Por lo tanto, precisando, se puede decir que "ios beneficios relacionadoscon el rea de compras son muy importantes" y obligan a poner especialatencin a esta rea de la empresa, toda vez que es un buen medio paragenerar utilidades a la misma.

Efeclo sobre la posicin competitiva:

Una empresa 110 puede ser competitiva si no logra reducir sus costos oal menos sostenerlos, para defender su posicin en el mercado.

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Captulo 1 Generalidades sobre las compras

Conceptos bsicosLos requisitos bsicos de una compra eficiente son: precio, calidad, cantidad,condiciones de entrega y de pago, as como servicios de posventa.Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinadanecesidad.Las compras representan una inversin, por ello deben manejarse con responsa-bilidad para alcanzar los objetivos de la empresa.La publicidad compartida, las promociones en precio, productos y servicios, ascomo el diseo de envases, empaques e investigacin de mercados, son estra-tegias mercadologicas que el departamento de compras debe aplicar con susproveedores.El departamento de compras es estratgico para las empresas, por ello debeconsiderar siempre las caractersticas mnimas necesarias requeridas por unaempresa; es decir, el precio, ia calidad, la cantidad, las condiciones de entrega ypago, as como los servicios de posventa.

OBJETIVOS

Las compras tienen como objetivos, en primer trmino:

Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible,debido a que las compras representan una inversin.

Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas yartculos indispensables para la fabricacin y comercializacin deproductos o servicios, para mantener a la empresa en operacincompetitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de laempresa.

Pero, adems, y sin descuidarlos, tiene otros propsitos:

Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departa-mento de produccin.

Objetivos

Realizar con una inversin mnima las compras para la existenciade materiales, y que adems sea compatible con la seguridad y el be-neficio econmico.

Evitar desperdicios de las materias primas. Adquirir materias primas a los precios ms bajos posibles, y con la

calidad requerida. Mantener en posicin competitiva a la empresa en lo que se refiere a

costos de materiales.

Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la co-mercializacin de productos terminados sera comprarlos y desplazarlosen periodos similares a los plazos de pago, para evitar aumentos en el costofinanciero; es decir, evitar excedentes en los inventarios al operar al ritmode las ventas.

Clasificacin

Las compras se clasifican en dos grandes grupos.Bienes:

Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrcola,minera o de otras industrias, en las cuales han tenido su primer gradode transformacin.

Mercancas. Productos terminados que se destinan a la venta dequienes los requieren.

Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma peridica ocontinua a una empresa, a fin de que sta pueda realizar adecuada-mente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn, papelera, energaelctrica, gas, diesel, telfono, agua, entre otros).

Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, tambin sonmaterias primas o materiales que sirven para abastecer al departamentode produccin de una empresa.

Al respecto, el Diccionario de la Real Academia Espaola seala:Suministro es accin y efecto de suministrar.

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

Suministrar, del latn subministrare, verbo transitivo, proveer a uno dealgo que necesita.

Servidlos:

Personales o profesionales. Financieros (bancos, seguros), Transportes (terrestres, areos y martimos). Tursticos.

Por su mbito territorial, tambin pueden clasificarse en:

Compras nacionales. Son las que se efectan dentro de las fronterasde un pas, con apego a sus leyes, que a su vez pueden ser locales (serealizan en la misma plaza), o forneas (se realizan en plazas distin-tas, pero dentro del mismo pas), y pueden realizarse en:

Sector privado. Sector pblico (gobierno).

Compras internacionales. Son las que se efectan entre dos o mspases, y se rigen por sus leyes, o bien por acuerdos, convenios o tra-tados.

Por ejemplo, en Mxico el presidente de la Repblica expidi un decretopublicado en el Diario Oficial el 8 de noviembre de 1993, que oficializabael reconocimiento del Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte(TLCA\), as como los acuerdos de cooperacin ambiental y laboral. LaCmara de Senadores dio su voto favorable el 22 de noviembre de 1993.'

El decreto de promulgacin del TLCAN fue firmado el 14 de diciembrede 1993 y se public en el Diario Oficial los das 20 \8 de diciembre de1995.

Naciones Unida',, Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe, CEPAL, 18 de mayode 1995.

Objetivos

Es oportuno mencionar que en los tres pases participantes fue necesa-rio adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacioeconmico.

Mxico ha suscrito acuerdos de Libre Comercio con la Unin Europea,Chile, Venezuela y Costa Rica, entre otros.

Asimismo, existe otra clasificacin de compras:

Compra por acervo. Se realiza sobre los elementos que alguna cosacontenga en determinado momento, sean homogneos o heterogneos,de la misma especie o calidad, o de especies y calidades distintas.

La propiedad en esta modalidad se transfiere en el momento en que laspartes se han puesto de acuerdo en el precio, aun cuando en el acervo exis-tan bienes que se acostumbra contar, pesar o medir (arts. 2259 y 2260 delCdigo Civil para el D.F. en materia comn). Se concluye que el compradorno podr pedir la rescisin del contrato alegando no haber encontrado enel acervo la cantidad, peso o medida que l calculaba.

Compra sobre muestras. Se realiza cuando los interesados no tienena la vista el total de los artculos, sino slo una parte de ellos o unamuestra de lo que desean adquirir. En otras palabras, la determi-nacin de la eosa vendida se hace, bien en relacin con una partedesprendida de la misma cosa, es decir, sobre una muestra; o bien,en relacin con la especificacin de las cualidades de una cosa (art.2258 del Cdigo Civil para el D.F. en materia comn y art. 373 delCdigo de Comercio).

Compra de esperanza. Contrato que tiene por objeto adquirir, poruna cantidad determinada, los frutos que una cosa produzca en eltiempo fijado, toma ndo el comprador para s el riesgo de que los frutosno lleguen a existir, o bien, los productos inciertos de un hecho, quepuedan estimarse en dinero (art. 2792 del Cdigo Civil para el .K enmateria comn). Tambin habr compra-venla de esperanza cuandola cantidad de los artculos o productos y su calidad especfica nopuedan determinarse.

Captulo 1 Generalid.irles sobre las compras

Asimismo, se pueden sealar otros tipos de compras:

Compras ajustadas a necesidades inmediatas (materias primas). Compras para fines especficos (maquinaria y equipo). Compras especulativas (para almacenarse con propsitos de lucro). Compras segn las necesidades del mercado (oferta y demanda). Compras sobre contrato (compras fijas, a travs de la orden de compra).

Principios bsicos de las compras

El funcionario ejecutivo bien preparado, que tiene a su cargo la labor decompras, buscar siempre utilizar los recursos monetarios disponibles conel mayor provecho para la empresa; para ello deber observar con todaatencin los siguientes principios:

Las practicas en el mundo de las compras debern sujetarse a las ne-cesidades particulares de la empresa, sea sta comercial, industrialo de servicios; por ejemplo, la industria hotelera tiene necesidadesmuy propias de bebidas y alimentos, que son muy distintas a las delas empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo,estos principios aplican para cualquiera de ellas.

Las compras debern hacerse con base en un examen minucioso delas caractersticas de las mercancas y los servicios ofrecidos por losproveedores.

La decisin sobre lo que se debe comprar y el momento de hacerlo latoma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las ten-dencias del mercado, as como del estado de la oferta y la demanda.

Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las con-diciones ms ventajosas para una misma calidad, cantidad, condicio-nes de entrega, condiciones de pago y servicios de posventa.

El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolucin futura delmercado.

Objetivos

Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales:

Establecer con claridad lo que la empresa necesita. Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios,

dentro o fuera del pas. Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a

precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, as comoservicios de posventa.

Fabrica r-comprar-rentar

La decisin de fabricar, comprar o rentar, parte del siguiente anlisis:

Fabricar en vez de comprar. Cuando es necesario garantizar el vo-lumen y la calidad deseados, seguridad y oportunidad en el abasteci-miento, reducir costos y otras razones semejantes.

Compraren vez de fabricar. En razn de no tener la infraestructuraadecuada para hacerlo, no tener la experiencia tcnica necesaria, nopoder abatir costos, adems de otros.

Rentar envez de comprar. Para evitar gastos de mantenimiento, parano descapitalizar a la empresa, y evitar riesgos en la inversin y pro-blemas de capacitacin, entre otros.

Un ejemplo de lo anterior se halla en la industria de lcteos, en la quenecesariamente se tienen que comprar grandes cantidades de leche comomateria prima para fabricar de manera obligada los productos que de ellase deriven, y garantizar as la calidad requerida.

Sin embargo, tal vez sea ms conveniente rentar vehculos para distri-buir los productos en vez de comprarlos; con ello se evitan gastos de man-tenimiento, no se descapitaliza la empresa y no se corren riesgos en lainversin.

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

Conceptos bsicosManejar y controlar adecuadamente el flujo de dinero es uno de los objetivos deldepartamento de compras.Las compras se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios.Las compras pueden clasificarse por su mbito territorial en nacionales e interna-cionales.Las compras deben sujetarse a las necesidades particulares de la empresa.Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones msventajosas, para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago yservicios de posventa.El departamento de compras debe fijar claramente lo que su empresa necesita, lo-calizar a los proveedores y negociar con ellos las mejores condiciones posibles.

COMPRAS NACIONALESEs importa rite sea lar que dentro de las compras nacionales se encuentranlas que realiza el sector privado (empresas industriales, comerciales o deservicios), las cuales requieren mayor atencin.

Sin embargo, en este captulo se tratan los aspectos ms importantes delas compras efectuadas en el seetor pblico (uso de los recursos econmi-cos para las compras que realiza el Estado).

En Mxico el Estado realiza diversas operaciones con los recursos pro-venientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimien-tos y reglamentos para hacerlas ms eficientes y dar transparencia al gastopblico.

Lo anterior se basa en el artculo 154 de la Constitucin Poltica de losEstados Unidos Mexicanos, que a la letra dice:

Los recursos econmicos de que dispongan el Gobierno Federal y elGobierno del Distrito Federal, as como sus respecthas administracionespblicis paraestatales, se administrarn con eficiencia, eficacia y honradezpara satisfacer los objetivos a los que estn destinados.

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Compras nacionales

Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bie-nes, prestacin de servicios de cualquier naturaleza y la contratacin deobra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de licitacionespblicas, mediante convocatoria pblica para que libremente se presentenproposiciones solventes en sobres cerrados, que sern abiertos pblicamen-te, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuan-to aprecio, calidad, financiamirnto, oportunidad y dems circunstanciaspertinentes.

Cuando las licitaciones a que hace referencia el prrafo anterior no seanidneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecern las bases,procedimientos, reglas, requisitos y dems elementos para acreditar la eco-noma, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez de los concursantesque aseguren las mejores condiciones para el Estado.Con base en lo anterior se cre la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas,

publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de diciembre de 1993,modificada por el decreto publicado el 5 de agosto de 1994, as como suReglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Serviciosrelacionados con Bienes Muebles, y dems ordenamientos que desarrollanel procedimiento de licitacin pblica, as como sus requisitos mnimose indispensables para cumplir con los principios de eficiencia, eficacia yhonradez,

En esta ley quedan comprendidas las adquisiciones, arrendamientos yservicios, as como obra pblica.

Si se parte de lo sealado por el artculo 134 de la Constitucin Polticade los Estados Unidos Mexicanos, en el que se seala que las adquisicionesy dems operaciones tienen que realizarse a travs de licitaciones pblicas,habr que definir primero el trmino licitacin, cuyo significado, segnel Diccionario de la Real Academia Espaola es, del latn licitatio, -onis =accin y electo de licitar.

Y licitar proviene del latn licitari = ofrecer precio por una cosa en su-basta o almoneda = obligarse uno a dar o hacer una cosa por cierto precioen que se estima la misma.

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Captulo 1 Generalidades sobre las compras

De esta forma, debe entenderse que quienes ofrecen precio por una cosason los que acuden a la convocatoria que hace el Estado, convirtindose asen lidiadores; en consecuencia, el Estado en virtud de la convocatoria quehace para licitar, se convierte en licitante.

Con base en lo anterior puede decirse que la licitacin pblica es unprocedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionarde acuerdocon la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y su respectivo reglamentoalproveedor ms idneo. La licitacin pblica se caracteriza fundamental-mente por ser un procedimiento abierto pero sujeto a los requisitos esta-blecidos en la ley.

Las licitaciones pblicas podrn ser:

Nacionales. Internacionales.

Es oportuno mencionar que existen ciertos principios rectores en la li-citacin:

La concurrencia (participacin abierta de un nmero de participantes). La igualdad (hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el

procedimiento de la licitacin). La informacin (los licitadores deben conocer todo acerca de la lici-

tacin a partir de la convocatoria). La inconformidad (considera la intervencin de los licitadores para

impugnar alguna de las propuestas y defender la propia cuando secontravienen las disposiciones establecidas en la ley).

Etapas o procedimientos de la licitacin pblica:

Que haya presupuesto para tal fin. Cada ao se asigna un presupues-to para cada dependencia del Estado.

Que se establezcan las bases o condiciones de la licitacin: descrip-cin detallada de los requerimientos por el Estado, as como las con-diciones y clusulas a lasque debern sujetarse los licitadores.

Compras nacionales

Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Ofi-cial de la Federacin^ en uno de los peridicos de mayor circulacin,ya sea del pas o de la entidad federativa donde se pretenda aplicar elproducto o donde se realizar la obra pblica.

Que los lidiadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar,hora y da previamente establecidos en los trminos y condiciones dela convocatoria, sealando la vigencia de la misma.

Que se conozcan las ofertas en presencia de los dems lidiadores. Que se haga la adjudicacin al licitador que haya ofrecido las mejores

condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condicionesde entrega y de pago, as como servicios de posventa.

Formalizacin a travs de una orden de compra (documento que seconvierte en contrato de compra-venta en el momento en que firmancomprador y proveedor).

Las dems circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estadolas mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, fi-nanciamiento y oportunidad.

Otros procedimientos restrictivos citados en la Ley de Adquisiciones yObras Pblicas son:

La licitacin privada, que es un procedimiento cerrado a travs delcual se invita a personas fsicas o morales determinadas, considera-das como las ms capaces para cumplir con los pedidos o prestacinde servicios que se requieran, para que presenten sus ofertas, entrelas que se elegir la ms conveniente para el Estado. Debe quedarclaro que a esta licitacin le son aplicables los mismos principios ynormas de la licitacin pblica.

La licitacin restringida, un procedimiento en el cual participanpersonas fsicas o morales que renen ciertas caractersticas, comocapacidad de produccin especfica, maquinaria y tecnologa mo-derna o ciertos procesos de produccin exclusivos, que a juicio delEstado y previa investigacin tengan ciertos proveedores.

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Captulo 1 Generalidades sobre las compras

La licitacin directa, un procedimiento de eleccin que hace el Estadode forma directa, discrecional y excepcionaJ para elegir al proveedorms idneo, nico y capaz de realizar o cumplir con la contratacinrespectiva, por ejemplo, por su tecnologa avanzada, o por ser el titu-lar de una patente en pleno derecho exclusivo de explotacin.

Conceptos bsicosLas compras que realiza el Estado mexicano se llevan a cabo a travs de licitacio-nes pblicas.

A quienes acuden a la invitacin que hace el Estado mediante convocatoria pbli-ca, se les denomina "licitadores".

El Estado, en virtud de la invitacin que hace, se convierte en "licitante". Los principios rectores en la licitacin son la concurrencia, la igualdad, la infor-

macin y la inconformidad. La licitacin pblica debe cumplir con una serie de pasos antes de formalizarse

con la orden de compra. La licitacin privada, restringida y directa, son otros tipos de licitacin.

Nota. Actualmente la Secretara de la Funcin Pblica ha puesto en operacin el Sistema Electrnico deContrataciones Gubernamentales, COMPRANET.

El sistema permite consultar en Internet toda la informacin soQre licitaciones pblicas, desde la publicacinde la convocatoria hasta los datos ms relevantes de los contratos. Este sistema le ha permitido al gobierno es-tandarizar el proceso de contrataciones.

Con anterioridad se mencion que para el correlo funcionamiento de unaempresa, sta debe proveerse de forma adecuada y continua de materiasprimas, mercancas u otros materiales para cubrir correctamente las ne-cesidades que demanda el mercado en el que se desenvuelve, y que paralograrlo debe cumplir con ciertos requisitos elementales de una buenacompra (precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago y serviciosde posventa). Estos mismos principios se aplican en las compras interna-cionales, adems de otros no menos importantes, como una mejor asesora

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Compras internacionales"

sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio tcnico, as como la infor-macin necesaria sobre la tecnologa avanzada de otros pases. Dichas ra-zones atraern a los compradores nacionales. Las compras en el extranjerosiempre representarn una alternativa importante para el rea de com-pras de la empresa.

Sin embargo, las compras internacionales debern planearse con ma-yor esmero, pues en ellas influyen factores diferentes como la localizacinmisma de las fuentes proveedoras, debido a que la distancia es un obstculopara conocer la capacidad tcnica y financiera o de produccin del provee-dor internacional (para conocer fuentes proveedoras en el extranjero sepuede obtener informacin de las mismas en las instituciones de crdito,asociaciones, cmaras y embajadas, entre otras). Tambin se deben consi-derar los aspectos polticos y laborales de los pases donde se encuentranlos proveedores, as como el tipo de moneda con que se hagan las nego-ciaciones de compra, sus mtodos de pago, adems del idioma, el cual enocasiones puede provocar confusiones debido a los usos y costumbres decada pas.

En las compras internacionales deben considerarse otros tipos de con-tratos complementarios, como los siguientes, para garantizar adecuada-mente las operaciones de compra:

Contrato de transporte de mercancas. Contrato de seguro de riesgos. Contrato bancario (carta de crdito). Contrato de fianza (para asegurar el pago del precio o calidad de las

mercancas). Contrato de servicios de inspeccin de las mercancas (a fin de veri-

ficar que se apeguen a las condiciones establecidas en el contrato decompra-venta internacional).

Otros aspectos que deben considerarse en la planeacin de las comprasinternacionales son las condiciones de entrega que se pactan entre compra-dor y proveedor. Hoy en da las empresas mexicanas no slo deben docu-mentar, va contratos, las operaciones de compra al exterior, sino que deben

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

apegarse en mayor medida a los lincamientos legales de nuestro pas, ascomo a los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido paraefecto de importaciones.

Incoterms

En 1936 se formularon por primera vez documentos con la intencin deunificar y reglamentar los trminos y conceptos que intervienen en lacompra-venta internacional de mercancas. La Cmara Internacional deComercio, con sede en Washington, D. C., public los famosos Incoterms(trminos comerciales internacionales), que han sido de gran utilidad paraestas operaciones.

Cabe sealar que en la ltima versin de 1990 los /ncoterms sufrieronenmiendas y adiciones, a fin de ponerlos al da con respecto a las recientesprcticas comerciales internacionales.

La razn principal de esta revisin fue la de su adaptacin al crecienteuso de datos electrnicos y los cambios en tcnicas de transporte, en par-ticular en el uso de contenedores, el transporte multimodal con vehculosde carretera y vagones de ferrocarril.

La presentacin de los trminos comerciales tambin se ha modifica-do para facilitar su lectura y comprensin; por ello, en la actualidad losfncoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, C y D, en los que a suvez se agrupan los 13 trminos comerciales internacionales:

E, este grupo se caracteriza por tener un trmino:- Ex-Work (EXW) - En fbrica.

Trmino por el que el vendedor pone en sus propios locales lasmercancas a disposicin del comprador.

F, slo contiene tres trminos: Freecarrier (FCA) = Libre transportista. Free along side ship (FAS) = Libre al costado del buque. Free on board (FOB) - Libre a bordo.

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Compras internacionales

Trminos en los que el vendedor hace la entrega de mercancas enun medio de transporte escogido por el comprador, quedando libredel costo y riesgo de la mercanca.

C, contiene cuatro trminos:- Costandfreight (C&F) - Costo y flete. Cost insurance andfreight (CTF) = Costo seguro y flete. Carriage paid to (CPT) = Transporte pagado hasta el lugar conve-

nido. Carriage and insurance paid to (CIP) = Transporte \o paga-

do hasta el lugar de destino convenido.Trminos en los que el vendedor ha de contratar el transporte

principal, pero sin asumir el riesgo de prdida o dao de la mercan-ca o de costos adicionales debido a hechos acaecidos despus de lacarga y despacho.

D, contiene cinco trminos: Delivered atfrontier (DAF) = Entregado en frontera, lugar conve-

nido. Delivered ex ship (DES) = Entregado sohrc buque, puerto de desti-

no convenido. Delivered ex quay (DEQ) = Entregado en muelle con derechos pa-

gados en el puerto de destino convenido. Delivered duty unpaid (DDU) = Entregado con derechos no paga-

dos en el lugar de destino convenido. Delivered duty paid (DDP) - Entregado con derechos pagados en

el lugar de destino convenido.Trminos en los que el vendedor ha de cargar con todos los gastos yriesgos necesarios para llevar la mercanca al pas de destino.

Por ltimo, se debe hacer notar que en el procedimiento de las comprasinternacionales se sigue gran parte de los pasos que se observan en lascompras nacionales, con la salvedad que ameritan stas en las condicionesde entrega y pago.

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES

Requisicin - RequisitianSeleccin del proveedor Supplier choleeCotizacin -> Quote orquotaonMuestras, diseos y modelos - Samples, drawings andpatternsCalidad, precio ~* Quality, prceCondiciones de entrega - Delivery conditionsTiempo de entrega -* Delivery dateCondiciones de pago - Payment conditionsDecisin de compra -* Purchasing decisinGaranta y servicio Guaranes and service

RELACIN DIRECTA DEL DEPARTAMENTODE COMPRAS CON OTRAS REASEl rea de compras como parte integral de una empresa, tiene relacincon todas las reas de la misma; sin embargo, tiene vinculacin directa,por razn obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos:

Almacn. Este departamento mantiene al de compras con informacinconstante sobre las existencias reales de materias primas, mercancas omateriales mediante controles minuciosos (control de inventarios); ade-ms, es el rea donde se originan las requisiciones que ponen en movi-miento al departamento de compras para su debido "resurtimiento" o"reaprovisionamiento", y de esa manera estar en posibilidades de proveeroportunamente a produccin o a alguna otra rea de la empresa.

Produccin. Es de suma importancia que el departamento de compras ob-tenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precioms bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, para que produccinpueda transformarlas en artculos que coloquen competitivamente a suempresa en el mercado, de ah la importancia de la coordinacin con eldepartamento de compras.

Trfico. En las grandes empresas, el departamento de trfico es el responsa-ble de la recepcin de los materiales que ingresan a la compaa; se encarga

Relacin directa del departamento de compras con otras reas

de verificar que stos renan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad,y que no haya mermas significativas o fallantes de los artculos amparadospor la orden de compra o pedido emitidos por el rea de compras. Esto justifi-ca el vnculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos.

Contabilidad. Este departamento maneja informes o datos exactos y re-gistra en forma sistemtica las operaciones comerciales que realiza unaempresa. As, las compras de materias primas u otros materiales debenregistrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pagoa proveedores y aprovechar al mximo todos los descuentos que stos ofrez-can a la empresa.

En conclusin, para que una empresa funcione correctamente debe vi-gilar que en sus compras de materias primas o materiales la recepcinde los mismos la realice trfico; que se les resguarde adecuadamente enalmacn y se suministren a produccin segn sus requerimientos; queproduccin le manifieste el uso de dichas materias primas o materiales; ypor ltimo, que todas estas operaciones sean debidamente registradas porcontabilidad para ordenar el pago correspondiente.

U Conceptos bsicosLos mismos principios para compras nacionales tienen aplicacin para las inter-nacionales.Para conocer fuentes proveedoras en el extranjero, se puede acudir a embajadas,instituciones de crdito, cmaras, asociaciones, etctera.Los Incotermsson de mucha importancia en las compras internacionales,El procedimiento de las compras internacionales tiene la misma secuencia que elde las nacionales.Las condiciones de pago y entrega en las compras internacionales difieren de lasnacionales.Los Incoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, C y O, en los que a suvez se agrupan los 13 trminos.Los departamentos que tienen una relacin ms directa con el rea de comprasson almacn, produccin, trfico y contabilidad.

Captulo 1 Generalidades sobre las compras

CUESTIONARIO

1. Se dice que Ja actividad de compras es tan antigua como las ventas mis-mas. Explique por qu.

2. Cules son los requisitos elementales de una buena compra?3. Con los conocimientos adquiridos, elabore su propio concepto de compras.4. Explique cul es la importancia de las compras.5. Explique por qu se dice que compras genera utilidades.6. Por qu se dice que compras pone a la empresa en una posicin com-

petitiva?7. Qu enfoque mercadolgico debe darle compras a las actividades que

rea I i xa?8. Cules son los objetivos esenciales de compras?9. Cul es la clasificacin generalmente aceptada de compras?

10. Por su mbito territorial, cmo se clasifican las compras?11. Qu otra clasificacin se puede hacer de compras?12. Cules son los principios bsicos de las compras?13. La decisin de fabricar-comprar-rentar, obedece a determinadas cir-

cunstancias; explquelas.14. Las compras en el sector pblico se realizan a travs de licitaciones;

explique en qu consisten.15. Cules con los principios rectores que deben prevalecer en la licita-

cin pblica?16. Cul es el procedimiento que debe seguirse en la licitacin pblica?17. Qu otro tipo de licitacin puede aplicarse en las compras del sector

pblico? Explique brevemente.18. Por qu se dice que las compras internacionales deben planearse con

mayor esmero?19. De qu medios se vale la empresa para conocer fuentes proveedoras en

el extranjero?20. Los Incoterms han sido agrupados en cuatro categoras para facilitar

su lectura y comprensin; explique en qu consisten.21. Explique la relacin directa del departamento de compras con otras

reas de la empresa.